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DKS-Finanzdatenbank Technisches Handbuch
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Kapitel 3. Datenreorganisation
3.1 Allgemeine Überlegungen zur Reorganisation
Reorganisation bedeutet, dass bestimmte Daten im System gelöscht werden. Wenn Sie Konten zum Löschen vormerken, werden diese mit dem Löschkennzeichen 'L' versehen, aber noch nicht tatsächlich aus dem System entfernt. Die Daten sind immer noch gespeichert und brauchen Platz, obwohl sie nicht mehr verwendet werden.
Bei der Reorganisation werden die Daten endgültig gelöscht.
Bei der Reorganisation wird immer sichergestellt, dass die fortlaufenden Listen für den Nachweis der Buchungen gedruckt werden. Aus diesem Grund erhalten Sie automatisch endgültige Kontoblätter (bei der Reorganisation von Buchungen) und Saldenlisten (bei der Reorganisation von Umsätzen), auch wenn diese schon einmal gedruckt wurden. Die endgültigen Kontoblätter sind fortlaufend nummeriert; im Bereich der Buchungen können nur gesperrte Perioden reorganisiert werden.
Wie oft Sie die Reorganisation durchführen, hängt vom zur Verfügung stehenden Platz auf der Platte und Ihren Informationserfordernissen ab.
Reorganisierte Daten werden in den Auswertungen nicht berücksichtigt. Dies gilt sowohl für Listen als auch für die Anzeigen und das Finanzinformationssystem.
Dagegen ist die Erstellung der Umsatzsteuervoranmeldung und die Erhaltung der Buchungen zu Offenen Posten automatisch sichergestellt. Die Buchungen für die Umsatzsteuervoranmeldung werden erst reorganisiert, wenn die Voranmeldung endgültig erstellt wurde.
Die Erstellung einer Erstmeldung für die Zusammenfassende Meldung ist ebenfalls sichergestellt. Jedoch können nach einer Reorganisation der Kontodaten eventuelle Berichtigungen der Zusammenfassenden Meldung unter Umständen nicht mehr ordnungsgemäß durchgeführt werden.
Buchungen für Offene Posten werden erst dann gelöscht, wenn die Offenen Posten ausgeglichen sind.
Reorganisation und Finanzinformationssystem
Das Finanzinformationssystem ist auf das Vorhandensein von Umsatzdaten angewiesen. Für Auswahlauswertungen (z. B. Aufwand nach Kostenstellen) benötigt das Finanzinformationssystem auch Buchungen.
3.2 Datenreorganisation vorbereiten
3.2.1 Allgemeine Bedingungen vor der Reorganisation
· Während der Reorganisation darf niemand (!) mit der DKS-Finanzdatenbank arbeiten.
· Die Reorganisation wird immer je Firma durchgeführt. Überzeugen Sie sich daher immer, ob Sie in der richtigen Firma arbeiten.
· Während der Reorganisation dürfen in Ihrer Firma keine anderen Arbeiten mit der DKS-Finanzdatenbank durchgeführt werden. Vergewissern Sie sich, dass auch keine Arbeiten im Hintergrund durchgeführt werden.
· Es darf keine offenen Belegblöcke geben, und der Tagesabschluss muss durchgeführt worden sein.
· Wenn Sie Daten reorganisieren, können Sie über denselben Menüpunkt eine automatische Datensicherung der zu reorganisierenden Firma durchführen. Bereiten Sie gegebenenfalls die benötigten Sicherungsmedien für die Sicherung vor und stellen Sie sicher, dass die Datenstation bereit ist.
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Beachten Sie |
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Führen Sie vor der Reorganisation unbedingt eine Firmensicherung durch! Reorganisierte Daten können sonst nicht wiederhergestellt werden. |
Sie können Daten, die durch die Reorganisation gelöscht wurden, nur durch Datenrücksicherung wiederherstellen.
Sie können die Reorganisation einzeln durchführen für:
1. Buchungen
4. Kontodaten
5. DKS-Dateien
8. UID-Prüfdatei
Der Aufruf erfolgt im DKS-Hauptmenü, Menüpunkt 11, Expertcode MENPER:
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MENPER DKS Abschlüsse/Reorganisieren
Firma: SAG Comarch Doku AG Nach Auswahl Eingabe nächster Satz.
