DKS-Finanzauswertungen Benutzerhandbuch

Kapitel 7. Budgetierung

7.1 Budgetierungsarten

Budgetwerte werden zum Erstellen von Budgetvergleichen oder für Spaltenauswertungen, in denen eine oder mehrere Spalten Budgetwerte enthalten, benötigt. Die Eingabe der Budgetwerte kann

· direkt bei den Kontostammdaten

· im Finanzinformationssystem

erfolgen.

Das Erfassen von Budgetwerten in den Kontostammdaten erfolgt über das Bildschirmformat der Umsatzdaten einzeln je Konto und Periode. Sie können daher bei den Stammdaten keine Budgetwerte für Kontogruppen erfassen.

Im Finanzinformationssystem kann eine Budgetierung für folgende Kombinationsmöglichkeiten erfolgen:

1. Einzelkonten (Beispiel: Energieaufwand)

2. Kontogruppen (Beispiel: Sachaufwand)

3. Einzelkonto in Auswahlkonto (Beispiel: Energieaufwand in Kostenstelle A)

4. Einzelkonto in Auswahlgruppe (Beispiel: Energieaufwand im Profitcenter A)

5. Kontogruppe in Auswahlkonto (Beispiel: Sachaufwand in Kostenstelle A)

6. Kontogruppe in Auswahlgruppe(Beispiel: Sachaufwand im Profitcenter A)

Die kombinierten Budgetwerte werden für Auswahlauswertungen benötigt. Die darin enthaltenen Umsatzwerte können vom System über den Buchungsstoff nach verschiedenen Kriterien (z. B. Kostenstellen) aufgegliedert werden. Für die Aufgliederung der Budgetwerte ist es nötig, dass diese gesondert eingegeben werden.

Die Eingabe der Budgetwerte erfolgt in der Buchführungswährung und wird automatisch umgerechnet.

Doppelte Budgetwerte

Wenn das System beim Erstellen einer Auswertung feststellt, dass z. B. sowohl die Kontogruppe als auch die Konten der gleichen Kontogruppe Budgetwerte aufweisen, so wird immer der hierarchisch höhere Begriff für die Auswertung herangezogen. Die Reihenfolge ist in der oben angeführten Liste enthalten, wobei 1 die niedrigste Stufe darstellt.

Umgekehrt gilt, dass der Budgetwert einer Kontogruppe, die selbst keinen Budgetwert eingetragen hat, aus den Budgetwerten der Einzelkonten aufsummiert wird.

7.1.1 Budgetwerte anlegen/ändern

Sie können Budgetwerte des Finanzinformationssystems

· einzeln je Periode

· für einen bestimmten Periodenbereich, wahlweise mit gleichmäßiger Aufteilung auf die einzelnen Perioden, oder mit Aufteilung im Verhältnis einer anderen, bereits definierten Budgetaufteilung

erfassen, und zwar

· für Kontogruppen oder einzelne Konten (für Finanzauswertungen)

· oder für Kombinationen Kontogruppe oder Konto/Auswahlgruppe oder Auswahlkonto (für Auswahlauswertungen).

Anmerkung:

Beachten Sie den Unterschied zwischen Budgetwerten des Finanzinformationssystems und Budgetwerten der Kontenstammwartung (siehe Kapitel 6.6.1, "Beschreibung der Sachkonten" DKS-Handbuch).

Durchführung

1. Geben Sie am Bildschirmformat YC (Auswertungsgruppen definieren) oder RE (Zeilenbestimmungen, Auswahlgruppen) oder YD (Auflösen Auswertungsgruppen) in der Vorspalte einer der angezeigten Zeilen den Zeilencode 'B' ein und drücken Sie die Taste EINGABE.

2. Das Bildschirmformat YE wird angezeigt. Wenn für die ausgewählte Auswertungsgruppe bereits Budgetwerte eingegeben wurden, werden die Werte der ersten 6 Perioden und ein eventueller Vortrag des aktuellen Geschäftsjahres angezeigt, sonst ist der Bildschirm leer.

Abbildung 7-1. Format YE: 'Auswertungsgruppen Budget'

SAG-Comarch Doku AG Auswertungsgruppen warten EINGABE DKSAGW YE

28.10.03 11:30 DOKUUSER EUR

AGW

A U S W E R T U N G S G R U P P E N - B U D G E T

Kontogr/Konto : *WERBUNG Bezeichnung: Werbekosten

Auswahlgr/Kto : Bezeichnung:

Geschäftsjahr : 2002

SOLL HABEN SALDO

Vortrag :

Periode 01 : 15.000,00 15.000,00 S

02 : 15.000,00 30.000,00 S

03 : 15.000,00 45.000,00 S

04 : 15.000,00 60.000,00 S

05 : 15.000,00 75.000,00 S

06 : 15.000,00 90.000,00 S

Nächste Arbeit:

Kontogr/Kto Auswahlgr/Kto Jahr Pernr

*WERBUNG 2003 01 Anzeige Tsd.: N

Aufteilen Budget: S/H: bis Pernr:

wie

F12=Vorh. Anzeige F7=Bild-ab F8=Bild-auf F4=Liste F24=Weitere Tast.

