DKS-Finanzdatenbank Benutzerhandbuch

Kapitel 14. BAO/GDPdU und Druckdateien

14.1 Einleitung

Basierend auf Gesetzesänderungen in Österreich und Deutschland wurde die Anwendung DKS um das Programmpaket DKSBAO im Bereich der Archivierung und Listenerstellung erweitert.

Mit dem Programmpaket DKSBAO kann für jede Liste festgelegt werden, ob zusätzlich zur Druckausgabe auch noch eine permanent verfügbare Druckdatei mit gleichem Inhalt erstellt werden soll. Durch Archivierung dieser Dateien stehen die Informationen der Druckausgaben auch zu einem späteren Zeitpunkt elektronisch zur Verfügung.

Mit der Archivdatei können je Geschäftsjahr die wichtigsten Daten aus dem Buchungsstoff erstellt und für spätere Auswertungen archiviert.

Mit der Datenbereitstellungsfunktion für die Prüfsoftware IDEA werden die wichtigsten prüfungsrelevanten Buchhaltungsdaten in einem IFS-Verzeichnis zur Verfügung gestellt, von wo aus sie direkt in die Prüfungssoftware eingelesen werden können.

Die Funktionalität ermöglicht somit

· die elektronische Archivierung von Druckdateien

· die Erstellung von '... dauerhaften Wiedergaben ... auf Datenträgern ...' im Sinne der österr. Bundesabgabenordnung § 131 und § 132.

· die Erstellung jährlicher Archivdateien

· die Datenbereitstellung für die Prüfungssoftware IDEA

Unabhängig davon müssen für detaillierte und umfassende Datenauswertungen jederzeit Komplettsicherungen der Daten- und Anwendungsbibliotheken zur Verfügung gestellt werden können.

14.2 Rechtliche Grundlagen

14.2.1 Österreich

Durch die Änderungen der § 131 Abs. 3 und § 132 Abs. 3 der Bundesabgabenordnung (BAO) im Rahmen des Abgabenänderungsgesetzes 1998 wird dem Abgabenpflichtigen vorgeschrieben, der österreichischen Finanzbehörde seine Aufzeichnungen auf Datenträgern zur Verfügung zu stellen, wobei es sich bei den Daten um die 'dauerhaften, ohne Hilfsmittel lesbaren Wiedergaben' handelt.

Das Programmpaket DKSBAO ermöglicht die Archivierung von Druckausgaben in Dateien und erfüllt somit die oben angeführten Anforderungen der Bundesabgabenordnung (BAO). Die Funktionalität steht im Rahmen des Menüs MENBAO zur Verfügung und erstellt die Daten als 'Druckdatei' in gültigem Datenformat gemäß

GZ 02 2251/3-IV/2/00, AÖFV Nr. 138/2000.

Die Übergangsbestimmung, wonach die in § 131 bzw. § 132 hinzugekommene Anforderung erst ab 1.1.2001 für den Steuerpflichtigen verpflichtend ist, findet sich im Erlass des österreichischen Bundesministeriums für Finanzen vom 5. März 1999, Z02 2251/5-IV/2/99, veröffentlicht im AÖF 1999/76 (Amtsblatt der Finanzbehörde).

Der relevante Text lautet wie folgt:

'... Ein Teil der EDV-Systeme, welche derzeit von den Abgabenpflichtigen für die Führung von Büchern und Aufzeichnungen eingesetzt werden, ist technisch noch nicht in der Lage, Druckdateien oder Exportfiles zu erstellen. Das Verlangen, Datenträger zur Verfügung zu stellen, wird sich daher vorläufig auf diejenigen Abgabenpflichtigen beschränken müssen, welche dazu in der Lage sind. Beanstandungen wegen der Nichterfüllung der neuen Obliegenheiten sind bei Abgabenpflichtigen, welche aufgrund der tatsächlichen Verhältnisse erst Vorkehrungen treffen müssen (Umrüstung der Hard- und Software), bis 31. Dezember 2000 nicht vorzunehmen.

Das bedeutet, dass die Daten nach dem Zeitpunkt der Umrüstung, jedenfalls aber ab dem 1. Jänner 2001, über Verlangen auf Datenträger zur Verfügung gestellt werden müssen. ...'

14.2.2 Deutschland

Ab dem 1. Januar 2002 ist der Finanzverwaltung aufgrund der gesetzlichen Neuregelungen im Steuersenkungsgesetz vom 23. Oktober 2000 (Bundgesetzblatt Teil I S. 1433, Artikel 7 und 8) das Recht eingeräumt, die mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystemes erstellte Buchführung des Steuerpflichtigen durch Datenzugriff zu prüfen.

Die „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfung digitaler Unterlagen (GDPdU)“ beinhalten Anwendungsregelungen zur Umsetzung des Rechts auf Datenzugriff. Sie wurden mit BMF-Schreiben vom 16. Juli 2001 IV D 2 – S 0316 – 136/01 (Bundessteuerblatt Teil I S. 415) veröffentlicht. (Siehe auch www.bundesfinanzministerium.de).

Darin wird zwischen drei kombinierbaren Methoden der Betriebsprüfung unterschieden:

- unmittelbarer Zugriff:
Der Betriebsprüfer kann mittels des Anwendungssystems direkt auf die Daten im Lesemodus zugreifen. Dies gilt sowohl für Bewegungs- als auch Stammdaten. Ein Zugriff via DFÜ ist nicht zulässig. Des weiteren ist es nicht zulässig, dass der Betriebsprüfer eine Systemprüfung vornimmt.
Innerhalb der DKS kann über die in Kapitel 14.9 beschriebene Funktion dem Prüfer das Einsichtsrecht für die Prüfung vorgesehener Jahre eingerichtet werden.

- Mittelbarer Zugriff:
In der Praxis unterscheidet sich diese Prüfmethode dadurch, dass Auswertungen in Datei- oder Papierform (vgl. Kapitel 14.6 ff) durch den Steuerpflichtigen oder Dritte erfolgen müssen. Dadurch ist der Steuerpflichtige selbst direkter eingebunden.

- Datenträgerüberlassung:
Der Betriebsprüfer kann vom Steuerpflichtigen die Überlassung von steuerlich relevanten Daten auf einem Datenträger (z.B: CD ) verlangen. Innerhalb der DKS stehen dafür die Menüpunkte 7 und 8 zur Verfügung, mittels derer für Sie eine Vorauswahl steuerlich relevanter Daten getroffen wird, welche in einem IFS-Verzeichnis zur Verfügung gestellt werden.

Im Rahmen der Änderung der Abgabenordnung wurde auch die Aufbewahrungspflicht elektronisch erzeugter und steuerlich relevanter Daten auf 10 Jahre festgesetzt. Dafür wurde die Möglichkeit geschaffen, nach einem erfolgten Jahresabschluss die komplette DKS-Umgebung zu sichern, und bei Bedarf für spätere Prüfungen wieder auf das System zurückzubringen(vgl. Kapitel 14.10. Datenhaltung, Sicherung und Rücksicherung).

Am empfehlenswertesten aber ist eine komplette Sicherung des Systems, da unter Umständen auch Daten anderer Anwendungen bei einer Prüfung benötigt werden.

