DKS-Finanzdatenbank Benutzerhandbuch

19.7 UVA-Abgabe im Rahmen von Finanz-Online (nur österr. UVA)

Aufgrund einer Gesetzesänderung (BMF-Information: http://www.bmf.gv.at/steuern/Umsatzsteuer/Informationen/uva_info_20030325.htm ) muss die Übermittlung der österreichischen UVA ab April 2003 elektronisch im Rahmen von Finanz-Online erfolgen.

Der Abgabepflichtige kann dabei zwischen Dialogverfahren (=manuell erfasste Erklärung) oder Übermittlung (=xml-Datei) in Finanz-Online frei wählen.

Voraussetzung für die elektronische Abgabe der UVA ist eine Zugangskennung, die Unternehmer und Steuerberater beim jeweils zuständigen Finanzamt beantragen können.

Weiters sollte mindestens Client Access Version 5 installiert sein, da bei einer niedrigeren Version die xml-Datei manuell korrigiert werden muss.

Eine Beschreibung von Finanz-Online bzw. des sogenannten E-Governments finden Sie im Internet unter http://www.bmf.gv.at unter dem Link E-Government.

Beim Dialogverfahren übertragen Sie einfach die Werte vom DKS-Formular in das Internetformular. Verwenden Sie dabei statt der Spalte „Steuer“ die Spalte „Steuer errechnet“. Im Normalfall dürften hier maximal Cent-Differenzen auftreten. Die Spalte „Steuer errechnet“ wird nur ausgegeben, wenn beim UVA-Abruf Verprobung = „J“ ausgewählt wird.

Wenn Sie das Übermittlungsverfahren wählen, wird empfohlen den Inhalt des vorliegenden Kapitels einmal gründlich durchzuarbeiten.

19.7.1 Aktivierung der Dateierstellung

Neben der Möglichkeit die UVA manuell im Internet abzugeben, können Sie die erwähnte xml-Datei auch von DKS erstellen lassen.

Die Freischaltung der Dateierstellung ist in den Wahlfunktionen zur Umsatzsteuer (Expertcode FIRUSTWF) möglich WENN ein österreichisches Formular (z.B. UVA2004A) ausgewählt ist.

Siehe auch

Kapitel 4.2.3 Wahlfunktionen UVA

SAG-Comarch Doku AG F2 USt-Wahlfunktionen Änd. ÄNDERN SDWFI5 CJ

23.08.04 11:41 DOKUUSER EUR

FIRUSTWF

W A H L F U N K T I O N E N - U V A / Z M

Aktuelles UVA-Formular : UVA2004A Österreich ab 01.04.2004

Durchführungsvariante UVA (B/K): B Finanz-Online (Öster . UVA und ZM)

Differenz-UVA ausgeben (J/N): J Auswahl Dateierstellung (J/N): J

Steuerumbuchungen für UVA (J/N): J IFS-Verzeichnis für PC-Dateien:

Umbuchungsbelegart : UIE /SOFTM/A04159/SAG/FON

UVA-Paketnummer : 01

ZM-Paketnummer : 01

Kundeninfo:

Letzte Änderung von DOKUUSER am 01.06.2004

verzweigen in

F3=Verlassen F4=Liste F5=Aktualisieren F6=Formulare

(C) Copyright Comarch AG 2001, 2010

Wenn das Feld 'Auswahl Dateierstellung' auf 'J' gestellt ist, wird beim UVA-Abruf die Möglichkeit der Dateierstellung angeboten.

Beachten Sie

Wenn keine österreichische UVA erstellt wird, stellen Sie das Feld auf 'N'!

Bei Verwendung von Finanz-Online wird Durchführungsvariante B empfohlen, da nur bei dieser Durchführungsvariante bei allfälligen Berichtigungen eine vollständige Berichtigung der ursprünglichen Umsatzsteuervoranmeldung erstellt wird.

19.7.2 Auswahl beim UVA-Abruf

Wenn die Aktivierung im Rahmen von FIRUSTWF korrekt erfolgt ist, dann wird auf dem Auswahlbildschirm für die UVA das Feld 'Dateierstellung' ausgegeben.

Siehe auch

Kapitel 19.1.2 Umsatzsteuervoranmeldung - Durchführung

SAG-Comarch Doku AG USt-Voranmeldung vorläufig EINGABE DKSUVS QI

23.09.03 10:38 DOKUUSER EUR

UVV

Aktuelles UVA-Formular : UVA2003A Österreich ab 01.04.2004

Sort. Auswahl (von) (bis)

Steuerjahr : 2004

UVA-Periode : 04

EUST bis Steuerjahr :

EUST bis UVA-Periode :

Verprobung (J/N): J

Einzelnachweis (J/N): J

Druck anhalten (J/N): J

Heimatwährung : EUR

Durchführungsvariante : B

Differenz-UVA : J

Finanz-Online (Österr.UVA)

Dateierstellung (J/N): J

Antrag Buchg.SB (J/N): N

Ziffer(n) zu KZ 020 :

Kopien: 01

verzweigen in

F3=Verlassen F4=Liste F5=Aktualisieren

(C) Copyright Comarch AG 2001, 2010

Finanz.Online (Österr. UVA)

· Dateierstellung
Damit die Ausgabe erfolgt, muss im angeführten Feld J eingegeben werden. Default mäßig wird 'J' nur bei endgültigen monatlichen UVAs vorgeschlagen.

· Antrag Buchg.SB
In diesem Feld muss J angegeben werden, wenn im Rahmen von Finanz-Online via Internet im Menü "Eingaben" unter "Anträge" ein "Antrag auf Buchung von "Selbstbemessungsabgaben" gestellt werden soll.
Bei N wird das entsprechende Flag in der UVA-Datei nicht erstellt.

