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DKS-Finanzauswertungen Benutzerhandbuch
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Teil 2. Kosteninformationssystem
Kapitel 14. Kostenrechnung
Das betriebliche Rechnungswesen hat die Aufgabe, aktuelle Unterlagen für Planung, Entscheidung und Kontrolle zu liefern und ist eine wichtige Voraussetzung für eine erfolgreiche Unternehmensführung.
Handelsbetriebe oder ähnliche Unternehmen finden meist mit einer einfachen Kostenauswertung auf Basis weniger Kostenstellen bzw. Produktgruppen das Auslangen. Eine ausgeklügelte Grenzkostenrechnung unter Verwendung von Planverrechnungssätzen wäre für derartige Unternehmen eindeutig zu aufwendig und daher nicht sinnvoll.
SAG hat deshalb ein einfaches Kosteninformationssystem zur Verwendung im Rahmen der DKS Finanzdatenbank ausgearbeitet.
Da die für die Kostenrechnung relevanten Daten hauptsächlich aus der Finanzbuchhaltung stammen, wurde die Kostenrechnung in die Buchhaltung integriert. Auf diese Weise ist eine einheitliche Benutzeroberfläche sowie eine einfache Übernahme der Buchhaltungsdaten in die Kostenrechnung gewährleistet.
Im wesentlichen werden folgende Kostenauswertungen ermöglicht:
· Ausweis der angefallenen Kosten pro Kostenstelle; Berechnung der Kostensätze pro Bezugsgröße; Budgetvergleich
· Ausweis der angefallenen Kosten pro Auftrag oder Produktgruppe; Berechnung der Kosten pro Bezugsgröße, Budgetvergleich
· Ausweis des Deckungsbeitrages pro Kostenträger (Auftrag oder Produktgruppe) und pro Kostenstelle;
· Ausweis der in die Kostenrechnung übernommenen Aufwendungen sowie der eingegebenen Zusatzkosten.
Die Integration zu anderen vorgelagerten Arbeitsgebieten, wie z. B. Lagerverwaltung, Lohn oder Statistik, kann über die Stapelübernahme-Schnittstelle der DKS Finanzdatenbank erfolgen.
Die Istkosten werden den jeweiligen Kostenstellen bzw. -trägern als Vollkosten belastet.
Voraussetzung für die Durchführung einer Kostenrechnung ist die Gliederung des Betriebes in Verantwortlichkeitsbereiche, die Kostenstellen. Sie enthalten Kosten, die nicht direkt auf Kostenträger verrechnet werden können.
Die Anlage von Kostenstellen erfolgt mit Hilfe von Bereichskonten in der DKS Finanzdatenbank.
Kostenträger bezeichnen Aufträge oder Produktgruppen; sie enthalten Kosten, die direkt auf den Kostenträger verrechnet wurden oder die von Kostenstellen auf Kostenträger umgelegt wurden.
Die Anlage von Kostenträgern erfolgt mit Hilfe von Bereichskonten in der DKS Finanzdatenbank.
Kostenarten entsprechen im wesentlichen den Aufwandskonten der Finanzbuchhaltung, neutrale Kosten werden automatisch ausgegliedert, Zusatzkosten über eigene Kostenarten eingegeben.
Die Kostenarten werden direkt aus den Aufwandskonten der Finanzbuchhaltung übernommen. Zusatzkosten, die keinem Aufwandskonto in der DKS Finanzdatenbank entsprechen, werden als Bereichskonten erfasst.
Zusatzkostenarten werden als eigene Bereichskonten angelegt und mittels Bereichsbuchungen erfasst.
Für jede Bezugsgröße, die pro Kostenstelle bzw. -träger protokolliert werden soll, muss ein eigenes Bereichskonto angelegt werden (z. B. Mengenkonten).
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Anmerkung: |
Falls sowohl belastete als auch geleistete Mengen ausgewiesen werden sollen, müssen zwei getrennte Mengenkonten angelegt werden. |
Die Erfassung der Mengen erfolgt entweder direkt bei der Buchung (mit Hilfe von Bereichsaufteilung) oder zu einem späteren Zeitpunkt (z. B. gesamt nur einmal pro Periode).
Die Eingabe von Erlösen ist zur Berechnung der Deckungsbeiträge notwendig.
Für jeden Kostenträger bzw. jede Kostenstelle, für die ein Deckungsbeitrag ausgewiesen werden soll, wird ein entsprechendes Bereichskonto angelegt. Die Belastung der Erlöskonten erfolgt entweder direkt bei der Sachbuchung der Erlöse oder einmal pro Periode mittels Bereichsbuchungen.
Die Istkostenbelastung der Kostenstellen bzw. -träger kann in der DKS Finanzdatenbank auf folgende zwei Arten erfolgen.
1. Automatische Belastung
Die DKS Finanzdatenbank ermöglicht die automatische Mitbelastung einer oder mehrerer Bereichskonten bei Durchführung der entsprechenden Finanzbuchung.
Falls beispielsweise eine Kostenart immer auf eine bestimmte Kostenstelle bzw. einen bestimmten Kostenträger gebucht werden soll, kann dies beim entsprechenden Sachkonto angegeben werden (Standardbereichskonto). Mittels Bereichsaufteilungscodes können die Werte einer Kostenart auf max. fünf Kostenstellen bzw. -träger aufgeteilt werden.
Dieser Bereichsaufteilungscode wird ebenfalls im Sachkonto angegeben.
2. Manuelle Belastung
Bei der Erfassung von Buchungen können auf dem Bereichsaufteilungsschirm Kostenstellen bzw. -träger angegeben werden. Der in Prozent oder absolut eingegebene Betrag der Buchung wird den entsprechenden Kostenstellen bzw. -trägern belastet.
Umlageprogramme ermöglichen die hierarchische Umlage von Vorkostenstellen auf Hauptkostenstellen oder Kostenträger. Die Aufteilung kann wahlweise prozentuell oder im Verhältnis zu frei wählbaren Bezugsgrößen erfolgen (z. B. im Verhältnis zur verbrauchten Menge).