Nützliche Links

http://www.elektronische-steuerpruefung.de

http://www.audicon.net/

14.3 Installation

Voraussetzung für die Installation des Pakets DKSBAO ist, dass die Pakete ADS und DKS mindestens die Version V3M9plus 01015 vom 15.01.2001 oder später aufweisen.

Beachten Sie

Bei Erstinstallation via LODRUN muss zuerst das PTF V3M9plus 01015 (oder höher) installiert werden, bevor mit der Auswahl '1' das Paket DKSBAO installiert werden kann.

Die Installation kann mit dem Befehl LODRUN oder mit dem Expertcode INSP durchgeführt werden. Details zur Featureinstallation finden Sie im DKS-Installationshandbuch 2.3.2, "Installation Zusatzprogramme (Features)".
Nach der Paketinstallation muss die Paketzuordnung (Exportcode INSPF) in jenen Firmen durchgeführt werden, in denen die Funktionalität des Zusatzes DKSBAO genutzt werden soll. Details zur Firmenpaketzuordnung finden Sie im DKS-Installationshandbuch 2.3.5, "Anwendungspaket zu Firma zuordnen".

Nach Ablauf der Testzeit benötigen Sie für die weitere Nutzung eine Lizenznummer. Die Eingabe der Lizenznummer kann mit dem Expertcode DKSLIZW erfolgen.

Hinweis

Bei der Verwendung von individuellen Printfiles (PRTF) dürfen manche Parameterwerte nicht verwendet werden, da sonst eine Weiterverarbeitung von Druckausgaben nicht mehr möglich ist.

Im Fehlerfall wird eine Meldung ausgegeben und das Jobprotokoll zur Fehleranalyse gedruckt.

14.4 Benutzermenü und Funktionen

Alle Funktionen werden über eine Menüauswahl aufgerufen, das Menü wird durch den Expertcode MENBAO angezeigt.

Durchführung

1. Aufruf des DKS Hauptmenüs, Menüpunkt 70 und Menüpunkt 7, 'BAO/GDPdU und Druckdateien', oder mittels Expertcode 'MENBAO'.

2. Das Menü 'BAO/GDPdU und Druckdateien' wird angezeigt.

Abbildung 14-1. Menü MENBAO: 'BAO/GDPdU und Druckdateien.'

MENBAO BAO/GDPdU und Druckdateien

Firma: SAG Comarch Doku AG

Nach Auswahl Eingabe nächster Satz.

1. BAO/GDPdU-Journal BAOJNL

2. BAO/GDPdU-Kontoblatt BAOKBL

3. BAO/GDPdU-Erfassungsjournal BAOJEL

5. Firmenstammw. Druckdateien BAOLIB

7. Erstellen Archivdatei ARCHDAT

8. Daten f. Betriebsprüfer erst. IDEADAT

10. Mit BAO/GDPdU-Dateien arbeiten ARBBAOD

80. Hauptmenü DKS

Nummer der Auswahl oder Expertcode oder Befehl

===>

F1=Testmodus F3=Verlassen F5=Aktualisieren F24=Weitere Tast.

BAO/GDPdU-Journal

Der Menüpunkt 1 erstellt eine Druckdatei mit dem gleichen Inhalt wie bei der Listausgabe des Expertcodes JNL.
Verwenden Sie diesen Menüpunkt zur Erstellung der Auswertungen für den Betriebsprüfer. Details zum Journal finden Sie in 16.1, "Journale".

Hinweis

Bei der Durchführung wird die Liste automatisch als Textdatei im IFS Firmenverzeichnis (/SOFTM/ADS/Firma) gespeichert.

Der Dateiname im IFS lautet I22nnnn_JJJJMMTT_hhmmss.txt (nnnn=Laufnummer)

Anmerkung: Wenn die Ausgabe in ein anderes IFS Verzeichnis erfolgen soll, so kann das IFS Verzeichnis am Selektionsbildschirm über die Befehlstaste F16 (Drucken) beim Parameter „IFS f. Druckdatei“ geändert werden.

BAO/GDPdU-Kontoblatt

Der Menüpunkt 2 erstellt eine Druckdatei mit dem gleichen Inhalt wie bei der Listausgabe des Expertcodes KBL.
Verwenden Sie diesen Menüpunkt zur Erstellung der Auswertungen für den Betriebsprüfer. Details zum Kontoblatt finden Sie in 16.2.2, "Kontoblatt".

Hinweis

Bei der Durchführung wird die Liste automatisch als Textdatei im IFS Firmenverzeichnis (/SOFTM/ADS/Firma) gespeichert.

Der Dateiname im IFS lautet I23nnnn_JJJJMMTT_hhmmss.txt (nnnn=Laufnummer)

BAO/GDPdU-Erfassungsjournal

Der Menüpunkt 3 erstellt eine Druckdatei mit dem gleichen Inhalt wie bei der Listausgabe des Expertcodes JEL.
Verwenden Sie diesen Menüpunkt zur Erstellung der Auswertungen für den Betriebsprüfer. Details zum Erfassungsjournal finden Sie in 16.1.3, "Erfassungsjournal".

Hinweis

Bei der Durchführung wird die Liste automatisch als Textdatei im IFS Firmenverzeichnis (/SOFTM/ADS/Firma) gespeichert.

Der Dateiname im IFS lautet I27nnnn_JJJJMMTT_hhmmss.txt (nnnn=Laufnummer)

Firmenstammwartung Druckdateien

Mit dem Menüpunkt 5 (Expertcode BAOLIB) des Menüs MENBAO können Sie die Listenbestimmungen der Druckdateien verwalten.
Sie können bestimmen, dass z. B. bei der Zessionsliste immer eine Druckdatei erstellt wird.

Mit dem Menüpunkt 10 (Expertcode ARBBAOD) können die mit dem Zusatz MENBAO erstellten Druckdateien eingesehen oder zur Weitergabe an den Betriebs- oder Wirtschaftsprüfer gesichert werden.

Bei folgenden Listen werden bei jedem Aufruf automatisch Druckdateien erstellt oder erweitert:

· Tagesjournal (Listennummer I19)

· Änderungsprotokoll (Listennummer I70)

· Endkontoblatt (Listennummer I29)

Beim Aufruf der Listen im Menü MENBAO wird unabhängig von den Listenbestimmungen eine Druckdatei erstellt. Dies gilt ebenso für alle Druckausgaben beim Aufruf der Expertcodes

· REOBU (Reorganisieren Buchungen)

· REOOP (Reorganisieren Offene Posten)

· REOUM (Reorganisieren Umsätze)

Für alle anderen Listen kann in den Listenbestimmungen (Expertcode LIB) definiert werden, ob eine Druckdatei erstellt werden soll.

Alle Druckdateien einer Firma befinden sich in der Firmenbibliothek, d. h. diese werden automatisch bei einer Firmensicherung mitgesichert bzw. rückgesichert!

Hinweis

Bei der Verwendung von individuellen Printfiles (PRTF) dürfen manche Parameterwerte nicht verwendet werden, da sonst eine Weiterverarbeitung von Druckausgaben nicht mehr möglich ist.

Im Fehlerfall wird eine Meldung ausgegeben und das Jobprotokoll zur Fehleranalyse gedruckt.

Erstellen Archivdatei

Mit Menüpunkt 7 (Expertcode ARCHDAT ) kann eine Datei erstellt werden, in der alle buchungsrelevanten Buchungsstoffdaten eines Geschäftsjahres enthalten sind.

