DKS-Finanzauswertungen Benutzerhandbuch

Teil 1. Finanzinformationssystem

Kapitel 1. Umfang und Möglichkeiten des Finanzinformationssystems

1.1 Überblick über die Funktionen

Das Finanzinformationssystem bietet Ihnen die Möglichkeit, die im System gespeicherten Kontenumsätze und Buchungen nach verschiedenen Gesichtspunkten zu strukturieren und für bestimmte Zeiträume darzustellen. Die Darstellung erfolgt in Form von vordefinierten Auswertungsarten auf Liste, wobei die erstellte Liste auch auf dem Bildschirm angezeigt werden kann. Das Erstellen von Auswertungen ist nicht auf eine einzelne Buchhaltung beschränkt, sondern kann - abhängig von den vergebenen Berechtigungen im Anwendungspaket - über beliebige Firmen oder Buchhaltungen durchgeführt werden (Konsolidierung).

Die Funktionen des Finanzinformationssystems sind in mehrere Teilbereiche gegliedert, die jeweils unterschiedliche Anforderungen an den Benutzer stellen und folgende Arbeitsabläufe umfassen:

Auswertungen erstellen

Festlegen der Auswertungsvariante, des Zeitrahmens der Auswertung und Eingabe der Konsolidierungsauswahl (wenn gewünscht). Es können mehrere Auswertungen gleichzeitig abgerufen werden.

Das Ergebnis sind die fertigen Auswertungen am Drucker und in einer Datei.

Auswertungsdefinitionen warten

Festlegen des Aufbaus und Inhalts von (zu einem späteren Zeitpunkt abrufbaren) Auswertungen einschließlich der eventuell benötigten Rechenbestimmungen

Auswertungsgruppen warten

Zusammenfassung von Konten zu Gruppen, die bei der Definition von Auswertungen wieder verwendet werden können und Eingabe von Budgetwerten für Gruppen oder Konten.

Auditliste erstellen

Die Auditliste prüft, ob die Konten einer Auswertung vorhanden sind, sich außerhalb der gewählten Einschränkungen befinden oder doppelt vergeben wurden.

Reorganisation

Entfernen der zum Löschen vorgemerkten Daten des Finanzinformationssystems, wobei die Arbeiten Reorganisation von Auswertungsdefinitionen/Auswertungsgruppen und Budgetdaten getrennt durchgeführt werden können.

Die nachfolgende Aufstellung zeigt einige der möglichen Anwendungen:

· Finanzauswertungen:

o Bilanz

o Erfolgsrechnung

o Kennzahlenanalyse

· Auswahlauswertungen:

o Kostenstellenauswertungen mit Umlagen

o Produkt(gruppen)erfolgsrechnungen

1.2 Beschreibung des Arbeitsablaufes

Das Finanzinformationssystem wird über eigene Menüs gesteuert, mit dem Sie alle Arbeiten für die Auswertungen durchführen können.

Die Menüpunkte werden in folgenden Menüs aufgerufen:

MENFIS und MENFI2:

MENFIS DKS Finanzinformationssystem

Firma: SAG Comarch Doku AG

Nach Auswahl Eingabe nächster Satz.

1. Auswertungsgruppen warten AGW

2. Auswertungsdef. warten ADW

3. Auditgruppen warten AUGW

4. Auswertungen erstellen AWE

5. Gesch. Auswertungen erstellen AWEG

6. Auditliste AUL

7. Auswertungsgruppenplan AGL

8. Budgetstammliste ABL

9. Auswertungsstammliste AWSL

10. Auditgruppenliste AUGL

70. Finanzinformationssystem 2 MENFI2

80. Hauptmenü DKS

Nummer der Auswahl oder Expertcode oder Befehl

===>

F1=Testmodus F3=Verlassen F5=Aktualisieren F24=Weitere Tast.

(C) Copyright Comarch AG 2001, 2010

MENFI2 DKS Finanzinformationssystem 2

Firma: SAG Comarch Doku AG

Nach Auswahl Eingabe nächster Satz.

1. Auswertungen drucken AWL

2. Auswertungen anzeigen AWA

3. Erstellte Auswertungen löschen AWLOE

5. Reorg.Auswertungsdef./gruppen AWX

6. Reorg.Budgetwerte ABX

8. Budgetwerte kopieren ABK

70. Finanzinformationssystem MENFIS

80. Hauptmenü DKS

Nummer der Auswahl oder Expertcode oder Befehl

===>

F1=Testmodus F3=Verlassen F5=Aktualisieren F24=Weitere Tast.