Für sämtliche Bereiche der Kostenrechnung (Kostenstellen-, Kostenträger-, Kostenarten- und Deckungsbeitragsrechnung) können Budgetwerte erfasst und ausgedruckt werden.
Die Budgetierung erfolgt im Rahmen des Finanzinformationssystems Sie kann je nach Bedarf gesamt pro Kostenstelle und Kostenträger erfolgen oder detailliert auf Ebene Kostenart. Die Budgetierung erfolgt wahlweise pro Jahr oder pro Periode. Die einfache Eingabe von Parametern ermöglicht die Berücksichtigung periodischer Schwankungen. Kopierfunktionen gestatten eine gezielte und rasche Übernahme von Budgetwerten aus Vorjahren bzw. Vorperioden.
Alle Auswertungen können vom Benutzer selbst definiert und dadurch den jeweiligen individuellen Bedürfnissen angepasst werden.
Um den Auswertungsumfang den jeweiligen Anforderungen anzupassen, können Kostenstellen und Kostenträger beliebig konsolidiert werden. Auch Auswertungen auf Profitcenter-Ebene sind auf Knopfdruck abrufbereit.
Der Abruf von Budgetvergleichen ermöglicht die Kontrolle der Istkosten im Vergleich zu den geplanten Kosten.
Periodenvergleiche geben Auskunft über die Kostenentwicklung im Vergleich zum Vorjahr oder zu anderen vom Benutzer gewählten Vergleichsperioden.
Die Kostenrechnung kann für mehrere Firmen bzw. mehrere Buchhaltungen getrennt geführt werden. Gleichzeitig ist es aber auch möglich, Auswertungen über mehrere Firmen bzw. Buchhaltungen konsolidiert abzurufen.
14.1 Verwendete DKS-Funktionen
Das Kosteninformationssystem ist in der DKS Finanzdatenbank integriert. Aus diesem Grund erfolgt die Anlage von Stammdaten sowie die Erfassung von Kosten und Mengen innerhalb der DKS Finanzdatenbank. In den folgenden Kapiteln werden die erforderlichen Parameter und Stammdaten beschrieben, die innerhalb der DKS Finanzdatenbank gesetzt werden müssen, um das Kosteninformationssystem effizient zu betreiben. Auf eine detaillierte Beschreibung der einzelnen Bildschirme wurde hierbei verzichtet.
Entnehmen Sie bitte Angaben darüber den entsprechenden Kapiteln:
Stammdaten
Teil 2, "Stammdaten" DKS-Benutzerhandbuch
Belegarten
5.7.5, "Feldsteuerungen anlegen/ändern" DKS-Benutzerhandbuch
Bereichsaufteilung
5.16, "Bereichsaufteilungscodes" DKS-Benutzerhandbuch
Bereichskonten
6.13, "Bereichskonten" DKS-Benutzerhandbuch
Finanzinformationssystem
Teil 1, "Finanzinformationssystem" Finanzinformationssystem
Auswertungsgruppen
Kapitel 6, "Auswertungsgruppen" Finanzinformationssystem
Auswertungsdefinition
Kapitel 5, "Auswertungen definieren" Finanzinformationssystem
Budgetierung
Kapitel 7, "Budgetierung" Finanzinformationssystem
Auswertungen, Anzeigen
Kapitel 16, "Buchungsstoffauswertungen" DKS-Benutzerhandbuch
Journal
16.1, "Journale" DKS-Benutzerhandbuch
Konten
16.2, "Konten" DKS-Benutzerhandbuch
Journalanzeige
16.1.1, "Journal anzeigen" DKS-Benutzerhandbuch
Kontenanzeige
16.2.1, "Kontoabfrage" DKS-Benutzerhandbuch
Im Bereich der Umlagen werden auch die Datensicherheitsfunktionen von DKS verwendet. Es dürfen nur jene Konten umgelegt werden, die der Sicherheitsklasse des jeweiligen Benutzers entsprechen.
Die Funktionen des Menüs MENUML, Umlagen, sind Teil des Zusatzprogrammes Kosteninformationssystem. Eine ausführliche Beschreibung, inkl. Formatbeschreibungen, finden Sie im Abschnitt: 14.4, "Umlagen".
14.2 Vorbereiten der Stammdaten
14.2.1 Bereichsprüfungen
Mit Hilfe der Bereichsprüfungskennzeichnung in den Wahlfunktionen für das Buchen (Expertcode FIRBUCWF) steuern Sie die Prüfung der aufzuteilenden Beträge bei der Eingabe einer Bereichsaufteilung:
J
Betrag der Sachbuchung muss insgesamt vollständig aufgeteilt werden
N
keine Prüfung
B
Betrag der Sachbuchung muss je eingetragener Bereichskontoart vollständig aufgeteilt werden
Die Wahlfunktion kann gesondert für die interaktive Buchungserfassung und für die Buchungsstapelübernahme eingegeben werden.