3. Überprüfen Sie, ob Sie die richtige Kombination von Kontogruppe oder Konto/Auswahlgruppe oder Auswahlkonto und das richtige Geschäftsjahr angezeigt erhalten; wenn nicht, geben Sie diesen Wert im Bereich 'Nächste Arbeit' ein und drücken Sie die Taste EINGABE.

4. Sie haben nun folgende Möglichkeiten:

o Ändern bzw. Neueingabe von Budgetwerten:
Geben Sie die benötigten Werte für Soll oder Haben einzeln je Periode ein bzw. überschreiben Sie die vorhandenen Werte.

o Aufteilen eines Wertes auf einen Periodenbereich:
Geben Sie im Feld AUFTEILEN BUDGET das S/H Kennzeichen und den Betrag ein, der aufgeteilt werden soll. Begrenzen Sie den Periodenbereich (Obergrenze, Untergrenze) durch Eingabe von gültigen Periodennummern in die Felder PERNR und BIS PERNR.

o Der Betrag wird auf diesen Periodenbereich

§ gleichmäßig aufgeteilt, wenn keine Eingabe in der Zeile neben dem Feld WIE erfolgt.

§ im Verhältnis einer bereits definierten Budgetaufteilung aufgeteilt, wenn in der Zeile neben WIE eine gültige Budgetaufteilung bezeichnet wird (Kontogruppe oder Kombination).

Beachten Sie

Beim Aufteilen werden Budgetwerte nur dann in einer Periode abgestellt, wenn in dieser noch kein Budgetwert eingetragen ist; bestehende Werte werden beim Aufteilen nicht überschrieben (ist dies dennoch erwünscht, so können Sie vorher die eingetragenen Werte auf 0 setzen).

§ In diesem Fall wird nicht der gesamte eingegebene Wert verteilt.

§ Sie sollten darauf achten, dass die Kombination von Auswertungsgruppe und Geschäftsjahr, in deren Verhältnis Sie aufteilen wollen, gleich viele Perioden umfasst wie die Auswertungsgruppe und das Geschäftsjahr, die Sie gerade budgetieren. Es wäre zwar auch möglich, verschieden lange Geschäftsjahre anzugeben, aber dann darf der Inhalt von BIS PERNR nicht größer sein als die letzte Periode des kürzeren Geschäftsjahrs. In diesem Fall werden nur die angegebenen Perioden für die Aufteilung herangezogen. Wenn Sie z. B. von 4 Quartalsperioden auf 12 Monatsperioden umstellen und die Vorjahreswerte übernehmen, dann werden diese Werte im Verhältnis der Quartale 1 bis 4 auf die Monate 1 bis 4 aufgeteilt, während ab dem fünften Monat keine Budgetwerte übernommen werden.

Tabelle 7-1. Eingabefelder im Bildschirmformat YE

Feld	Eingabe	Werte	Auswirkung
Budget-Soll	wahlweise	Betrag	Budget Soll je Periode
Budget-Haben	wahlweise	Betrag	Budget Haben je Periode

Nächste Eingabe
Kontogr/Konto	zwingend	gültige Kontogruppennummer	Budgetwartung für Kontogruppe
		gültige Kontonr	Budgetwartung für Konto
Auswahlgr/Kto	wahlweise	gültige Kontogruppennummer	Budgetwartung für Kontogr/Konto in einer Auswahlgruppe
		gültige Kontonr	Budgetwartung für Kontogr/Konto in einem Auswahlkonto einer Auswahlgruppe
		keine Eingabe	Budgetwartung nur für Kontogruppe oder Konto
Jahr	zwingend	gültiges Geschäftsjahr	Für dieses Jahr werden Budgetwerte festgelegt.
Pernr	zwingend	gültige Periode	Ab dieser Periode werden Budgetwerte angezeigt. Bei Aufteilung: Untergrenze

Aufteilen Budget
(Betrag)	wahlweise	Betrag positiv	Budgetwert, der aufzuteilen ist
S/H	wahlweise	S	Budgetwert wird auf 'Soll' aufgeteilt.
		H	Budgetwert wird auf 'Haben' aufgeteilt.
in Tausend	wahlweise	J	Betrag in Tausend
		N	Betragswert 'normal'
bis Pernr	wahlweise	gültige Periode	Budgetaufteilung erfolgt bis zu dieser Periode im laufenden Jahr.
wie (Kontogr/Kto Auswahlgr/Kto Jahr)			Budgetwertaufteilung im gleichen Verhältnis wie angegebene Kombination

7.1.2 Budgetwerte kopieren

Beim Kopieren der Budgetwerte können diese von einem Geschäftsjahr in ein anderes übernommen werden. Durch die Angabe eines Abweichungsfaktors können die Werte dabei in einem konstanten Verhältnis vergrößert werden. Weiters besteht die Möglichkeit anzugeben, ob vorhandene Budgetwerte überschrieben werden sollen oder nicht.