· Ziffer(n) zu KZ 020
In diesem Feld können die Ziffern für UVA-Zeile 020 (Steuerfr.o.Vstabz. §6 Abs.1 Z__) angegeben werden.
Hier muss eine Eingabe erfolgen, wenn in der UVA-Zeile 020 Werte gemeldet werden

19.7.3 Ergebnis Datei UXJJMMTTnn

Als Ergebnis der DKS-UVA wird nun auf dem System iSeries

· In der Firmenbibliothek

· Und im angegebenen IFS-Verzeichnis

eine Datei UXJJMMTTnn erstellt, welche anschließend auf einen PC mit Internetanschluss übernommen werden muss.

Die Datei wird während DKS-UVA zusätzlich zum Ausdruck erstellt und befindet sich in der Firmenbibliothek.

Der Name der Datei lautet UXJJMMTTnn, wobei

· JJMMTT Jahr, Monat und Tag der Erstellung sind

· nn eine laufende Nummer (innerhalb des jeweiligen Tages) darstellt; die höchste Nummer ist die letzte Datei

Beispiel: UX03042001 ... Datei wurde am 20.4.2003 erstellt und es ist die einzig/erste an diesem Tag erstellte UVA-Datei.

Mit dem Befehl „WRKOBJ OBJ(Firmenbibliothek/UX*)“ können alle in der Firmenbibliothek erstellten UX-Dateien angezeigt werden. Üblicherweise wird dies nicht benötigt.

Hinweis

Bei der Durchführung einer UVA werden unter Umständen mehrere UX-Dateien erstellt, da je UVA-Ausdruck eine UX-Datei erstellt wird. Die „richtige UX-Datei“ ist daher jene, die zum jeweiligen UVA-Ausdruck passt. Am UVA-Ausdruck wird im Seitenfuß der zugehörige Dateiname ausgegeben.

Hinweis

Bei sogenannten Differenz-UVA’s (siehe FIRUSTWF) wird keine UX-Datei erstellt.

Beachten Sie

Bei Übermittlung der UVA per Finanz-Online ist zu beachten, dass erst am nächsten Tag eine Antwort zu erwarten ist. Wenn eine negative Antwort zur Zurückweisung der Datei führt und die UVA daher als nicht eingereicht gilt, ist eine Übermittlung am letzten Tag sehr riskant, da jeder Fehler unweigerlich zu Säumnis- und Verspätungszuschlägen führt. Es wird daher in Zukunft nötig sein, die UVA spätestens am 12. oder 13. zu übermitteln.

Entgeltsberichtigungen und Negative Steuerbeträge (Stand 15.5.2003)

Aufgrund der ursprünglichen Vorgaben des Bundesministeriums für Finanzen für das UVA-Formular bzw. die UVA-Datei konnten im Rahmen von Finanz-Online bei der UVA, außer in den Zeilen 63, 67 oder 90, nur positive Bemessungsgrundlagen bzw. Steuerbeträge gemeldet werden. Erlösberichtigungen die Vorperioden betreffend müssten in den Zeilen 63, 67 oder 90 ausgegeben werden!

Zwecks Vereinfachung dieser komplizierten Abwicklung hat das Bmf in Zusammenarbeit mit der Kammer der Wirtschaftstreuhänder und der Wirtschaftskammer vereinbart (siehe auch Festlegung des Bmf http://www.bmf.gv.at/steuern/Aktuelles/UVA_Entgeltsberichtigung.htm), dass ggf. negative Bemessungsgrundlagen/Steuerbeträge in der jeweiligen KZ (z.B. 22) mit Null gemeldet werden müssen und eine eventuelle Steuerkorrektur in den Kennziffern 63, 67 oder 90 zu erfolgen hat – und damit keine Differenzierung zwischen aktueller und Vorperiode notwendig ist.

Eine dementsprechend angepasste Logik ist nun auch in der DKS-UVA enthalten.

In der Praxis bedeutet das, dass zum besseren Verständnis der Werte einer UVA unter Umständen auch der Einzelnachweis notwendig ist, da nur dort entnommen werden kann, wie sich die Werte der UVA-Zeilen 67 und 90 zusammensetzen.

Aus diesem Grunde steht bei der Steuerliste künftig ein Summenblatt zur Verfügung, wo entnommen werden kann, wie es zu den Werten in den jeweiligen UVA-Zeilen kommt.

Anmerkung: wenn der UVA-Abruf im Testmodus durchgeführt wird, werden weiterhin die negativen Beträge ausgedruckt. Die erstellte UVA-Datei ist in diesem Falle, wenn negative Beträge vorliegen, nicht für Finanz-Online geeignet.

Wichtiger Hinweis – mit Steuerberater klären!

Der oben angeführten Festlegung ist zu entnehmen, dass bei Entgeltsberichtigungen in der Umsatzsteuervoranmeldung kein Unterschied zwischen „laufendem oder vorangegangenem Voranmeldungszeitraum“ mehr gemacht wird. Aufgrund der weiters angeführten Regelung, die die Darstellung negativer Beträge betrifft, wird die Abstimmung zwischen monatlichen UVA’s und Jahreserklärung einerseits und zwischen monatlichen UVA’s und ZM andererseits erschwert.

Besprechen Sie daher die für Sie am besten passende Vorgehensweise mit Ihrem Steuerberater.

Dies hat unter Umständen auch Auswirkungen auf die Einstellung der Wahlfunktion „Durchführungsvariante“ B oder K (Expertcode FIRUSTWF).
Durchführungsvariante K ist für die Erstellung der UVA am besten geeignet, da hier keine Differenzierung zwischen aktueller und vorangegangenen UVA-Perioden gemacht wird.

