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DKS-Finanzdatenbank Benutzerhandbuch
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Teil 3. Buchhaltung mit der DKS-Finanzdatenbank
Kapitel 8. Grundlagen der Buchhaltung mit der DKS-Finanzdatenbank
Die Eingabe von Buchungen in die DKS-Finanzdatenbank erfolgt entweder über die vorgesehenen Bildschirmformate oder durch die Übergabe von Buchungen über eine vordefinierte Datei (Stapelübernahme). Sobald Buchungen auf diese Weise dem System übergeben worden sind, werden alle Folgearbeiten automatisch durchgeführt:
· Verbuchen am Konto
· Offene Posten Verwaltung
· Fortschreiben der Kontenumsätze
· Erstellen der notwendigen automatischen Buchungen für die Steuer.
Das System arbeitet im Bereich der Finanzbuchhaltung nach dem Konzept einer 'geschlossenen' Einkreisbuchhaltung, d. h. es ist immer sichergestellt, dass der verbuchte Betrag vollständig im Soll und Haben verbucht wird. Die Bereichsbuchhaltung dient für zusätzliche Abgrenzungen der Umsätze und ist daher für sich betrachtet, kein geschlossener Abrechnungskreis (nicht alle Soll/Haben-Bewegungen haben innerhalb der Bereichsbuchhaltung entsprechende Gegenbuchungen).
8.1 Voraussetzungen im Stammdatenbereich
Der Buchungsvorgang wird durch die Buchungsdaten in den Firmenstammdaten gesteuert; der für das Buchen wichtigste Teilbereich umfasst die Belegartdaten und die dazugehörigen Feldsteuerungen.
Die Belegart steuert den Erfassungsvorgang. Zu Beginn der Buchungserfassung muss immer angegeben werden, mit welcher Belegart gebucht wird. Der dreistellige Code für die Belegart besteht aus den Teilen
1. Belegsymbol (Stellen 1 und 2)
2. Belegartcode (Stelle 3).
Die Belegarten oder 'Belegtypen' aus dem Geschäftsverkehr entsprechen hier eher dem verwendeten Belegsymbol. Die dritte Stelle steuert den Erfassungsablauf beim Buchen.
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Anmerkung: |
Die dritte Stelle (Belegartcode) kann ein beliebiges Zeichen sein, oder aber auch leer gelassen werden. In den Musterdaten finden Sie auch Belegarten, deren dritte Stelle nicht verwendet wird ('AR','ER'). |
Der Code teilt dem System mit:
· welches Bildschirmformat anzuzeigen ist,
· welche Vorschlagswerte anzuzeigen sind und
· welche Daten eingegeben werden müssen.
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Anmerkung: |
Da die dritte Stelle nur für den Erfassungsvorgang relevant ist, wird sie bei den Aufzeichnungen der Buchhaltung nicht berücksichtigt. Auf den Auswertungen werden daher immer nur die beiden ersten Stellen der Belegart gezeigt. |
Im Bereich der Buchungsdaten Firmenstamm (siehe Kapitel 5, "Stammdaten für das Buchen") haben alle Daten eine direkte oder indirekte Auswirkung auf das Buchen. So bestimmen zum Beispiel die Steuerdaten, welche Steuern berechnet werden, die Standardzahlungskonditionen, welche Fälligkeiten ermittelt werden, die Zahlungskontodaten, welche Skontokonten zum Verbuchen der Skontobeträge herangezogen werden.
Zwischen den Teilbereichen im Firmenstamm bestehen eine Reihe von gegenseitigen Abhängigkeiten und Verweisen. So kann etwa in den Belegartdaten ein Steuercode angegeben werden, beim Steuercode wird ein Steuerkonto eingetragen, zusätzlich zum Steuercode werden bei den Zahlungskontodaten die entsprechenden Skontokonten eingetragen usw. .
Zur Überprüfung, ob alle Daten korrekt eingetragen sind, steht die Firmenstammprüfliste zur Verfügung, die unbedingt vor Beginn der ersten Arbeiten für die Buchungserfassung (nach Installation) gedruckt werden sollte.
Ein weiterer wichtiger Bereich, der das Buchen beeinflusst, sind die Kontodaten. Bei jeder Buchungserfassung wird überprüft, ob die verwendeten Konten angelegt sind, ob der Sachbearbeiter eine Berechtigung zum Bebuchen der Konten hat, und ob die sonstigen Vorgaben (z. B. Buchungstextpflicht) eingehalten wurden.
8.2 Buchungstypen
Bei der Erfassung von Buchungen wird zwischen vier grundlegenden Erfassungsvorgängen (Erfassungstypen) von Buchungen unterschieden:
· Sachbuchungen
· Rechnungen
· Zahlungen
· Bereichsbuchungen.
Die genannten Erfassungstypen entsprechen den vier Hauptbildschirmformaten bei der Eingabe von Buchungen. Das System ordnet alle verwendeten Belegarten mit Hilfe des Feldes BUCHUNGSTYP der Belegartdaten einem der Erfassungstypen zu, und zeigt nach dem Eröffnen eines Belegblockes (siehe Kapitel 9.2.2, "Belegblock eröffnen") das jeweilige Bildschirmformat zur Eingabe von Buchungen an.
Bei Zahlungen wird weiters unterschieden in:
· 'normale' Zahlungen mit oder ohne Ausziffern von Offenen Posten,
· Ausgleich von Offenen Posten ohne Zahlungsbetrag,
· 'Echte' Anzahlungen.
Bei der Einteilung der Buchungstypen ist zu beachten, dass sie u. U. von den im Geschäftsleben verwendeten Begriffen abweichen können. So wird zum Beispiel eine Barzahlung als Sachbuchung eingegeben, da lediglich Sachkonten verwendet werden.
