DKS-Finanzdatenbank Benutzerhandbuch

Kapitel 12. Buchen mit dem Eingangsrechnungsbuch

12.1 Funktionsübersicht

Das Programmpaket DKSERB beinhaltet die EDV unterstützte Evidenzführung der Eingangsrechnungen in voneinander getrennt verwalteten 'Büchern' je Firma und Buchhaltung.

Der Funktionsbereich ermöglicht dem Sachbearbeiter

· Rechnungen im Dialog mit Hinterlegung eines Abzeichners zu erfassen und zu einem späteren Zeitpunkt mit automatischer Verbuchung in DKS freizugeben (ERFASSEN EINGANGSRECHNUNGSBUCH)

· die erfassten Rechnungen über verschiedene Listvarianten auszudrucken (DRUCKEN OFFENE RECHNUNGEN, DRUCKEN EINGANGSRECHNUNGSBUCH)

· die freigegebenen (= verbuchten Rechnungen) über Bildschirm mit dem zugehörigen Freigabevermerk zu kontrollieren (ANZEIGE FREIGEGEBENE RECHNUNGEN)

· beliebige Eingangsrechnungsbücher, z. B. nach Abteilungen, sowie die zugehörigen Benutzer zu definieren (WARTUNG STEUERUNGEN)

· die für die Datenverwaltung notwendigen Reorganisationsarbeiten durchzuführen (REORGANISATION BEWEGUNG, REORGANISATION STEUERUNGEN)

Der wichtigste Funktionsbereich, die Dialogerfassung der Rechnungen, inkludiert eine Reihe von Sonderfunktionen für die rasche Dateneingabe, z. B.:

· Erfassen der Rechnungen auf Mehrzeilenbildschirm

· Selektion der erfassten Rechnungen nach Abzeichner oder Sachbearbeiter

· Einblenden von zusätzlich benötigten Eingabefeldern durch Fenstertechnik

· wahlweise Verbuchung nach der Nettoverbuchungsmethode (Skontoabzug bei der Rechnung)

· Scannen, Zuordnen und Abspeichern des Eingangsrechnungsbeleges mittels Image bei der Rechnungserfassung

12.1.1 Benutzermenü und Funktionen

Alle Funktionen werden über eine Menüauswahl aufgerufen, das Menü wird durch den Expertcode MENERB angezeigt.

Durchführung

1. Aufruf des DKS Hauptmenüs, Menüpunkt 70 und Menüpunkt 1, Eingangsrechnungsbuch, oder mittels Expertcode 'MENERB'.

2. Das Menü des Eingangsrechnungsbuches wird angezeigt.

Abbildung 12-1. Format: Menü Eingangsrechnungsbuch

MENERB Eingangsrechnungsbuch

Firma: SAG Comarch Doku AG

Nach Auswahl Eingabe nächster Satz.

1. Erfassen Eingangsrechnungen ERERF

2. Drucken offene Rechnungen ERDRO

4. Anzeige freigegeb. Rechnungen ERANZ

5. Drucken ER-Buch ERDRU

7. Wechsel ER-Buch ERBUCH

9. Wartung Steuerungen ERSTEU

10. Jahreswechsel ERJAHR

11. Reorganisation Bewegungen ERREOB

12. Reorganisation Steuerungen ERREOS

80. Hauptmenü DKS

Nummer der Auswahl oder Expertcode oder Befehl

===>

F1=Testmodus F3=Verlassen F5=Aktualisieren F24=Weitere Tast.

Die Funktionen werden durch Eingabe der Nummer für den gewünschten Menüpunkt oder durch direkte Eingabe des Expertcodes in der Befehlszeile ausgewählt.

Zuordnung Eingangsrechnungsbuch

Mit diesem Bildschirmformat kann das Eingangsrechnungsbuch zuordnet werden, mit dem Sie arbeiten möchten, sowie das Geschäftsjahr des Eingangsrechnungsbuches auswählt werden.

Die Eingangsrechnungsbücher werden in den Steuerungen mit ihrem Kurznamen definiert. In den Steuerungsdaten sind das gültige aktuelle Geschäftsjahr sowie das Vorjahr hinterlegt. Das Geschäftsjahr wird über die Jahresbezeichnung zugeordnet.

SAG Comarch Doku AG Wechsel ER-Buch EINGABE ERBZUO EZ

30.01.10 12:50 DOKUUSER EUR

ZUORDNUNG EINGANGSRECHNUNGSBUCH

ER-Buch Kurzname

Geschäftsjahr

F3=Verlassen F4=Liste F18=Standardwerte

(C) Copyright Comarch AG 2001, 2010

12.2 Steuerungen

12.2.1 Anlegen / Ändern Eingangsrechnungsbuch

Die sogenannten Steuerungsdaten enthalten grundlegende Angaben für das Führen eines mit einem bestimmten Namen gekennzeichneten Eingangsrechnungsbuches.

Wenn innerhalb einer Firma mehrere Eingangsrechnungsbücher geführt werden, so müssen die Steuerungsdaten für jedes der Bücher getrennt bestimmt werden.

Die Funktion zum Warten der Steuerungsdaten ermöglicht das Anlegen, Ändern oder Löschen eines Eingangsrechnungsbuches mittels Stammdatenwartungsdialog.

Durchführung

1. Auswahl Menüpunkt 9 'Wartung Steuerungen', im Menü MENERB, oder mittels Expertcode 'ERSTEU'

2. Das Bildschirmformat GW wird angezeigt.
Wählen Sie danach über das Feld 'Name ER-Buch' oder mit Hilfe der BILD-Tasten die Steuerungsdaten eines bestehenden Buches an, oder geben Sie einen neuen Namen zum Anlegen eines neuen Eingangsrechnungsbuches ein.

Anmerkung:

Das Feld 'Benutzer' im Bereich 'Nächste Eingabe' muss dabei leer bleiben. Es wird nur für die Wartung von Benutzerparametern (siehe 12.2.2, "Wartung Benutzer") benötigt!

Danach werden die Steuerungsdaten gemäß Auswahl angezeigt.

Abbildung 12-2. Format GW: 'Wartung Steuerungen'

SAG-Comarch Doku AG Wartung Steuerungen ÄNDERN ERBPWS GW

22.01.10 16:06 DOKUUSER EUR

ERSTEU ERB

Name ER-Buch: ER1 Benutzer:

S T E U E R U N G E N

Bezeichnung : Warenlager JAHR LFD VORJAHR

Belegnummernvergabe (J/N): J Datum : 01.01.2007 01.01.2010

Heimatwährung : EUR Datum bis : 31.12.2007 31.12.2010

Jahresbezeichnung : 2007 2008

Letzte vergeb. Belegnr.: ERB/0000 00000000

Einfuhrumsatzsteuercode : VEU

Periodendatumsprüfung(J/N): J

Löschvermerke (J/N): N

Vorgabewert Belegart : ER

Lösch-Kz : A letzte Änderung von DOKUUSER am 22.01.20108

Nächste Eingabe:

Name ER-Buch: ER1 Benutzer:

verzweigen in

F3=Verlassen F4=Liste F5=Aktualisieren F7=Bild-ab F24=Weitere Tast.

Sie haben nun die Möglichkeit, die Steuerungsdaten zu erfassen bzw. zu verändern.

Tabelle 12-1. Eingabefelder im Bildschirmformat GW (Steuerungen)

Feld	Eingabe	Werte	Auswirkung
Bezeichnung	zwingend	freier Text	Die Bezeichnung des jeweiligen Eingangsrechnungsbuches; die Bezeichnung wird für Listüberschriften verwendet.
Belegnummernvergabe (J/N)	zwingend		Wahlfunktion für die automatische Vergabe von Belegnummern bei Erfassen der Rechnungen. Die letzte vergebene Belegnummer kann im entsprechenden Eingabefeld als 'Startpunkt' hinterlegt werden. Die Belegnummer wird bei eingeschalteter Wahlfunktion nur dann vergeben, wenn bei der Rechnungserfassung kein Wert in das Eingabefeld eingetragen wird.
		J	Die Belegnummer wird automatisch vergeben.
		N	Die Belegnummer muss immer manuell erfasst werden.
Heimatwährung	zwingend bei Buchführung mit 2 Heimatwährungen	HW1 oder HW2	Heimatwährung, in der dieses Eingangsrechnungsbuch geführt wird.
Jahresbezeichnung	zwingend	Bezeichnung eines angelegten Geschäftsjahres	Beim Anlegen eines neuen ER-Buches (Verarbeitungsmodus EINGABE) muss die Jahresbezeichnung des ersten Geschäftsjahres eingegeben werden, für das das ER-Buch geführt wird. Die zugehörigen Datumsangaben für 'Datum von-bis' werden danach automatisch aus DKS übernommen. Das Fortschreiben der Eintragungen für JAHR LFD und VORJAHR erfolgt durch die Funktion 'Jahreswechsel'.
Letzte vergebene Belegnummer	wahlweise	Belegnummer	Es kann zu einem beliebigen Zeitpunkt der Startpunkt für die automatische Belegnummernvergabe festgesetzt werden. Der Startpunkt kann aus einem Alphateil und einem numerischen Teil zusammengesetzt werden (z. B. ERB/6250). In diesem Fall wird nur der numerische Teil hochgezählt.
Einfuhrumsatzsteuercode	zwingend	Steuercode	Steuerart der Steuercodes zur Verbuchung der Einfuhrumsatzsteuer (1.Stelle des Steuercodes = Steuerart). Die Rechnungen mit einem Steuercode, der diese Steuerart aufweist, können beim Druck des Eingangsrechnungsbuches gesondert berücksichtigt werden.
Periodendatumsprüfung (J/N)	zwingend		Wahlfunktion zur Eingabe eines vom Belegdatum abweichenden Periodendatums
		J N	Wenn J, können die Benutzer mit gesonderter Berechtigung ein vom Belegdatum abweichendes Periodendatum erfassen. *Hinweis: 'Die Freigabemöglichkeit in abgeschlossene Perioden (Abschlußkz. A) wird mit den Expertcodes ERPERDATJ und ERPERDATN gesteuert!' Aufruf Expertcode* ERPERDATJ --> Freigabemöglichkeit in abgeschlossene Perioden ERPERDATN --> keine Freigabemöglichkeit in abgeschlossene Perioden.
Löschvermerke (J/N)	zwingend	J	'J' bewirkt, dass gelöschte Rechnungsbelege nicht tatsächlich gelöscht, sondern mit einem Löschvermerk versehen werden. Auf den Listen werden die so gelöschten Daten weiterhin angedruckt (mit Löschvermerk) - bis zu Ihrer Reorganisation.
		N	Bei 'N' werden die Daten bei Storno einer Eingangsrechnung physisch gelöscht.
Vorgabewert Belegart	wahlweise	Belegartcode	Gültiger Belegartcode aus DKS als Vorgabewert beim Erfassen von Rechnungen. Sofern bei der Erfassung der Rechnungen keine Belegart eingetragen wird, wird diese Belegart als Standardwert übernommen. Die Belegart bestimmt die Gültigkeit und Eingabepflicht der verschiedenen Eingabefelder bei der Rechnungserfassung.

