DKS-Finanzdatenbank Benutzerhandbuch

Kapitel 9. Dialog beim Buchen

9.1 Grundlagen der Buchungserfassung

9.1.1 Vorschlagswerte

Die Bildschirmformate der Buchungserfassung sind zumeist mit Vorschlagswerten aufgefüllt, die eine schnellere Eingabe unterstützen sollen. Die Vorschlagswerte können aus der Belegart, mit der gebucht wird, oder aus der letzten Buchung (duplizierte Daten) stammen.

Automatische Verzweigung

Vorschlagswerte können bei der Buchungserfassung Verzweigungen auf nachfolgende Bildschirmformate bewirken:

· Wenn in den Belegart- oder Kontodaten Werte für Kontoarten von Bereichsbuchungen eingetragen sind, verzweigt das System nach der Eingabe einer Buchung zur Eingabe der Bereichsaufteilung (sofern nicht schon eingegeben)

· Wenn in den Kontodaten ein Zusatztextkennzeichen angegeben ist, wird beim Erfassen der Buchung automatisch in die Texterfassung verzweigt.

Vorschlagswerte können für die meisten Eingabefelder angezeigt werden.

9.1.2 Automatische Belegnummernvergabe

In den Belegartdaten kann festgelegt werden, dass die Belegnummer je Belegsymbol automatisch vergeben werden soll. Dabei bleibt die Belegnummer bei der Eingabe von Buchungen zunächst leer und wird bei Abschluss der Eingabe eines Beleges vergeben (und im Historienbereich angezeigt). Das System unterlässt die ansonsten durchgeführte Prüfung auf zwingende Eingabe der Belegnummer. Es kann auch bei automatischer Belegnummernvergabe jederzeit eine abweichende Belegnummer manuell eingegeben werden, die automatische Nummerierung wird aber dadurch unterbrochen.

Zur Festlegung der automatisch zu vergebenden Belegnummer können Sie bei den Belegsymboldaten (Expertcode 'FIRBEGSYMB') im Feld 'Letzte Belegnummer' den gewünschten Wert eintragen.

Besteht der eingetragene Wert aus einem alphabetischen Teil und einem numerischen Teil, so wird lediglich der numerische Teil hochgezählt. Bei Überlauf des Nummernkreises beginnt das System wieder mit der niedrigsten Nummer im numerischen Teil des Vorgabewertes.

Anmerkung:

Aus technischen Gründen kann die Belegnummer erst nach der korrekten Erfassung eines Beleges vergeben werden. Wenn dies vor der Erfassung des Beleges geschehen würde, könnte durch die umfangreichen Verzweigungs- und Rückkehrmöglichkeiten auf den Bildschirmformaten zur Eingabe von Buchungen nicht sichergestellt werden, dass keine Lücken bei der automatischen Vergabe entstehen.

Achten Sie bei der automatischen Vergabe von Belegnummern darauf, dass die vergebenen Belegnummern auf dem Originalbeleg vermerkt werden müssen.

9.1.3 Buchungsdatum, Periodendatum, Belegdatum

Da in der Praxis des Geschäftslebens zeitliche Abweichungen zwischen Ausstellung eines Buchungsbeleges, seiner Erfassung und seiner umsatzmäßigen Zuordnung auftreten können, bietet die DKS-Finanzdatenbank die Möglichkeit, im Rahmen des Erfassungsvorganges solche Abweichungen mit Hilfe von drei verschiedenen Datumsfeldern zu gewährleisten.

Die drei Felder Buchungsdatum, Periodendatum und Belegdatum können für die Erfassung gegenseitigen Plausibilitätsprüfungen unterzogen werden. Grundlage der Plausibilitätsprüfung ist eine Wahlfunktion in den Firmendaten (Expertcode 'FIRBUCWF').

Sie können festlegen,

· dass überhaupt keine Prüfung erfolgen soll

· dass die Prüfung nur beim Erfassen einer Buchung, nicht aber beim Eröffnen Belegblock erfolgen soll

· dass immer Prüfungen durchgeführt werden sollen.

Die nachfolgenden Regeln gehen davon aus, dass die Prüfung auf 'J' gesetzt ist.

1. Buchungsdatum

Das Buchungsdatum wird beim Eröffnen eines Belegblocks eingegeben und sollte mit dem Tagesdatum der Erfassung übereinstimmen. Aus diesem Grund wird das Tagesdatum Ihres Systems als Vorschlagswert angezeigt.

Das Datum sollte innerhalb der Periode des Periodendatums liegen. Abhängig von der Wahlfunktion 'Datumsprüfung buchen' kann bei Nichteinhalten dieser Regel eine Warnung ausgegeben werden, die Sie durch Eingabe von 'OK' in NÄCHSTE ARBEIT oder F15 bestätigen müssen.

Das Buchungsdatum dient einerseits zur Protokollierung, wann eine Buchung (bzw. ein Belegblock) erfasst bzw. automatisch erstellt wurde, und bestimmt andererseits die zeitliche Obergrenze für die im Belegblock einzugebenden Buchungsbelege. Sie können daher keine Buchungsbelege im Belegblock erfassen, deren Belegdatum größer als das eingegebene Buchungsdatum ist.

Das Buchungsdatum finden Sie in den Journalen und den entsprechenden Anzeigen (Journalanzeige), nicht aber auf den Listen und Anzeigen für die Offenen Posten. Über die Liste ERFASSUNGSJOURNAL kann der Buchungsstoff nach Erfassungsdatum selektiert ausgedruckt werden.

2. Periodendatum

Das Periodendatum wird ebenfalls beim Eröffnen eines Belegblockes für alle nachfolgenden Buchungsbelege eingegeben. Dieses Datum bestimmt die zeitliche Zuordnung zu den periodenmäßig abgegrenzten Umsätzen der Kontodaten. Alle im Belegblock erfassten Buchungen werden bei den Kontoumsätzen in jener Periode fortgeschrieben, in die das Datum gemäß den Definitionen in den Firmenstammdaten fällt.

Das Periodendatum kann wie das Buchungsdatum wahlweise mit dem Tagesdatum vorgeschlagen werden (Expertcode 'FIRBUCWF').

Bei der Eingabe am Bildschirmformat zum Eröffnen eines Belegblocks erfolgt daher eine Prüfung, ob das eingetragene Periodendatum innerhalb einer gültigen Periode liegt, und weiters, ob diese Periode abgeschlossen ist.

Sie können:

o ein Periodendatum angeben, das innerhalb der aktuellen Periode oder einer zukünftigen liegt

o ein Periodendatum angeben, das innerhalb der zuletzt abgeschlossenen Periode liegt. In diesem Fall müssen Sie die darauffolgende Warnung durch Eingabe von 'OK' in NÄCHSTE ARBEIT oder F15 bestätigen.

Das Periodendatum darf nicht in einer Buchungsperiode liegen, die durch vorherige Periodenabschlussarbeiten gesperrt ist. Wenn Sie dennoch in eine solche Periode buchen müssen, kann der Systemverantwortliche oder ein Benutzer mit der Berechtigung für die Aktivität FIRS das Sperrkennzeichen über einen eigenen Menüpunkt in der Firmenstammwartung oder über den Expertcode FIRS ändern.
Systemverantwortliche und Benutzer, welche für die Aktivität FIRS berechtigt sind, können Buchungsperioden auch bei Aufruf der Wartung der Buchungsperioden (Expertcode FIRBUCPER) entsperren.

Systemverantwortliche und Benutzer, welche für die Aktivität FIRS berechtigt sind, können auch ohne Entsperren der Buchungsperiode in abgeschlossene Buchungsperioden buchen. Soll in abgeschlossene Perioden ohne vorheriges Entsperren gebucht werden, so müssen Sie die darauffolgende Warnung durch Eingabe von 'OK' in NÄCHSTE ARBEIT oder F15 bestätigen. Nicht in abgeschlossene Perioden gebucht werden kann, wenn die Periode reorganisiert wurde oder wenn die betreffende Periode in ein bereits abgeschlossenes Geschäftsjahr fällt.

Anmerkung:

die aktuelle Periode wird durch die Arbeiten beim Periodenabschluss fortgeschrieben. Dabei erhält die abgeschlossene Periode das Kennzeichen 'A' für abgeschlossen, und die davor liegenden Perioden werden für das Buchen gesperrt.

3. Belegdatum

Das Belegdatum wird je Buchungsbeleg beim Erfassen der Buchungen eingegeben. Als Vorschlagswert dient das Periodendatum.

Das Belegdatum sollte nicht größer sein als das beim Eröffnen des Belegblocks eingegebene Buchungsdatum. Bei Nichteinhalten dieser Regel kann abhängig von der Wahlfunktion 'Datumsprüfen buchen' eine Warnung erfolgen, die Sie durch Eingabe von 'OK' in NÄCHSTE ARBEIT oder F15 bestätigen müssen.

Das Belegdatum oder das Periodendatum dient im System zur Festlegung des Zeitpunktes, in dem der Beleg in der Umsatzsteuervoranmeldung berücksichtigt wird (abhängig vom Steuercode).

Bei Rechnungen wird durch das Belegdatum der Beginn der Zahlungskonditionsfristen festgelegt; ein eingegebenes Valutadatum übersteuert dabei das Belegdatum.

Bei Zahlungen dient das Belegdatum des Zahlungsbeleges zur Überprüfung, ob die eingegebenen Skontobeträge im Vergleich mit den Zahlungskonditionen gültig sind, wobei die eventuell ausgegebene Warnung wieder mit 'OK' in NÄCHSTE ARBEIT oder F15 bestätigt werden kann.

Beim Ausziffern der Offenen Posten werden die Skonto- und Ausgleichsbeträge aufgrund des Beleg- oder Valutadatums und der gespeicherten Zahlungskonditionen automatisch richtig angezeigt.

9.1.4 Festlegen der Feldeingaben

In den Belegartdaten kann für bestimmte Felder festgelegt sein

· ob die Eingabe eines Wertes zwingend vorgeschrieben ist

· ob die Eingabe eines (vom Vorschlagswert abweichenden) Wertes zwingend unterbleiben muss (geschützte Felder)

· ob die Eingaben für die Buchungen solange dupliziert werden, bis ein Wechsel der Belegart erfolgt bzw. sogar darüber hinaus

· ob ein Eingabefeld überhaupt vorgesehen werden soll oder nicht.

Anmerkung:

Die durch die Belegart vorgegebenen Feldsperren können durch Drücken der Taste F9 aufgehoben werden.

Wenn in den Kontodaten eines Kontos

· ein Steuercode

· ein Zusatztext

· ein Fremdwährungscode

· eine oder mehrere Bereichskontoarten

gespeichert sind, muss die Buchung mit dem in den Kontodaten vorgeschriebenen Wert erfolgen.

Aus den Kontodaten werden der Steuercode und die Bereichskontoarten nicht automatisch vorgeschlagen, sie können durch Drücken der Taste F11 angezeigt werden.

Wenn bestimmte Bedingungen bei der Eingabe auftreten, zeigt das System - nachdem Sie die Taste EINGABE gedrückt haben - automatisch ein anderes Bildschirmformat an:

· Wenn beim Erfassen von Zahlungen kein Offener Posten angegeben wird, wird das Bildschirmformat ZC 'Offene Posten ausziffern' angezeigt.

· Wenn beim Erfassen von Buchungen Offene Posten-führende Sachkonten verwendet werden, wird das Bildschirmformat UB für 'Sachkonten-OPs' angezeigt.

· Wenn die Eingabe von Zusatztexten zwingend vorgeschrieben ist, wird das Bildschirmformat ZB zum Erfassen der Zusatztexte angezeigt.

· Wenn der angegebene Steuercode bei Rechnungen vorschreibt, dass die Steuerbasis manuell einzugeben ist, wird das Bildschirmformat ZA 'Rechnungszusätze' angezeigt.

· Wenn die Eingabe einer Bereichsaufteilung vorgeschrieben ist, wird das Bildschirmformat CL zum 'Erfassen der Bereichsaufteilung' angezeigt.

· Wenn im Sachkonto ein Verzweigen auf den Costing-Schirm zwingend erfolgen soll, so wird das Bildschirmformat CK angezeigt.

9.1.5 Datenentschlüsselung während der Eingabe

Drücken Sie F11, wenn

· Codes entschlüsselt werden sollen (z. B. Kontonummern, Steuercodes)

· Vorschlagswerte aus den Kontodaten angezeigt werden sollen (z. B. Steuercodes, Bereichskontoarten)

· Daten geprüft, aber noch nicht verarbeitet werden sollen (z. B. Überprüfung der Kontonummern mit der Belegartdefinition)

· der Steuerbetrag gemäß eingegebenem Code errechnet und angezeigt werden soll

· Sie Landes- in Fremdwährung oder Fremd- in Landeswährung umrechnen wollen.

· Laut Belegart unsichtbare, aber für die eingegebenen Konten pflichtige Felder angezeigt werden sollen.

· Sie beim Ausziffern von Offenen Posten die Skontoprozentsätze lt. Zahlungskonditionen, oder die externe Rechnungsnummer anzeigen wollen: ein wiederholtes Drücken der Taste bewirkt jeweils einen Wechsel der Anzeige zwischen:

· Gesamtbetrag,

· externe Rechnungsnummer,

· ursprünglicher Buchungstext,

· FWG,

· Zessionskennzeichen,

· Nettofälligkeit,

· Skontofälligkeit1,

· Skontofälligkeit2,

· Mahnstufe (nur bei Debitoren)

Durch Drücken der Taste F11 werden keine am Bildschirm eingegebenen Werte verändert.

Beachten Sie

Beim Buchen können auch Ersatzausdrücke verwendet, die mit der Funktionstaste F11 entschlüsselt werden können, eine genaue Beschreiben finden Sie im Kapitel 9.1.22 Ersatzausdrücke verwenden.

Siehe auch:

Kapitel 6.17 Erweiterter BT 11 im Buchungsprogramm im Experten-Handbuch

9.1.6 Ermittlung der Kontonummer aus der Belegnummer bei Zahlungen

Wenn Sie eine Rechnung bezahlen wollen, zu der Sie zwar die Belegnummer, nicht aber die Kontonummer wissen, können Sie diese vom System automatisch ermitteln lassen.

Geben Sie dazu auf dem Bildschirmformat für Zahlungen (VG) keine Kontonummer, aber in den Feldern 'zugeordnete Belegart' und 'zug. OP' die Belegidentifikation - oder deren Beginn - ein und drücken Sie EINGABE. Wenn die Belegidentifikation eindeutig ist, wird die zugehörige Kontonummer automatisch in das Format VG gestellt. Kommen mehrere Belege in Betracht, so werden sie in einem Auswahlfenster angezeigt. Haben Sie den gewünschten Beleg ausgewählt, wird die zugehörige Kontonummer in das Format VG übernommen. Die Zahlung wird damit aber keinesfalls automatisch freigegeben - dies bleibt innerhalb Ihrer Kontrolle.

Außerdem besteht die Möglichkeit die F4-Taste zu betätigen, wenn der Cursor im Feld 'zug. OP' steht, und somit eine Auflistung von in Frage kommenden Offenen Posten zu erhalten.

Beachten Sie,

dass die Inhalte der Felder 'Kontonummer', 'zugeordnete Belegart', und 'zug.OP' - im Gegensatz zu F4-Auswahlunterstützung in anderen Feldern - zur Einschränkung der anzuzeigenden OPs dienen.

9.1.7 Betragseingabe

Die Buchungsbeträge können mit 11 Vorkommastellen und 2 Nachkommastellen, positiv oder negativ, eingegeben werden. Die Eingabefelder sind dabei jeweils für mehr Stellen vorgesehen, da die Betragswerte auch mit Tausenderpunkt und Kommastellen eingegeben werden können, bzw. entsprechend angezeigt werden.

Anmerkung:

Bei Fremdwährungsbeträgen ist zusätzlich darauf zu achten, dass der mit dem Umrechnungsfaktor ermittelte Landeswährungsbetrag nicht größer wird als die angegebene Feldgröße.

Wird als Betrag der Wert '0' (oder '- 0') eingegeben, wird diese Eingabe so behandelt, als ob Sie keinen Wert eingegeben hätten. D. h. immer wenn der Bildschirm erneut angezeigt wird, ist das entsprechende Feld leer.

Grundsätzlich können alle Beträge mit negativem Vorzeichen eingegeben werden. Die Verbuchung und umsatzmäßige Zuordnung der Beträge erfolgt analog der Eingabe immer mit Hilfe des Soll/Haben - Kennzeichens. Eine Buchung mit negativem Betragswert und S/H-Kennzeichen 'S' vermindert dementsprechend den Sollumsatz der Periode. Negative Betragswerte beim Ausziffern der Offenen Posten erhöhen den offenen Betrag.

In der verwendeten Belegart ist festgelegt, ob Sie den Buchungsbetrag im Zusammenhang mit der Verwendung eines Steuercodes brutto, d. h. inklusive Steuern, oder netto eingeben müssen. Die Definition kann für die Beträge von Führungs- und Teilbuchungen einer Belegart jeweils unterschiedlich sein.

Beachten Sie

Obwohl die Summe der Sollbuchungsbeträge gleich der Summe der Habenbuchungsbeträge sein muss, muss dies bei der Eingabe von Führungsbuchungen und Teilbuchungen nicht der Fall sein, da das System zusätzlich zu Ihrer Eingabe auch noch automatische Buchungen, z. B. Steuerbuchungen für Teilbuchungen, erstellt und diese bei der Belegsumme berücksichtigt.

Achten Sie daher bei der Eingabe der Beträge auf die Anzeige neben dem Feld BETRAG am Bildschirm. Unmittelbar neben diesem Feld wird der Hinweis NETTO oder BRUTTO ausgegeben, je nachdem wie der Betrag einzugeben ist (inklusive oder exklusive der Steuer, bei Buchungen mit Steuercode).

Siehe auch

Fremdwährungsbuchungen eingeben

Beachten Sie

Beim Buchen können auch Ersatzausdrücke verwendet werden eine genaue Beschreiben finden Sie im Kapitel 9.1.22 Ersatzausdrücke verwenden.

9.1.8 Kontrollsummen

Je Belegblock können Kontrollsummen mitgeführt werden. Die Kontrollsumme ist der Saldo aller Buchungsbeträge, die in einem Belegblock erfasst werden, und dient zur Kontrolle der vollständigen und richtigen Eingabe der Buchungsbeträge.

Die Kontrollsumme kann in Landes- oder in einer Fremdwährung vorgegeben werden.

Die Kontrollsummen werden beim Eröffnen eines Belegblocks eingegeben und sollten gleich der Summe der Buchungen sein, die im betreffenden Belegblock erfasst werden.

Beim Erfassen von Buchungen wird die Kontrollsumme nach jedem eingegebenen Beleg um den Buchungsbetrag korrigiert und am Bildschirm angezeigt. Nach der Erfassung aller Belege des Belegblockes sollte diese Summe 0 erreichen, sofern eine Kontrollsumme vorgegeben wurde.

Wenn Sie den Belegblock durch Eingabe von 'E' im Feld 'NÄCHSTE ARBEIT' abschließen wollen und eine beim Buchen mitgerechnete Kontrollsumme nicht gleich null ist, so erfolgt ein entsprechender Hinweis, den Sie durch Eingabe von 'EK' übergehen können.

Beachten Sie

Wenn Sie beim Eröffnen Belegblock keine Kontrollsumme eingeben, wird automatisch '0' als Kontrollsumme angenommen und die oben beschriebene Prüfung entfällt.

Die Führung der Kontrollsumme wird durch die Kontrollsummenart gesteuert. Die Kontrollsummenart ist je Belegart in den Firmenstammdaten festgelegt.

Folgende Kontrollsummenarten sind möglich:

Soll-Saldo

Die Soll-Buchungen werden von der eingegebenen Kontrollsumme abgezogen, die Haben-Buchungen werden hinzugezählt.

Haben-Saldo

Die Haben-Buchungen werden von der Kontrollsumme abgezogen, die Soll-Buchungen werden hinzugezählt.

Absoluter Saldo

Soll- und Haben- Buchungsbeträge werden von der Kontrollsumme abgezogen.

Beachten Sie

Bei Belegartwechsel wird die Kontrollsummenart der neuen Belegart für die Kontrollsummenführung verwendet.

9.1.9 Kontrollsaldo (Saldo-Konto)

Je Belegblock kann für ein Konto ein Kontrollsaldo in Landes- und/oder Fremdwährung mitgeführt werden. Dieser Kontrollsaldo wird nicht abgespeichert, sondern dient nur zu Abstimmzwecken.

Jede SOLL-Buchung auf dieses Konto erhöht, jede HABEN-Buchung vermindert den angezeigten Kontrollsaldo - automatische Buchungen (Bereichaufteilung, Skonti, Reste, Kursdifferenzen, Beträge auf Sammelkonten usw.) werden in diesem Kontrollsaldo nicht mitgeführt.