Die erstellten Dateien werden vom Programm in der Firmenbibliothek hinterlegt.

Daten für IDEA bereitstellen

Mit Menüpunkt 8 (Expertcode IDEADAT) können die Daten der wichtigsten DKS-Dateien und wahlweise auch der Archivdatei für IDEA in einem IFS-Datenverzeichnis bereitgestellt werden. Diese Funktionalität wird wahrscheinlich von deutschen Finanzprüfern verwendet werden, da IDEA in Deutschland bei Betriebsprüfungen eingesetzt wird.

Mit BAO/GDPdU-Dateienarbeiten

Mit Menüpunkt 10 kann unter Zuhilfenahme der Systemfunktion WRKF eine Liste der als Druckdateien gesicherten Spoolfiles angezeigt werden. Details weiter unten unter "Mit BAO/GDPdU-Dateien arbeiten".

14.5 Firmenstammwartung mit BAOLIB

Allgemeines

Mit dieser Funktion können die Parameter für die Erstellung von Druckdateien geändert werden.
Bei Listen, für welche die Erstellung einer Druckdatei zwingend ist, können bestimmte Parameter NICHT geändert werden.

Aufruf

Der Aufruf kann mit Expertcode BAOLIB oder über den Menüpunkt 6 im Menü MENBAO erfolgen.

Durchführung

Nach Aufruf des Menüpunktes wird das Bildschirmformat FE angezeigt. Wenn Sie auf diesem eine Listenbestimmung auswählen, wird der folgende Bildschirm angezeigt:

Abbildung 14-2. Format FE: 'Listenbestimmungen (Druckdatei)'

SAG-Comarch Doku AG Firmenstammw. Druckdateien ÄNDERN SDWFI6 FE

22.01.10 15:56 DOKUUSER EUR

LIB

L I S T E N B E S T I M M U N G

Allgemein Druckdatei Systemwerte Archivierung

Liste . . . . : I21 STEUERLISTE

Art der Erstellung . . . : J

Je Geschäftsjahr . . . . : N

Printfile . . : DRUCKER

Letzte Änderung von DOKUUSER am 24.10.2008

Nächste Eingabe:

Listennummer : I21

verzweigen in

F3=Verlassen F7=Bild-ab F8=Bild-auf F4=Liste F24=Weitere Tast.

Anmerkung:

Änderungen können derzeit nur bei Listennummern ab I00 sowie bei IER vorgenommen werden. Vor allem für Zahlungsdatenträger ist derzeit aus Sicherheitsgründen keine Druckdateierstellung vorgesehen.

Mittels Funktionstaste F20 kann, sofern das DKS-Feature DKSBAO installiert ist, eine Liste eventuell bereits erstellter Druckdateien angezeigt werden.

Tabelle 14-1. Eingabefelder im Bildschirmformat FE (Druckdatei)

Feldname	Eingabe	Gültige Werte	Auswirkungen/Bemerkung
Art der Erstellung	Zwingend	N	keine Druckdatei erstellen
		J	Druckdatei erstellen (unter Verwendung von Laufnummern)
		K	Der Inhalt der aktuellen Druckdatei wird zu einer ev. schon vorhandenen Druckdatei hinzugefügt (keine Verwendung von Laufnummern), z. B. beim Tagesjournal.
Je Geschäftsjahr	nicht eingabefähig	J	Es wird eine Druckdatei je Geschäftsjahr erstellt, wobei dem Druckdateinamen der jeweilige Geschäftsjahresbuchstabe hinzugefügt wird (ohne Laufnummer), z. B. I19C. Hinweis: Wird derzeit nur beim Tagesjournal verwendet (Leerzeile eingefügt).
		N	keine Differenzierung zwischen Geschäftsjahren

Siehe auch

Listbestimmungen

ARC Listbestimmungen

Erweiterte Druckereinstellungen

Wiederausdruck einer Druckdatei

14.6 Daten für Betriebsprüfer bereitstellen

Allgemeines

Mit den folgenden Funktionen können Buchhaltungsdaten aus der DKS-Finanzdatenbank exportiert und für andere Anwendungen zugänglich gemacht werden.
Die Daten können jeweils für ein gesamtes Geschäftsjahr ausgewählt werden. Zusätzlich kann gesteuert werden, ob Bereichsbuchungen mitausgewählt werden sollen.

Die erstellten Daten sind jedenfalls nur eine unverbindliche Vorauswahl steuerlich relevanter Daten, die für die Wirtschafts- und Finanzprüfer ausreichend sein können – vielleicht aber auch nicht.

Damit die Bestimmungen der BAO/GDPdU jedoch in jedem Fall erfüllt werden können, muss jedenfalls eine Komplettsicherung aller Anwendungsbibliotheken (ADS, DKS, ABH (sofern installiert) ) erfolgen.

Siehe auch Kapitel ADSSAVALL Komplettsicherung durchführen im ADS-Handbuch.

14.6.1 Archivdatei erstellen (Österreich und Deutschland)

Bei der Erstellung der Archivdatei handelt es sich um eine komprimierte Form der Bereitstellung. Hier werden alle relevanten Buchungsstoffdaten eines Geschäftsjahres in einer einzigen Datei zusammengefasst und bereitgestellt. In dieser Datei sind keine Stammdaten (außer der Kontobezeichnung) enthalten.

Diese Datei kann möglicherweise sowohl in Österreich wie auch in Deutschland verwendet werden.

Aufruf

Der Aufruf kann mit Expertcode ARCHDAT oder über den Menüpunkt 7 im Menü MENBAO erfolgen.

Durchführung

Nach dem Aufruf des Menüpunktes wird das Format BA angezeigt.

Abbildung 14-3. Format BA: 'Erstellen Archivdatei'

SAG-Comarch Doku AG Erstellen Archivdatei EINGABE DKSBAO BA

31.01.10 15:58 DOKUUSER EUR

ARCHDAT

Archivdateierstellung

Geschäftsjahr : 2009

Bereichsbuchungen : J

Dateiname : ARC G2009 Stelle 1-3 fix: ARC

Dateibeschreibung : BUCHUNGSSTOFF 2009

Letzte Durchführung von DOKUUSER am 04.01.2010 um 07:13

______________________________________________________________________________

F3=Verlassen F4=Liste

Tabelle 14-2. Eingabefelder im Bildschirmformat BA

Feldname	Eingabe	Gültige Werte	Auswirkungen/Bemerkung
Geschäftsjahr	zwingend	gültiges Geschäftsjahr	Es werden alle Buchungen aus diesem Geschäftsjahr ausgewählt bzw. ausgegeben.
Bereichsbuchungen	zwingend	J	Bereichsbuchungen werden in die Archivierungsdatei ausgegeben.
		N	Es werden keine Bereichsbuchungen in die Archivierungsdatei ausgegeben.
Dateiname	zwingend	A-Z und 1-9; keine Sonderzeichen. Der Dateiname muss mit einem Buchstaben beginnen.	Geben Sie hier die letzten sieben Stellen des gewünschten Dateinamens an (die ersten drei Stellen sind fix: ARC). Die Datei wird in der Firmenbibliothek erstellt. Um versehentliches Überschreiten von bereits vorhandenen Daten zu vermeiden, kann der Dateiname nur einmal verwendet werden. Um einen Dateinamen erneut zu verwenden, muss die bestehende Datei manuell entweder umbenannt oder gelöscht werden (wenden Sie sich an Ihren Systemverantwortlichen). Verwenden Sie einen neuen Dateinamen, wenn Sie sich nicht sicher sind, ob die vorhandene Datei noch benötigt wird bzw. bereits auf Datenträger archiviert wurde! Wenn die Archivdatei im Rahmen von IDEA zur Verfügung gestellt werden soll, muss folgende Namenskonvention eingehalten werden: der Name der Archivdatei muss lauten: ARCJ ++ Geschäftsjahr, also z.B. ARCJ2003.
Dateibeschreibung	zwingend		Geben Sie genauere Informationen zum Inhalt der Datei an (z. B. ob es sich um einen endgültigen Bestand wie Firmenname oder Geschäftsjahr handelt, worauf sich die Daten beziehen ...)