Durchführungsvariante B wäre für die Abstimmung zwischen UVA und ZM zielführend.

Anfragen zu den genannten Abstimmungsproblemen wurden vom Bmf bisher nicht ausreichend beantwortet. Entscheidend wird aber jedenfalls die Jahreserklärung sein!

19.7.4 Ergebnis Datei UXJJMMTTnn.xml in IFS-Verzeichnis

Zusätzlich werden die erstellten Dateien im in FIRUSTWF angegebenen IFS-Verzeichnis ausgegeben. Dem Dateinamen wird aber noch „.xml“ hinzugefügt, da die Dateien in dieser Dateiart erstellt wurden.

Diese Dateien sind für den Versand an Finanz-Online geeignet.

19.7.5 Übergabe im Internet

Wie schon erwähnt, muss der Zugang zu Finanz-Online (FON) beantragt werden, wonach vom jeweiligen Finanzamt die entsprechenden Zugangsdaten erteilt werden.

Nach der Anmeldung wird folgender Bildschirm angezeigt – wählen Sie hier den Menüpunkt Eingaben und hier wiederum 'Übermittlung'.

In weiterer Folge werden die möglichen Erklärungen angezeigt, wobei die Umsatzsteuervoranmeldung ausgewählt werden muss.

Weiters muss in beiden Fällen die zu übertragende Datei angegeben werden. Entweder kann diese direkt eingegeben oder mit der Schaltfläche 'Durchsuchen' ausgewählt werden:

Nach Auswahl oder Eingabe der abzuschickenden Datei kann die Übertragung gestartet werden, indem die Schaltfläche "Datei senden" betätigt wird.

Für erstmalige Übertragungen kann zwischen Test- und Produktionsübermittlung ausgewählt werden.

Üblicherweise werden nur am Anfang – solange bis die erste Übermittlung erfolgreich abgewickelt werden kann - Testübermittlungen erfolgen.

Eine Hinweismeldung informiert Sie über das erfolgreiche oder nicht erfolgreiche Abschicken der Datei.

Einige Zeit später sollten Sie die Databox oder das Posteingangsbuch (unter Admin) kontrollieren und überprüfen, ob Nachrichten bezüglich der übermittelten UVA vorliegen.

Wenn Fehler gemeldet werden, sollte mit dem Bmf abgeklärt werden, was die Ursache für die Abweisung der Datei ist – danach können die entsprechenden Korrekturen vorgenommen und die Datei wiederholt abgesendet werden.

19.7.6 Firmenindividuelle UVA’s

Bei firmenindividuellen UVA’s sind möglicherweise auch firmenindividuelle Korrekturen der UVA-Dateien notwendig. Wenn diese Korrekturen automatisiert werden können, kann dies im Schnittstellenprogramm UVLUSR01 erledigt werden.

Es ist aber zu beachten, dass die Kennziffern des UVA-Formulares unbedingt einzuhalten sind.

Beispielsweise könnte die Kennziffer 46 mit dem Energiesteuersatz ergänzt werden. Hiefür ist in der Datei T2 ein entsprechender UVL-Satz zu ergänzen und ist in der Datei K2 (Programm UXA) die entsprechende XML-Schablone zu erweitern.

19.7.7 Beispiel einer UVA-Datei für Finanz-Online

<?xml version="1.0" encoding="iso-8859-1"?>

<ERKLAERUNGS_UEBERMITTLUNG>

<INFO_DATEN>

<ART_IDENTIFIKATIONSBEGRIFF>FASTNR</ART_IDENTIFIKATIONSBEGRIFF>

<PAKET_NR>1</PAKET_NR>

<DATUM_ERSTELLUNG type="datum">2003-04-09</DATUM_ERSTELLUNG>

<UHRZEIT_ERSTELLUNG type="uhrzeit">14:09:16</UHRZEIT_ERSTELLUNG>

<ANZAHL_ERKLAERUNGEN>1</ANZAHL_ERKLAERUNGEN>

</INFO_DATEN>

<ALLGEMEINE_DATEN>

</ALLGEMEINE_DATEN>

<LIEFERUNGEN_LEISTUNGEN_EIGENVERBRAUCH>

</STEUERFREI>

</VERSTEUERT>

</LIEFERUNGEN_LEISTUNGEN_EIGENVERBRAUCH>

<INNERGEMEINSCHAFTLICHE_ERWERBE>

<VERSTEUERT_IGE>

</VERSTEUERT_IGE>

</INNERGEMEINSCHAFTLICHE_ERWERBE>

</VORSTEUER>

</ERKLAERUNG>

</ERKLAERUNGS_UEBERMITTLUNG>

Bei obigem Beispiel ergibt sich eine Zahllast von € 2.003,00.

19.7.8 Erstellung einer Paket-UVA

Unter Paket-UVA ist eine UVA-Datei zu verstehen, die mehrere Erklärungen für unterschiedliche Steuerpflichtige beinhaltet.

Paket-UVA’s können derzeit aus gesetzlichen Gründen nur von Steuerberatern, Wirtschaftstreuhändern etc. abgegeben werden. Solange dies aufrecht bleibt, ist bei Mehrfirmen-Installationen die beste Lösung, wenn ein rechtlicher Befugter die UVA’s für alle oder mehrere Firmen im Rahmen einer oder mehrerer Paket-UVA abgibt.

Die Alternative ist immer nur das persönliche Anmelden bei Finanz-Online, das Auswählen der Datei usw. ... was bei vielen Firmen mühsam und zeitaufwendig werden kann.