12.2.2 Wartung Benutzer

In den Steuerungsdaten müssen alle Sachbearbeiter der Rechnungskontrolle dem System bekannt gegeben werden. Neben dieser grundlegenden Information, dass ein Sachbearbeiter für Arbeiten im Eingangsrechnungsbuch berechtigt ist, können zu einer Benutzer-Id weitere Einstellungen vorgenommen werden:

· ob der Benutzer für die Freigabe und Abzeichnung von Rechnungen berechtigt ist

· in welcher Reihenfolge die Zusatzfenster bei der Rechnungserfassung eingeblendet werden.

Mit der Freigabeberechtigung für einen Benutzer ist

verbunden, dass

· eine Änderungsberechtigung für das Periodendatum der Rechnungen besteht

· automatisch alle im ER-Buch offenen Rechnungen angezeigt werden (Benutzer ohne Freigabeberechtigung erhalten jeweils nur die von ihnen selbst erfassten Daten angezeigt).

Die Angaben der Benutzerparameter wirken zusätzlich zu dem von ADS verwalteten Berechtigungssystem.

Die Verwaltung dieser Zusatzangaben des ER-Buches ist wahlweise. Gibt es für einen Benutzer keine Benutzereintragung, so gelten STANDARDWERTE, d. h.:

· für das Einblenden der Zusatzfenster ist eine Standardreihenfolge festgesetzt

· ein Benutzer gilt als 'nicht freigabeberechtigt'.

Durchführung

1. Aufruf Menüpunkt 9, 'Wartung Steuerungen' im Menü MENERB, oder mittels Expertcode 'ERSTEU'.

2. Das Bildschirmformat GW zur Erfassung der Benutzer eines Eingangsrechnungsbuches wird angezeigt.

3. Geben Sie im Bereich 'Nächste Eingabe' den Namen des Eingangsrechnungsbuches und den Namen des gewünschten DKS-Benutzers ein.

4. Das Bildschirmformat 'Steuerungen' wird für die Eintragung der Benutzerangaben angezeigt.

Abbildung 12-3. Format GW: 'Wartung Steuerungen'

SAG-Comarch Doku AG Wartung Steuerungen ÄNDERN ERBPWS GW

22.01.10 16:08 DOKUUSER ATS

ERSTEU ERB

Name ER-Buch: ER1 Benutzer: SCHWEITZER

S T E U E R U N G E N

Bezeichnung : Schweitzer Ingrid

Freigabeberechtigt(J/N): J

Window-Reihenfolge ....: 1 2 3 4 5 6 7 8 9

Lösch-Kz : A letzte Änderung von DOKUUSER am 22.09.2007

Nächste Eingabe:

Name ER-Buch: ER1 Benutzer: SCHWEITZER

verzweigen in

F3=Verlassen F4=Liste F5=Aktualisieren F7=Bild-ab F24=Weitere Tast.

Tabelle 12-2. Eingabefelder im Bildschirmformat GW (Steuerungen Benutzer)

Feld	Eingabe	Werte	Auswirkung
Bezeichnung	zwingend	freier Text	Bezeichnung des jeweiligen Benutzers im Eingangsrechnungsbuch; die Bezeichnung ist funktionell ohne Bedeutung.
Freigabeberechtigt (J/N)	zwingend	J N	Der Wert J berechtigt den Benutzer zur Freigabe und Abzeichnung von Rechnungen sowie zur Änderung des Periodendatums von Rechnungen.
Window-Reihenfolge	zwingend	1 Buchungstext 2 Ext. Rechngsnr., Ext. Rechngsdatum 3 Zusatzfelder ER-Buch 4 Bereichs(buchungs)- eingabe 5 Zahlungsbedingungen 6 Valutadatum, Zahlungskonditionscode Zahlweg, Zahlsperre, Zession, 7 Buchungsdatum, Periodendatum, Datum EUST 8 Anzeigefenster Lieferantenname 9 Steuercode und Steuerbetrag (Anzeige) bzw. x zum Ausblenden	Durch Eingabe einer Ziffer der Fensternummer kann die Reihenfolge der Zusatzerfassungs-Fenster für die Erfassung von Eingangsrechnungen festgelegt werden (die Fenster werden durch mehrmaliges Drücken der Taste F23 hintereinander eingeblendet). Durch Eingabe des Wertes 'X' kann ein bestimmtes Fenster aus der Reihenfolge ausgenommen werden.

12.2.3 Steuerung abweichende Buchungsperiode

Bei der Freigabe von Rechnungen zur Verbuchung erfolgt eine Prüfung, ob die in der Rechnung vorgesehene Buchungsperiode in DKS abgeschlossen oder gesperrt ist. Bei einer gesperrten Periode (Abschlusskennzeichen 'G' oder 'R') erfolgt eine Fehlermeldung und die Freigabe ist ohne Änderung des Periodendatums nicht möglich.

12.3 Führen Eingangsrechnungsbuch

12.3.1 Überblick

Die Belege des Eingangsrechnungsbuches werden in der Reihenfolge erfasst.

1. Erfassen Buchungsbelege als Einzelbeleg oder als Beleg mit Führungs- und Teilbuchungen am Mehrzeilenbildschirm, wahlweise mit Hinterlegung eines Abzeichners

2. Ergänzung Zusatzangaben durch Einblenden der Fenster oder durch Eingabe auf Bildschirmformaten zur Detaileingabe

3. Kontrolle und Freigabe der Rechnungen zur Verbuchung

Datensicht
Bei der Bearbeitung der Rechnungen werden dem nicht freigabeberechtigten Sachbearbeiter nur 'seine' Rechnungsdaten angezeigt, dem freigabeberechtigten Sachbearbeiter alle Rechnungen. Für die letztgenannten Sachbearbeiter besteht die Möglichkeit, die angezeigten Daten nach Sachbearbeiter oder Abzeichner zu selektieren.

Fenstertechnik
Durch fortlaufendes Drücken der Taste F23 kann am Bildschirmformat zur Rechnungsverwaltung jeweils ein zusätzliches Fenster eingeblendet werden, in dem weitere Angaben zur Rechnung getätigt werden können. Die Reihenfolge der verfügbaren Zusatzfenster wird je Benutzer in den Steuerungsdaten festgelegt.

Matchcode durch Direktsuche
Für die Felder 'Konto' und 'Gegenkonto' ist die Betätigung der Taste F4 möglich.

Platzhalter Gegenkonto
Wenn zum Zeitpunkt der Erfassung der Rechnung das Sachkonto nicht bekannt ist, kann das Zeichen '*' als Platzhalter verwendet werden. Eine gültige Kontonummer ist erst für die Freigabe erforderlich.

Verzweigen
Wenn das Feld 'Verzweigen in' bei der Erfassung von Rechnungen verwendet wird, um zwischenzeitlich eine andere DKS-Funktion aufzurufen, erfolgt nach Verlassen der DKS-Funktion eine Rückkehr zur Belegerfassung. Bei den übrigen Funktionen des ER-Buches wird die Funktion durch die Verzweigung verlassen und muss neu aufgerufen werden.

12.4 Erfassen Eingangsrechungsbuch

12.4.1 Allgemeine Erfassungsregeln

Durchführung

1. Aufruf Menüpunkt 1 'Erfassen Eingangsrechnungen' im Menü MENERB, oder mittels Expertcode 'ERERF'.

2. Nach Aufruf des Menüpunktes wird das Bildschirmformat WB mit den bisher erfassten, noch nicht zur Verbuchung freigegebenen Eingangsrechnungen angezeigt.

Der Bildschirm stellt sich dem Sachbearbeiter wie ein 'Buch' mit Einzelzeilen dar.

Abbildung 12-4. Format WB: 'Erfassen Eingangsrechnungen'

SAG-Comarch Doku AG Erfassen Eingangsrechnungen ÄNDERN ERBWBE WB

25.01.10 12:04 DOKUUSER EUR

ERERF

freigegeben:

EINGANGSRECHNUNGSBUCH Name: ERB-Muster

---- Beleg ----

K Bcd Datum Nummer Konto Gegenkto Betrag SH STC FWG Abz Bemerk E S

E ER 250110 ERB00033 ANNA 1200 388,77 H V20 H

E ER 250110 ERB00034 DORNER 1400 277,18 H V20 A

E ER 250110 ERB00035 MANN 1600 1.500,20 H V20 A

E ER 250110 ERB00036 WAGNER 1550 512,18 H V20 A

F ER 250110 ERB00037 WINKLER 1.200,00 H V20 A

T 1300 1.000,00 S A

Selektion über

Nächste Belegnummer: ERB00033 ext. Rechnungsnr.:

verzweigen in

F3=Verlassen F7=Bild-ab F8=Bild-auf F23=Weit. Auswahl F24=Weitere Tast.

(C) Copyright Comarch AG 2001, 2010

Sachbearbeiter mit Freigabeberechtigung erhalten alle offenen Rechnungen angezeigt, Sachbearbeiter ohne Freigabeberechtigung nur die selbst erfassten Rechnungen.

Die Belege sind nach Belegnummern aufsteigend sortiert!

Fehlerhafte bzw. unvollständige Belege werden intensiv (blau) angezeigt, und das Statuskennzeichen bleibt leer.

Hinweis

Auf dem Bildschirmformat WB 'Erfassen Eingangsrechungen ist nun das Duplizieren von Werten aus der vorigen Zeile mit der DUP-Taste möglich.

Beachten Sie

Ist das Konto und oder Gegenkonto weiß und invers dargestellt, so zeigt dies an, dass eine Karteikarte für das Konto vorhanden ist.

