DKS-Finanzdatenbank Benutzerhandbuch

Abschlüsse sind regelmäßig durchzuführende Arbeiten am Ende eines Buchungszeitraumes. Die Abschlussarbeiten gewährleisten, dass nach Ablauf von bestimmten Zeiträumen alle Erfordernisse zur Ordnungsmäßigkeit der Buchhaltung eingehalten werden.

Wie oft und zu welchem Zeitpunkt Sie Abschlüsse durchführen, ist Ihnen freigestellt. Beachten Sie jedoch, dass im Rahmen der Abschlussarbeiten nicht mehr benötigte Daten aus dem System entfernt werden, und so nicht mehr benötigter Speicherplatz für neue Erfordernisse zugängig gemacht wird.

Das System unterstützt Sie bei folgenden Abschlussarbeiten:

· Tagesabschluss

· Periodenabschluss

· Jahresabschluss.

Tagesabschluss

Der Tagesabschluss beendet die täglichen Erfassungsarbeiten in der DKS und entfernt die nicht mehr benötigten Arbeitsdateien. Der Tagesabschluss kann ein- oder mehrmals täglich oder auch im Abstand von mehreren Tagen vorgenommen werden. Wie oft Sie den Tagesabschluss vornehmen, hängt von der Menge der Buchungen ab, die in Ihrer Firma seit dem letzten Tagesabschluss erfasst und verarbeitet wurden. Bei großen Buchungsmengen ist es günstig, den Tagesabschluss täglich oder u. U. mehrmals täglich durchzuführen; bei kleinen Buchungsmengen genügt es, den Tagesabschluss im Abstand von einigen Tagen durchzuführen.

Anmerkung:

Mit dem Tagesabschluss werden die Zwischendaten, die das System zum Verbuchen benötigt hat, gelöscht. Diese Daten müssen nicht gesichert werden, da sie als Buchungssätze ins System aufgenommen wurden und ansonsten nur interne Steueranweisungen für das Verbuchen enthalten.

Periodenabschluss

Mit dem Periodenabschluss wird die aktuelle Buchungsperiode abgeschlossen und die unmittelbar vorhergehende Periode für das Buchen gesperrt.

Der Periodenabschluss muss nicht unmittelbar am Ende einer Buchungsperiode durchgeführt werden, sondern kann, wenn gewünscht, auch ein oder zwei Perioden später durchgeführt werden.

Sie können beliebige offene Perioden bebuchen, ohne dass die jeweils vorangegangene Periode abgeschlossen wurde!

Die Perioden können jedoch nur in der in den Periodendaten für das Geschäftsjahr festgelegten chronologischen Reihenfolge abgeschlossen werden.

Nach dem Periodenabschluss können Sie durch Datensicherung und Reorganisation Buchungsdaten aus alten Perioden löschen. Dadurch wird Speicherplatz für neue Buchungsdaten frei.

Monatsabschluss

Wenn die Buchungsperioden mit den Monaten des Geschäftsjahres übereinstimmen, ist der Periodenabschluss ein Monatsabschluss.

Beachten Sie

Der Monatsabschluss in der DKS sollte nicht mit den monatlichen Abschlussarbeiten in manuellen Buchhaltungen verwechselt werden. Für buchhaltungsbezogene Abschlussarbeiten (z. B. Umsatzsteueranmeldung etc.) stehen andere Funktionen der DKS-Finanzdatenbank zur Verfügung.

Jahresabschluss

Beim Jahresabschluss werden für Sachkonten mit Übernahmekennzeichen Eröffnungsbilanzbuchungen für das neue Geschäftsjahr erstellt. Bei Personen- und Bereichskonten entstehen keine Buchungen.

Beachten Sie

Eröffnungsbilanzbuchungen werden in keine nach außen sichtbare Buchungsperiode gebucht, sondern betreffen ausschließlich den Vortrag der Kontenumsätze. Ob eine Saldenübernahme erfolgt ist oder nicht erkennen Sie daher daran, dass es zu den Vorträgen des neuen Geschäftsjahres EB-Buchungen gibt oder nicht.

Zusätzlich wird das alte Geschäftsjahr abgeschlossen und damit endgültige für weitere Buchungen gesperrt. Erst durch den Jahresabschluss wird das alte Geschäftsjahr für DKS und damit für alle Buchhaltungen Ihrer Firma abgeschlossen. Nach dem Abschluss des alten Geschäftsjahres kann dieses nicht mehr bebucht werden! Schließen Sie daher ein Geschäftsjahr erst ab, wenn feststeht, dass keine Buchungen für dieses Jahr ausstehen.

15.2 Tagesabschluss

15.2.1 Arbeiten beim Tagesabschluss

Der Tagesabschluss beinhaltet

· technische Arbeiten zum Bereinigen von Dateien (Protokollaufzeichnungen, Listentexte, Buchungserfassungsdaten)

· den Druck von Buchungsbelegen je Belegblock für alle im Firmenstamm vermerkten Belegarten und Dauerbuchungen

· eine Liste aller offenen Belegblöcke

· das Änderungsprotokoll der Firmendaten

· das Tagesjournal

· die Wechselrückbuchung (wenn vorgesehen)

· die Überleitung von Dauerbuchungen (wenn vorgesehen)

· die Zahlungsbenachrichtigung an den Rechtsanwalt (wenn in den Mahnwesendaten vorgesehen).

Anmerkung:

Siehe auch „User-Exits beim Tagesabschluss“ im Technischen Handbuch der DKS-Finanzdatenbank.

15.2.2 Beeinflussende Faktoren

Der Tagesabschluss kann nicht durchgeführt werden, solange andere Benutzer in Ihrer Firma arbeiten oder das Verbuchen auf den Konten aktiv ist. Während des Tagesabschlusses können keine anderen Arbeiten (auch keine Anzeigen oder Listen) in Ihrer Firma durchgeführt werden.

Hinweis

U. a. versucht das Tagesabschluss-Programm, bestimmte Firmendateien zu reorganisieren (z. B. die Datei S6 Buchungsstapeldatei; siehe auch „Datenbereinigung beim Tagesabschluss“). Dies kann aber nur dann erfolgen, wenn KEIN Benutzer - auch nicht jener, der den Tagesabschluss gestartet hat - die DKS-Dateien der Firma im Zugriff hat.
Eine DKS-Datei ist ab jenem Moment im Zugriff, ab dem eine DKS-Aktivität in einer Firma aufgerufen wurde (nach Meldung 'DKS-Dateien werden eröffnet'). Nach dem Aufruf des Tagesabschlusses sollte daher entweder ADS verlassen werden, ein Firmenwechsel durchgeführt werden oder eine Abmeldung mit SIGNOFF erfolgen. Die Dateien werden durch diese Aktion freigegeben und die entsprechende Reorganisation kann durchgeführt werden.

Der Tagesabschluss muss nicht täglich durchgeführt werden. Wir empfehlen aber eine regelmäßige Durchführung, damit Sie eine Kontrollmöglichkeit haben, ob alle Buchungen korrekt und vollständig erfasst wurden. Mindestens aber muss der Tagesabschluss vor jedem Periodenabschluss durchgeführt werden, damit beim Übergang zu einer neuen Buchungsperiode (aktuelle Periode) alle Arbeiten der alten Periode ordnungsgemäß beendet wurden, sowie vor jeder UVA.

Die Durchführung des Tagesabschlusses hängt von der im Firmenstamm gesetzten Wahlfunktion 'PRÜFUNG DER OFFENEN BELEGBLÖCKE VOR TAGESJOURNAL (J/N)' (Expertcode FIRWF) ab:

Das Tagesjournal kann nur dann gedruckt werden, wenn keine offenen Belegblöcke vorhanden sind (wenn alle Belegblöcke verbucht sind).

Das Tagesjournal wird gedruckt, auch wenn offene Belegblöcke vorhanden sind.

Das Tagesjournal umfasst alle auf den Konten verbuchten Buchungen seit dem Ausdruck des letzten Tagesjournals.

Wenn die Wahlfunktion für die Abfrage offene Belegblöcke 'N' ist, werden die Buchungen bis zum ersten nicht abgeschlossenen Belegblock gedruckt.

Folgende steuernde Parameter können in der Aktivität 'TAG' (Paket DKS, paketbezogen = 1) definiert werden:

· Position 16: J/N Wechselrückbuchung durchführen

· Position 17: J/N Dauerbuchungen durchführen

· Position 18: J/N Stapelübernahme durchführen

Anmerkung:

Aktivitäten können nur von einem Benutzer mit Entwicklerberechtigung (z. B. ADSENT) geändert werden.

15.2.3 Tagesabschluss vorbereiten

Vor dem Tagesabschluss können Sie die Liste der Offene Belegblöcke drucken, um zu überprüfen, ob alle Buchungen korrekt eingegeben wurden. Das Tagesjournal dient dem Nachweis der verbuchten Eingaben (fortlaufende Nummerierung) und wird daher nur einmal gedruckt.

Wenn die Wahlfunktion PRÜFUNG DER OFFENEN BELEGBLÖCKE VOR TAGESJOURNAL (Expertcode FIRWF) gesetzt ist, müssen alle offenen Belegblöcke abgeschlossen werden.

Offene Belegblöcke drucken

Offene Belegblöcke sind zur Bearbeitung gehaltene Belegblöcke mit dem Status 'G' (gesperrt). Offene Belegblöcke stammen aus der

Erfassungsarbeit

Fehlerhafte oder unvollständige Belegblöcke, die zur Korrektur gehalten wurden.

Stapelübernahme

Fehlerhafte Belegblöcke werden mit dem Status 'G' für die Korrektur gespeichert.

Sie können sich diese offenen Belegblöcke jederzeit ausdrucken lassen. Beim Tagesabschluss werden die offenen Belegblöcke automatisch ausgedruckt.

Durchführung

Auswahl Menüpunkt 7 (Expertcode DOB), Offene Belegblöcke drucken, im Menü MENBUC, Buchen.

Anmerkung:

Wenn keine offenen Belegblöcke gespeichert sind, wird eine leere Liste mit dem Hinweis gedruckt:
'Keine Sätze zum Ausdruck vorhanden - Auswahl nicht erfolgreich'

Listmuster: Offene Belegblöcke

Abbildung 15-1. Druckbeispiel Offene Belegblöcke (Auszug)

Comarch Doku AG OFFENE BELEGBLÖCKE Seite 1

Firma SAG DVR 0000007

STATUS DES BELEGBLOCKS : GESPERRT BUCHHALTUNGSNUMMER : 000

--------- BELEG -------- --- KONTO -- - GEG.KTO -- ----- BETRAG ------- --- BETRAG FWG ------ ------ STEUER ---- -------- TEXT -----

-- EXT. RECHNUNG --- VALUTA SKONTO 1 SKONTO 2 NTO MST MSP ZSP ZKZ ----------------- BEREICHE (100 %) -----------------

- OP-ZUG ----- -- SKONTOBETRAG -- -- AUSGLBETRAG -- ZAHLWEG ACTO AUSBKZ ---------- ZUSATZTEXT ----------- SAMMELKTO

BH# 000 BELEGBLOCK WE-DISKONT 6 PERIODE 16.01.01 ERFASSUNGSDAT 16.01.01 KONTROLLSUMME 0,00 SACHBEARB. DOKUUSER

16.01.01 WER BBL156 0 3 2650 3 2651 1.000,00 ATS H Systembelegart Wech

0 N N

BBL156 0 WE 1.000,00 ATS N N

Comarch Doku AG OFFENE BELEGBLÖCKE Seite 2

Firma SAG DVR 0000007

STATUS DES BELEGBLOCKS : GESPERRT BUCHHALTUNGSNUMMER : 000

--------- BELEG -------- --- KONTO -- - GEG.KTO -- ----- BETRAG ------- --- BETRAG FWG ------ ------ STEUER ---- -------- TEXT -----

-- EXT. RECHNUNG --- VALUTA SKONTO 1 SKONTO 2 NTO MST MSP ZSP ZKZ ----------------- BEREICHE (100 %) -----------------

- OP-ZUG ----- -- SKONTOBETRAG -- -- AUSGLBETRAG -- ZAHLWEG ACTO AUSBKZ ---------- ZUSATZTEXT ----------- SAMMELKTO

BH# 000 BELEGBLOCK 7 PERIODE 16.01.01 ERFASSUNGSDAT 16.01.01 KONTROLLSUMME 0,00 SACHBEARB. DOKUUSER

16.01.01 AR BBL7/1 0 1 ANNA 3 4000 1.200,00 ATS S M20 200,00 Abrechnung 1/01

8 3,00% 30 2,00% 60 N N

ATS N N

TX Zusatztext für Test

BEREICH G/KTO PROZENT/BETRAG WHG S/H BUCHUNGSTEXT ------------ BEREICH G/KTO PROZENT/BETRAG WHG S/H BUCHUNGSTEXT ------------

A 1 G 100,00% H Abrechnung 1/02 A 2 G 10,00% H Abrechnung 1/01

K 11 G 100,00 ATS H Abrechnung 1/01

Listen-Nr. I20 DKSSTU-1 16.01.01 Zeit 15:04 V3M9P01015 GESCHÄFTSJAHR, BELEGBLOCK (Letzte) Seite 1

BAO-Datei: I200217 DOKUUSER

Felder der Liste der offenen Belegblöcke

1. Belegblockdaten

Belegblock

automatisch vergebene Belegblocknummer

Periode

Periodendatum aus der Erfassung (Eröffnen Belegblock)

Erfassungsdat

Buchungsdatum aus der Erfassung (Eröffnen Belegblock)

Kontrollsumme

aus der Erfassung (Eröffnen Belegblock)

Sachbearbeiter

Name des Sachbearbeiters lt. Anmeldung System

2. Einzelbuchungen

Beleg

Belegdatum und Belegidentifikation (Belegart, Belegnummer und Beleglaufnummer) der Buchungen

Konto

Kontoart und Kontonummer aus dem Feld KONTO bei der Erfassung

Geg.Kto

Gegenkonto
Gegenkonto lt. Erfassung (leer bei Führungsbuchungen)

Betrag

Buchungsbetrag lt. Erfassung

Betrag FWG

Fremdwährungs-Buchungsbetrag lt. Erfassung

Steuer

Steuercode und Steuerbetrag
Der Steuerbetrag wird auch dann gedruckt, wenn nur der Steuercode eingegeben wurde.