Im einzelnen sind folgende Regeln zu beachten:
· Buchungen, die nur Sachkonten betreffen, werden als Sachbuchungen eingegeben
· Buchungen, bei denen ein neuer Offener Posten gebildet wird, ohne dass ein Zahlungsvorgang zu Grunde liegt, werden als Rechnung eingegeben
· alle Buchungen, bei denen ein Zahlungsvorgang zu einer Veränderung eines oder mehrerer Offenen-Posten führt, werden als Zahlung eingegeben
· Umbuchungen zwischen Bereichskonten werden als Bereichsbuchung eingegeben.
8.3 Buchungsbildschirme
8.3.1 Allgemeiner Aufbau Buchungsbildschirm
Nach Aufruf des Menüpunktes Erfassen Buchungen und Eröffnen eines Belegblockes wird Ihnen das Bildschirmformat zur Eingabe der Buchungen angezeigt. Das Bildschirmformat ist auf die jeweilige Erfassungsarbeit abgestimmt und enthält nur Eingabefelder die Sie benötigen.
Der grundlegende Aufbau ist immer gleich:
Abbildung 8-1. Einteilung des Buchungsbildschirmes
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SAG-Comarch Doku AG Erfassen Buchungen EINGABE DKSBUC UA 11.09.03 14:01 DOKUUSER EUR 000-Buchhaltung Wien XIV BUC Belegbl 000129 Per 09/20083
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1 ANNA 3 4200 AR AR03/098 11.09.08 1.200,00 S EUR ------------------------------------------------------------------------------
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Belegart : AR Ausgangsrechnung FB Karteikarte Konto 1 : Musterkonto Gegenkonto 3 : Beleg Nummer/Datum: 11.09.2008 Kontrollsumme: Betrag Brutto HWG S/H: EUR S 1.200,00- Währung Betr/Code/Kurs: Steuercode : Steuerbetrag : Text/Zusatztext-Kz : zugeordnete Belegart : zug. OP: Zahlgbed. / Valutadat : Rechnung ext: Bereich :
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Nächste Arbeit : Nächste Eingabe: 0/ 0,00/ 0/ 0,00/ 0 Konto: Gegenkonto: Belegart: AR verzweigen in F9=Entsperren F11=Entschlüsseln F13=Cursorposit. F24=Weitere Tast. (C) Copyright Comarch AG 2001, 2010
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In diesem Bereich sehen Sie allgemeine Informationen wie den Namen Ihrer Firma, die Buchhaltungsnummer (bei Mehrbuchhaltungsinstallation), das Datum und die Uhrzeit, den ausgewählten Menüpunkt, ob es sich um EINGABE, ANZEIGE oder ÄNDERN handelt, das Bildschirmformat, die Benutzeridentifikation und die automatisch vergebene Belegblocknummer und die Buchungsperiode des Belegblockes, den Sie gerade bearbeiten.
2. Historienbereich:
Im Historienbereich werden die zuletzt bearbeiteten Eingabesätze noch einmal angezeigt. Die angezeigten Buchungen sind allerdings noch nicht verbucht, sondern es werden nur die letzten drei Eingaben angezeigt. Wurde zum Beispiel eine Buchung zunächst erfasst und dann korrigiert, so steht sie zweimal im Historienbereich.
3. Eingabebereich:
Im Eingabebereich können Sie die Daten für die Buchung erfassen. Welche Felder zur Verfügung stehen, hängt von den Belegartdaten im Firmenstamm ab.
Im Steuerungsbereich werden die Felder der nächsten Arbeit und der nächsten Eingabe, sowie Meldungen (Fehlermeldungen, Hinweise usw.) und die jeweils gültigen Befehlstasten angezeigt.
Beschreibung gleichbleibender Eingabefelder
Im Feld Konto wird die Kontonummer jenes Kontos eingegeben, das mit dem angegebenen Soll/Haben Kennzeichen zu bebuchen ist. Die Kontoart wird zumeist aus den Belegartdaten vorgegeben.
Wichtig ist,
dass eine Verwaltung der Offenen Posten mit Ausnahme von Sachkonten-OPs nur
für das 'Konto', und nie für das 'Gegenkonto'
erfolgt.
Besondere Funktionstasten:
· Mit der Funktionstaste F14 im Feld Konto werden die Zusatzinfos,
· mit der Taste F21 die Karteikarte für das angezeigte Konto aufgerufen.
Im Feld Gegenkonto wird die Kontonummer jenes Kontos eingegeben, das mit dem umgekehrten Soll/Haben Kennzeichen zu bebuchen ist. Bei der Aufteilung eines Beleges in mehrere Splitbuchungen wird bei der ersten Buchung (Führungsbuchung) das Feld GEGENKONTO leergelassen.
Besondere Funktionstasten:
· Mit der Funktionstaste F14 im Feld Gegenkonto werden die Zusatzinfos,
· mit der Taste F21 die Karteikarte für das angezeigte Gegenkonto aufgerufen.
Die Belegnummer ist die einem Buchungsbeleg vom Anwender zugeordnete Identifikation für die Buchung. Die Belegnummer kann auch alphabetische Zeichen enthalten. Sie kann automatisch vergeben werden, oder identisch zum Urbeleg eingetragen werden. Die Belegnummer kann bei Splitbuchungen nicht verändert werden. Sie ist auch Teil der Identifikation der automatisch gebildeten Offenen Posten.
Das Belegdatum ist die Basis für die Errechnung der Fälligkeit von eventuell gebildeten Offenen Posten sowie Basis für die Erstellung der Umsatzsteuervoranmeldungsliste, wenn der Steuercode nach Belegdatum definiert ist. Es kann bei Splitbuchungen ebenfalls nicht verändert werden, und sollte dem Belegdatum des Urbeleges entsprechen.