Die Paket-UVA zeichnet sich dadurch aus, dass im TAG <IDENTIFIKATIONSBEGRIFF> die Steuernummer des Angemeldeten aufscheint und in weiterer Folge beliebig viele Erklärungen (TAG <ERKLAERUNG>) folgen können. In den Erklärungen, die durch den TAG <SATZNR> unterschieden werden, können dann die UVA’s der einzelnen Klienten/Firmen ausgegeben werden.

Für die Realisierung dieser Anforderung steht die Schnittstelle UVLUSR01 zur Verfügung. Wir empfehlen in diesem Falle die Erstellung der UX-Dateien in der DKS-Bibliothek (z.B. unter dem Namen UXP#JJMMnn), wobei die Zuordnung über die in FIRUSTWF hinterlegte UVA-Paketnummer erfolgen kann.

19.7.9 Fragen & Antworten

Im folgenden die wichtigsten Fragen, die im Zusammenhang mit diesem Thema auftreten können:

· MUSS die UVA über Finanz-Online abgegeben werden?
Wenn der Steuerpflichtige über einen Internetanschluss verfügt, besitzt er die technischen Voraussetzungen und ist damit zur Abgabe der UVA auf diese Art verpflichtet. Detailfragen oder rechtliche Aspekte klären Sie bitte mit Ihrem Steuerberater.

· Wo bekommt man die Zugangsdaten?
Bei zuständigen Finanzamt können Unternehmer oder Steuerberater eine Zugangskennung beantragen, mittels welcher Sie im Internet die Möglichkeit zur Abgabe der UVA-Datei erhalten.

· Wie erfolgt die Abgabe der UVA über Finanz-Online?
Entweder kann die UVA im Menü „Eingabe“ bei Menüpunkt „Erklärungen“ manuell eingegeben werden – oder es muss im Menü „Eingabe“ bei Menüpunkt „Übermittlung“ eine PC-Datei mit Dateityp xml (z.B. UVA0307.xml) abgegeben werden, in welcher die UVA enthalten ist.

· Ändert sich etwas am zeitlichen Ablauf?
Wir empfehlen die Abgabe der UVA – speziell, wenn die xml-Datei abgegeben wird – zu einem früheren Zeitpunkt wie bisher durchzuführen. Andernfalls haben Sie im Fehlerfalle (Ablehnung vom Bmf kommt möglicherweise erst am nächsten Tag!) vielleicht zu wenig Zeit für die notwendigen Korrekturen.

· Welche Datei gehört zu welchem UVA-Ausdruck?
Auf dem von DKS erstellten UVA-Ausdruck wird im Seitenfuß auch der Name der erstellten Datei angeführt.

· Was mache ich, wenn die DKS-UVA nicht 100% stimmt? (z.B. bei Eigenverbrauch)
Geben Sie in diesem Falle die UVA am besten manuell als Erklärung im Internet ab – hier können Sie alle Beträge so eingeben, wie sie nach Ihrem Ermessen richtig sind.

· Was mache ich, wenn die UVA von Finanz-Online abgelehnt wird?
Zuerst muss der Grund der Ablehnung erkannt werden. Wenn die Korrektur klar ist, müssen Sie die xml-Datei neu erstellen (z.B. durch korrekte Buchungen) oder manuell korrigieren (mit z.B. Notepad) oder Sie geben die UVA am besten manuell als Erklärung im Internet ab. Dabei können Sie alle Beträge so eingeben, wie sie nach Ihrem Ermessen richtig sind.
Stellen Sie jedoch immer die rechtzeitige Abgabe sicher – andernfalls werden Säumniszuschläge verrechnet!

· Wann werden Säumniszuschläge verrechnet?
Laut Information des Bmf: Wird eine UVA am Nachmittag des letzten Tages der Abgabefrist übermittelt, ist bei nicht ordnungsgemäßer Einbringung die Fehlermeldung erst am folgenden Tag in der Databox abrufbar. Sofern die korrigierte UVA noch am selben Tag (bzw. am nächsten Werktag) übermittelt wird, tritt kein Verspätungszuschlag ein.

· (Wie) Können der Datei noch manuelle Änderungen hinzugefügt werden?
Wenn Sie noch manuelle Korrekturen haben, dann muss die Datei UXJJMMTTnn geändert werden. Dies kann entweder manuell nach Durchführung der UVA (z.B. mittels DFU) erfolgen, oder es kann die vorhandene Programmschnittstelle UVLUSR01 verwendet werden.
Es kann aber natürlich auch erst die auf den PC übernommene Datei (z.B. mit Notepad) korrigiert werden.
Beachten Sie: damit die Datei erfolgreich an Finanz-Online übermittelt werden kann, muss sie inhaltlich richtig sein – durch falsche manuelle Korrekturen kann die Datei daher unbrauchbar werden.
Hinweis: Im Zweifelsfalle geben Sie die UVA nicht als PC-Datei ab, sondern erfassen Sie diese bei Finanz-Online manuell (Menü Eingabe, Menüpunkt Erklärung).

· Wie kann mit der DKS-UVA Eigenverbrauch gemeldet werden?
DKS wird die UVA-Zeile Eigenverbrauch erst ab Version V4M1 vollständig unterstützen, da hiefür eine Dateiänderung notwendig ist.
Vorläufige Vorgehensweise: Sie müssen mit eigenen Steuercodes buchen, die wie normale Mehrwertsteuercodes (z.B. M20) definiert sind. Die Summe der Steuerbasen dieser Steuercodes (aus dem Steuereinzelnachweis) müssen Sie aus dem Ergebnis von Kennziffer (UVA-Zeile) 000 herausrechnen und getrennt als Eigenverbrauch anführen.
Die UVA kann in diesem Fall nicht als PC-Datei abgegeben werden, sondern muss bei Finanz-Online manuell erfasst werden (Menü Eingabe, Menüpunkt Erklärung) – außer die UVA-Datei selbst wird korrigiert – siehe vorige Frage & Antwort.