Abbildung 14-1. Format CG: 'Wahlfunktionen Buchen'
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SAG-Comarch Doku AG Wahlfunktionen Buchen Änd. ÄNDERN SDWFI5 CG 28.10.03 16:08 DOKUUSER EUR FIRBUCWF
W A H L F U N K T I O N E N - B U C H E N
-- Interaktiv / Stapelübernahme - I/S ------------ Interaktiv ----------- Datumsprüfung (J/N/B/P): N N Ausziffern vor Valutadatum (J/N): J Bereichsprüfungen (J/N/B): B J Prüfungen Kostenrechnung (J/N): N Valutadatum prüfen (J/N/W): N N Periodendatum vorschlagen (J/N): J Skontotoleranzprüfung (J/N): J J Entrichtungsdatum vorschl. (J/N): J Steuertoleranzprüfung (J/N): J J Erw. Prüfung Buchungsdaten (J/N): N Resttoleranzprüfung (J/N): J J OK-Verarbeitung schrittw. (J/N): J Umrechnungstoleranzprüfung (J/N): J J Externe Rechnungsnr. prüfen(J/N): J Zusatztext Zession Pflicht (J/N): J J Bereichsfehler übergehbar (J/N): J Zusatztext Einmalkunde Pfl.(J/N): J J ------------ Generell ------------- Skontof. Betrag übergehbar (J/N): J Bereichsrückrechnung (J/N/P/S): N Belegnummer in Korr. ändern(J/N): J Toleranzbetrag Rückrechng: 1 Belegdatum in Korr. ändern (J/N): J Sachkontorückrechnung (B/D/K/N): B Letzte Änderung von DOKUUSER am 28.10.2003 verzweigen in F3=Verlassen F4=Liste F5=Aktualisieren (C) Copyright Comarch AG 2001, 2010
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14.2.2 Belegarten
Belegarten, deren Aufwand in die Kostenrechnung übernommen werden soll (z. B. Eingangsrechnungen), müssen mit Bereichsbuchung = N (Netto) angelegt werden. Dadurch wird sichergestellt, dass die Nettobeträge in die Kostenrechnung übernommen werden und die richtige Kostenart (das Gegenkonto) vermerkt wird.
Abbildung 14-2. Format HD: 'Belegartdaten - Bereichsbuchung Netto'
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SAG-Comarch Doku AG F7 Belegartdaten Änd. ÄNDERN SDWFI1 HD 28.10.03 16:10 DOKUUSER EUR FIRBLGART 999
B E L E G A R T D A T E N
Belegart : ER Text: Eingangsrechnungen
Buchungstyp : RE Kontrollsummenart : H Kontoart : 2 Gegenkontoart : 3 FWG-Kursart : TE Belegdruck (J/N) : N FBG-Brutto-Netto(B/N): B TBG-Brutto-Netto(B/N): N Nettoumsatz (J/N) : J Bereichsbuchung (B/N): N
Lösch-Kz : A Letzte Änderung von DOKUUSER am 31.10.2002
Nächste Eingabe: Belegart: ER verzweigen in F3=Verlassen F7=Bild-ab F8=Bild-auf F10=Mustersatz F24=Weitere Tast. (C) Copyright Comarch AG 2001, 2010
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14.2.3 Kostenstellen /-träger /-arten organisieren
Kostenstellen, Kostenträger und Kostenarten sowie Mengen- und Erlöskonten werden als Bereichskonten in der DKS Finanzdatenbank angelegt.
Wir empfehlen, für Kostenstellen, Kostenträger und Kostenarten die Kontoart 'K' zu verwenden, für Mengenkonten die Kontoart 'M' und für Erlöskonten die Kontoart 'E'. Als 2. Kontobezeichnung ist es sinnvoll, die Art des Bereichskontos anzugeben (z. B. Kostenstelle, Kostenträger, Kostenart). Aus organisatorischen Gründen ist es zweckmäßig, eigene Nummernkreise für Kostenstellen und Kostenträger zu verwenden.
Um Ihre Kostenstellen, Kostenträger und Kostenarten zu planen, verwenden Sie die Musterbelege aus 15.5, "Musterbelege".
14.2.4 Bereichskonten anlegen
Legen Sie für jede Kostenstelle ein Bereichskonto an.
Abbildung 14-3. Format BE: 'Bereichskontodaten - Kostenstelle'
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SAG-Comarch Doku AG Bereichskonten anlegen/ändern ÄNDERN SDWBKW BE 28.10.03 16:11 DOKUUSER EUR BKWKTO Z9999999999 Konto: K K0100 B E R E I C H S K O N T O D A T E N
Bezeichnung : Kostenstelle 100 Match-Code-1 : KOSTENSTELLE 10 Match-Code-2 : HWG / Pflicht : / FWG / Pflicht : / Meldungen (J/N): N Buchungstext pflicht: N Verdichtungs-Kz: Ordnungsbegriff : Lösch-Kz : A Buchgsperre/Sichhkl.: N 1 Saldenübernahme :
Letzte Änderung von DOKUUSER am 28.10.2003
Nächste Eingabe: Konto: K K0100 Match-Code-1: Match-Code-2: verzweigen in F3=Verlassen F7=Bild-ab F8=Bild-auf F4=Liste F24=Weitere Tast. (C) Copyright Comarch AG 2001, 2010
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Legen Sie für jeden Kostenträger ein Bereichskonto an.
Abbildung 14-4. Format BE: 'Bereichskontodaten - Kostenträger'
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SAG-Comarch Doku AG Bereichskontodaten Änd. ÄNDERN SDWBKW BE 28.10.03 16:13 DOKUUSER EUR BKWKTO Z9999999999 Konto: T 001 B E R E I C H S K O N T O D A T E N
Bezeichnung : Produktion 001 Match-Code-1 : PRODUKTION 001 Match-Code-2 : HWG / Pflicht : / FWG / Pflicht : / Meldungen (J/N): N Buchungstext pflicht: N Verdichtungs-Kz: Ordnungsbegriff : Lösch-Kz : A Buchgsperre/Sichhkl.: N 1 Saldenübernahme :
Letzte Änderung von DOKUUSER am 28.10.2003
Nächste Eingabe: Konto: T 001 Match-Code-1: Match-Code-2: verzweigen in F3=Verlassen F7=Bild-ab F8=Bild-auf F4=Liste F24=Weitere Tast. (C) Copyright Comarch AG 2001, 2010
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Als Kostenarten werden die Aufwandskonten der Finanzbuchhaltung verwendet. Die Definition von Bereichskonten ist daher nur für Zusatzkostenarten notwendig.
Legen Sie für jede Zusatzkostenart bzw. jede Standardkostenart ein Bereichskonto an.
