DKS-Finanzauswertungen Benutzerhandbuch

Kapitel 6. Auswertungsgruppen

6.1 Beschreibung der Auswertungsgruppen

Auswertungsgruppen sind die Stammdaten für die Auswertungen. Mit Hilfe von Auswertungsgruppen werden Konten der DKS Finanzdatenbank zu Gruppen zusammen gefasst, die später bei der Definition von Auswertungen der wichtigste Bestandteil zur Bestimmung des Inhalts einer Auswertung sind.

Die Daten der Auswertungsgruppen sind für den Benutzer in drei Arbeitsbereiche gegliedert:

· Gruppendefinitionen enthalten alle gespeicherten Gruppen und ihre Namen

· Auflösungen der Gruppendefinitionen enthalten die Einzelkonten, aus denen die Gruppen bestehen

· Budgetwerte enthalten die Budgetwerte des Finanzinformationssystems (zu unterscheiden von den Kontenbudgets).

Die Wartung der Auswertungsgruppen kann entweder für eine Buchhaltung erfolgen oder für alle Buchhaltungen einer Firma. Sie können buchhaltungsunabhängige Gruppen auch dann verwenden, wenn die Einzelkonten einer Gruppe in den Buchhaltungen unterschiedlich sind. Beim Erstellen der Auswertung für die gesamte Firma werden dann jeweils alle gefundenen Einzelkonten in eine Gruppe einbezogen.

Die Gruppendefinitionen sind für die beiden übrigen Dateneinheiten (Auflösungen und Budget) bestimmend. Das bedeutet, dass

· bei einer Änderung des Löschkennzeichens der Gruppendefinition auch das Löschkennzeichen der Auflösungen und der Budgetwerte gesetzt wird

· bei der Reorganisation der Gruppen die dazugehörenden Auflösungen und Budgetdaten gelöscht werden.

Durch die Definition von Auswertungsgruppen werden mehrere Konten unter einem gemeinsamen Begriff abgespeichert, die Anzahl der Konten ist beliebig.

Anmerkung:

Auswertungsgruppen ist der Überbegriff für 'Kontogruppen' und 'Auswahlgruppen'. Ob eine Gruppe der einen oder der anderen Kategorie zugerechnet wird, wird durch ihre Verwendung in der Auswertung festgelegt. Grundsätzlich kann jede Auswertungsgruppe in der einen oder anderen Art oder auch in beiden Arten verwendet werden.

6.2 Auswertungsgruppen warten

Es gibt zwei Möglichkeiten, wie Sie Auswertungsgruppen bearbeiten (warten) können:

1. Menüpunkt AUSWERTUNGSGRUPPEN WARTEN

Über diesen Menüpunkt sollten nur auswertungsunabhängige Gruppen erfasst, verändert oder zum Löschen vorgemerkt werden (zum Begriff siehe Kapitel 1, "Umfang und Möglichkeiten des Finanzinformationssystems").

Auswertungsspezifische Gruppen werden beim Blättern nicht angezeigt.

2. Über die Funktion 'Zeilenbestimmungen warten' im Menüpunkt AUSWERTUNGSDEF. WARTEN (Bildschirmformat RE):

Bei den Zeilenbestimmungen steuern die Eingabefelder GRUPPENNR. und BEZEICHNUNG indirekt die Wartung von Auswertungsgruppen:

Wenn Sie im Feld GRUPPENNR. eine Gruppe angeben, die noch nicht existiert, und danach durch Eingabe des Auswahlcodes 'G' zum Auflösen der Gruppe verzweigen wollen, erhalten Sie eine Fehlermeldung. Eine Wartung von allgemeinen Gruppen ist nicht erlaubt.

Anmerkung:

Die Eingabe von Budgetwerten ('B' in der Vorspalte) ist erlaubt.

Wenn Sie im Feld BEZEICHNUNG einen Text eingeben und das Feld GRUPPENNR. leer lassen, wird beim Verzweigen mit dem Code 'G' eine Auswertungsgruppe angelegt; es handelt sich dabei um eine auswertungsspezifische Gruppe. Die neue Gruppe erhält als Gruppennummer die Auswertungsnummer und die Laufnummer der Zeile, die das Anlegen bewirkt hat.