1. Periodenabschluss PER 2. Periodenabschluss alle Firmen PERF
4. Jahresabschluss SLUE
6. Reorganisieren Kontodaten REOKTO 7. Reorganisieren Offene Posten REOOP 8. Reorganisieren Buchungen REOBU 9. Reorganisieren Umsätze REOUM 10. Reorganisieren DKS-Dateien XB3 11. Komprimieren Bereichsbuchungen KOMPB
80. Hauptmenü DKS
Nummer der Auswahl oder Expertcode oder Befehl ===>
F1=Testmodus F3=Verlassen F5=Aktualisieren F24=Weitere Tast. (C) Copyright Comarch AG 2001, 2010
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Die Zahlen bezeichnen die Reihenfolge der Durchführung, wenn Sie alle buchhaltungsspezifischen Daten aus dem System entfernen wollen. Nicht mehr benötigte Offene Posten werden auch bei der Reorganisation von Buchungen gelöscht. Der Zeitpunkt der Reorganisation von DKS-Dateien und Firmenstammdaten ist beliebig.
3.3 Reorganisation Buchungen
3.3.1 Reorganisation Buchungen vorbereiten
Bei der Reorganisation der Buchungen werden die Buchungssätze für eine bestimmte Anzahl von Perioden gelöscht.
Unabhängig von der Auswahl wird dabei zusätzlich überprüft, ob eine Buchung noch für eine Umsatzsteuervoranmeldung benötigt wird, oder für die Meldung bei Statistik Austria (nur in Österreich), und ob der zugehörende Offenen Posten (bei Buchungen auf Personenkonten oder OP-führende Sachkonten) ausgeglichen ist. Buchungen dieser Art werden zur Sicherstellung der ordnungsgemäßen Abwicklung der Umsatzsteueranmeldung und des OP-Ausgleichs weiterhin im System behalten und nicht gelöscht.
Sie können auswählen, bis zu welcher Buchungsperiode in welchem Geschäftsjahr die Reorganisation erfolgen soll und zusätzlich, ob die Buchungen aller oder nur bestimmter Kontoarten gelöscht werden sollen.
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Beachten Sie |
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Wenn Sie die Auswahl auf eine bestimmte Kontoart beschränken, können Sie die Buchungen auf die übrigen Konten erst bei der Reorganisation der nächsten Periode(n) nachholen, da die momentan reorganisierte Periode unabhängig von der Auswahl als 'bereits reorganisiert' gekennzeichnet ist. |
Es ist nur eine Auswahleingabe möglich.
Am Bildschirmformat EI (Auswahl Reorganisation) erhalten Sie automatisch einen Vorschlag, bis zu welcher Periode es sinnvoll ist, die Reorganisation durchzuführen.
Für zu reorganisierende Perioden müssen folgende Bedingungen erfüllt sein:
· Die Perioden müssen gesperrt sein und das Abschlusskennzeichen 'G' aufweisen
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Anmerkung: |
Die Sperre von Perioden erfolgt automatisch beim Periodenschluss. Dabei wird immer die vor der aktuellen Periode liegende Periode gesperrt, die aktuelle Periode wird abgeschlossen, und die nächste Periode wird zur neuen aktuellen Periode. |
· Für das Geschäftsjahr, in dem die zu reorganisierenden Perioden liegen, muss ein Jahresabschluss sein, wenn das ganze Geschäftsjahr reorganisiert werden soll.
Der Vorschlagswert am Bildschirmformat EI berücksichtigt automatisch diese Bedingungen.
Vor der
Durchführung der Reorganisation können Sie auswählen, ob
für die ausgewählten Kontoarten in allen betroffenen Perioden eine OP-Stichtagsliste
gedruckt werden soll (empfohlen!). Wenn Sie die Frage mit 'J' beantworten, wird
die Auswahl für die OP-Stichtagsliste
angezeigt.
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Anmerkung: |
Die Standardwerte in LIB in der Liste I35 greifen hier nicht! Sie müssen mit Funktionstaste F16 die Auswahlen, wenn sie ein PDF erstellen oder eine EMAIL versenden möchten! |
Sie können auswählen, ob der Ausdruck für unbewegte Personenkonten (kein Vortrag, keine Bewegung) erfolgen soll.
Bei der Durchführung der Reorganisation wird automatisch ein fortlaufend nummeriertes Endkontoblatt erstellt. Das Endkontoblatt enthält dabei auch jene Buchungssätze, die noch für einen späteren Zweck (z. B. UVA oder Statistik Austria) im System verbleiben, sowie die miterfassten Zusatztexte.