Text

Buchungstext aus der Erfassung

Ext. Rechnung

Externe Rechnungsnummer aus den Rechnungszusatzdaten

Valuta

Valutadatum

Skonto 1

Skontotage 1 und zugehöriger Prozentsatz lt. Zahlungskonditionen

Skonto 2

Skontotage 2 und zugehöriger Prozentsatz lt. Zahlungskonditionen

Nto

Nettotage lt. Zahlungskonditionen

Mst

Mahnstufe des Beleges (Rechnungszusätze)

Msp

Mahnsperre des Beleges (Rechnungszusätze)

Zsp

Zahlsperre des Beleges (Rechnungszusätze)

Zkz

Zessionskennzeichen (Rechnungszusätze)

OP-zug

Belegidentifikation einer eventuell erfassten Offenen Posten-Zuordnung

Skontobetrag

Skontobetrag aus der Erfassung von Zahlungen

Ausglbetrag

Ausgleichsbetrag bei Zuordnungen von Offenen Posten

Zahlweg

Zahlstelle (Kreditinstitut) und Zahlart (Zahlungsformular) aus Rechnungszusätzen

Aconto

Akontokennzeichen aus der Erfassung von Zahlungen

Ausbkz

Restausbuchungskennzeichen aus der Erfassung von Zahlungen

Zusatztext

Zusatztexte lt. Erfassung

Sammelkto

Sammelkonto
Das Sammelkonto wird normalerweise aus den Kontodaten des Personenkontos automatisch übernommen, kann aber auch manuell eingegeben werden.

15.2.4 Tagesabschluss für eine Firma durchführen

Durchführung

1. Auswahl Menüpunkt 5, Tagesabschluss durchführen, im Menü MENBUC (Expertcode TAG), Buchen

2. Wenn die Wahlfunktion 'Prüfung offene Belegblöcke' vor Tagesjournal = 'J' ist und noch offene Belegblöcke vorhanden sind, wird kein Tagesjournal, sondern nur eine Liste der offenen Belegblöcke gedruckt. Wenn Belegblöcke noch nicht verbucht sind, korrigieren Sie diese und wiederholen Sie danach den Tagesabschluss.

3. Die Listen des Tagesabschlusses werden nun gedruckt.

Der Tagesabschluss wird für alle Buchungen, die noch nicht bei einem Tagesabschluss berücksichtigt wurden, in der Reihenfolge der Erfassung solange durchgeführt, bis das Programm den ersten noch nicht verbuchten Belegblock findet.

Alle danach eingegebenen Belegblöcke finden Sie in der Liste der offenen Belegblöcke zusammen mit dem Hinweis, ob ein Belegblock verbucht wurde oder noch zu korrigieren ist.

Wenn Sie daher am Tagesjournal den Hinweis finden 'Keine Sätze zum Ausdruck vorhanden', so bedeutet dies, dass der erste noch nicht bei einem Tagesabschluss berücksichtigte Belegblock im Augenblick zum Verbuchen gesperrt ist oder seit dem letzten Tagesjournaldruck keine Buchungssätze erfasst wurden.

Ablage der Listen

Beim Tagesabschluss werden folgende Listen gedruckt:

· Änderungsprotokoll

· Liste der offenen Belegblöcke

· Buchungsbelege

· tägliche Meldung an den Rechtsanwalt

· Tagesjournal.

Beachten Sie

Legen Sie die Änderungsprotokolle und das Tagesjournal sorgfältig ab! Sie gelten als Unterlagen für die Ordnungsmäßigkeit der Buchhaltung.

15.2.5 Tagesabschluss für mehrere Firmen durchführen

Wenn mehrere Firmen in der DKS installiert sind, muss der Tagesabschluss nicht für jede Firma einzeln aufgerufen werden, sondern Sie können durch Wahl des entsprechenden Menüpunktes alle Arbeiten dem System übergeben.

Da die Arbeiten längere Zeit beanspruchen, empfehlen wir diese Arbeiten während der Nachtstunden vom System erledigen zu lassen. Stellen Sie dabei sicher, dass genug Papiervorrat im Drucker zur Verfügung steht.

Durchführung

1. Auswahl Menüpunkt 6, Tagesabschluss alle Firmen, im Menü MENBUC, Buchen

2. Das Bildschirmformat AF wird angezeigt. Es werden alle Firmenkurzbezeichnungen der in Ihrer Anwendungsbibliothek installierten Firmen angezeigt, für die eine Berechtigung zur Durchführung des Tagesabschlusses besteht. Im Feld AUSWAHL kann nur '1' eingegeben werden.

Abbildung 15-2. Format AF: ''Tagesabschluss alle Firmen'.'

AF Tagesabschluß alle Firmen

Firma: SAG SAG Comarch AG

Auswahl der Firmen für Tagesabschluß durchführen

1=Firma wählen Positionieren auf Firma:

Auswahl Firma Langname Kennwort

E44 Testfirma EUR, OEN, alle Feat.

I44 Testfirma, EUR, IKR ohne Feat.

SAX Comarch Doku AG

S44 Testfirma EUR, SKR

T44 SAG Comarch AG

U44 Testfirma

V44 Testfirma DEM/EUR, SKR

W44 Testfirma

Ende

verzweigen in

F3=Verlassen F5=Aktualisieren F7=Bild-ab F8=Bild-auf F24=Weitere Tast.

Tabelle 15-1. Eingabefelder im Bildschirmformat AF

Feld	Eingabe	Werte	Auswirkung
Auswahl	zwingend	1	Der Tagesabschluss wird für die Firma durchgeführt.
		keine Eingabe	Für die Firma wird kein Tagesabschluss durchgeführt.

Hinweis: Betätigen Sie F21, um alle Firmen auszuwählen.

15.2.6 Tagesjournal

Im Tagesjournal werden alle seit dem letzten Druck des Tagesjournals verbuchten Belegblöcke und die dabei erstellten Buchungen ausgedruckt. Die Buchungen werden in der gleichen Reihenfolge ausgegeben, wie sie intern erstellt wurden.

Auf dem Tagesjournal sind alle getätigten Buchungen Ihrer Firma mit Ausnahme der Bereichsbuchungen in chronologischer Reihenfolge ausgewiesen. Das Journal ist fortlaufend nummeriert.

Beachten Sie

Gelöschte Belegblöcke werden im Tagesjournal als storniert gekennzeichnet. Damit ist jederzeit ein lückenloser Nachweis der erfassten Buchungen möglich.

Bereichsbuchungen werden im Tagesjournal nicht mitangedruckt, da sie kein Bestandteil der herkömmlichen Buchhaltung sind. Sie können jedoch im Journal ausgedruckt werden (siehe "Journal").

Anmerkung:

Sie haben die Möglichkeit in den Walfunktionen FIRWF einzustellen, ob Sie das Tagesjournal mit oder ohne Leerzeilen (Platzsparen!) ausdrucken möchten.

Automatischer Druck Tagesjournal

Das Tagesjournal wird automatisch mit dem Tagesabschluss ausgedruckt (Menüpunkt TAGESABSCHLUSS).

Der Druck des Tagesjournals kann nicht wiederholt werden.

Sortierfolge: Das Tagesjournal wird in aufsteigender Reihenfolge nach Geschäftsjahr, Belegblocknummer und Buchungsnummer gedruckt.

Besonderheiten

· Automatische Buchungen (Skontobuchungen, Kursdifferenzbuchungen etc.) werden durch einen besonderen Buchungstext gekennzeichnet.

· Journalzeilen für Sammelkonten des Hauptbuches werden immer je Belegblock erstellt. Sie finden die Summe der Sammelbuchungen nach jedem Belegblock im Tagesjournal. Nach jeder Einzelbuchung auf ein Personenkonto wird lediglich ein Hinweis auf das Sammelkonto ausgegeben. Der Hinweis ist kein gespeicherter Buchungstext!

· Die Steuerbuchungen werden durch den Steuercode gekennzeichnet. Er wird bei der Steuerbuchung ausgegeben sowie bei der Buchung, die die Steuer ausgelöst hat (Erlös der Rechnung). Die auf den Steuerkonten verbuchten Summen werden am Ende eines Belegblocks ausgegeben.

· Bei den Wahlfunktionen (Expertcode FIRWF kann festgelegt werden, ob und für welche Kontoarten die Kontobezeichnung am Journal ausgedruckt wird.

· Buchungen auf meldungspflichtige Konten werden im Journal durch den Text 'Meldung' dokumentiert.

· Toleranzüberschreitungen beim Buchen werden durch die Ausgabe eines gesonderten Hinweises zusätzlich dokumentiert.

Listmuster: Tagesjournal

Abbildung 15-3. Druckbeispiel Tagesjournal (Auszug)

SAG-Comarch Doku AG 941122 T A G E S J O U R N A L Seite 9

Firma: SAG DVR 0000007 Heimatwährungsbeträge in ATS

---------- BELEG --------- --- KONTO -- -- GEG.KTO - ---- SOLL =EUR= HABEN --- STC BETRAG WHG --------- TEXT -------

BELEGBLOCK WE-DISKONT 10 PERIODE 2001 /01 BUCHUNGSDATUM 16.01.01 SACHBEARBEITER DOKUUSER BH# 000

* S t o r n i e r t *

BELEGBLOCK 11 PERIODE 2001 /01 BUCHUNGSDATUM 16.01.01 SACHBEARBEITER DOKUUSER BH# 000

16.01.01 AR BBL11/1 3 3520 1 DIMM 414,83 M20

3 DIMM 3 4200 2.489,00 ---Sammelkonto: 2000

3 4200 1 DIMM 2.074,17 M20

16.01.01 ER BBL11/2 3 2400 2 ZAHN 132,55 V10

2 ZAHN 3 7200 1.458,00 ---Sammelkonto: 3300

Musterkonto

3 7200 2 ZAHN 1.325,45 V10

16.01.01 ER BBL11/3 2 LONDON 3 7600 1.350,00 100,00 USD ---Sammelkonto: 3300

London

3 7600 2 LONDON 1.350,00 100,00 USD

SUMME 11

SOLL 5.297,00

HABEN 5.297,00

SAMMELKONTEN

3 2000 2.489,00

3 3300 2.808,00

STEUERKONTEN

3 3520 414,83 M20

3 2400 132,55 V10

SUMME GESAMT

SOLL 5.297,00

HABEN 5.297,00

Listen-Nr. I19 DKSJNT-1 16.01.01 Zeit 16:51 V3M9P01015 BELEGBLOCK (Letzte) Seite 9

BAO-Datei: I19b 11 DOKUUSER

Felder des Tagesjournals

Feld

Beschreibung

BELEGBLOCK

Identifikation und automatisch vergebene Belegblocknummer
stornierter Belegblock: TEXT 'Storniert'

PERIODE

Geschäftsjahr/Buchungsperiode

BUCHUNGSDATUM

Buchungsdatum des Belegblocks

SACHBEARBEITER

Name des Sachbearbeiters lt. Anmeldung System

BH#

Buchhaltungsnummer der Buchhaltung, in der der Belegblock erfasst und verbucht wurde

BELEG

Belegdatum, Belegsymbol, Belegnummer
Wenn mit der Buchung ein OP ausgeglichen wurde (Rechnung, Zahlung, Buchung auf OP-führendes Sachkonto), werden der Vermerk 'OP' sowie Belegsymbol und Belegnummer des zugeordneten OPs ausgedruckt.