Auswertungsspezifische Gruppen können nur auf diese Weise gebildet werden. Im Menüpunkt AUSWERTUNGSGRUPPEN WARTEN werden diese Gruppen beim Blättern nicht angezeigt. Sie gehören ausschließlich zu einer bestimmten Auswertung und teilen daher auch ihr Schicksal (Reorganisation).

Beachten Sie

Die Eingabe von Budgetwerten (Verzweigen mit 'B' in der Vorspalte) ist erst möglich, nachdem eine Gruppe aufgelöst wurde.

Auswertungsspezifische Gruppen werden beim Kopieren von Auswertungen NICHT mitkopiert.

6.2.1 Auswertungsgruppen anlegen/ändern

Durch die Definition von Auswertungsgruppen teilen Sie dem System mit, welche Auswertungsgruppen es gibt und welche Konten diese beinhalten.

Durchführung

1. Auswahl Menüpunkt 1 (Expertcode AGW), Auswertungsgruppen warten, im Menü MENFIS, Finanzinformationssystem

2. Das Bildschirmformat YC (Auswertungsgruppen definieren) wird leer angezeigt. Geben Sie im Feld NÄCHSTE GRUPPENNUMMER die Nummer der ersten Auswertungsgruppe ein, die Sie anzeigen wollen. Wenn Sie buchhaltungsunabhängige Gruppen bearbeiten wollen, geben Sie im Feld BUCHHALTUNG AKTIV 'N' ein (vorgeschlagen wird 'J'). Drücken Sie die Taste EINGABE.

Anmerkung:

Wenn noch keine Gruppen existieren, können Sie sofort mit dem Anlegen beginnen, indem Sie einfach die Leerzeilen ausfüllen.

Abbildung 6-1. Format YC: 'Auswertungsgruppen definieren'

SAG-Comarch Doku AG Auswertungsgruppen warten ÄNDERN DKSAGW YC

28.10.03 11:17 DOKUUSER EUR

AGW

A U S W E R T U N G S G R U P P E N D e f i n i e r e n

Gruppennr Gruppenbezeichnung Gruppenbezeichnung-2 Lökz

*BERATUNG Anwalt / Beratung Kostenart A

*BEZUG Belastete Bezugsgröße Bezugsgröße A

*BEZUGL geleistete Bezugsgröße Bezugsgröße A

*EINSATZ kalk. Wareneinsatz Zusatzkostenart A

*ENERGIE Energiekosten Kostenart A

*ERLÖS Erlös Erlös A

*ERLÖSMIND kalk. Erlösminderungen Zusatzkostenart A

*GEHALT Gehaltkosten Kostenart A

*HAUPTKOST Hauptkostenstellen Konsolidierung A

*KALKAFA kalk. Afa Zusatzkostenart A

Kopieren Auswertungsgruppen von bis

aus Firma/Buchhaltung /

Nächste Gruppennummer:

F3=Verlassen F7=Bild-ab F8=Bild-auf F4=Liste F24=Weitere Tast.