Wichtig

Sie sollten diese Funktion auf alle Fälle unmittelbar nach dem Jahresabschluss eines Geschäftsjahres (Jahresabschluss Expertcode SLUE) durchführen. Die erstellte Datei sollten Sie sichern und sorgfältig aufbewahren.
Die Durchführung der Dateierstellung zu einem späteren Zeitpunkt könnte unvollständige Daten zur Folge haben, da Daten, die für die Erstellung der Archivdatei relevant sind, durch eine eventuelle Reorganisation bereits gelöscht sein könnten!

Datei erstellen für ein offenes Geschäftsjahr

Sorgen Sie dafür, dass niemand mehr in der Buchungserfassung aktiv ist und keine unverbuchten Belegblöcke mehr im System sind. Andernfalls kann es zu Differenzen zwischen offenen Posten, Buchungen kommen.

Bei nicht abgeschlossenen Geschäftsjahren werden bei Sachbuchungen keine Vorträge ausgegeben, weshalb die Archivdateierstellung für noch offene Geschäftsjahre nur für seltene Ausnahmefälle in Fragen kommen wird.

Hinweis: In älteren DKS-Versionen wurden auch bei der vorläufigen Saldenübernahme Buchungen erstellt.

Datei erstellen für ein abgeschlossenes Geschäftsjahr

Die Daten müssen noch vollständig im System erhalten sein! Stellen Sie sicher, dass die Daten nicht bereits reorganisiert worden sind.
Eine Reorganisation der Offenen Posten beeinträchtigt die Erstellung der Archivdatei jedoch nicht.

Wie arbeitet das Programm?

Die Daten beziehen sich immer auf ein gesamtes Geschäftsjahr. Die Offenen Posten von Personenkonten werden per Stichtag Ende des Vorjahres als Vortrag in die Datei übernommen (Buchungstext = Vortrag Offener Posten).

Bei Sachkonten bilden die Eröffnungsbilanzbuchungen den Vortrag. Da Eröffnungsbilanzbuchungen nur beim Jahresabschluss gebildet werden, sind also auch nur dann Vorträge vorhanden, wenn bereits abgeschlossene Geschäftsjahre ausgewertet werden. Im Gegensatz dazu werden beim Menüpunkt "Daten für IDEA bereitstellen" auch generell die Umsätze inkl. Vorträge ausgegeben.
Anschließend werden alle Buchungen des ausgewählten Geschäftsjahres in die Datei übernommen.

Ausnahme:
Die Ausgabe der Bereichsbuchungen in die Archivdatei kann vom Benutzer gesteuert werden.

Wann soll das Programm durchgeführt werden?

Wenn Sie ein Geschäftsjahr abschließen, sollte das Programm unmittelbar nach dem Jahresabschluss durchgeführt werden.

Was ist in der Datei enthalten?

Die Datei beinhaltet alle ausgewählten Buchungen mit Geschäftsjahr, Periode, Belegblocknummer, Buchungstext, Buchungsbetrag in Buchführungswährung und gegebenenfalls in Belegwährung (wenn diese von der Buchführungswährung abweicht), Soll-/Haben-Kennzeichen und die OP-Zuordnung.
Eine detaillierte Beschreibung finden Sie im Kapitel Dateibeschreibung Archivdatei im Technischen Handbuch.

14.6.2 Daten für IDEA bereitstellen

IDEA ist eine Software, die vorzugsweise von Finanzprüfern in Deutschland eingesetzt wird. IDEA könnte aber auch von Wirtschaftsprüfern eingesetzt werden und zwar in Deutschland und Österreich.

Daher wird generell empfohlen nach dem Jahresabschluss auch den Menüpunkt "Daten für IDEA bereitstellen" durchzuführen.

Bei der Datenbereitstellung für IDEA wird je Geschäftsjahr ein IFS-Datenverzeichnis mit Daten aus den Dateien Datei A3, Datei B2, Datei B2R, Datei F4, Datei F6(ab DKS-Version DKS05200), Datei F8(nur Buchungsperioden[!], F8 erst ab DKS-Version DKS05210), Datei K4, Datei T0, Datei U2 und Datei W5 erstellt.

Falls gewünscht, kann auch die weiter oben beschriebene Archivdatei im Rahmen von IDEA zur Verfügung gestellt werden. Dazu ist es notwendig, dass die Archivdatei vor Durchführung von IDEADAT erstellt wird, wobei folgende Namenskonvention eingehalten werden muss: der Name der Archivdatei muss lauten: ARCJ ++ Geschäftsjahr, also z.B. ARCJ2003.

Die angeführten Daten inklusive Dateibeschreibungen können von der IDEA-Software mittels der Smartfunktion direkt importiert werden.

Das erstellte IFS-Verzeichnis könnte dann wie folgt aussehen:

Hinweis zu obiger Abbildung: in neueren DKS-Versionen wird auch bereits die Datei F6.txt und F8.txt bereitgestellt.
Weiters wird ab DKS05310 aufgrund zusätzlicher Auswahlmöglichkeiten (von Buchungsperiode bis Buchungsperiode) das IFS-Verzeichnis auch noch mit den ausgewählten Buchungsperioden versehen – z.B: GJ2003_01_12

Wichtig bei der Datenbereitstellung für ein offenes Geschäftsjahr

Datenbereitstellung für ein abgeschlossenes Geschäftsjahr

Die Daten müssen noch vollständig im System erhalten sein! Stellen Sie sicher, dass die Daten noch nicht reorganisiert wurden.

Falls bereits Daten reorganisiert wurden, müssen Sie auf eine dementsprechende Sicherung zurückgreifen können.

Wann soll das Programm durchgeführt werden?

Sie sollten diese Funktion unmittelbar nach dem endgültigen Geschäftsjahresabschluss (Expertcode SLUE) durchführen. Das erstellte Verzeichnis sollte gesichert und gemeinsam mit der iSeries-Komplettsicherung sorgfältig aufbewahrt werden.

Die Durchführung der Datenbereitstellung zu einem späteren Zeitpunkt birgt das Risiko unvollständiger oder zeitlich nicht mehr aktueller Daten, falls z.B. durch eine Reorganisation Daten, die benötigt würden, bereits gelöscht worden sind.

Die Datenbereitstellung für offene Geschäftsjahre muss in der Regel nur nach Aufforderung durch die Prüfer erfolgen.