KONTO

Kontoart, Kontonummer

GEG.KTO

Kontoart, Kontonummer
bei Splitbuchungen leer

SOLL/HABEN

Buchungsbetrag S/H
WHG-Buchung: umgerechneter Betrag in Heimatwährung

STC

Steuercode bei Steuerbuchungen

BETRAG

der eingegebene Buchungsbetrag

WHG

WHG-Buchung: Währungscode

TEXT

Buchungstext

· erfasster Buchungstext

· erfasste Zusatztexte

· wenn ein Sammelkonto angesprochen wird:
Text 'Sammelkonto' und Kontonummer des Sammelkontos

· Meldungen

SUMME

Belegblockidentifikation, Belegblocknummer des Belegblocks, auf den sich die Summenzeile bezieht

SOLL

Summe der SOLL-Spalte

HABEN

Summe der HABEN-Spalte

Beachten Sie

Wenn negative Buchungsbeträge erfasst wurden, fällt die Summe u. U. kleiner aus als die Summe der Sammelbuchungen.

SAMMELKONTEN

Die Sammelbuchungen werden je Sammelkonto nach Soll und Haben getrennt summiert ausgedruckt.

STEUERKONTEN

Die Steuerbuchungen werden je Steuercode summiert ausgedruckt.

SUMME GESAMT

Gesamtsummen SOLL und HABEN über alle ausgedruckten Belegblöcke

15.2.7 Datenbereinigung beim Tagesabschluss

Mehrere automatisch durchgeführte Arbeiten betreffen die Reorganisation von Datenbeständen, die nicht mehr benötigt werden:

· Reorganisation der Protokollaufzeichnungen
Es werden die Aufzeichnungen über Änderungen in den Firmenstammdaten und Firmendaten gelöscht. Die gelöschten Aufzeichnungen werden im Änderungsprotokoll (siehe „Stammdatenprotokoll drucken“) dokumentiert.

· Reorganisation der Buchungserfassungsdaten
Hier wird der Inhalt der Datei S6 (Buchungserfassungdaten) gelöscht.

Beachten Sie auch den Hinweis in. „Beeinflussende Faktoren“

15.3 Periodenabschluss

Mit dem Periodenabschluss wird die aktuelle Periode (lt. Firmenstamm) als abgeschlossen und die darauf folgende Periode zur aktuellen Periode erklärt.

Der Periodenabschluss soll sicherstellen, dass die Ordnungsmäßigkeit der Buchhaltung auch in zeitlicher Hinsicht gewährleistet bleibt.

Der Periodenabschluss kann nur durchgeführt werden, wenn ein Tagesabschluss vollständig durchgeführt wurde und keine Offenen Belegblöcke verblieben sind.

15.3.1 Periodendaten und Periodenabschluss

· Die Periode vor der neu abgeschlossenen Periode wird für das Buchen gesperrt. Soll die Periode entsperrt werden, wenden Sie sich an Ihren Systemverantwortlichen oder lesen Sie die Abschnitte „Buchungsperioden“ und „Periodenabschluss für nachträglich entsperrte Perioden“
In der Anzeige der Periodendaten hat die gesperrte Periode das Abschlusskennzeichen 'G'.

· Die Periode nach der neu abgeschlossenen Periode ist nun die aktuelle Periode. Die 'aktuelle Periode' muss nicht kalendermäßig die aktuelle Buchungsperiode sein, wenn z. B. in Ihrer Firma die Perioden erst 4 bis 8 Wochen nach dem kalendermäßigen Periodenende abgeschlossen werden.

· Die neu abgeschlossene Periode hat in den Periodendaten das Statuskennzeichen 'A'. Es können noch Buchungen für diese Periode erfasst werden.
Wenn Sie in einer Periode mit Abschlusskennzeichen 'A' buchen wollen, wird eine Meldung angezeigt, dass die Periode bereits abgeschlossen wurde. Diese Meldung können Sie mit 'OK' im Feld 'Nächste Arbeit' oder mit F15 übergehen.

15.3.2 Periodenabschluss während des Jahres durchführen

Vorbereitung

· Alle offenen Belegblöcke der abzuschließenden Periode müssen abgeschlossen und verarbeitet werden.

· Der Tagesabschluss muss durchgeführt und das Tagesjournal vollständig gedruckt sein.

Durchführung

1. Auswahl Menüpunkt 1, Periodenabschluss mit Saldovortrag Personenkonten bei letzter Periode, im Menü MENPER, Abschlüsse/Reorganisieren

2. Sie erhalten eine Meldung, welche Periode abgeschlossen wird.

3. Wenn Sie die Taste EINGABE drücken, wird der Periodenabschluss durchgeführt. Wenn Sie die Taste F3 drücken, wird kein Periodenabschluss durchgeführt.

15.3.3 Periodenabschluss bei Geschäftsjahrwechsel

Ab der DKS-Version DKS05130 unterscheidet sich der Periodenabschluss der letzten Periode eines Geschäftsjahres nur mehr dadurch von den anderen Periodenabschlüssen, dass bei Abschluss der letzten Periode auch die Buchungszähler (Expertcode FIABUCZEIL) aktualisiert werden.

Beachten Sie

Der Periodenabschluss der letzten Periode ist nur möglich, wenn das vorherige Geschäftsjahr bereits abgeschlossen wurde. Ist dies nicht der Fall, so erhalten Sie eine entsprechende Fehlermeldung.

15.3.4 Periodenabschluss für mehrere Firmen durchführen

Wenn mehrere Firmen im Anwendungspaket installiert sind, muss der Periodenabschluss nicht für jede Firma einzeln aufgerufen werden, sondern Sie können nach Wahl des entsprechenden Menüpunktes jene Firmen in Ihrer Anwendung bestimmen, für die die Arbeiten gemeinsam durchgeführt werden sollen.

Durchführung

1. Auswahl Menüpunkt 4, Periodenabschluss alle Firmen, im Menü MENPER, Abschlüsse/Reorganisieren

3. Im Feld AUSWAHL kann nur '1' eingegeben werden.

Abbildung 15-4. Format AF: ''Periodenabschluss alle Firmen'.'

AF Periodenabschluß alle Firmen

Firma: SAG SAG Comarch AG

Auswahl der Firmen für Periodenabschluß

1=Firma wählen Positionieren auf Firma:

Auswahl Firma Langname Kennwort

E44 Testfirma EUR, OEN, alle Feat.

I44 Testfirma, EUR, IKR ohne Feat.

SAX Comarch Doku AG

S44 Testfirma EUR, SKR

T44 SAG Comarch AG

U44 Testfirma

V44 Testfirma DEM/EUR, SKR

W44 Testfirma

Ende

verzweigen in

F3=Verlassen F5=Aktualisieren F7=Bild-ab F8=Bild-auf F24=Weitere Tast.

Tabelle 15-2. Eingabefelder im Bildschirmformat AF

Feld	Eingabe	Werte	Auswirkung
Auswahl	zwingend	1	Der Periodenabschluss wird für die Firma durchgeführt.
		keine Eingabe	kein Periodenabschluss für diese Firma

Hinweis: Betätigen Sie F21, um alle Firmen auszuwählen.

15.3.5 Periodenabschluss für nachträglich entsperrte Perioden

Mit dem Periodenabschluss kann immer nur die aktuelle Periode abgeschlossen werden.

Nach Buchungen in eine vom Systemverantwortlichen entsperrte Periode (siehe „Abschlusskennzeichen ändern“) wird die Periode auf folgende Weise wieder abgeschlossen:

· Der Systemverantwortliche setzt das Abschlusskennzeichen für die Periode zurück.

15.3.6 Kontenabstimmung mit periodischen Listen

1. Kontenabstimmung bei Periodenabschluss

Vor oder nach dem Periodenabschluss können Kontoblätter und Saldenlisten für die betreffende Periode gedruckt werden.

Sie drucken die Listen (auch für abgeschlossene Perioden) über den entsprechenden Menüpunkt (siehe „Kontoblatt“ und „Saldenliste“ dort finden Sie auch Abbildungen dieser Listen).

2. Kontenabstimmung bei Reorganisation

Endgültige Kontoblätter und Saldenlisten

Bei der Reorganisation der Buchungen werden automatisch für alle abgeschlossenen Perioden, die reorganisiert werden, endgültige Kontoblätter gedruckt (siehe „Reorganisation Buchungen“ im Technischen Handbuch). Diese Kontoblätter sind fortlaufend nummeriert und dienen als Nachweis der ordnungsgemäßen Buchhaltung gegenüber dem Finanzamt. Der Ausdruck erfolgt auch dann, wenn keine Buchungen innerhalb der reorganisierten Perioden gespeichert sind.

Bei der Reorganisation der Umsatzdaten (siehe „Umsätze reorganisieren“ im Technischen Handbuch) werden automatisch Saldenlisten gedruckt.

15.3.7 Kochrezept

Periodenabschluss

Das nachfolgende Kochrezept ist ein Überblick über die beim Periodenabschluss auftretenden Überlegungen. Wenn Sie eine Frage mit 'J' beantworten können, ist jeweils der nächste Punkt der gleichen Nummerierungsebene zu beachten. Bei 'N' müssen Sie in der gleichen Gliederungsebene eine Stufe tiefer gehen.

1	Drucken offene Belegblöcke (Menü BUCHEN, Druck offene Belegblöcke)
*1.1*	Alle offenen Belegblöcke verarbeitet?
*1.1.1*	Belegblöcke korrigieren und freigeben (Menü Buchen, Erfassen Buchungen)
*1.2*	Tagesabschluss (Menü Buchen, Tagesabschluss)
*1.3*	Soll eine Periode während des laufenden Jahres abgeschlossen werden?
*1.3.1*	Periodendaten für neues Geschäftsjahr anlegen (Expertcode: FIRGESCHJ, FIRBUCPER, FIRNTOPER)
*1.3.2*	Altes Geschäftsjahr endgültig abgeschlossen?
*1.3.2.1*	Jahresabschluss (Menü periodische Arbeiten, Jahresabschluss)
*1.3.3*	Periodenabschluss (Menü periodische Arbeiten, Periodenabschluss)

15.4 Jahresabschluss

15.4.1 Allgemeines zum Jahresabschluss

Beim Jahresabschluss werden Buchungen zur Dokumentation der Saldenübernahme erstellt und wird in weiterer Folge das Geschäftsjahr abgeschlossen und kann nicht mehr bebucht werden.

Perioden aus dem Geschäftsjahr können nicht mehr entsperrt werden.

Das Gegenkonto der Buchungen, auch EB-Buchungen genannt, ist das Eröffnungsbilanzkonto und kann in den Firmendaten festgelegt werden (Expertcode: FIRBILKTO).

Anmerkung:

Das Eröffnungsbilanzkonto muss in den Stammdaten angelegt sein und den Kontotyp 'EB' aufweisen (siehe „Bilanzkonten, Banklauftage, Fremdwährungssteuercode“).

Bei Sachkonten mit Übernahmekennzeichen 'A' oder 'V' werden Buchungen in Höhe des Saldos erstellt. Bei Personen- und Bereichskonten werden keine Buchungen erstellt.

Wenn auf ein Konto Buchungen in mehreren Währungen erfolgt sind, wird der Saldo für die Erstellung der EB-Buchungen bzw. Vorträge in die einzelnen Währungen aufgesplittet. So kann z. B. ein Gesamtsaldo von 12.000 EUR in EB-Buchungen zu 2.000 EUR, 7000 EUR/6000 USD und 3.000 EUR/1500 CHF übergeleitet werden.

Beispiel:

1. EB-Buchungen für Anlagevermögen

Maschinen

*“““““““*“““““““““*

vorh. |

10.000,-|

..... |

2. EB-Buchungen über Zwischenbilanzkonto (vorläufig)

Maschinen Eröffnungsbilanzkonto

*““““““““*“““““““““* *““““““““*““““““““*

10.000,-| | 10.000,-

| |

* *

Buchungen

Die Buchungen werden durch den Buchungstext
'**EBE bzw. EBR xxx yy-yy-yy'
gekennzeichnet, wobei xxx die Heimatwährung und yy-yy-yy das Datum der Durchführung angibt;
EBV bedeutet EB vorläufig, (von Buchungen mit früheren Versionen)
EBR bedeutet EB Rückbuchung,
EBE bedeutet EB endgültig.

Außerdem werden EB-Buchungen der Buchungsperiode 0 zugeordnet

Rückbuchen der Eröffnungsbilanz

Beim Jahresabschluss werden allenfalls (von früheren vorläufigen Saldenübernahmen vor DKS Version DKS05130) bereits erstellte EB-Buchungen storniert und durch neue EB-Buchungen ersetzt.

ACHTUNG: die vorläufige Saldenübernahme war nur bis zur DKS-Version DKS05120 möglich. Ab DKS05130 werden die Saldenvorträge (ohne EB-Buchungen!) schon beim Verbuchen gebildet, womit keine vorläufige Saldenübernahme mehr notwendig ist. Damit entfällt auch ein allfälliges Rückbuchen einer vorläufigen Eröffnungsbilanz.

Wird zwischen der ersten und zweiten vorläufigen Saldenübernahme (oder zwischen der zweiten und dritten etc.) bei einem Sachkonto das Saldoübernahmekennzeichen von V ('vorläufig') auf blank ('keine') oder auf A ('endgültig') geändert, so werden bereits vorhandene EB-Buchungen storniert und keine neuen EB-Buchungen für dieses Konto mehr erstellt.