Das Soll-/Haben-Kennzeichen bestimmt die umsatzmäßige Zuordnung einer Buchung auf das Konto. Das Kennzeichen am Bildschirm bezieht sich immer auf das Feld KONTO. Daher wird bei Splitbuchungen das in seiner Bedeutung jeweils andere Soll-/Haben-Kennzeichen angezeigt, d.h, aus 'S' für Soll wird 'H' für Haben und umgekehrt. Das Kennzeichen kann aber weiterhin verändert werden (Eingabe mehrerer Soll-Buchungen, danach mehrere Habenbuchungen, in einem Beleg).
Die Eingabe des Buchungsbetrages ist insbesondere bei Buchungen mit Steuer entweder inklusive oder exklusive der Steuer möglich. Wie der Betrag einzugeben ist, hängt von der Definition der Belegart ab.
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Anmerkung: |
Achten Sie auf die Anzeige 'BRUTTO' oder 'NETTO' links neben dem Eingabefeld. |
Bei Splitbuchungen im Bereich der Rechnungen, Sachbuchungen und Bereichsbuchungen muss der Buchungsbetrag der Führungsbuchung gleich der Belegsumme sein. Bei Zahlungsbuchungen ist der Buchungsbetrag immer die Summe des tatsächlich bezahlten Betrages und kann daher auch 0 (oder leer) sein (reine Zuordnung von OPs ohne Zahlungseingang).
Der Buchungstext kann zur Erläuterung des Geschäftsvorganges eingegeben werden. Wenn die vorhandenen Textstellen nicht ausreichen, können noch zusätzlich beliebig viele Zusatztexte erfasst werden.
Wurde 'F' in FIRBLGART eingegeben, so wird der Standardbuchungstext aus der Belegart vorgeschlagen; dieser kann überschrieben werden.
Verwenden von Ersatzausdrücken beim Buchungstext
Ersatzausdrücke können verwendet werden sofern die Wahlfunktion "Abkürz./Ersatzausdr. verw." in FIRBUCWF aktiviert ist:
Folgende Ersatzausdrücke können eingegeben werden, wobei Ersatzausdrücke mit '*' mit Funktionstaste F11 entschlüsselt werden und jene mit '.' nicht.
· *bd oder .bd Belegdatum der Buchung
· *bn oder .bn Belegnummer der Buchung
· *kb oder .kb Kontobezeichnung der Buchung
· *gb oder .gb Gegenkontobezeichnung der Buchung
· *ex oder .ex Ext. Rechnungsnummer
· *ed oder .ed Ext. Rechnungsdatum (von Format ZA)
· *vd oder .vd Valutadatum
Es können mehrere unterschiedliche Ersatzausdrücke eingegeben werden - z.B. Re. *ex vom *ed.
Beachten Sie, dass manche Ersatzausdrücke nicht bei allen Buchungstypen sinnvoll sind - z.B. gibt es bei Sachbuchungen kein Valutadatum.
Siehe auch
Kapitel 9.1.22 Ersatzausdrücke verwenden
Neben Ersatzausdrücken können auch noch sogenannte Abkürzungen eingegeben werden, die vom Programm ebenfalls aufgelöst/entschlüsselt werden können.
Abkürzungen sind Objekte (Expertcode ARBOBJ), die unter dem im Firmenstamm (Expertcode FIRWF) hinterlegten Objekttyp abgespeichert sind.
Beispielsweise könnte dort '.po' für Polizzennr. definiert sein.
Siehe auch
Kapitel 9.1.23 Abkürzungen verwenden
In der letzten Zeile stehen jeweils vier Eingabefelder für Bereichskonten zur Verfügung, auf die der Buchungsbetrag jeweils in voller Höhe 'durchgebucht' wird.
Beispiel: Die Buchung 'Energieaufwand' wird auf die Kostenstelle BÜRO und die Kostenart ENERGIE durchgebucht.
Wenn die vier Eingabefelder nicht ausreichen, kann die Bereichsaufteilung auch auf einem eigenen Bildschirmformat eingegeben werden.
8.3.2 Buchungsbildschirmformate
Siehe auch:
Kapitel Bildschirmformate beim Buchen
8.4 Dialogbuchen
Buchungen werden normalerweise im Dialog eingegeben. Dialog bedeutet, dass Sie vom System bei allen Arbeiten der Buchungserfassung unmittelbar unterstützt und geleitet werden, und falsche Eingaben sofort korrigieren können. Die eingegebenen Daten werden nach Drücken der Taste EINGABE geprüft und für das Verbuchen auf den Konten bereitgestellt. Für das tatsächliche Verbuchen der Daten ist es notwendig, dass die Erfassung eines Belegblocks abgeschlossen ist. Zwischen der Verbuchung am Konto und der Bildung von Offenen Posten muss insofern unterschieden werden, als die Offenen Posten sofort nach Beenden der Erfassung eines Beleges gebildet werden, während das Verbuchen am Konto erst später im Hintergrund erfolgt.
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Beachten Sie |
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Solange ein Belegblock nicht zum Verbuchen freigegeben wird, kann eine eingegebene Buchung (zu diesem Belegblock) noch korrigiert werden. Eine fehlerhafte Buchung kann entweder korrigiert oder gelöscht werden. |
8.4.1 Buchen in Belegblöcken
Buchungen werden zu Belegblöcken zusammengefasst und in Belegblöcken verwaltet. Welche Buchungen zu einem Belegblock gehören, bestimmen Sie bei der Eingabe.