· Kann eine Testübermittlung der PC-Datei erfolgen?
Es können auch Testübergaben durchgeführt werden – Sie müssen nur die richtige Auswahl am Bildschirm treffen!
Wenn die Datei technisch richtig ist und die Finanzamts- und Steuernummer stimmen, kann die Datei übermittelt werden – andernfalls wird sie sofort abgelehnt.
Die Überprüfung, ob die Datei inhaltlich richtig ist, erfolgt vom Bmf erst einige Zeit (bis zu 12 Stunden) später. Kontrollieren Sie daher zu einem späteren Zeitpunkt, ob Sie diesbezügliche Nachrichten in der Databox finden.

· Die UX-Datei wird nicht erstellt oder ist leer
Die UX-Datei wird erstellt, wenn
-) die entsprechende Wahlfunktion (Dateierst. F. Finanz-Online) im Firmenstamm (Expertcode FIRUSTWF) aktiviert ist
-) UND beim Abruf der UVA im Feld „Dateierstellung für Finanz-Online“ J angegeben wird
-) UND ein UVA-Ausdruck mit den UVA-Zeilen gemäss österreichischem Formular erstellt wird.
-) UND keine sogenannte Differenz-UVA (siehe FIRUSTWF) vorliegt
Wenn kein UVA-Ausdruck erstellt wird, wird auch keine UX-Datei erstellt!
Mit dem Befehl „WRKOBJ OBJ(Firmenbibliothek/UX*)“ können alle in der Firmenbibliothek erstellten UX-Dateien angezeigt werden.

· Können alte UX-Dateien gelöscht werden?
Wir empfehlen, dass jedenfalls eine Version der UX-Datei aufbewahrt wird.
Entscheiden Sie selbst, ob Sie die PC-Dateien oder die iSeries-Dateien aufbewahren möchten. Die Größe der Dateien ist absolut vernachlässigbar.

· Wie ist bei Berichtigungen früherer Meldungen zu verfahren?
Zu unterscheiden vom Unterkapitel Entgeltsberichtigungen, wo es um die Darstellung von negativen Beträgen und die Einstellung der Durchführungsvariante geht.
Berichtigungen bereits abgegebener Meldungen können mittlerweile ebenfalls via Finanz-Online abgegeben werden. Der TAG ARE darf jedoch hier nicht verwendet werden. Die Berichtigung muss alle UStVA-relevanten Daten enthalten und ersetzt die ursprüngliche Meldung.
Zu beachten ist jedoch, dass korrekte Berichtigungen (also wiederholte Ausgabe der kompletten UVA) nur dann möglich sind, wenn in FIRUSTWF Durchführungsvariante B verwendet wird.
Generell empfehlen wir Berichtigungen im Dialogverfahren durchzuführen, da Sie in diesem Falle Ihre Eingaben und die ermittelte Zahllast genau kontrollieren können, was bei Abgabe in Dateiform nicht in diesem Umfang möglich ist.

· Ist auch die Jahreserklärung bei Finanz-Online abzugeben?
Die Abgabe des U1 im Rahmen von Finanz-Online ist zwischenzeitlich auch möglich. Die Abgabe dieser Erklärung ist in DKS nicht möglich und sollte sicherheitshalber entweder im Dialogverfahren oder von Ihrem Steuerberater durchgeführt werden!

· Können/Müssen auch Leermeldungen abgegeben werden?
Technisch gesehen sind auch Nullmeldungen möglich – inwiefern dies finanzrechtlich notwendig ist, besprechen Sie bitte mit Ihrem Steuerberater.

· Weitere Informationsquellen
www.wko.at im Bereich E-Government; hier gibt es auch ein Forum zu FON
Voraussetzung ist die Mitgliedschaft bei der Wirtschaftskammer
www.bmf.gv.at in den Bereichen E-Government, Steuern, usw.
Beachten Sie auch eventuelle Hinweise in der Databox (sobald Sie Mitglied bei Finanz-Online sind)
www.comarch.de unsere Website mit allen wichtigen Informationen zu DKS.

19.8 Austausch UVA-Formular

Die Finanzbehörden ändern mittlerweile fast jährlich das UVA-Formular, womit auch in DKS unter Umständen eine Formularumstellung notwendig sein könnte.

Da in DKS derzeit immer nur ein UVA-Formular aktiv sein kann, können Formularänderungen nicht automatisch eingespielt werden, da hier auch manuelle Kontrollen und Anpassungsarbeiten in der DKS Desk top Finanzdatenbank notwendig sind.

Auch sollten vor einer Umstellung auf ein neues Formular zuerst die UVAs für alte noch nicht abgeschlossene Zeiträume ausgedruckt werden, damit nach der Umstellung eine Kontrolle der jeweiligen Werte erfolgen kann.

Die technische Zusammensetzung eines UVA-Formulares wird im Kapitel Firmenindividuelle Umsatzsteuervoranmeldung beschrieben.

UVA-Formulare in den DKS-Musterdaten

Damit ein neues UVA-Formular in den DKS-Musterdaten verfügbar ist, muss entweder eine PTF-Einspielung mit den neuen Musterdaten erfolgen oder ist die Einspielung einer Einzelkorrektur notwendig, welche die Musterdaten austauscht.

Besuchen Sie in regelmäßigen Abständen unsere Internet-Website www.comarch.de, da hier möglicherweise kurzfristig neue UVA-Formulare angekündigt werden. Speziell das österreichische Finanzministerium sorgt für laufende Neuerungen.

