DKS-Finanzdatenbank Benutzerhandbuch

Kapitel 21. Umstellung der Buchhaltung auf DKS

Wenn Sie eine bestehende Buchhaltung auf die DKS-Finanzdatenbank umstellen wollen, so sollten Sie die nachstehend empfohlene Vorgehensweise unbedingt einhalten. Bei der Umstellung geht es darum, die Daten Ihrer alten Buchhaltung in DKS zu übernehmen und den speziellen DKS-Erfordernissen anzupassen. Die meisten Arbeiten sind im Installationshandbuch ausführlich beschrieben und dort nachzulesen. Es folgt lediglich eine kurze Zusammenfassung der notwendigen Arbeitsschritte.

21.1 Vor der Umstellung

Vor der eigentlichen Umstellung muss die DKS-Finanzdatenbank ordnungsgemäß installiert werden.

Nach der Installation ist es unbedingt notwendig, die DKS-Daten in den Bereichen Firmenstamm und Kontenstamm anzupassen:

· Im Firmenstamm müssen die Steuercodes angepasst werden und Sonderkonten wie z. B. Anzahlungskonten, Sammelkonten, Steuerkonten etc. richtig eingetragen werden.

· Die Kontodaten können manuell erfasst werden oder über die Datei K0 ins System aufgenommen werden.

· Überprüfen Sie die Werte des Firmenstammes immer mit einer Firmenstammprüfliste, bevor Sie mit DKS starten.

21.2 Übernahme der Offenen Posten und Salden

21.2.1 Arbeitsschritte

Nachdem Sie Firmenstammdaten und Kontodaten angelegt bzw. vervollständigt haben, ergeben sich folgende Arbeitsschritte:

1. Definieren einer Übernahmeperiode, die vor der eigentlichen Startperiode liegt, zur Aufnahme der Salden und Offenen Posten.

Wichtig:

a. Beim Start der DKS-Buchhaltung in einem neuen Geschäftsjahr werden die Salden und Offenen Posten immer in ein davor liegendes Geschäftsjahr gebucht und mittels maschineller Saldenübernahme in ein spezielles Feld 'Saldovortrag' übergeben.

b. Beim Start in einem laufenden Geschäftsjahr empfiehlt sich die Eingabe der Salden und OPs lediglich in den Vormonat zum gewünschten Startmonat (siehe 21.2.2, "Buchungsübernahme durchführen").

2. Erfassen der Offenen Posten für Personenkonten und für OP-führende Sachkonten - falls vorhanden oder zukünftig erwünscht.
Die Erfassung kann für kleine Datenmengen manuell als Buchung durchgeführt werden. Bei großen Datenmengen sollten die Buchungen per Programmierung aus den Daten des alten Systems erstellt werden und über die DKS-Schnittstelle (Stapelübernahme) in die Übernahmeperiode geleitet werden.
Die Überprüfung der Übernahme erfolgt mittels Abgleich der OP-Listen und Saldenlisten aus dem alten System und dem DKS-System.

3. Erfassen der Sachkontensalden in die Übernahmeperiode, falls die Salden bereits 'übernahmefertig' sind.
Die DKS bietet die Möglichkeit, diese Arbeiten nachträglich und in mehreren Schritten vorzunehmen, da die Saldenübernahmen mit 'Saldenübernahme vorläufig' beliebig oft durchgeführt werden können (Für den Eintrag der Salden im laufenden Jahr ist diese Übernahme nicht nötig. Die Salden werden in der Umsatzperiode des Vormonats zum Startmonat geführt.).
Auch für den Punkt 'Übernahme der Offenen Posten' gilt, dass mittels der OP-Stichtagsliste eine Abstimmung nachträglich jederzeit möglich ist, soweit die Anforderung, die OPs in die Vorperiode einzutragen, erfüllt wurde.

4. Mittels

a. Periodenabschluss

b. Saldenübernahme vorläufig

werden die Salden in das Saldenvortragsfeld des 'Startjahres' übertragen.
Beim Start im laufenden Jahr entfällt dieser Punkt, denn eine Saldenübernahme von Monat zu Monat ergibt sich aus den unterjährig geführten Umsätzen zuzüglich Saldovortrag des Vorjahres.

5. Weiteres unter 'Buchungsübernahme durchführen'.

21.2.2 Buchungsübernahme durchführen

Definieren der Übernahmeperiode

Wird die DKS-Buchhaltung am Jahresanfang eines neuen Geschäftsjahres starten, eröffnen Sie ein Geschäftsjahr, z. B. '2008', mit nur einer Periode vom 1.1. - 31.12.2008.

Expertcodes:

FIRGESCHJ, FIRBUCPER, FIRUSTJ, ev. FIRZMJ

Achten Sie bitte darauf, dass ev. vorhandene 'alte' Geschäftsjahre aus den Musterdaten vorher gelöscht werden.

Das folgende 'Startjahr, z. B. '2009', wird im Normalfall mit 12 Perioden angelegt.