Tabelle 6-1. Eingabefelder im Bildschirmformat YC

Feld	Eingabe	Werte	Auswirkung
(Verarbeitungscode)	wahlweise	E	Neue Zeilen können zwischen vorhandene eingefügt werden.
		G	Gruppe auflösen: verzweigen zur Funktion 'Auflösen'.
		B	verzweigen zu 'Budget warten'
		A	Lösch-Kz wird von 'L' auf 'A' geändert.
		L	Lösch-Kz wird von 'A' auf 'L' geändert; Daten werden bei Reorganisation gelöscht.
Gruppennr	zwingend	beliebig bei Neueingabe	Identifikation einer Auswertungsgruppe
Gruppenbezeichnung	zwingend	beliebig	Name der Auswertungsgruppe
Gruppenbezeichnung 2	wahlweise	beliebig	zweiter Name der Auswertungsgruppe
Kopieren Auswertungsgruppen von	wahlweise	beliebig	legt Untergrenze für die zu kopierenden Gruppen fest
		keine Eingabe	keine Untergrenze
Kopieren Auswertungsgruppe bis	wahlweise	beliebig	legt Obergrenze für die zu kopierenden Gruppen fest
		keine Eingabe	keine Obergrenze beim Kopieren; nur erlaubt, wenn 'von' leer
aus Firma / Buchhaltung	wahlweise	Firma/Buchhnr.	Gruppen aus der angegebenen Buchhaltung werden kopiert.
		nur Firma	Buchhaltungsunabhängige Gruppen aus der Firma werden kopiert.
Nächste Gruppennummer	zwingend	beliebig Auswertungsgruppe	Anzeige beginnt ab dieser Gruppennummer.
Buchhaltung aktiv	zwingend	N	Es werden buchhaltungsunabhängige Auswertungsgruppen bearbeitet.
		J	Es werden Auswertungsgruppen der zugeordneten Buchhaltung verwendet.

4. Das Bildschirmformat YC wird mit bis zu 10 Auswertungsgruppen erneut angezeigt.

6.2.2 Auswertungsgruppen kopieren

Kopieren von Auswertungsgruppen (und Kontenzuordnungen je Firma)

Das Kopieren von Auswertungsgruppen aus anderen Buchhaltungen oder Firmen bietet eine einfache Möglichkeit zur Erfassung der Auswertungsgruppen. Kopiert werden dabei nicht nur die eigentlichen Gruppendefinitionen, sondern auch die Auflösung (Kontenzuordnung), nicht aber die Budgetwerte. Voraussetzung für das Kopieren ist, dass der Benutzer, der den Vorgang durchführt, die Berechtigung zum Aufruf des Menüpunkts in der Firma, aus der kopiert wird, besitzt.

Sie können den Kopiervorgang am Bildschirmformat YC durchführen, indem Sie die benötigten Angaben in die entsprechenden Felder eintragen (siehe Beschreibung der Eingabefelder im Bildschirmformat YC). Sie dürfen dabei allerdings keine andere Arbeit, z. B. 'Einfügen' oder 'Springen', vom System verlangen (Ausnahme: Überschreiben der Bezeichnungen von angezeigten Definitionen).

Auswertungsgruppen, die bereits in Ihrem Arbeitsbereich existieren, werden nicht mitkopiert (gleiche Gruppennummer).

Durch die Kombination der Eingabefelder beim Kopieren ergeben sich folgende Varianten:

· Kopieren eines Bereichs von Auswertungsgruppen (von - bis) oder einer Einzelgruppe aus einer anderen Firma ohne Angabe einer Buchhaltung: damit werden buchhaltungsunabhängige Daten kopiert.

· Kopieren eines Bereichs von Auswertungsgruppen (von - bis) oder einer Einzelgruppe aus einer anderen Buchhaltung mit Angabe von Firma und Buchhaltung: damit werden buchhaltungsspezifische Daten kopiert.

· Der Bereich muss nicht angegeben werden. Sie können so alle Gruppen aus einer Firma oder Buchhaltung kopieren.

Nach dem Kopiervorgang beginnt die Anzeige mit den gleichen Daten wie vorher, da es nicht erlaubt ist, die Eintragung im Feld NÄCHSTE GRUPPENNUMMER zu verändern.

Anmerkung:

Grund dieser Regelung ist, dass die kopierten Auswertungsgruppen automatisch in die bestehenden eingefügt, d. h. einsortiert werden und die Anzeige daher immer unvollständig bliebe. Auch beim Einfügen von Gruppen mit einer Gruppennummer, die außerhalb des Bereichs der Bildschirmanzeige liegt, sehen Sie die eingefügten Daten nicht.

6.2.3 Auswertungsgruppen auflösen

Für die vorhandenen Auswertungsgruppen können mit der Funktion 'Auflösen' Konten angegeben werden. Die Konten können einzeln erfasst oder über Von-Bis-Grenzen zugeordnet werden.