Abbildung 14-5. Format BE: 'Bereichskontodaten - Kostenart'
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SAG-Comarch Doku AG Bereichskontodaten Änd. ÄNDERN SDWBKW BE 28.10.03 16:15 DOKUUSER EUR BKWKTO Z9999999999 Konto: Z 68000 B E R E I C H S K O N T O D A T E N
Bezeichnung : Kalk. Abschreibungo Match-Code-1 : KALK. ABSCHREIB Match-Code-2 : HWG / Pflicht : / FWG / Pflicht : / Meldungen (J/N): N Buchungstext pflicht: N Verdichtungs-Kz: Ordnungsbegriff : Lösch-Kz : A Buchgsperre/Sichhkl.: N 1 Saldenübernahme :
Letzte Änderung von DOKUUSER am 28.10.2003
Nächste Eingabe: Konto: Z 68000 Match-Code-1: Match-Code-2: verzweigen in F3=Verlassen F7=Bild-ab F8=Bild-auf F4=Liste F24=Weitere Tast. (C) Copyright Comarch AG 2001, 2010
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Für jede Kostenstelle bzw. jeden Kostenträger, für den Bezugsgrößen protokolliert werden sollen, muss je ein Bereichskonto als Bezugsgrößenkonto angelegt werden.
Wir empfehlen als Kontoart M zu verwenden und als Konto die Kostenstelle bzw. den Kostenträger anzugeben. Dadurch ist jederzeit der Bezug zwischen Kostenstelle/-träger und Bezugsgrößenkonto gewährleistet.
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Anmerkung: |
Falls Sie nicht nur erhaltene Mengen, sondern auch geleistete Mengen ausweisen wollen, müssen Sie zusätzlich je ein Bereichskonto für Leistungsmengen erfassen. |
Da die Eingabe der Mengen über Bereichsbuchungen erfolgt, ist es notwendig, ein Sammelkonto M MENGE, sowie bei Leistungsmengen zusätzlich ein Konto M MENGEL anzulegen.
Das Konto M MENGE enthält dann alle belasteten Mengen, das Konto M MENGEL alle geleisteten Mengen.
Abbildung 14-6. Format BE: 'Bereichskontodaten - Mengenkonto'
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SAG-Comarch Doku AG Bereichskontodaten Änd. ÄNDERN SDWBKW BE 28.10.03 16:16 DOKUUSER EUR BKWKTO Z9999999999 Konto: M K0100 B E R E I C H S K O N T O D A T E N
Bezeichnung : Mengenkonto K0100 Match-Code-1 : MENGENKONTO K01 Match-Code-2 : HWG / Pflicht : / FWG / Pflicht : / Meldungen (J/N): N Buchungstext pflicht: N Verdichtungs-Kz: Ordnungsbegriff : Lösch-Kz : A Buchgsperre/Sichhkl.: N 1 Saldenübernahme :
Letzte Änderung von DOKUUSER am 28.10.2003
Nächste Eingabe: Konto: M K0100 Match-Code-1: Match-Code-2: verzweigen in F3=Verlassen F7=Bild-ab F8=Bild-auf F4=Liste F24=Weitere Tast. (C) Copyright Comarch AG 2001, 2010
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Für jeden Kostenträger bzw. jede Kostenstelle, für die Deckungsbeiträge ermittelt werden sollen, muss ein Bereichskonto als Erlöskonto angelegt werden. Wir empfehlen als Kontoart E zu verwenden und als Konto die Kostenstelle bzw. den Kostenträger einzugeben. Dadurch ist jederzeit der Bezug zwischen Kostenstelle/-träger und Erlöskonto gewährleistet.
Falls die Erlöse über Bereichsbuchungen erfasst werden, muss zusätzlich ein Bereichskonto E ERLÖS angelegt werden. Es enthält die Gesamtsumme der Erlöse.
BB Erlöskonto an E ERLÖS H
Abbildung 14-7. Format BE: 'Bereichskontodaten - Erlös Deckungsbeitrag'
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SAG-Comarch Doku AG Bereichskontodaten Änd. ÄNDERN SDWBKW BE 28.10.03 16:18 DOKUUSER EUR BKWKTO Z9999999999 Konto: E K0100 B E R E I C H S K O N T O D A T E N
Bezeichnung : Erlöskonto K0100 Match-Code-1 : ERLOESKONTO K01 Match-Code-2 : HWG / Pflicht : / FWG / Pflicht : / Meldungen (J/N): N Buchungstext pflicht: N Verdichtungs-Kz: Ordnungsbegriff : Lösch-Kz : A Buchgsperre/Sichhkl.: N 1 Saldenübernahme :
Letzte Änderung von DOKUUSER am 28.10.2003
Nächste Eingabe: Konto: E K0100 Match-Code-1: Match-Code-2: verzweigen in F3=Verlassen F7=Bild-ab F8=Bild-auf F4=Liste F24=Weitere Tast. (C) Copyright Comarch AG 2001, 2010
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14.3 Übernahme Kostenrechnungsdaten aus der Buchungserfassung
14.3.1 Automatische Übernahme
Um einen Aufwand standardmäßig einer bestimmten Kostenstelle/-träger zu belasten, muss das entsprechende Bereichskonto im Feld STANDARDBEREICH bei den Sachkontodaten eingegeben werden. Zur automatischen Belastung mehrerer Kostenstellen/-träger kann ein Bereichsaufteilungscode angegeben werden.