Über den Belegblock legen Sie
· die Buchungsperiode,
· das Buchungsdatum (Erfassungsdatum) und
· wahlweise eine Kontrollsumme
· wahlweise einen Kontrollsaldo
fest.
Die Belegblocknummer wird je Geschäftsjahr vom System automatisch vergeben. Die letzte vergebene Belegblocknummer kann in den Firmenstammdaten überprüft werden (siehe Kapitel 16.4, "Statistische Anzeigen im Firmenstamm").
In einem Belegblock können verschiedenartige Buchungen zusammengefasst werden. Wenn alle Buchungen korrekt erfasst sind, wird der Belegblock abgeschlossen, und damit für das Verbuchen am Konto freigegeben.
Der Belegblock kann andererseits auch für eine spätere Bearbeitung abgestellt ('angehalten') werden.
8.4.2 Führungs- und Teilbuchungen eingeben
Führungs- und Teilbuchung bei Rechnung und Sachbuchung
Ein Beleg, der erfasst wird, kann aus einer oder mehreren Zeilen bestehen. Wenn ein Beleg z. B. auf mehrere Erlösarten aufgeteilt werden muss, ist es notwendig die Buchung aufzusplitten. Die Buchung auf das Personenkonto wird als 'Führungsbuchung', die einzelnen Splitbuchungen als 'Teilbuchung' zur Führungsbuchung eingegeben.
Die Buchungsbeträge aus Führungs- und Teilbuchung müssen Soll/Haben- Gleichheit ergeben. Das System erwartet solange die Eingabe von Teilbuchungen, bis die offene Belegsumme null wird. Im Bildschirmformat zur Buchungserfassung erfolgt jeweils eine Anzeige, ob als nächstes die Eingabe einer Führungs- oder einer Teilbuchung erwartet wird (Kennzeichen 'FB' oder 'TB'). Solange Teilbuchungen zu erfassen sind, wird anstelle der Kontrollsumme die 'Offene Belegsumme' des Beleges angezeigt.
Unterscheiden Sie daher zwischen:
1. Buchung in einer Buchungszeile (Einzelbuchung)
Für die Buchung werden Konto und Gegenkonto und eventuell ein Steuercode eingegeben. Die Steuerbuchung wird automatisch erstellt, wobei zu beachten ist, dass die Steuer jeweils vom Gegenkonto abgezogen wird. Das heißt die Bruttobuchung erfolgt auf das Konto und die Nettobuchung erfolgt auf das Gegenkonto.
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Beachten Sie |
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Bei Sachbuchungen mit Vorsteuer müssen Buchungen wie 'Reparaturaufwand an Kassa' daher so eingegeben werden, dass das Kassakonto im Feld KONTO eingetragen wird und das Soll-Haben Kennzeichen auf 'H' gestellt wird. |
2. Buchung in mehreren Buchungszeilen (Splitbuchungen)
Die erste Buchungszeile ist die Führungsbuchung für den Beleg.
In der Führungsbuchung werden
- das Konto, aber kein Gegenkonto,
- die Belegnummer,
- das Belegdatum und
- die Belegsumme
festgelegt.
In den Teilbuchungen wird der Buchungsbetrag der Führungsbuchung auf verschiedene Konten aufgeteilt. Das Konto der Führungsbuchung ist automatisch das Gegenkonto für die Teilbuchungen.
Mit der Zahlungsbuchung wird der Gesamtbetrag eingegeben, der auf dem Zahlungsbeleg angegeben ist. Von diesem Gesamtbetrag werden jene Beträge abgezogen, die zum Ausgleich der Offenen Posten verwendet werden (Ausgleichsbeträge).
Die Summe aller Ausgleichsbeträge muss gleich dem Gesamtbuchungsbetrag sein.
Beim Erfassen von Zahlungen entstehen Teilbuchungen je Zuordnung eines Offenen Posten. Eine Führungsbuchung ohne Gegenkonto - wie bei der Rechnungserfassung - ist nicht möglich.
8.4.3 Buchungen löschen
Sie können Einzelbuchungen löschen, solange der Belegblock, in dem sie erfasst wurden, nicht zum Verbuchen freigegeben ist. Beim Löschen einer Führungsbuchung werden alle zugehörenden Teilbuchungen und ein eventuell gebildeter Offener Posten automatisch mitgelöscht.
8.4.4 Fremdwährungsbuchungen eingeben
Fremdwährung ist jede von den Heimatwährungen abweichende Währung, also auch Denominationen.
Die Umrechnung in Heimatwährungen erfolgt automatisch mit Hilfe der Kursangaben in den Firmenstammdaten; es ist aber auch möglich, beim Buchen sowohl Heimat- als auch Fremdwährungsbetrag einzugeben und damit die automatische Berechnung auszuschalten.
Wahlweise kann der zu verwendende Kurs auch direkt am Buchungsbildschirm, zusammen mit dem Fremdwährungscode und einem Betrag (Heimat- oder Fremdwährung) eingegeben werden.
Ist entweder Heimat- ODER Fremdwährungsbetrag sowie der Fremdwährungscode (und wahlweise auch ein Kurs) eingegeben, kann der fehlende Betrag mit F11 ermittelt und angezeigt werden.
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Beachten Sie |
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Der in der Führungsbuchung festgelegte Kurs gilt für alle Teilbuchungen. |
Die Verwendung der Fremdwährungsfunktion erfordert zusätzliche Stammdaten:
· Firmenstammdaten: Gültige Fremdwährungen und Umrechnungskurse
· Kontodaten: Führung von Kursdifferenzkonten.
8.5 Stapelübernahme
Als Schnittstelle aus anderen Anwendungen besteht die Möglichkeit,
· aus einer speziellen Übergabedatei Buchungen in die DKS-Finanzdatenbank zu übergeben.
