DKS-Finanzdatenbank Benutzerhandbuch

Kapitel 13. Dauerbuchungen

13.1 Umfang und Möglichkeiten

Die Dauerbuchungen der DKS-Finanzdatenbank ermöglichen es, Buchungen, die sich im Geschäftsverkehr über einen längeren Zeitraum wiederholen, einmalig zu erfassen und bei Bedarf abzurufen:

· Dauerbuchungen werden ähnlich der sonstigen BUCHUNGSERFASSUNG (Expertcode DAUE) eingegeben, korrigiert, angezeigt und zur Löschung vorgemerkt. Es müssen lediglich die Abruftermine zusätzlich eingegeben werden.

· Die DAUERBUCHUNGSLISTE (Expertcode DAUL) zeigt in der Form einer 'Liste offener Belegblöcke' sämtliche im System abgelegten Dauerbuchungen zusammen mit ihren Abrufterminen.

· Aus den vorhandenen Dauerbuchungen werden bei ABRUF jene zur Verfügung gestellt, die im Zeitraum zwischen dem Datum des letzten Abrufes und dem Abrufstichtag einzubuchen sind. Die Übernahme erfolgt über die Funktion 'Stapelübernahme'. Bei einem längeren Abrufzeitraum kann eine Buchung durch einen Abruf mehrmals übernommen werden.

· Durch die REORGANISATION (Expertcode DAUX) der Dauerbuchungen werden Buchungen, die nicht mehr abrufbar sind (letzter Abruftermin überschritten), gelöscht.

Die Abruftermine können nachträglich jederzeit geändert werden.

Automatische Dauerbuchungsübernahme

Neben dem manuellen Abruf über das Menü Dauerbuchungen werden die Dauerbuchungen im Rahmen des Tagesabschlusses automatisch abgerufen.

Der automatische Abruf wird so durchgeführt, dass das System als 'Abrufstichtag' und 'Durchführungsdatum' jeweils das aktuelle Tagesdatum heranzieht und den Abruf durchführt.

Unterdrückung des automatischen Abrufes

Um den automatischen Abruf zu unterdrücken, muss mit Hilfe der Funktion AKTW eine Anpassung der Aktivität 'TAG' durchgeführt werden.

Voraussetzung für die Anpassung ist, dass der Sachbearbeiter eine Benutzeridentifikation verwendet, die eine Entwicklerberechtigung aufweist (z. B. 'ADSENT').

Zur Deaktivierung der automatischen Übernahme von Dauerbuchungen muss der ADS Menüpunkt 'Wartung Aktivitäten' aufgerufen werden.

Im Eingabefeld 'PARAMETER' stehen in den ersten beiden Stellen hinter dem Parameter ('BUC05') zwei Eingabefelder zur Verfügung:

Wenn die 2. Stelle (die erste Stelle ist für die Wechselrückbuchung reserviert) auf 'N' gesetzt wird, erfolgt keine automatische Übernahme. Achten Sie darauf, dass Sie den Wert als Großbuchstaben eingeben. Jeder andere Wert unterdrückt den automatischen Aufruf nicht.

13.2 Abruftermine

13.2.1 Belegblock Dauerbuchungen eröffnen

Dauerbuchungen werden genauso zu Belegblöcken zusammengefasst wie die sonstigen Buchungen. Beim Eröffnen des Dauerbuchungsbelegblocks legen Sie für alle nachfolgenden Einzelbuchungen zusätzlich die gemeinsamen Abrufdaten fest:

· die Datumsangaben für 'Erste Durchführung' und 'Letzte Durchführung'

· den Abruftag innerhalb eines Kalendermonats

· die Abrufmonate für das Geschäftsjahr.

MENDAU DKS Dauerbuchungen

Firma: SAG Comarch Doku AG

Nach Auswahl Eingabe nächster Satz.

1. Dauerbuchungen erfassen DAUE

2. Dauerbuchungsliste DAUL

3. Dauerbuchungen abrufen DAUA

5. Reorganisieren Dauerbuchungen DAUX

80. Hauptmenü DKS

Nummer der Auswahl oder Expertcode oder Befehl

===>

F1=Testmodus F3=Verlassen F5=Aktualisieren F24=Weitere Tast.