Abbildung 14-8. Format ND: 'Sachkontodaten - Bereichsaufteilungscode'
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SAG-Comarch Doku AG Sachkonten anlegen/ändern ÄNDERN SDWSKW ND 28.10.03 16:21 DOKUUSER EUR SKWKTO 99999999 Konto: 0010 Karteikarte S A C H K O N T O D A T E N Bezeichnung : Aufw.f.Ingangsetzen,Erwei tern/Umstellen d.Betrieb Match-Code-1 : AUFW.F.INGANGSE Match-Code-2 : 0010 Rückr.Skto/Rest: N Kontokl./Bilanzkz. : 0 / B Kontentyp : OP-führend (S/H/N): N HWG / Pflicht : / FWG / Pflicht : / Standardbereich: Bereichsaufteil.code: VTR Steuercode/Pfl.: / Beweg.art/Kostenart : / Meldungen (J/N): N Buchungstext pflicht: N Verdichtungs-Kz: Ordnungsbegriff : b Lösch-Kz : A Buchgsperre/Sichhkl.: N 1 Zusatztext-Kz : Saldenübernahme : V KORE-Übernahme : N Bereichspflicht : Mengenpflicht : LGV-Kostenstelle-Kz.: S Nächste Eingabe: Letzte Änderung von DOKUUSER am 28.10.2003 Konto: 0010 Match-Code-1: Match-Code-2: verzweigen in F3=Verlassen F7=Bild-ab F8=Bild-auf F10=Mustersatz F24=Weitere Tast. (C) Copyright Comarch AG 2001, 2010
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14.3.2 Manuelle Übernahme
Die manuelle Belastung einer Kostenstelle bzw. eines Kostenträgers erfolgt beim Buchen des jeweiligen Aufwandes.
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Anmerkung: |
Sie können für jedes beliebige Sachkonto definieren, ob Bereichspflicht bzw. -verbot bestimmt ist oder ob eine bestimmte Bereichsart (z. B. K oder M) belastet werden soll. Wird eine Bereichspflicht im Sachkonto angegeben, so wird beim Buchen automatisch auf das Bildschirmformat zur Eingabe der Bereichsaufteilung verzweigt; andernfalls muss im Feld NÄCHSTE ARBEIT 'B' eingegeben werden, um in den Bereichsaufteilungsschirm zu verzweigen. |
Abbildung 14-9. Format VF: 'Ändern Rechnungen - Verzweigen Bereichsaufteilung'
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SAG-Comarch Doku AG Erfassen Buchungen EINGABE DKSBUC VF 28.10.03 16:23 DOKUUSER EUR BUC Belegbl 000039 Per 10/2003
------------------------------------------------------------------------------ Belegart : ER Eingangsrechnungen FB Konto 2 : 33100 Ammer Gerhard Gegenkonto 3 : 66010 Werbeaufwand Beleg Nummer/Datum: 28.10.2003 Kontrollsumme: Betrag Brutto HWG S/H: 72.000,00 EUR H 0,00 Währung Betr/Code/Kurs: Steuercode : V20 Vorsteuer 20% Steuerbetrag : 12.000,00 Text/Zusatztext-Kz : zugeordnete Belegart : zug. OP: Zahlgbed. / Valutadat : Rechnung ext: Bereich : Nächste Arbeit : B Nächste Eingabe: 8/ 5,00/ 30/ 3,00/ 60 Konto: Gegenkonto: Belegart: ER verzweigen in F9=Entsperren F11=Entschlüsseln F13=Cursorposit. F24=Weitere Tast. (C) Copyright Comarch AG 2001, 2010
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Abbildung 14-10. Format CL: 'Erfassen Bereichsaufteilung'
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SAG-Comarch Doku AG Erfassen Buchungen EINGABE DKSBBE CL 28.10.03 16:26 DOKUUSER EUR Belegbl 000039 Per 10/2003 Beleg . . : ER ER00330 28.10.03 Ansicht * 1 2 3 4 A-Z * Konto . . : 2 33100 Ammer Gerhard Beginnen: Gegenkonto : 3 66010 Werbeaufwand Sortierung: A ------------------------------------------------------------------------------ Aufteilungsbetrag S 60.000,00 EUR noch offen (GegenKt netto) 0,00 % A Bereichskonto Proz / Betrag Whg Buchungstext AuftCd Y 100 100,00 Std
100,00 60.000,00 EUR Summe für alle Bereichsbuchungen verzweigen in F4=Liste F5=Aktualisieren F7=Bild-ab F8=Bild-auf F24=Weitere Tast. (C) Copyright Comarch AG 2001, 2010
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14.3.3 Erfassen Zusatzkosten bzw. Standardkosten
Die Erfassung von Zusatzkosten bzw. von Standardkosten erfolgt mittels Bereichsbuchungen:
BB Kostenstelle an Zusatzkostenart S
Abbildung 14-11. Format VI: 'Erfassen Bereichsbuchungen - Zusatzkosten'
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SAG-Comarch Doku AG Erfassen Buchungen ÄNDERN DKSBUC VI 28.10.03 16:29 DOKUUSER EUR BUC Belegbl 000039 Per 10/2003 2 33100 3 66010 ER ER00330 28.10.03 72.000,00 H EUR 2 33100 3 66010 ER ER00330 28.10.03 72.000,00 H EUR K K0100 Z 68000 BB BER0001 28.10.03 20.000,00 S EUR ------------------------------------------------------------------------------ Belegart : BB Bereichsbuchung FB Konto K K0100 Kostenstelle 100 Gegenkonto : Z 68000 Kalk. Abschreibungo Beleg Nummer/Datum: BER0001 28.10.2003 Kontrollsumme: Betrag Brutto HWG S/H: 20.000,00 EUR S 72.000,00-
Text/Zusatztext-Kz : kalk. Afa
Nächste Arbeit : Nächste Eingabe: Konto: Gegenkonto: Belegart: BB verzweigen in F2=Löschen F9=Entsperren F11=Entschlüsseln F24=Weitere Tast. (C) Copyright Comarch AG 2001, 2010
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14.3.4 Mengen erfassen
Die Erfassung von Bezugsgrößen erfolgt mittels Bereichsbuchungen:
Belastung: BB M Bezugsgrößenkonto an M MENGE H
Leistung: BB M Bezugsgrößenkonto an M MENGEL S
Beispiel: Von Kostenträger T001 werden 500 Stück gefertigt. Diese Menge wird durch folgende Buchung erfasst:
BB M T001 an M MENGE H
Abbildung 14-12. Format VI: 'Erfassen Bereichsbuchungen - Mengen'
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SAG-Comarch Doku AG Erfassen Buchungen EINGABE DKSBUC VI 28.10.03 16:31 DOKUUSER EUR BUC Belegbl 000039 Per 10/2003 2 33100 3 66010 ER ER00330 28.10.03 72.000,00 H EUR K K0100 Z 68000 BB BER0001 28.10.03 20.000,00 S EUR K K0100 Z 68000 BB BER0001 28.10.03 20.000,00 S EUR ------------------------------------------------------------------------------ Belegart : BB Bereichsbuchung FB Konto T 001 Produktion 001 Gegenkonto : M MENGE Produktgruppe 001 Beleg Nummer/Datum: BB101 28.10.2003 Kontrollsumme: Betrag Brutto HWG S/H: 500 EUR S 92.000,00-
Text/Zusatztext-Kz : Stück
Nächste Arbeit : Nächste Eingabe: Konto: Gegenkonto: Belegart: BB verzweigen in F9=Entsperren F11=Entschlüsseln F13=Cursorposit. F24=Weitere Tast. (C) Copyright Comarch AG 2001, 2010
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14.3.5 Erlöse erfassen
Die Erfassung von Erlösen erfolgt entweder direkt bei der Finanzbuchung oder später mittels Bereichsbuchungen:
BB E Erlöskonto an E ERLÖS S
Beispiel: Ein Erlös von 60.000,-- wird auf das Erlöskonto des Kostenträgers T001 gebucht.