· aus einer speziellen Übergabedatei Kontodaten (siehe Technisches Handbuch Kapitel 7, "Daten aus anderen Arbeitsgebieten übernehmen") in die DKS-Finanzdatenbank zu übergeben.
Für das Erstellen der Übernahmedateien ist der Anwender verantwortlich. Die Übergabe wird protokolliert, wobei die aufgetretenen Fehler gesondert angeführt werden.
8.6 Mehrfirmenverarbeitung
Die DKS-Finanzdatenbank kann auf einem System für mehrere Firmen (z. B. eigene Tochtergesellschaften) gleichzeitig eingesetzt werden. Die verschiedenen Firmen sind hinsichtlich Abschlussarbeiten usw. vollständig unabhängig voneinander, jedoch nicht die Buchhaltungen innerhalb einer Firma.
Bestimmte allgemeine Daten werden von allen installierten Firmen gemeinsam verwendet:
· Bankenstamm
· Meldungen (Fehlermeldungen und Hinweise)
· Konstanten
· Auswertung des Finanzinformationssystems.
Die Anzahl der Firmen, die Sie mit DKS betreuen, ist durch den dreistelligen Firmenkurznamen und die Kapazität Ihres Systems begrenzt.
Es können jederzeit neue Firmen angelegt werden. Nach der Anlage ergibt sich keinerlei Beeinträchtigung Ihrer Arbeiten für Ihre bisherige Firma.
Bei der Anlage einer Firma wird neben anderen Angaben der dreistellige Firmenkurzname für die Firma festgelegt. Über diesen Firmenkurznamen rufen Sie zu Beginn Ihrer Arbeit am Bildschirm und bei jedem Firmenwechsel die von Ihnen gewünschte Firma auf.
Sie wechseln in eine andere Firma, indem Sie den Menüpunkt 11, Firmenwechsel, im Menü MENBUC, Buchen, aufrufen (Expertcode 'FIRMA') und dann den Firmenkurznamen der gewünschten Firma eingeben, oder indem Sie bei Bildschirmformaten, bei denen die Taste F6 erlaubt ist, diese Taste drücken.
Mehrfirmen und Zugriffsberechtigung
Die Vergabe der Zugriffsberechtigungen kann getrennt je Firma erfolgen. Nähere Angaben zu den Zugriffsberechtigungen lesen Sie, bitte, im ADS-Handbuch, Kapitel 5.4, "Benutzer und Benutzerberechtigungen definieren" nach.
8.7 Mehrbuchhaltungen
8.7.1 Mehrere Buchhaltungen in einer Firma
Sie können innerhalb Ihrer Firma mehrere Buchhaltungen unabhängig voneinander führen, z. B. um Geschäftsbereiche Ihrer Firma buchhalterisch zu trennen. Auswertungen können wahlweise je Buchhaltung, über mehrere Buchhaltungen oder über alle Buchhaltungen einer Firma gedruckt werden.
Abschlüsse (Tagesabschluss, Periodenabschluss und Jahresabschluss) werden immer über alle Buchhaltungen durchgeführt, ebenso die Umsatzsteuermeldungen.
Bestimmte Firmenstammdaten und die Kontodaten werden je Buchhaltung geführt. Bei Verwendung gleicher Konten ist es jedoch möglich, Stammdaten von einer Buchhaltung in die andere zu kopieren.
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Anmerkung: |
Im Rahmen des Finanzinformationssystems kann über beliebige Firmen und/oder Buchhaltungen konsolidiert werden. |
Wenn Sie mit Mehrbuchhaltungen arbeiten wollen, müssen Sie in den Wahlfunktionen, Expertcode FIRWF, im Feld Mehrbuchhaltung ein 'J' eingeben. Mit dem Expertcode FIRBUCHH können Sie außer der Hauptbuchhaltung, die immer die Buchhaltungsnummer 000 hat, weitere 'Filialen' anlegen. Weiters können Sie die Stammdaten von einer Buchhaltung in die andere kopieren. Genaueres lesen Sie bitte im Kapitel Konten kopieren nach.
Abbildung 8-2. Format HF: Buchhaltungen
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SAG-Comarch Doku AG F1 Buchhaltungen Änd. ÄNDERN SDWFI4 HF 11.09.08 14:11 DOKUUSER EUR 000-Buchhaltung Wien XIV FIRBUCHH 999
B U C H H A L T U N G E N
Buchhnr: 000
Bezeichnung: Buchhaltung Wien XIV
Lösch-Kz : A letzte Änderung von DOKUUSER am 11.09.2010
Nächste Eingabe: Buchhnr: 000 verzweigen in F3=Verlassen F7=Bild-ab F8=Bild-auf F10=Mustersatz F24=Weitere Tast. (C) Copyright Comarch AG 2001, 2010
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Die Anzeige dieser Funktion ist mit Expertcode FIABUCHH möglich.
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Beachten Sie |
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Die Adressdaten der Personenkonten werden unabhängig von der Buchhaltungsnummer geführt; d. h. die Adressdaten eines Kontos sind für alle Buchhaltungen gleich. |
8.7.2 Buchhaltungsnummer
Bei der Installation einer Buchhaltung legen Sie neben anderen Daten auch die Buchhaltungsnummer fest. Über diese Buchhaltungsnummer rufen Sie zu Beginn Ihrer Arbeit und bei jedem Buchhaltungswechsel die gewünschte Buchhaltung auf.