Ein UVA-Formular einer Firma zuordnen

Damit ein neues UVA-Formular in einer Firma verwendet werden kann, muss es in FIRUSTWF mit Funktionstaste F6 ausgewählt werden. Die Installation in der jeweiligen Firma erfolgt automatisch und unmittelbar nach der Auswahl.

Einstellung als aktuelles UVA-Formular

Anschließend kann das installierte UVA-Formular auch als aktuelles UVA-Formular eingestellt werden. Die in der Firma installierten Formulare können mit Befehlstaste F4 Auswahlunterstützung angezeigt werden.

Hinweis

Die früher verfügbare Funktion CVTUVAFORM steht ab V4M1 nicht mehr zur Verfügung, da das Einstellen neuer UVA-Formulare künftig, wie oben beschrieben, in FIRUSTWF erfolgt.

Neuanlage einer Firma

Bei der Neuanlage einer Firma mit Musterdatenübernahme von Comarch wird automatisch das letztgültige UVA-Formular installiert. Hier sind keine Umstellungsarbeiten notwendig.

19.8.1 Die richtigen Arbeiten zum richtigen Zeitpunkt

Im folgenden wird zwischen alten und neuen Zeiträumen unterschieden. Alte Zeiträume sind jene, wo noch das alte UVA-Formular anzuwenden ist – neue Zeiträume sind jene, wo das neue Formular anzuwenden ist.

UVAs für alte Zeiträume

Bei UVAs für das alte Jahre (z.B. bis 31.12.2002) kann noch das alte Formular verwendet werden. Es sind keine Korrekturen oder Anpassungen notwendig.

Eine zu frühzeitige Formularumstellung würde bewirken, dass keine korrekten UVAs für die alten Jahre mehr erstellt werden können.

Buchungen in neuen Zeitraum

Ab den ersten Buchungen für den neuen Zeitraum müssen die notwendigen neuen Steuercodes verfügbar sein. Diese können selbst angelegt werden und werden NICHT von der Konvertierung erzeugt.

Beachten Sie, dass jeweils schon zum Zeitpunkt der Buchungen Ustva-Kennziffern eingetragen sein muss (zumindest irgendeine), andernfalls die Buchung niemals wieder von einer UVA ermittelt werden kann. Die korrekte Ustva-Kennziffer muss aber spätestens vor der ersten vorläufigen oder endgültigen UVA eingetragen sein.

UVAs für neue Zeiträume

Die Formularumstellung muss rechtzeitig vor der ersten vorläufigen oder endgültigen monatlichen UVA für den neuen Zeitraum (z.B. ab 1.1.2003) durchgeführt werden.

19.8.2 Vorbereitung der Umstellun g

Die folgenden Arbeitsschritte sind erst dann durchzuführen, wenn die DKS auf die Verwendung des neuen UVA-Formulares umgestellt werden soll.

Ausdruck einer Firmenstammliste

Sie benötigen die Firmenstammliste zur Ermittlung der Ustva-Kennziffern, wenn wider Erwarten nach der Umstellung auf das neue UVA-Formular noch eine UVA für einen alten/früheren Zeitraum durchgeführt werden muss.

Beachten Sie auch das Kapitel „Nachträglich notwendige UVAs für alte Zeiträume“ wo beschrieben ist, wie in einem solchen Fall vorgegangen werden muss.

Drucken Sie daher mit dem Expertcode FIL eine Firmenstammliste aus und bewahren Sie diese an einem sicheren Ort auf.

Wenn Sie die jährliche UVA für alte Zeiträume erledigt haben und später mit Sicherheit nicht (mehr) benötigen, dann setzen Sie nach dem Ausdruck der Firmenstammliste weiter unten beim Kapitel „Durchführung von vorläufigen monatlichen UVAs für neue Zeiträume“ fort.

Durchführung endgültiger monatlicher UVAs für alte Zeiträume

Wenn Sie alle Buchungen in frühere Zeiträume bereits erfasst und die benötigten Umsatzsteuervoranmeldungen (UVAs) bereits erstellt haben, dann können Sie weiter unten bei „Durchführung von vorläufigen monatlichen UVAs für neue Zeiträume“ fortsetzen.

Anderenfalls führen Sie endgültige monatliche UVAs für noch nicht endgültig gemeldete alte Zeiträume durch.

Bewahren Sie diese an einem sichern Ort auf. Es sind die letzten Ausdrucke mit dem alten UVA-Formular und sie bilden zusammen mit eventuell noch folgenden Steuereinzelnachweisen die Grundlage für Ihre endgültigen Meldungen oder Berichtigungen für frühere noch nicht abgeschlossene Zeiträume.

Ausdruck einer jährlichen UVA für alte Zeiträume

Anderenfalls führen Sie eine vorläufige oder endgültige jährliche UVA für noch nicht endgültig gemeldete Umsatzsteuerjahre in den alten Zeiträumen durch.

Bewahren Sie diese an einem sichern Ort auf – es ist der letzte Ausdruck mit dem alten UVA-Formular und sie bildet zusammen mit eventuell noch folgenden Steuereinzelnachweisen (Korrekturbuchungen) die Grundlage für Ihre endgültige jährliche Meldung für frühere noch nicht abgeschlossene Zeiträume.

Beachten Sie

Bei der jährlichen UVA werden nur Steuerdaten aus endgültigen monatlichen UVAs berücksichtigt.

Durchführung von vorläufigen monatlichen UVAs für neue Zeiträume

Führen Sie für alle Monate in den neuen Zeiträumen (z.B. im Jahr 2003), für die bereits UVA-relevante Buchungen vorliegen und für die Sie noch keine endgültige UVA durchgeführt haben, eine vorläufige monatliche UVA durch.