Abbildung 14-13. Format VI: 'Erfassen Bereichsbuchungen - Erlöse'
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SAG-Comarch Doku AG Erfassen Buchungen ÄNDERN DKSBUC VI 28.10.03 16:33 DOKUUSER EUR BUC Belegbl 000039 Per 10/2003 K K0100 Z 68000 BB BER0001 28.10.03 20.000,00 S EUR T 001 M MENGE BB BB101 28.10.03 500,00 S EUR E K0100 E ERLÖS BB BB102 28.10.03 60.000,00 S EUR ------------------------------------------------------------------------------ Belegart : BB Bereichsbuchung FB Konto E K0100 Erlöskonto K0100 Gegenkonto : E ERLÖS Menge Beleg Nummer/Datum: BB102 28.10.2003 Kontrollsumme: Betrag Brutto HWG S/H: 60.000,00 EUR S 92.500,00-
Text/Zusatztext-Kz :
Nächste Arbeit : Nächste Eingabe: Konto: Gegenkonto: Belegart: BB verzweigen in F2=Löschen F9=Entsperren F11=Entschlüsseln F24=Weitere Tast. (C) Copyright Comarch AG 2001, 2010
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14.4 Umlagen
Das Menü wird mit Expertcode MENUML aufgerufen:
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MENUML DKS Umlagen
Firma: SAG Comarch Doku AG Nach Auswahl Eingabe nächster Satz.
1. Umlagen anlegen/ändern UMW 2. Umlagenstammliste UML 3. Erstellen Umlagebuchungen UME
5. Umlagensimulation UMS
80. Hauptmenü DKS
Nummer der Auswahl oder Expertcode oder Befehl ===>
F1=Testmodus F3=Verlassen F5=Aktualisieren F24=Weitere Tast. (C) Copyright Comarch AG 2001, 2010
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Die Funktionen der Umlageerfassung ermöglichen die hierarchische Umlage der Kosten auf Kostenstellen bzw. -träger. Weist die umzulegende Kostenstelle einen Sollsaldo auf, so wird die Umlage im Soll der belasteten Kostenstelle gebucht. Die umzulegende Kostenstelle wird entsprechend im Haben entlastet. Nach vollständiger Umlage der Kosten weist die umzulegende Kostenstelle daher einen Saldo von null auf. Weist die umzulegende Kostenstelle hingegen einen Habensaldo auf, so wird entsprechend im Soll entlastet und im Haben belastet.
Fremdwährungskonten können nicht umgelegt werden.
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Anmerkung: |
Diese Umlagen entsprechen nicht den im Finanzinformationssystem gebotenen Möglichkeiten der Umlage in Form der Eingabe von Rechenbestimmungen, da in den Rechnungsbestimmungen nur simuliert wird, in den Umlagen dagegen, wird gebucht. |
14.4.1 Umlagedaten anlegen/ändern
1. Auswahl Menüpunkt 1 (Expertcode UMW), Umlagen anlegen/ändern im Menü MENUML, Umlagen
Das Bildschirmformat EL wird angezeigt:
Abbildung 14-14. Format EL: 'Umlagen anlegen/ändern - leerer Bildschirm'
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SAG-Comarch Doku AG Umlagen anlegen/ändern EINGABE DKSUMW EL 28.10.03 16:36 DOKUUSER EUR UMW
von Kostenstelle: nach Kostenstelle: im Verhältnis Konto % Konto Konstante
Nächste Eingabe: von Kostenstelle: verzweigen in F2=Löschen F3=Verlassen F7=Bild-ab F8=Bild-auf F4=Liste F5=Aktualisieren (C) Copyright Comarch AG 2001, 2010
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2. Geben Sie im Bereich Nächste Eingabe im Feld 'VON KOSTENSTELLE' jene Kostenstelle an, deren Daten Sie anzeigen bzw. ändern wollen. Drücken Sie die Taste EINGABE
3. Die gewünschten Daten werden auf dem Bildschirm angezeigt
Um die Daten zu ändern, überschreiben Sie die angezeigten Werte (nach-Kostenstelle, %, Konto, Konstante). Wurden für eine 'von Kostenstelle' mehr als zehn 'nach Kostenstellen' definiert, wird automatisch der Nachfolgebildschirm angezeigt.
Zum Löschen holen Sie die gewünschte Umlagebestimmung auf den Bildschirm und drücken die Taste F2
o Blättern:
Mit Hilfe der Blättertasten F7 bzw. BILD.AUF und F8 bzw. BILD.AB können Sie zur nächsten Kostenstelle vor- bzw. zurückblättern.