Beachten Sie

Da nicht von vornherein klar ist, welche Daten der Prüfer haben möchte, ist es unbedingt notwendig ZUSÄTZLICH zu den für IDEA erstellten Daten auch eine Datensicherung aller relevanten iSeries-Bibliotheken (mit zumindest ADS-, DKS- und Firmenbibliothek) verfügbar zu haben. Empfehlenswert ist eine komplette Systemsicherung, da Sie damit notfalls auch Bibliotheken anderer Anwendungen verfügbar haben.

Nur damit sind Sie auch zu einem späteren Zeitpunkt noch in der Lage, dem Prüfer alle gewünschten Daten zur Verfügung zu stellen.

Aufruf

Der Aufruf kann mit Expertcode IDEADAT oder über den Menüpunkt 8 im Menü MENBAO erfolgen.

Für die Funktion ist ein Einzelausschluss definiert, d.h. dass die Funktion zur selben Zeit nur einmal durchgeführt werden kann.

Durchführung

Nach dem Aufruf des Menüpunktes wird das Format BA angezeigt.

Abbildung 14-7 Bildschirmformat BA – Daten für Betriebsprüfer erstellen

SAG-Comarch Doku AG Daten f. Betriebsprüfer erst. EINGABE DKSBAO BA

04.01.10 15:06 DOKUUSER EUR

IDEADAT

Datenbereitstellung für Betriebsprüfung (IDEA)

(wird derzeit nur in Deutschland benötigt)

von bis

Buchhaltungsnummer : 000 000

Geschäftsjahr : 2007 Buchungsperioden: 01 bis 12

Bereichsbuchungen : J

IFS-Verzeichnis : /SOFTM/ADS/SAG/GDP/GJ2007_01_12

wird automatisch abhängig vom ausgewählten Zeitraum

(Geschäftsjahr, Buchungsperiode von-bis) ermittelt.

Letzte Durchführung von DOKUUSER am 03.01.2010 um 15:09

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F3=Verlassen F4=Liste

(C) Copyright Comarch AG 2001, 2010

Tabelle 14-3. Eingabefelder im Bildschirmformat BA – Daten f. Betriebsprüfer erst.

Feldname	Eingabe	Gültige Werte	Auswirkungen/Bemerkung
Geschäftsjahr	zwingend	gültiges Geschäftsjahr	Es werden alle Buchungen aus diesem Geschäftsjahr ausgewählt bzw. ausgegeben.
Buchungsperioden	Wahlweise	gültige Buchungsperioden	Wenn keine Eingabe erfolgt, wird automatisch die erste bis letzte Buchungsperiode des Geschäftsjahres eingesteuert, womit alle Buchungen des GJ ausgewählt werden. Wenn die Perioden eingeschränkt werden, werden nur die Buchungen für die ausgewählten Perioden bereitgestellt.
Bereichsbuchungen	zwingend	J	Bereichsbuchungen werden in die Archivierungsdatei ausgegeben.
		N	Es werden keine Bereichsbuchungen in die Archivierungsdatei ausgegeben.
IFS-Verzeichnis			Anzeige des IFS-Verzeichnisses, indem die Daten zur Verfügung gestellt werden. Das Verzeichnis wird basierend auf den eingegebenen Werten automatisch ermittelt.

Nach Eingabe der gewünschten Selektionskriterien wird der Durchführungsjob in die Jobwarteschlange DKS gestellt und zum nächstmöglichen Zeitpunkt gestartet.

Ergebnis

Im Zuge der Durchführung werden folgende Firmendatenauszüge in der Bibliothek QTEMP erstellt:

· Alle Daten der Adressdatei (Datei A3)

· Buchungsstoffdaten des ausgewählten Geschäftsjahres (Dateien B2, Datei B2R, Datei W5 [Verbindung Buchungsstoff mit Zusatztexten] und Datei T0 [Zusatztexte])
Wenn eine Einschränkung bei den Buchungsperioden (von/bis) erfolgt, werden nur die Buchungen der ausgewählten Perioden bereit gestellt.

· Alle Steuercodedaten (Datei F4)

· Geschäftsjahressätze (Datei F6)

· Buchungsperiodensätze (Datei F8)

· Alle Kontostammdaten (Datei K4)

· Umsatzdaten des ausgewählten Geschäftsjahres (Datei U2)

Diese Datenauszüge werden anschließend unter Zuhilfenahme von speziellen logischen Sichten mittels des Betriebssystem-Befehles CPYTOIMPF in das angegebene IFS-Verzeichnis exportiert.

Im IFS-Verzeichnis bereits bestehende Dateien werden ersetzt.

Die angeführten Dateien werden im angegebenen IFS-Verzeichnis als Textdateien (siehe auch letzte Abbildung) zur Verfügung gestellt und weisen eine geringfügig andere Feldreihefolge auf wie auf dem System iSeries. Dies ist für den IDEA-Import notwendig, da dort Schlüsselfelder an erster Stelle stehen müssen.

Die zusätzlichen Dateien Index.xml und gdpdu-01-08-2002.dtd sind für den Import mittels IDEA/Smart notwendig und dürfen nicht entfernt oder geändert werden.

Die Datei Index.xml enthält die Datei- und Feldbeschreibungen.

CD-Erstellung für IDEA

Das erstellte IFS-Datenverzeichnis steht damit zum Sichern auf CD zur Verfügung. Die erstellte CD sollte „CD Nummer 1“ lauten.

Falls die Dateien nicht auf eine CD passen, müssen mehrere CDs oder DVDs verwendet werden und die Dateien entsprechend auf diese CDs verteilt werden.

Die Dateien Index.xml und gdpdu-01-08-2002.dtd müssen nur auf der ersten CD enthalten sein.

Wenn eine CD für eine Datei zu klein ist, verwenden Sie DVDs oder die Möglichkeit der Datenkomprimierung.

Eventuell kann das Verzeichnis auch direkt über das Netzwerk auf den Laptop des Prüfers übernommen werden.

Weitere oder andere Daten für IDEA zur Verfügung stellen

Die zuvor beschriebene Art der Datenbereitstellung ist für den Import mittels IDEA/Smart ausgelegt. Im Rahmen von IDEA können jedoch auch einzelne Dateien direkt importiert werden. Beispielsweise könnte der Prüfer die Datei V1 verlangen.

Zusätzlich notwendige Daten werden am besten unter Zuhilfenahme von Client Access Express „Datenübertragung von iSeries“ auf den PC übertragen. Dabei wird auch eine Feldtabelle (FDF-Datei) erstellt, aus welcher der Prüfer die Feldbedeutungen ableiten kann.

Auch mit dem Befehl CPYTOIMPF könnten Dateien auf den PC übertragen werden, wobei hier allerdings vorher die entsprechende Textdatei bereits angelegt sein sollte, andernfalls eine Datei im EBCDIC-Format erstellt wird.

Datei- und Feldbeschreibungen

Die Datei- bzw. Feldbeschreibung für die im Rahmen von IDEADAT erstellten Dateien ist in der Datei Index.xml enthalten.

Ausführliche Datei- und Feldbeschreibungen für alle wichtigen DKS-Dateien finden Sie im technischen Handbuch.

Technische Datei- oder Feldbeschreibungen können außerdem mit den Betriebssystem-Befehlen DSPFD oder DSPFFD erstellt werden.