Diese UVAs sollten Sie durchführen, da damit nach der Umstellung auf das neue UVA-Formular kontrolliert werden kann, ob die zu meldenden Beträge im neuen Formular an der richtigen Stelle erscheinen und vollständig sind.

Um die vorläufigen UVAs vor und nach der Umstellung vergleichen zu können, führen Sie in der Zwischenzeit keine Buchungen durch.

Durchführung vorläufige jährliche UVA für neue Zeiträume

Wurden im neuen Zeitraum schon endgültige monatliche UVAs durchgeführt, so können Sie auch die jährliche UVA abgleichen:

Führen Sie dazu eine vorläufige jährliche UVA für den neuen Zeitraum durch.

Die erstellte Auswertung benötigen Sie, damit Sie nach der Umstellung auf das neue Formular überprüfen können, ob die berechnete Zahllast gleich jener vor der Umstellung ist.

Beachten Sie

Bei der jährlichen UVA werden nur Steuerdaten berücksichtigt, die bereits bei einer endgültigen monatlichen UVA gemeldet wurden.

19.8.3 Umstellung auf das neue UVA-Formular

Die Umstellung auf das neue Formular erfolgt in der Wartung der Wahlfunktionen zur Umsatzsteuer mit Expertcode FIRUSTWF, indem das aktuelle UVA-Formular auf das gewünschte neue UVA-Formular abgeändert wird.

Siehe dazu auch die Erläuterungen am Anfang dieses Kapitels 19.8 Austausch UVA-Formular.

Falls ein firmenindividuelles UVA-Formular definiert wurde und vorliegt, beachten Sie auch das Kapitel - „Firmenindividuelle UVA“. Sie müssen in diesem Fall selbst über das weitere Vorgehen bestimmen.

19.8.4 Nach der Umstellung auf das neue UVA-Formular

Das neue UVA-Formular ist nun installiert und als aktuelles UVA-Formular eingestellt und wird daher künftig bei allen UVAs der jeweiligen Firma verwendet. Das alte Formular ist zwar noch verfügbar, wird aber nur noch dann verwendet, wenn es wieder als aktuelles UVA-Formular eingestellt würde.

Führen Sie nun die folgenden Kontrollen durch:

Kontrolle / Korrektur von Steuercodes

· Starten Sie mit dem Expertcode FIRSTEUER die Steuercode-Wartung.

· Kontrollieren Sie die eingetragenen Ustva-Kennziffern. Mit F4-Auswahlunterstützung im Feld Ustva-Kennziffer können Sie die Bedeutung der Ustva-Kennziffer ermitteln. Es dürfen keine Steuercodes mit ungültigen Ustva-Kennziffern aktiv sein!

· Um diesen Umstand gänzlich auszuschließen, können Sie zusätzlich eine Firmenstammprüfliste (Expertcode FPL) abrufen.

· Alte nicht mehr benötigte Steuercodes dürfen nur gelöscht werden, wenn sie im Buchungsstoff nicht mehr verwendet werden. Dies kann z.B. mit einem Query ermittelt werden. Sicherheitshalber sollten solche Steuercodes im System belassen werden – jedoch sollte die Ustva-Kennziffer nach Möglichkeit auf einen vernünftigen Wert geändert werden.

· Falls neue Steuersätze anfallen müssen neue Steuercodes angelegt werden.
Üblicherweise betreffen diese die Umsatzsteuer, Vorsteuer und Erwerbssteuern.
Die allenfalls benötigen Steuercodes anlegen, indem am besten die Vorgänger als Muster definiert werden (F10) und dann ausgehend von diesen die neuen Steuercodes anlegen und im Bereich Bezeichnung, Ansatz, Abzugsbetrag, Steuerkonten, Skontokonten und Ausbuchungskonten entsprechend anpassen.

Eventuell Sachkonten neu anlegen

Bei Einführung neuer Steuersätze sollten neue Steuerkonten, Skontokonten und Ausbuchungskonten angelegt werden.

Dies geschieht am besten indem die Vorgänger (z.B. Konto für Umsatzsteuer 16%) als Musterkonto definiert werden und dann das neue Konto (Umsatzsteuer 19%) darauf basierend angelegt wird.

Wenn mehrere Buchhaltungen im Einsatz sind, müssen die Konten auch in den einzelnen Buchhaltungen angelegt werden.

Je nach Notwendigkeit auch neue Bereichskonten anlegen.

Belegarten kontrollieren

Wenn neue Steuersätze eingeführt werden: Steuercodes oder Sachkonten könnten in Belegarten angegeben sein, daher diese kontrollieren und allenfalls abändern und/oder neue Belegarten anlegen.

Dauerbuchungen kontrollieren

Wenn neue Steuersätze eingeführt werden: Steuercodes oder Sachkonten könnten in Dauerbuchungen angegeben sein, daher diese kontrollieren und allenfalls abändern und/oder neue Dauerbuchungen anlegen.

ABB-Buchungsdefinitionen kontrollieren

Wenn neue Steuersätze eingeführt werden: Steuercodes oder Sachkonten könnten in ABB-Buchungsdefinitionen angegeben sein, daher diese kontrollieren und allenfalls abändern und/oder neue Buchungsdefinitionen anlegen.

FIS-Auswertungen kontrollieren

Wenn neue Steuersätze eingeführt werden: Sachkonten könnten in FIS-Auswertungen bzw. Auswertungsgruppen angegeben sein, daher diese kontrollieren und allenfalls abändern und/oder neue Buchungsdefinitionen anlegen.

Kontrolle monatliche UVA und UVA-Formular

Führen Sie die vorläufige monatliche UVA für die neuen Zeiträume (z.B. Januar 2003) durch.