Wird die Funktionstaste F21 betätigt, so wird die Karteikarte für das Konto und oder Gegenkonto aufgerufen. Im Eingangsrechnungsbuch können ab sofort zu den einzelnen Buchungen Karteikarten erfasst werden. Diese werden auch auf den ERB-Listen (ERDRO, ERDRU) ausgegeben und in der Anzeige ER-Buch freigegebene Rechnungen(ERANZ) angezeigt, erfasste Karteikarten werden an die Buchungserfassung (Expertcode BUC) weitergeben, was speziell dann interessant ist, wenn diese Buchungen (mit Auswahl H) auch angehalten werden. Damit können beispielsweise offene Fragen zu Belegen erfasst werden. Achtung: diese Karteikarten werden derzeit aber noch nicht bei den erstellen Buchungen (Expertcode JNA) abgespeichert, sondern gehen nach der Buchungsfreigabe im Buchungsprogramm verloren.

Die Funktionstasten F21 (Karteikarte) und F22 (Zusatzinfos) funktionieren nur dann, wenn der Cursor auf dem Feld Konto bzw. Gegenkonto steht!

Positionieren am Bildschirm

Durch Eingabe der gewünschten Belegnummer im Feld 'Nächste Belegnummer' kann die Anzeige ab einem bestimmten Beleg gesteuert werden.

Innerhalb der vorhandenen (ausgewählten) Daten können durch Eingabe einer externen Rechnungsnummer, jene Sätze selektiert werden, die exakt diese Rechnungsnummer eingetragen haben. Endet eine eingegebene Rechnungsnummer mit einem * (Stern), so werden jene Datensätze ausgewählt, deren eingetragene Rechnungsnummer mit der eingegebenen Nummer beginnen.

Achtung:

Die Selektion bleibt solange aufrecht, bis Sie sie wieder herauslöschen! Wird jedoch ein neuer Satz erfasst, so wird die Selektion automatisch beendet.

Für die rasche Positionierung an den Beginn oder das Ende des Datenbereiches (erster oder letzter Datensatz) stehen zusätzlich zu den 'herkömmlichen' BILD-Tasten, F7 und F8, die Tasten

F10	Position Ende letzte Seite
F9	Position erste Seite

zur Verfügung.

Funktionen über der Vorspalte zur Zeile

Vor jeder Erfassungszeile ist eine einstellige Eingabeposition für das Auslösen bestimmter Funktionen bzw. zur Verzweigung in das Detaileingabeformat vorgesehen. Sie können

· Zeilendaten löschen:
durch Eingabe Code 'L'
Die Eingabe des Codes 'L' bei einer Führungsbuchung mit nachfolgenden Teilbuchungen löscht alle Zeilen eines Beleges gleichzeitig. Wird der Code nur bei einer Teilbuchung eingegeben, so wird damit nur die Einzelzeile gelöscht.

· Datenzeilen einfügen:
durch Eingabe Code 'E'
Nach Eingabe des Codes 'E' wird der Bildschirm ab der betroffenen Zeile für die Eingabe neuer Daten geöffnet. Damit können neue Rechnungen oder Teilpositionen (Teilbuchungen) später eingefügt werden.

· Verzweigen zu Detaileingaben:
durch Eingabe Code 'X'
Nach Eingabe des Codes 'X' wird ein Bildschirmformat zur Erfassung aller Rechnungsdetails - für Einzelbuchungen und Teilbuchungen unterschiedlich - angezeigt.

Anmerkung:

Die Rechnungsdetails können durch Einblenden der zugehörigen Fenster mit der Taste F23 auch ohne Verzweigung eingegeben werden.

· Periodendatum ändern:
durch Eingabe Code 'D'
Nach Eingabe des Codes 'D' wird am Bildschirmformat zur Eingabe der Rechnungsdetails das Periodendatum zu einem Eingabefeld. Die Änderungsmöglichkeit ist von einer Wahlfunktion in den Steuerungsdaten abhängig, die Freigabemöglichkeit in abgeschlossene Perioden wird durch einen Expertcode eingeschaltet (siehe 12.2.3, "Steuerung abweichende Buchungsperiode").

· Rechnungsbeleg einscannen:
durch Eingabe Code 'I'
Sofern ADS für Image vorbereitet ist, kann an einem Image-fähigen Arbeitsplatz der Rechnungsbeleg eingescannt, abgespeichert und der erfassten Rechnung zugeordnet werden. Dies geschieht durch Eingabe des Zeilencodes 'I'. Die Anzeige des gescannten Beleges ist in der Belegzeile durch Drücken der Befehlstaste F20 möglich.

· Einzelbuchung splitten:
durch Eingabe Code 'S'
Muss nach Erfassung einer Einzelbuchung die Rechnung auf mehrere Sachkonten aufgeteilt werden, ist dies durch die Eingabe des Codes 'S' bei der Einzelbuchung möglich. Der Beleg wird mit dem Buchungskennzeichen 'F' gekennzeichnet und das Gegenkonto entfernt. Die Funktion 'Einfügen' wird automatisch initiiert, um die Teilbuchungen erfassen zu können.

· Zusatztexte erfassen:
durch Eingabe Code 'T'
Es wird nach Eingabe des Codes ein Bildschirmformat zur Erfassung von Zusatztexten angezeigt.

· Bereichsbuchungen erfassen:
durch Eingabe Code 'B'
Es wird nach Eingabe des Codes das Bildschirmformat CL zur Erfassung von Bereichsbuchungen angezeigt.
Siehe auch
Bereichsbuchungen erfassen

· Rechnungen freigeben:
durch Eingabe Code 'F' oder 'N' bzw. mittels Befehlstasten F13 oder F14 Nach Eingabe des Codes 'F' wird die Rechnung, sofern sie fehlerfrei ist, zur Verbuchung freigegeben und aus der Anzeige entfernt; der Code 'N' wird für die Verbuchung nach der 'Nettoskontomethode' verwendet (siehe 12.5, "Freigabe zur Verbuchung").

Die Codes zur Freigabe von Rechnungen können auf einer Bildschirmseite mehrmals eingegeben werden (Freigabe mehrerer Rechnungen in einem Arbeitsschritt).

Mit Hilfe der Befehlstasten F13 und F14 können die am gesamten Bildschirm angezeigten Rechnungen freigegeben werden.
Befehlstaste F13 gibt mit 'F' und F14 mit 'N' frei.

Befehlstaste F20 ruft die IMAGE-Anzeige auf.

· Buchung im BUC anhalten
durch Eingabe Code'H'
Die Buchungen werden als gehalten markiert. Nach einer Freigabe stehen sie im Buchungsprogramm BUC, als fehlerhaft gekennzeichnet, zur Bearbeitung zur Verfügung. Im Eingangsrechungsbuch erhalten fehlerfreie Buchungen den Status H , fehlerhafte den Status h .

· Gehaltene wieder aktivieren
durch Eingabe Code 'A'
Gehaltene Buchungen werden wieder aktiviert. Im Eingangsrechungsbuch ändert sich der Status auf 'A' , wenn sie fehlerfrei sind, ansonsten auf leer.

ERFASSEN DER BELEGE

Einzelbelege mit nur einem Gegenkonto werden in jeweils einer Zeile eingegeben. Belege mit mehreren Positionen werden als 'Führungsbuchungen' ohne Gegenkonto, mit nachfolgenden Teilbuchungszeilen erfasst, bei denen das Sachkonto im Feld 'Konto' einzugeben ist (siehe Abbildung 12-4).

Bei der Erfassung der Belege muss im Eingabefeld mit der Spaltenüberschrift 'K' eine Kennzeichnung durchgeführt werden, ob eine Einzelbuchung, eine Führungsbuchung oder eine Teilbuchung eingegeben wird:

Code E

für Einzelbuchungsbelege mit Konto und Gegenkonto

Code F

für Führungsbuchungen auf das Personenkonto, Feld 'Gegenkonto' leer

Code T

für Teilbuchungen von vorhergehenden Führungsbuchungen, Feld 'Konto' mit der Sachkontonummer, Gegenkonto leer

Anmerkung:

Eine bereits erfasste Einzelbuchung kann nachträglich in eine Führungsbuchung mittels Zeilencode 'S' umgewandelt werden. Eine nachträglich manuelle Änderung dieses Kennzeichens ist nicht möglich.

In den Steuerungsdaten des jeweiligen ER-Buches ist hinterlegt, welche Belegart für die Erfassung als Standardwert gilt, und ob eine automatische Belegnummerierung erwünscht ist.

Die Belegart mit ihren Vorgabewerten und Feldsteuerungen bestimmt den Eingabevorgang genauso wie in DKS. Weiters erkennt die Erfassungsfunktion die Kontoart der eingetragenen Personenkontonummer über das entsprechende Feld der Belegartdaten.

Damit ist über die Stammdaten hinterlegt, welche Standardwerte übernommen werden sollen, welche Eingabewerte gültig sind und wie die Betragseingabe (Brutto oder Netto) bei Verwendung von Steuercodes erfolgt.

Die Standardbelegart aus den Steuerungsdaten sowie die zugehörigen Standard(vorgabe)werte brauchen nicht eingegeben werden. Die Vorgabewerte werden nach Drücken der Taste EINGABE automatisch in die Eingabezeile übernommen.

Beachten Sie

Wenn erwünscht, kann auch eine abweichende Belegart eingegeben werden. Gültige Belegartcodes müssen dabei den Buchungstype 'RE' für Rechnungen aufweisen.

12.4.2 Eingabe Einzelbeleg

Es ist zumindest das Zeilenkennzeichen 'E' ein Konto und ein Gegenkonto, sowie der Betrag einzugeben. An Stelle des Gegenkontos kann das Zeichen '*' als vorübergehender Platzhalter (bis zur Freigabe) verwendet werden.

Weitere Punkte sind:

· Die Belegart wird aus den Steuerungen übernommen.

· Die Belegnummer braucht nur eingegeben werden, wenn keine automatische Belegnummerierung vorgesehen ist.

· Das SH-Kennzeichen wird aus der Belegart übernommen.

· Der Steuercode wird aus der Belegart übernommen.

· Das Periodendatum ist das Beginndatum der durch das eingegebene Belegdatum betroffenen Periode lt. Firmenstamm.