Der Kontrollsaldo kann im Format UA ('Eröffnen Belegblock') eingegeben oder nach Angabe einer Kontonummer mit Taste F11 aus den Kontodaten ermittelt werden. Bei Personenkonten wird der OP-Saldo, sonst der Umsatz aus der Umsatzdatei verwendet.

Kontrollsaldo und Kontrollsumme werden unabhängig voneinander geführt.

Auf den Formaten zur Buchungserfassung kann mit F23 zwischen der Anzeige der Kontrollsumme und des Kontrollsaldos umgeschalten werden.

9.1.10 Offene Belegsumme

Offene Belegsummen entstehen, wenn die Summe der Teilbuchungen inklusive eventuell automatisch ermittelter Steuerbeträge, nicht mit der durch die Führungsbuchung vorgegebenen Gesamtsumme des Buchungsbeleges übereinstimmt. Daher können offene Belegsummen nur bei der Erfassung von Splitbuchungen auftreten.

Beim Erfassen eines Buchungsbeleges mit Splitbuchungen wird die offene Belegsumme automatisch ermittelt und nach Eingabe jeder Teilposition entsprechend angepasst. Sobald das System erkennt, dass eine Führungsbuchung eingegeben wurde, wird die Offene Belegsumme an Stelle der Kontrollsumme angezeigt. Sie wird

· bei Rechnungen und Sachbuchungen aus der Gesamtsumme der Führungs-, Teilbuchungs- und Steuerbeträge,

· bei Zahlungen aus der Gesamtsumme Zahlungsbetrag abzüglich bisher zugeordneter Ausgleichsbeträge

ermittelt.

Rücksetzen Offene Belegsumme

Bei der Erfassung von Rechnungen und Sachbuchungen besteht die Möglichkeit, am Ende der Erfassung eines Buchungsbeleges, die offene Belegsumme auf Null zu setzen und danach mit der Eingabe des nächsten Beleges fortzufahren.

Voraussetzung für diese Dialogmöglichkeit ist, dass bei der Buchungserfassung durch Eingabe eines Steuercodes Steuerbuchungen erzeugt werden.

Sofern die Voraussetzung erfüllt ist, kann die offene Belegsumme durch Drücken der Taste F12 auf null gesetzt werden.

Der verbleibende Restbetrag wird anteilig auf die Steuerbuchungen des Beleges aufgeteilt.

Beachten Sie

Beim Buchen können auch Ersatzausdrücke verwendet werden. Es kann die offene Belegsumme in den Betrag übernommen werden. Dies ist nur bei Teilbuchungen möglich, sowie nur bei den Buchungstypen SA, RE und BB. Eine genaue Beschreiben finden Sie im Kapitel 9.1.22 Ersatzausdrücke verwenden.

9.1.11 Verzweigen in Anzeige- und Wartungsfunktionen

Während der Erfassung von Buchungen stehen Ihnen verschiedene andere DKS Funktionen zur Verfügung, in die Sie verzweigen können, ohne die Erfassungsarbeit abschließen zu müssen.

Ein Verzweigen ist nicht möglich:

· wenn keine Berechtigung zum Aufruf der jeweiligen Arbeit oder zur Bearbeitung bzw. Anzeige eines Kontos besteht

· während der Korrektur von Buchungen (Modus ÄNDERN).

Die Verzweigung erfolgt über das Feld NÄCHSTE ARBEIT oder über Expertcode.

Kontodaten während des Buchens anlegen/ändern

Wenn Sie während der Arbeiten bei der Buchungserfassung feststellen, dass Sie ein Konto bebuchen müssen, das bisher nicht angelegt wurde, so können Sie das Konto unmittelbar anlegen, ohne dazu das Buchen beenden zu müssen. Sie brauchen nur den jeweiligen Verzweigungscode eingeben, und können damit unmittelbar die Funktionen zum Anlegen der Konten anwählen.

Die Verzweigungsfunktionen können natürlich auch dazu benutzt werden, die Daten bestehender Konten zu ändern. Sie sollten allerdings zuvor berücksichtigen, dass der Inhalt der Kontodaten mit Absicht genau jene Werte aufweist, die sie gerade vorfinden. Wenn Sie daher bei der Erfassung eine Fehlermeldung bekommen (z. B. 'Steuercode ist im Kontostamm festgelegt') ist vor der Änderung des Wertes abzuklären, ob damit ein besonderer Zweck erreicht werden soll.

Verzweigungscodes für NÄCHSTE ARBEIT

Journalanzeige

Kontoanzeige

Offene Postenanzeige

Match-Code Debitoren

Match-Code Kreditoren

Match-Code Sachkonten

Match-Code Bereichskonten

Über den Match-Code kann eine Kontonummer ermittelt werden. Bei Debitoren/Kreditoren/Sachkonten wird das Konto nach Auswahl in das Feld KONTO am Bildschirmformat zur Eingabe von Buchungen übertragen.

Kontenwartung Debitoren

Kontenwartung Kreditoren

Kontenwartung Sachkonten

Kontenwartung Bereichskonten

Bereichsaufteilung

Wechsel Belegart ohne Verarbeitung

Bei der Verzweigung in OP-Anzeige und Kontoanzeige wird für das Feld KONTO im Bildschirmformat zur Auswahleingabe ein Wert übernommen:

· Zuerst die Eintragung im Feld KONTO in NÄCHSTE ARBEIT oder, wenn leer

· die Eintragung im Feld KONTO im Eingabebereich oder, wenn leer

· die Eintragung im Feld GEGENKONTO im Eingabebereich.

Bei der Verzweigung in die Matchcodeanzeigen können Sie ein Konto zur Übernahme in das Buchen auswählen. Das ausgewählte Konto wird in das Feld KONTO übernommen, sofern nicht schon ein Wert aus einer vorherigen Eingabe vorhanden ist. Wenn bereits eine Eintragung vorhanden war, so wird das ausgewählte Konto im Feld 'NÄCHSTE ARBEIT' angezeigt.

Nach Beenden der jeweiligen Anzeige mit F3 wird das Bildschirmformat, von dem aus in die Anzeige verzweigt wurde, erneut angezeigt. Bei der Matchcodeauswahl können Sie durch F12 zur ursprünglichen Arbeit zurückkehren.

Ob Sie mittels Code im Feld 'NÄCHSTE ARBEIT' oder mittels Expertcode in die Anzeige oder Wartungspunkte verzweigen liegt in Ihrem Ermessen und hat keinen Einfluss auf die Verarbeitung.

Verzweigen zur Belegkorrektur

Nächste Führungsbuchung zur Korrektur

Vorige Führungsbuchung zur Korrektur

Hinweis

Im Korrekturmodus können Sie mit den Funktionstasten F7 und F8 oder mit den Pfeiltasten in den Buchungen vorwärts und rückwärts blättern.

9.1.12 Verzweigen Rechnungszusätze, Zusatztexte

Über das Feld NÄCHSTE ARBEIT steuern Sie die Erfassung von Rechnungszusätzen und Zusatztexten.

Arbeit

Eingabe in NÄCHSTE ARBEIT

Rechnungszusätze

Zusatztexte

Einzelheiten über diese Funktionen lesen Sie in den entsprechenden Kapiteln (9.3.4, "Rechnungszusätze erfassen" und 9.3.3, "Zusatztexte erfassen").

9.1.13 Verzweigen zu selbsterstellten Funktionen

Sie können als Anwender eigene Zusatzprogramme erstellen, und diese direkt in den Buchungserfassungsvorgang einbinden (z. B. Übergabe von Daten an ein Kostenrechnungspaket).

Aus dem Buchungserfassungsvorgang können standardmäßig zwei Programme aufgerufen werden. Diese Programme müssen extern unter der Bezeichnung 'DKSBUX' oder 'DKSBUK' bereitgestellt werden.

Standardmäßig wird für 'DKSBUK' eine Schnittstelle zu COSTING mitgeliefert (siehe Technisches Handbuch 9.3.5, "Kostenrechnungsdaten erfassen" und Kapitel 6, „Benutzerschnittstellen“).

Zum Verzweigen geben Sie im Feld NÄCHSTE ARBEIT folgendes ein:

'X' für DKSBUX, oder

'C' für DKSBUK(COSTING)

Bei Fehlen der Programme wird eine Meldung angezeigt, dass die Schnittstelle nicht vorhanden ist (siehe Kapitel 8, „Daten in andere Arbeitsgebiete übergeben“).
Siehe auch Kapitel 6, „Benutzerschnittstellen“ im Technischen Handbuch der DKS-Finanzdatenbank.

9.1.14 Zuordnung Offener Posten bei Zahlungen

Bei Zahlungen ist es notwendig, den auszugleichenden Offenen Posten anzugeben. Dafür stehen zwei Möglichkeiten zur Verfügung:

1. Direkte Angabe des Offenen Postens am Bildschirmformat zur Eingabe von Zahlungen

Für diese Art der Zuordnung werden das Belegsymbol, die OP-Nummer und die Laufnummer des OPs benötigt.

Wenn Sie die Angaben zum Offenen Posten wissen, die zugehörige Kontonummer aber nicht kennen, kann diese vom System automatisch ermittelt werden (siehe Kapitel 9.1.6, "Ermittlung der Kontonummer aus der Belegnummer bei Zahlungen")

2. Ausziffern von Offenen Posten auf eigenem Bildschirmformat (ZC)

Wenn Sie keinen Offenen Posten wie unter 1 beschrieben angeben, zeigt das System automatisch nach Drücken der Taste EINGABE das Bildschirmformat ZC an.

Für das Feld 'AUSW.' (Auswahl) stehen folgende Codes zur Verfügung:

'A'

wenn der Offene Posten automatisch ausgeziffert werden soll und die angezeigten Beträge mit den am Buchungsbeleg ausgewiesenen übereinstimmen. Der offene Betrag des Offenen Postens wird um den Ausgleichsbetrag vermindert.

'F'

damit übernehmen Sie einen Offenen Posten in das Bildschirmformat für Zahlungen (automatisch angezeigt)

'S'

wenn Sie den Ausgleichsbetrag verändert haben und wünschen, dass der Rest als Skontobetrag verbucht wird (das Feld Skonto muss leer sein) Oder umgekehrt, wenn Sie den Skontobetrag eingegeben haben und der Rest als Ausgleichsbetrag verbucht wird (in diesem Falle muss das Feld Ausgleichsbetrag leer sein).

'R'

wenn Sie den Ausgleichsbetrag verändert haben und wünschen, dass der Rest auf ein Ausbuchungskonto verbucht wird

'B'

wenn Sie ab einem bestimmten Offenen Posten alle nachfolgenden ausgleichen wollen, bis die Belegsumme des Zahlungsbeleges null wird (ein eventuell verbleibender Rest der Belegsumme, der nicht mehr vollständig zu einem OP aufgerechnet werden kann, muss manuell zugeordnet werden)

'G'

wenn Sie den vollen offenen Betrag eines Offenen Postens ausgleichen wollen, unabhängig davon wie die Beträge (Skonto-, Ausgleichsbetrag) am Bildschirm angezeigt werden.

'T'

Teilzahlung mit automatischer Skontoermittlung. Der zu verwendende Skontoprozentsatz wird aus den OP-Daten ermittelt. Dieser wird zusammen mit dem eingegebenen Ausgleichsbetrag errechnet. Ein Skontobetrag darf nicht erfasst werden.

'E'

Teilzahlung mit Eingabe des zu verwendenden Skontoprozentsatzes. Dieser wird zusammen mit dem eingegebenen Ausgleichsbetrag auf Hundert gerechnet. Der Prozentwert muss - zur Unterscheidung von einer Betragseingabe - auch ein %-Zeichen enthalten.

'M'

Teilzahlung mit Eingabe des zu verwendenden Skontoprozentsatzes. Der Prozentwert muss, zur Unterscheidung von einer Betragseingabe, auch ein %-Zeichen enthalten.
Der ermittelte Skontobetrag wird vom eingegebenen Ausgleichsbetrag abgezogen.

'K'

Dieser Code dient nicht zur Auszifferung, sondern zur Erfassung und Anzeige von zusätzlichen Informationen zu einem OP (Karteikarte).

'O'

Dieser Code dient nicht zur Auszifferung, sondern zur Anzeige der OP-Geschichte. Das heißt es wird automatisch in die OP-Anzeige mit Einzelbewegungen für den ausgewählten OP verzweigt.

'P'

Dieser Code dient nicht zur Auszifferung, sondern zur Anzeige eines eventuell definierten OP-Zahlungsplanes. Das heißt es wird automatisch in die Anzeige des OP-Zahlungsplanes für den ausgewählten OP verzweigt.

9.1.15 Offene Posten für Sachkonten

Wenn Sie bei der Erfassung von Rechnungen oder Sachbuchungen ein Sachkonto ansprechen, das als OP-führend gekennzeichnet ist, erfolgt automatisch eine Verzweigung auf das Bildschirmformat zur Eingabe von 'Sachkonten-OPs'. Sie müssen dort die notwendigen Angaben zur Bildung eines Offenen Postens eingeben.

Die Verwaltung solcher Offenen Posten erfolgt in weiterer Folge wie bei Personenkonten: die offenen Posten können ausgeziffert, angezeigt oder geändert werden, ebenso wie 'normale' Offene Posten.

SAG-Comarch Doku AG Erfassen Buchungen EINGABE DKSBUC UB

02.11.08 13:34 DOKUUSER EUR

BUC Belegbl 000006 Per 01/2008

3 3200 3 SACH SA 0000050 02.11.08 1.000,00 S EUR

------------------------------------------------------------------------------

V E R W A L T U N G S A C H K O N T E N O P

Für Sachkonto : 3 SACHOP und

Beleg Belegart: AR Belegnr: 0004711 00000

------------------------------------------------------------------------------

OP zug.Belegart: AR zug. OP: 0004711 00000

Fällig am : 02.11.2008

Nächste Arbeit : Nächste Eingabe:

Konto: Gegenkonto: Belegart: SA

verzweigen in

F4=Liste F5=Aktualisieren F15=Warnung-OK

(C) Copyright Comarch AG 2001, 2008

Feld	Eingabe	Werte	Auswirkung
			Folgende Felder sind nicht eingabefähig:
Für Sachkonto	keine Eingabe		Kontoart, Kontonummer und Kontobezeichnung des Sachkontos, das gerade bebucht wird Darunter wird zuerst die BelegId angezeigt und darunter dann der Sachop, der bebucht werden soll. Beleg Belegart: Belegart der Buchung, die diese Sachop-Bildung oder -Zuordnung bewirkt. Belegnr: Belegnummer der Buchung, die diese Sachop-Bildung oder -Zuordnung bewirkt. Rechts neben dem Feld wird auch noch die 5-stellige Beleglaufnummer der Buchung angezeigt.
zug. Belegart			OP (Bei Dauerbuchungen sind die Felder NICHT eingabefähig) die dem Offenen Posten zugeordnete Belegart (Vorschlag: Belegart der Buchung.
zug. OP			Belegnummer und -laufnummer des zugeordneten OPs (Vorschlag: Belegnummer und -laufnummer der Sachbuchung). Wenn der Offene Posten bereits existiert, wird er um den Buchungsbetrag korrigiert; sonst wird ein neuer Sach-OP gebildet.
Fällig am			Gültiges Datum; bestimmt Fälligkeit des Offenen Postens. Änderung eines bestehenden OPs: das Fälligkeitsdatum des OPs wird geändert.

SAG-Comarch Doku AG Erfassen Buchungen ÄNDERN DKSBUC UB

08.11.08 12:47 DOKUUSER EUR

BUC Belegbl 000008 Per 01/2008

1 10000 3 SACH AR 1123Z 08.11.08 1.000,00- S EUR

1 10000 3 SACH AR 11222 08.11.08 1.000,00 S EUR

------------------------------------------------------------------------------

V E R W A L T U N G S A C H K O N T E N O P

Für Sachkonto : 3 SACH und

Beleg Belegart: AR Belegnr: 00004711 00000

------------------------------------------------------------------------------

OP zug.Belegart: AR zug. OP: 00004711 00000

Fällig am : 08.11.2008

OP bereits vorhanden und ausgeglichen - Art der Zuordnung auswählen!

Auswahl: Z

Z = Bewegung trotzdem Zuordnen (OP wird wieder reaktiviert)

W = Fehlermeldung akzeptieren und Weiter mit OK

Nächste Arbeit : Nächste Eingabe:

Konto: Gegenkonto: Belegart: AR

verzweigen in

F4=Liste F5=Aktualisieren F15=Warnung-OK

(C) Copyright Comarch AG 2001, 2008

Feld	Eingabe	Werte	Auswirkung
Auswahl	gültige Eingabe	E	es wird die nächste freie Beleglaufnummer ermittelt und vorgeschlagen. E steht für Ermitteln oder Erhöhen OP-Laufnummer. Nur sichtbar, wenn ein OP neuangelegt werden soll, aber bereits mit gleicher Belegnr. existiert
		Z	die Buchung wird dem bereits ausgeglichenen OP zugerechnet, womit der OP wieder offen sein wird. Z steht für Zuordnen.
		W	die Fehlermeldung wird zu Recht ausgegeben und es soll das Format zwecks Änderung der Belegnummer verlassen werden. W steht für Weiter.

Funktionstasten:

· F5: Storno der letzten Eingabe

· F15: wie OK in nächste Arbeit: Akzeptieren trotz Fehlermeldung.

Anmerkung:

Beim Erfassen von Rechnungen auf ein OP-führendes Gegenkonto war bis zu Version V4.M0 kein Skonto möglich.

Ein Hinweis beim Buchen hat darauf aufmerksam gemacht.

Diese Restriktion ist mit V4M1 nicht mehr gültig.

9.1.16 Anzeige und Korrektur von Buchungen

Wenn im Feld NÄCHSTE ARBEIT ein 'A' eingegeben wird, werden die bereits erfassten Buchungen des Belegblocks angezeigt und können zur Korrektur ausgewählt werden (siehe Kapitel 9.4, "Buchungskorrektur").

9.1.17 Eingaben in NÄCHSTE EINGABE

Im Bereich NÄCHSTE EINGABE können Sie

· das Konto

· das Gegenkonto

· die Belegart (Eingabe nur bei Belegartwechsel notwendig)

für die folgende Buchung eingeben. Im folgenden Bildschirmformat werden die angegebenen Konten im Eingabebereich mit Kontobezeichnungen angezeigt.

Wenn Sie Konto und/oder Gegenkonto im Bereich NÄCHSTE EINGABE leer lassen, werden im Folgeschirm die Vorschlagswerte aus der Belegart vorgeschlagen oder - wenn in der Belegart festgelegt - Konto und Gegenkonto der gegenwärtigen Buchung dupliziert.

9.1.18 Übergehen einer Fehlermeldung

Wenn das System einen Eingabefehler feststellt, erhalten Sie eine entsprechende Fehlermeldung. In den meisten Fällen muss der Fehler berichtigt werden, bevor die Erfassung der Daten fortgesetzt werden kann. Einige wenige Fehlermeldungen können jedoch durch eine besondere Eingabe übergangen werden, und zwar in dem Sinn, dass danach die 'fehlerhaften' Angaben gespeichert werden.

Es sind dies:

· Fehlermeldungen, die sich auf lt. Firmenstammdaten nicht erwünschte Datumsangaben beziehen (Datumsprüfung lt. 'FIRBUCWF')

· Fehlermeldungen, die sich bei der Erfassung von Buchungen auf Betragsangaben beziehen, die eine bestimmte Toleranz in den Firmenstammdaten überschreiten (Steuertoleranz, Skontotoleranz, Fremdwährungstoleranz und Restausbuchungstoleranz)

· Die Fehlermeldung 'OP bereits vorhanden', die immer dann angezeigt wird, wenn eine Rechnung mit gleicher Belegart und Belegnummer wie eine bereits verbuchte Rechnung auf demselben Personenkonto erfasst wird.

· Zum Übergehen der Warnung geben Sie

· OK (Okay) im Feld NÄCHSTE ARBEIT ein, oder drücken die Taste F15. Je nachdem wie die Wahlfunktion für das Buchen (Expertcode 'FIRBUCWF') gesetzt ist, bestätigen Sie damit alle Warnungen auf dem betroffenen Bildschirmformat oder Sie bestätigen schrittweise.

Beachten Sie

Die Eingabe von 'OK' löscht einen zuvor eingegebenen Verzweigungscode nicht! Wenn Sie z. B. in die Zusatztexterfassung verzweigen wollten und im Feld NÄCHSTE ARBEIT nach der Eingabe von 'T' eine Fehlermeldung durch 'OK' bestätigt haben, wird die Verzweigung dennoch durchgeführt.