Wenn die Reorganisation für einen Zeitraum durchgeführt wird, in dem keine Bewegungen vorhanden sind, enthält das Endkontoblatt nur den Anfangs- und Endsaldo des Kontos für den Reorganisationszeitraum.
Für Bereichsbuchungen wird kein Endkontoblatt gedruckt, da sie kein Bestandteil der Aufzeichnungspflicht unterliegenden Finanzbuchhaltung sind. Sollten Sie für die Bereiche Kontenblätter benötigen, so drucken Sie diese vor der Reorganisation über den Menüpunkt 3. Kontoblatt (Expertcode KBL) im Menü MENLIS aus.
Für Konten mit gleicher Kontonummer aus verschiedenen Buchhaltungen wird nur ein Endkontoblatt gedruckt.
Am Endkontoblatt können wahlweise die Karteikarten der betroffenen Konten gedruckt werden.
3.3.2 Reorganisation Buchungen durchführen
Vergewissern Sie sich, dass alle Perioden, die reorganisiert werden sollen, abgeschlossen wurden (siehe 15.3, "Periodenabschluß" im DKS-Benutzerhandbuch) und das Abschlusskennzeichen 'G' aufweisen, und dass keine Offenen Belegblöcke im System sind (Tagesabschluss durchführen).
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Anmerkung: |
Bei einem Periodenabschluss wird die aktuelle Periode zwar abgeschlossen, aber noch nicht endgültig gesperrt. Wenn Sie daher immer nur eine Periode evident halten wollen (Löschen der Buchungen für alle außer der aktuellen Periode), muss der Systemverantwortliche die vorhergehenden Perioden mit 'G' kennzeichnen. |
1. Auswahl Menüpunkt 7, Reorganisieren Buchungen (Expertcode REOBU), im Menü MENPER, Abschlüsse/Reorganisieren
2. Sie erhalten eine Auswahlmöglichkeit, ob Sie vor der Reorganisation eine Datensicherung durchführen wollen.
Da vor der Reorganisation unbedingt eine Sicherung erfolgen sollte, wird diese Aufforderung wiederholt, wenn Sie als Auswahl 'N' eingeben
Die Meldung:
Soll Datensicherung durchgeführt werden - J/N
wird angezeigt.
Wenn Sie 'J' eingeben, wird vor der Reorganisation die Datensicherung durchgeführt.
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Anmerkung: |
Spätestens zu diesem Zeitpunkt sollte eine Datensicherung erfolgen. Führen Sie im Zweifelsfall die Datensicherung immer durch. |
Diese Frage kann folgendermaßen auch automatisch, d. h. ohne Bedienereingriff beantwortet werden:
o Melden Sie sich mit einem Benutzer mit Entwicklungsberechtigung (z. B. ADSENT) in ADS an und geben Sie den Expertcode AKTW ein.
o In der Aktivität REOBU, Paket DKS, paketbezogen im Feld Parameter finden Sie in der Bildschirmzeile 15, Spalte 11 einen Platzhalter '?'. Wenn Sie statt '?' ein 'J' oder ein 'N' eintragen, wird die Frage (Firmendaten sichern) übergangen.