Anmerkung:

Damit erhalten alle Rechnungen einer Periode das gleiche Periodendatum und werden in einen gemeinsamen DKS-Belegblock übernommen.

· Das Buchungsdatum wird erst bei der Freigabe aus dem Tagesdatum übernommen.

· Der Landeswährungsbetrag bei Rechnungen mit FWG-Code ergibt sich aus den Umrechnungskursen im DKS-Firmenstamm; die Eingabe eines abweichenden Landeswährungsbetrages ist in der Detaileingabe möglich.

12.4.3 Eingabe Teilbuchungen

Die Belegangaben werden als 'Führungsbuchung' mit dem Kennzeichen 'F' ohne Gegenkonto eingegeben, die Teilpositionen in Folgezeilen mit dem Kennzeichen 'T'. Die Eingabelogik für den Beleg entspricht der Erfassungssystematik von DKS. Belegart, Belegdatum und Belegnummer werden nur bei der Führungsbuchung eingegeben.

Weitere Punkte sind:

· Bei Führungsbuchungen wird im Feld 'Konto' die Personenkontonummer eingegeben. Die Kontoart dieses Kontos ergibt sich aus der verwendeten Belegart.

· Ein Steuercode bei der Führungsbuchung bestimmt, dass der gesamte Beleg mit der dadurch bestimmten Steuer zu versteuern ist. Bei den Teilbuchungen darf daher kein Steuercode eingegeben werden.

· Die Musterbelegarten sehen vor, dass die Betragseingabe bei Teilbuchungen mit Steuercode netto durchgeführt wird.

· Ein Fremdwährungscode in der Führungsbuchung erzwingt, dass auch die Teilbuchungen in dieser Fremdwährung mit dem gleichen Kurs eingegeben werden müssen.

12.4.4 Erfassen Eingangsrechnungen

Tabelle 12-3. Eingabefelder im Bildschirmformat WB

Feld / Spalte	Eingabe	Werte	Auswirkung
K	zwingend		Hiermit legen Sie die Art der Buchung fest:
		F	'F' für Führungsbuchung
Bcd (Belegartcode)		T	'T' für Teilbuchung
		E	'E' für Einzelbuchung
Bcd (Belegartcode)	wahlweise	Belegart	Der Code für die DKS Belegart zur Bestimmung der Vorgaben und Feldsteuerungen. Die Belegart müssen Sie nur dann eingeben, wenn Sie den in den Steuerungen definierten Belegartcode nicht verwenden wollen.
Belegdatum	wahlweise	gültiges Datum	Es muss ein gültiges Datum in dem in den Firmenstammdaten definierten Format (TTMMJJ oder JJMMTT) eingegeben werden; das Datum muss in einer gültigen Buchungsperiode liegen. Wenn Sie nichts eingeben, wird automatisch das Tagesdatum herangezogen.
Belegnummer	wahlweise	Belegnummer	Die Belegnummer ist ein 8-stelliges alphanumerisches Feld zur Identifikation des Buchungsbeleges und des zugehörigen Offenen Postens. In den Steuerungsdaten des ER-Buches ist hinterlegt, ob eine automatische Belegnummerierung (= interne Belegnummer) durchgeführt wird. Wenn Sie keine Belegnummerierung definiert haben, müssen Sie die Belegnummer eingeben.
Konto	zwingend	gültige Kontonummer	Als Kontonummer wird bei Einzelbuchungen die Nummer des Personenkontos eingetragen, bei Teilbuchungen die Nummer des Sachkontos. Als Platzhalter zur späteren Ergänzung kann der Wert '*' eingetragen werden.
Gegenkonto	bei Einzelbuchungen zwingend bei Teilbuchungen nicht möglich	leer Kontonummer *	Im Feld Gegenkonto wird bei Einzelbuchungen (Kennzeichen 'E') die Eingabe einer gültigen Sachkontonummer oder des Zeichens '*' als Platzhalter erwartet.
Betrag	zwingend	Betrag	Es wird der Buchungsbetrag, brutto oder netto lt. Belegart erwartet. Die größtmögliche Betragseingabe ist ein zweistelliger Millionenbetrag (in diesem Fall erfolgt wegen der vorgegebenen Feldlänge keine Punktaufbereitung des Betrages); negative Beträge sind erlaubt. Bei Angabe eines FWG-Codes gilt der Betrag als Fremdwährungsbetrag.
Kennzeichen Soll/Haben	zwingend oder Übernahme aus Belegart	S = Soll H = Haben	Der Betrag wird auf der durch dieses Kennzeichen angegebenen Kontoseite im Soll (Kennzeichen 'S') oder Haben (Kennzeichen 'H') verbucht. Als Standardwert wird der Wert aus der Belegart übernommen (Eingabe wahlweise).
STC (Steuercode)	wahlweise	Steuercode	gültiger Steuercode aus DKS. Der Steuercode bestimmt die Höhe der errechneten Steuer (manuelle Eingabe in den Detailangaben) das Steuerkonto das Skontokonto bei Freigabe mit Nettoverbuchungsmethode In den Steuerungen des ER-Buches ist die Steuerart (1. Stelle des Steuercodes) jener Steuercodes hinterlegt, die als Einfuhrumsatzsteuercodes zu betrachten sind.
FWG (Fremdwährungscode)	wahlweise	Fremdwährungscode	Rechnungen in Fremdwährungen werden mit einem gültigen Fremdwährungscode erfasst. Der eingegebene Betrag wird mit Hilfe der Kursangaben in den Firmenstammdaten und der Kursart aus der Belegart in einen Landeswährungsbetrag umgerechnet. Eine abweichende Eingabe des Landeswährungsbetrages ist in den Detailangaben möglich.
Abz (Abzeichner)	wahlweise	3-stelliges Kürzel	Durch das Kennzeichen kann hinterlegt werden, wer für die Abzeichnung und Freigabe des Beleges zuständig ist. Der Abzeichner kann die für ihn vorgesehenen Rechnungen nach diesem Kennzeichen selektiert anzeigen.
Bemerk (Bemerkung)	wahlweise	Text	Es kann ein Kurzvermerk für noch zu prüfende Angaben hinterlegt werden. Der Kurzvermerk bewirkt, dass vor der Freigabe eine Bestätigung im Feld 'erledigt' durchgeführt werden muss.
E (erledigt)	wahlweise	freies Kennzeichen	Hier kann eine Eintragung zur Bestätigung der Bemerkung durchgeführt werden. Die Felder Bemerkung und Erledigt werden nicht geprüft; ihre Verwendung obliegt dem Anwender.

12.4.5 Erfassen Zusatzangaben

EINGABE ÜBER FENSTERTECHNIK

Die am Bildschirmformat WB einzugebenden Daten enthalten nur die grundlegenden Angaben für die Erfassung der Belege. Die ergänzenden Angaben, z. B. Zahlungskonditionen können

· gemeinsam am Bildschirmformat zur Eingabe der Rechnungsdetails, oder

· nacheinander durch Einblenden von Zusatzfenstern am Bildschirm WB eingegeben werden.

Für die Eingabe mittels Fenstertechnik sind derzeit neun Eingabefenster definiert. Die Fenster werden nacheinander durch Drücken der Taste F23 angezeigt (Inhalt der Fenster siehe 12.2, "Steuerungen").

Die Fenster und die Anzeigereihenfolge der Fenster werden je ER-Buch und Benutzer in den Benutzersteuerungen hinterlegt (siehe 12.2, "Steuerungen").

Standardeingabevariante am Beispiel Buchungstext:

Nach Drücken der Taste F23 wird - sofern für den Benutzer vorgesehen - das Bildschirmformat WB mit dem Fenster G1 'Buchungstext' angezeigt.

Abbildung 12-5. Format WB: 'Erfassen Eingangsrechnungen'

SAG-Comarch Doku AG Erfassen Eingangsrechnungen ÄNDERN ERBWBE WB

22.01.10 16:12 DOKUUSER EUR

ERERF

freigegeben:

EINGANGSRECHNUNGSBUCH Name: ER1-Warenlager

---- Beleg ----

K Bcd Datum Nummer Konto Gegenkto Buchungstext

E ER 220110 ERB/0001 33100 *

E ER 220110 ERB/0002 33100 1600

F ER 220110 ERB/0003 33200

T 1600

T 1300

E ER 220110 ERB/0004 33010 1600

Nächste Belegnummer: ERB/0001

verzweigen in

F5=Aktualisieren F12=Vorh. Anzeige F23=Weit. Auswahl

Sie können nun zu jeder Zeile einen Buchungstext eingeben, d. h. auch bei der Fenstereingabe wurde das Prinzip der Zeileneingabe eingehalten:

· Die jeweilige Zeile im Fenster gehört zur zugehörigen Belegzeile außerhalb des Fensters.

Solange die Fenstereingabe aktiviert ist, ist in den Feldern außerhalb des Fensters keine Eingabe möglich.

In der linken unteren Ecke des Fensters wird die Bezeichnung angezeigt.

Befehlstasten
F23 bewirkt die Anzeige des nächsten Fensters lt. festgelegter Reihenfolge. Die Reihenfolge bzw. die Information, ob ein Fenster überhaupt angezeigt werden soll, ist in den Benutzer-Steuerungsdaten hinterlegt.

F12 bewirkt das Ausschalten der Zusatzfenster und die Rückkehr zur Normalanzeige. Bei der Rückkehr bleibt die Information über das zuletzt angezeigte Fenster erhalten. Wenn die Taste F23 danach nochmals gedrückt wird, erscheint das zuletzt bearbeitete Eingabefenster.

Sondereingabevariante Bereichsbuchung
Das Eingabefenster G4 zur Eingabe der Bereichsbuchungen unterstützt die Eingabemöglichkeit für bis zu 299 Bereichsbuchungen hintereinander.

Nachdem Sie die vorgesehenen Felder Bereichskonto und Prozentsatz für eine Belegposition eingegeben haben, wird die Eingabe gespeichert, und die Eingabefelder werden für eine neue Eingabe wieder leer angezeigt.

Die abgespeicherten Bereichszuordnungen können am Bildschirmformat zur Detaileingabe kontrolliert werden.