8.7.3 Buchhaltung wechseln
Das Wechseln der zugeordneten Buchhaltung über Menüpunkt wird im Menü MENBUC, Buchen durchgeführt. Sie wechseln in eine andere Buchhaltung Ihrer Firma, indem Sie den Menüpunkt 10, Buchhaltungszuordnung (Expertcode 'BHZ'), aufrufen und dann die Buchhaltungsnummer eingeben, oder indem Sie bei Bildschirmformaten, bei denen die Taste F6 erlaubt ist, diese Taste drücken.
Bildschirmanzeigen und Auswertungen
Auf allen Bildschirmen und auf allen Auswertungen werden der Firmenname, der Firmenkurzname und die Buchhaltungsnummer (nur bei Mehrbuchhaltungsfirmen) angezeigt.
Bestimmte Stammdaten sind buchhaltungsbezogen. Dazu gehören vor allem die Kontodaten. Werden gleiche Konten verwendet, können die Kontenstammdaten beim Anlegen von einer Buchhaltung in eine andere kopiert werden.
8.8 Verbuchen auf den Konten
Was geschieht beim Verbuchen am Konto
Eine Buchung wird automatisch jener Periode zugeordnet, die mit Hilfe des Periodendatums (Belegblock) und den Angaben in den Firmenstammdaten (Periodendaten) ermittelt wird. Unterscheiden Sie daher genau zwischen den drei Datumsangaben einer Buchung:
· Belegdatum: Dieses Datum wird als Datum der Abwicklung eines Geschäftsfalles verwendet (Fälligkeitsermittlung für OP).
· Periodendatum: Dieses Datum bestimmt die Buchungsperiode, der die Buchungen zugeordnet werden (entsprechend der Definition des verwendeten Steuercodes).
· Buchungsdatum: Dieses Datum wird als Erfassungsdatum der Buchung betrachtet.
Die Zuordnung zur Umsatzsteuerperiode erfolgt durch das Belegdatum oder das Periodendatum entsprechend dem Kennzeichen 'Steuerfälligkeit' im verwendeten Steuercode.
Folgende Buchungen werden automatisch erstellt:
· Steuerbuchungen aufgrund der eingegebenen Steuercodes bei Rechnungen; bei 'Vereinnahmten Prinzip' erfolgt die Buchung der Steuer von Rechnungen auf ein 'Steuerwartekonto' (KONTO2 in den Steuerdaten), und bei Zahlungen wird der Betrag vom Steuerwartekonto auf das 'richtige' Steuerkonto umgebucht; bei vereinbartem Prinzip wird die Buchung der Steuer auf das Steuerkonto gebucht.
· Sammelbuchungen auf die in den Kontodaten eingetragenen Sammelkonten oder bei Anzahlungen auf das Anzahlungskonto; Sammelbuchungen werden nur in Heimatwährung erstellt.
· Bereichsbuchungen aufgrund der eingegebenen Bereichskonten oder aufgrund der Bereichsaufteilung bzw. des Standardbereichskontos der angesprochenen Sachkonten.
· Skontobuchungen bei Zahlungen, sofern ein Skontobetrag vorhanden ist oder mit 'S' ausgeziffert wurde einschließlich der zugehörenden Steuerrückbuchungen.
· Automatische Skontobuchungen erfolgen, wenn:
· der Offene Posten mit 'A' ausgeziffert wurde (sofern ein Skonto angezeigt wurde) und/oder
· bei der Zahlung ein Skontobetrag angegeben wurde (ohne Auszifferung oder Auszifferung mit 'F').
· Steuerrückbuchungen bei Zahlungen mit Skonto, sofern in den angesprochenen Steuercodes Skontoausgleich = 'J' ist.
· Kursdifferenzbuchungen bei Zahlungen, sofern seit dem Einbuchen einer Rechnung mit Fremdwährungscode Kursänderungen eingetreten sind.
· Buchungen für Rundungsdifferenzen usw. auf ein Restausbuchungskonto.
Automatische Verwaltungsabläufe
Folgende Verwaltungsarbeiten werden durchgeführt:
· Fortschreiben der Umsatzdaten der Konten; Sammelkonten werden immer in Heimatwährung fortgeschrieben.
· Fortschreiben der Verwaltungsdaten der Konten (Anzahl der Buchungszeilen usw.).
· Fortschreiben der letzten vergebenen Belegblocknummer, sowie Fortschreiben der zuletzt je Belegsymbol automatisch vergebenen Belegnummer.
· Fortschreiben des Wechselobligos bei Zahlungen mit Wechsel.
Grundsätzlich wird für jedes Konto, das bei der Erfassung oder Übernahme von Buchungen angesprochen wird, ein eigener Buchungssatz erstellt.
Das gilt:
· jeweils für Konto und Gegenkonto aus den Feldern KONTO und GEGENKONTO,
· für jedes Konto, das über Codes zur Erstellung von automatischen Buchungen angesprochen wird (Beispiele: Steuerkonto, Skontokonto usw.),
· für jedes Bereichskonto, das direkt (durch manuelle Eintragung) oder indirekt (über Bereichsaufteilungscode oder Standardbereichskonto) angesprochen wird und
· für die Sammelkonten (Forderungs- oder Verbindlichkeitskonto bzw. Anzahlungskonto).
· Das Feld GEGENKONTO der Buchungssätze wird beim Erstellen nach bestimmten Regeln gebildet:
· Bei Einzelbuchungen steht im Buchungssatz für das Gegenkonto das Konto.
· Bei Führungsbuchungen bleibt das Gegenkonto im Buchungssatz für das Konto leer, in den Buchungssätzen für die Gegenkonten wird das Gegenkonto der Teilbuchungen eingetragen.
· Die Buchungssätze für Sammelbuchungen enthalten ebenfalls kein Gegenkonto, da sie immer für einen Belegblock insgesamt erstellt werden und in einem Belegblock mehrere Konten (insbesonders mehrere Personenkonten) vorkommen können.