EB-Buchungen auf Eröffnungsbilanzkonto (endgültig)

Wenn EB-Buchungen aus einer vorläufigen Saldenübernahme vorhanden sind, werden Sie (mit negativem Vorzeichen) storniert. Die endgültigen Eröffnungsbilanzbuchungen werden wie die vorläufigen EB-Buchungen erstellt; anstelle des Zwischenbilanzkontos tritt das Eröffnungsbilanzkonto aus den Firmendaten.

Beachten Sie folgende Besonderheiten:

· In DKS gibt es kein Schlussbilanzkonto. Es werden auch keine Abschlussbuchungen, sondern nur Eröffnungsbuchungen erstellt (der Nachweis der Widerspiegelung von Schlussbilanz und Eröffnungsbilanz ist nicht notwendig, da alle Vorgänge automatisch vor sich gehen).

Anmerkung:

Die (Schluss)bilanz kann mit Hilfe der Auswertungen des Finanzinformationssystems erstellt werden.

· Die automatischen Abschlussbuchungen werden bei den Umsatzdaten nur im Vortrag berücksichtigt. Mit anderen Worten: Die Abschlussbuchungen werden genau in der Höhe des jeweiligen Saldenvortrages erstellt.

· Die EB-Buchungen werden im Tagesjournal dokumentiert.

15.4.2 Vorbereitung des Jahresabschlusses

Für den Jahresabschluss sind keine speziellen Vorbereitungen notwendig. Einmal aufgerufen wird er automatisch durchgeführt. Eine Wiederholung ist nicht möglich.

Der endgültige Jahresabschluss kann im Normalfall (ohne Eingriff in die Periodendaten) frühestens nach Abschluss der ersten Periode des neuen Geschäftsjahres durchgeführt werden, da alle Perioden des abzuschließenden Geschäftsjahres das Abschlusskennzeichen 'G' aufweisen müssen.

Anmerkung:

Wenn Ihre Geschäftsjahre nur aus einer Periode bestehen, muss der Systemverantwortliche über den dafür vorgesehenen Menüpunkt das Abschlusskennzeichen der Periode auf 'G' setzen.

Die manuellen Umbuchungen und Abschlussbuchungen für das alte Geschäftsjahr sollten mit einem Periodendatum, das in die letzte Periode fällt, eingegeben werden. Alternativ können die notwendigen Um- und Nachbuchungen auch in die Abschlussperiode eingegeben werden. Die Definition von Abschlussperioden erfolgt durch Aktivierung der Wahlfunktion "Abschlussperioden" in den Firmenstammwahlfunktionen (Expertcode FIRWF) und in weiterer Folge, indem die erforderlichen Abschlussperioden angelegt werden – Expertcode FIRBUCPER und Expertcode FIRGESCHJ.

Wenn seit Abschluss dieser letzten Periode des abzuschließenden Geschäftsjahres mehr als ein Periodenabschluss durchgeführt wurde, ist diese gesperrt. In diesem Fall muss der Systemverantwortliche die Periode entsperren – Expertcode FIRS oder Expertcode FIRBUCPER.

Führen Sie den endgültigen Jahresabschluss erst dann durch, wenn alle Umbuchungen und Abschlussbuchungen für das alte Jahr eingegeben und verbucht sind. Die Kontrolle kann mittels Saldenliste oder FIS-Auswertungen erfolgen.

15.4.3 Schrittweise Anleitung

Jahresabschluss

Falls nicht bereits passiert: Geschäftsjahr und Perioden für das neue Wirtschaftsjahr anlegen (Expertcode FIRGESCHJ). Sofern dies nicht im Rahmen von FIRGESCHJ passiert auch die Steuer- und ZM-Jahre für das neue Jahr anlegen.

Sind alle Buchungen des Tagesgeschäftes für das alte Geschäftsjahr eingebucht?

Nein – restliche Buchungen des Tagesgeschäftes einbuchen

Ja – weiter mit dem nächsten Punkt

Tagesabschluss

Wenn für Um- und Nachbuchungen eine Abschlussperiode verwendet wird:

Periodenabschluss der letzten Nicht-Abschlussperiode

Firmensicherung, für den Fall, dass Fehler bei den Um- und Nachbuchungen auftreten

Um- und Nachbuchungen für das alte Geschäftsjahr erledigt?

Beachten Sie die Möglichkeit der Verwendung von eigenen Abschlussperioden – siehe Benutzerhandbuch Abschlussperioden.

Nein - Ergänzen der notwendigen Um- und Nachbuchungen (Expertcode BUC)

Ja - weiter mit dem nächsten Punkt

Kontrolle Bilanz und GuV - Alle Buchungen erledigt?

Nein – weiter mit dem vorigen Punkt Um- und Nachbuchungen

Ja – weiter mit dem nächsten Punkt und der Vorbereitung des Jahresabschlusses

Tagesabschluss (Expertcode TAG)

Wurde die letzte Periode (Abschlussperiode) im Geschäftsjahr abgeschlossen?
Nein - Periodenabschluss letzte Periode durchführen (Expertcode PER)

Ja – weiter mit dem nächsten Punkt

Jahresabschluss unbedingt mir vorheriger Firmensicherung(Expertcode SLUE)

Die Firmensicherung für den Fall, dass bei der Erstellung der EB-Buchungen unerwartet Fehler auftreten

Nach dem Jahresabschluss Überprüfen von EB-Konto und Journal (Buchungen wie erwartet durchgeführt?)

Für deutsche Anwender: Daten für IDEA bereitstellen (Expertcodes ARCHDAT und IDEADAT)

Sicherung aller Firmendaten inklusive ADS und DKS-Bibliotheken (Expertcode ADSSAVALL) und Archivierung derselben. Eventuell sogar eine zweite Sicherung auf einem anderen Datenträger erstellen, da es nach Jahren immer wieder einmal vorkommen kann, dass ein Datenträger nicht mehr gelesen werden kann.

15.4.4 Vorläufige Saldenübernahme durchführen

Beachten Sie

Die vorläufige Saldenübernahme war nur bis zur DKS-Version DKS05120 möglich.

Ab DKS05130 werden alle Vorträge schon beim Buchen gebildet, womit keine vorläufige Saldenübernahme mehr notwendig ist.

Beim Aufruf des Expertcodes SLUV wird ein entsprechender Hinweis ausgegeben, der auf die Änderungen ab DKS05130 bzw. auf dieses Kapitel des Benutzerhandbuches aufmerksam macht.

Hinweis:

Statt der vorläufigen Saldenübernahme gibt es nun eine Hilfsfunktion – Expertcode AKTVORTR Aktualisieren Vorträge – mit der jederzeit alle Vorträge von noch nicht abgeschlossenen Geschäftsjahren neu berechnet werden. Diese Funktion ist normalerweise nicht notwendig, da das Verwalten der Vorträge von den Programmen automatisch und selbständig erfolgt.

Für Ausnahmefälle jedoch (z.B. nach Programmabbrüchen oder wenn aus anderen Gründen die Vorträge falsch sein sollten) kann die Funktion dazu eingesetzt werden eventuelle Fehler in den Vorträgen zu beseitigen.

Der Aufruf kann beliebig oft erfolgen. Es werden dabei keine Buchungen erstellt, sondern nur die Vorträge offener Geschäftsjahre neu berechnet!

Im Rahmen des Jahresabschlusses werden die Vorträge sicherheitshalber nochmals berechnet.

15.4.5 Durchführen von manuellen Bewertungsbuchungen

HWG-Saldo und FWG-Saldo mit unterschiedlichen Vorzeichen

Tabelle 15-4. Bewertungsbuchgen bei HWG- und FWG-Saldo mit unterschiedlichen Vorzeichen

	HWG-Beträge			FWG-Beträge
	Soll	Haben	Saldo	Soll	Haben	Saldo
	350,00		350,00	50,00		50,00
	210,00		560,00	30,00		80,00
	140,00		700,00	20,00		100,00
		351,00	349,00		45,00	55,00
		351,00	-2,00		45,00	10,00
Bewertungsbuchung I		2,00	-4,00		10,00	0,00
Bewertungsbuchung II	75,00		71,00	10,00		10,00

Neuer HWG-Wert (ATS bzw. DEM)			71,00

Bewertungsbuchung I	FWG-Saldo				10,00
	HWG-Saldo				2,00

Bewertungsbuchung II	FWG-Saldo				10,00
	HWG neuer Wert + 2x alter Saldo [(107,10)+(22)]				75,00

HWG-Saldo und FWG-Saldo mit gleichen Vorzeichen

Tabelle 15-5. Bewertungsbuchungen bei HWG- und FWG-Saldo mit gleichen Vorzeichen

	HWG-Beträge			FWG-Beträge
	Soll	Haben	Saldo	Soll	Haben	Saldo
	350,00		350,00	50,00		50,00
	210,00		560,00	30,00		80,00
	140,00		700,00	20,00		100,00
		328,50	371,50		45,00	55,00
		333,00	38,50		45,00	10,00
Bewertungsbuchung I		38,50	0,00		10,00	0,00
Bewertungsbuchung II	71,00		71,00	10,00		10,00

Neuer HWG-Wert (ATS bzw. DEM)			71,00

Bewertungsbuchung I	FWG-Saldo				10,00
	HWG-Saldo				2,00

Bewertungsbuchung II	FWG-Saldo				10,00
	HWG neuer Wert (10*7,10)				71,00

Wenn die Fremdwährungsumsätze durch die Bewertungsbuchung nicht verfälscht werden sollen, kann folgendermaßen vorgegangen werden:

Die Bewertungsbuchung muss auf der gleichen Seite wie die 2. Bewertungsbuchung gebucht werden, aber mit negativem Vorzeichen.

HWG-Saldo und FWG-Saldo mit unterschiedlichen Vorzeichen

Tabelle 15-6. Bewertungsbuchgen bei HWG- und FWG-Saldo mit unterschiedlichen Vorzeichen

	HWG-Beträge			FWG-Beträge
	Soll	Haben	Saldo	Soll	Haben	Saldo
	350,00		350,00	50,00		50,00
	210,00		560,00	30,00		80,00
	140,00		700,00	20,00		100,00
		351,00	349,00		45,00	55,00
		351,00	-2,00		45,00	10,00
Bewertungsbuchung I	-2,00		-4,00	-10,00		0,00
Bewertungsbuchung II	75,00		71,00	10,00		10,00

Neuer HWG-Wert (ATS bzw. DEM)			71,00

Bewertungsbuchung I	FWG-Saldo				10,00
	HWG-Saldo				2,00

Bewertungsbuchung II	FWG-Saldo				10,00
	HWG neuer Wert + 2x alter Saldo [(107,10)+(22)]				75,00

HWG-Saldo und FWG-Saldo mit gleichen Vorzeichen

Tabelle 15-7. Bewertungsbuchungen bei HWG- und FWG-Saldo mit gleichen Vorzeichen

	HWG-Beträge			FWG-Beträge
	Soll	Haben	Saldo	Soll	Haben	Saldo
	350,00		350,00	50,00		50,00
	210,00		560,00	30,00		80,00
	140,00		700,00	20,00		100,00
		328,50	371,50		45,00	55,00
		333,00	38,50		45,00	10,00
Bewertungsbuchung I	-38,50		0,00	-10,00		0,00
Bewertungsbuchung II	71,00		71,00	10,00		10,00

Neuer HWG-Wert (ATS bzw. DEM)			71,00

Bewertungsbuchung I	FWG-Saldo				10,00
	HWG-Saldo				2,00

Bewertungsbuchung II	FWG-Saldo				10,00
	HWG neuer Wert (10*7,10)				71,00

15.4.6 Jahresabschluss bei 2. Heimatwährungen / Fremdwährungen

Jahresabschluss und 2. Heimatwährung

Die EB-Buchungen des Jahresabschlusses werden generell in der Buchführungswährung erstellt.

Die Ermittlung der Werte für die andere Heimatwährung (Auswertungswährung) erfolgt im Jahr des Buchführungswechsels durch Umrechnung (d. h. nicht durch Summierung der Einzelpositionen) – in allen anderen Jahren werden die Vorträge in der Auswertungswährung ebenfalls durch normale Summierung (Vortrag des Vorjahres + Periodenumsätze = Vortrag ins neue Geschäftsjahr) ermittelt.

Da es dabei (korrekter Weise) in der Auswertungswährung zu Differenzen kommen kann, wird nur im Jahr des Buchführungswechsels automatisch eine Umrechnungsdifferenz gebildet, welche die Soll-/Haben-Gleichheit auch in der Auswertungswährung gewährleistet.

Beachten Sie,

dass dem Jahresabschluss beim Wechsel der Buchführungswährung eine besondere Bedeutung zukommt. Sie ist für die Eröffnungssalden in der neuen Buchführungswährung verantwortlich. Genaueres dazu lesen Sie in Abschnitt. „Heimatwährungen“.