Duplizierfunktion
Wichtige Eingabefelder können bei der Erfassung von einer Belegzeile in die nächste kopiert werden, indem das Zeichen '#' in das entsprechende Feld eingegeben wird:

Bildschirm WB

Belegdatum und Kontonummer

Fenster G1

Buchungstext

Fenster G4

Bereichskontonummer

Fenster G6

Valutadatum, Buchungsdatum und Zahlungsbedingungen

Fenster G7

Buchungsdatum

12.4.6 Änderungen Detailangaben

DETAILEINGABE EINZEL- UND FÜHRUNGSBUCHUNG

Im Bildschirmformat zur Detaileingabe können alle Detailangaben einer Belegzeile geprüft oder geändert werden.

Für die Änderungen sind Zusatzfunktionen verfügbar, die auch durch die Fenstertechnik nicht abgedeckt werden:

· Überschreiben errechneter Steuerbeträge durch Betragseingabe

· Festlegen individueller Rechnungskurse durch Betragseingabe Landeswährung

· Eingabe von 299 Bereichsabgrenzungen mit Betrag

Es können nur bestehende Belegdaten geändert werden; ein Neuerfassen ist bei den Detaileingaben nicht möglich.

Durchführung

1. Geben Sie für die Anzeige der Detaileingaben am Bildschirm 'Erfassen Eingangsrechnungen' den Code 'X' oder 'D' bei einer Führungsbuchung oder Einzelbuchung ein. Der Code 'D' erlaubt anschließend auch das Ändern des Periodendatums und ist nur für freigabeberechtigte Benutzer erlaubt.

2. Das Bildschirmformat FB wird angezeigt, und Sie können die Daten beliebig ändern:

Abbildung 12-6. Format FB: 'Erfassen Eingangsrechnungen'

SAG-Comarch Doku AG Erfassen Eingangsrechnungen ÄNDERN ERBWBE FB

22.01.10 16:22 DOKUUSER EUR

ERERF

F Ü H R U N G S B U C H U N G

Belegart : ER

Karteikarte Konto 2 : 33010 Wohlmut Susanne

Gegenkont 3 : 1600 Waren

Beleg Nummer/Datum : ERB/0004 22.01.10 ext.Rechnungsdatum: /

Rechnungsbetrag S/H : 6.832,10 H -nr:

Fremdwährung Betrag/Code :

Steuerbetrag Code : 1.138,68 V20 Vorsteuer 20%

Buchungstext :

Zahlungsbed. / Valutadat. :

Skontotage1 Skonto1 : Skontotage2 Skonto2:

Nettotage / Zahlsp./ Zess.: 060 N Zahlart / Zahlstelle :

Abzeichnung durch :

Bemerkung / Erledigt : Zusatz 1 / 2 :

Konto 001 Betrag Proz. Konto 002 Betrag Proz.

Bereiche :

F12=Vorh. Anzeige F7=Bild-ab F8=Bild-auf F4=Liste F24=Weitere Tast.

Daten, die am Bildschirm angezeigt werden, aber nicht eingegeben wurden, sind vom System automatisch aus den Kontodaten oder Belegartdaten übernommen worden. Nach der Eingabe der gewünschten Änderungen können Sie durch Drücken der Taste F12 zum Bildschirmformat WB (Übersicht) zurückkehren.

Tabelle 12-4. Zusätzliche Eingabefelder im Bildschirmformat FB

Feld	Eingabe	Werte	Auswirkung
Periodendatum (nur bei Verzweigung mit 'D')	wahlweise	Periodendatum	Gültiges Datum lt. Datumsformat und Periodendaten. Ob das Datum in einer zum Belegdatum abweichenden Periode liegen darf, ist in den Steuerungen hinterlegt.
ext. Rechnungsdatum	wahlweise	gültiges Datum	Eingabe wahlweise gültiges Datum als externes Rechnungsdatum.
ext. Rechnungsnummer	wahlweise	beliebig	Eingabe wahlweise externe Rechnungsnummer als beliebige Zeichenfolge.
Rechnungsbetrag	zwingend, wenn keine Fremdwährung	Betrag	Wenn ein vom automatisch errechneten Landeswährungsbetrag abweichender Betrag für Fremdwährungsrechnungen benötigt wird, kann durch die manuelle Eingabe eine bestimmte Kursrelation festgelegt werden. Beachten Sie, dass bei Änderungen einer Teilposition einer Rechnung ohne Anpassung der übrigen Positionen eine offene Belegsumme entsteht.
Fremdwährungsbetrag	wahlweise	Betrag	Bei Fremdwährungsrechnungen muss eine Eingabe erfolgen. Zusätzlich ist ein Fremdwährungscode erforderlich.
Fremdwährungscode	wahlweise	gültiger Fremdwährungscode	Bei Fremdwährungsrechnungen muss eine Eingabe erfolgen.
Steuerbetrag	wahlweise	Betrag	Wenn ein Steuercode vorhanden ist, kann der automatisch errechnete Steuerbetrag überschrieben werden. Beachten Sie Bei den Fremdwährungs- und Steuerbetragseingaben wird eine Toleranzprüfung durchgeführt. Ein Fehlerhinweis wegen Überschreiten der im Firmenstamm hinterlegten Toleranzgrenze muss mit F15 bestätigt werden. Die Bestätigung am Bildschirm schaltet die zugehörige Prüfung der DKS-Funktion Stapelübernahme nach der Freigabe der Rechnungen nicht aus, sodass in DKS angehaltene Belegblöcke entstehen. Um dies zu vermeiden, müssen die Toleranzgrenzen entsprechend hoch gesetzt werden (Expertcode FIRBUCTOLZ) oder für die Übernahme ausgeschaltet werden (FIRBUCWF).
Buchungstext	wahlweise	beliebiger Text	Es kann ein beliebiger Text zur Buchung eingegeben werden.
Zahlungsbedingungen	wahlweise	Zahlungskonditionscode	Die Zahlungsbedingungen werden automatisch aus den Kontodaten des Personenkontos übernommen. Wenn die Konditionen des Einzelbelegs davon abweichen, kann ein gültiger Zahlungskonditionscode (Feld 'Zahlungsbed.') verwendet werden.
Skontotage 1+2	wahlweise	Anzahl Tage	Die Zahlungsbedingungen werden automatisch aus den Kontodaten des Personenkontos übernommen. Wenn die Konditionen des Einzelbeleges davon abweichen, können die Zahlungsbedingungen manuell eingetragen werden. Sie haben die Möglichkeit die Anzahl der Tage einzutragen, in denen Sie Skonto gewähren.
Prozent 1+2	wahlweise	Prozentsatz	Hier können sie den Prozentsatz des für diesen Beleg gewährten Skontos eintragen.
Nettotage	wahlweise	Tage	Die Fälligkeit des OPs wird ab Belegdatum oder ab Valutadatum mit Hilfe der Nettotage ermittelt.
Valutadatum	wahlweise	ein Datum größer als das Belegdatum	Wenn der Beginn der Laufzeit der Zahlungskonditionen vom Belegdatum abweichend festgelegt wurde, kann durch Eingabe eines gültigen Datums ein abweichendes Beginndatum festgesetzt werden.
Zahlsp. (Zahlsperrecode)	zwingend		Die Zahlsperre ist nur bei Verwendung des Paketes DKSMZA wirksam.
		N	Rechnung erhält keine Zahlsperre
		U	Rechnung wird unbedingt beim nächsten automatischen Zahlungslauf berücksichtigt.
		J	Rechnung erhält Zahlsperre und wird nicht maschinell bezahlt.
Zess. (Zessionskennzeichen)	wahlweise	gültiges Zessionskennzeichen	Es kann ein Kennzeichen als Zessionsvermerk eingetragen werden. Das Kennzeichen muss mit den zugehörigen Zessionsvermerken in den Firmenstammdaten angelegt sein. Das Kennzeichen ist Voraussetzung für die nachfolgende Erfassung der Zessionsangaben, die jedoch nur bei Einzelzessionen - abweichend von den Vermerken im Firmenstamm - eingegeben werden müssen. Bei Globalzessionen erfolgt in DKS eine automatische Kennzeichnung des Kontos mit Hilfe der Vermerke in den Stammdaten.
Zusatz 1/2	wahlweise	Text	Es können beliebige Zusatzvermerke hinterlegt werden. Die Eingaben können mit eigenen Programmen geprüft werden. Anmerkung: Für die Realisierung einer Prüfung dieser Vermerke steht eine Schnittstellenfunktion zum Aufruf einer vom Anwender bereitzustellenden Prüfroutine zur Verfügung. Die genaue Beschreibung der Schnittstelle können Sie auf Anfrage beziehen.
Bereiche (Kontonummer, Betrag oder Prozent)	wahlweise	gültiges Bereichskonto	Es können jeweils zwei Bereichsabgrenzungen mit Bereichskontoart, Bereichskontonummer, Betrag oder Prozentsatz eingegeben werden, d. h. nach der Eingabe von zwei Bereichsabgrenzungen kann nach Drücken der Taste EINGABE mit Hilfe der BILD-Tasten zur Eingabe der nächsten Bereichsabgrenzungen 'geblättert' werden. Es sind insgesamt 299 Bereichseingaben bei Führungsbuchungen möglich. Hinweis: Durch Betätigen der Funktionstaste F11 kann von der Eingabe von Betrag/Proz. zur Eingabe der Menge und umgekehrt umgeschaltet werden. Beachten Sie, dass bei Führungsbuchungen mit nachfolgenden Teilbuchungen, die Bereichsabgrenzung im Normalfall bei den Teilbuchungen (Sachkonten) durchgeführt werden sollten. Bei Teilbuchungen sind 299 Bereichskonten eingebbar.

DETAILEINGABE TEILBUCHUNGEN

In den Teilbuchungen werden die Aufwandspositionen der in der Führungsbuchung definierten Rechnung erfasst.

Am Bildschirmformat zur Eingabe der Buchungsdetails können die Teilpositionen geändert und zusätzliche Eingaben, z. B. Bereichsaufteilungen, erfasst werden.

Bei der Bearbeitung der Teilpositionen wird eine offene Belegsumme angezeigt. Die offene Belegsumme ist die Summe aus der Führungsbuchung abzüglich der Steuern und Teilbuchungen, die v o r der angezeigten Teilbuchung erfasst wurden.

Durchführung

Zum Aufruf der Anzeige der Detailangaben geben Sie am Bildschirmformat WB (Übersicht) in der Auswahlspalte vor der gewünschten Zeile den Code 'X' bei einer mit 'T' gekennzeichneten Zeile ein.