9.1.19 Belegerfassung beenden

Geben Sie im Feld NÄCHSTE ARBEIT ein:

wenn der bearbeitete Belegblock zum Verbuchen freigegeben werden soll

wenn der bearbeitete Belegblock zum Verbuchen freigegeben werden soll, obwohl die Kontrollsumme Belegblock nicht null ist (diese ist nicht mit der Kontrollsumme innerhalb eines Beleges zu verwechseln, die bei Teilbuchungen anstelle der offenen Belegsumme Belegblock angezeigt wird)

wenn der bearbeitete Belegblock zur Korrektur gehalten werden soll.

Anmerkung:

Die Eingabe dieser Codes ist nicht möglich, wenn ein Buchungsbetrag oder ein Fremdwährungsbetrag eingegeben wurde.

Danach wird das Bildschirmformat ERÖFFNEN BELEGBLOCK (UA) angezeigt. Drücken Sie F3.

9.1.20 Befehlstasten bei der Buchungserfassung

nur bei Korrektur: Löschen einer angezeigten Buchung.

Ende der Arbeit (nur im Bildschirmformat ERÖFFNEN BELEGBLOCK (UA) möglich)

Auswahlunterstützung

Wiederherstellen Bildschirmformat vor Drücken der Taste EINGABE. Die Eingaben am Bildschirm werden gelöscht. Das Bildschirmformat wird ohne Ihre letzten Eingaben angezeigt

Die Felddefinitionen 'S' und 'T' (Feldsperrekennzeichen) der Belegartdaten werden aufgehoben (nur in den Hauptbildschirmformaten zum Erfassen von Buchungen: VF, VG, VH, VI).

F11

Konto, Gegenkonto, Steuercode, Fremdwährungscode werden entschlüsselt, d. h. mit ihrer Bezeichnung angezeigt; der Steuerbetrag wird errechnet; die Vorschlagswerte aus den Kontodaten werden angezeigt; Landes- bzw. Fremdwährungsbetrag wird errechnet.

F12

Rückverzweigen ins vorherige Bildschirmformat (z. B. vom Ausziffern zurück zur Zahlungserfassung); Offene Belegsumme bei der Rechnungserfassung auf null setzen.

F13

Positioniert den Cursor auf das Feld 'Nächste Arbeit'

F14

Zusatzinfos Konto aufrufen (nur im Feld Konto/Gegenkonto möglich).

F15

Eine Warnung wird 'Bestätigt'. Die Befehlstaste wirkt in gleicher Weise wie die Eingabe von 'OK' in NÄCHSTE ARBEIT.

F21

Karteikarte Konto aufrufen (nur im Feld Konto/Gegenkonto möglich).

F23

Anzeige umschalten zwischen Kontrollsumme und Kontosaldo

9.1.21 Ablauf bei der Buchungseingabe

Abbildung 9-1. Ablauf beim Eingeben von Buchungen

*“““““““““““““““““““““““*

|Erfassen der Buchungen |

| in Belegblöcken |

*“““*“““““““““““““““““““*

| *“““““““““““““““““““““*

| | Stapelübernahme aus |

| | anderen EDV-Anwen- |

| | dungspaketen |

| | (z. B. Fakturierung) |

| *““““““““““*““““““““““*

| |

V V

*“““““““““““““““““““““““““““““““““““““*

| zum Verbuchen bereite Belegblöcke |

*“““““““““““““““““*“““““““““““““““““““*

*“““““““““““““““““““““““““““““““““““““*

| |

| Verbuchen auf den Konten |

| |

*“““““““““““““““““*“““““““““““““““““““*

*“““““““““““““““““““““““““““““““““““““*

| |

| Druck des Tagesjournals |

| |

*“““““““““““““““““““““““““““““““““““““*

9.1.22 Ersatzausdrücke verwenden

Beachten Sie

Die im folgenden beschriebene Funktion ist standardmäßig nicht aktiviert, da damit unter Umständen eingegebene Teile des Buchungstextes vom Buchungsprogramm abgeändert werden.

Die Verwendung von Ersatzausdrücken sollte erst zum Einsatz freigegeben werden, wenn allen Anwendern die Buchungen erfassen, die Auswirkungen dieser Funktionalität bekannt sind.

Die Einstellung der Funktion erfolgt in den Wahlfunktionen für das Buchen Expertcodes FIRBUCWF im Feld Abkürz./Ersatzausdr.!

Beim Buchen können die im folgenden beschriebenen Ersatzausdrücke verwendet werden. Ersatzausdrücke können in den dafür bestimmten Feldern eingetragen werden und werden durch die per Definition festgelegten Werte ersetzt.

Ein Ersatzausdruck kann in einem Feld nur einmal angegeben werden. Mehrfache Vorkommen werden ignoriert. Es können jedoch verschiedene Ausdrücke in einem Feld gemeinsam verwendet werden.

Im Feld Buchungsbetrag mögliche Ersatzausdrücke

Wert

Beschreibung

Beispiel

Ergibt aufgelöst

*KS Betrag

Es kann ein Kontosaldo eingegeben werden. Das Programm errechnet den notwendigen Differenzbetrag, wobei immer das S/H-Kennzeichen mitberücksichtigt werden muss. *KS bezieht sich immer auf das Konto der Buchung!

Nicht möglich bei Dauerbuchungen.

Nicht möglich bei Bereichsbuchungen

Nicht möglich in Teilbuchungen, wenn Betragseingabe brutto und mit Steuer erfolgt.

Nur möglich wenn in FIRBILKTO freigeschaltet.

*KS ist nur eine Eingabehilfe und entbindet den Anwender nicht davon die Verantwortung für die Richtigkeit des eingegebenen Buchungsbetrages zu übernehmen!

Siehe auch Kap. 11.31 'Vom Steuerberater übergebene Abschlussalden einbuchen' im DKS-Benutzerhandbuch.

*KS 12000,-S (tatsächlicher aktueller Kontosaldo 11000,-S

1000,-S

Es kann die offene Belegsumme in den Betrag übernommen werden.

Dies ist nur bei Teilbuchungen möglich, sowie nur bei den Buchungstypen SA, RE und BB.

Ebenfalls nicht möglich, wenn statt der Anzeige der offenen Belegsumme die Saldoanzeige (BT23!) aktiviert ist.

Es erfolgt keine Entsteuerung – womit *R nur zielführend ist, wenn in der letzten Teilbuchung Brutto gleich Netto ist.

*R (angenommen offene Belegsumme ist 788,-

788,-

Die für das Feld Buchungsbetrag angeführten Ersatzausdrücke werden nur erkannt, wenn sie an den ersten Stellen des Buchungsbetrages eingegeben werden!

Im Feld Buchungstext mögliche Ersatzausdrücke

Die folgenden mit '*' beginnenden Ersatzausdrücke können mit F11 entschlüsselt werden und gehen großteils von am Bildschirm vorhandenen Informationen aus!

Die mit Punkt beginnenden Ersatzausdrücke können nicht entschlüsselt werden, sie werden erst unmittelbar vor Abspeicherung des Buchungssatzes aufgelöst. Ein weiterer Vorteil dieser Ersatzausdrücke ist auch, dass sie sozusagen immun gegen Änderungen im Bildschirmformat sind. Beispiel: Ersatzausdruck *kb entschlüsseln und Kontonummer ändern – der Buchungstext wird nicht mehr geändert – bei .kb wird jedoch die Änderung berücksichtigt, da der Ersatzausdruck erst knapp vor dem Abspeichern aufgelöst wird.

In der Praxis wird empfohlen die Ersatzausdrücke beginnend mit Punkt zu verwenden, außer die Ersatzausdrücke sollen entschlüsselt werden können.

Ersatzausdrücke werden immer vor den im nächsten Kapitel beschriebenen Abkürzungen aufgelöst.

Derzeit stehen folgende Ersatzausdrücke zur Verfügung:

Wert	Beschreibung	Beispiel	Ergibt aufgelöst
*bd	Es wird das Belegdatum des Beleges eingesteuert.	Re bn vom bd	Re R4711 vom 08.08.2007
.bd	Wie *bd jedoch nicht mit F11 entschlüsselbar
*bn	Es wird die Belegnummer des Beleges eingesteuert. ACHTUNG: bei automatischer Belegnummerierung st das Feld Belegnummer zum Zeitpunkt des Entschlüsselns noch leer, weshalb in diesem Falle besser .bn verwendet wird.	Re bn vom bd	Re R4711 vom 08.08.2007
.bn	Wie *bn jedoch nicht mit F11 entschlüsselbar.
*ex	Bei Zahlungen wird die externe Rechnungsnummer. des ausgeglichenen OPs eingesteuert. Bei Rechnungen wird die externe Rechnungsnummer des Formates VF eingesteuert. Hinweis: Wenn die externe Rechnungsnummer am ZA-Format nochmals geändert wird, dann hat diese keine Auswirkungen auf den Buchungstext mehr.	Re ex vom ed	Re EX4711 vom 04.08.2007
.ex	Wie *ex jedoch nicht mit F11 entschlüsselbar.
*ed	Bei Zahlungen wird das externe Rechnungsdatum. des ausgeglichenen OPs eingesteuert. Bei Rechnungen wird das externe Rechnungsdatum des Formates ZA eingesteuert. Dieser Ersatzausdruck ist aber erst in der Korrektur sinnvoll, nachdem am Format ZA das externe Rechnungsdatum eingegeben wurde.	Re ex vom ed	Re EX4711 vom 04.08.2007
.ed	Wie *ed jedoch nicht mit F11 entschlüsselbar.
*gb	Es wird die Gegenkontobezeichnung der Buchung eingesteuert.	*gb (Von Gegenkonto Wareneinsatz)	Wareneinsatz
.gb	Wie *gb jedoch nicht mit F11 entschlüsselbar.
*kb	Es wird die Kontobezeichnung der Buchung eingesteuert.	*kb (Von Konto Quester)	Baustoffe Quester
.kb	Wie *kb jedoch nicht mit F11 entschlüsselbar.
*vd	Es wird das Valutadatum der Buchung eingesteuert.	Re mit Val. *vd	Re. Mit Val. 09.08.2007
.vd	Wie *vd jedoch nicht mit F11 entschlüsselbar.

Die im Feld Buchungstext möglichen Ersatzausdrücke können auch mit F4 angezeigt und ausgewählt werden.

Hinweis

Ersatzausdrücke können nur in der Buchungserfassung und NICHT in der Stapelübernahme (S8) verwendet werden.

Siehe auch

Kapitel 6.12 In BUC verfügbare Ersatzausdrücke individuell abändern im Expertenhandbuch

9.1.23 Abkürzungen verwenden

Beachten Sie

Die im folgenden beschriebene Funktion ist standardmäßig nicht aktiviert, da damit unter Umständen eingegebene Teile des Buchungstextes vom Buchungsprogramm abgeändert werden.

Die Verwendung von Ersatzausdrücken sollte erst zum Einsatz freigegeben werden, wenn allen Anwendern die Buchungen erfassen, die Auswirkungen dieser Funktionalität bekannt sind.

Die Einstellung der Funktion erfolgt in den Wahlfunktionen für das Buchen Expertcodes FIRBUCWF im Feld Abkürz./Ersatzausdr.!

Zusätzlich zu den Ersatzausdrücken besteht auch die Möglichkeit für häufig wiederkehrende Zeichenfolgen Abkürzungen zu verwenden, womit die Buchungstexteingabe schneller vonstatten gehen kann.

Folgende Schritte sind dafür notwendig

· In FIRWF den für Abkürzungen relevanten Objekttyp definieren

· Abkürzungen definieren
In ARBOBJ für Objekttyp ABK Objekte (Abkürzungen) anlegen.

· Abkürzungen verwenden
Im Buchungsprogramm die Abkürzungen eingeben, wonach das Programm die entsprechende Zeichenfolge einfügt.

Objekttyp für Abkürzungen definieren

Nach Aufruf von FIRWF kann der Objekttyp für Abkürzungen (rechts unten in der Abbildung) kontrolliert oder abgeändert werden.

Standardmäßig ist in DKS der Objekttyp ABK hierfür eingestellt. Es kann jedoch auch ein eigener Objekttyp dafür definiert (Expertcode ARBOTY) und hier angegeben werden.

Der angegebene Objekttyp muss aktiv sein (Löschkennzeichen A) und muss 3-stellige Objekte aufweisen (Länge 3). Der Objekttyp OTY ist nicht zulässig.

SAG-Comarch Doku AG F2 Wahlfunktionen Änd. ÄNDERN SDWFI5 CE

13.08.07 11:25 DOKUUSER EUR

FIRWF

W A H L F U N K T I O N E N

Mehrbuchhaltung (J/N): N Prüfung der offenen Belegblöcke

OPführende Sachkonten (J/N): J vor Tagesjournal (J/N): N

Berechtigungspr. div.Listen(J/N): J Meldungen am Tagesjournal (J/N): N

Erw. Kontoberechtigungprüf.(J/N): N Kontobez. am Journal (A/P/D/K/N): N

Tagesj. mit Leerzeilenausg.(J/N): J

Zusammenfassende Meldung (J/N): J Mahnspesenberechnung (J/N): J

Sortierung OP nach Fälligk.(J/N): N Verzugszinsenberechnung (J/N): J

Verbandsregulierung (J/N): N Zahlungsmeldg. Rechtsanwalt(J/N): N

Benutzerdef. Feld für OPs (J/N): N

Führen ext. Belegblocknr.(J/T/N): N

Abschlussperioden (J/N): N Objekttyp für Abkürzungen . . : ABK

Letzte Änderung von DOKUUSER am 27.07.2007

verzweigen in

F3=Verlassen F4=Liste F5=Aktualisieren

(C) Copyright Comarch AG 2001, 2007

Abkürzungen definieren

Nach Aufruf von Expertcode ARBOBJ den Objekttyp ABK (oder wie in FIRWF angegeben) auswählen und entweder mit F6 neue Abkürzungen anlegen oder bestehende ändern.

Es ist empfohlen ein Sonderzeichen (z.B. Punkt oder Stern oder §) an der ersten Stellen zu verwenden, damit die Abkürzungen von anderen Eingaben klar unterschieden werden können.

Die Abkürzungen sind maximal dreistellig möglich. Sie können aber auch einstellig sein.

Die Abkürzungen werden je Firma gespeichert.

F E L D E R F Ü R Z U S A T Z I N F O R M A T I O N E N FFX66

Objekttyp: ABK Abkürzungen

------- ------ ---------- ------------------------------ Anzeige beginnen bei

Ansicht: S1 Standard Ansicht Abkürzungen :

2=Ändern 4=Löschen 5=Anzeige /=1.Zeile > A - < > + E

Aw Nam Bezeichnung------------------- Datum----- Zeit- User------ L

.po Polizzennr. 13.08.2007 10:25 ADSPLUS A

.st Storno 12.08.2007 17:06 ADSPLUS A

.B# Belegnummer 12.08.2007 16:52 ADSPLUS A

999 Abkürzungen 12.08.2007 16:52 ADSPLUS A

F3=Startformat F4=Liste F6=Neuanlage F1=Sitzungsstat. F24=Weitere Tast.

Anfang der Liste erreicht

In der Detailansicht (Auswahl 2 oder 5) wird in der Bezeichnung die Zeichenfolge eingegeben/angezeigt, die statt der Abkürzung verwendet werden soll.

In der Bezeichnung können auch Ersatzausdrücke (siehe vorangehendes Kapitel) eingegeben werden.

F E L D E R F Ü R Z U S A T Z I N F O R M A T I O N E N FFX66

Objekttyp: ABK Abkürzungen

------- .......................Detailansicht........................ nen bei

Ansicht: : Nächste Auswahl. : 2 Ändern FFD76 :

: -------------------------------------------------------- :

: :

2=Ändern : Abkürzungen : .po Muster: 999 : + E

Aw Nam : -------------------------------------------------------- :

: Bezeichnung . . : Polizzennr. :

2 .po : Kommentar. . . . : :

.st : :

.B# : :

999 : :

: :

: Löschkennzeichen : A :

: :

: -------------------------------------------------------- :

: Letzte Änderung von DOKUUSER am 13.08.2007 um 10:53:31 :

: :

: F2=Löschen F6=Neuanlage F24=Weitere Tast. :

: :

F3=Start :..........................................................: Tast.

Anfang der Liste erreicht

Zu beachten

Abkürzungen sollten nicht aus Bestandteilen anderer Abkürzungen bestehen – dies kann zu unerwünschten Ergebnissen führen.

Beispiel: Eine Abkürzung Punkt könnte für "Rechnungsnr." stehen. Wenn es nun aber Ersatzausdrücke beginnen mit Punkt gibt, dann führt dies dazu dass bei diesen Ersatzausdrücken zuerst der Punkt ersetzt wird und in weiterer Folge Unsinn entsteht. Daher sollten Abkürzungen immer gleich lang sein; wenn es aber kürzere Abkürzungen gibt, so ist unbedingt darauf zu achten, dass andere Abkürzungen nicht gleich beginnen.

Abkürzungen in andere Firmen übernehmen

Dies ist auf dieselbe Art und Weise möglich wie auch Objekte (im Rahmen der Zusatzinformationen) in andere Firmen übernommen werden können.

Dazu ist die Funktion F1C aufzurufen und ist bei der Auswahl der zu kopierenden Firmenstammdaten ARBOBJABK anzugeben. Wenn unter FIRWF nicht ABK eingetragen ist (z.B. AB2), dann ist statt ABK der jeweils andere Begriff einzugeben (z.B. ARBOBJAB2).

Organisation der Abkürzungen

Abkürzungen sind nicht benutzerspezifisch definiert, sondern einmal im Firmenstamm wie auch andere Stammdaten. Daher sollten neue Definitionen mit dem Buchhaltungsleiter abgesprochen werden.

Abkürzungen verwenden

Im Buchungsprogramm im Buchungstext die gewünschte Abkürzung eingeben und dann entweder mit Funktionstaste F11 entschlüsseln oder einfach zusammen mit weiterem Text abspeichern.

SAG-Comarch Doku AG Erfassen Buchungen ÄNDERN DKSBUC VF

13.08.07 10:50 DOKUUSER EUR

BUC Belegbl 000058 Per 08/2007

------------------------------------------------------------------------------

Belegart : AR Ausgangsrechnung FB

Karteikarte Konto 1 : 50000 Quester Baustoffe

Gegenkonto 3 : 4000 Umsatzerlös

Beleg Nummer/Datum: ARE440 13.08.2007 Kontrollsumme:

Betrag Brutto S/H: 1.200,00 S 0,00

Währung Betr/Code/Kurs:

Steuercode : M20 Mehrwertsteuer 20%

Steuerbetrag : 200,00

Text/Zusatztext-Kz : .po 8702-D1

Nächste Arbeit : Nächste Eingabe: 10/10,00/ 0/ 0,00/ 30

Konto: Gegenkonto: Belegart: AR

verzweigen in

F2=Löschen F9=Entsperren F11=Entschlüsseln F24=Weitere Tast.

(C) Copyright Comarch AG 2001, 2007

Die im Feld Buchungstext möglichen Abkürzungen können auch (zusammen mit den Ersatzausdrücken) mit F4 angezeigt und ausgewählt werden.

Nach F11 wird die vollständige Zeichenfolge hinterlegt:

SAG-Comarch Doku AG Erfassen Buchungen ÄNDERN DKSBUC VF

13.08.07 10:53 DOKUUSER EUR

BUC Belegbl 000058 Per 08/2007

------------------------------------------------------------------------------

Belegart : AR Ausgangsrechnung FB

Karteikarte Konto 1 : 50000 Quester Baustoffe

Gegenkonto 3 : 4000 Umsatzerlös

Beleg Nummer/Datum: ARE440 13.08.2007 Kontrollsumme:

Betrag Brutto S/H: 1.200,00 S 0,00

Währung Betr/Code/Kurs:

Steuercode : M20 Mehrwertsteuer 20%

Steuerbetrag : 200,00

Text/Zusatztext-Kz : Polizzennr. 8702-D1

Nächste Arbeit : Nächste Eingabe: 10/10,00/ 0/ 0,00/ 30

Konto: Gegenkonto: Belegart: AR

verzweigen in

F2=Löschen F9=Entsperren F11=Entschlüsseln F24=Weitere Tast.

(C) Copyright Comarch AG 2001, 2007

Die Eingabe von Abkürzungen ist derzeit nur beim Buchungstext möglich.

Zu beachten

· Abkürzungen werden erst nach den Ersatzausdrücken (siehe vorheriges Kapitel) aufgelöst. Mit Ersatzausdrücken gleichnamige Abkürzungen werden daher defacto ignoriert

· Wenn Abkürzungen Ersatzausdrücke enthalten, dann müssen diese mittels F11 entschlüsselt werden, andernfalls nur die Ersatzausdrücke aufgelöst werden.

Tipp

Beachten Sie die Möglichkeit der Kombination von Abkürzungen mit Ersatzausdrücken und Entschlüsselung!