(C) Copyright Comarch AG 2001, 2010

Durchführung

1. Auswahl Menüpunkt 1, Dauerbuchungen erfassen im Menü MENDAU, Dauerbuchungen

2. Das Bildschirmformat UJ wird angezeigt.

Abbildung 13-1. Format UJ: 'Eröffnen Dauerbuchungen - Belegblockdaten'

SAG-Comarch Doku AG Dauerbuchungen erfassen EINGABE DKSDAU UJ

21.01.10 20:01 DOKUUSER EUR

DAUE

E R Ö F F N E N D A U E R B U C H U N G E N

Belegart :

Belegblock-ID :

Erste Durchf. : 21.01.2010

Letzte Durchf. :

Abruftag :

Abrufmonate : 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12

Letzter Abruf :

Kontrollsumme HWG:

Kontrollsumme FWG:

Nächste Arbeit :

Nächste Eingabe:

Konto: Gegenkonto:

verzweigen in

F3=Verlassen F4=Liste F5=Aktualisieren F13=Cursorposit.

Feld

Eingabe

Belegart

gültige Belegart
Belegarten mit Buchungstyp 'OP-Ausgleich' und 'Anzahlung' sind nicht erlaubt.

Belegblock-ID

eine beliebige Kennzeichnung

Erste Durchf.

Ab diesem Datum werden die Dauerbuchungen bei der Durchführung berücksichtigt.

Letzte Durchf.

Eine Weiterleitung der Dauerbuchungen erfolgt nur bis zu diesem Durchführungsdatum. Nach Überschreiten des Datums wird der Dauerbuchungsbelegblock zur Löschung vorgemerkt.
Wenn dieses Datum fehlt, gelten die Dauerbuchungen bis auf Widerruf (Korrektur).

Abruftag

Stichtag für den Abruf, gültig für alle angegebenen Monate; hat ein Monat weniger Tage, wird zum letzten Tag übernommen. Die Überleitung erfolgt, wenn das Datum des nächsten Abrufes kleiner ist als der Abrufstichtag.

Beachten Sie

Wenn Sie den Abruftag ändern (z. B. vom 10. auf den 15.) und die davor liegende Periode bereits gebucht wurde, so muss das 'X' für den schon erledigten Monat entfernt werden, da sonst der Abruf mit dem neuen Abruftag nochmals erfolgt.

Abrufmonate

Durch Eingabe des Zeichens 'X' unter dem jeweiligen Monat werden alle Monate bezeichnet, in denen die Dauerbuchungen des Belegblocks abgerufen werden sollen.

Letzter Abruf

Anzeige des Datums des letzten Abrufes, sofern die Dauerbuchungen bereits einmal abgerufen wurden.

Die übrigen Felder haben die gleiche Bedeutung wie beim Erfassen von Buchungen.

13.2.2 Belegblockdaten ändern

Die Belegblockdaten eines Dauerbuchungsblockes können nachträglich jederzeit geändert werden.

Durchführung

1. Auswahl Menüpunkt 1, Dauerbuchungen erfassen im Menü MENDAU, Dauerbuchungen

2. Das Bildschirmformat UJ wird angezeigt.

3. Geben Sie im Feld Nächste Arbeit 'A' ein.

4. Das Bildschirmformat AC (Auswahl Belegblock) wird angezeigt.

5. Geben Sie im Auswahlfeld vor dem gewünschten Belegblock 'K' (Kopfdaten) ein.

6. Das Bildschirmformat UJ wird mit den ausgewählten Belegblockdaten angezeigt. Bei dieser Auswahl sehen Sie im Feld 'Letzter Abruf', wann Sie die Dauerbuchungen zuletzt abgerufen haben.

Beachten Sie

Es ist jedoch nicht möglich, nur Abrufdaten ohne Buchungen zu erzeugen. Wenn Sie die Buchungserfassung ohne Eingabe einer Buchung unmittelbar durch 'E' in 'Nächste Arbeit' beenden, verlieren Sie die zuvor eingegebenen Abrufdaten.