Das Bildschirmformat TB wird mit den Daten der Belegposition angezeigt.

Abbildung 12-7. Format TB: 'Erfassen Eingangsrechnungen'

SAG-Comarch Doku AG Erfassen Eingangsrechnungen ÄNDERN ERBWBE TB

22.01.10 16:24 DOKUUSER EUR

ERERF

T E I L B U C H U N G

offene Belegsumme : 1.160,00

Belegart : ER

Konto 3 : 1600 Waren

Gegenkonto 2 : 33200 Binder Alfred

Beleg Nummer/Datum : ERB/0003 12.01.10 ext.Rechnungsdatum: /

Rechnungsbetrag S/H : 600,00 S -nr:

Fremdwährung Betrag/Code :

Steuerbetrag Code : 120,00 V20 Vorsteuer 20%

Buchungstext :

Datum EUSt : Valutadatum :

Zusatz 1 / 2 :

Konto Betrag Proz. Bereiche Konto Betrag Proz.

P 1 001 002

003 004

005 006

007 008

F12=Vorh. Anzeige F7=Bild-ab F8=Bild-auf F4=Liste F24=Weitere Tast.

Mit Funktionstaste F11 wird zur Eingabe einer Mengenangabe verzweigt, hier muss eine Eingabe erfolgen wenn im Sachkonto Mengenpflicht hinterlegt ist.

SAG-Comarch Doku AG Erfassen Eingangsrechnungen ÄNDERN ERBWBE TB

12.01.10 14:20 DOKUUSER EUR

ERERF

T E I L B U C H U N G

offene Belegsumme : 500,00

Belegart : ER

Konto 3 : WAREN Waren

Gegenkonto 2 : BINDER Binder

Beleg Nummer/Datum : ERB/0003 12.01.10 ext.Rechnungsdatum: /

Rechnungsbetrag S/H : 500,00 S -nr:

Fremdwährung Betrag/Code :

Steuerbetrag Code :

Buchungstext :

Datum EUSt : Valutadatum :

Zusatz 1 / 2 :

Konto Mengenangabe Bereiche Konto Mengenangabe

P 1 001 002

003 004

005 006

007 008

F11=Andere Sicht F21=Karteikarte F22=Zusatzinfos F24=Weitere Tast.

Beim Buchen auf dieses Konto muß eine Menge angegeben werden.

Daten, die am Bildschirm angezeigt werden und nicht eingegeben wurden, sind vom System automatisch aus den Konto- oder Belegartdaten übernommen worden.

Da zwischen Führungs- und Teilbuchungen Abhängigkeiten bestehen, sind die Eingabemöglichkeiten von den Angaben in der Führungsbuchung bestimmt:

· Die Felder Gegenkonto, Belegnummer, Belegdatum, ext. Rechnungsnummer und ext. Rechnungsdatum sind gesperrt.

· Wenn in der Führungsbuchung eine Fremdwährung (Code) vorhanden ist, müssen die Teilbuchungen in der gleichen Währung eingegeben werden.

· Wenn in der Führungsbuchung ein Steuercode vorhanden ist, darf in der Teilbuchung kein Steuercode eingegeben werden.

Es können keine neuen Daten erfasst, sondern nur bestehende Daten geändert werden. Nach der Eingabe der Änderungen kehren Sie mit der Taste F12 zum Bildschirm WB (Übersicht) zurück.

Entrichtungsdatum Einfuhrumsatzsteuer

Das Entrichtungsdatum ist für die richtige Zuordnung von Einfuhrumsatzsteuern bei der Umsatzsteuervoranmeldung erforderlich.
Die Eingabe wird bei der Übergabe in DKS als Zusatztext mit Kennzeichen 'SD' gespeichert.

12.5 Freigabe zur Verbuchung

Mit der Freigabe der Belege werden die bisher als 'offen' gekennzeichneten Rechnungen für die Stapelübernahme von DKS bereitgestellt.

Zur tatsächlichen Übernahme in DKS ist danach der Menüpunkt 'Stapelübernahme' im Menü MENBUC aufzurufen. Es kann aber auch in der Aktivität 'ERBWB' an der dafür vorgesehenen Stelle in der Parameterzeile ein 'J' eingetragen werden. Somit erfolgt eine Verbuchung der zuvor freigegebenen Rechnungen unmittelbar, nachdem der Benutzer die Funktion verlassen hat und nur für jene Rechnungen, die dieser Benutzer zuvor freigegeben hat.

Beachten Sie

Als Standard wird die Aktivität mit dem Wert 'J' ausgeliefert; eine Änderung ist mittels Funktionsaufruf (Expertcode) 'AKTW' möglich. Aufzurufen ist die Aktivität 'ERBWB', Paket 'DKSERB', paketbezogen '1'. Der Wert 'J' oder 'N' muss in der Zeile 'PARAMETER' unter dem Buchstaben C des darüber stehenden Bildschirmtextes '8=Command' eingetragen werden.

In der Aktivität ‚ERBWB’ kann auch eingestellt werden, ob der Belegblock für eine Nachbearbeitung im Buchungsprogramm ‚BUC’ angehalten werden soll.

Es sind dafür die Werte ‚N’ für nicht anhalten, ‚J’ für anhalten und ‚W’ für anhalten und als fehlerhaft markieren vorgesehen.

Beachten Sie

Eine Änderung ist mittels Funktionsaufruf (Expertcode) 'AKTW' möglich. Aufzurufen ist die Aktivität 'ERBWB', Paket 'DKSERB', paketbezogen '1'. Der Wert 'J' , 'N' oder 'W' muss in der Zeile 'PARAMETER' unter dem Buchstaben o des darüber stehenden Bildschirmtextes '8=Command' eingetragen werden.

Bei der Stapelübernahme erfolgt nochmals eine formale Prüfung der übergeleiteten Daten. Wenn von DKS Fehler festgestellt werden, müssen die Buchungen über die Buchungskorrektur von DKS berichtigt werden.

Löschen Sie fehlerhafte Buchungen nicht aus dem Buchungserfassungsbereich von DKS!

Es entstehen sonst Abweichungen zwischen dem Eingangsrechnungsbuch und dem Buchungsstoff. Eine Buchung, die in DKS gelöscht wird, kann nicht mehr aus dem ER- Buch übernommen werden, sondern sie muss mit der Buchungserfassungsfunktion in DKS nachgebucht werden.

FREIGABE DURCHFÜHREN

Voraussetzung der Freigabe

Voraussetzungen für eine Freigabe sind:

· dass der jeweilige Benutzer eine Freigabeberechtigung erhalten hat

· dass der Beleg fehlerfrei ist, und der Status 'A' angezeigt wird (fehlerhafte Belege werden intensiv angezeigt)

· dass eine eventuell vorhandene Bemerkung durch Eingabe eines Kennzeichens für 'erledigt' (Feld 'E') bestätigt wird.

Durchführen

Die Freigabe der Belege wird am Bildschirmformat WB (Übersicht Erfassen Eingangsrechnungsbuch) durchgeführt.

Die angezeigten Rechnungen können nach Abzeichner oder Sachbearbeiter vorselektiert und danach durch Eingabe der Codes

'F'

Freigabe lt. Beleg (F13 gibt den ganzen Schirm frei) oder

'N'

Freigabe mit Nettobuchungsmethode (F14)

in der Vorspalte - bei mehreren Rechnungen gleichzeitig - freigegeben werden.

Bei Führungsbuchungen mit nachfolgenden Teilbuchungen muss der Code nur bei der Führungsbuchung eingegeben werden.

Nach der Freigabe werden die Rechnungen im Bildschirm WB nicht mehr angezeigt. Die freigegebene Summe ist aus dem entsprechenden Bildschirmanzeigefeld ersichtlich. Die Anzeige der freigegebenen Rechnungen erfolgt mit der Funktion ERANZ.

12.5.1 Nettoverbuchungsmethode

Das Verbot der Aktivierung von Finanzierungskosten im Anlagevermögen bestimmt für die Verbuchung von Eingangsrechnungen, dass bei Vorhandensein von Zahlungskonditionen nur der Nettowert abzüglich Skonto am Bestandskonto aktiviert werden darf.

Der vorgesehene Skontoabzugsbetrag wird als Aufwand am Konto 'noch nicht verrechenbarer Skonto' verbucht. Die Gegenbuchung des Skontobetrages erfolgt bei der Zahlung.

Die Freigabemethode mit dem Code 'N' leitet die Rechnungen in DKS so über, dass eine Verbuchung wie beschrieben durchgeführt wird. Voraussetzung ist, dass die Eingangsrechnung mit einer Belegart gebucht wurde, deren Führungsbuchung 'brutto' und Teilbuchung 'netto' definiert ist.

Das Skontokonto wird dabei entsprechend der Methodik von DKS aus den Zahlungskontodaten der verwendeten Steuercodes übernommen. Die Zahlungskontodaten müssen daher in den Firmenstammdaten eventuell unter Verwendung eigener Steuercodes so angepasst werden, dass die Eintragung des 'richtigen' Skontokontos vorhanden ist.

Nach der Verbuchung einer Rechnung mittels Nettoverbuchungsmethode, unter Abzug von 5% Skonto, stellen sich die Konten der Buchhaltung wie folgt dar:

Verbindlichkeiten Vorsteuer

* * * * * *

120,00 - 20,00 -

* *

n. v. Skonto Bestands-/Aufwandskonto

* * * * * *

5,00 - 95,00 -

* *

12.5.2 Auswahl der Datensicht

Sachbearbeiter, für deren Benutzer-Id in den Steuerungsdaten-Benutzer eine Freigabeberechtigung eingetragen ist, können die Daten, die sie bearbeiten möchten, am Bildschirmformat WB (Erfassen Eingangsrechnungen Übersicht) vorselektieren.

Die Auswahl kann entweder nach Benutzer (USER-ID) oder nach Abzeichner durchgeführt werden. Der Benutzer ist die automatisch bei der Rechnungserfassung vermerkte Identifikation. Der Abzeichner wird bei der Belegerfassung vom jeweiligen Sachbearbeiter hinterlegt.

Durchführung

Um eine bestimmte Datensicht auszuwählen, steht am Bildschirmformat WB die Taste F11 zur Verfügung. Nach Drücken der Taste wird ein Bildschirmformat zur Selektionseingabe angezeigt.