Jahresabschluss bei Fremdwährungen

Wenn auf einem Konto Buchungen in mehreren Währungen vorhanden sind, wird der Saldo für die Erstellung der EB-Buchungen bzw. Vorträge in die einzelnen Währungen aufgeteilt. So wird z. B. ein Gesamtsaldo von 12.000 ATS in EB-Buchungen zu 2.000 ATS, 7.000 ATS/1.000 DEM und 3.000 ATS/400 CHF übergeleitet. Die Logik, dass bei einem Konto Umsätze und Vorträge für alle verwendeten Fremdwährungen geführt werden, wurde mit der DKS V03.M09 neu eingeführt.

Durch Kursveränderungen und verschiedene Buchungsarten kann es vorkommen, dass die Summen der Heimat- und Fremdwährungsbuchungsbeträge nicht verbuchbare Vorträge ergeben (z. B. FWG-Betrag=-0,09, Buchungsbetrag=1,00). Solche Buchungen können beim Verbuchen angehalten werden und führen in weiterer Folge zum Abbruch des Jahresabschlusses. Fremdwährungskontosalden dieser Art müssen durch manuelle Bewertungsbuchungen (+Buchungen/-Buchungen) korrigiert werden.

Prüfungen

Beim Jahresabschluss kann geprüft werden, ob nicht verbuchbare Vorträge vorliegen. Im Fehlerfall wird der Jahresabschluss abgebrochen (ohne die Notwendigkeit einer Rücksicherung), eine Liste mit den fehlerhaften Kontosalden ausgegeben und das jeweilige Geschäftsjahr nicht abgeschlossen.

Es wird überprüft, ob

· der HWG- oder FWG-Saldo eines Kontos null und der jeweils andere ungleich null ist,

· der HWG- und FWG-Saldo eines Kontos unterschiedliche Vorzeichen haben,

· die Fremdwährung bzw. Denomination für die Periode der EB-Buchung gültig ist.

Diese Prüfung kann aktiviert werden, indem in FIRBILKTO das Feld EB-FWG Vorträge prüfen auf 'J' gesetzt wird. Eine Korrektur ist durch manuelle Bewertungsbuchungen möglich.

Spezialfall Denomination

Da Konten in Denominationswährung ausschließlich mit dem Denominationskurs bebucht werden können, muss der Gültigkeitszeitraum der Denomination vor Erfassung der Bewertungsbuchung verändert werden, sodass für die Bewertungsbuchung der Fremdwährungskurs (und nicht der Denominationskurs!) herangezogen wird.

Achtung!

Nachdem die Bewertungsbuchung erfolgt ist, muss der Gültigkeitszeitraum wieder richtig gestellt werden.

Neue Wahlfunktion

Mit dieser Wahlfunktion (Einstellung in FIRBILKTO kann jetzt festgelegt werden, wie FWG-Vorträge gebildet werden sollen (nur bei Sachkonten mit Übernahme relevant):

· Auswahl (J): Es werden immer FWG-Vorträge gebildet.

· Auswahl (N): Es werden keine FWG-Vorträge gebildet.

· Auswahl (P): Für pflichtige FWG-Codes werden nur dann FWG-Vorträge gebildet, wenn in der Stammdatenwartung eine Fremdwährung als pflichtig definiert ist.

15.4.7 Nachbuchungen in altes Jahr

Nachbuchungen in das alte Jahr können JEDERZEIT erfolgen, solange das Geschäftsjahr nicht abgeschlossen ist.

Die Kontrolle der Salden kann mit FIS oder der Saldenliste erfolgen.

Üblicherweise durchzuführende Um- und Nachbuchungen:

· Abschreibungen

· Rückstellungen

· Abgrenzungen

· Steuerumbuchungen (Zahllast-/Finanzamtskonten)

· usw ...

Hinweis

Zur Buchung des Jahresergebnisses – siehe das folgende Kapitel.

15.4.8 Jahresergebnis buchen

Bei herkömmlicher Erstellung der Abschlussbuchungen wird als letzte Buchung des Geschäftsjahres der Gewinn oder Verlust eingebucht.

Damit wird auch erreicht, dass das in FIRBILKTO eingetragene Eröffnungsbilanzkonto im neuen Jahr einen Saldo von Null aufweist, da die Bilanz nach dieser Buchung Soll/Haben gleich sein muss.

Damit dies nicht irrtümlich vergessen wird, gibt es im Firmenstamm FIRBILKTO die folgende Wahlfunktion:

Wahlfunktion "Prüfen, ob Gewinn/Verlust bereits umgebucht wurde"

Abhängig von dieser Wahlfunktion kann der Jahresabschluss nur durchgeführt werden, wenn vorher das Jahresergebnis (Gewinn oder Verlust) eingebucht wurde.

Ausprägungen der Wahlfunktion und ihre Auswirkung:

· N = keine Prüfungen durchführen; Gewinn oder Verlust können auf dem EB-Konto verbleiben

· J = Prüfung durchführen; Gewinn oder Verlust muss vor dem Jahresabschluss gebucht sein

· W = Prüfung durchführen; die ausgegebene Warnung kann jedoch übergangen werden, womit Gewinn oder Verlust wiederum auf dem EB-Konto verbleiben können.

Wenn bei dieser Wahlfunktion entweder J oder W eingestellt ist, werden folgende Prüfungen durchgeführt:

· Aktiva / Passiva müssen saldengleich sein

Saldo zwischen allen Aktiva und Passiva (Sachkonten mit Übernahmekennzeichen A oder V) im abzuschließenden Geschäftsjahr muss Null ergeben – andernfalls vermutlich der Gewinn noch nicht gebucht wurde.

Gegebenenfalls Ausgabe/Ausdruck eines entsprechenden Hinweises

Kontrolle ist möglich, indem eine Saldenliste mit Bilanzkennzeichen B für das abzuschließende Geschäftsjahr ausgedruckt wird.

· Aufwände / Erträge müssen saldengleich sein

Saldo zwischen allen Aufwänden und Erträgen (Sachkonten mit Übernahmekennzeichen Blank) im abzuschließenden Geschäftsjahr muss Null ergeben – andernfalls vermutlich der Gewinn noch nicht gebucht wurde.

Gegebenenfalls Ausgabe/Ausdruck eines entsprechenden Hinweises

Kontrolle ist möglich, indem eine Saldenliste mit Bilanzkennzeichen G für das abzuschließende Geschäftsjahr ausgedruckt wird.

· Vorträge in das neue Jahr müssen saldengleich sein

Der Saldo zwischen allen Vorträgen (also aller Sachkonten mit Übernahmekennzeichen A oder V) muss im neuen Geschäftsjahr Null ergeben – andernfalls vermutlich der Gewinn noch nicht gebucht wurde oder ein Sachkonto ein falsches Übernahmekennzeichen aufweist.

Gegebenenfalls Ausgabe/Ausdruck eines entsprechenden Hinweises!

Wenn bei einer der angeführten Prüfungen ein Fehler auftritt kann

· Bei Auswahl J der Jahresabschluss NICHT durchgeführt werden. Es muss zuerst der Gewinn oder Verlust gebucht werden.

· Bei Auswahl W der Jahresabschluss nach Bestätigung einer Warnung trotzdem durchgeführt werden. In diesem Falle bleibt die Bilanz summenungleich und der Gewinn oder Verlust verbleibt am in FIRBILKTO angegebenen EB-Konto stehen.

Überprüfung, ob das Jahresergebnis gebucht wurde

Die beschriebene Überprüfung erfolgt beim Aufruf des Jahresabschlusses, noch bevor die Firmensicherung durchgeführt wird.

Die Prüfungen werden durchgeführt wenn in FIRBILKTO die J oder W angegeben ist.

Dabei werden je nach Fehlerursache die Meldungen DKS4740, DKS4741, DKS4743, DKS4749, DKS4750 oder DKS4751 ausgegeben.

Die weitere Kontrolle erfolgt durch Ausdruck einer Saldenliste für alle Sachkonten für alle Perioden des abzuschließenden Geschäftsjahres und anschließende Kontrolle der Salden der Summenblöcke "SUMMEN BILANZ" und "SUMMEN GUV".

Wenn der Saldo einer der beiden Summenblöcke nicht Null ist, wurde im abzuschließenden Geschäftsjahr entweder das Jahresergebnis noch nicht gebucht. Siehe dazu auch das folgende Unterkapitel „Buchen Jahresergebnis des abzuschließenden Geschäftsjahres“

Wenn in der Spalte "VORTRAG" das in FIRBILKTO angegebene EB-Konto nicht Null ist, wurde bereits das Vorjahresergebnis nicht gebucht. In diesem Falle ist es empfehlenswert auch das Vorjahresergebnis umzubuchen. Siehe dazu auch das folgende Unterkapitel „Buchen Jahresergebnis des Vorjahres des abzuschließenden Geschäftsjahres“.

Im folgenden Beispiel ist z.B. ersichtlich, dass der Gewinn nicht gebucht wurde, da in der Spalte "SALDO" des Summenblockes "SUMMEN GUV" ein Wert ungleich Null ausgegeben wird.

DOKUUSER

Comarch Doku AG SALDENLISTE Seite 1

Firma: SAG DVR 0000007

FÜR ZEITRAUM 01.01.06 BIS 31.12.06 (Periode 2006 /01 bis 2006 /12) EB gebucht: J Abschlusskennzeichen:

- KONTO --- ----- BEZEICHNUNG ------ BKZ VORTRAG SOLL HABEN SALDO WHG BH

2700 Kassenbest. in Inlandsw. B 0,00 12.127,00 0,00 12.127,00 S EUR 00

GES 12.127,00 S EUR

4000 Umsatzerlös G 0,00 0,00 12.127,00 12.127,00 H EUR 00

GES 12.127,00 H EUR

****** GESAMTSUMME 0,00 12.127,00 12.127,00 0,00 EUR

GES 0,00 EUR

*********************************************************************************************************************************

SUMMEN BILANZ 0,00 12.127,00 0,00 12.127,00 S EUR

*********************************************************************************************************************************

SUMMEN GUV 0,00 12.127,00 12.127,00 H EUR

*********************************************************************************************************************************

Interpretation der Werte der Saldenliste

Beachten Sie, dass die Saldenliste für das abzuschließende Geschäftsjahr und nicht für das darauf folgende Geschäftsjahr abgerufen wird.

Das Kennzeichen "EB gebucht" (in der Zeile mit der Zeitraumangabe) sollte auf J stehen und das Abschlusskennzeichen auf N. Wenn beide Kennzeichen auf N stehen, wurde die Saldenliste NICHT für das Jahr abgerufen, das abgeschlossen werden soll. In diesem Falle ist die Interpretation durch den noch nicht endgültigen Status der Vorjahreswerte erschwert und kann zu falschen Schlüssen führen.

Eine ausführliche Erläuterung zu diesem Thema finden Sie im DKS-Benutzerhandbuch Kapitel „Überlegungen zur Saldenliste im Zusammenhang mit dem Jahresabschluss“.

Generell kann festgestellt werden, dass die einfachste Methode der Feststellung/Überprüfung des Jahresergebnisses darin besteht, den am Ende der Saldenliste ausgewiesenen Summenblock "SUMME GUV" zu kontrollieren. Der Wert in der Spalte "SALDO", ganz rechts, stellt, sofern alle erfolgsrelevanten Buchungen bereits erfolgt sind, üblicherweise das Jahresergebnis, basierend auf der Erfolgsrechnung (und NICHT auf den Bestandskonten), dar. Dieser Wert sollte in weiterer Folge auch im Summenblock "SUMMEN BILANZ" in der Spalte "SALDO" aufscheinen.

Nach der weiter unten beschriebenen Einbuchung des Jahresergebnisses sollten die beiden beschriebenen Werte in der Spalte "SALDO" auf Null sein, wonach NACH Durchführung des Jahresabschlusses in der Regel auch das Eröffnungsbilanzkonto im neuen Jahr auf Null ist.

Buchen Jahresergebnis des Vorjahres des abzuschließenden Geschäftsjahres

Wenn in der beschriebenen Saldenliste in der Spalte "VORTRAG" das in FIRBILKTO angegebene EB-Konto mit einem Saldo ungleich Null ausgegeben wird, wurde bereits der Gewinn oder Verlust des Vorjahres (des Jahres, das vor dem abzuschließenden GJ liegt) nicht gebucht.

Wenn dieses GJ bereits abgeschlossen ist, kann die entsprechende Umbuchung nur mehr nachträglich gebucht werden.

Die Buchung erfolgt üblicherweise von EB-Konto gegen ein Bilanzkonto "Gewinnvortrag" oder "Gewinn Jahr xxxx". Damit ist das EB-Konto anschließend wieder Null und der Gewinn oder Verlust auf einem normalen Bilanzkonto.

Beachten Sie, dass damit in der Saldenliste in der Spalte "VORTRAG" der Betrag des EB-Kontos nicht auf Null geht (weil in die Periode 0 nicht gebucht werden kann!) – aber damit wird wenigstens erreicht, dass das Jahresergebnis des Vorjahres klar vom Jahresergebnis des abzuschließenden Jahres abgegrenzt wird.