Beispiel:

Sie legen eine Abkürzung ".z" an, welche wie folgt definiert ist: "Re .ex vom .ed".

Bei der Kreditorenzahlung geben Sie ".z" im Buchungstext ein, entschlüsseln mit F11 und gehen dann mit dem Ergebnis in die Auszifferung.

In der Korrektur werden Sie sehen, dass der Buchungstext die externe Rechnungsnummer und –datum des jeweils ausgezifferten OPs enthält – und das alles nur durch Eingabe von ".z" und Funktionstaste F11.

Technischer Hinweis

Abkürzungen werden in der Datei OBJ0 in der Firmenbibliothek unter Objekttyp ABK abgespeichert.

Im Grunde sind Abkürzungen auf dem Konzept der Zusatzinformationen aufgebaut, wo ja ebenfalls Objekttypen definiert sind, zu denen dann Objekte definiert werden können. In diesem Fall wird einfach ein Objekttyp ABK angenommen, zu dem dann die jeweils gewünschten Abkürzungen definiert werden können.

Hinweis

Abkürzungen können nur in der Buchungserfassung und NICHT in der Stapelübernahme (S8) verwendet werden.

Beachten Sie

Abkürzungen können beim Buchen zur Erleichterung der Eingabe verwendet werden. Standardmäßig wird von DKS dafür der Objekttyp ABK eingestellt. Es kann aber auch ein anderer Objekttyp dafür verwendet werden. In diesem Falle jedoch gehen die Musterdaten (für F4 Auswahlunterstützung) verloren und es sollten daher die gewünschten Abkürzungen (mittels Expertcode ARBOBJ) für den anderen Objekttyp angelegt werden.

9.1.24 Buchungsvorlagen anlegen

Geben Sie im Feld NÄCHSTE ARBEIT ein:

Um in die Belegübersicht zu gelangen

Vor dem gewünschten Beleg geben Sie ein V ein, um in die Neuanlage einer Buchungsvorlage zu kommen.

Versehen Sie auf dem angezeigten Bildschirm die neue Buchungsvorlage mit einem Name, einer Bezeichnung und eventuell mit einem Kommentar und bestätigen Sie die Neuanlage mit der Eingabe-Taste.

9.1.25 Buchungsvorlage laden

Geben Sie im Feld NÄCHSTE ARBEIT ein:

wenn die für die aktuelle Belegart definierten Buchungsvorlagen angezeigt werden sollen.

Wählen Sie die gewünschte Vorlage aus oder brechen Sie die Anzeige mit F12 ab. Mit dem Auswahlcode 4 können Sie auch einzelne Buchungsvorlagen löschen.

9.2 Buchen in Belegblöcken

9.2.1 Ablauf bei der Buchungseingabe in Belegblöcken

Abbildung 9-2. Ablauf beim Erfassen der Buchungen in Belegblöcken

*““““““““““““““““““““““““*

| Belegblock eröffnen |

*““““““““““““““““““““““““*

| Buchungen erfassen |

*““““““““““““““““““““““““*

*“““““““““““““““““““*

| Alle Buchungen |*“““““““““““““““““““*

| in Ordnung | NEIN |

*“““““““““““““““““““* ==== |

* |

JA | V

== | *““““““““““““““““““““““““*

| | Belegblock anhalten |

| *““““““““““““““““““““““““*

| *

| V

| *““““““““““““““““““““““““*

| | Vorbereitung zur |

| | Korrektur (manuell) |

| *““““““““““““““““““““““““*

| *

| V

| *““““““““““““““““““““““““*

| |Belegblock zur Korrektur|

| | auswählen |

| *““““““““““““““““““““““““*

| *

| V

| *““““““““““““““““““““““““*

| | Buchungen korrigieren, |

| | löschen, neu erfassen |

| *““““““““““““““““““““““““*

| *

*“““““““““““““““““““<“““““““““““*

*“““““““““““““““““““““““*

|Belegblock abschließen |

*“““““““““““““““““““““““*

9.2.2 Belegblock eröffnen

Buchungen werden zu Belegblöcken zusammengefasst eingegeben. Vor der Erfassung der ersten Buchung eines Belegblocks müssen Sie den Belegblock eröffnen.

Beim Eröffnen des Belegblocks legen Sie

· das Buchungsdatum (Erfassungsdatum) für alle Buchungen des Belegblocks,

· die Buchungsperiode, in die gebucht wird, für alle Buchungen des Belegblocks

fest.

Weiters können Sie Kontrollsummen über den Belegblock führen. Dazu ist es nötig, die Buchungsbeträge aller Buchungen, die in dem Belegblock zusammengefasst werden, zu summieren. Kontrollsummen können für Heimatwährungsbeträge und für Fremdwährungsbeträge getrennt geführt werden.

Zu Kontrollzwecken kann auch der Saldo eines Kontos mitgeführt werden. Der Saldo kann sowohl in Heimatwährung als auch in Fremdwährung berechnet werden.

Belegblock mit verschiedenen Belegarten

Wenn Sie in einem Belegblock Buchungen mit verschiedenen Belegarten zusammenfassen wollen, sollten die für die Belegarten definierten Kontrollsummenarten übereinstimmen. Ist dies nicht der Fall, empfehlen wir, beim Eröffnen des Belegblocks keine Kontrollsumme einzugeben.

Durchführung

1. Auswahl Menüpunkt 1, Erfassen Buchungen, im Menü MENBUC, Buchen. Wenn Sie bereits im Menüpunkt ERFASSEN BUCHUNGEN arbeiten, beenden Sie zunächst den Belegblock (siehe Kapitel 9.2.3, "Belegblock abschließen / freigeben"), weiter bei Punkt 2.

2. Das Bildschirmformat UA wird angezeigt. Eröffnen Sie nun den Belegblock. Die Belegblocknummer wird automatisch aufsteigend innerhalb Ihrer Firma (nicht der Buchhaltung) vergeben.

Abbildung 9-3. Format UA: 'Eröffnen Belegblock'

SAG-Comarch Doku AG Erfassen Buchungen EINGABE DKSBUC UA

11.09.08 14:18 DOKUUSER EUR

000-Buchhaltung Wien XIV BUC

E R Ö F F N E N B E L E G B L O C K

Belegart : BK1 Bank Debitoren

Belegblock-ID :

Buchungsdatum : 11.09.2008

Periodendatum : 11.09.2008

Kontrollsumme HWG: EUR

Kontrollsumme FWG:

Saldo-Konto : 3 9900 Evidenzkonto

Saldo HWG: 0,00 EUR

Saldo FWG: 0,00

Nächste Arbeit :

Nächste Eingabe:

Konto: Gegenkonto:

verzweigen in

F3=Verlassen F11=Entschlüsseln F13=Cursorposit. F24=Weitere Tast.

Eingaben

Beschreibung

Belegart

Die hier angegebene Belegart bestimmt das im nächsten Schritt angezeigte Bildschirmformat zur Eingabe von Buchungen (Rechnungen, Sachbuchungen, Zahlungen, OP-Zuordnungen oder Bereichsbuchungen).

Anmerkung:

Die Belegart kann jederzeit am Buchungserfassungsbildschirm gewechselt werden.

Belegblock-ID

beliebiger Text, der den Belegblock identifiziert.

Buchungsdatum

Erfassungsdatum für Ihre Buchungen

Periodendatum

Das Periodendatum bestimmt die Buchungsperiode für alle Buchungen in diesem Belegblock. Über eine Wahlfunktion (FIRBUCWF) kann gesteuert werden, ob das Tagesdatum als Periodendatum vorgeschlagen wird.

Wenn Sie ein Periodendatum eingeben, das in eine abgeschlossene Periode fällt, wird eine Fehlermeldung angezeigt, die Sie durch Eingabe von 'OK' in 'Nächste Arbeit' oder F15 übergehen können. Über eine Wahlfunktion (FIRBUCWF) kann gesteuert werden, ob das Tagesdatum als Periodendatum vorgeschlagen wird.

Kontrollsumme HWG

Wenn über den Belegblock eine Kontrollsumme in Heimatwährung geführt werden soll, geben Sie hier die Kontrollsumme und den Heimatwährungscode ein

Kontrollsumme FWG

Wenn über den Belegblock eine Kontrollsumme in Fremdwährung geführt werden soll, geben Sie hier die Kontrollsumme ein.

Beachten Sie

Es wird nur eine Fremdwährung mitgeführt. Falls Sie in einem Belegblock mehrere Fremdwährungen buchen, so verliert dieser Betrag seine Aussagekraft und darf nur als eine Zählvariable betrachtet werden.

Saldo-Konto

Das Konto, dessen Kontosaldo zur Kontrolle mitgeführt werden soll. Im Unterschied zur Kontrollsumme wird der Saldo dieses Kontos verändert, d. h. Soll-Buchungen werden addiert und Haben-Buchungen werden subtrahiert - unabhängig von der Belegart. Automatische Buchungen (Bereichsaufteilungen, Skonti, Kursdifferenzen etc.) werden nicht in diesem Saldo mitgerechnet.

Saldo HWG

Kontosaldo in Heimatwährung mit Heimatwährungscode

Saldo FWG

Kontosaldo in Fremdwährung

Anmerkung:

Wenn im Belegblock Fremdwährungs- und Heimatwährungsbeträge gebucht werden, können beide Kontrollsummen und beide Salden eingegeben werden.

Mit der Funktionstaste F11 kann der Saldo des Kontos aus den Umsatzdaten eingesteuert werden. Dabei wird das Periodendatum herangezogen, d. h. es wird der Saldo zum Ende der eingegebenen Periode eingesteuert. Bei Fremdwährungskonten wird auch der jeweilige Saldo in Fremdwährung eingesteuert.

Nächste Arbeit:

Im Feld NÄCHSTE ARBEIT kann in andere Funktionen verzweigt werden:

Debitorenkontenwartung

Kreditorenkontenwartung

Sachkontenwartung

Bereichskontenwartung

Übergehen einer Warnung
Eine Eingabe in diesem Feld hat Vorrang vor allen anderen.

Mit der Funktionstaste F13 kann direkt auf das Feld NÄCHSTE ARBEIT positioniert werden.

Nächste Eingabe:

In den Feldern 'Konto' und 'Gegenkonto' können die Werte für die erste Buchung bereits vorgegeben werden. Konto und Gegenkonto werden lt. Belegart geprüft und müssen mit den Definitionen in der Belegart übereinstimmen.

9.2.3 Belegblock abschließen / freigeben

Buchungen werden nur dann ordnungsgemäß verbucht, wenn der Belegblock, in dem sie erfasst wurden, abgeschlossen und für das Verbuchen freigegeben wird.

Wenn über den Belegblock eine Kontrollsumme mitgeführt wurde (siehe Kapitel 9.2.2, "Belegblock eröffnen"), sollte sie nach der letzten Buchung null sein.

Der Belegblock kann trotz einer Kontrollsumme ungleich null abgeschlossen und zum Verbuchen freigegeben werden, indem anstelle von 'E' 'EK' in NÄCHSTE ARBEIT eingegeben wird.

Wenn der Belegblock aufgrund von Eingabefehlern nicht zum Verbuchen freigegeben werden soll, kann er für eine spätere Korrektur gehalten werden (siehe Kapitel 9.2.4, "Belegblock zur Korrektur halten").

Um Eingabefehler zu vermeiden, kann ein Belegblock nur dann abgeschlossen werden, wenn im Bildschirmformat keine Buchungsbeträge eingegeben werden.

Beachten Sie

Die Kontrollsumme Belegblock wird intensiv angezeigt, wenn Sie beim Eröffnen Belegblock eine Kontrollsumme angegeben haben.

Durchführung

1. Drücken Sie nach Eingabe der letzten Buchung die Taste EINGABE, damit diese Buchung verarbeitet wird. Die Felder KONTO und GEGENKONTO im Bereich NÄCHSTE EINGABE sollten leer sein

2. Das Bildschirmformat wird erneut angezeigt. Geben Sie im Feld NÄCHSTE ARBEIT ein 'E' für Ende Belegblock ein. Wenn die Kontrollsumme Belegblock nicht 0 wird, geben Sie den Belegblock frei, indem Sie im Feld NÄCHSTE ARBEIT 'EK' eingeben

Beachten Sie

Der Belegblock muss fehlerfrei sein, sonst ist ein Abschluss nicht möglich.

Abbildung 9-4. Format VF: 'Erfassen Buchungen - Ende Belegblock'

SAG-Comarch Doku AG Erfassen Buchungen EINGABE DKSBUC VF

11.09.08 14:22 DOKUUSER EUR

000-Buchhaltung Wien XIV BUC Belegbl 000131 Per 09/2008

1 230500 3 4200 AR AR03/902 11.09.03 12.000,00 S EUR

------------------------------------------------------------------------------

Belegart : AR Ausgangsrechnung FB

Konto 1 : Müller Susi

Karteikarte Gegenk. 3 : Umsatzerlös 20 %

Beleg Nummer/Datum: A99/902 11.09.2008 Kontrollsumme:

Betrag Brutto HWG S/H: EUR S 12.000,00-

Währung Betr/Code/Kurs:

Steuercode : M20 Mehrwertsteuer 20%

Steuerbetrag :

Text/Zusatztext-Kz :

zugeordnete Belegart : zug. OP:

Zahlgbed. / Valutadat : Rechnung ext:

Bereich :

Nächste Arbeit : E Nächste Eingabe: 0/ 0,00/ 0/ 0,00/ 0

Konto: Gegenkonto: Belegart: AR

verzweigen in

F9=Entsperren F11=Entschlüsseln F13=Cursorposit. F24=Weitere Tast.

3. Das Bildschirmformat zur Eröffnung Belegblock wird angezeigt.

Der Belegblock ist damit abgeschlossen und zur Verbuchung freigegeben. Sie können jetzt den nächsten Belegblock eröffnen oder die Arbeit beenden.

9.2.4 Belegblock zur Korrektur halten

Buchungen eines fehlerhaften Belegblocks können im System gespeichert werden, ohne dass der Belegblock verbucht wird. Dies ist z. B. notwendig, wenn der Kontrollsaldo für den Belegblock nicht null wird und daher fehlerhafte Eingaben gesucht werden müssen. Sie können Ihre Erfassungsarbeit fortsetzen und die notwendigen Korrekturen später durchführen. Die bereits erfassten Buchungen des zur Korrektur abgestellten Belegblocks gehen nicht verloren.

Das Halten eines Belegblockes ist jederzeit möglich, wenn Sie gerade in einem der Bildschirmformate für das Erfassen einer Buchung oder eines Buchungszusatzes sind. Es darf kein Buchungsbetrag eingegeben werden. Geben Sie dazu im Feld NÄCHSTE ARBEIT das Kennzeichen 'H' (Halten) ein.

Alle Buchungen des Belegblocks werden zur späteren Bearbeitung gespeichert. Der Belegblock ist für die Verbuchung am Konto gesperrt; die Offenen Posten sind mit '*' gekennzeichnet (für 'noch in Bearbeitung').

Sie können jetzt einen neuen Belegblock eröffnen.

9.2.5 Belegblock zum Ändern auswählen / freigeben

Das System speichert alle zum Verbuchen gesperrten Belegblöcke, bis sie bearbeitet und freigegeben oder storniert werden. Zum Verbuchen gesperrte Belegblöcke stammen aus

· der Erfassungsarbeit: fehlerhafte oder unvollständige Belegblöcke werden zur Korrektur gehalten (siehe Kapitel 9.2.4, "Belegblock zur Korrektur halten").

· der Stapelübernahme aus anderen Arbeitsbereichen: fehlerhafte automatisch erstellte Belegblöcke aus der Stapelübernahme (siehe Technisches Handbuch Kapitel 7, „Daten aus anderen Arbeitsgebieten übernehmen“).

Damit diese Belegblöcke korrigiert oder ergänzt werden können, müssen sie zunächst für die weitere Bearbeitung ausgewählt werden.

Zur Verbuchung gesperrte Belegblöcke können auch gelöscht werden (siehe Kapitel 9.2.6, "Belegblock löschen").

Wenn ein Belegblock ohne Fehler im System vorhanden, aber noch nicht verbucht ist, kann er ohne weitere Bearbeitung zum Verbuchen freigegeben werden. Geben Sie dazu im Feld AUSW am Bildschirmformat AC den Code 'F' ein; alle Buchungen des Belegblocks werden damit verbucht. Wenn Sie einen fehlerhaften Belegblock mit 'F' auswählen, wird eine Fehlermeldung ausgegeben, dass fehlerhafte Buchungen vorhanden sind, die zuerst korrigiert werden müssen.

Offene Belegblöcke und Tagesjournal

In den Firmenstammdaten kann angegeben werden, ob das Tagesjournal nur dann gedruckt werden darf, wenn keine offenen Belegblöcke vorhanden sind. Wenn dies der Fall ist, müssen zur Korrektur gehaltene Belegblöcke vor dem Tagesabschluss korrigiert, freigegeben oder gelöscht werden.

Verfahren Sie dabei, wie hier beschrieben, und bearbeiten Sie alle Belegblöcke, die als 'gesperrt' (Kennzeichen 'G') vermerkt sind.

Durchführung

1. Auswahl Menüpunkt 1, Erfassen Buchungen, im Menü MENBUC, Buchen

2. Das Bildschirmformat UA (Eröffnen Belegblock) wird angezeigt

3. Geben Sie im Feld NÄCHSTE ARBEIT 'A' ein

4. Das Bildschirmformat AC wird angezeigt

Abbildung 9-5. Format AC: 'Auswahl Belegblock'

SAG-Comarch Doku AG Erfassen Buchungen EINGABE DKSBUC AC

11.09.08 14:25 DOKUUSER EUR

000-Buchhaltung Wien XIV BUC

A U S W A H L B E L E G B L O C K

---Belegblock---- -----Datum------

A Nummer Identifik. Buchung Periode Kontrollsumme Whg Benutzer Stat

000129 11.09.03 11.09.08 EUR DOKUUSER G

000132 11.09.03 11.09.08 EUR DOKUUSER G

X 000133 11.09.03 11.09.08 EUR DOKUUSER G

verzweigen in

F12=Vorh. Anzeige F8=Bild-auf F3=Verlassen F4=Liste F5=Aktualisieren

Sie sehen bis zu 13 gesperrte oder in Arbeit befindliche Belegblöcke, geordnet nach der Belegblocknummer. Mit der Taste BILD.AUF können Sie sich die nächsten, mit der Taste BILD.AB die vorhergehenden Belegblöcke anzeigen lassen.

In der Spalte STAT (Status) wird angezeigt, ob der Belegblock aus der Erfassung stammt (ein zur Korrektur gehaltener Belegblock) oder noch bearbeitet wird.

der Belegblock ist gehalten (Buchungen aus der Erfassung, fehlerhafte Belegblöcke aus der Stapelübernahme)

Belegblock in Bearbeitung; Belegblöcke mit diesem Status können Sie nicht zur Korrektur auswählen oder löschen.

Anmerkung:

Wenn Ihnen auf dem Bildschirm keine Daten angezeigt werden, sind im System keine zur Korrektur vorgemerkten Belegblöcke gespeichert. Beenden Sie Ihre Arbeit durch Drücken der Taste F3 oder kehren Sie mit F12 zum Format UA zurück.

In der Spalte KONTROLLSUMME sehen Sie die Kontrollsumme und die Heimatwährung des Belegblocks, sofern beim Eröffnen des Belegblocks eine Kontrollsumme eingegeben wurde.

5. Wählen Sie den gewünschten Belegblock zur Korrektur aus, indem Sie im Feld AUSW (Auswahl) in der entsprechenden Zeile 'X' eingeben. Drücken Sie die Taste EINGABE.

Eingabemöglichkeiten im Feld AUSW (=Auswahl)

Belegblöcke auswählen zur Korrektur (weiter mit Punkt 6.)

Belegblock wird sofort zum Verbuchen freigegeben (nur möglich, wenn fehlerfrei)

Belegblock wird gelöscht (siehe Kapitel 9.2.6, "Belegblock löschen")

Es kann nur jeweils für einen Belegblock eine Auswahl getroffen werden.
K

Verzweigen zum ändern Belegblockdaten (siehe Kapitel 9.2.7 Korrigieren Periodendatum, Buchungsdatum, BelegblockId

Anmerkung:

Diese Auswahl ist bei automatisch generierten Buchungen nicht erlaubt.

6. Das Bildschirmformat ZE wird angezeigt mit allen Buchungen des ausgewählten Belegblocks, bzw. nur der fehlerhaften Buchungen.
Eingabemöglichkeiten im Feld Aw (Auswahl):
X
die nebenstehende Buchung wird ausgewählt, und kann im nächsten Bildschirmformat geändert werden.
I
Imageanzeige aufrufen (nur wenn DKSARC installiert ist).