Abbildung 12-8. Format GP: 'Erfassen Eingangsrechnungen'

SAG-Comarch Doku AG Erfassen Eingangsrechnungen ÄNDERN ERBWBE GP

22.01.10 16:31 DOKUUSER EUR

ERERF

A U S W A H L D A T E N S I C H T

Benutzer (J/N): N Name:

Abzeichner (J/N): N Name:

F3=Verlassen F4=Liste F5=Aktualisieren

Nach der Eingabe der Kriterien für die Datensicht werden nur mehr die Daten angezeigt, die der getroffenen Auswahl entsprechen.

12.6 Anzeige ER-Buch Rechnungen

12.6.1 Anzeige freigegebene Rechnungen

Die Anzeige der freigegebenen Rechnungen erfolgt in der gleichen Form wie am Bildschirmformat WB für die Rechnungserfassung.

In der Standardanzeige werden alle Rechnungen angezeigt, die freigegeben wurden (Statuskennzeichen 'F'). Die angezeigten Belege sind nach Belegnummern sortiert.

Durchführung

1. Aufruf Menüpunkt 4 im Menü MENERB oder mittels Expertcode ERANZ.

2. Danach wird das Bildschirmformat GF mit den freigegebenen Rechnungen angezeigt.

Abbildung 12-9. Format GF: 'Anzeige freigegeb. Rechnungen'

SAG-Comarch Doku AG Anzeige freigegeb. Rechnungen ANZEIGE ERBAFR GF

25.09.07 11:39 DOKUUSER EUR

ERANZ

EINGANGSRECHNUNGSBUCH Name: ERB-Muster

---- Beleg ----

K Bcd Datum Nummer Konto Gegenkto Betrag SH STC FWG Abz Bemerk E S

E ER 210807 ERB00001 ANNA 1200 1200,00 H USD IS agb. E F

E ER 240807 ERB00002 WAGNER 1200 1200,00 H V20 F

E ER 240807 ERB00003 LINZER 1200 1200,00 H V20 F

E ER 240807 ERB00004 REIN 1200 1200,00 H F

E ER 240807 ERB00005 DAMM 1200 1200,00 H V20 F

E ER 240807 ERB00006 WAGNER 1200 1200,00 H V20 F

E ER 020907 ERB00007 DORNER 1200 1200,00 H V20 F

E ER 020907 ERB00008 ANNA 1200 1200,00 H V20 F

E ER 020907 ERB00009 LINZER 1200 1200,00 H V20 F

E ER 020907 ERB00010 MANN 1200 1200,00 H V20 F

E ER 100907 ERB00014 A 1200 120,00 H F

Nächste Belegnummer: ERB00001

verzweigen in

F3=Verlassen F7=Bild-ab F8=Bild-auf F5=Aktualisieren F24=Weitere Tast.

Anzeige Felder:

K (Kennzeichen Buchung):

· E Einzelbuchung: der Code bezeichnet einen Beleg, der als Einzelzeile
mit Konto und Gegenkonto eingegeben wurde.

· F Führungsbuchung: erste Buchung eines Beleges, mit nachfolgenden
Teilbuchungen; bei Führungsbuchungen wird kein Gegenkonto eingegeben.

· T Teilbuchung: Einzelposition eines Beleges, mit zugehöriger Führungsbuchung

Bcd (Belegart):

Gültige Belegart lt. Firmendaten DKS; die Belegart wird aus den Steuerungsangaben übernommen.

Datum (Belegdatum):

Das Belegdatum der Rechnung; das Belegdatum bestimmt den Lauf der Zahlungsfristen.

Achtung: Mit dem Belegdatum wird automatisch das Periodendatum erzeugt. Die Eingabe eines abweichenden Periodendatums kann am Detailbildschirm erfolgt sein, wird aber nicht angezeigt

Nummer (Belegnummer):

Nummer des Buchungsbeleges: in den Steuerungsangaben kann eine automatische Belegnummerierung vorgesehen sein

Konto:

Bei Einzel- und Führungsbuchungen gültige Kreditorenkontonummer, bei Teilbuchungen gültige Sachkontonummer.

Gegenkto (Gegenkonto):

Eine Sachkontonummer für das Gegenkonto wird nur bei Einzelbuchungen geführt. Bei Führungsbuchungen mit nachfolgenden Teilbuchungen bleibt das Gegenkonto leer.

Bei Teilbuchungen wird die Sachkontonummer im Feld Konto geführt, das Gegenkonto bleibt daher leer.

Betrag:

Buchungsbetrag; die Betragseingabe kann wahlweise mit oder ohne Nachkomma, mit oder ohne Vorzeichen (auch negative Beträge sind erlaubt) erfolgt sein. Ob die Beträge Brutto oder Netto (inkl. oder exkl. Steuer) sind, ist in der Belegart hinterlegt.

SH (Soll/Haben Kennzeichen):

Das Soll/Haben Kennzeichen der Buchung wird angezeigt

STC (Steuercode):

Gültiger Steuercode lt. Firmendaten DKS; der Steuercode wird bei der Führungsbuchung für den ganzen Beleg oder je Teilbuchung gesondert eingegeben. In den Steuerungsdaten ist zusätzlich hinterlegt, welche Steuern als Einfuhrumsatzsteuern zu betrachten sind (Feld Einfuhrumsatzsteuerart bestimmt die erste Stelle der Steuercodes für EUST).

FWG (Fremdwährungscode):

Gültiger Fremdwährungscode lt. Firmendaten DKS; bei einer Eintragung gilt der Buchungsbetrag als Betrag in Fremdwährung.

Abz (Abzeichner):

Für den Abzeichner kann ein beliebiger dreistelliger Begriff eingegeben sei Der Abzeichnerbegriff ist ein mögliches Auswahlkriterium für die Anzeige.

Bemerk(ung):

Bei Eingabe einer Bemerkung ist es erforderlich, dass vor der Freigabe der Belege zur Verbuchung eine Bestätigung im Feld E (Kennzeichen erledigt) eingegeben wird.

E (Kennzeichen erledigt):

Es kann ein beliebiges Kennzeichen für die Erledigung eingegeben werden. Eine Eingabe ist dann notwendig, wenn im Feld Bemerkung eine Eintragung vorhanden ist. Durch das Kennzeichen bestätigt der Abzeichner, dass der Beleg akzeptiert werden kann

S (Statuskennzeichen):

· F freigegeben

· N freigegeben nach Nettoverbuchungsmethode

· A aktiv (nicht freigegeben) leer fehlerhaft (nicht freigegeben)

· L gelöscht (nur bei Wahlfunktion Löschvermerk J möglich)
Statuskz. A, L und leer können nur nach Auswahl Datensicht und Auswahl
Alle (J/N) = J auftreten!

Nächste Belegnummer:

Durch Eingabe einer Belegnummer im Feld 'Nächste Belegnummer' kann ein 'Aufsetzpunkt' für die angezeigten Daten ausgewählt werden.

Gültige Funktionstasten:

· F3: Ende der Arbeit

· F9: Beginn Datenbereich

· F5: Wiederherstellen Bildschirm

· F10: Ende Datenbereich

· F11: Wechsel Datensicht

· BILD AUF: Nächste Seite

· BILD AB : Vorhergehende Seite

· F20: Image Anzeige aufrufen. Nur möglich, wenn DKSARC installiert ist und
der Benutzer in den IWS-Defintionen (EFS/WRKIWSD) angelegt ist.

· F21: Karteikarte Buchung/Konto/Gegenkonto: abhängig von der Cursorposition.

Die Taste F11 ist nur für Benutzer mit uneingeschränkter Wartungsberechtigung aktiv!

Wird in einer Zeile ein Fremdwährungscode angezeigt, ist auch der Betrag in Fremdwährung.

12.6.2 Anzeigeselektion Rechnungen

Bei der Anzeige der Rechnungen am Bildschirmformat GF kann durch Drücken der Taste F11 ein Bildschirmformat zur Selektion der anzuzeigenden Daten ausgewählt werden.

Nach Drücken der Taste wird das Bildschirmformat GZ angezeigt.

Abbildung 12-10. Format GZ: 'Anzeige freigegeb. Rechnungen'

SAG-Comarch Doku AG Anzeige freigegeb. Rechnungen ÄNDERN ERBAFR GZ

22.01.10 16:34 DOKUUSER EUR

ERANZ

A U S W A H L D A T E N S I C H T

Benutzer (J/N): N Name:

Abzeichner (J/N): N Name:

Alle (J/N): N

F3=Verlassen F4=Liste F5=Aktualisieren

Zusätzlich zu der beim Erfassen der Rechnungen bekannten Auswahl nach Benutzer oder Abzeichner kann im FELD 'Alle' der Wert J eingegeben werden, wenn bei der Anzeige auch die noch nicht freigegebenen Rechnungen berücksichtigt werden sollen. Die Daten können jedoch nicht verändert werden.

Nach der Auswahl der gewünschten Datensicht drücken Sie die Taste EINGABE. Danach wird das Bildschirmformat GF gemäß der festgelegten Datensicht angezeigt.

Beachten Sie,

dass eine Auswahl nach Abzeichner oder Sachbearbeiter die Sortierfolge verändert!

12.7 Listausdrucke

12.7.1 Druck offener Rechnungen

Die Liste der offenen Rechnungen druckt alle erfassten Belege, die noch nicht freigegeben wurden, gemäß einer vom Benutzer eingegebenen Auswahl.

Die Liste ist nach Buchungsperiode und Belegnummer sortiert. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, eine nach Abzeichner sortierte Liste auszudrucken (Eingabefeld Sortierauswahl).

Durchführung

1. Auswahl Menüpunkt 2, Drucken offene Rechnungen, oder mittels Expertcode ERDRO im Menü MENERB.

2. Es wird das Bildschirmformat GA zur Eingabe der Auswahlkriterien zum Druck der Liste angezeigt.

Abbildung 12-11. Format GA: 'Drucken offene Rechnungen'

SAG-Comarch Doku AG Drucken offene Rechnungen EINGABE ERBDOR GA

22.01.10 16:36 DOKUUSER EUR

ERDRO

Sort. Auswahl (von) (bis)

Abzeichner :

Kreditor :

Belegnummer : *

Buchungsdatum :

FWG-Beträge (J/N): N

Nur EUST-Buchungen(J/N): N

Kopien: 01

verzweigen in

F3=Verlassen F4=Liste F5=Aktualisieren F16=Drucken F18=Standardwerte

Das Bildschirmformat GA wird nach Drücken der Taste EINGABE erneut angezeigt. Sie können eine neue Auswahl für eine weitere Liste eingeben oder durch Drücken der Taste F3 zum Menü zurückkehren.