Das Buchen des Jahresergebnisses des Vorjahres sollte keinen Einfluss auf das Ergebnis des abzuschließenden Geschäftsjahres haben, da in diesem Falle KEINE(!) für das abzuschließende Geschäftsjahr GuV relevante Buchung erfolgt! Diese Umbuchung ist auch nicht zwingend notwendig –sie erleichtert jedoch das Lesen und das Verständnis des EB-Kontos, da das EB-Konto eigentlich ein Spiegel der Bilanz ist und daher normalerweise immer einen Saldo/Vortrag Null aufweisen sollte.

Buchen Jahresergebnis des abzuschließenden Geschäftsjahres

Das Buchen des Jahresergebnisses erfolgt mit einer einfachen Sachbuchung. Dabei wird ein GuV-Konto gegen ein Bilanzkonto gebucht, womit GuV und Bilanz ausgeglichen sein sollten.

Die Buchung erfolgt, wie auch die meisten anderen Um- und Nachbuchungen in die Abschlussperiode und mit dem letzten Tag des Geschäftsjahres.

Beispiel: Der Gewinn von 12.127,- aus dem Saldenlistenauszug weiter oben soll verbucht werden. Das Konto 9890 ist ein Konto der GuV (Bilanzkennzeichen G) und das Konto 9390 ist ein Konto der Bilanz (Bilanzkennzeichen B).

SAG-Comarch Doku AG Erfassen Buchungen ÄNDERN DKSBUC VH

07.01.10 13:03 DOKUUSER EUR

BUC Belegbl 000003 Per 12/2009

-------------------------------------------------------------------------------

Belegart : SA Sachbuchung FB

Konto 3 : 9390 Bilanzgewinn 2009

Gegenkonto 3 : 9890 Gewinn&Verlust Rechnung

Beleg Nummer/Datum: AB9/0127 31.12.2009 Kontrollsumme:

Betrag Brutto S/H: 12.172,00 H 0,00

Steuercode :

Steuerbetrag :

Text/Zusatztext-Kz : UB Jahresergebnis 2009

Steuerbasis :

Nächste Arbeit : Nächste Eingabe:

Konto: Gegenkonto: Belegart: SA

verzweigen in

F2=Löschen F9=Entsperren F11=Entschlüsseln F24=Weitere Tast.

(C) Copyright Comarch AG 2001, 2010

Abschließende Kontrolle

Nach der Verbuchung des Jahresergebnisses und Kontrolle von Journal und Konten, kann nochmals eine Saldenliste ausgedruckt werden und jetzt sollte in der Spalte "SALDO" im Summenblock "Summe Bilanzkonten" und "Summe GuV-Konten" kein Saldo mehr auftreten.

15.4.9 Jahresabschluss durchführen

Mit der Durchführung des Jahresabschlusses wird das Geschäftsjahr abgeschlossen und kann nicht mehr bebucht werden. Perioden aus dem Geschäftsjahr können nicht mehr entsperrt werden.

Aufruf und Auswahl

Der Aufruf kann über den Menüpunkt Jahresabschluss im Menü MENPER oder den Expertcode SLUE erfolgen.

Abbildung 15-5. Format SV: 'Jahresabschluss'

SAG-Comarch Doku AG Jahresabschluss EINGABE DKSSVS SV

21.01.10 19:51 DOKUUSER EUR

SLUE

J A H R E S A B S C H L U S S +-------------------------------+

! Im Rahmen gesetzlicher Vor- !

! schriften wird empfohlen NACH !

Von Geschäftsjahr . . . . . . . : 2008 ! dem Jahresabschluss eine !

mit Buchführungswährung . . : EUR ! Komplettsicherung der !

inkl. Erstellung von EB-Buchungen ! Anwendungs- (ADS,ABH,DKS,...) !

für Geschäftsjahr. . . . . . : 2009 ! und Firmenbibliotheken durch- !

mit Buchführungswährung . . : EUR ! zuführen --> ADSSAVALL! !

! Zusätzlich sollte immer auch !

! VOR dem Jahresabschluss eine !

FWG-Vorträge bilden . . (J/N/P): P ! Firmensicherung erfolgen! !

+-------------------------------+

verzweigen in

F3=Verlassen F4=Liste F5=Aktualisieren

Tabelle 15-8. Eingabefelder im Bildschirmformat SV

Feld	Eingabe	Werte	Auswirkung
Von Geschäftsjahr	gesperrt	Geschäftsjahr laut Firmenstamm	In diesem Feld wird das Geschäftsjahr angezeigt, das abgeschlossen werden soll - z.B. 2006. Dieses Feld wird automatisch vom Programm ermittelt und ist daher nicht eingabefähig. Das Feld wird nicht angezeigt, wenn noch kein Vorjahr ermittelt werden konnte.
mit Buchführungswährung	gesperrt	Heimatwährung	Buchführungswährung die im angegebenen Geschäftsjahr gültig ist. Das Feld ist nicht eingabefähig.
für Geschäftsjahr	gesperrt	Geschäftsjahr laut Firmenstamm	Dieses Feld enthält das Geschäftsjahr in dessen Periode 0 die EB-Buchungen gebucht werden - z.B. 2007. Beim Jahresabschluss wird das abzuschließende Geschäftsjahr vom System ermittelt und das Feld ist daher nicht eingabefähig.
mit Buchführungswährung	gesperrt	Heimatwährung	Buchführungswährung des jeweiligen Geschäftsjahres Änderung der Buchführungswährung siehe „Änderung der Buchführungswährung“.
FWG-Vorträge bilden		keine Eingabr	(nur bei Sachkonten mit Übernahme relevant) Bei N werden keine FWG-Vorträge gebildet, bei P werden FWG-Vorträge nur bei Sachkonten mit FWG-Pflicht gebildet, bei J werden immer FWG-Vorträge gebildet. (Die Wartung der Wahlfunktion ist mit Expertcode FIRBILKTO möglich)

Firmensicherung

Nach der Auswahl des gewünschten Geschäftsjahres wird nachgefragt, ob eine Datensicherung durchgeführt werden soll.

Hinweis:

Im Rahmen gesetzlicher Vorschriften wird empfohlen VOR und NACH dem Jahresabschluss eine Komplettsicherung der Anwendungsbibliotheken ADS, ABH, DKS, etc. und Firmenbibliotheken durchführen!

Abbildung 15-6. Format SA 'Auswahl Sicherungsmedium'

SA Jahresabschluss

Firma: SAG Comarch Doku AG

Nach Erfassung/Änderung Eingabe nächster Satz.

Datenträgereinheit auswählen TAP01 Bitte die erforderliche

Einheit, z.B. TAP01,etc.

oder eingeben

Sicherungsdatei eingeben Sicherungsdatei

in Bibliothek

N Sicherungsdatei überschreiben

F3=Verlassen F5=Aktualisieren

Anmerkung:

Beim Jahresabschluss wird standardmäßig eine Sicherung durchgeführt. Soll die Sicherung nicht zwingend durchgeführt werden, kann eine Frage ausgegeben werden. Dazu muss in der Aktivität SLUE (Paket DKS, paketbezogen=1) unmittelbar nach PER03EB ein 'J' eingetragen werden.

Die Durchführung der Sicherung erfolgt interaktiv, der Jahresabschluss erfolgt als Hintergrundjob.

Beachten Sie

Beim Jahresabschluss wird im Fehlerfall die Meldung
'DKS4860 Abbruch Jahresabschluss - Rücksicherung und Korrektur notwendig'
oder
'DKS3778 Firma ist unbrauchbar - es liegt ein fehlerhaft beendeter Jahresabschluss vor'
ausgegeben.

In diesem Fall müssen die Firmendaten nach einer Fehleranalyse (unter Zuhilfenahme der DKS Hotline) zurückgesichert werden. Abhängig von der Fehlerkonstellation müssen vor einem erneuten Jahresabschluss Korrekturen vorgenommen werden.

Durchführung

Mit dem Jahresabschluss führt das System automatisch folgende Arbeiten durch:

· die endgültige Saldenübernahme für alle Personenkonten

Die Bruttoumsätze der Personenkonten in Heimat- und Fremdwährungen werden saldiert und als Vortrag in das neue Geschäftsjahr übernommen.
Im Normalfall ergeben sich hier keine Änderungen, da seit DKS-Version DKS05130 die Vorträge bereits beim Buchen wie oben beschrieben gebildet werden.

· die endgültige Saldenübernahme für Bereichskonten mit Saldoübernahmekennzeichen = 'V'

Bruttoumsätze in Heimat- und Fremdwährungen der Bereichskonten werden saldiert und als Vortrag in das neue Geschäftsjahr übernommen.
Im Normalfall ergeben sich hier keine Änderungen, da seit DKS-Version DKS05130 die Vorträge bereits beim Buchen wie oben beschrieben gebildet werden.

· die endgültige Saldenübernahme für Sachkonten mit Saldoübernahmekennzeichen = 'V' oder 'A'.

Für alle Sachkonten mit Saldoübernahmekennzeichen = 'A' oder 'V' werden Eröffnungsbilanzbuchungen für das neue Geschäftsjahr erstellt.
Für allenfalls noch vorhandene EB-Buchungen der vorläufigen Saldoübernahme werden Rückbuchungen and darauf folgend neue endgültige Eröffnungsbilanzbuchungen für das neue Geschäftsjahr erstellt. Gegenkonto für alle Eröffnungsbilanzkontobuchungen ist das im Firmenstamm festgelegte Eröffnungsbilanzkonto.

Für Sachkonten ohne Saldenübernahmekennzeichen werden keine Eröffnungsbilanzbuchungen erstellt. Die Umsätze dieser Sachkonten beginnen im neuen Geschäftsjahr wieder mit Null.

Die Kontodaten im alten Jahr bleiben dabei unverändert.

· Es werden eventuell notwendige Umrechnungsdifferenzbuchungen erstellt.

· Setzen des Jahresabschlusskennzeichens, womit das Geschäftsjahr anschließend endgültig nicht mehr bebucht werden kann.

Beispiel: Saldenübernahme eines Kontos

Fuhrpark EB-Konto

*“““““““*“““““““““* *““““““““*““““““““*

1000,-| | 1000,- Einbuchen des

| | Anfangssaldos

* * mit Gegenkonto EB-Konto,

Buchungsbetrag als Vortrag

der Umsatzdaten im neuen Jahr

Abbildung 15-7. Format UC: 'Kontoabfrage - detailliert'

SAG-Comarch Doku AG Kontoabfrage ANZEIGE DKSKTA UC

21.01.10 19:57 DOKUUSER EUR

KTA

3 2700 Kassa

------ Beleg ------------ Betrag ----- Stc Gegenkonto - -------- Text --------

Vortrag 64.517,69 S 0,00 H Saldo: 64.517,69 S

01.01.10 00000036 EB 64.517,69 S 3 9850 ** EBE EUR 31.12.09

Übertrag 64.517,69 S 0,00 H Saldo: 64.517,69 S

verzweigen in

F3=Verlassen F7=Bild-ab F8=Bild-auf F12=Vorh. Anzeige F24=Weitere Tast.

Siehe auch

Endgültige Saldenübernahme/Jahresabschluss

15.4.10 Nach dem Jahresabschluss

1. Das abgeschlossene Geschäftsjahr kann nicht mehr bebucht werden.

2. Das im Firmenstamm als Eröffnungsbilanzkonto gekennzeichnete Konto enthält Buchungen für alle Konten, deren Saldo im alten Jahr nicht Null war, und deren Saldoübernahmekennzeichen nicht leer war. Der Saldo des EB-Kontos ist der Gewinn aufgrund der Vorjahreskontensalden, sofern alle Salden übernommen wurden und der Gewinn nicht separat verbucht wurde. Dieser Gewinn wird allenfalls auch in der Saldenliste ausgegeben.

3. Das im Firmenstamm als Zwischenbilanzkonto definierte Konto weist eine Reihe von Buchungen auf, deren Summe Null ergibt. Ab der DKS-Version DKS05130 wird das Zwischenbilanzkonto nur mehr für allenfalls notwendige Rückbuchungen verwendet, da es ab diesem Zeitpunkt keine vorläufige Saldenübernahme mehr gibt.

4. Die Offenen Posten werden durch den Jahresabschluss in keiner Weise verändert.

5. Die Kontenumsätze im alten Jahr wurden ebenfalls nicht verändert, was insbesondere für Saldenauswertungen bedeutet, dass kein im alten Jahr bebuchtes Konto einen Saldo null am Jahresende ausweist und die alten Salden zur nachträglichen Erstellung von Auswertungen zur Verfügung stehen.

6. Die Eröffnungsbilanzbuchungen werden in einem neuen Belegblock in den Buchungsstoff aufgenommen. Das Buchungsdatum der so erzeugten Buchungen ergibt sich aus dem Durchführungsdatum (Maschinendatum) der Saldenübernahme. Das Belegdatum ist der erste Tag des neuen Geschäftsjahres.
Hinweis: Wenn ein Jahresabschluss durchgeführt wird, und alle Kontosalden Null sind, wird trotzdem ein Belegblock erstellt. Dieser Belegblock scheint später im Tagesjournal als 'storniert' auf. Buchungsdatum ist das Datum der jeweiligen Durchführung.