3. Das Bildschirmformat EI zur Eingabe der Auswahldaten wird angezeigt.
Abbildung 3-2. Format EI: 'Eingabe der Auswahldaten'
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SAG-Comarch Doku AG Reorganisieren Buchungen EINGABE DKSRES EI 09.09.03 12:20 DOKUUSER EUR REOBU Achtung: Firmendaten werden nicht gesichert. Wiederherstellung nicht möglich! Auswahl (von) (bis) Kontoart . . . . . . . . . . . . :
Geschäftsjahr . . . . . . . . . : 2000 Periode . . . . . . . . . . . . : 12
OP-Stichtagsliste drucken(J/N) . :
Unbewegte Personenkonten drucken : Unbewegte Sachkonten drucken . . : Karteikarte Konto drucken . . . :
Kopien: 01 verzweigen in F3=Verlassen F4=Liste F5=Aktualisieren (C) Copyright Comarch AG 2001, 2010
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Tabelle 3-1. Eingabefelder im Format EI (Auswahl Reorganisation)
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Feld |
Eingabe |
Werte |
Auswirkung |
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Kontoart von-bis |
wahlweise |
(A-Z) 1,2,3 |
Auswahl von Konten mit bestimmten Kontoarten |
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Geschäftsjahr (bis) |
zwingend |
gültiges Geschäftsjahr |
Reorganisation aller Daten inklusive des angegebenen Geschäftsjahres |
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Periode (bis) |
wahlweise |
gültige Periode zum Geschäftsjahr |
Daten werden bis inklusive der angegebenen Periode reorganisiert. |
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Kopien |
zwingend |
Zahl |
Anzahl Exemplare, in die Kontoblätter bzw. Saldenlisten gedruckt werden sollen. |
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OP-Stichtagsliste drucken |
zwingend |
J |
OP-Stichtagsliste für ausgewählte Kontoarten drucken. |
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N |
keine OP-Stichtagsliste drucken |
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unbewegte Personenkonten drucken |
zwingend |
J |
Endkontoblatt wird für alle Personenkonten gedruckt. |
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N |
Endkontoblatt wird für unbewegte Personenkonten (kein Vortrag, keine Bewegung im Reorganisationszeitraum) nicht gedruckt. |
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unbewegte Sachkonten drucken |
zwingend |
J |
Endkontoblatt wird für alle Sachkonten gedruckt. |
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N |
Endkontoblatt wird für unbewegte Sachkonten (kein Vortrag, keine Bewegung im Reorganisationszeitraum) nicht gedruckt. |
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Karteikarte Konto drucken |
zwingend |
J |
am Endkontoblatt wird die Karteikarte des Kontos gedruckt. |
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N |
am Endkontoblatt wird die Karteikarte des Kontos nicht gedruckt. |
Nach Drücken der Taste EINGABE wird die Verarbeitung wie folgt durchgeführt:
4.
Nach
Ihrer Auswahl überprüft das System, ob überhaupt Daten zum
Löschen vorhanden sind. Wenn nicht, wird das Programm mit einer
entsprechenden Meldung abgebrochen.
Anschließend wird, je nach Reorganisationsauswahl (wenn OP-Stichtagsliste
drucken=Ja) der entsprechende Auswahlbildschirm (Format DJ) ausgegeben und
anschließend die OP-Stichtagsliste gedruckt.
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Anmerkung: |
Die Standardwerte in LIB in der Liste I35 greifen hier nicht! Sie müssen mit Funktionstaste F16 die Auswahlen, wenn sie ein PDF erstellen oder eine EMAIL versenden möchten! |
5.
Druck
Endkontoblatt und Reorganisation:
Nun wird das Endkontoblatt gedruckt, und es werden Buchungen reorganisiert.
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Beachten Sie |
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Der Druck der endgültigen Kontoblätter erfolgt auch bei Konten mit Verdichtungskennzeichen in Form von Einzelbewegungen. |
6. Das Endkontoblatt muss gesondert aus der Druckwarteschlange abgerufen werden! (Expertcode SPOOL).
Es werden alle Buchungen in den betroffenen Perioden für die angegebenen Kontoarten ausgewählt. Für jede Buchung wird geprüft, ob noch ein offener OP existiert (Offene Posten mit Restbetrag ungleich null). Buchungen mit Offenen Posten werden nicht gelöscht, damit sie in der Einzelanzeige (Geschichte eines Offenen Posten) und für die Steuerrückbuchungen bei Skontobeträgen weiterhin zur Verfügung stehen. Ebenso werden Buchungen nicht gelöscht, für die noch keine endgültige Umsatzsteuervoranmeldung erstellt wurde oder die bei Statistik Austria gemeldet werden müssen. Alle betroffenen Perioden erhalten das Kennzeichen 'R' für reorganisiert, unabhängig davon, ob Buchungen tatsächlich gelöscht wurden, oder nur zum Löschen vorgesehen wurden (Grund: Kontoblattdruck wird auf jeden Fall endgültig durchgeführt).