13.3 Dauerbuchungen anlegen / ändern

13.3.1 Dauerbuchungen erfassen

Die Erfassung der Dauerbuchungen erfolgt mit den bekannten Bildschirmformaten, deren Aufbau und Eingabefolge weiterhin durch die Definitionen in den Belegartdaten bestimmt werden. Darüber hinaus sind folgende Besonderheiten zu beachten:

· Das BELEGDATUM der Buchungen wird beim Abruf durch das Durchführungsdatum ersetzt und kann daher nicht eingegeben werden.

· Für Dauerbuchungen ist eine AUTOMATISCHE BELEGNUMMERIERUNG vorgesehen. Die eingegebene Belegnummer sollte am Ende zumindest eine Ziffer aufweisen. Der so definierte numerische Teil wird bei jedem Abruf um 1 erhöht. Bei Überläufen beginnt die Nummerierung wieder mit der niedrigsten Nummer im Nummernkreis.

Wenn der numerische Teil fehlt, wird immer mit der gleichen Belegnummer gebucht. Bei Buchungen auf Personenkonten bewirkt dies, dass sich die gebildeten Offenen Posten nur in der Beleglaufnummer unterscheiden.

· Die Erfassung von Dauerbuchungen kann mit 'E' und 'EK' in NÄCHSTE ARBEIT beendet werden. Der Code 'H' wird nicht benötigt, da alle abgeschlossenen Dauerbuchungen jederzeit über die Korrektur für Änderungen zur Verfügung stehen.

· Es erfolgt keine unmittelbare Verwaltung von Offenen Posten nach der Erfassung. Die Offenen Posten werden erst bei Übernahme verändert.

· Es kann entweder ein Fremdwährungsbetrag oder ein Heimatwährungsbetrag eingegeben werden.

· Bei Zahlungen gibt es kein Ausziffern von Offenen Posten. Die Angabe, welcher Offene Posten auszugleichen ist, erfolgt direkt am Bildschirmformat zum Erfassen von Zahlungen.

· Bei Dauerbuchungen kann keine Fälligkeit für Sachkonten-OPs eingegeben werden. Das Belegdatum des Sach-OPs ergibt sich aus dem Datum des ersten Abrufs. Die Fälligkeit ergibt sich aus dem Durchführungsdatum.

· Ein eventuell vorhandenes Entrichtungsdatum Einfuhrumsatzsteuer wird ignoriert.

· Es ist nicht möglich, Dauerbuchungen mit Costing zu erfassen, auch wenn im Sachkonto Bewegungsart/Kostenart eingetragen wurde.

· Das Feld 'Externe Rechnungsnummer' kann z. B. für die Eingabe einer Vertragsnummer verwendet werden.

· Es können in den Dauerbuchungen Bereiche erfasst werden.

13.3.2 Dauerbuchungen ändern

Die Änderung von Dauerbuchungen wird über die von der Buchungserfassung bekannten Funktionen durchgeführt.

Es sind dies die Funktionen:

· Anzeige Belegblöcke

· Anzeige Buchungen.

Als zusätzliche Möglichkeit können bei den Dauerbuchungen auch die Abrufdaten (entspricht 'Eröffnen Belegblock' bei normalen Buchungen) nachträglich geändert werden. Über die Anzeige der Belegblöcke können Sie durch Eingabe von 'K' im Feld AUSWAHL die Abrufdaten anzeigen lassen und ändern.

Der Status von aktiven Dauerbuchungsbelegblöcken in der Anzeige ist 'D'.

13.3.3 Dauerbuchungen abrufen

Beim Abruf der Dauerbuchungen werden alle aktiven Dauerbuchungen, deren Abruftermine innerhalb des anzugebenden Zeitraums liegen, über die Funktion Stapelübernahme in die Buchhaltung übergeleitet.

Wenn zum Zeitpunkt des Abrufs einer Dauerbuchung zwei oder mehrere Abruftermine überschritten sind, dann wird die gleiche Dauerbuchung mehrmals übernommen.

Durchführung

1. Auswahl Menüpunkt 3, Dauerbuchungen abrufen im Menü MENDAU, Dauerbuchungen

Beachten Sie

Der Dauerbuchungsabruf kann auch automatisch beim Tagesabschluss erfolgen (keine Eingabemöglichkeit Abrufdaten; siehe dazu 13.1, "Umfang und Möglichkeiten").