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Anmerkung: |
Die am Bildschirm angezeigten Daten werden nicht verarbeitet |
o Daten wiederherstellen:
Drücken Sie die Taste F5. Etwaige Änderungen werden nicht berücksichtigt, der alte Zustand wiederhergestellt
o Weitere Umlagedaten anzeigen/ändern/löschen:
Weiter bei Punkt 2.
o Beenden:
Drücken Sie Taste EINGABE, um die angezeigten Daten zu verarbeiten, anschließend die Taste F3
Tabelle 14-1. Eingabefelder im Bildschirmformat EL (Umlagedaten)
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Feld |
Eingabe |
Werte |
Auswirkung |
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nach Kostenstelle |
mindestens 1 Kostenstelle |
gültiges Bereichskonto |
Umlage auf diese Kostenstelle |
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% |
wahlweise |
>=0, <=100; Summe der %-Sätze nicht > 100 % |
prozentuelle Umlage |
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im Verhältnis Konto |
wahlweise |
gültiges Bereichskonto |
Umlage im Verhältnis zu Bereichskonto |
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im Verhältnis Konstante |
wahlweise |
Betrag |
Umlage im Verhältnis zu diesem Wert |
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Von Kostenstelle |
pflichtig |
gültiges Bereichskonto |
Anlegen, Ändern |
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Lösch-Kz |
zwingend |
A |
Die Umlagedaten sind aktiv |
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L |
Die Umlagedaten sind gelöscht. |
Für jede 'nach Kostenstelle' muss genau eines dieser Felder angegeben werden.
14.4.2 Umlagevarianten
Die Umlage kann auf folgende Arten bestimmt werden:
Geben Sie im Feld '%' einen Prozentsatz an. Die Felder 'KONTO' und 'KONSTANTE' bleiben leer. Die Summe der Prozentsätze darf 100% nicht übersteigen.
Abbildung 14-15. Format EL: 'Umlagen anlegen/ändern - prozentuell'
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SAG-Comarch Doku AG Umlagen anlegen/ändern ÄNDERN DKSUMW EL 28.10.03 16:38 DOKUUSER EUR UMW
von Kostenstelle: K K0100 nach Kostenstelle: im Verhältnis Konto % Konto Konstante K K0200 20,00 K K0300 80,00
Nächste Eingabe: von Kostenstelle: K K0100 verzweigen in F2=Löschen F3=Verlassen F7=Bild-ab F8=Bild-auf F4=Liste F5=Aktualisieren (C) Copyright Comarch AG 2001, 2010
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Geben Sie im Feld 'KONSTANTE' jenen Wert an, im Verhältnis zu dem umgelegt werden soll. Die Felder 'KONTO' und '%' bleiben leer.
Beispiel: Der Wert der 'von Kostenstelle' soll im Verhältnis 2:8 aufgeteilt werden.
Abbildung 14-16. Format EL: 'Umlagen anlegen/ändern - mittels Verhältniszahl'
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SAG-Comarch Doku AG Umlagen anlegen/ändern ÄNDERN DKSUMW EL 28.10.03 16:45 DOKUUSER EUR UMW
von Kostenstelle: K K0100 nach Kostenstelle: im Verhältnis Konto % Konto Konstante K K0200 2,00 K K0300 8,00
Nächste Eingabe: von Kostenstelle: K K0100 verzweigen in F2=Löschen F3=Verlassen F7=Bild-ab F8=Bild-auf F4=Liste F5=Aktualisieren (C) Copyright Comarch AG 2001, 2010
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im Verhältnis zu anderen Bereichskonten.
Geben Sie im Feld 'KONTO' jenes Konto an, im Verhältnis zu dem umgelegt werden soll. Die Felder 'KONSTANTE' und '%' bleiben leer. Der Wert der 'von Kostenstelle' wird im Verhältnis zu den Werten der eingegebenen Konten aufgeteilt.
Beispiel: Die Umlage erfolgt im Verhältnis zur Menge.
Abbildung 14-17. Format EL: 'Umlagen anlegen/ändern - Verhältnis zu anderen Konten'
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SAG-Comarch Doku AG Umlagen anlegen/ändern ÄNDERN DKSUMW EL 28.10.03 16:42 DOKUUSER EUR UMW
von Kostenstelle: K K0100 nach Kostenstelle: im Verhältnis Konto % Konto Konstante K K0200 M T001 K K0300 M T002
Nächste Eingabe: von Kostenstelle: K K0100 verzweigen in F2=Löschen F3=Verlassen F7=Bild-ab F8=Bild-auf F4=Liste F5=Aktualisieren (C) Copyright Comarch AG 2001, 2010
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Sie haben nun folgende Möglichkeiten:
· Eingabe einer neuen Kostenstelle, von der umgelegt werden soll
Geben Sie im Bereich NÄCHSTE EINGABE. 'von Kostenstelle' die gewünschte Kostenstelle ein und drücken Sie die Taste EINGABE. Weiter bei Punkt 3.
· Beenden
Drücken Sie die Taste EINGABE, um die angezeigten Daten zu verarbeiten. Anschließend drücken Sie die Taste F3
14.4.3 Umlagenstammliste drucken
Mit Hilfe dieses Menüpunktes können Sie die erfassten Umlagen ausdrucken.
Die Umlagenstammliste kann immer nur für eine Buchhaltung ausgedruckt werden.