· Sammelbuchungen in diesem Sinn sind die Sammelbuchungen der Personenbuchungen im Hauptbuch.
· Buchungssätze für Bereichskonten enthalten im Feld Gegenkonto:
· das Konto, das die Bereichsbuchung ausgelöst hat (über STANDARDBEREICH oder BEREICHSAUFTEILUNGSCODE der Sachkontodaten; und zwar auch bei automatischen Buchungen, wie z. B. Steuerbuchungen),
· das Konto aus dem Feld KONTO, wenn zusätzliche Bereichskonten manuell eingegeben wurden, und in den Belegartdaten angegeben ist, dass Bereichsbuchungen brutto zu verbuchen sind,
· das Konto aus dem Feld GEGENKONTO, wenn zusätzliche Bereichskonten manuell eingegeben wurden, und in den Belegartdaten angegeben ist, dass Bereichsbuchungen netto zu verbuchen sind.
Die dargestellten Regeln können jederzeit mit der Funktion 'Journalanzeige' überprüft werden.
Das System führt unmittelbar bei der Erfassung der Buchungen am Bildschirm eine Verwaltung der Offenen Posten durch. Die Offenen Posten werden daher unabhängig von der Verbuchung am Konto sofort bei der Buchungserfassung gebildet oder verändert.
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Beachten Sie |
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Wenn Buchungen für die spätere Korrektur vorgemerkt werden (Ende Belegblock mit 'H'), bleiben die zugehörigen Offenen Posten solange als in Bearbeitung gespeichert, wie der 'gehaltene' Belegblock nicht über die Korrektur gelöscht oder freigegeben wird. |
Offene Posten, die bearbeitet, aber noch nicht verbucht sind, werden bei den Anzeigen mit '*' gekennzeichnet.
Ein Offener Posten eines Kontos wird durch die Belegart und die Belegnummer sowie eine Laufnummer identifiziert. Die Angaben entsprechen den Buchungen, die zum Entstehen des Offenen Postens geführt haben. Die Laufnummer wird nur dann angezeigt, wenn sie von '00000' abweicht; dies ist immer dann der Fall, wenn mehrere Rechnungen mit der gleichen Belegart und Belegnummer auf demselben Konto erfasst wurden.
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Beachten Sie |
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Für zwei verschiedene Konten könnten Offene Posten mit der gleichen Identifikation bestehen, da der oberste Ordnungsbegriff für Offene Posten immer das Konto ist. |
Grundsätzlich wird
· ein vorhandener Offener Posten mit der angegebenen Identifikation um den Buchungsbetrag oder Ausgleichsbetrag und Skontobetrag vermindert oder erhöht
· ein neuer Offener Posten gebildet, wenn noch kein Offener Posten mit der angegebenen Identifikation vorhanden ist.
8.9 Sammelbuchungen
Sammelbuchungen sind Buchungen auf Sammelkonten wie z. B. Forderungen, Verbindlichkeiten, Forderungen Ausland, Anzahlungskonten usw.. Das Erstellen der Sammelbuchungen erfolgt automatisch durch das System, wobei
· die Sammelkonten automatisch über Angaben in den Stammdaten zugeordnet werden können, oder
· die Sammelkonten direkt bei der Buchungserfassung vom Anwender eingegeben werden können.
8.9.1 Automatische Sammelbuchungen auf Sammelkonten
Sammelbuchungen auf Konto Forderungen oder Verbindlichkeiten
Bei Rechnungen, Gutschriften und Belastungen erfolgt eine automatische Sammelbuchung auf das in den Kontodaten des Debitors oder Kreditors angegebene Sammelkonto. Es sind keine getrennten Sachbuchungen erforderlich.
Sammelbuchungen auf ein Anzahlungskonto
Sammelbuchungen auf ein Anzahlungskonto entstehen bei Akontozahlungen mit Buchungstyp 'AZ' (siehe 10.8, "Akontozahlungen buchen").
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Beachten Sie |
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Sammelkonten sollten die niedrigste Berechtigungsklasse '9' aufweisen, und Sie sollten darauf achten, dass diese Konten nicht nachträglich gelöscht werden. Wenn in den Stammdaten ein Konto eingetragen ist, das nicht mehr bebucht werden kann, so wird das Konto mit der Nummer '99999999'(Fehlerkonto) für die Sammelbuchung verwendet. Die Fehlerkonten (Musterkonten) müssen vor der Buchungserfassung vorhanden sein, sonst wird eine Fehlermeldung ausgegeben. |
Beispiel:
*““““““““““““““““““““““““““““““““““““““““““““*
| SAG-Comarch Doku AG |
| Baden |
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| Firma Rg. Nr. 10001 |
| Musterkunde vom 13.09.2003 |
| Wiesengasse 12 |
| Ort |
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| Wir lieferten Ihnen heute gemäß Ihrer |
| Bestellung vom 05.09.2003 |
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| 10 Diskettenbehälter |
| zu 500,- 5.000,- |
| + MWSt. 20% 1.000,- |
| ------- |
| 6.000,- |
| ======= |
| zahlbar innerhalb 10 Tagen mit 2% Skonto |
| zahlbar innerhalb 30 Tage netto |
*““““““““““““““““““““““““““““““““““““““““““““*
Auswirkung der Rechnung in der Buchhaltung
Verbuchung in der Debitorenbuchhaltung
Musterkunde
*““““““““*““““““““*
6.000,- |
*
Kontonr. Eingabe
aus Konto
In den Kontodaten des Debitors ist als Sammelkonto das Sachkonto 'Forderungen/L.u.L.' angegeben.