· Wird die DKS-Buchhaltung im laufenden Jahr starten, und sind die Salden der alten Buchhaltung bereits vollständig vorgetragen, kann das 'Startjahr' ganz normal angelegt werden. Die nicht benötigten Perioden werden abgeschlossen und nur die letzte Periode vor dem Start bleibt zum Erfassen der Salden und Offenen Posten geöffnet. Das hat den Vorteil, dass bei Periodenvergleichen die Periodennummern ab Buchungsbeginn mit denen der folgenden Jahre identisch sind, und die Jahresumsätze der G+V aus dem laufenden Geschäftsjahr ermittelt werden können.

· Wenn eine neu gegründete Firma beginnt mit DKS zu arbeiten, sind beide Varianten möglich, je nachdem, ob eine Eröffnungsbilanz vor dem Startzeitpunkt aufgestellt wurde oder nicht.

Offene Posten und Salden eingeben

1. Beginnen Sie mit der Erfassung der Offenen Posten der Personenkonten. Sie werden wie 'normale Buchungen', also wie Rechnungen und Gutschriften gegen ein 'Zwischenkonto' erfasst und zwar mit Steuercodes (das ist notwendig, damit DKS später aus den Offenen Posten heraus die Mehrwertsteuer für die Skontobuchungen und Restausbuchungen ermitteln kann).
Optimale Abstimm-Möglichkeiten erhalten Sie, wenn Sie sich zu den Bereichen Debitoren, Kreditoren und Sachkonten jeweils ein Zwischenkonto anlegen (normales Sachkonto ohne Vortragskennzeichen, z. B. in der Kontenklasse '9').
Die Einbuchung der Offenen Posten mit Steuercode führt dazu, dass sich der Saldo des Zwischenkontos im Vergleich mit dem Kontokorrent-Sammelkonto um die Umsatzsteuer verkürzt. Die Differenz zwischen den Sammelkonten und den Zwischenkonten finden Sie auf den jeweiligen Umsatzsteuer-Konten der Übernahmeperiode.
Wenn Sie die Offenen Posten vollständig eingebucht haben und anschließend die Salden der Mehrwertsteuerkonten auf das Zwischenkonto wieder zurückbuchen, weisen die Zwischenkonten wieder den gleichen Saldo aus, wie die Forderungs- und Verbindlichkeiten- Sammelkonten, und die Umsatzsteuerkonten sind wieder null.
Bei der Erfassung ist zu beachten, dass die Offenen Posten mit dem Original-Belegdatum erfasst werden sollten, ganz gleichgültig, wie weit dieses zurückliegt. Vor der Eingabe muss daher der Parameter 'Belegdatum prüfen' (Expertcode FIRBUCWF) auf 'N' gestellt werden.
Die Offenen Posten zur Mahnung und Zahlung stehen Ihnen direkt nach der Erfassung zur Verfügung. Die Offenen Posten sind von den Jahresübernahmen unabhängig. Die Funktion der OP-Stichtagsliste macht die nachträgliche Abstimmung möglich.

2. Prüfen Sie die Richtigkeit der Erfassung mit den OP-Listen aus dem Menü MENLIS. Pt. 4. und mit den jeweiligen Saldenlisten aus dem gleichen Menü. Falls im neuen Geschäftsjahr schon gebucht werden muss, und die Abstimmung der OPs aus der Übernahme erst später erfolgen kann, benutzen Sie zum Abstimmen die OP-Stichtagslisten.

3. Nach vollständiger Einbuchung der Offenen Posten führen Sie bitte für die Übernahmeperiode eine Umsatzsteuer-Voranmeldung 'endgültig' durch. Damit werden die USt-Daten um die 'pro Forma'-Steuerbuchungen aus der OP-Übernahme bereinigt.

4. Der optimale Zeitpunkt zur Erfassung der Sachkontensalden liegt nach der Abstimmung der Offenen Posten und nach der Rückbuchung der 'pro Forma' bei der OP-Erfassung verbuchten USt. Die Salden der Sammelkonten und der OP-führenden Sachkonten ergeben sich aus der Erfassung der Offenen Posten zum Stichtag. Nach Erfassung der restlichen Sachkontensalden ergibt die Addition aller zur Einbuchung benutzten Zwischenkonten den Saldo null. Anschließend sollten ein Periodenabschluss und eine Saldenübernahme (Menü Abschlüsse und Reorganisieren, Pt.1 und Pt.2) durchgeführt werden. Bei Pt. 2 werden alle Sachkonten übertragen, die im Sachkontenstamm das Übernahmekennzeichen 'V' eingetragen haben. Die Saldenübernahme ist durch Aufruf einer Saldenliste für das neue Geschäftsjahr überprüfbar (Saldovortragsspalte). Eine weitere Überprüfungsmöglichkeit bietet im neuen Jahr das 'Zwischenbilanzkonto'.

5. Die Saldenlisten und OP-Listen sollten zum Übernahmezeitpunkt als Nachweis der vollständigen Übernahme archiviert werden.