Zusätzlich können dynamische Kontogruppen angegeben werden. Eine dynamische Kontogruppe ist nix anderes wie eine F17-Auswahleinschränkung über Konten. Z.B. könnte eine Auswahleinschränkung KTOKL2 definiert werden und in dieser werden nur Konten mit Kontenklasse 2 selektiert.

Anmerkung:

Die Zuordnung von Kontobereichen oder dynamischen Kontogruppen hat den Vorteil, dass neue Konten automatisch bei der Auswertung berücksichtigt werden, wenn sie in den angegebenen Bereich fallen.

Durchführung

1. Geben Sie am Bildschirmformat YC (Auswertungsgruppen definieren) oder RE (Zeilenbestimmungen, Auswahlgruppen) in die Vorspalte einer der angezeigten Zeilen 'G' ein und drücken Sie die Taste EINGABE.

2. Das Bildschirmformat YD wird angezeigt. Wenn für diese Auswertungsgruppe bereits Kontozuordnungen eingegeben wurden, werden bis zu 10 Einzelzeilen angezeigt, sonst ist der Bildschirm leer.

Abbildung 6-2. Format YD: 'Auswertungsgruppen auflösen'

SAG-Comarch Doku AG Auswertungsgruppen warten EINGABE DKSAGW YD

28.10.03 11:24 DOKUUSER EUR

AGW

AUFLÖSEN der Auswertungsgruppe 01 - Gebäude

KA Kto/Ktogr Bezeichnung Kto-bis/Fa Lökz

3 01000 KONTENBEREICH 01999

Nächstes KA/Konto: 3 01000

Wechsel Auswertungsgruppe: 01

F12=Vorh. Anzeige F7=Bild-ab F8=Bild-auf F4=Liste F24=Weitere Tast.

Tabelle 6-2. Eingabefelder im Bildschirmformat YD

Feld	Eingabe	Werte	Auswirkung
(Verarbeitungscode)	wahlweise	E	Neue Zeilen können zwischen vorhandene eingefügt werden.
		B	verzweigen zu 'Auswertungsgruppen - Budget'
		A	Lösch-Kz wird von 'L' auf 'A' geändert.
		L	Lösch-Kz wird von 'A' auf 'L' geändert; Daten können reorganisiert werden.
KA (Kontoart)	Zwingend	1,2,3 'A'...'Z'	Kontoart der ausgewählten Konten
		*	wenn in dieser Zeile statt einem Konto eine dynamische Kontogruppe angegeben wird
Konto	Zwingend	gültiges Konto	Kontonummer des ausgewählten Kontos
		Eingaben wenn * in der Spalte KA eingegeben wurde:
	Zwingend	Stelle 1-8 gültige Auswahleinschränkung auf Konten	Stelle 1-8 Name eine gültige Auswahleinschränkung auf Konten; beachten Sie dass nur Auswahleinschränkungen möglich sind die 8 oder weniger Stellen Länge haben.
	Zwingend	Stelle 10 gültige Kontoart	Stelle 10 gültige Kontoart
Konto (bis)	wahlweise	beliebig	Der Kontobereich von Konto bis zu 'Konto bis' wird zugeordnet.
		Bei Eingabe eines Kontobereichs werden weder Konto noch Konto (bis) auf Gültigkeit überprüft.
		Nur wenn * in der Spalte KA eingegeben wurde:
		Firma, in der die im Feld Konto angegebene Auswahleinschränkung definiert ist
Nächstes Konto	wahlweise	beliebig	Anzeige beginnt ab Zuordnung, in der das Konto im Feld KONTO eingetragen ist.
Nächste Auswertungsgruppe	wahlweise	gültige Gruppennummer	Anzeige beginnt ab dieser Auswertungsgruppe.
Buchhaltung aktiv	zwingend	N	Es werden buchhaltungsunabhängige Auswertungsgruppen bearbeitet.
		J	Es werden Auswertungsgruppen der zugeordneten Buchhaltung verwendet.