Die Systematik der Auswahleingabe entspricht der Auswahl der übrigen DKS Listen.

Druckfelder

Folgende Informationen werden auf der Liste ausgedruckt:

· Beleg (Belegdatum, Belegnummer)

· Konto (Kontonummer)

· Kontobezeichnung

· Buchungsbetrag

· FWG-Code

· Steuercode

· Buchungstext

· ext. Rechnungsdaten (ext. Rechnungsnummer und Datum)

· Status

sowie (2.Zeile):

· Fremdwährungsbetrag (wenn ausgewählt)

· Bemerkung

· erledigt

· Zusatzfelder 1 und 2

Sofern vorhanden (im ER-Buch erfasst), werden die Angaben für die Zessionsadresse in Folgezeilen nach der ersten Belegzeile gedruckt.

Beachten Sie die Kurzerklärung für das Feld STATUS (Listenspalte mit der Überschrift St) am Ende jeder Seite.

Wenn im ER-Buch eine Karteikarte für Konto oder Gegenkonto und zur Buchung erfasst wird, wird diese angedruckt!

Listbild Eingangsrechnungsbuch

Abbildung 12-12. Druckbeispiel Eingangsrechnungsbuch

SAG-Comarch Doku AG E I N G A N G S R E C H N U N G S B U C H Seite 1

Firma: SAG DVR 0000012 Heimatwährungsbeträge in EUR

-------- Beleg --------- - Konto- ----- Bezeichnung ------- Buchgbetr FWG STC ------ Buchungstext -------- Rechnrex Rechdatex St

FWG-Betrag -- Bemerkung - Erl. -- Zusatzfeld

GESCHÄFTSJAHR: 2001 PERIODE: 02

00000042 ER 09.02.07 HAUSER Hauser 125.602,39 H VEU Einrichtung Büro Wien F

Kartei für Buchung ER. 2001/US8877300

120.500,40 USD erl F

ER 09.02.07 0600 Büroeinrichtung 125.080,80 S Einrichtung Büro Wien F

120.000,00 USD F

ER 09.02.07 7400 Miet- und Pachtau 521,59 S Einrichtung Büro Wien F

500,40 USD F

00000043 ER 09.02.07 HAUSNER Hausner 14.400,00 H V20 Miete/Betriebskosten F

ER. v. 010201

erl F

ER 09.02.07 7400 Miet- und Pachtau 12.000,00 S Miete/Betriebskosten F

ER 09.02.07 7980 Sonstige Aufwands 2.400,00 S Miete/Betriebskosten F

00000044 ER 09.02.01 HAUER Hauer 9.474,29 H VEU ER. 11 F

ER. 2007/010300

18.530,10 DEM erl F

Name Zahlungsempf Zession ------->I: Creditanstalt Bankverein

Straße Zahlungsempf.Zession ----->I: Wienerstraße 111

PLZ ORT Zahlungsempf. Zession ->I: 7400 Oberwart

Bankleitzahl Zession : 11850

Bankkontonummer Zession -------->I : 1856122600

ER 09.02.07 5300 Warenverbrauch 9.203,25 S ER. 11 F

18.000,00 DEM F

ER 09.02.07 5400 Verbrauch v. Hilf 271,04 S ER. 11 F

530,10 DEM F

00000046 ER 09.02.07 HAUSER Hauser 11.465,74 S VEU Gutschrift zu ER GS/0001 F

11.000,00 USD erl F

00000047 ER 09.02.07 HAUSNER Hausner 3.000,00 H V20 Nachverrechnung Miete F

erl F

Text : Miete Feber 2007 wurde zu wenig ver

Text : rechnet

** Periode Haben 152.476,68 H

** Periode Soll 11.465,74 S

*** Total Haben 152.476,68 H

*** Total Soll 11.465,74 S

STATUS F: FREIGEGEBEN A: BELEG KORREKT *: BELEG FEHLERHAFT L: BELEG GELÖSCHT

Listen-Nr. IER ERBDOL-1 09.02.07 Zeit 14:25 DKS05200 (Letzte) Seite 1

BAO-Datei: IER0001 DOKUUSER

12.7.2 Druck Eingangsrechnungsbuch

Beim Druck des Eingangsrechnungsbuches werden alle Daten gemäß Auswahleingabe auf Liste ausgegeben.

Durchführung

1. Auswahl Menüpunkt 5, Drucken ER-Buch, im Menü MENERB oder mittels Expertcode ERDRU.

2. Das Bildschirmformat GA wird zur Auswahleingabe für den Ausdruck der Liste angezeigt.

Abbildung 12-13. Format GA: 'Drucken ER-Buch'

SAG-Comarch Doku AG Drucken ER-Buch EINGABE ERBDOR GA

22.01.10 16:37 DOKUUSER EUR

ERDRU

Sort. Auswahl (von) (bis)

Abzeichner :

Kreditor :

Belegnummer : *

Buchungsdatum :

Nur Freigegebene (J/N): N

FWG-Beträge (J/N): N

Nur EUST-Buchungen(J/N): N

Kopien: 01

verzweigen in

F3=Verlassen F4=Liste F5=Aktualisieren F16=Drucken F18=Standardwerte

Über das Auswahlfeld 'Nur freigegebene' wird gesteuert, ob das gesamte ER-Buch gedruckt wird, oder ob die noch nicht freigegebenen Rechnungen unberücksichtigt bleiben.

Das Listbild ist das gleiche wie beim Druck der offenen Rechnungen.

Wenn im ER-Buch eine Karteikarte für Konto oder Gegenkonto und zur Buchung erfasst wird, wird diese angedruckt!

12.8 Jahreswechsel

Das Eingangsrechnungsbuch wird jeweils für ein Geschäftsjahr mit einem laufenden Belegnummernkreis zur automatischen Belegnummerierung geführt. Da die Geschäftsjahresdaten in DKS je Geschäftsjahr unterschiedlich sein können, ist es notwendig die Angaben zur Zuordnung der erfassten Belege in das richtige Geschäftsjahr von DKS, in den Steuerungen je Jahr eintragen zu lassen.

Die Funktion JAHRESWECHSEL übernimmt die notwendigen Arbeiten und führt die zugehörigen Eintragungen in den Steuerungsdaten durch:

· Das nächste in DKS gespeicherte Geschäftsjahr wird zum aktuellen Geschäftsjahr des ER-Buches, und die letzte vergebene Belegnummer wird auf den Wert 0 zurückgesetzt.

· Das bisher aktuelle Geschäftsjahr im ER-Buch wird zum Vorjahr.

Nach dem Jahreswechsel kann weiterhin in alle bisher geführten Jahresbücher gebucht werden - nur die automatische Belegnummerierung ist auf das aktuelle und das Vorjahr beschränkt.

Durchführung

1. Aufruf Menüpunkt 10, Jahreswechsel im Menü MENERB oder mittels Expertcode ERJAHR.

2. Der Jahreswechsel wird durchgeführt. Die Eintragungen in den Steuerungsdaten werden wie beschrieben automatisch verändert.

12.9 Reorganisation

12.9.1 Reorganisation Bewegungen

Beim Reorganisieren der Bewegungen werden nicht mehr benötigte Daten

· bis zum ausgewählten Geschäftsjahr sowie

· bis zu einer Periode im ausgewählten Geschäftsjahr

aus dem Datenbestand eines Eingangsrechnungsbuches entfernt.

Das Reorganisieren bezieht sich immer auf ein bestimmtes Eingangsrechnungsbuch (Name) und auf alle Belege bis zu einer Periode.

Vorbereitung

· Stellen Sie sicher, dass vor der Reorganisation eine Datensicherung durchgeführt wird. Die Daten des Eingangsrechnungsbuches werden durch die DKS-Funktion 'Daten pro Firma sichern' automatisch mitgesichert.

· Vergewissern Sie sich, dass die Liste ER-Buch für den zu löschenden Zeitraum gedruckt und abgelegt wurde. Nach dem Reorganisieren ist kein Druck möglich.

· Bei der Reorganisation darf kein Benutzer im Eingangsrechnungsbuch arbeiten.

Durchführung

1. Auswahl Menüpunkt 11, 'Reorganisation Bewegungen' im Menü MENERB oder mittels Expertcode ERREOB.

2. Das Bildschirmformat zur Auswahl des Zeitraumes, bis zu dem eine Reorganisation durchgeführt werden soll, wird angezeigt.

Abbildung 12-14. Format GB: 'Reorganisation Bewegungen'

SAG-Comarch Doku AG Reorganisation Bewegungen EINGABE ERBRBA GB

22.01.10 16:40 DOKUUSER

AUSWAHL REORGANISATION BEWEGUNGEN

ER-Buch Kurzname :

Geschäftsjahr :

Periode :

F3=Verlassen F4=Liste

3. Als ER-Buch-Kurzname ist der Name - wie in den Steuerungsdaten hinterlegt - einzutragen.

4. Nach Eingabe des gewünschten Geschäftsjahres (Jahresbezeichnung!!) und der Periode wird die Reorganisation durch Drücken der Taste EINGABE gestartet.

12.9.2 Reorganisation Steuerungen

Beim Reorganisieren der Steuerungen werden alle Daten in den Steuerungen, die zuvor mit einem Löschkennzeichen 'L' versehen wurden, aus den Datenbeständen entfernt:

· die Eintragungen der ER-Buch-Namen

· die Angaben über die Benutzer in den Eingangsrechnungsbüchern

Das Reorganisieren der Steuerungsdaten eines ER-Buches bewirkt, dass die Information über ein bestimmtes ER-Buches entfernt wird, und das ER-Buch nicht mehr ausgewählt bzw. zugeordnet werden kann.

Beachten Sie

Die Daten des gelöschten ER-Buches müssen gesondert über 'Reorganisation Bewegungen' entfernt werden.

Durchführung

1. Auswahl Menüpunkt 12, 'Reorganisation Steuerungen', im Menü MENERB oder mittels Expertcode ERREOS.

2. Nach Aufruf des Menüpunktes wird die Reorganisation in der Jobwarteschlange durchgeführt.