2. Das Bildschirmformat ZF wird angezeigt. Geben Sie die Abrufdaten ein.

Abbildung 13-2. Format ZF: 'Dauerbuchungen Auswahl Abrufdatum'

SAG-Comarch Doku AG Dauerbuchungen abrufen EINGABE DKSDAA ZF

21.09.03 20:07 DOKUUSER EUR

DAUA

A U S W A H L A B R U F D A T U M

Abrufstichtag (bis) : 21.01.2010

Durchführungsdatum : 21.01.2010

verzweigen in

F3=Verlassen

Feld

Eingabe

Abrufstichtag (bis)

Alle Dauerbuchungen, deren nächster Abruftermin kleiner oder gleich dem Stichtag ist, werden übernommen. Der Abrufstichtag ist eine Obergrenze für die zu übernehmenden Buchungen.

Durchführungsdatum

Das Datum darf nicht vor dem Abrufstichtag liegen; es wird als Belegdatum, Buchungsdatum und Durchführungsdatum der übernommenen Buchungen verwendet.

Welche Buchungen werden übernommen?

Die Dauerbuchungen werden zur Übernahme weitergeleitet, wenn der Abrufstichtag in den Zeitraum zwischen erste und letzte Durchführung fällt, und die übrigen Abrufangaben (ABRUFTAG, ABRUFMONAT) eine Weiterleitung notwendig machen. Buchungen, die innerhalb des Zeitraumes zwischen letztem Abruf und Abrufstichtag mehrmals abzurufen wären, werden auch mehrmals übernommen.

Beachten Sie

Bei der mehrmaligen Übernahme einer Buchung wird das Durchführungsdatum bei jeder Buchung zum Besetzen der Datumsangaben herangezogen. Wollen Sie periodenreine Buchungen im nachhinein erzeugen, so müssen Sie die Abrufe einzeln für jede Periode durchführen.

Es werden nur aktive Dauerbuchungen übernommen. Nach Ablauf der in den Belegblockdaten eingetragenen Abruftermine wird der Belegblock mit seinen Buchungen zum Löschen vorgemerkt.

Ein Stapelbuchungssatz enthält:

· Belegdatum, Periodendatum und Buchungsdatum aus der Eingabe beim Abruf (Durchführungsdatum)

· Belegidentifikation mit automatischer Belegnummernvergabe

· Buchungsbetrag, eventuell umgerechnet mit Hilfe des aktuellen Fremdwährungskurses

· Sachbearbeiter aus dem Abruf

· Erfassungsdatum aus dem Systemdatum bei Übergabe

· BELEGDRUCK 'J'.

Die übrigen Daten werden gemäß den Angaben aus der Erfassung übernommen.

Anhalten von abgerufenen Dauerbuchungen

Beim Abrufen von Dauerbuchungen kann bewirkt werden, dass die durch das Programm erstellten Belegblöcke angehalten werden.

Die Aktivierung der Funktion erfolgt durch Eintragung von 'J' an der Stelle 19 (unterhalb des 'o' des Wortes 'Command') im Feld 'Parameter' in der Aktivität DAUA (Paket = DKS, paketbezogen = 1). Die Wartung von Aktivitäten ist nur mit Entwicklerberechtigung möglich.

Die so gehaltenen Belegblöcke können dann mit dem Buchungserfassungsprogramm (Expertcode BUC) weiter bearbeitet und so z. B. Buchungssätze für Costing erzeugt werden.

13.3.4 Dauerbuchungsliste drucken

Die Dauerbuchungsliste bietet einen Überblick über alle im System gespeicherten Dauerbuchungen in Form einer 'Liste der offenen Belegblöcke'. Mit Hilfe der Liste können Sie auch die Abruftermine kontrollieren und feststellen, ob die Belegblöcke aktiv oder zum Löschen bestimmt sind.

Die Dauerbuchungen werden nach Belegblocknummer und Beleg sortiert gedruckt.

Durchführung

Auswahl Menüpunkt 2, Dauerbuchungsliste im Menü MENDAU, Dauerbuchungen.