Weitere Auswahlmöglichkeiten zu Karteikarten:

Siehe Kapitel 7.2.1 Karteikarten.

Zur weiteren Vorgehensweise lesen Sie die folgenden Kapiteln:

· 9.4, "Buchungskorrektur": wie Sie einzelne Buchungen korrigieren

· 9.4.1, "Erfasste Buchungen korrigieren / löschen": wie Sie Buchungen löschen.

9.2.6 Belegblock löschen

Durchführung

1. Auswahl Menüpunkt 1, Erfassen Buchungen, im Menü MENBUC, Buchen Wenn Sie bereits in diesem Menüpunkt arbeiten, lesen Sie weiter bei Punkt 2.

2. Das Bildschirmformat UA (Eröffnen Belegblock) wird angezeigt

3. Geben Sie im Feld NÄCHSTE ARBEIT 'A' ein

4. Das Bildschirmformat AC wird angezeigt

5. Sie löschen einen Belegblock, indem Sie im Feld AUSW (Auswahl) in der entsprechenden Zeile 'L' eingeben und die Taste EINGABE drücken. Kann ein Belegblock aus der Stapelübernahme nicht mit 'L' gelöscht werden, so muss dieser mit 'R' entfernt werden.

Buchungen aus gelöschten Belegblöcken scheinen in den Journalen und im Kontoblatt nicht mehr auf. Im Tagesjournal werden die Belegblocknummern ausgedruckt und mit dem Text '* Storniert *' besonders gekennzeichnet.

Anmerkung:

Die Auswahlen L (Belegblock löschen), und F (Belegblock freigegeben) können bei der Anzeige der offenen Belegblöcke jetzt mehrmals eingegeben werden und können auch miteinander gemischt werden.

9.2.7 Korrigieren Periodendatum, Buchungsdatum, Belegblock-Id

Manchmal kommt es vor, dass im Zuge des Buchens ein falsches Periodendatum, Buchungsdatum oder BelegblockID eingegeben wurde oder dass die Belegblock-Id abgeändert werden muss.

Für diese Fälle besteht die Möglichkeit den Belegblock mit Auswahl „K“ in Korrektur zu holen und diese Felder zu ändern.

Während dieser Änderung kann der Belegblock von keinem anderen Anwender bearbeitet werden.

Durchführung

Geben Sie am Bildschirmformat AC vor jenem Belegblock bei dem Sie Buchungs-, Periodendatum oder Belegblock-Id ändern möchten ein "K" ein, wonach der folgende Bildschirm ausgegeben wird:

Abbildung 9-20. Format UL: 'Korrektur Belegblock'

SAG-Comarch Doku AG Erfassen Buchungen ÄNDERN DKSBUC UL

02.12.08 16:51 DOKUUSER EUR

000-Hauptbuchhaltung BUC

K O R R E K T U R B E L E G B L O C K

Belegblock-ID : ER WO 48

Buchungsdatum : 02.12.2008

Periodendatum : 02.12.2008

F3=Verlassen F15=Warnung-OK F4=Liste F5=Aktualisieren

(C) Copyright Comarch AG 2001, 2008

Tabelle 9-1. Eingabefelder im Bildschirmformat Korrektur Belegblock (UL)

Feld	Eingabe	Werte	Auswirkung
Belegblock-Id	wahlweise	beliebig	Beliebiger Text zur Bezeichnung des Belegblocks. Bei automatisch erstellten Buchungen ist das Feld nicht immer eingabefähig.
Buchungsdatum	zwingend	gültiges Datum	Gültiges Buchungsdatum für den Belegblock Über die Wahlfunktion Datumsprüfung (Expertcode FIRBUCWF) kann eine Plausibilitätsprüfung zwischen Buchungsdatum und Periodendatum festgelegt sein.
Periodendatum	zwingend	gültiges Datum	Gültiges Datum; definiert Buchungsperiode für den Belegblock, d.h. das Datum muss in eine im Firmenstamm definierte, nicht gesperrte Periode fallen. Über die Wahlfunktion Datumsprüfung (Expertcode FIRBUCWF) kann eine Plausibilitätsprüfung zwischen Buchungsdatum und Periodendatum festgelegt sein.

Siehe auch Kapitel 9.1.3 Buchungsdatum, Periodendatum, Belegdatum, wo auf die Unterschiede bzw. Zusammenhänge zwischen den einzelnen Datumsangaben näher eingegangen wird.

9.2.8 Prüfen Belegblock

Mit dieser Auswahl kann ein erfasster Belegblock noch einmal auf Fehler geprüft werden.

Dies ist speziell nach einer Stapelübernahme von Interesse, da in diesem Falle fehlerhafte Buchungen vorhanden sein könnten. Beispielsweise könnte nur ein Konto oder ein Steuercode nicht angelegt gewesen sein. Wenn diese fehlenden Stammdaten angelegt werden, kann der Belegblock mit der Auswahl P noch einmal geprüft werden. Damit kann aus einem fehlerhaften Belegblock ein fehlerfreier Belegblock werden. Ein abschließender Hinweis gibt Auskunft darüber, ob der Belegblock fehlerfrei oder fehlerhaft ist. Zusätzlich wird auch ein Protokoll ausgedruckt, dem ebenfalls entnommen werden kann, ob der Belegblock fehlerfrei war, oder welche Fehlermeldungen aufgetreten sind. Wenn der Belegblock fehlerfrei ist, kann er anschließend weiter bearbeitet werden oder mit Auswahl F zum Verbuchen freigegeben werden.

9.3 Erfassen von Buchungen

9.3.1 Einzelbuchung erfassen

Bei einer Einzelbuchung werden das Konto und ein Gegenkonto angegeben. Bei Eingabe eines Steuercodes wird neben den Buchungen für Konto und Gegenkonto eine automatische Steuerbuchung erstellt.

Durch die automatische Erstellung von Steuerbuchungen entstehen bei Einzelbuchungen mehrere Buchungszeilen, d. h. eine Führungsbuchung auf das Konto und jeweils Teilbuchungen auf Gegenkonto und Steuerkonto. Wenn Sie zwei Heimatwährungen definiert haben, dann können Sie auch den Heimatwährungscode der Währung eingeben.

Beispiel:

Buchung Debitor an Erlöse mit Steuercode ergibt:

Führungsbuchung:

Konto Debitor, Gegenkonto Erlöse, Soll

Teilbuchung 1:

Konto Erlöse, Gegenkonto Debitor, Haben

Teilbuchung 2:

Konto Steuer, Gegenkonto Debitor, Haben

Die Steuer wird dabei immer vom Gegenkonto abgezogen, und zwar unabhängig vom Buchungstyp, das heißt im Konto immer brutto und im Gegenkonto immer netto.

Aus diesem Grund müssen Sie eine Buchung wie z. B.

Reparaturaufwand an Kassa 6.000.- (inkl.20% Mwst.) EUR

(Sachbuchung)

bei der Eingabe umdrehen.

Ihre Eingabe muss daher wie folgt aussehen:

Konto: 'Kassa'

Gegenkonto:'Reparaturen'

Steuer: 'V20' (Vorsteuer)

SH-Kz: 'H' (!!)

Abbildung 9-6. Format VH: 'Erfassen Sachbuchungen Einzelbuchung'

SAG-Comarch Doku AG Erfassen Buchungen EINGABE DKSBUC VH

11.09.08 14:29 DOKUUSER EUR

000-Buchhaltung Wien XIV BUC Belegbl 000134 Per 09/2008

------------------------------------------------------------------------------

Belegart : SAB Sachbuchung FB

Konto 3 : 2700 Kassa

Gegenkonto 3 : 7640 Reparaturaufwand

Beleg Nummer/Datum: SA03/005 11.09.2008 Kontrollsumme:

Betrag Brutto HWG S/H: 6.000,00 EUR S 0,00

Währung Betr/Code/Kurs:

Steuercode : V20 Vorsteuer 20%

Steuerbetrag : 1.000,00

Text/Zusatztext-Kz : Reparatur

Steuerbasis :

Nächste Arbeit : Nächste Eingabe:

Konto: Gegenkonto: Belegart: SAB

verzweigen in

F9=Entsperren F11=Entschlüsseln F13=Cursorposit. F24=Weitere Tast.

Wenn der auf der Rechnung ausgewiesene Steuerbetrag von dem rechnerisch exakten Steuerbetrag abweicht, müssen Sie den Steuerbetrag manuell erfassen. Ist eine zweite Heimatwährung eingetragen, so beachten Sie, bitte, das Feld HWG neben dem Buchungsbetrag.

9.3.2 Splitbuchungen erfassen (mehrere Buchungszeilen)

Splitbuchungen, d. h. Buchungen in mehreren Buchungszeilen sind z. B. für Rechnungen mit verschiedenen Steuersätzen, für Zahlungen usw. erforderlich.

Führungsbuchung

Die erste Buchungszeile ist die Führungsbuchung für den Beleg.

Abbildung 9-7. Format VH: 'Erfassen Sachbuchungen - Führungsbuchung'

SAG-Comarch Doku AG Erfassen Buchungen EINGABE DKSBUC VH

11.09.08 14:32 DOKUUSER EUR

000-Buchhaltung Wien XIV BUC Belegbl 000134 Per 09/2008

3 2700 3 7640 SAB SA03/005 11.09.08 6.000,00 S EUR

------------------------------------------------------------------------------

Belegart : SAB Sachbuchung FB

Konto 3 : 2700 Kassa

Gegenkonto 3 :

Beleg Nummer/Datum: SA03/006 11.09.2008 Kontrollsumme:

Betrag Brutto HWG S/H: 6.000,00 EUR S 6.000,00-

Währung Betr/Code/Kurs:

Steuercode : V20 Vorsteuer 20%

Steuerbetrag : 1.000,00

Text/Zusatztext-Kz : Reparatur

Steuerbasis :

Nächste Arbeit : Nächste Eingabe:

Konto: Gegenkonto: Belegart: SAB

verzweigen in

F9=Entsperren F11=Entschlüsseln F13=Cursorposit. F24=Weitere Tast.

In der Führungsbuchung werden

· das Konto, aber kein Gegenkonto

· die Belegnummer

· das Belegdatum

· die Belegsumme (der Buchungsbetrag der Führungsbuchung)

· und wenn erwünscht, der Steuercode

festgelegt.

Diese Angaben gelten für alle folgenden Teilbuchungen des Belegs.

Teilbuchung

In den Teilbuchungen wird der Buchungsbetrag der Führungsbuchung auf verschiedene Konten aufgeteilt.

Der Saldo aller Teilbuchungen muss dem Buchungsbetrag der Führungsbuchung entsprechen, wobei auch die automatischen Steuerbuchungen mitgezählt werden.

Über die Führungsbuchung und alle Teilbuchungen eines Belegs wird daher ein Soll-Haben Saldo geführt (die Belegsumme) und fortlaufend am Bildschirm angezeigt. Nach der letzten Teilbuchung des Beleges muss der Saldo ausgeglichen sein.

Das Konto der Führungsbuchung ist automatisch das Gegenkonto für die Teilbuchungen. Es können jedoch auch mehrere Soll- gegen mehrere Haben-Buchungen gebucht werden, indem das automatisch angezeigte Gegenkonto einfach überschrieben bzw. leer gesetzt wird. Eine eventuell auftretende Feldsperre für das Feld GEGENKONTO kann durch Drücken der Taste F9 aufgehoben werden.

Abbildung 9-8. Format VH: 'Erfassen Sachbuchungen Teilbuchung'

SAG-Comarch Doku AG Erfassen Buchungen EINGABE DKSBUC VH

11.09.08 14:35 DOKUUSER EUR

000-Buchhaltung Wien XIV BUC Belegbl 000134 Per 09/2008

3 2700 3 7640 SAB SA03/005 11.09.08 6.000,00 S EUR

3 2700 SAB SA03/006 11.09.08 6.000,00 S EUR

------------------------------------------------------------------------------

Belegart : SAB Sachbuchung TB

Konto 3 :

Gegenkonto 3 : 2700 Kassa

Beleg Nummer/Datum: SA03/006 11.09.2008 Offene Belegsumme:

Betrag Netto HWG S/H: EUR H 5.000,00

Steuercode :

Steuerbetrag :

Text/Zusatztext-Kz : Reparatur

Steuerbasis :

Nächste Arbeit : Nächste Eingabe:

Konto: Gegenkonto: Belegart: SAB

verzweigen in

F9=Entsperren F11=Entschlüsseln F13=Cursorposit. F24=Weitere Tast.

Beachten Sie folgende Veränderungen am Bildschirmformat beim Wechsel von Führungs- zu Teilbuchungen:

· Konto- und Gegenkonto werden vertauscht

· Rechts außen wird neben dem Text der Belegart anstelle von 'FB' der Text 'TB'(Teilbuchung) angezeigt

· die Felder Belegnummer und Belegdatum sind gesperrt, da sie innerhalb eines Beleges nicht verändert werden dürfen

· es wird eine 'Offene Belegsumme' angezeigt. Die offene Belegsumme ist der verbleibende Rest der noch nicht aufgeteilten Betragssumme der Führungsbuchung

9.3.3 Zusatztexte erfassen

Zusatztexte zu Buchungen können folgende Informationen enthalten:

· Angaben zur Steuerermittlung (Zusatztextkennzeichen SD),

· Adressen von Einmalkunden (Zusatzkennzeichen A1, A2, A3, A4; die Adresse kann bis zu vier Zeilen umfassen)

· Angaben über Adresse und Bankverbindung für Offene Posten, die zediert wurden und im maschinellen Zahlungsverkehr bezahlt werden sollen (Zusatztextkennzeichen Z1, Z2, Z3, Z4, Z5, Z6, Z7)

· USt-IdNr. bei Einmalkunden (Zusatztextkennzeichen ID)

Die erfassten Texte werden im Kontoblatt und im Journal bei der (Teil-) Buchung ausgegeben, zu der sie eingegeben wurden.

Anmerkung:

Zu einer Buchung kann auch ein beliebiger Buchungstext erfasst werden.

Siehe auch

Kapitel 7.4 Ländercodes für USt-ID-Nr.

Voraussetzung

Beim Erfassen der Buchung können Sie dem System mitteilen, dass Sie einen Zusatztext erfassen wollen:

· Geben Sie im Feld ZUSATZTEXT-KZ das gewünschte Kennzeichen ein

· Oder geben Sie im Feld NÄCHSTE ARBEIT ein 'T' (Text erfassen) ein.

Beachten Sie

Das System schlägt immer das Zusatztextkennzeichen aus den Kontodaten des gerade bearbeiteten Kontos vor. Wenn Sie keine Zusatztexte erfassen wollen, müssen Sie das Feld 'ZUSATZTEXT-KZ' löschen.

Durchführung

1. Geben Sie im Bildschirmformat für die Buchung

o entweder das gewünschte Zusatztextkennzeichen

o oder im Feld NÄCHSTE ARBEIT ein 'T' ein.

2. Ein Bildschirmfenster wird angezeigt

SAG-Comarch Doku AG Erfassen Buchungen EINGABE DKSBUC VF

11.09.08 14:38 DOKUUSER EUR

000-Buchhaltung Wien XIV BUC Belegbl 000134 Per 09/2008

3 2700 3 7640 SAB SA03/005 11.09.08 6.000,00 S EUR

3 2700 SAB SA03/006 11.09.08 6.000,00 S EUR

3 7640 3 2700 SAB SA03/006 11.09.08 5.000,00 H EUR

------------------------------- ..............................................

Belegart : ER : Zusatztexte warten DKSBZT :

Konto 2 : 33100 : :

Gegenkonto 3 : 0110 : A TxKz Zusatztext :

Beleg Nummer/Datum: RE03/98 : TX Text :

Betrag Brutto HWG S/H: 8000 : __ ___________________________________ :

Währung Betr/Code/Kurs: : :

Steuercode : V20 : :

Steuerbetrag : : :

Text/Zusatztext-Kz : : :

zugeordnete Belegart : : :

Zahlgbed. / Valutadat : : :

Bereich : : :

Nächste Arbeit : : Eingabe nächster Zusatztext: :

Konto: : :

: F12=Vorh. Anzeige F24=Weitere Tast. :

F9=Entsperren F11=Entschlüssel : (C) Copyright Comarch AG 2001, 2008 :

a) Adresse eines Einmalkunden erfassen

In der ersten Eingabezeile wird das im letzten Bildschirmformat eingegebene Kennzeichen A1 angezeigt. Geben Sie die Adresse in bis zu vier Zeilen ein. Vor jede Zeile muss ein Kennzeichen eingegeben werden.

Eingabe: A1, A2, A3, A4 - Adresstext

SAG-Comarch Doku AG Erfassen Buchungen EINGABE DKSBUC VF

11.09.08 14:43 DOKUUSER EUR

000-Buchhaltung Wien XIV BUC Belegbl 000134 Per 09/2008

3 2700 SAB SA03/006 11.09.08 6.000,00 S EUR

3 7640 3 2700 SAB SA03/006 11.09.08 5.000,00 H EUR

2 33100 3 0110 ER RE03/987 11.09.08 8.000,00 H EUR

------------------------------- ..............................................

Belegart : ER : Zusatztexte warten DKSBZT :

Konto 2 : 33100 : :

Gegenkonto 3 : 0110 : A TxKz Zusatztext :

Beleg Nummer/Datum: RE04/98 : A1 N a m e - Einmalk. ---->I :

Betrag Brutto HWG S/H: 88800 : A2 N a m e 2 - Einmalk.---->I :

Währung Betr/Code/Kurs: : A3 S t r a ß e Einmalk.---->I :

Steuercode : V20 : A4 P l z - O r t - Einmalk.->I :

Steuerbetrag : : :

Text/Zusatztext-Kz : : :

zugeordnete Belegart : : :

Zahlgbed. / Valutadat : : :

Bereich : : :

Nächste Arbeit : : Eingabe nächster Zusatztext: :

Konto: : :

: F12=Vorh. Anzeige F24=Weitere Tast. :

F9=Entsperren F11=Entschlüssel : (C) Copyright Comarch AG 2001, 2008 :

(C) Copyright Comarch AG 2001, 2 :..........................................:

Anmerkung:

Der Zusatztext A4 muss im folgenden Format erfasst werden:

LLL 9999999 Ortsname

wobei LLL für das Länderkennzeichen (3-stellig) und 9999999 für die Postleitzahl (7-stellig) steht. Die drei Textteile sind durch ein Leerzeichen (Positionen 4 und 12) getrennt.

b) Entrichtungsdatum EUST erfassen

In der ersten Eingabezeile wird das im letzten Bildschirmformat eingegebene Kennzeichen SD und der gespeicherte Text angezeigt. Geben Sie das Datum im gültigen Datumsformat an.

Eingabe: SD - Datum im festgelegten Format (Firmenstamm)

Abbildung 9-9. Format DKSBZT: 'Erfassen Zusatztexte - Entrichtungsdatum EUST'

SAG-Comarch Doku AG Erfassen Buchungen EINGABE DKSBUC VF

11.09.08 14:38 DOKUUSER EUR

000-Buchhaltung Wien XIV BUC Belegbl 000134 Per 09/2008

3 2700 3 7640 SAB SA03/005 11.09.08 6.000,00 S EUR

3 2700 SAB SA03/006 11.09.08 6.000,00 S EUR

3 7640 3 2700 SAB SA03/006 11.09.08 5.000,00 H EUR

------------------------------- ..............................................

Belegart : ER : Zusatztexte warten DKSBZT :

Konto 2 : 33100 : :

Gegenkonto 3 : 0110 : A TxKz Zusatztext :

Beleg Nummer/Datum: RE03/98 : SD 11.09.03 Entrichtungsdatum EUST :

Betrag Brutto HWG S/H: 8000 : __ ___________________________________ :

Währung Betr/Code/Kurs: : :

Steuercode : V20 : :

Steuerbetrag : : :

Text/Zusatztext-Kz : : :

zugeordnete Belegart : : :

Zahlgbed. / Valutadat : : :

Bereich : : :

Nächste Arbeit : : Eingabe nächster Zusatztext: :

Konto: : :

: F12=Vorh. Anzeige F24=Weitere Tast. :

F9=Entsperren F11=Entschlüssel : (C) Copyright Comarch AG 2001, 2008 :

c) Zessionsdaten erfassen

Ist bei den Buchungsdaten ein Zessionskennzeichen gesetzt, und wird ein Zusatztextkennzeichen Z1 bis Z7 angegeben, so werden in den ersten fünf Zeilen die im Firmenstamm angelegten Vorschlagswerte für die Zusatztexte Z1 bis Z7 angezeigt.