(C) Copyright Comarch AG 2001, 2010

Durchführung

1. Auswahl Menüpunkt 8, Finanzinformationssystem, im Hauptmenü DKS

2. Anzeige des Menüs MENFIS, Finanzinformationssystem

3. Sie haben jetzt folgende Möglichkeiten:

Menüpunkt AUSWERTUNGSGRUPPEN WARTEN

zum Erfassen, Ändern und Löschen der Auswertungsgruppen, der Gruppenauflösungen (Zuordnung von Einzelkonten zu Auswertungsgruppen) und der Budgetwerte

Menüpunkt AUSWERTUNGSDEFINITIONEN WARTEN

zum Erfassen, Ändern und Löschen von Auswertungsleitdaten, Auswertungsbestimmungen und Rechenbestimmungen

Menüpunkt AUDITGRUPPEN WARTEN

zum Erfassen, Ändern und Löschen der Auditgruppen und der Gruppenauflösungen (Zuordnung von Einzelkonten zu Auditgruppen)

Menüpunkt AUSWERTUNGEN ERSTELLEN

Sie können Auswertungen erstellen lassen, wobei Sie die Auswertungsleitdaten für den Abruf ändern und den Zeitraum für die Auswertung festlegen können. Weiters können Sie die Konsolidierungsauswahl eingeben und aus einer Übersicht über alle gespeicherten Auswertungen eine bestimmte auswählen. Zum Erstellen abrufbar sind nur ungeschützte Auswertungen.

Menüpunkt GESCH. AUSWERTUNGEN ERSTELLEN

Gleich wie vorheriger Menüpunkt, jedoch können auch geschützte Auswertungen zum Erstellen abgerufen werden.

Menüpunkt AUDITLISTE

Sie können Auditlisten erstellen lassen, wobei Sie angeben können, gegen welche Auswahl- bzw. Kontogruppen geprüft werden soll. Weiters können Sie auswählen, ob gegen gelöschte, mehrfach definierte und/oder gesperrte Konten geprüft werden soll.

Menüpunkt AUSWERTUNGSGRUPPENPLAN

Sie können eine Liste über ausgewählte Auswertungsgruppen und deren Auflösung ausdrucken lassen.

Menüpunkt BUDGETSTAMMLISTE

Sie können eine Liste über ausgewählte Budgetwerte des Finanzinformationssystem drucken lassen.

Menüpunkt AUSWERTUNGSSTAMMLISTE

zum Druck der im System gespeicherten Auswertungen (Formulare) ohne Auflösung der Auswertungsgruppen

Menüpunkt AUDITGRUPPENLISTE

Sie können eine Liste über ausgewählte Auditgruppen und deren Auflösung ausdrucken lassen.

Menüpunkt FINANZINFORMATIONSSYSTEM 2

Sie können auf das Folgemenü des Finanzinformationssystems verzweigen.

Durchführung

1. Auswahl Menüpunkt 70, Finanzinformationssystem 2, im Menü FIS

2. Anzeige des Menüs MENFI2, Finanzinformationssystem 2

3. Sie haben jetzt folgende Möglichkeiten:

Menüpunkt AUSWERTUNGEN DRUCKEN

Zur Ausgabe der erstellten Auswertungen auf Liste. Den Menüpunkt benötigen Sie nur, wenn eine Druckwiederholung erfolgen soll, da die Auswertungen nach dem Erstellen automatisch ausgedruckt werden.

Menüpunkt AUSWERTUNGEN ANZEIGEN

Sie können die erstellten Auswertungen mit Unterstützung des Systems auf Bildschirm anzeigen lassen.

Menüpunkt ERSTELLTE AUSWERTUNGEN LÖSCHEN

Sie können erstellte Auswertungen, die nicht mehr benötigt werden, löschen.

Menüpunkt REORG. AUSWERTUNGSDEF./GRUPPEN

zum Löschen von Auswertungen (Leerformularen) und den zugehörenden Auswertungsbestimmungen, Rechenbestimmungen und auswertungsspezifischen Auswertungsgruppen sowie zum Löschen von Auswertungsgruppen, ihren Auflösungen und Budgetwerten

Menüpunkt REORG. BUDGETWERTE

Sie können die Budgetwerte des Finanzinformationssystems - nicht aber die Budgetwerte aus den Kontostammdaten - bis zu einer anzugebenden Periode aus dem System löschen.

Menüpunkt BUDGETWERTE KOPIEREN

zum Kopieren von Budgetwerten

1.3 Ablauf beim Erstellen von Auswertungen

Abbildung 1-1. Vorgehensweise beim Erstellen von Auswertungen

Leerformular vorhanden? *““> ja *“““>““““““““““““““““““*

* |

| nein |

V |

*““““““““““““““““““““““““* |

| Entwurf der | auf dem Papier |

| gewünschten Auswertung | |

*““““““““““““““““““““““““* |

* |

V |

*““““““““““““““““““““““““* |

| Auswertungsdefinitionen| am Bildschirm |

| erfassen | |

*““““““““““““““““““““““““* |

* |

V |

Alle benötigten Gruppen *“> ja *“““>““““““““““* |

vorhanden ? | |

* | |

nein | | |

V | |

*““““““““““““““““““““““““* | |

| Auswertungsgruppen | am Bildschirm | |

| auflösen | | |

*““““““““““““““““““““““““* | |

* | |

V | |

*““““““““““““““““““““““““* mit dem | |

| Auswertungsstammliste | System | |

| drucken und überprüfen |<““““““““““““““““““““““+““““*

*““““““““““““““““““““““““* auf der Liste |

* |

V |

*““““““““““““““““““““““““* |

| Auswertung erstellen | am Bildschirm |

| (abrufen), | |

| ev. Konsolidierung |<““““““““““““““““““““““*

| auswählen |

*““““““““““““““““““““““““-

*““““““““““““““““““““““““*

| erstellte Auswertung | mit dem System

| erneut drucken |

*““““““““““““““““““““““““*