1. Auswahl Menüpunkt 2 (Expertcode UML), Umlagenstammliste, im Menü MENUML, Umlagen
Abbildung 14-18. Druckbeispiel Umlagenstammliste (Auszug)
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SAG-Comarch Doku AG 841122 UMLAGENSTAMMLISTE Seite 1 Firma: SAG DVR 0000012
------von-Kostenstelle----------- -------nach-Kostenstelle---------- Prozent ------Konto im Verhältnis--------- --Verh-Konst.--
K 100 Kostenstelle 10 K 300 Kostenstelle 300 10,00 K 400 Kostenstelle 400 5,00 K 600 Kostenstelle 600 7,00 T TR01 Kostenträger 01 20,00 T TR02 Kostenträger 02 30,00 T TR03 Kostenträger 03 25,00 K 200 Kostenstelle 200 K 100 Kostenstelle 100 10,00
Listen-Nr. I74 DKSUML-1 11.12.03 Zeit 15:09 V4M1P03300 (Letzte) Seite 1 BAO-Datei: I740001 DOKUUSER |
14.4.4 Umlagebuchungen erstellen
Die Buchung der Umlage bewirkt die Berechnung der aktuellen umzulegenden Kosten und das Buchen dieser Werte.
Die Umlage erfolgt periodenweise, wobei jeweils der Periodensaldo umgelegt wird.
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Anmerkung: |
Das System prüft ob eine Berechtigung zum Erstellen der Umlagebuchungen besteht. Die Berechtigungsprüfung erfolgt mit Hilfe der Sicherheitsklasse des Benutzers und der betroffenen Konten. |
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Hinweis: |
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Die Umlagenbuchungen werden in der Buchführungswährung durchgeführt. |
1. Auswahl Menüpunkt 3 (Expertcode UME), Erstellen Umlagebuchungen, im Menü MENUML, Umlagen
2. Falls bereits Umlagen erstellt wurden, diese aber noch nicht in der DKS Finanzdatenbank verbucht wurden, bzw. wenn Daten für die Stapelübernahme vorhanden sind, die noch nicht gebucht wurden, wird das Bildschirmformat BE mit der Frage angezeigt, ob Sie die bestehenden Daten löschen wollen:
J
Die erstellten, noch nicht gebuchten Umlagedaten werden gelöscht
N
Die erstellten, noch nicht gebuchten Umlagedaten bleiben erhalten. Der jetzige Buchungslauf wird abgebrochen.
3. Die aktuelle Periode und Geschäftsjahr werden angezeigt. Diese Werte können gegebenenfalls überschrieben werden. Die Umlage kann nur in noch nicht gesperrten Perioden erfolgen
Abbildung 14-19. Format UK: 'Auswahl Erstellen Umlagebuchungen'
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SAG-Comarch Doku AG Erstellen Umlagebuchungen EINGABE DKSUMA UK 28.10.06 16:47 DOKUUSER EUR UME
Auswahl
Periode : 01 Geschäftsjahr : 2006
verzweigen in F3=Verlassen F4=Liste F5=Aktualisieren F16=Drucken (C) Copyright Comarch AG 2001, 2010
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Falls die Umlage bereits für die ausgewählte Periode durchgeführt wurde, wird eine Warnung angezeigt.
Wollen Sie die Umlage für die gewählte Periode nicht durchführen, haben Sie folgende Möglichkeiten
o Drücken Sie die Taste F3. Die Arbeit wird beendet
o Drücken Sie die Taste F5. Sie können nun eine andere Periode eingeben.
Wollen Sie die Umlage für die gewählte Periode trotzdem durchführen, drücken Sie die Taste EINGABE. Die Umlagebuchungen werden erstellt.
4. Anschließend wird abgefragt, ob die Umlagewerte verbucht werden sollen
o Geben Sie 'J' ein, werden die Umlagen in der DKS Finanzdatenbank verbucht werden sollen.
o Geben Sie 'N' ein wenn Sie die Umlagen nicht verbuchen wollen.
5. Die Umlagewerte werden berechnet und, wenn im Punkt 4. 'J' eingegeben wurde, verbucht. Ein Umlagejournal wird gedruckt
Abbildung 14-20. Druckbeispiel Umlagenjournal(Auszug)
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SAG-Comarch Doku AG 841122 Umlagenjournal Firma: SAG DVR 0000012
------- von Kostenstelle --------- ---------nach Kostenstelle ------ Alle Beträge in: EUR
E K1000 Erlöskonto K1000 K T001 Produktgruppe 001 31.12.98 00000165 10000,00 H K T002 Produktgruppe 002 31.12.98 00000165 26666,50 H K T003 Produktgruppe 003 31.12.98 00000165 13333,00 H E T001 Erlöskonto Produktgr. E T002 Erlöskonto Produktgr. 31.12.98 00000165 3000,00 H K K0100 Kostenstelle 100 K K0200 Kostenstelle 200 31.12.98 00000165 600,00 H K K0300 Kostenstelle 300 31.12.98 00000165 900,00 H M K1000 Mengenkonto K1000 M T001 Mengenkonto T001 31.12.98 00000165 50,00 H M T002 Mengenkonto T002 31.12.98 00000165 20,00 H M T003 Mengenkonto T003 31.12.98 00000165 30,00 H
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14.4.5 Umlagensimulation durchführen
Mit Hilfe dieses Menüpunktes ist es möglich, die Umlagen zu simulieren. Ein Journal mit den entsprechenden Umlagewerten wird gedruckt, aber es erfolgt keine Buchung der Umlage.
Auswahl Menüpunkt 5 (Expertcode UMS), Umlagensimulation, im Menü MENUML, Umlagen
Der übrige Ablauf ist gleich wie beim Menüpunkt zum Erstellen der Buchungen (siehe 14.4.4, "Umlagebuchungen erstellen", wobei aber die Frage, 'Umlagewerte sofort verbuchen', entfällt).
Als Kontrollmöglichkeit erfolgt ein Ausdruck eines simulierten Umlagejournals.
Siehe auch
14.5 Budgetierung von Kosten
Die Budgetierung der Kosten erfolgt über die Eingabe von Budgetwerten im Finanzinformationssystem.
Die Budgetwerte können entweder gesamt pro Kostenstelle/-träger erfasst werden oder detailliert pro Kostenart.
Eine genaue Anleitung zur Erfassung des Budgets finden Sie in Kapitel 7, "Budgetierung" Finanzinformationssystem.
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