Eingabe: Z1 bis Z3: Anschrift des Zahlungsempfängers

Z4: gültige Bankleitzahl

Z5: Kontonummer

Z6: BIC der Bank

Z7: IBAN der Bank

SAG-Comarch Doku AG Erfassen Buchungen EINGABE DKSBUC VF

11.09.08 14:50 DOKUUSER EUR

000-Buchhaltung Wien XIV BUC Belegbl 000134 Per 09/2008

3 7640 3 2700 SAB SA03/006 11.09.08 5.000,00 H EUR

2 33100 3 0110 ER RE03/987 11.09.08 8.000,00 H EUR

2 33100 3 0110 ER RE04/988 11.09.08 88.800,00 H EUR

------------------------------- ..............................................

Belegart : ER : Zusatztexte warten DKSBZT :

Konto 2 : 33100 : :

Gegenkonto 3 : 0110 : A TxKz Zusatztext :

Beleg Nummer/Datum: RE03/99 : Z1 Name Zahlungsempf Zess--->I :

Betrag Brutto HWG S/H: 8999 : Z2 Straße Zahlungsempf.Zess->I :

Währung Betr/Code/Kurs: : Z3 PLZ ORT Zahlungsempf.-->I :

Steuercode : V20 : Z4 Bankleitzahl Zession --->I :

Steuerbetrag : : Z5 Ktonr. Zahlungsempf ---->I :

Text/Zusatztext-Kz : : Z6 BIC :

zugeordnete Belegart : : Z7 IBAN :

Zahlgbed. / Valutadat : : :

Bereich : : :

Nächste Arbeit : : Eingabe nächster Zusatztext: :

Konto: : :

: F12=Vorh. Anzeige F24=Weitere Tast. :

F9=Entsperren F11=Entschlüssel : (C) Copyright Comarch AG 2001, 2008 :

(C) Copyright Comarch AG 2001, 2 :..........................................:

Anmerkung:

Für den Zusatztext Z3 gilt die selbe Formatierungsregel wie oben für Zusatztext A4 beschrieben.

d) USt-IdNr. erfassen

Eingabe: ID- Umsatzsteueridentifikation für Einmalkunden

SAG-Comarch Doku AG Erfassen Buchungen EINGABE DKSBUC VF

11.09.08 15:05 DOKUUSER EUR

000-Buchhaltung Wien XIV BUC Belegbl 000134 Per 09/2008

2 33100 3 0110 ER RE03/987 11.09.08 8.000,00 H EUR

2 33100 3 0110 ER RE04/988 11.09.08 88.800,00 H EUR

2 33100 3 0110 ER RE03/998 11.09.08 8.999,00 H EUR

------------------------------- ..............................................

Belegart : AR : Zusatztexte warten DKSBZT :

Konto 1 : EINMAL : :

Karteikarte Gegenk. 3 : 4200 : A TxKz Zusatztext :

Beleg Nummer/Datum: AR03/77 : ID Ust-Id-Nr. :

Betrag Brutto HWG S/H: : :

Währung Betr/Code/Kurs: : :

Steuercode : M20 : :

Steuerbetrag : : :

Text/Zusatztext-Kz : : :

zugeordnete Belegart : : :

Zahlgbed. / Valutadat : : :

Bereich : : :

Nächste Arbeit : : Eingabe nächster Zusatztext: :

Konto: : :

: F12=Vorh. Anzeige F24=Weitere Tast. :

F9=Entsperren F11=Entschlüssel : (C) Copyright Comarch AG 2001, 2008 :

:........................... .................:

e) Sonstige Texte erfassen

· Wenn Sie mit Vorschlagswerten arbeiten wollen:

Vorschlagswerte können Texte oder auch Schablonen für Eingaben sein (z. B. mit Schrägstrichen oder Doppelpunkten markierte Eingabe stellen). Die Vorschläge sind unter bestimmten Zusatztextkennzeichen in den Firmenstammdaten gespeichert (siehe Kapitel 5.15, „Zusatztexte“).

· Wenn Sie beliebige Texte erfassen wollen:

Geben Sie im Eingabebereich den Text über eine beliebige Anzahl von Zeilen ein. Vor jeder Eingabezeile geben Sie ein beliebiges, im Firmenstamm definiertes Kennzeichen für den Zusatztext ein (z. B.'XX' erfassen). Nach der letzten Textzeile drücken Sie die Taste EINGABE.

Sie können diese Eingaben in einem Arbeitsschritt eingeben oder über die Eingabe im Feld ZUSATZTEXT-KZ beliebig hintereinander eingeben.

Verlassen Sie das Bildschirmfenster mit F12 um zur Buchungseingabe zurückzukehren.

9.3.4 Rechnungszusätze erfassen

Sie können zusätzliche Angaben zu einer Rechnung erfassen:

· Die externe Rechnungsnummer (z. B. bei Eingangsrechnungen die Rechnungsnummer Ihres Lieferanten)

· Das externe Rechnungsdatum

· Angaben zu den Zahlungskonditionen

· Kennzeichen für Mahnsperre bzw. Zahlungssperre

· Zahlart (Zahlungsträger), Zahlstelle

· das Zessionskennzeichen

· die Mahnstufe

· Angaben für die Steuerberechnung: für bestimmte Steuern (z. B. Mineralölsteuer) muss die Steuerbasis (bei Mineralöl: verkaufte Liter) und u. U. der Ansatz in den Feldern STEUERBASIS 1 und STEUERBASIS 2 eingegeben werden.

· einen skontofähigen Betrag: wenn erwünscht, kann nur vom einem Teilbetrag eines Buchungsbeleges ein Skontoabzug vorgesehen werden (siehe Kapitel 11.13, "Splitbuchungen mit teilweiser Skontoabzugsfähigkeit").

Wenn Sie keine Rechnungszusätze eingeben, bedeutet das nicht, dass keine Rechnungszusatzdaten vorhanden sind. Die Rechnungszusatzdaten werden immer automatisch ergänzt, wenn in den Firmendaten bestimmte Standardwerte vorgegeben sind (z. B. Standardzahlungskonditionen).

Das Bildschirmformat für Rechnungszusätze wird automatisch angezeigt, wenn Sie bei der Erfassung der Buchung einen Steuercode mit Basis E1 oder E2 angeben.

Voraussetzung

· Geben Sie zunächst die Daten für die Rechnung ein (siehe Kapitel 10, "Laufende Geschäftsfälle buchen")

· Geben Sie den Rechnungszusatz unmittelbar nach der Führungsbuchung (bzw. nach einer Einzelbuchung) ein.

Durchführung

1. Geben Sie im Bildschirmformat VF im Feld NÄCHSTE ARBEIT 'F' für 'Folgebildschirm' ein und drücken Sie die Taste EINGABE

2. Das Bildschirmformat ZA wird angezeigt. Wenn für die erfasste Rechnung eine Standardzahlungskondition erfasst wurde, werden jetzt die Angaben für die gültige Standardzahlungskondition angezeigt. Geben Sie nun die Zusatzdaten ein.

Abbildung 9-10. Format ZA: 'Erfassen Rechnungszusätze - allgemein'

SAG-Comarch Doku AG Erfassen Buchungen EINGABE DKSBUC ZA

11.09.08 15:09 DOKUUSER EUR

000-Buchhaltung Wien XIV BUC Belegbl 000134 Per 09/2008

2 33100 3 0110 ER RE03/987 11.09.08 8.000,00 H EUR

2 33100 3 0110 ER RE04/988 11.09.08 88.800,00 H EUR

2 33100 3 0110 ER RE03/998 11.09.08 8.999,00 H EUR

------------------------------------------------------------------------------

ext. Rechnungsdatum/Nr:

Nettoziel Tage: 30

Skonto Tage/%: 8 10,00 % %

Mahnsperre : N

Zahlsperre : J

Zahlart/Zahlstelle :

Zession :

Mahnstufe :

Zusatztext-Kz : A1

Steuerbasis 1 und 2 : EUR

skontofähiger Betrag : 12.000,00 EUR

Nächste Arbeit : Nächste Eingabe:

Konto: Gegenkonto: Belegart: AR

verzweigen in

F4=Liste F5=Aktualisieren F13=Cursorposit. F15=Warnung-OK

Eingaben:

Ext. Rechnungsdatum

bei Eingangsrechnungen das Datum der Rechnungsausstellung bei Ihrem Lieferanten

Ext. Rechnungsnummer

bei Eingangsrechnungen die Rechnungsnummer Ihres Lieferanten

Nettoziel Tage

zur Eingabe abweichender Zahlungskonditionen (Vorschlagswerte aus dem Konto); bestimmen die Nettofälligkeit, berechnet ab Beleg- oder Valutadatum.

Skonto Tage (1)

s.o., bestimmen die Skontofälligkeit 1

Skonto % (1)

s.o.

Skonto Tage (2)

s.o., bestimmen die Skontofälligkeit 2

Skonto % (2)

s.o.

Mahnsperre bei Ausgangsrechnungen

Die Rechnung wird nicht gemahnt.

Es wird ein Kontoauszug gedruckt.

Die Rechnung kann gemahnt werden.

Zahlsperre bei Eingangs- und Ausgangsrechnungen

bei Eingangsrechnungen für MZA und bei Ausgangsrechnungen für BEZ

zur Zahlung gesperrt

Die Rechnung wird zur Zahlung freigegeben.

Die Rechnung wird beim nächsten Zahlungsvorschlag unabhängig von der Auswahl zur Zahlung vorgeschlagen.

Zahlart/Zahlstelle

Zur Angabe, mit welchem Zahlungsträger und auf welche Bank bezahlt werden soll. Die Angaben sind jeweils gültige Codes aus den Firmendaten.

Zession

A..Z, 0-9

Die Rechnung gilt als zediert. Als Zessionskennzeichen kann ein Zessionskennzeichen lt. Firmenstamm verwendet werden.

leer

keine Zession

Mahnstufe

Die aktuelle Mahnstufe darf nicht höher sein als die höchste Mahnstufe im Firmenstamm.

Zusatztext-Kz

Gültiges Zusatztextkennzeichen, wenn ein Zusatztext eingegeben werden soll (z. B. für Entrichtungsdatum Einfuhrumsatzsteuer: SD).

Steuerbasis 1

Wenn Steuercode mit Basis E1 oder E2 verwendet wird: Steuerbasis

Steuerbasis 2

Wenn Steuerbasis mit Basis E2 verwendet wird: Steueransatz

skontofähiger Betrag

Wenn nur ein Teil des Rechnungsbetrages skontofähig sein soll, muss hier der Bruttobetrag eingegeben werden.

Verbandskonto

Bei Ausgangsrechnungen mit Verbandsregulierung (nur sichtbar, wenn im Firmenstamm aktiviert) kann durch Leereingabe bzw. Eingabe der Mitgliedsnummer verhindert werden, dass diese Rechnung beim Verband angezeigt wird (Ausnahme von der Verbandsregulierung).

3. Wenn Sie im Bildschirmformat VF die Daten für den nächsten Arbeitsschritt noch nicht eingegeben haben oder wenn Sie einen anderen nächsten Arbeitsschritt wünschen, geben Sie im Bereich NÄCHSTE EINGABE die notwendigen Daten ein.

Drücken Sie die Taste EINGABE.

9.3.5 Kostenrechnungsdaten erfassen

Allgemeines

Die Übergabe der Daten für das Anwendungspaket COSTING erfolgt direkt aus der Buchungserfassung. Der Sachbearbeiter verzweigt dabei über das Feld NÄCHSTE ARBEIT zu einem eigenen Bildschirmformat, auf dem die notwendigen Zusatzangaben zur zuvor erfassten Buchung eingegeben werden.

Das Verzweigen erfolgt

· manuell durch Eingabe des Codes 'C' im Feld NÄCHSTE ARBEIT

· automatisch, wenn eines der beim Buchen angesprochenen Konten im Feld 'Beweg.art/Kostenart' der Kontodaten eine Eintragung aufweist.

Anmerkung:

Wenn beide Konten der Buchungserfassung eine Bewegungsart/Kostenart aufweisen, erfolgt die Erfassung der Costing-Daten für das 'KONTO'.

Übernahme der Costingdaten

Die erfassten Buchungsdaten werden - soweit dies sinnvoll ist - bei der Verzweigung in das Costing-Bildschirmformat übernommen (Belegnummer, Buchungstext). Weiters wird die Bewegungsart/Kostenart aus den Sachkontodaten angezeigt.

Der im Costing aufzuteilende Offene Saldo ist der Nettobetrag der zuvor eingegeben Buchung (unabhängig von Brutto- oder Nettoeingabe). Fremdwährungsbeträge können nicht übernommen werden; bei der Eingabe eines Fremdwährungsbetrages wird der umgerechnete Landeswährungsbetrag herangezogen.

Um eine Unterscheidung zwischen Kosten und Erlösen zu ermöglichen, wird bei einer Buchung im Soll das Vorzeichen des Buchungsnettobetrages umgedreht.

Aufteilung des Offenen Saldos

Die Erfassung der Costing-Daten dient zur Aufteilung des Offenen Saldos bzw. zur Überleitung des Saldos in Istkosten je Kostenträger, Kostenstelle und Kostenart. Die Istkosten können weiters in einen fixen und variablen Teil aufgespaltet werden.

Neben der direkten Betragseingabe in die entsprechenden Felder kann die Aufteilung in fix und variabel auch durch Eingabe eines Variators erfolgen. Der Variator bezeichnet dabei jenen Prozentsatz der Istkosten, der als variabler Anteil ermittelt und abgespeichert werden soll.

Der Sachbearbeiter muss den Offenen Saldo der Buchung solange auf Istkosten zuordnen, bis der Betrag null wird. Danach erfolgt automatisch das Rückverzweigen in die Buchungserfassung. Mit der Taste F12 erfolgt die Rückverzweigung, auch wenn der Offene Saldo ungleich null ist.

Verarbeitung der erfassten Überleitungsdaten

Die am Bildschirmformat Costing eingegebenen Daten werden in der Datei C4 gesammelt.

Die eigentliche Überleitung zu COSTING erfolgt erst bei Tagesabschluss. Dabei werden die Daten in die Datei C5 kopiert, und die kopierten Sätze werden aus der Datei C4 entfernt.

Anmerkung:

Die externe Beschreibung der Datei C5 kann mit den Befehlen DSPFD xxx/C5 und DSPFFD xxx/C5 angezeigt bzw. gedruckt werden. 'xxx' entspricht dem Namen (der Bibliothek) einer beliebigen DKS-Firma.

Costing Daten erfassen

Bei der Erfassung der Costing-Daten wird der Buchungsbetrag der zuvor eingegebenen Buchung auf Istkosten für Kombinationen aus Kostenart, Kostenträger und Kostenstelle aufgeteilt.

Durchführung

1. Geben Sie zunächst eine beliebige Buchung ein, und geben Sie danach im Bereich NÄCHSTE EINGABE ins Feld NÄCHSTE ARBEIT den Wert 'C' ein (Hinweis: die Verzweigung kann auch automatisch erfolgen - siehe unter 'Allgemeines').

2. Das Bildschirmformat CK wird angezeigt. Sie können nun fortlaufend den Offenen Saldo aus der Buchung als Istkosten den verschiedenen Kostenbegriffen zuordnen, solange bis der Offene Saldo den Wert null erreicht.

Abbildung 9-11. Format CK: 'COSTING Schnittstelle.'

SAG-Comarch Doku AG Erfassen Buchungen EINGABE DKSBUC CK

11.09.08 15:18 DOKUUSER EUR

000-Buchhaltung Wien XIV BUC Belegbl 000134 Per 09/2008

1 EINMAL 3 4200 AR AR03/778 11.09.08 12.000,00 S EUR

2 33100 3 0110 ER RE03/998 11.09.08 8.999,00 H EUR

1 EINMAL 3 4200 AR AR03/778 11.09.08 12.000,00 S EUR

------------------------------------------------------------------------------

Offener Saldo : 10.000,00-

Kostenträger :

Kostenstelle/-platz : 828 /

Kostenart : 218400

Istkosten : 10.000,00-

Variator :

Istkosten fix :

variabel :

Menge / Mengeneinheit : /

Belegnummer : AR03/77800000AR

Text :

verzweigen in

F5=Aktualisieren F12=Vorh. Anzeige

Feld

Eingabe

Kostenträger

Nummer des Kostenträgers

Kostenstelle

Nummer der Kostenstelle

Kostenplatz

Nummer des Kostenplatzes

Kostenart

Nummer der Kostenart. Der Wert wird standardmäßig aus der Kostenart des Sachkontos bereitgestellt.

Istkosten

anteiliger Wert aus dem Offenen Saldo, der auf die jeweilige Kostenrechnungseinheit aufgeteilt wird.

Variator

Eingabe des Prozentsatzes zur automatischen Aufteilung der variablen Kosten aus den Istkosten in 10 % (d. h. 4 entspricht 40 %).

Istkosten fix

Betrag der fixen Kosten; Eingabe ist nur dann, wenn kein Variator angegeben.

Istkosten variabel

Betrag der variablen Kosten; Eingabe nur, wenn kein Variator mit Istkosten angegeben.

Menge / Mengeneinheit

Betrag und Einheit der Menge für Costing

Belegnummer

Belegnummer der Buchung

Text

Der Buchungstext der Kostenrechnungsbuchung wird automatisch von der Buchung vorgeschlagen.

Kostenrechnungswerte löschen / korrigieren

Bei der Korrektur einer Buchung erfolgt eine automatische Verzweigung in das Bildschirmformat mit den Kostenrechnungswerten, sofern zumindest eine der nachfolgenden Bedingungen eintritt:

· bei der Erfassung der Buchung wurden bereits Kostenrechnungswerte erfasst

· eines der (korrigierten) Buchungskonten enthält eine Kostenart in den Sachkontodaten

· es wurde der Verzweigungscode 'C' in NÄCHSTE ARBEIT verwendet.

Bei der Korrektur der Costing-Daten werden alle eingegebenen Istkostenaufteilungen durch Drücken der Taste EINGABE nacheinander aufgelistet wobei die Eintragungen der Felder überschrieben werden können.

Durch Drücken der Taste F2 werden die jeweiligen Daten eines Bildschirmformates gelöscht.

9.3.6 Offene Posten ausgleichen

Sie können Offene Posten auf zwei Arten ausgleichen:

· durch Zuordnung:

Bei Buchungen vom Buchungstyp 'Zahlung' wie auch bei Buchungen vom Buchungstyp 'Rechnung' (z. B. Gutschrift) und bei Sachbuchungen auf OP-führende Sachkonten können Sie genau einen Offenen Posten zuordnen, der um den Buchungsbetrag bei Rechnungen korrigiert bzw. um den Ausgleichsbetrag bei Zahlungen vermindert wird.

Bei Zahlungen können Sie neben dem Ausgleichsbetrag auch einen Skontobetrag angeben. Wird kein Skontobetrag angegeben, so erstellt das System keine automatische Skontobuchung.

(Siehe dazu Kapitel 10, „Laufende Geschäftsfälle buchen“).

· durch Auszifferung:

Bei Buchungen vom Buchungstyp 'Zahlungen' wie auch bei Buchungen vom Buchungstyp 'OP-Ausgleich' können Offene Posten angezeigt und ausgeziffert werden. Bei der Auszifferung können auch Teilausgleiche vorgenommen und positive mit negativen Offenen Posten (aus Gutschriften, Anzahlungen usw.) ausgeglichen werden.

Bei der Auszifferung kann der angezeigte Skontobetrag verändert werden. Bei Bedarf kann über die Auszifferung der Skontobetrag auch auf null gesetzt werden.

Wie Sie Offene Posten ausziffern, lesen Sie im Abschnitt 9.3.8, "Offene Posten ausziffern".

9.3.7 Offene Posten erhöhen / vermindern

Bei einer Nachforderung zu einer gebuchten Rechnung sollte der alte Offene Posten erhöht werden.

Buchen Sie die Nachforderung wie eine normale Rechnung, geben Sie jedoch als zugeordneten OP die Nummer des alten Offenen Postens aus der Rechnung an. Der angegebene OP wird damit um den Buchungsbetrag verändert.

Durch die Bebuchung des Personenkontos mit umgekehrtem Soll/Haben Kennzeichen besteht die Möglichkeit, einen Offenen Posten zu vermindern.

Beachten Sie

Dies ist jedoch nicht möglich, wenn der zugeordnete OP ein Anzahlungs-OP ist.

Bei Änderungen von Offenen Posten für OP-führende Sachkonten müssen Sie eine andere Vorgehensweise einhalten:

Buchen Sie die Nachforderung wie eine normale Rechnung ohne Angaben im Feld ZUG.OP ein, und geben Sie im Feld KONTO das Konto des Sach-OPs ein. Nach der Eingabe der Rechnung wird das Bildschirmformat UB angezeigt. Das System erwartet nun die Neubildung eines Sach-OPs, und schlägt die Belegidentifikation der Rechnung für die Neubildung vor. Sie können hier aber jederzeit einen bereits bestehenden Offenen Posten verändern, indem Sie die Belegidentifikation dieses Offenen Postens eintragen.