Das Gesamtergebnis (Zahllast/Überschuss) sollte mit dem Gesamtergebnis der monatlichen UVA übereinstimmen, die Sie vor der Umstellung durchgeführt haben.

Kontrolle jährliche UVA

Falls Sie im neuen Zeitraum (z.B. Jahr 2003) bereits endgültige monatliche UVAs erstellt haben, können Sie auch die jährliche UVA abgleichen:

Führen Sie dazu eine vorläufige jährliche UVA für den neuen Zeitraum (z.B. ab 1.1.2003) durch.

Das Gesamtergebnis (Zahllast/Überschuss) sollte mit dem Gesamtergebnis der jährlichen UVA übereinstimmen, die Sie vor der Umstellung durchgeführt haben.

Ende der Kontrollen

Damit ist die Umstellung auf das neue UVA-Formular in der ausgewählten Firma beendet.

Alle geschilderten Arbeitsschritte sind in allen Firmen durchzuführen, wo das UVA-Formular geändert werden soll.

19.8.5 Firmenindividuelle UVA

Wenn Sie über eine firmenindividuelle UVA verfügen, dann ist auch die Umstellung auf das neue UVA-Formular firmenindividuell und kann nicht oder nur teilweise mit den zur Verfügung gestellten Hilfen vorgenommen werden.

UVA-Formular anpassen

Die Basis für die neuen UVA-Formulare ist im Savfile DKSMMOD in der DKS-Bibliothek enthalten. Dort gibt es entsprechende UVA-Dateien (z.B. Datei UVA2003A oder UVA2003D) sowie eine gleichnamige Dataarea mit alter und neuer UVA-Kennziffer für die Konvertierung der Ustva-Kennziffer in der Steuercodedatei F4. Die Dataarea ist allerdings derzeit nicht in Verwendung und wird voraussichtlich auch nicht benötigt werden, da es unwahrscheinlich ist, dass die Finanzministerien die Bedeutung der Kennziffern so ändern, dass es zu Konflikten kommen kann .

Siehe auch Kapitel 19.1.4 „Firmenindividuelle Umsatzsteuervoranmeldung“.

Änderung vorhandener Steuercode-Definitionen

Die Änderung der in den Steuercode-Definitionen eingetragenen Ustva-Kennziffern (sofern überhaupt notwendig!) ist vermutlich manuell durchzuführen.

Kontrolle der Konvertierung

Ähnlich wie bei der Standard-UVA.

19.8.6 Nachträglich notwendige UVAs für alte Zeiträume

Die folgende Beschreibung ist nur dann von Bedeutung, wenn der Fall eintritt, dass nach der Umstellung auf das neue UVA-Formular noch eine UVA mit dem alten UVA-Formular notwendig wird. Zum Beispiel könnten noch Abschlussbuchungen für das alte Jahr notwendig sein, welche auch Steuerbuchungen zur Folge haben.

Sofern es zu keinen Konflikten mit den Ustva-Kennziffern kommt, was nur dann der Fall ist, wenn sich die Bedeutung der Kennziffern ÄNDERN sollte, was aus heutiger Sicht unwahrscheinlich ist, muss einfach nur das „Aktuelle UVA-Formular“ in FIRUSTWF geändert werden ... UVA erstellen und kontrollieren ... und anschließend wieder das „neue“ UVA-Formular einstellen.

Falls es zu Konflikten mit UVA-Kennziffern kommen sollte - bei den monatlichen UVAs den Steuereinzelnachweis verwenden!

Vorgehensweise

(a) Führen Sie die endgültige monatliche UVA für den betroffenen Zeitraum durch – achten Sie unbedingt darauf, dass auch der Steuereinzelnachweis ausgewählt wird!

(b) Greifen Sie auf die unter Kapitel „Vorbereitung der Umstellung auf das neue UVA-Formular“ erstellte jährliche UVA und/oder die monatlichen UVAs sowie die damals erstellte Firmenstammliste zurück.

(c) Für die im Steuereinzelnachweis ausgewiesenen Steuercodes ermitteln Sie mit der Firmenstammliste (Steuerdaten) die betroffenen Ustva-Kennziffern und korrigieren Sie nun die betroffenen Zeilen der jährlichen und/oder monatlichen UVAs (welche bereits Werte enthalten können), indem Sie die Beträge des jeweiligen Steuercodes des Steuereinzelnachweises hinzuaddieren.

(d) Die Durchführung der jährlichen (nach einer monatlichen) UVA ist nicht zielführend, da bereits das UVA-Formular für den neuen Zeitraum (z.B. 2003) installiert ist – und bei der jährlichen UVA kein Einzelnachweis erstellt wird!

19.8.7 Unterjährige Umstellung des UVA-Formulares

Wenn das UVA-Formular nicht zum Ende eines Steuerjahres ausgetauscht wird – was aus Vereinfachungsgründen empfohlen wird – dann sind folgende Punkte zu beachten:

· Wenn in einem Steuerjahr UVAs mit unterschiedlichen UVA-Formularen erstellt wurden und es zu Konflikten kommt, dann müssen die Jahreswerte dieses Steuerjahres manuell ermittelt werden.

· Als Grundlage hiefür können die monatlichen UVAs verwendet werden – jedoch müssen natürlich die jeweils richtigen UVA-Zeilen verwendet werden.

Klären Sie in diesem Fall auch mit Ihrem Steuerberater ab, welches Formular für die Erstellung der Jahreserklärung zu verwenden ist.

DKS-Finanzdatenbank Benutzerhandbuch

19.7.4 Ergebnis Datei UXJJMMTTnn.xml in IFS-Verzeichnis

19.8.2 Vorbereitung der Umstellung

19.8.2 Vorbereitung der Umstellun g