Listmuster: Offene Dauerbuchungen

Abbildung 13-3. Druckbeispiel Offene Dauerbuchungen (Auszug)

Comarch Doku AG OFFENE BELEGBLÖCKE Seite 1

Firma: SAG DVR 0000007

STATUS DES BELEGBLOCKS : DBG -AKTIV- BUCHHALTUNGSNUMMER : 000

--------- BELEG -------- --- KONTO -- - GEG.KTO -- ----- BETRAG ------- --- BETRAG FWG ------ ------ STEUER ---- -------- TEXT ---

-- EXT. RECHNUNG --- VALUTA SKONTO 1 SKONTO 2 NTO MST MSP ZSP ZKZ ----------------- BEREICHE (100 %) ---------------

- OP-ZUG ------ - SKONTOBETRAG -- -- AUSGLBETRAG -- ZAHLWEG ACTO AUSBKZ ---------- ZUSATZTEXT ----------- SAMMELKTO

BH# 000 BELEGBLOCK 2 PERIODE ERFASSUNGSDAT 20.10.03 KONTROLLSUMME 0,00 SACHBEARB. ISPLUS

ABRUFTAG: 01 ABRUFMONAT: JA FE MZ AP MA JU JL AU SE OK NO DE DURCHFÜHRUNG: 01.01.2003 BIS LETZTER ABRUF: 01.10.20

AR 00000010 0 1 20400 3 4100 20,10 EUR S M10 1,83

N N

EUR N N

BEREICH G/KTO PROZENT/BETRAG WHG S/H BUCHUNGSTEXT ------------ BEREICH G/KTO PROZENT/BETRAG WHG S/H BUCHUNGSTEXT -----------

B 10 G 100,00% H

Listen-Nr. I2O DKSDOB-1 27.10.03 Zeit 11:04 V4M1P03300 GESCHÄFTSJAHR, BELEGBLOCK Seite 1

DOKUUSER

ISPLUS

Comarch Doku AG OFFENE BELEGBLÖCKE Seite 2

Firma: SAG DVR 0000007

STATUS DES BELEGBLOCKS : DBG -AKTIV- BUCHHALTUNGSNUMMER : 000

--------- BELEG -------- --- KONTO -- - GEG.KTO -- ----- BETRAG ------- --- BETRAG FWG ------ ------ STEUER ---- -------- TEXT ---

-- EXT. RECHNUNG --- VALUTA SKONTO 1 SKONTO 2 NTO MST MSP ZSP ZKZ ----------------- BEREICHE (100 %) ---------------

- OP-ZUG ------ - SKONTOBETRAG -- -- AUSGLBETRAG -- ZAHLWEG ACTO AUSBKZ ---------- ZUSATZTEXT ----------- SAMMELKTO

BH# 000 BELEGBLOCK 3 PERIODE ERFASSUNGSDAT 27.10.03 KONTROLLSUMME 0,00 SACHBEARB. ISPLUS

ABRUFTAG: 31 ABRUFMONAT: JA FE MZ AP MA JU JL AU SE OK NO DE DURCHFÜHRUNG: 01.01.2003 BIS LETZTER ABRUF:

AR 00000011 0 1 20200 3 4200 12.000,00 EUR S M20 2.000,00

5 2,00% 0 0,00% 30 N J

EUR N N

Listen-Nr. I2O DKSDOB-1 27.10.03 Zeit 11:04 V4M1P03300 GESCHÄFTSJAHR, BELEGBLOCK (Letzte) Seite 2

DOKUUSER

Felder der Dauerbuchungsliste

Die Einzelzeilen der Liste entsprechen jenen aus der Liste der Offenen Belegblöcke. Für jeden Belegblock wird eine Überschrift gedruckt, die die Abruftermine zeigt:

Feld

Inhalt

ABRUFTAG

Abruftag aus der Erfassung

ABRUFMONAT

Es werden Monatskurzbezeichnungen (JA, FE, MZ, AP, MA, JU, JL, AU, SE, OK, NO und DE) aus den Abrufdaten entschlüsselt.

DURCHFÜHRUNG

von-bis aus der Erfassung

LETZTER ABRUF

Datum des letzten Abrufes