9.3.8 Offene Posten ausziffern

Beim Erfassen von Zahlungen können Sie sich alle Offenen Posten oder Offene Posten ab einer bestimmten Belegnummer des bearbeiteten Personenkontos oder eines OP-führenden Sachkontos, das im Feld KONTO angegeben ist, am Bildschirm anzeigen lassen und die auszugleichenden Offenen Posten als bezahlt kennzeichnen ('ausziffern').

Die ausgezifferten Offenen Posten werden automatisch ausgeglichen.

Skonto

Der Skontobetrag, den Sie am Bildschirm sehen, wird automatisch verbucht

Steuer

Steuerrückbuchungen bei Skonti und anderen Ausbuchungsbeträgen werden automatisch durchgeführt, sofern in den Steuerdaten im Feld SKONTOAUSGLEICH ein 'J' eingetragen ist.

Das System stellt mehrere Möglichkeiten zur Verfügung, wie die Offenen Posten eines Personenkontos ausgeziffert werden können:

· Auszifferung mit sofortigem Ausgleich (Auszifferung mit 'A'); Ausgleichsbetrag und Skontobetrag können eingegeben werden (Vorschlag: Der automatisch ermittelte Skonto- und Ausgleichsbetrag)

· Auszifferung mit nachfolgender Eingabe im Bildschirmformat für Zahlungen (Auszifferung mit 'F'); Ausgleichsbetrag und Skontobetrag werden je ausgeziffertem OP im Bildschirmformat VG eingegeben (Vorschlag: der automatisch ermittelte Skonto- und Ausgleichsbetrag)

· Alle Beträge können noch verändert werden.

· Die Auszifferung mit 'F' kann dazu verwendet werden, einen nicht bezahlten Rest auszubuchen. Sie können dabei entweder ein Standardkonto der Firmenstammdaten heranziehen (lassen) oder direkt ein Restausbuchungskonto eingeben.

· Auszifferung mit 'Restbetrag als Skonto' (Auszifferung mit 'S'); dabei wird wie bei sofortigem Ausgleich unmittelbar ausgeziffert. Im Unterschied zu 'A' wird jede Differenz zwischen (niedrigerem) Ausgleichsbetrag und Offenem Betrag als Skontobuchung verbucht, oder, wenn ein Skontobetrag eingegeben ist, das leere Feld Ausgleichsbetrag mit der Differenz aus Offenem Betrag und Skontobetrag befüllt.

· Auszifferung mit 'Restbetrag als Restausbuchung' (Auszifferung mit 'R'); dabei wird wie bei sofortigem Ausgleich unmittelbar ausgeziffert. Im Unterschied zu 'A' wird jede Differenz zum Offenen Betrag, die nicht durch einen Skontobetrag oder Ausgleichsbetrag abgedeckt ist, als Rest auf das Restausbuchungskonto ausgebucht.

· Auszifferung mit 'Beginn Ausziffern' (Ausziffern mit 'B'); dabei werden alle angezeigten Offenen Posten solange ausgeglichen, bis ein verbleibender Rest nicht mehr voll zum Ausgleich eines weiteren OPs ausreicht. Den Rest der Offenen Belegsumme müssen Sie manuell zuordnen.

· Auszifferung mit 'Gesamtwert'. (Ausziffern mit 'G'); dabei wird ein Offener Posten unabhängig von der Anzeige mit dem Gesamtwert (ohne Skonto) ausgeglichen. Es wird kein Skonto gebucht, und eventuell eingetragene Werte in der Bildschirmzeile des Offenen Postens werden nicht berücksichtigt.

· Auszifferung mit 'Teilzahlung und Skontoermittlung' (Ausziffern mit 'T'); dabei wird der zu verwendende Skontoprozentsatz aus den OP-Daten ermittelt. Dieser wird zusammen mit dem eingegebenen Ausgleichsbetrag auf Hundert Prozent gerechnet. Ein Skontobetrag darf nicht erfasst werden.

· Auszifferung mit 'Teilzahlung und Skontoermittlung' (Ausziffern mit 'E'); dabei wird der zu verwendende Skontoprozentsatz eingegeben. Dieser wird zusammen mit dem eingegebenen Ausgleichsbetrag auf Hundert Prozent gerechnet. Der Prozentwert muss, zur Unterscheidung von einer Betragseingabe, auch ein %-Zeichen enthalten.

· Auszifferung mit 'M', das heißt Teilzahlung mit Eingabe des zu verwendenden Skontoprozentsatzes. Der Prozentwert muss, zur Unterscheidung von einer Betragseingabe, auch ein %-Zeichen enthalten. Der ermittelte Skontobetrag wird vom eingegebenen Ausgleichsbetrag abgezogen.

Offene Posten aus Gutschriften oder Akontozahlungen - sie werden im Normalfall mit negativem Ausgleichsbetrag angezeigt - können jederzeit gegen Offene Posten aus Rechnungen verrechnet werden.

Ausziffern mit automatischem Skonto

Beispiel:

Sie erhalten einen Scheck in Höhe von 1.167.907,20. Dazu erhalten Sie folgendes Avisoschreiben:

Abbildung 9-12. Beispiel für Avisoschreiben

Firma

Musterkunde

Industriezentrum NÖ Wr. Neudorf, 11.09.2008

Firma

SAG-Comarch Doku AG

Gallusplatz

Betrifft: Scheck Nr. 00932 vom 7.11.08

Bitte verwenden Sie unseren Scheck zum Ausgleich folgender Posten:

Ihre Rechnung Datum Betrag Skonto%

5333 06.09.08 243.828,90 5

4950 03.09.08 462.039,15 5

5500 07.09.08 462.039,15 5

----------------

EUR 1.167.907,20

============

Unsere Kundennummer: 230010

Hochachtungsvoll

M u s t e r k u n d e

Auswirkung der Auszifferung in der Buchhaltung

Verbuchung in der Debitorenbuchhaltung:

Musterkunde

*“““““““*“““““““““*

| 256.662,-

| 486.357,-

* 486.357,-

Kontonr. Eingabe Konto

aus

Verbuchung in der Sachbuchhaltung:

Forderungen/L.u.L. Schecks

********************* **********************&

* 1.229.376,- *

* 1.167.907,20 *

* *

Kontonr. Sammelkonto Gegenkonto

aus Debitor Zahlungsbuchung

Skontoaufwand Mehrwertst. 20%

********************* ********************

10.694,25 * 2.138,85 *

20.264,87 * 4.052,98 *

20.264.87 * 4.052,98 *

* *

Skontokonto Kontonr. Steuerkonto

Zahlungs- aus lt. Steuercode OP

kondition OP

Eingabe der Auszifferung

Durchführung

1. Geben Sie zunächst die Zahlung ein (siehe Kapitel 10, „Laufende Geschäftsfälle buchen“).

Um die Auszifferung zu veranlassen, gibt es folgende Möglichkeiten:

o Lassen Sie die Felder ZUGEORDNETE BELEGART und ZUG. OP leer - es werden alle Offenen Posten des Kontos angezeigt.

o Wenn die Offenen Posten nach Belegdatum sortiert sind, lassen Sie das Feld ZUGEORDNETE BELEGART leer und geben in das Feld ZUG.OP eine Belegnummer ein - es werden die Offenen Posten des Kontos ab der eingegebenen Belegid angezeigt.

o Wenn die Offenen Posten nach Fälligkeit sortiert sind, lassen Sie das Feld ZUGEORDNETE BELEGART leer und geben im Feld ZUG.OP ein Fälligkeitsdatum ein - es werden die Offenen Posten des Kontos ab der eingegebenen Fälligkeit angezeigt.

Anmerkung:

Wie die Offenen Posten sortiert sind, wird in den Firmenwahlfunktionen (Expertcode FIRWF) festgelegt. Sie können mit der Befehlstaste BT22 zwischen der Sortierung nach Fälligkeit und der Sortierung nach Belegdatum umschalten.

Drücken Sie die Taste EINGABE.

Abbildung 9-13. Format VG: 'Erfassen Zahlungen - Belegdaten'

SAG-Comarch Doku AG Erfassen Buchungen EINGABE DKSBUC VG

11.09.08 15:22 DOKUUSER EUR

000-Buchhaltung Wien XIV BUC Belegbl 000134 Per 09/2008

2 33100 3 0110 ER RE03/998 11.09.08 8.999,00 H EUR

1 EINMAL 3 4200 AR AR03/778 11.09.08 12.000,00 S EUR

1 20100 3 4200 AR AR03/875 11.09.08 1.167.907,20 S EUR

------------------------------------------------------------------------------

Belegart : BK1 Bank Debitoren FB

Karteikarte Konto 1 : 20100 Allram Otto

Gegenkonto 3 : 3200 HYPO Bank 123.34.45

Beleg Nummer/Datum: BK03/87 11.09.2008 Kontrollsumme:

Betrag Brutto HWG S/H: 1167907,20 EUR H 1.297.706,20-

Währung Betr/Code/Kurs:

------------------------------------------------------------------------------

zugeordnete Belegart : zug. OP: Ak /Stc : N /

Ausgl.Betrag : Restausb: N

Skontobetrag : Ausb-Kto:

Text/Zusatztext-Kz : MischKtoKz:

Nächste Arbeit : Nächste Eingabe: 8/ 5,00/ 0/ 0,00/ 30

Konto: Gegenkonto: Belegart: BK1

verzweigen in

F9=Entsperren F11=Entschlüsseln F13=Cursorposit. F24=Weitere Tast.

2. Das Bildschirmformat ZC wird angezeigt. In der ersten Zeile wird Ihnen die Belegsumme der Zahlung in Heimat- und eventuell Fremdwährung angezeigt

Abbildung 9-14. Format ZC: 'OP-Auszifferung - Direktausgleich'

SAG-Comarch Doku AG Erfassen Buchungen EINGABE DKSBUC ZC

15.10.08 15:37 DOKUUSER EUR

000-Buchhaltung Wien XIV BUC Belegbl 000134 Per 10/2008

Offener Saldo: 1.167.907,20 Fremdwährung:

A Tx OP-Nr/Lfn Art BelDat Skontobetrag Ausgleichsbetrag FWG Z Fällig

AA03/111 AR 110908 12.833,10 243.828,90 11.10.08

AA03/112 AR 110908 24.317,85 462.039,15 11.10.08

AA03/113 AR 110908 24.317,85 462.039,15 11.10.08

Nächste Arbeit Konto Allram Otto 8/ 2,00/ 0/ 0,00/ 30

zug. OP: AA0 verzweigen in

F11=Andere Sicht F12=Vorh. Anzeige F13=Cursorposit. F24=Weitere Tast.

Es werden (der Eingabe am Bildschirm VG entsprechend) alle Offenen Posten des Personenkontos zur Auszifferung angezeigt (nach Belegnummer oder Fälligkeitsdatum aufsteigend).

Im Feld ZUG.OP kann ein neuer Aufsetzpunkt für die Anzeige der Offenen Posten angegeben werden. Abhängig von der Sortierfolge der Offenen Posten kann dies entweder eine Belegnummer oder ein Fälligkeitsdatum sein.

Der ausgewiesene Skontobetrag wurde aufgrund des Fälligkeitsdatums bzw. des Belegdatums der Rechnung ermittelt; der Ausgleichsbetrag ist der offene Betrag abzüglich dem Skontobetrag.

Beachten Sie

Mit Expertcode FIRBILKTO eingegebene Banklauftage verlängern die Skontofälligkeit der Offenen Posten für die Auszifferung.

Sie können beide Beträge verändern, allerdings werden mit Hilfe der Angaben in den Firmenstammdaten Toleranzprüfungen für Fremdwährungstoleranz, Skontotoleranz und Restausbuchungstoleranz durchgeführt. Wenn Sie eine Fehlermeldung wegen einer Toleranzüberschreitung angezeigt bekommen, können Sie diese durch Eingabe von 'OK' in NÄCHSTE ARBEIT oder durch Drücken der Taste F15 übergehen.

Anmerkung:

Beim Ausziffern von eigenen Verbindlichkeiten enthält das Feld OP-NUMMER die Belegnummer des Offenen Postens in Ihrer Buchhaltung. Die Verbindung zur Rechnungsnummer des Lieferanten kann über das Feld 'externe Rechnungsnummer' (und Datum) der Rechnungszusatzangaben beim Erfassen einer Rechnung hergestellt werden. Diese Verbindung wird beim Ausziffern angezeigt, wenn Sie mehrmals hintereinander die Taste F11 drücken.

3. Kennzeichnen Sie die Offenen Posten, die durch die Zahlung ausgeglichen werden sollen, indem Sie in der Spalte A den gewünschten Code ('A') eingeben

Drücken Sie die Taste EINGABE, um Ihre Eingaben verarbeiten zu lassen.

Beachten Sie

Es wird Ihnen jeweils der Restausbuchungsbetrag der Zahlung angezeigt (Feld: OFFENER SALDO). Sie können solange ausziffern, bis der offene Saldo null wird. Danach wird automatisch wieder das Bildschirmformat VG angezeigt.

Wenn Sie einen oder mehrere Offene Posten mit 'F' gekennzeichnet haben:

Das Bildschirmformat VG wird wieder angezeigt. In den Feldern ZUGEORDNETE BELEGART und ZUG. OP wird die OP-Identifikation des ersten mit 'F' gekennzeichneten Offenen Postens angezeigt. Der automatisch ermittelte Ausgleichsbetrag und der Skontobetrag werden wieder vorgeschlagen.

Sie können nun zusätzlich die Funktion zum Restausbuchen benutzen, um Rundungsdifferenzen oder Restbeträge von Offenen Posten auszubuchen (z. B. bei Forderungsverzicht, Konkurs). Beachten Sie dabei das jeweilige Restausbuchungskonto.

Drücken Sie die Taste EINGABE.

Wenn Sie weitere Offene Posten mit 'F' gekennzeichnet haben, wird das Bildschirmformat VG mit dem nächsten gekennzeichneten Offenen Posten angezeigt, und Sie können wieder Zusatzangaben erfassen.

Wenn Sie Offene Posten mit 'K' gekennzeichnet haben, wird automatisch in die Funktion 'Karteikarte' verzweigt. Dort können Sie zusätzliche Informationen zu den OPs in freier Form erfassen. Nach Verlassen der Karteikarte mit F3 wird wieder das Format ZC angezeigt. OPs zu denen zusätzliche Informationen eingegeben wurden, sind mit dem Kennzeichen K markiert.

Wenn Sie Offene Posten mit 'O' gekennzeichnet haben, wird automatisch in die Offene-Posten-Anzeige verzweigt. Dort können Sie die Geschichte des OPs anhand der angezeigten Einzelbewegungen einsehen. Nach Verlassen der OP-Anzeige mit F3 wird wieder das Format ZC angezeigt.

Wenn Sie Offene Posten mit 'P' gekennzeichnet haben, wird automatisch in die Anzeige OP-Zahlungsplan verzweigt. Dort können Sie allfällig erfasste Ratenzahlungen einsehen. Nach Verlassen der Anzeige mit F3 wird wieder das Format ZC angezeigt. Wenn für den jeweiligen OP ein Zahlungsplan definiert ist, dann wird in der Spalte unmittelbar nach dem FWG-Code und vor dem Zessionskennzeichen (ohne Überschrift) ein Z angezeigt.

Blättern

Sofern kein Offener Posten mit 'F', 'K' oder 'O' gekennzeichnet wird, können Sie weiterblättern, um die nächsten Offenen Posten auszuziffern. Beim Betätigen der Blättertasten (BILD.AUF oder BILD.AB bzw. F7 und F8) werden die Offenen Posten sofort ausgeglichen

Anfang/Ende-Blättern

Mit den Funktionstasten F17 bzw. F18 können Sie an den Anfang bzw. and das Ende der angezeigten Liste der Offenen Posten blättern.

die Taste EINGABE

Wenn Sie die Taste EINGABE drücken, werden die dazu gekennzeichneten Offenen Posten ausgeglichen. Das Bildschirmformat VG wird wieder angezeigt. Wenn die Summe der ausgeglichenen OPs der Belegsumme entspricht, können Sie nun die nächste Buchung eingeben. Wenn die Belegsumme nicht aufgeht, handelt es sich um eine Unter- oder Überzahlung

Unterzahlung/Überzahlung

Wenn Sie in Summe mehr oder weniger Offene Posten ausgeziffert haben, als der Zahlungsbetrag ausmacht, wird das Bildschirmformat ZC weiterhin angezeigt. Alle gekennzeichneten Offenen Posten sind ausgeglichen, und der Offene Saldo ist negativ/positiv.

Wenn Sie die Eingabe nun beenden wollen, kehren Sie durch Drücken der Taste F12 in das Bildschirmformat VG zurück. Sie haben danach zwei Möglichkeiten:

a. Wenn die Unterzahlung/Überzahlung auf einer Fehleingabe beruht, halten Sie den Belegblock zur Korrektur und löschen dann die gesamte Zahlung

b. Geben Sie im Feld AKONTO 'J' ein. Es wird daraufhin ein neuer OP gebildet.

Anmerkung:

Im Hauptbuch wird in diesem Fall das Sammelkonto bebucht, da die Belegart gleich wie beim Ausziffern bleibt, d. h. der Betrag wird als Akonto und nicht als Anzahlung verbucht.

Hinweise:

c. Beim Ausziffern wird jeweils die offene Belegsumme im oberen Teil des Bildschirmformates angezeigt. Diese Summe stammt aus dem Buchungsbetrag der Zahlung und wird laufend um die direkt oder indirekt (durch Eingabe eines Auszifferungscodes) eingegebenen Ausgleichsbeträge vermindert

Beachten Sie daher, dass der Buchungsbetrag am Bildschirmformat VG immer der Betrag der Zahlung sein muss, die durch den Zahlungsbeleg abgedeckt ist, unabhängig davon ob eine Gegenverrechnung oder Restausbuchung erfolgt.

Der Buchungsbetrag bei Zahlungsbuchungen ist somit immer die Nettozahlungssumme.

Wenn der Buchungsbetrag durch die Auszifferungsangaben abgedeckt ist (Offene Belegsumme wird 0) erfolgt automatisch eine Rückkehr zum Bildschirmformat VG.

d. Anstelle der offenen Belegsumme können Sie durch Betätigung von F23 wahlweise den Saldo des bebuchten Kontos anzeigen lassen. Beachten Sie, dass der angezeigte Kontosaldo aber nur bereits zur Verbuchung freigegebene Beträge beinhaltet.

e. Nach der automatischen Verzweigung können Sie durch Drücken der Taste F12 in das Bildschirmformat VG zurückkehren. Wenn Sie noch keinen Offenen Posten ausgeziffert haben, können Sie zu diesem Zeitpunkt noch alle Angaben der Buchung verändern und so einen eventuellen Irrtum korrigieren.

f. Wenn im Feld KONTO ein OP-führendes Sachkonto eingegeben wird, können auch Sach-OPs ausgeziffert werden. Wenn allerdings im Feld GEGENKONTO ein OP-führendes Sachkonto eingegeben wird, erfolgt nach der Auszifferung eine Verzweigung in das Bildschirmformat UB zum Anlegen eines Sach-OPs. Damit können Sie Umbuchungen von Offenen Posten, z. B. bei Zahlungen mit Wechsel, vornehmen (siehe Kapitel 10.5, „Scheck- und Wechselzahlung buchen“). Ist die Funktion AUSZIFFERN VOR VALUTADATUM gesetzt (Expertcode FIRBUCWF), werden alle Offenen Posten des bearbeiteten Kontos angezeigt, auch jene, deren Valutadatum nach dem Belegdatum der Zahlung liegt; es können somit auch diese Offenen Posten ausgeziffert werden.

9.4 Buchungskorrektur

9.4.1 Erfasste Buchungen korrigieren / löschen

Solange Buchungen in Belegblöcken erfasst aber noch nicht für das Verbuchen freigegeben sind, können sie jederzeit korrigiert oder gelöscht werden. Das Korrigieren ist auch bei jenen Belegblöcken möglich, die nicht vollständig fertig erfasst sind.

Anmerkung:

Bei Fehlern während der Erfassung ist es möglich, den zur Korrektur aufzuheben (Eingabe 'H' in NÄCHSTE ARBEIT). Dieser Belegblock wird nicht verbucht.

Abgeschlossene Buchungen, die auf den Konten verbucht sind, müssen durch Eingabe einer Stornobuchung rückgängig gemacht werden (siehe Voraussetzung).

Sollen alle Buchungen eines gehaltenen Belegblocks gelöscht werden, kann der gesamte Belegblock gelöscht werden (siehe Kapitel 9.2.6, "Belegblock löschen").

Anmerkung:

Beim Buchen kann nun auch die Belegnummer und das Belegdatum der Führungsbuchung im Korrekturmodus geändert werden. Das Ändern dieser Daten kann in den Wahlfunktionen Expertcode FIRBUCWF eingestellt werden. Siehe auch Kapitel Wahlfunktionen buchen.