7. Nach dem erfolgreichen Jahresabschluss ist die Durchführung des Menüpunktes „Daten für IDEA bereitstellen“ empfohlen. Damit werden die wichtigsten Daten des jeweils abgeschlossenen Geschäftsjahres in ein IFS-Verzeichnis exportiert und in für PC-Software lesbare Form gebracht.

8. Durchführen einer oder mehrerer Sicherungen des kompletten Systems, damit für den Fall einer umfassenden Firmenprüfung oder ein vollständiger und konsistenter Datenbestand auf zumindest einem Datenträger vorliegt.

15.5 Neue Vortragsverwaltung ab DKS Version DKS05130

15.5.1 Überblick

Die auffälligsten Änderungen gegenüber früheren DKS-Versionen sind:

Ø Vorträge werden künftig generell immer über alle Jahre hinweg fortgeschrieben – womit die bisher notwendigen vorläufigen Saldenübernahmen entfallen.
Details unter Verbuchung (AKTB) und Vorträge

Ø In der Sachkontenwartung werden bei Änderung des Übernahmekennzeichens
sofort die entsprechenden Korrekturen in der Umsatzdatei vorgenommen – womit auch hier die vorläufige Saldenübernahme entfällt.
Details unter SKW - Kennzeichen für Saldenübernahme

Ø Bei Änderung des Kennzeichens "Bilden FWG-Vorträge" in den Bilanzkontodaten werden die Fremdwährungsvorträge jener Sachkonten aktualisiert, die Fremdwährungsumsätze aufweisen.
Details unter Verwaltung Fremdwährungsvorträge

Ø Bei der Neuanlage von Geschäftsjahren werden sofort alle Vorträge für das neue Geschäftsjahr erstellt – womit auch hier die vorläufige Saldenübernahme entfällt.
Details unter Neues Geschäftsjahr anlegen

Ø Aufgrund oben genannter Punkte - Bisheriger "Vortrag-aktuell" wird nicht mehr benötigt.
Details unter Kontenanzeige

Ø Saldenliste gibt zusätzliche Informationen aus.
Details unter Saldenliste

Ø Im FIS immer aktuelle Vorträge,
daher immer aktuelle FIS-Auswertungen was Bestandskonten betrifft.
Details unter FIS

Ø Keine vorläufige Saldenübernahme mehr.
Details unter Keine Vorläufige Saldenübernahme mehr

Ø Endgültige Saldenübernahme,
Einbuchung der EB-Salden ohne Umsatz-Update und Ausgabe Saldenliste.
Details unter Endgültige Saldenübernahme

15.5.2 Verbuchung (AKTB) und Vorträge

Vorträge werden beim Buchen fortgeschrieben - sofern das Saldenübernahmekennzeichen gesetzt ist!

Das heißt Vorträge von fortzuschreibenden Sach- oder Bereichskonten sind nicht mehr wie bisher unterbrochen bis eine Saldenübernahme (Jahresabschluss) durchgeführt wird, sondern werden GENERELL sofort in ALLE nachfolgenden Geschäftsjahre übertragen.

Damit entfällt das bisherige Problem fehlender Banksalden im neuen Jahr.

Mit anderen Worten: die Salden werden bei Sachkonten genau gleich wie bei Personenkonten geführt - sofern die Salden ins nächste Jahr übernommen werden sollen.

Ausnahme: Bei Sachkonten mit Buchungstyp "EB" werden die Vorträge aufgrund der EB-Buchungen des jeweiligen Jahres gebildet, und NICHT abhängig vom Saldenübernahmekennzeichen! Das bedeutet, dass Eröffnungsbilanzkonten auch einen Vortrag haben können, obwohl das Saldenübernahmekennzeichen leer ist!

Damit erübrigt sich, neben der vorläufigen Saldenübernahme (Jahresabschluss), auch die immer wieder gewünschte Saldenübernahme über mehrere Jahre hinweg.

Vortrag und Vortrag-aktuell

Mit der neuen Logik gibt es keinen Unterschied mehr zwischen normalem Vortrag und dem sogenannten Vortrag-aktuell.

Daher wurde in allen Umsatzanzeigen die Auswahl oder Anzeige "Vortrag aktuell" entfernt.

Vortragssaldierung

Unter saldiertem Vortrag wird verstanden: Soll abzüglich Haben = Saldo, wobei negative Werte im Haben (positiv) und positive Werte im Soll (positiv) dargestellt werden.

Die Saldierung zwischen altem und neuem Jahr und Soll und Haben (Beispiel: 1000 Soll und 200 Haben ergeben 800 Soll) passiert jetzt ebenfalls immer sofort beim Buchen, sowie bei allen Konten.

Dieser Schritt passiert also nicht mehr beim Periodenabschluss der letzten Periode des Geschäftsjahres und auch nicht mehr bei der Saldenübernahme (Jahresabschluss) – sondern immer sofort beim Fortschreiben der Vorträge beim Verbuchen.

15.5.3 SKW - Kennzeichen für Saldenübernahme

Wenn das Kennzeichen für Saldenübernahme geändert wird, dann werden die entsprechenden Korrekturen SOFORT in den Umsätzen vorgenommen.

SAG-Comarch Doku AG Sachkonten anlegen/ändern ÄNDERN SDWSKW ND

19.04.08 10:55 DOKUUSER EUR

000-Hauptbuchhaltung SKWKTO 99999999

Konto: 9410

S A C H K O N T O D A T E N

Bezeichnung : Verrechnungskonto

Match-Code-1 : VERRECHNUNGSKON Match-Code-2 : 9410

Rückr.Skto/Rest: N Kontokl./Bilanzkz. : 9 / B

Kontentyp : OP-führend (S/H/N): N

HWG / Pflicht : / FWG / Pflicht : /

Standardbereich: Bereichsaufteil.code:

Steuercode/Pfl.: / Beweg.art/Kostenart : /

Meldungen (J/N): N Buchungstext pflicht: N

Verdichtungs-Kz: Ordnungsbegriff :

Lösch-Kz : A Buchgsperre/Sichhkl.: N 1

Zusatztext-Kz : Saldenübernahme : V

KORE-Übernahme : N Bereichspflicht :

Mengenpflicht : LGV-Kostenstelle-Kz.: S

DL-Meldepfl/art/code: 0

Nächste Eingabe: Letzte Änderung von DKS am 15.10.2007

Konto: 9410 Match-Code-1: Match-Code-2:

verzweigen in

F3=Verlassen F7=Bild-ab F8=Bild-auf F10=Mustersatz F24=Weitere Tast.

Wenn das Kennzeichen von Blank auf V oder A geändert wird, dann werden in allen noch nicht abgeschlossenen Geschäftsjahren die jeweils errechneten Vorträge eingetragen.

Wenn das Kennzeichen von A oder V auf Leer geändert wird, dann werden in allen noch nicht abgeschlossenen Geschäftsjahren die Vorträge dieses Kontos auf 0 (Null) gesetzt.

Weiters geprüft, ob das Bilanzkennzeichen mit dem Saldenübernahme-Kennzeichen übereinstimmt. Übernahmekennzeichen V oder A erzwingen ein B im Bilanzkennzeichen, Leer erzwingt ein G im Bilanzkennzeichen. Sachkonten mit Kontotyp EB sind generell mit Bilanzkennzeichen B zu versehen.

15.5.4 Verwaltung Fremdwährungsvorträge

In den Bilanzkontodaten (Expertcode FIRBILKTO) kann eingestellt werden, ob bei FWG-Salden ungleich Null im neuen Geschäftsjahr Vorträge erstellt werden sollen.

Wenn diese Wahlfunktion geändert wird, werden die FWG-Vorträge aller Sachkonten mit aktiviertem Saldenübernahmekennzeichen gemäß der neuen Einstellung aktualisiert.

SAG-Comarch Doku AG F1 Bilanzkonten Änd. ÄNDERN SDWFI1 AH

30.04.08 14:47 DOKUUSER EUR

001-Filiale FIRBILKTO

BILANZKONTEN/BANKLAUFTAGE/FWG-STEUERCODE

Eröffnungsbilanzkonto . : 9800 Belegart für EB-Buchungen: EB

Zwischenbilanzkonto . . : 9800 EB-FWG Vorträge bilden . : J

EB-FWG Vorträge prüfen . : N

Banklauftage-Debitoren : 5

Banklauftage-Kreditoren : 5

Nachlauftage Wechsel . : 5

Belegart Wechseldiskont : WER

Vorschlagssteuercode bei

Fremdwährung . : M00

letzte Änderung von DOKUUSER am 30.04.2010

verzweigen in

F3=Verlassen F4=Liste F5=Aktualisieren

Dementsprechend werden auch in der Sachkontenwartung die FWG-Vorträge von Sachkonten aktualisiert, wenn dort das Kennzeichen für FWG-Pflicht geändert wird.

SAG-Comarch Doku AG Sachkonten anlegen/ändern ÄNDERN SDWSKW ND

30.04.08 14:57 DOKUUSER EUR

001-Filiale SKWKTO 99999999

Konto: 0200

S A C H K O N T O D A T E N

Bezeichnung : Bebaute Grundstücke (Grundwert)

Match-Code-1 : BEBAUTE GRUNDST Match-Code-2 : 0200

Rückr.Skto/Rest: N Kontokl./Bilanzkz. : 0 / B

Kontentyp : OP-führend (S/H/N): N

HWG / Pflicht : / FWG / Pflicht : USD / *

Standardbereich: Bereichsaufteil.code:

Steuercode/Pfl.: / Beweg.art/Kostenart : /

Meldungen (J/N): N Buchungstext pflicht: N

Verdichtungs-Kz: Ordnungsbegriff :

Lösch-Kz : A Buchgsperre/Sichhkl.: N 1

Zusatztext-Kz : Saldenübernahme : V

KORE-Übernahme : N Bereichspflicht :

Mengenpflicht : LGV-Kostenstelle-Kz.: S

DL-Meldepfl/art/code: 0

Nächste Eingabe: Letzte Änderung von DOKUUSER am 09.01.2008

Konto: 0200 Match-Code-1: Match-Code-2:

verzweigen in

F3=Verlassen F7=Bild-ab F8=Bild-auf F10=Mustersatz F24=Weitere Tast.

15.5.5 Verwaltung Geschäftsjahre

Da unmittelbar an die Geschäftsjahrneuanlage künftig ein Saldenübertrag durchgeführt wird, dürfen während dieser Zeit keine Buchungen erfolgen – daher kann die Geschäftsjahrwartung künftig nur mehr unter Firmenausschluss erfolgen.

Geschäftsjahr neu anlegen

Bei der Neuanlage eines Geschäftsjahres wird automatisch sofort eine Saldenübernahme – ohne Buchungen - durchgeführt.

Das bedeutet, dass sofort für alle Konten für das neue Jahr Umsatzsätze erstellt werden.

Sach- und Bereichskonten ohne gesetztes Übernahmekennzeichen erhalten Vortrag 0, bei allen anderen Sach- und Bereichskonten sowie allen Personenkonten werden die (saldierten) Vorträge basierend auf den Vorjahreswerten ermittelt.

Bei diesem Saldenvortrag werden keine EB-Buchungen erstellt!

Diese erfolgen erst im Rahmen des Jahresabschlusses, wenn das jeweilige Jahr endgültig abgeschlossen wird.

Der Hinweis bezüglich durchzuführender Saldenübernahme wird daher nicht mehr ausgegeben und stattdessen wird bei allen betroffenen Konten der Jahresendsaldo in den Saldovortrag des neuen Geschäftsjahres übertragen. Entsprechende Durchführungshinweise informieren über die gerade durchgeführte Aktion!

Geschäftsjahr löschen

Wenn das Geschäftsjahr gelöscht wird - was ja nur möglich ist, solange keine Buchungen in diesem GJ existieren, dann werden auch die neu erstellten Umsatzsätze wieder gelöscht.

Abbruch während der Saldenübernahme

Sollte es zu einem Abbruch während des Saldenvortrages kommen, dann können die Vorträge jederzeit mit Expertcode AKTVORTR aktualisiert werden.

Statt Feld "Saldonübernahmekennzeichen" nun "Eröffnungsbilanz gebucht"

Da der Saldenvortrag nun laufend beim Verbuchen geschieht, wurde die Bezeichnung des Kennzeichens "Saldoübernahmekennzeichen" in "Eröffnungsbilanz gebucht" umgeändert. Technisch und inhaltlich ist das Kennzeichen dasselbe wie früher – es wird gesetzt, wenn die EB-Buchungen für das jeweilige Jahr erstellt werden.

Wenn dieses Feld den Wert "J" aufweist und das Abschlusskennzeichen auf "N" steht, dann ist dieses Geschäftsjahr das letzte noch nicht endgültig abgeschlossene Geschäftsjahr. Mit anderen Worten: beim nächsten Jahresabschluss wird dieses Geschäftsjahr endgültig abgeschlossen und EB-Buchungen für das NÄCHSTE Geschäftsjahr erstellt.

Neues Feld "Abschlusskennzeichen"

Zum Einfacheren Erkennen ob ein Geschäftsjahr abgeschlossen ist, wurde nun zusätzlich zum Kennzeichen "Eröffnungsbilanz gebucht" (früher "Saldoübernahmekennzeichen") das "Abschlusskennzeichen" eingeführt.