Weitere Informationen zu IFS

Siehe ADS- Handbuch Kapitel "Mit IFS arbeiten"

14.7 Mit BAO/GDPdU-Dateien arbeiten

Mit dieser Systemfunktion (Expertcode ARBBAOD) können Sie sich bereits vorhandene BAO/GDPdU-Dateien anzeigen lassen. In der Regel werden Sie diese Funktion nur dann benötigen, wenn Sie einzelne Druckdateien für den Betriebsprüfer sichern müssen oder etwas (z. B. im Änderungsprotokoll) kontrollieren wollen.

Die eigentliche Sicherungsfunktion mit Auswahl 9 lassen Sie von jemandem durchführen, der mit Sicherungsfunktionen vertraut ist.
Die Anzeige von Druckdatei-Inhalten ist möglich, indem Sie vor der entsprechenden Druckdatei '5' eingeben.

Wenn Sie Druckdateien nicht mehr benötigen, können Sie diese mit der Auswahl 4 entfernen - aber bedenken Sie, dass Sie diese im Bedarfsfall dann nur mehr mit einer Rücksicherung wiederherstellen können!

Abbildung 14-4. Format BAO: 'Mit Dateien arbeiten'

Mit Dateien arbeiten

Auswahl eingeben und Eingabetaste drücken.

1=Erstellen 3=Kopieren 4=Löschen 5=Physische Teildatei anzeigen

8=Dateibeschreibung anzeigen 9=Sichern 10=Zurückspeichern

13=Beschreibung ändern

Aus-

wahl Datei Bibliothek Attribut Text

I19H SAG PF DKS BAO-Druckdatei (Tagesjour./TAG)

I19I SAG PF DKS BAO-Druckdatei (Tagesjour./TAG)

I19J SAG PF DKS BAO-Druckdatei (Tagesjour./TAG)

I230001 SAG PF DKS BAO-Druckdatei (Kontoblatt/BAOKB

I70 SAG PF DKS BAO-Druckdatei (SD-Protok./TAG)

Ende

Parameter für Auswahlmöglichkeiten 1, 3, 4, 5, 8, 9, 10 und 13 oder Befehl

===>

F3=Verlassen F5=Aktualisieren F12=Abbrechen

F16=Festlegung des Listenanfangs wiederholen F24=Weitere Tasten

Hinweis

Damit diese Funktion ausgeführt werden kann, benötigen Sie die Berechtigung zum Ausführen von Systembefehlen. Falls Sie diese nicht haben, wenden Sie sich an Ihren Systemverantwortlichen.

Tipp

Die Anzeige der erstellten Druckdateien ist auch in der Wartung der Listenbestimmungen (Expertcode LIB oder BAOLIB) mit Befehlstaste F20 möglich. Dabei wird eine Liste der zu der gerade ausgewählten Listenbestimmung vorhandenen Druckdateien angezeigt. Im Unterschied zu BAOLIB oder LIB werden bei ARBBAOD in mehreren Schritten Druckdateien angezeigt , die mit

· I beginnen

· V2 beginnen

· V37 beginnen

· V38 beginnen

14.8 Druckdateierstellung

14.8.1 Allgemeines und Druckdateierstellung

Platzbedarf

Druckdateien benötigen unterschiedlich viel Platz; wenn für viele Listen Druckdateien erstellt werden, sollten diese regelmäßig nach Durchführung einer Sicherung bereinigt (gelöscht) werden.

Beispiel

Nach Abschluss eines Geschäftsjahres ist ein guter Zeitpunkt für die Sicherung der gesamten DKS-Umgebung zu Archivierungszwecken. Danach können nicht mehr benötigte Druckdateien gelöscht werden.

Für Prüfungen durch die Finanzbehörde kann es sinnvoll sein, die Druckdateien von noch nicht geprüften Jahren in einer eigenen Bibliothek zu archivieren. Dadurch ist auch eine getrennte Sicherung der Druckdateien leicht möglich.

Namensermittlung

Der Druckdateiname wird aus der Listennummer und einer Laufnummer zusammengesetzt, z. B. I20 und 0048 ergibt I200048.

Anmerkung:

Bei Listen, für die erst während der Erstellung ermittelt wird ob keine, eine oder mehrere Druckausgaben erstellt werden, kann es vorkommen, dass die Nummerierung der Ausgabedateien nicht fortlaufend erfolgt (z. B. im Maschinellen Zahlungsverkehr bei Verrechnungsschreiben oder Zahlungsaviso).

Zusammenhang zwischen Druckdatei und Listenfuß

Wenn für eine Liste in den Listenbestimmungen die Druckdateierstellung angegeben ist, wird bei jeder Druckausgabe im Listenfuß der Name der Druckdatei ausgegeben. Damit können Sie die Druckdatei aufgrund des Namens rasch wieder auffinden.
Der Druckdateiname wird nur bei Erstellung einer Druckdatei angedruckt.

Abbildung 14-5. Druckbeispiel

SAG-Comrch Doku AG Umlagenjournal Seite 1

Firma: SAG DVR 0000007

------von-Kostenstelle----------- --------nach-Kostenstelle-------- -Datum-- -Belegnr.- --------Betrag---------- S/H

A 1 Kostenstelle Verwalt V 1 Kostenstelle Vertrie 31.01.01 00000024 120,00 ATS H

P 1 Kostenstelle Produkt V 1 Kostenstelle Vertrie 31.01.01 00000024 120,00 ATS S

Gesamtsumme : 0,00 ATS H

Umlage wurde verbucht.

Listen-Nr. I75 DKSUMC-1 22.01.01 Zeit 16:10 (Letzte) Seite 1

BAO/GDPDU-Datei: I750008 DOKUUSER

Programm- oder Systemabbruch

Im Fall eines Programmabbruchs (z. B. Stromausfall) während einer Druckausgabe sollte kontrolliert werden, ob die entsprechende Druckdatei korrekt befüllt wurde. Im Fehlerfall kann die Druckdatei unter Zuhilfenahme des Systembefehls CPYSPLF auch nachträglich erstellt werden, falls die entsprechende Druckausgabe noch im System vorhanden ist.

User-Schnittstelle

Bei der Erstellung der Druckdateien werden die Schnittstellenprogramme OUTFUSR01 (vor der Erstellung) bzw. OUTFUSR02 (nach der Erstellung) aufgerufen. In diesen kann eine eigene Verarbeitungslogik untergebracht werden.

Beispiel:

· Durchsuchen des Änderungsprotokolls nach bestimmten Benutzern

· Archivieren der Druckdateien in eigenen Bibliotheken

14.8.2 Wiederausdruck einer Druckdatei

Um eine Spooldatei, welche mit dem iSeries Befehl CPYSPLF (Copy Spoolfile) in eine Datenbank kopiert wurde, ausdrucken zu können, muss die entsprechende Datenbankdatei mit dem iSeries Befehl CPYF (Copy File) in eine speziell erstellte iSeries Druckdatei kopiert werden.