Anmerkung:

Wenn Sie am Korrekturmodus ein 'X' vor einer Buchung eingeben und die ENTER Taste betätigen können sie mit den Pfeiltasten oder mit den Funktionstasten F7 und F8 durch alle Buchungen blättern!

Voraussetzung

· Ermitteln Sie die Belegblocknummer des Belegblocks, in dem die zu löschende Buchung erfasst wurde.

· Verzweigen Sie in die Korrekturfunktion:

entweder

Eingabe von 'A' in NÄCHSTE ARBEIT am Bildschirmformat zum Eröffnen Belegblock und Auswahl des gewünschten Belegblocks zur Korrektur (siehe Kapitel 9.2.5, "Belegblock zum Ändern auswählen / freigeben").

oder

Eingabe von 'A' in NÄCHSTE ARBEIT während der laufenden Buchungserfassung, am Bildschirmformat zur Eingabe von Buchungen.

Durchführung

1. Das Bildschirmformat ZE wird angezeigt, mit den Buchungen des ausgewählten Belegblocks. Voneinander unabhängige Buchungen sind durch einen Unterstrich optisch voneinander abgesetzt. Mit der Taste BILD.AUF können Sie sich die nächsten Buchungen, mit der Taste BILD.AB die vorhergehenden Buchungen des Belegblocks anzeigen lassen.

Fehlerhafte Buchungen werden intensiv angezeigt. Wenn innerhalb eines Beleges eine offene Belegsumme existiert, wird jeweils die letzte Buchung intensiv angezeigt.

Durch Drücken der Taste F11 werden nur die fehlerhaften Buchungen angezeigt. Wählen Sie die zu löschende Buchung aus, indem Sie im Feld AUSW (Auswahl) neben der betreffenden Buchung 'X' eingeben. Drücken Sie die Taste EINGABE.

Anmerkung:

F11 bleibt solange eingeschaltet, bis die Funktionstaste erneut gedrückt, oder die Buchungserfassung beendet wird.

Abbildung 9-15. Format ZE: 'Auswahl Buchungen eines Belegblockes'

SAG-Comarch Doku AG Erfassen Buchungen EINGABE DKSBUC ZE

03.11.07 16:27 DOKUUSER EUR

000-Hauptbuchhaltung BUC Belegbl 000067 Per 11/2008

Aw KX --- Beleg ----- KO KK Konto --- KG Gegenkto. KQ Buchungsbetrag Whg Stc

AR 00000027 K 1 ANNA 3 4000 12000,00 S EUR M20

AR 00000028 K 1 20100 3 4000 1233,00 S EUR M10

AR 00000029 1 12000040 3 4200 23444,00 S EUR M10

BK1 A2Q12 K 1 DEBI 3 3200 1131,28 H EUR

Nächste Eingabe:

Konto : Belegnummer:

verzweigen in

F12=Vorh. Anzeige F7=Bild-ab F8=Bild-auf F11=Andere Sicht F24=Weitere Tast

Nächste Eingabe: Auswahl Konto und Belegnummer

Konto

Buchungen des Belegblocks für das angegebene Konto werden angezeigt.

Belegnummer

Buchungen des Belegblocks für die angegebene Belegnummer werden angezeigt.

2. Das entsprechende Bildschirmformat (je nach Belegart der Buchung) wird mit den Daten der ausgewählten Buchung angezeigt

Abbildung 9-16. Format VF: 'Erfassen Rechnungen - Rechnungskorrektur'

SAG-Comarch Doku AG Erfassen Buchungen ÄNDERN DKSBUC VF

11.09.08 15:46 DOKUUSER EUR

000-Buchhaltung Wien XIV BUC Belegbl 000134 Per 09/2008

3 2700 3 7640 SAB SA03/005 11.09.08 6.000,00 S EUR

1 EINMAL 3 4200 AR AR03/778 11.09.08 12.000,00 S EUR

1 20100 3 3200 BK1 BB 11.09.08 1.167.907,20 H gel

------------------------------------------------------------------------------

Belegart : AR Ausgangsrechnung FB

Karteikarte Konto 1 : 20100 Allram Otto

Karteikarte Gegenk. 3 : 4200 Umsatzerlös 20 %

Beleg Nummer/Datum: AA03/111 11.09.2008 Kontrollsumme:

Betrag Brutto HWG S/H: 256.662,00 EUR S 2.270.420,20-

Währung Betr/Code/Kurs:

Steuercode : M20 Mehrwertsteuer 20%

Steuerbetrag : 42.777,00

Text/Zusatztext-Kz :

zugeordnete Belegart : zug. OP:

Zahlgbed. / Valutadat : Rechnung ext:

Bereich :

Nächste Arbeit : Nächste Eingabe: 8/ 5,00/ 0/ 0,00/ 30

Konto: Gegenkonto: Belegart: AR

verzweigen in

F2=Löschen F9=Entsperren F11=Entschlüsseln F24=Weitere Tast.

Ändern: Sie können die Eintragungen in den entsprechenden Feldern durch Überschreiben verändern.
Löschen: Drücken Sie F2 um die angezeigte Buchung zu löschen. Das Bildschirmformat wird erneut mit Vorschlagswerten aus den Belegartdaten angezeigt. Im Historienbereich wird die gelöschte Buchung angezeigt und als gelöscht ('gel') gekennzeichnet.

Nach der Korrektur

Sie können jetzt:

· weitere Buchungen zum Löschen oder zur Korrektur auswählen:

Geben Sie im Feld NÄCHSTE ARBEIT ein 'A' ein und drücken Sie die Taste EINGABE. Das Bildschirmformat ZE wird angezeigt.

· eine neue Buchung für den Belegblock eingeben:

Siehe Kapitel 10, „Laufende Geschäftsfälle buchen“

· den Belegblock zum Verbuchen freigeben:

Geben Sie im Feld NÄCHSTE ARBEIT 'E' oder 'EK' ein und drücken Sie die Taste EINGABE (nur falls offene Belegsumme null).

Das Bildschirmformat UA (Eröffnen Belegblock) wird angezeigt. Sie können einen neuen Belegblock eröffnen und Buchungen erfassen.

Wenn Sie keine weiteren Belegblöcke löschen oder korrigieren wollen, beenden Sie die Erfassung mit F3.

Auswirkungen beim Löschen

· Wenn Sie eine Führungsbuchung löschen, werden auch alle zugehörigen Teilbuchungen automatisch gelöscht

· Wenn Sie eine Teilbuchung löschen, beachten Sie den Gesamtbuchungsbetrag der Führungsbuchung! Um die Erfassung eines Belegblocks ordnungsgemäß abschließen zu können, muss die Summe der Buchungsbeträge aus den Teilbuchungen dem Buchungsbetrag der Führungsbuchung entsprechen

· Offene Posten zu einer gelöschten Buchung werden gleichfalls automatisch gelöscht.

9.4.2 Korrekturbuchungen eingeben

Korrekturbuchungen dienen dazu, fehlerhafte Buchungen, die bereits auf den Konten verbucht wurden, nachträglich richtigzustellen. In der Korrekturbuchung wird entweder der gesamte fehlerhafte Buchungsvorgang in Umkehrung wiederholt, oder der fehlerhafte Teil einer Buchung wird ausgeglichen.

Beispiel:

Eine Rechnung wurde fehlerhaft eingegeben und verbucht.

*“““““““““““““““““““““““““““““““““““““““““““““““““*

| SAG-Comarch Doku AG |

| Baden |

| |

| Firma Rg. Nr. 5001 |

| Ehrlich vom 11.09.2008 |

| Wiesengasse 12 |

| Ort |

| |

| Wir lieferten Ihnen heute gemäß Ihrer |

| Bestellung vom 01.09.2008 |

| |

| 10 Diskettenbehälter |

| zu 500,- 5.000,- |

| + MWSt. 20% 1.000,- |

| ------- |

| 6.000,- EUR |

| ======= |

| zahlbar innerhalb 10 Tagen mit 2% Skonto |

| zahlbar innerhalb 30 Tage netto |

| |

*“““““““““““““““““““““““““““““““““““““““““““““““““*

Statt auf den Rechnungsempfänger Ehrlich wurde die Rechnung auf das Konto eines anderen Debitors, der Fa. Mayer verbucht, weil die falsche Kontonummer eingegeben wurde. Zur Korrektur wurde bereits die Rechnung mit der Kontonummer des korrekten Rechnungsempfängers eingebucht. Nun muss die falsche Rechnung mit einer Korrekturbuchung ausgeglichen werden.

Auswirkung der Korrekturbuchung in der Buchhaltung

Verbuchung in der Debitorenbuchhaltung:

Ehrlich

*““““““““*““““““““*

- 6.000,-|

Kontonr. Eingabe

aus Konto

Verbuchung in der Sachbuchhaltung:

Forderungen/L.u.L. Erlöse 20% Mehrwertsteuer 20%

*“““““““*“““““““““* *““““““““*““““““““* *““““““““*“““““““““*

-6.000,-| | -5.000,- | -1.000,-

| | |

* * *

Kontonr. Kontodaten Eingabe Steuer-

aus des Debitors Gegenkonto definition

Durchführung

1. Die fehlerhafte Verbuchung der Rechnung wird mit einem negativen Buchungsbetrag wiederholt. Bei dieser Korrekturbuchung wird der Offene Posten durch den negativen Buchungsbetrag ausgeglichen. Geben Sie die Korrekturbuchung als RECHNUNG wie abgebildet ein (zum Arbeitsablauf siehe Kapitel 10, „Laufende Geschäftsfälle buchen“).

Abbildung 9-17. Format VF: 'Erfassen Rechnungen - Korrekturbuchung'

SAG-Comarch Doku AG Erfassen Buchungen EINGABE DKSBUC VF

11.09.08 15:52 DOKUUSER EUR

000-Buchhaltung Wien XIV BUC Belegbl 000134 Per 09/2008

1 EINMAL 3 4200 AR AR03/778 11.09.08 12.000,00 S EUR

1 20100 3 3200 BK1 BB 11.09.08 1.167.907,20 H gel

1 20100 3 4200 AR AA03/111 11.09.08 256.662,00 S EUR

------------------------------------------------------------------------------

Belegart : AR Ausgangsrechnung FB

Karteikarte Konto 1 : 20200 Brandtner Wilhelm

Karteikarte Gegenk. 3 : 4200 Umsatzerlös 20 %

Beleg Nummer/Datum: AA03/340 11.09.2008 Kontrollsumme:

Betrag Brutto HWG S/H: 6.000,00- EUR S 2.527.082,20-

Währung Betr/Code/Kurs:

Steuercode : M20 Mehrwertsteuer 20%

Steuerbetrag : 1.000,00-

Text/Zusatztext-Kz :

zugeordnete Belegart : zug. OP:

Zahlgbed. / Valutadat : Rechnung ext:

Bereich :

Nächste Arbeit : Nächste Eingabe: 5/ 2,00/ 0/ 0,00/ 30

Konto: Gegenkonto: Belegart: AR

verzweigen in

F9=Entsperren F11=Entschlüsseln F13=Cursorposit. F24=Weitere Tast.

Hinweise:

1. Die Wiederholung einer Buchung mit negativem Buchungsbetrag zur Korrektur einer Fehlbuchung ist eine einfache Methode, um in einem Arbeitsschritt gleichzeitig alle Buchungen unwirksam zu machen.

2. Im Beispiel werden die Offenen Posten aus der Fehlbuchung und der Korrekturbuchung durch OP-Ausgleich gegeneinander ausgeglichen. Sie können jedoch auch schon in der Korrekturbuchung die Belegart und Belegnummer des OPs aus der Fehlbuchung zuordnen. Damit ist der OP ausgeglichen; die Buchung OP-Ausgleich entfällt in diesem Fall.

Ausgleich der Offenen Posten

Nach Eingabe der Korrekturbuchung geben Sie den Belegblock für die Verbuchung auf den Konten frei. Im nächsten Schritt werden die Offenen Posten aus der fehlerhaften Rechnung und aus der Korrekturbuchung gegeneinander ausgeglichen.

Durchführung

1. Die Gegenverrechnung der Offenen Posten wird mit einer Belegart für OP-Ausgleich gebucht

2. Geben Sie im Bereich NÄCHSTE EINGABE das Konto des Debitors und als Gegenkonto ein Verrechnungskonto an (das Gegenkonto wird nicht bebucht, da der Buchungsbetrag leer bleibt)

3. Das Bildschirmformat VG wird angezeigt. Geben Sie keinen Betrag ein

Abbildung 9-18. Format VG: 'Erfassen Zahlungen - OP-Ausgleich Korrekturbuchung

SAG-Comarch Doku AG Erfassen Buchungen EINGABE DKSBUC VG

11.09.08 15:54 DOKUUSER EUR

000-Buchhaltung Wien XIV BUC Belegbl 000134 Per 09/2008

1 20100 3 3200 BK1 BB 11.09.08 1.167.907,20 H gel

1 20100 3 4200 AR AA03/111 11.09.08 256.662,00 S EUR

1 20200 3 4200 AR AA03/340 11.09.08 6.000,00- S EUR

------------------------------------------------------------------------------

Belegart : OP1 OP-Ausgleich Debitoren FB

Karteikarte Konto 1 : 20200 Brandtner Wilhelm

Gegenkonto 3 : 9900 Evidenzkonto

Beleg Nummer/Datum: 11.09.2008 Kontrollsumme:

Betrag Brutto HWG S/H: OP/894 EUR H 2.521.082,20-

Währung Betr/Code/Kurs:

------------------------------------------------------------------------------

zugeordnete Belegart : zug. OP: Ak : N

Ausgl.Betrag : Restausb: N

Skontobetrag : Ausb-Kto:

Text/Zusatztext-Kz : OP-Ausgleich MischKtoKz:

Nächste Arbeit : Nächste Eingabe: 5/ 2,00/ 0/ 0,00/ 30

Konto: Gegenkonto: Belegart: OP1

verzweigen in

F9=Entsperren F11=Entschlüsseln F13=Cursorposit. F24=Weitere Tast.

Anmerkung:

Wenn Sie die auszugleichenden OPs direkt zuordnen (Felder ZUGEORDNETE BELEGART und ZUG. OP), ist die Auszifferung nicht notwendig.

Beachten Sie bitte das Soll/Haben Kennzeichen. Da der OP-Ausgleich nur eine Sonderform der Zahlungserfassung ist, muss das S/H-Kennzeichen so gewählt werden, als ob eine tatsächliche Zahlung erfolgen würde.

4. Das Bildschirmformat ZC wird mit den Offenen Posten des Personenkontos angezeigt. Sie können nun beide Offenen Posten gleichzeitig bearbeiten:

o der OP aus der fehlerhaften Rechnung: Geben Sie vor diesem OP das Kennzeichen 'A' ein

o der OP aus der Korrekturbuchung: Geben Sie vor diesem OP gleichfalls das Kennzeichen 'A' ein.

Abbildung 9-19. Format ZC: 'OP-Auszifferung - Korrekturbuchung'

SAG-Comarch Doku AG Erfassen Buchungen EINGABE DKSBUC ZC

11.09.08 15:59 DOKUUSER EUR

000-Buchhaltung Wien XIV BUC Belegbl 000136 Per 11/2008

Offener Saldo: 0,00 Fremdwährung:

A Tx OP-Nr/Lfn Art BelDat Skontobetrag Ausgleichsbetrag Skto-2 Fällig

A AA03/340 AR 110908 6.000,00 11.10.08

A AA03/840 AR 110908 6.000,00- 11.10.08

Nächste Arbeit Konto Brandtner Wilhelm 5/ 2,00/ 0/ 0,00/ 30

zug. OP: AA03/340 verzweigen in

F11=Andere Sicht F12=Vorh. Anzeige F13=Cursorposit. F24=Weitere Tast.

Drücken Sie die Taste EINGABE.

Anmerkung:

Sie können mit den Tasten BILD.AUF bzw. BILD.AB blättern (siehe 9.3.8, "Offene Posten ausziffern").

Damit ist die Korrekturbuchung abgeschlossen.

9.4.3 Korrektur Buchungstext / Zusatztext von verbuchten Belegen.

Wurde ein Belegblock bereits verbucht, können der Buchungstext oder die Zusatztexte auch nachträglich geändert werden.

Eine Beschreibung dieser Korrekturmöglichkeit finden Sie im DIS Handbuch, Kapitel 6.13 Korrektur von Buchungstext / Buchungstext von verbuchten Belegen.

9.4.4 Prüfen Belegblock

Mit dieser Auswahl kann ein erfasster Belegblock noch einmal auf Fehler geprüft werden.

9.5 Belegart wechseln

Innerhalb eines Belegblocks können verschiedene Buchungen (z. B. Ausgangsrechnungen, Ausgangszahlungen, Sachbuchungen usw.) eingegeben werden, sodass sich die Notwendigkeit ergibt, während der Arbeit die Belegart zu wechseln.

Die jeweils bei der Eingabe einer Buchung verwendete Belegart bestimmt die Art der Verbuchung, insbesondere den Buchungstyp, die anzusprechenden Konten, welche Eingaben zwingend sind und ob die Buchungsbeträge brutto oder netto einzugeben sind.

Eine genaue Darstellung der Belegart finden Sie in "Belegart".

Das Wechseln der Belegart ist jederzeit möglich, wenn keine weiteren Teilbuchungen zu einer Führungsbuchung zu tätigen sind (offene Belegsumme nach Teilbuchungen = 0) oder wenn zuletzt eine Buchung in einer Buchungszeile abgeschlossen wurde.

Anmerkung:

Die Belegart steuert die Berechnung der Kontrollsumme über den Belegblock. Nach dem Wechsel der Belegart kann eine andere Kontrollsummenberechnungsart gelten.

Voraussetzung

· Mit Hilfe der Taste F4 können Sie sich eine Übersicht über die gespeicherten Belegarten anzeigen lassen.

1. Belegartwechsel und gleichzeitige Eingabe einer Buchung mit alter Belegart

Durchführung

a. Nachdem Sie alle Angaben zur letzten Buchung erfasst haben, geben Sie im Bereich NÄCHSTE EINGABE im Feld BELEGART die neue (gültige) Belegart ein

b. Lassen Sie das Feld NÄCHSTE ARBEIT leer !

c. Sie können als KONTO und GEGENKONTO bereits die zu bebuchenden Konten für die nächste zu erfassende Buchung (mit der neuen Belegart) eingeben

d. Drücken Sie nun die Taste EINGABE.

Das System prüft, welcher Buchungstyp mit der neuen Belegart verwendet wird und zeigt Ihnen das entsprechende Bildschirmformat, eventuell bereits mit Vorschlagswerten, die durch die Belegart bestimmt sind, an. Sie können nun die neue Buchung eingeben.

Beachten Sie

Wenn Sie auf eine falsche Belegart gewechselt haben, können Sie die Belegart auch nachträglich wechseln (siehe Durchführung).

2. Belegartwechsel nach Erfassung der Buchung mit alter Belegart

Durchführung

a. Erfassen Sie eine Buchung und drücken Sie nach der Eingabe aller notwendigen Informationen die Taste EINGABE. Die Werte der Felder im Bereich NÄCHSTE EINGABE lassen Sie leer.

b. Das Bildschirmformat zum Erfassen von Buchungen wird erneut mit Vorschlagswerten aufgrund der Belegart angezeigt

c. Geben Sie im Bereich NÄCHSTE EINGABE in BELEGART die neue Belegart und drücken Sie die Taste EINGABE

Sie können als KONTO und GEGENKONTO bereits die zu bebuchenden Konten für die nächste zu erfassende Buchung (mit der neuen Belegart) eingeben.

d. Der Belegartwechsel wird durchgeführt und das Bildschirmformat zum Erfassen von Buchungen mit der neuen Belegart angezeigt.

Beachten Sie den Unterschied zwischen den beiden Varianten:

Im ersten Fall werden alle Daten, die Sie am Bildschirm eingegeben haben, dem System zur Verarbeitung übergeben.

Im zweiten Fall können Sie zwar auch Daten - mit Ausnahme der Buchungsbeträge - in die Eingabefelder des Bildschirmformates schreiben, diese werden aber nicht verarbeitet.

Änderungshistorie

Version DKS053A0: Kapitel 9.3.8 ergänzt (Änderung Sortierung am Auszifferungsschirm)

Version DKS053C0: Kapitel 9.3.8 ergänzt (neuer Auswahlcode P im Format ZE)

Version DKS053C0: Kapitel 9.1.14 ergänzt (neuer Auswahlcode P im Format ZE)

Version DKS053E0: Kapitel 9.2.8 ergänzt (neuer Auswahlcode P im Format AC)

Version DKS053E0: Kapitel 9.4.4 ergänzt (neuer Auswahlcode P im Format AC)