Wenn dieses auf "J" steht, kann das Geschäftsjahr definitiv nicht mehr bebucht werden, da der Jahresabschluss bereits stattgefunden hat.

Wenn das Kennzeichen auf "N" steht ist das Geschäftsjahr noch nicht endgültig abgeschlossen, was gleichbedeutend damit ist, dass noch kein Jahresabschluss (Expertcode SLUE) stattgefunden hat.

15.5.6 Auswertungen

Kontenanzeige

In der Kontenanzeige entfällt die Auswahl "Vortrag aktuell", da diese nicht mehr erforderlich ist.

SAG-Comarch Doku AG Kontoabfrage EINGABE DKSKTA ED

19.04.08 10:59 DOKUUSER EUR

000-Hauptbuchhaltung KTA

Auswahl

Kontoart : 3

Konto :

Match-Code-1 :

Match-Code-2 :

Belegnummer :

Geschäftsjahr : 2010

Buchungsperiode :

Belegdatum :

Heimatwährung : EUR

Weiterblättern (J/N): J

Zusatztext (J/N): N

Belegwährung (J/N): N

Verdichten (J/N/K/B): N

Letzte Seite (J/N): J

Bereichsbuchungen (J/N): J

Unbewegte Konten (J/N): N

verzweigen in

F3=Verlassen F4=Liste F5=Aktualisieren F6=Wechsel Firma F24=Weitere Tast.

Ebenso entfällt in der Umsatzanzeige im Bildschirmformat UD die Umschaltmöglichkeit mit F11 zwischen "Vortrag aktuell" und "Vortrag lt. SLU".

Analog entfällt diese Möglichkeit auch in DKWUMS, KKWUMS , SKWUMS und BKWUMS.

Der sogenannte "Vortrag aktuell" in der Datei U2 wird nicht mehr weiter gepflegt und wird bei der Umstellung auf das neue Konzept auf Null gesetzt.

Saldenliste

In der Saldenliste steht eine weitere Auswahl "Bilanzkennzeichen" zur Verfügung. Damit können entweder alle Bilanzkonten (Auswahl B), alle GuV-Konten (Auswahl G) oder alle Sachkonten ausgedruckt werden.

Weiters erfolgen in der Saldenliste – sofern alle Sachkonten mit Vorträgen ausgedruckt werden - am Ende der Liste eine zusätzliche Ausgabe von zwei Zeilen:

"Nicht gebuchter vorläufiger Gewinn / Verlust Vorjahr"

Spool-Datei anzeigen

Datei . . . . . : DRUCKER Seite/Zeile 2/35

Steuerung . . . . Spalten 1 - 78

Suchen . . . . .

*...+....1....+....2....+....3....+....4....+....5....+....6....+....7....+...

3 7100 Sonstige Steuern 0,00 1.200,00

3 7300 Transporte durch Dritte 0,00 3.000,00

3 99999999 Musterkonto 0,00 100,00

****** ZWISCHENSUMME 756,00 H 19.801,00

------------------------------------------------------------------------------

ERRECHNETER SALDO VOR

UM- U. NACHBUCHUNGEN (Vortrag) 756,00 S

------------------------------------------------------------------------------

****** GESAMTSUMME 0,00

Listen-Nr. I11 DKSSLL-1 19.03.07 Zeit 11:11 DKS05120 BUCHHALTUN

Ende

F3=Verlassen F12=Abbrechen F19=Links F20=Rechts F24=Weitere Tasten

Diese Zeilengruppe wird dann ausgegeben, wenn die Summe der Verträge nicht S/H-gleich ist – was bedeutet, dass der Gewinnvortrag nicht gebucht wurde.

Nach der Umbuchung des Gewinn/Verlust-Vortrages sollte diese Zeilengruppe nicht mehr ausgegeben werden.

Darüber hinaus wird außerdem auch noch ein Block mit "SUMMEN BILANZ" sowie ein Block mit "SUMMEN GUV" ausgegeben. Diese beiden Blöcke geben darüber Auskunft, ob das Jahresergebnis bereits gebucht wurde oder noch nicht. Saldo Null bedeutet, dass das Jahresergebnis gebucht wurde – Saldo ungleich Null bedeutet, dass das Jahresergebnis noch zu buchen ist.

Beachten Sie, dass ein Betrag in Spalte "VORTRAG" bedeutet, dass das Vorjahresergebnis (noch) nicht gebucht wurde.

Weiters werden die Kennzeichen "EB gebucht" sowie "Abschlusskennzeichen" ausgegeben. Das erste Kennzeichen gibt an, ob in das Vorjahr noch gebucht werden kann oder nicht. Wenn es auf J steht wurde das Vorjahr bereits abgeschlossen und daher kann in das Vorjahr nicht mehr gebucht werden. Ein allfälliger nicht gebuchtes Jahresergebnis, kann daher nur mehr im laufenden Jahr gebucht werden.

Das zweite Kennzeichen gibt an, ob das ausgewählte Geschäftsjahr noch bebucht werden kann. Wenn J ist das Geschäftsjahr nicht mehr bebuchbar, andernfalls können noch Buchungen erfasst werden.

Zwecks Unterscheidung von Bilanz- und GuV-Konten wird jetzt nach der Kontenbezeichnung auch noch das Bilanzkennzeichen ausgegeben. B markiert Bilanzkonten, ein G markiert GuV-Konten.

Als Besonderheit ist zu beachten, dass allfällige GuV-Konten mit einem Vortrag (was normalerweise NICHT vorkommt!) statt mit einem G mit dem speziellen "*B*" ausgegeben werden. Dies dient der leichteren Auffindung von allfälligen Fehlern.

FIS

Bei FIS-Auswertungen über Bilanzkonten war bisher zu beachten, dass unter Umständen vor der Auswertung eine vorläufige Saldenübernahme gemacht wurde, da nur damit die Vorträge bei Bilanzkonten aktuell waren.

Künftig sind solche FIS-Auswertungen jederzeit ohne Saldenübernahme möglich, da ja alle Salden immer aktuell sind.

Zu klären: konnten Auswertungen erstellt werden, wo von dieser nicht gemachten Saldenübernahme ausgegangen wurde – also von Vortrag 0 ausgegangen wurde???

15.5.7 Periodenabschluss letzte Periode

Im Gegensatz zu früher erfolgt bei Abschluss der letzten Buchungsperiode des Geschäftsjahres ebenfalls keine Saldierung mehr, da diese bereits beim Buchen erfolgt ist.

Es wird nur mehr die Periode abgeschlossen.

Daher keine Auswirkung auf Vorträge oder Umsätze mehr.

15.5.8 Keine Vorläufige Saldenübernahme mehr

Da die Salden bereits beim Buchen fortgeschrieben werden, sind bei einer allfälligen vorläufigen Saldenübernahme (Jahresabschluss) keine Buchungen mehr notwendig! Es würden nur mehr, wie schon bisher bei Personenkonten, auch bei Sachkonten mit Übernahmekennzeichen die Vorträge fortgeschrieben.

Dies ist jedoch nicht mehr notwendig, da die Salden ohnedies bereits beim Buchen fortgeschrieben werden..

Ebenso ist bereits die Saldierung zwischen Soll und Haben beim Buchen erfolgt.

Womit alle bisherigen Arbeiten der bisherigen vorläufigen Saldenübernahme hinfällig geworden sind – und damit die Funktion nicht mehr aufgerufen werden muss.

Der bisherige Menüpunkt für die vorläufige Saldenübernahme wurde entfernt und das Menü MENPER wurde überarbeitet.

Aus Sicherheitsgründen wurde ein neuer Expertcode AKTVORTR erstellt, mit dem alle Vorträge aller Konten jederzeit neu berechnet werden können. Die Vorträge abgeschlossener Geschäftsjahre werden nicht verändert. Es werden keine EB-Buchungen erstellt.

15.5.9 Endgültige Saldenübernahme / Jahresabschluss

Keine Saldenermittlung mehr

Bei der endgültigen Saldenübernahme/Saldeneröffnung werden keine Salden mehr ermittelt, da die Salden ja jetzt immer beim Buchen fortgeschrieben werden. Daher reduziert sich die Saldenübernahme auf das Schreiben der Eröffnungsbilanzbuchungen und das Abschließen des alten Geschäftsjahres.

Daher wird auch die bisherige endgültige Saldenübernahme künftig als Jahresabschluss bezeichnet.

Neue Prüfungen vor Durchführung des Jahresabschlusses

Vor Durchführung des Jahresabschlusses können, abhängig von der Einstellung in FIRBILKTO, neue Prüfungen durchgeführt werden, die sicherstellen, dass das Jahresergebnis gebucht wurde und damit das Eröffnungsbilanzkonto im neuen Jahr keinen Saldo mehr aufweist.

Details zu diesen Prüfungen siehe weiter oben im Kapitel „Jahresergebnis buchen“.

Durchführung CHKSK

Aus Sicherheitsgründen wird vor Durchführung der eigentlichen Abschlussarbeiten noch einmal die Funktion CHKSH aufgerufen, welche die ersten drei Prüfungen (Buchungsstoff, Umsätze und Buchungen/Umsätze) für das abzuschließende Geschäftsjahr durchführt.

Wenn bei dieser Prüfung Fehler gefunden werden, dann wird ein entsprechender Hinweis inklusive CHKSH-Fehlerprotokoll ausgegeben, wonach die Durchführung des Jahresabschlusses abgebrochen wird.

Wenn kein Fehler gefunden wird, wird kein Protokoll ausgegeben und mit dem Jahresabschluss fortgesetzt.

Die Durchführung dieser Prüfung kann im Notfall mit einer stillen Wahlfunktion unterbunden werden – siehe Expertenhandbuch CHKSH-in-SLUE.

Erstellung von Eröffnungsbilanzbuchungen

Wie schon bisher werden die notwendigen Eröffnungsbilanzbuchungen generiert.

Neu ist jedoch, dass sich diese nicht mehr auf die Salden auswirken! Denn technisch gesehen werden EB-Buchungen künftig exakt in Höhe der (bereits saldierten) Vorträge erstellt. D.h. die Salden richten sich nicht nach den Buchungen, sondern die EB-Buchungen richten sich nach den EB-Salden/Vorträgen.

Diese Tatsache wird sicherheitshalber durch eine neue zusätzlich erstellte Funktion (Programm DKSSUP) überprüft. Falls es hier wider Erwarten doch Differenzen geben sollte, wird eine entsprechende Fehlerliste ausgegeben und die Saldenübernahme abgebrochen. In diesem Falle muss nach Analyse des Fehlers eine Rücksicherung der Firma erfolgen.

Mit anderen Worten: der Jahresabschluss/die sogenannte Saldenübernahme ist nur mehr ein formaler Schritt mit dem zu den bereits vorhandene Vorträgen auch Eröffnungsbilanzbuchungen erstellt werden.

Geschäftsjahr abschließen

Wie schon bisher wird auch das Saldoübernahmekennzeichen gesetzt. Das Geschäftsjahr kann damit nicht mehr bebucht werden.

Ausdruck Saldenliste

Als Dokumentation des Jahresabschlusses erfolgt der Ausdruck einer Saldenliste für das neue Geschäftsjahr, wobei nur die Vortragsspalte gedruckt wird und die letzten drei Spalten weggelassen werden.

15.5.10 Korrekturprogramme

Neuer Expertcode: AKTVORTR

Neue Funktion, die alle Vorträge einer Firma nach neuer Logik nachrechnet und allenfalls korrigiert.

Diese Funktion wird während der PTF-Einspielung der Version 5.2 automatisch für alle Firmen durchgeführt.

Zusätzlich kann die Funktion jederzeit später mit Expertcode AKTVORTR wiederholt werden, falls Bedarf dafür besteht, also eventuell Fehler in Vorträgen gefunden werden.

Details zu dieser Funktion finden Sie im Expertenhandbuch im Kapitel „AKTVORTR – Vorträge aktualisieren“.

U2KORR

Anpassung an die neue Logik, dass Vorträge künftig immer saldiert sind, und falls das Übernahmekennzeichen gesetzt ist, auch bei Sach- und Bereichskonten immer Vorträge gebildet werden. Eine Beschreibung der Korrekturfunktion U2KORR finden Sie im Expertenhandbuch im Kapitel „U2KORR Umsätze u. Vorträge korrigieren“.

U2VORAKT wird entfernt

Diese Korrekturfunktion wird nicht mehr benötigt, da die normalen Vorträge nun immer aktuell sind und der sogenannte "Vortrag-aktuell" nicht mehr geführt wird.

15.5.11 PTF-Einspielung

Bei der PTF-Einspielung von DKS5130 (5.1) auf 5.2 werden je Firma die sogenannten aktuellen Vorträge aller Konten auf 0 gesetzt.

Darüber hinaus wird je Firma die Funktion AKTVORTR (siehe oben) aufgerufen. Details zu dieser Funktion finden Sie im vorangegangenen Kapitel AKTVORTR bzw. im Expertenhandbuch im Kapitel „AKTVORTR – Vorträge aktualisieren“.