Verbuchung in der Sachbuchhaltung
Forderungen/L.u.L.
*““““““““*““““““““*
6.000,- |
*
Kontonr. Kontodaten
aus des Debitors
Erlöse 20% Mehrwertsteuer 20%
*““““““““*““““““““* *““““““““*““““““““*
| 5.000,- | 1.000,-
* *
Kontonr. Eingabe Steuerdefinition
aus Gegenkonto lt. Steuercode
Wie Sie die Rechnung verbuchen, lesen Sie in Kapitel 10, "Laufende Geschäftsfälle buchen".
8.9.2 Manuelle Eingabe der Sammelkonten
Auf den Bildschirmformaten zur Erfassung von Rechnungen oder Zahlungen befindet sich ein Eingabefeld zur Angabe des Sammelkontos. Der Benutzer kann bei der Belegerfassung jederzeit ein Konto eintragen, wobei die Regel beachtet werden muss, dass die Sammelkonten entweder Kontotyp 'SA' oder 'AZ' eingetragen haben müssen ('SA' für 'normale' Sammelbuchungen auf Forderungen oder Verbindlichkeiten, 'AZ' für 'echte' Anzahlungen).
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Beachten Sie |
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Das Eingabefeld SAMMELKONTO ist bei den meisten Belegarten der Musterdaten als unsichtbar definiert. |
8.10 Bereichsbuchhaltung
DKS bietet die Möglichkeit, einen zusätzlichen verwaltungstechnischen Abrechnungskreis neben der herkömmlichen Buchhaltung zu definieren. Sie können die Bereichsbuchhaltung für die Kostenstellenrechnung, die Kostenartenrechnung oder überhaupt zur Erweiterung des Rechnungswesens verwenden.
Wenn Sie die Bereichsbuchhaltung in Ihrer Firma verwenden, müssen Bereichskonten angelegt sein.
Automatische Bereichsbuchungen
Beim Buchen können automatisch Bereichskonten mitbebucht werden. Die automatische Bereichsbuchung steuern Sie
· durch Angabe eines Bereichsaufteilungscodes in den Kontodaten bestimmter Sachkonten
· Der Bereichsaufteilungscode muss in den Firmenstammdaten angelegt sein und enthält Angaben über die prozentmäßige Aufteilung des Buchungsbetrags auf beliebig viele Bereichskonten; bei der Verbuchung wird der Betrag, der auf dem Sachkonto verbucht wird, entsprechend dem Bereichsaufteilungscode auf den Bereichskonten verbucht
· durch Angabe eines Standardbereichskontos in den Kontodaten bestimmter Sachkonten
· Bei der Verbuchung wird der Betrag, der auf dem Sachkonto verbucht wird, auch auf dem Bereichskonto verbucht
· durch Angabe von bis zu vier Bereichskontoarten in den Kontodaten bestimmter Sachkonten; diese Bereichskontoarten müssen bei der Erfassung bebucht werden.
· durch Angabe von bis zu vier Bereichskontoarten bei den Belegartdaten
· Die angegebenen Kontoarten werden beim Erfassen einer Buchung mit dieser Belegart am Bildschirmformat vorgeschlagen, die Kontonummern der Bereichskonten müssen dann bei der Erfassung eingegeben werden (der Buchungsbetrag wird auf jedem der angegebenen Bereichskonten verbucht).
· durch Angabe von bis zu vier Bereichskonten bei der Erfassung einer Buchung
· Wurden durch Angaben in den Belegartdaten keine Bereichskontoarten vorgeschlagen, so können am Bildschirmformat für diese Buchung beliebige Bereichskonten angegeben werden (der Buchungsbetrag wird auf jedem der angegebenen Bereichskonten verbucht).
· durch Verzweigen auf das Bildschirmformat zur Eingabe von Bereichsbuchungen wurden lt. Kontodaten oder Gegenkontodaten nicht alle Bereiche bebucht, so wird automatisch auf das Bildschirmformat für Bereichsbuchungen verzweigt. Es können auch mehrere Bereichsbuchungen durch Eingabe der gewünschten Bereichskonten zu einer Buchung erfasst werden.
Ob der Buchungsbetrag z. B. bei Ausgangsrechnungen brutto oder netto auf die Bereichskonten erfasst werden muss, kann durch ein entsprechendes Kennzeichen bei den Belegartdaten gesteuert werden.
'Brutto' bedeutet in diesem Zusammenhang, dass die Bereichsbuchung in gleicher Weise erstellt wird wie die Buchung für das im Feld 'Konto' eingetragene Konto.
'Netto' bedeutet, dass die Bereichsbuchung für die Buchung auf das Gegenkonto erstellt wird (ohne Mehrwertsteuer, S/H-Kennzeichen wird vertauscht).
Das Konto, für das die Bereichsbuchung erstellt wurde, wird als Information in Feld 'Gegenkonto' der Bereichsbuchungen automatisch eingetragen.
Buchungen auf Bereichskonten können auch direkt unter Benutzung der dafür vorgesehenen Belegart eingegeben werden. Bei Verwendung einer Belegart mit Buchungstyp 'BB', wird das Bildschirmformat zum Erfassen von Bereichsbuchungen angezeigt.
Sie können damit Umbuchungen innerhalb des Abrechnungskreises 'Bereichsbuchhaltung' vornehmen, ohne dass Konten der übrigen Buchhaltung betroffen sind. Beachten Sie dabei jedoch, dass bei dieser Art von Umbuchungen keinerlei Verbindung zwischen Finanz- und Betriebsbuchhaltung gegeben ist und daher bei Auswahlauswertungen im Finanzinformationssystem diese Umbuchungen nicht bzw. eventuell nicht in der gewünschten Form berücksichtigt werden.
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