Im Detail ist dafür folgende Vorgehensweise erforderlich:

Beim Befehl CPYSPLF muss beim Parameter CTLCHAR der Wert *FCFC verwendet worden sein.
Beispiel: CPYSPLF FILE(DRUCKERI19) TOFILE(SAG/I19) JOB(511378/ADS/SAGTAG) CTLCHAR(*FCFC)
Hinweis: bei den Druckdateien, die im Rahmen von BAO gesichert werden, wird ab Version DKS05030 automatisch *FCFC verwendet; früher erstellte Sicherungen sind daher nicht im Originallayout ausdruckbar.

Die Druckdatei, in welche die Datenbankdatei kopiert wird, muss beim Parameter CTLCHAR den Wert *FCFC enthalten.
Anleitung zum Erstellen einer passenden Druckdatei: die Druckdatei kann z.B. durch Kopieren der Druckdatei DRUCKER in der DKS Paketbibliothek mit Hilfe des iSeries Befehl CRTDUPOBJ erzeugt werden.
Beispiel: CRTDUPOBJ OBJ(DRUCKER) FROMLIB(DKS) OBJTYPE(*FILE) TOLIB(DKS) NEWOBJ(DRUCKSPL)
         Es wird die neue Druckdatei DRUCKSPL in der DKS Paketbibliothek DKS erstellt.

Hinweis: Wenn Sie für den Ausdruck eine listspezifische Druckdatei DRUCKERxxx (xxx = DKS Listnummer) verwenden, empfiehlt es sich statt der Standard Druckdatei DRUCKER die listspezifische Druckdatei DRUCKERxxx (xxx = DKS Listnummer) zu kopieren.

Anschließend muss der Parameter CTLCHAR der erstellten Druckdatei mit dem Befehl CHGPRTF angepasst werden
CHGPRTF FILE(DKS/DRUCKSPL) CTLCHAR(*FCFC)

Beim Ausdruck mit der Verwendung dieser Einstellungen kann es vorkommen, dass bestimmte Eigenschaften des ursprünglichen Ausdrucks (z.B. Zeichen je Zoll, Zeilen je Zoll, ...) nicht mehr mit den Werten des ursprünglichen Ausdrucks übereinstimmen, daher kann es z.B. vorkommen, dass die Seitenvorschübe des neuen Ausdrucks nicht mehr mit dem ursprünglichen Ausdruck übereinstimmen.
Um korrekte Seitenvorschübe (also analog dem ursprünglichem Ausdruck) beim Ausdruck zu erhalten, kann es daher erforderlich sein, auch noch folgende Parameter der Druckdatei anzupassen:
   * PAGESIZE
   * LPI
   * CPI

Die angegebenen Werte sollten also den Einstellungen zum Zeitpunkt des Ausdrucks möglichst genau entsprechen. Die Werte können Sie, sofern diese nicht zwischenzeitlich geändert wurde, entweder aus den DKS Listbestimmungen (Expertcode LIB) abgeleitet werden oder den Angaben einer listspezifischen Druckdatei DRUCKERxxx (xxx = DKS Listnummer) entnommen werden.

Der Ausdruck erfolgt mit Befehl CPYF
Beispiel: CPYF FROMFILE(SAG/I19) TOFILE(DKS/DRUCKSPL)

Die Druckausgabe finden Sie nach Beendigung des Befehls in Ihrer Ausgabewarteschlange

14.9 Unmittelbarer Nur-Lesezugriff

Allgemeines

Die DKS unterstützt die Benutzergruppe 'Gast', die im ADS definiert werden kann (siehe ADS-Benutzerhandbuch, 2.6, "Benutzer für ADS definieren"). Dadurch ist es möglich, irrtümliche Änderungen zu verhindern und auch den Datenzugriff der Benutzergruppe 'Gast' auf bestimmte Geschäftsjahre einzuschränken.

Durch die Zuordnung von Aktivitäten zur Benutzergruppe 'Gast' ist es möglich, die User dieser Benutzergruppe auf bestimmte Aktivitäten einzuschränken (siehe ADS-Benutzerhandbuch, 2.6, "Benutzer für ADS definieren").

Standardmäßig wurden dieser Benutzergruppe bereits Aktivitäten zugeordnet, bei denen keine Datenänderungen möglich sind und die die gängigen Anzeige- und Auswertungsfunktionen darstellen.

Eine Ausweitung der Zugriffsmöglichkeit der Benutzergruppe 'Gast' auf weitere Aktivitäten wird nicht empfohlen, da aus technischen Gründen nicht gewährleistet werden kann, dass diese Aktivitäten dann ordnungsgemäß arbeiten!

Der Zugriff auf die Geschäftsjahre kann für die Benutzergruppe 'Gast' nur von DKS-Systemverantwortlichen eingestellt werden.

Aufruf

Der Aufruf erfolgt mit Expertcode FIRGESCHJ durch einen DKS-Systemverantwortlichen.

Durchführung

Nach dem Aufruf des Menüpunktes wird das Format JH angezeigt.

Abbildung 14-6. Format JH: 'Geschäftsjahr'

SAG-Comarch Doku AG F6 Geschäftsjahr Änd. ÄNDERN SDWFI2 JH

22.01.10 16:02 DOKUUSER EUR

FIRGESCHJ

G E S C H Ä F T S J A H R

Geschäftsjahr: 2008

Beginn : 01.01.2008

Ende : 31.12.2008

Anzahl

Buchungsperioden : 12

Nettoperioden : 12 Sperre f.Benutzergr. Gast: N

Reorganisation: Buchführungswährung : EUR

Buchungsperioden : 12 Saldoübernahmekennzeichen: N

Nettoperioden : 12 Umsätze reorganisiert : N

Lösch-Kz : A letzte Änderung von DOKUUSER am 22.09.2008

Nächste Eingabe:

Geschäftsjahr: 2003

verzweigen in

F3=Verlassen F7=Bild-ab F8=Bild-auf F4=Liste F5=Aktualisieren

Beschreibung der Felder dieses Bildschirmformates: siehe 5.1.1, "Geschäftsjahr anlegen/ändern"

Nur wenn die Funktion bei installiertem DKSBAO-Feature von einem DKS-Systemverantwortlichen aufgerufen wird, scheint das Eingabefeld 'Sperre für Benutzergruppe Gast' auf dem Format auf. Hier kann nun eingetragen werden, ob das angezeigte Geschäftsjahr für die Benutzergruppe 'Gast' in den Anzeigen und Listen zur Auswahl zur Verfügung steht.
Wählt dann ein Benutzer der Gruppe 'Gast' ein gesperrtes Geschäftsjahr aus, so bekommt er eine Meldung, dass dieses Geschäftsjahr ungültig ist.

14.10 Datenhaltung, Sicherung und Rücksicherung

Das Thema Datenhaltung ist das wichtigste Kapitel im Rahmen der BAO/GDPdU, da die Gesetze darauf ausgerichtet sind, den Prüfern umfangreiche Auswertungsmöglichkeiten innerhalb von bis zu 10 Wirtschaftjahren zu sichern.

Nach Möglichkeit studieren Sie die gesetzlichen Bestimmungen, damit Sie wissen welche Möglichkeiten einem Prüfer zur Verfügung stehen und welche Daten Sie in welcher Form zur Verfügung stellen müssen.

Üblicherweise finden Sie die entsprechenden Informationsquellen auf den Websites der Finanzministerien der jeweiligen Länder.