Die Liste entspricht dem Kontoblatt:
Abbildung 3-1. Druckbeispiel Endkontoblatt (Auszug)
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SAG-Comarch Doku AG 981122 ENDKONTOBLATT Seite 1 Firma: SAG DVR 0000012 Heimatwährungsbetrag in EUR
1 230100 Allram Otto Gesmbh
--------- BELEG -------- PER - GEG.KTO - SOLL HABEN WHG STC ----------- TEXT --------- BELBL. BUCHGDAT BH# ZES VORTRAG v. 30.09.03 EUR SOLL 0,00 HABEN 0,00 SALDO 0,00 S 21.10.03 AR 00000040 10 3 4200 10.000,00 EUR 27 21.10.03 000 31.10.03 AR 00000043 10 3 4200 1.000,00 EUR 29 31.10.03 000 VORTRAG v. 30.11.03 EUR SOLL 11.000,00 HABEN 0,00 SALDO 11.000,00 S 13.12.03 AR 00000045 12 3 4200 100,00 EUR 30 13.12.03 000 31.12.03 BK AXD 12 3 3200 5.000,00 EUR 31 31.12.03 000 AR 00000040 00000 GESAMT EUR SOLL 11.100,00 HABEN 5.000,00 SALDO 6.100,00 S Listen-Nr. I23 DKSKBL-1 29.10.03 Zeit 13:55 V4M1P03300 Seite 1 |
3.4 Offene Posten reorganisieren
Beim Reorganisieren werden die ausgewählten Offenen Posten, die zum Stichtagszeitpunkt der Auswahleingabe einen offenen Betrag null aufweisen, d. h. ausgeglichen sind, gelöscht.
Zur Reorganisation können alle Offenen Posten oder Offene Posten bestimmter Kontoarten bis zu einem bestimmten Stichtag ausgewählt werden.
Vor der Durchführung der Reorganisation wird automatisch das Bildschirmformat zur Auswahl der OP-Stichtagsliste angeboten, auf dem Sie die Vorschlagswerte gemäß der Reorganisationsauswahl sehen. Die Eingabe in den Feldern zur Bestimmung des Zeitraumes ist gesperrt. Wenn Sie keine Stichtagsliste benötigen, können Sie die Auswahl durch Drücken der Taste F3 abbrechen und mit der Reorganisation fortfahren.
Außer den allgemeinen Voraussetzungen (Tagesabschluss durchgeführt, keine anderen Benutzer in der Firma) gibt es keine Vorbedingungen, die Sie beachten müssen.
1. Auswahl Menüpunkt 7 (Expertcode REOOP), Reorganisieren Offene Posten, im Menü MENPER, Abschlüsse/Reorganisieren
2. Die Meldung:
Soll Datensicherung durchgeführt werden - J/N
wird angezeigt.
Wenn Sie 'J' eingeben, wird vor der Reorganisation die Datensicherung durchgeführt.
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Anmerkung: |
Spätestens zu diesem Zeitpunkt sollte eine Datensicherung erfolgen. Führen Sie im Zweifelsfall die Datensicherung immer durch. |
Diese Frage kann folgendermaßen auch automatisch, d. h. ohne Bedienereingriff beantwortet werden:
o Melden Sie sich mit einem Benutzer mit Entwicklungsberechtigung (z. B. ADSENT) in ADS an und geben Sie den Expertcode AKTW ein.
o In der Aktivität REOOP, Paket DKS, paketbezogen im Feld Parameter finden Sie in der Bildschirmzeile 15, Spalte 11 einen Platzhalter '?'. Wenn Sie statt '?' ein 'J' oder ein 'N' eintragen, wird die Frage (Firmendaten sichern) übergangen.
3. Das Bildschirmformat UE zur Auswahl bestimmter Kontoarten und zur Eingabe des Stichtages, bis zu dem Offene Posten reorganisiert werden, wird angezeigt. Geben Sie nun die Daten für die Auswahl ein und drücken Sie die Taste EINGABE.
Abbildung 3-3. Format UE: 'Reorganisation Offene Posten'
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SAG-Comarch Doku AG Reorganisieren Offene Posten EINGABE DKSROS UE 09.09.03 12:21 DOKUUSER EUR REOOP
Auswahl (von) (bis)
Kontoart :
Geschäftsjahr : 2002 Periode : 12
verzweigen in F3=Verlassen F4=Liste (C) Copyright Comarch AG 2001, 2010
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Tabelle 3-2. Eingabefelder im Bildschirmformat UE (Reorganisation Offene Posten)
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Feld |
Eingabe |
Werte |
Auswirkung |
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Kontoart von-bis |
wahlweise |
1,2,3 |
Auswahl von Konten mit bestimmten Kontoarten |
|
|
|
keine Eingabe |
alle Konten |
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Geschäftsjahr (bis) |
zwingend |
gültiges abgeschlossenes Geschäftsjahr lt. Firmenstamm |
Geschäftsjahr und Periode bilden gemeinsam den Stichtag, bis zu dem Offene Posten reorganisiert werden sollen. |
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Periode (bis) |
zwingend |
gültige Periode des Geschäftsjahres |
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Sie können nur eine Auswahl für die Reorganisation von Offenen Posten eingeben. Nach Drücken der Taste EINGABE wird die Reorganisation durchgeführt.