Das 'von' und das 'in Geschäftsjahr' müssen eine idente Anzahl von Perioden aufweisen.

Am Bildschirmformat
Zum Kopieren geben Sie an, welche Werte wie zu kopieren sind. Die Eingaben in diesem Bildschirmformat bewirken die Auswahl der zu kopierenden Werte. Sie können nur jeweils eine Auswahl eingeben.

Durchführung

1. Auswahl Menüpunkt 8 (Expertcode ABK), Budgetwerte kopieren, im Menü MENFI2, Finanzinformationssystem 2

2. Das Bildschirmformat YG wird leer angezeigt. Geben Sie die Daten für die Auswahl ein und drücken Sie die Taste EINGABE.

Abbildung 7-2. Format YG: 'Budget kopieren'

SAG-Comarch Doku AG Budgetwerte kopieren EINGABE DKSKBA YG

28.10.03 11:33 DOKUUSER EUR

ABK

B U D G E T K O P I E R E N

Kopieren von Geschäftsjahr: 2002

Kopieren in Geschäftsjahr: 2003

Abweichungsfaktor in % : 2,8

Vorh. Werte überschreiben : N

F2=Löschen F3=Verlassen F4=Liste F5=Aktualisieren F6=Wechsel Firma

3. Das Bildschirmformat YG wird erneut angezeigt. Wenn die Auswahl verarbeitet werden soll, drücken Sie die Taste F3. Das Menü FINANZINFORMATIONSSYSTEM 2 wird erneut angezeigt.

Sie können aber auch eine weitere Auswahl treffen und so mehrere Kopiervorgänge in einem Arbeitschritt veranlassen oder mit der Taste F6 die zugeordnete Firma / Buchhaltung wechseln. Wollen Sie die getroffene Auswahl nicht durchführen, so drücken Sie die Taste F2. Dadurch wird die Auswahl gelöscht und die Budgetwerte werden nicht kopiert.

Tabelle 7-2. Eingabefelder am Bildschirmformat YG

Feld	Eingabe	Werte	Auswirkung
Kopieren von Geschäftsjahr	zwingend	gültiges Geschäftsjahr	Budgetwerte dieses Geschäftsjahres werden kopiert.
Kopieren in Geschäftsjahr	zwingend	gültiges Geschäftsjahr	Geschäftsjahr, in das die Budgetwerte kopiert werden.
Abweichungsfaktor in %	wahlweise	Prozentwert	Die kopierten Periodenwerte werden um den Prozentsatz verändert.

7.1.3 Budgetwerte reorganisieren

Die Reorganisation der Budgetwerte des Finanzinformationssystems ermöglicht es, alle Budgetwerte bis zu einem bestimmten Geschäftsjahr oder einer bestimmten Periode zu entfernen.

Anmerkung:

Die Reorganisation der Budgetwerte der Kontodaten erfolgt mit Reorganisieren der Konten.

Sie benötigen die Funktion

· zusätzlich zur Funktion der Reorganisation von Buchungen, wenn Sie wirklich alle Aufzeichnungen im Anwendungspaket über bestimmte Perioden löschen wollen.

· für die Budgetwerte der Kombinationen Konto/Kontogruppe - Auswahlkonto/Auswahlkontogruppe, da diese Werte nicht im Rahmen der sonstigen Reorganisation gelöscht werden.

Für die Reorganisation der Budgetwerte können Sie eine Auswahl treffen.

Durchführung

1. Auswahl Menüpunkt 6 (Expertcode ABX), Reorg Budgetwerte, im Menü MENFI2, Finanzinformationssystem 2

2. Das Bildschirmformat YH wird leer angezeigt. Geben Sie die Periode ein, bis zu der reorganisiert werden soll (oder nur ein Geschäftsjahr) und drücken Sie die Taste EINGABE. Die Reorganisation wird im Hintergrund durchgeführt. Wollen Sie keine Reorganisation durchführen, so drücken Sie die Taste F3.

Abbildung 7-3. Format YH: 'Budget reorganisieren'

SAG-Comarch Doku AG Reorg.Budgetwerte EINGABE DKSKRA YH

28.10.03 11:34 DOKUUSER EUR

ABX

B U D G E T R E O R G A N I S I E R E N

Reorganisieren Geschäftsjahr: 1999

Periode :

verzweigen in

F3=Verlassen F4=Liste F5=Aktualisieren

Tabelle 7-3. Eingabefelder am Bildschirmformat YH

Feld	Eingabe	Werte	Auswirkung
Geschäftsjahr	zwingend	gültiges Geschäftsjahr	Budgetwerte bis zu diesem Geschäftsjahr werden gelöscht.
Periode	zwingend	gültige Periode im Geschäftsjahr	Buchungsperiode, bis zu der reorganisiert wird.