14.10.1 Empfehlungen zur Datenhaltung

Grundsätzlich geben wir folgende Empfehlungen für die Datenhaltung:

· Halten Sie nach Möglichkeit alle Daten solange wie möglich im EDV-System – und führen Sie daher möglichst keine Reorganisationen von Buchungsstoff, Offenen Posten, Konten oder Umsätzen durch!

· Wenn Sie trotzdem reorganisieren, dann sollten wenigsten immer die letzten 3 Geschäftsjahre im System gehalten werden.

· Unabhängig davon führen sie regelmäßige Ausfallssicherungen für den Fall von unerwartet auftretenden Fehlern durch.

· Für die Wirtschafts- und Finanzprüfer führen Sie Komplettsicherungen nach de Jahresabschluss durch.

· Bewahren Sie Ihre Sicherungen auf Datenträgern an einem sicheren und geschützten Standort auf – erstellen Sie speziell von den Komplettsicherungen sicherheitshalber eine zweite Sicherungsversion, da über einen Zeitraum von 10 Jahren hinweg schon mal die eine oder andere Sicherung unbrauchbar werden kann à daher raten wir auch eher zur Datenhaltung im System anstelle von Reorganisationen.

· Beachten Sie, dass es in Ihrer (und nicht der des Finanzprüfers oder Comarch’s) Verantwortung liegt, dem Finanzprüfer die notwendigen Daten in elektronischer Form zur Verfügung zu stellen – bis zu einem Zeitraum von 10 Jahren!

· Dies gilt auch, wenn Sie einen Systemwechsel durchführen! Sie müssen eine Möglichkeit haben die auf dem alten System gesicherten Daten entweder auf einem alten oder neuen System rückzusichern!

· Die Komplettsicherungen sind deshalb notwendig, da nur so sichergestellt werden kann, dass alle Daten, die von den Prüfern gefordert werden könnten, verfügbar sind.

14.10.2 Komplettsicherungen

Aufgrund der Gesetzeslage ist es unbedingt notwendig, dass Komplettsicherungen der Firmen- und Anwendungsbibliotheken erstellt werden.

Die weiteren oben beschriebenen Archivdateien helfen zwar vielleicht in einem Großteil der Prüfungsfälle – im Zweifelsfall müssen dem Finanzprüfer aber alle elektronisch gespeicherten und buchhaltungsrelevanten Daten zur Verfügung gestellt werden. Dies ist NUR mit kompletten Sicherungen Ihrer Anwendungs- und Firmenbibliotheken möglich.

Diese Sicherungen sollten unmittelbar nach dem Jahresabschluss erstellt werden, da dies der optimale Zeitpunkt für die Sicherung eines Geschäftsjahres ist.

Siehe auch

Dateibeschreibung Archivdatei

14.10.3 Datenbereitstellung

Im Rahmen der Datenbereitstellung für den Finanz- oder Wirtschaftsprüfen gibt es naturgemäß viele Möglichkeiten. Je nach Anforderung müssen unterschiedliche Methoden gewählt werden. Welche Methode gewählt wird, sollte von den Buchhaltungs- oder Systemspezialisten entschieden werden. Im Zweifelsfalle kontaktieren Sie die DKS-Hotline.

Im folgenden die wichtigsten Anforderungen:

Archivdatei

Siehe Kapitel „Mit BAO/GDPdU-Dateien arbeiten“, wo beschreiben ist, wie Sie die gewünschten Archivdateien zur Anzeige/Auswertung auswählen können.

Archivdateien beginnen mit dem Prefix ARC.

Archivdateien sind klassische Datenbankdateien und können daher einfach mit Query oder SQL ausgewertet werden.

Mit der Auswahl 12 und 5 können die Teildateien aber auch „manuell“ eingesehen werden; mit F14 ist das Suchen von Textstrings möglich.

Archivdatei auf PC laden

Dies ist dann notwendig, wenn Archiv-Dateien auf dem PC ausgewertet werden sollen.

Details zur Übernahme finden Sie im Kapitel „Datentransfer von iSeries in MS Excel“ im Expertenhandbuch, und auch im Kapitel „Datentransfer von iSeries in PC-Datei“ im Expertenhandbuch.

BAO/GDPdU-Dateien

Siehe Kapitel „Mit BAO/GDPdU-Dateien arbeiten“, wo Sie die gewünschten Dateien zur Anzeige/Auswertung auf dem System iSeries auswählen können.

Diese Dateien sind archivierte Spoolfiles (Textfiles) und können daher nur mit einer intelligenten Auswertungssoftware sprechend ausgewertet werden.

Mit der Auswahl 12 und 5 können die Teildateien „manuell“ eingesehen werden; mit F14 ist das Suchen von Textstrings möglich.

Query- und SQL-Spezialisten können auch diese Dateien auswerten.

BAO/GDPdU-Dateien auf PC laden

Dies ist dann notwendig, wenn die BAO/GDPdU-Dateien auf dem PC ausgewertet werden sollen.

Details zur Übernahme finden Sie im Kapitel „Datentransfer von iSeries in PC-Datei“ im Expertenhandbuch.

Selektiver Datenbankzugriff via ODBC/EXCEL

Dieser Zugriff empfiehlt sich, wenn Daten vorzugsweise mit Excel ausgewertet werden wollen. Client Access bietet hiefür die geeigneten Grundlagen und ein sehr einfaches Handling.

Details finden Sie im Kapitel „Datentransfer von iSeries in MS Excel“ im Expertenhandbuch.

Rücksicherung der Komplettsicherung

Dies kann notwendig werden, wenn geforderte Daten nicht mehr vollständig im System sind – d.h. wenn z.B. reorganisiert wurde. Achten Sie darauf, dass Sie nicht Ihre aktuellen Daten überschreiben!

Siehe Kapitel „ADSSAVALL Komplettsicherung durchführen“ im ADS-Handbuch

Siehe Kapitel „ADSRSTALL Rücksichern Komplettsicherung“ im ADS-Handbuch

Rücksicherung einzelner Bibliotheken der Komplettsicherung

Dies kann notwendig werden, wenn die geforderte Daten nicht mehr vollständig im System sind – d.h. wenn z.B. reorganisiert wurde. In diesem Falle aber ist die Datenanforderung sehr konkret und auf ganz bestimmte Dateien oder Bibliotheken eingeschränkt.

Es ist zu beachten, dass in diesem Falle möglicherweise eine inkonsistente Anwendungsumgebung erstellt wird, weil Programm- und Datenbibliotheken unterschiedliche Versionsstände aufweisen.

Siehe Kapitel „Rücksicherung von Komponenten einer Komplettsicherung“ im ADS-Handbuch

Ein Datenträger kann nicht mehr gelesen werden

Wenn der Datenträger nicht mehr lesbar ist, können zwei Gründe dafür verantwortlich sein:

· Datenträger kaputt

· Ihr aktuelles System kann das gesicherte Format nicht mehr lesen

Was konkret zutrifft muss den Hinweisen/Meldungen des Betriebssystems entnommen werden (DSPJOBLOG)

Nur einzelne Geschäftsjahre zur Verfügung stellen

Die ist über den Benutzer GAST möglich - siehe Kapitel „Unmittelbarer Nur-Lesezugriff“.

Änderungshistorie

Version DKS05390: Kapitel 14.4. ergänzt (Beschreibung Dateiausgabe BAOJNL, BAOKBL und BAOJEL)