3.5 Umsätze reorganisieren
Bei der Reorganisation der Umsätze werden die Umsatzdaten für das ausgewählte Geschäftsjahr gelöscht.
· Vergewissern Sie sich, dass für alle Geschäftsjahre vor dem aktuellen ein Jahresabschluss durchgeführt wurde (siehe 15.4 „Jahresabschluß“ im DKS-Handbuch). Ist dies nicht der Fall, erhalten Sie bei der Durchführung eine Fehlermeldung.
· Die Reorganisation für Buchungen muss vor der Reorganisation der Umsätze erfolgt sein.
· Alle Perioden, die zu reorganisieren sind, müssen demnach das Kennzeichen 'R' (reorganisiert) aufweisen.
Nach Aufruf der Funktion wird eine Frage ausgegeben, die Sie mit Ja oder Nein beantworten können:
Soll eine Datensicherung durchgeführt werden?
Diese Frage kann folgendermaßen automatisch, d. h. ohne Bedienereingriff, beantwortet werden:
In der Aktivität REOUM, Paket DKS, paketbezogen '1' im Feld Parameter finden Sie in Bildschirmzeile 15, Spalten 17 und 18 zwei Platzhalter 'fr'. Wenn Sie statt 'f' ein 'J' oder ein 'N' eintragen, wird die Frage (Firmendaten sichern) übergangen.
Auswahl Menüpunkt 9 (Expertcode REOUM), Reorganisieren Umsätze im Menü MENPER,
Das Bildschirmformat EI wird angezeigt, geben Sie die gewünschte Auswahl ein:
Abbildung 3-4 Format EI Reorganisation Umsätze
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SAG-Comarch Doku AG Reorganisieren Umsätze EINGABE DKSRES EI 19.10.06 12:27 DOKUUSER EUR REOUM
Auswahl (von) (bis) Kontoart . . . . . . . . . . . . : ..
Geschäftsjahr . . . . . . . . . : 2006 Periode . . . . . . . . . . . . : 01
Kopien: 01 verzweigen in F3=Verlassen F4=Liste F5=Aktualisieren (C) Copyright Comarch AG 2001, 2010
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Tabelle 3-2. Eingabefelder im Bildschirmformat EI (Reorganisation Umsätze)
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Feld |
Eingabe |
Werte |
Auswirkung |
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Kontoart |
keine Eingabe |
keine Eingabe |
Bei der Reorganisation der Umsätze ist keine Auswahl nach Kontoart möglich. Es werden die Umsätze alle Kontoarten reorganisiert. |
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Geschäftsjahr |
keine Eingabe |
keine Eingabe |
Das Geschäftsjahr, das als nächstes reorganisiert werden kann, wird angezeigt. Keine andere Eingabe ist möglich. Alle Umsätze dieses Geschäftsjahres bis einschließlich der eingegebenen Periode werden reorganisiert. |
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Periode |
keine Eingabe |
keine Eingabe |
Es werden alle Perioden des Geschäftsjahres reorganisiert. Es ist keine Eingabe möglich. |
· Es werden alle Umsätze im ausgewählten Geschäftsjahr gelöscht. Die Reorganisation betrifft sowohl Brutto- als auch Nettoumsätze und Budgetwerte, nicht aber die Daten über Anzahl der Buchungszeilen usw. (automatische Verwaltungsdaten).
· Gelöscht werden alle Umsatz- und Budgetdaten für das entsprechende Geschäftsjahr. Für das reorganisierte Geschäftsjahr wird die Saldenliste gedruckt.
3.6 Kontodaten reorganisieren
Bei der Reorganisation der Kontodaten werden alle Konten mit Löschkennzeichen 'L' gelöscht (einschließlich Umsatzdaten).
Wenn Sie daher Konten reorganisieren wollen, müssen Sie die nicht mehr benötigten Konten zuvor zum Löschen vormerken. Die Kontenstammwartung erlaubt die Eingabe eines Löschkennzeichens 'L' für ein Konto nur unter bestimmten Voraussetzungen:
· Buchungssperre muss für das Konto 'J' sein
· Es dürfen keine Buchungen für das Konto gespeichert sein.
· Im laufenden Jahr dürfen keine Buchungen für das Konto erfasst worden sein. Die Reorganisation von Buchungen genügt nicht, da die ANZAHL BUCHUNGSZEILEN des Kontos dabei nicht gelöscht werden
· Der Kontosaldo für das laufende Jahr muss null sein
· Für alle Geschäftsjahre vor dem aktuellen Geschäftsjahr muss ein Jahresabschluss durchgeführt worden sein.
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Beachten Sie |
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Die Reorganisation der Kontodaten kann dazu führen, dass eventuelle Berichtigungen von Zusammenfassenden Meldungen nicht mehr ordnungsgemäß durchgeführt werden können. |
1.
Auswahl
Menüpunkt 6 (Expertcode REOKTO), Reorganisieren Kontodaten, im Menü
MENPER, Abschlüsse/Reorganisieren.
Für die Reorganisation KONTEN können Sie mit Expertcode BHH2 vorher
eine Auswahl nach Buchhaltungen treffen (nur bei Mehrbuchhaltung):
Das Bildschirmformat QC wird angezeigt. Geben Sie eine Buchhaltungsnummer und bei Bedarf auch eine Buchhaltungsnummer-bis ein. Drücken Sie die Taste EINGABE
2. Die Meldung:
Soll Datensicherung durchgeführt werden - J/N
wird angezeigt.
Diese Frage kann folgendermaßen auch automatisch, d. h. ohne Bedienereingriff, beantwortet werden:
o Melden Sie sich mit einem Benutzer mit Entwicklungsberechtigung (z. B. ADSENT) in ADS an und geben Sie den Expertcode AKTW ein.
o In der Aktivität REOKTO, Paket DKS, paketbezogen '1' im Feld Parameter finden Sie in der Bildschirmzeile 14, Spalte 11 einen Platzhalter '?'. Wenn Sie statt '?' ein 'J' oder ein 'N' eintragen, wird die Frage (Firmendaten sichern) übergangen.
Wenn Sie 'J' eingeben, wird vor der Reorganisation die Datensicherung durchgeführt.
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Anmerkung: |
Spätestens zu diesem Zeitpunkt sollte eine Datensicherung erfolgen. Führen Sie im Zweifelsfall die Datensicherung immer durch. |
3. Die Reorganisation der Konten wird nach der Auswahl für die Datensicherung automatisch durchgeführt und es erfolgt wieder die Anzeige des Menüs.
3.7 DKS-Dateien reorganisieren
Mit dieser Funktion werden der Bankenstamm und die Wiederanlaufdateien von DKS reorganisiert.
Während der Durchführung dieser Funktion darf kein Benutzer in DKS angemeldet sein. Stellen Sie daher sicher, dass alle anderen DKS-Benutzer mit F3 das Anwendungspaket verlassen.
Führen Sie diese Reorganisation regelmäßig durch (z. B. monatlich), da damit nicht mehr benötigte, gelöschte Datensätze aus dem System entfernt werden.
1. Auswahl Menüpunkt 10 (Expertcode XP3), Reorganisieren DKS-Dateien im Menü MENPER, Abschlüsse/Reorganisieren
2. Die Reorganisation der Bankenstamm und Wiederanlaufdateien wird nach Auswahl des Menüpunktes automatisch durchgeführt und es erfolgt wieder die Anzeige des Menüs.
3.8 Firmenstamm reorganisieren
1. Auswahl Menüpunkt 8 (Expertcode XF1), Reorganisieren Firmenstamm, im Menü MENFIR, Firmenstamm
2. Es wird eine Meldung angezeigt, dass die ausgewählten Daten reorganisiert werden. Die Beendigung der Reorganisation wird gleichfalls gemeldet. Drücken Sie nun die Taste EINGABE.
3.9 Protokolldatei reorganisieren
Durchführung
1. Aufruf mit Expertcode AEPR (Änderungsprotokoll reorganisieren)
2. Es können Userid, Datum und Dateiname ausgewählt werden.
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