DKS-Finanzdatenbank Installationshandbuch

Teil 1. Installationshandbuch DKS-Finanzdatenbank

Kapitel 1. Vorbereitung der Installation

1.1 Planung der Installation

Um das Anwendungspaket erfolgreich in Ihrer Firma zu installieren, ist es notwendig, dass die benötigten Vorarbeiten rechtzeitig und nach einem genauen Ablaufplan erfolgen.

Unterteilen Sie den Zeitplan in drei Planungsperioden:

· Arbeiten, die vor der Installation in Ihrer Firma durchgeführt werden müssen

· Arbeiten, die während der Installation zu erledigen sind

· Arbeiten, die nach der eigentlichen Installation des Anwendungspaketes noch zu erfolgen haben.

Vergewissern Sie sich, dass die betrauten Mitarbeiter und Abteilungen auch die festgelegten Zeiträume einhalten.

Systemkonfiguration

Die Anwendungsprogramme sind auf einem iSeries System einsetzbar.

Die Installation erfolgt automatisch in ASP 1. Diese Einstellung darf auch zu einem späteren Zeitpunkt nicht geändert werden, da DKS andernfalls nur eingeschränkt funktionsfähig ist.

1.2 Planung der Plattenkapazität

Zur Vermeidung von Problemen hinsichtlich der verfügbaren Kapazität Ihrer Festplatten sollte eine genaue Planung des voraussichtlich benötigten Platzbedarfes erfolgen. Bei der Planung sind zwei Bereiche zu berücksichtigen:

· der Platzbedarf für die installierten Anwendungsprogramme

· der Platzbedarf für die Datenbestände.

1.2.1 Platzbedarf der Anwendungsprogramme

Der Speicherbedarf der Anwendungsprogramme ist wie folgt gegeben (Zahlenwerte in Byte):

Grundpaket (inkl. ADS) 310 MB

Maschineller Zahlungsausgang 21 MB

Bankeinzug 4 MB

Kosteninformationssystem 3 MB

Auslandzahlungsverkehr 7 MB

Eingangsrechnungsbuch 6 MB

Saldenbestätigung 2 MB

Anmerkung:

Der Platzbedarf ist abhängig von den installierten Programmzusätzen. Der angegebene Speicherplatz kann bei neuen DKS-Versionen von den hier angegebenen Werten abweichen.

1.2.2 Plattenkapazität der Datenbestände

Unabhängig vom Datenumfang benötigen Sie für jede installierte Firma für Verwaltungsdaten eine Kapazität von ca.

10 MB.

Für die Planung des Platzbedarfes der übrigen Datenbestände führen Sie eine Schätzung über den zukünftigen Datenumfang jeder Firma durch. Die genaue Berechnung des Plattenbedarfes erfolgt auf Anfrage durch Ihren Verkaufsrepräsentanten oder dem zuständigen Anwendungsbetreuer.

Die Schätzung des Datenumfanges wird auf Grund der:

· Debitorenkonten

· Kreditorenkonten

· Sachkonten

· Bereichskonten

· Anzahl der Ausgangsrechnungen/Monat

· Eingangsrechnungen/Monat

· Sachbuchungen/Monat

· Bereichsbuchungen/Monat

· Monate, die gespeichert werden sollen (Verweildauer)

festgelegt.

Verweildauer: durch die Angabe einer Verweildauer legen Sie fest, wie lange Sie die Bewegungsdaten der Buchungen im direkten Zugriff haben möchten. Diese Angabe erfolgt unabhängig davon, wie lange 'Offenen Posten' oder 'Kontodaten' im System verbleiben. Der Wert bezieht sich nur auf den Buchungsstoff !

Die Verweildauer für Eingangs- und Ausgangsrechnungen muss mindestens:

---> durchschnittliche Fälligkeit der Offenen Posten in Monaten + 1

betragen.

Erst durch die Reorganisation der entsprechenden Dateien werden die gelöschten Daten vom Speichermedium entfernt und wieder Platz für neue Daten geschaffen.

Der benötigte Platzbedarf kann durch Platzsparmaßnahmen verringert werden. Platzsparmaßnahmen, die zu einer Verringerung des Platzbedarfs beitragen, sind:

· Reorganisation des Buchungsstoffes

· Komprimieren der Bereichsbuchungen

· Löschen von Bereichskonten

1.3 Schulung der Mitarbeiter

Damit ihre Mitarbeiter erfolgreich mit dem Anwendungsprogramm arbeiten können, sind zwei Arten von Schulungen zu empfehlen:

· die Schulung für die Bedienung einer Datenstation und

· die Schulung des Sachbearbeiters über die Möglichkeiten und die Arbeit mit der DKS-Finanzdatenbank.

bietet Kurse zum Erlernen der Datenstationsbedienung an.

Für die anwendungsbezogene Schulung Ihrer Sachbearbeiter wurden ebenfalls Kurse entwickelt.

Das aktuelle Kursangebot mit detaillierten Angaben über Kurse, Termine, Veranstaltungsorte und Kosten erhalten Sie von Comarch.

Darüber hinaus sollten sich die Sachbearbeiter mit der neuen Arbeit vertraut machen. Das Lesen folgender Kapitel im DKS - Benutzerhandbuch erleichtert dies:

· Teil 1 gibt einen allgemeinen Überblick und erklärt die Möglichkeiten der DKS-Finanzdatenbank.

· Teil 3, Kapitel 8 beschreibt 'Die Grundlagen der Buchhaltung mit der DKS-Finanzdatenbank'.

· Teil 3, Kapitel 9, erklärt den 'Dialog beim Buchen'.

(Siehe dazu: DKS-Finanzdatenbank Benutzerhandbuch)

1.4 Vorbereitung der Ablauforganisation

Einen sehr wesentlichen Punkt bei der Planung des Einsatzes des Anwendungspaketes stellen die Überlegungen zur Organisation des Ablaufes der täglichen Arbeit innerhalb Ihrer Firma dar.

Für den Installationsverantwortlichen müssen folgende Fragen geklärt sein:

· WER darf und soll welche Arbeit im Rahmen des Anwendungspaketes durchführen?

Darunter ist zu verstehen:

wer ist für welche Aufgaben und Bereiche verantwortlich
wer bereitet die Eingaben für den Computer vor (Kotierung)
wer erfasst die Daten am Bildschirm
wer erhält welche Auswertungen.

· WANN sind die jeweils periodischen Arbeiten durchzuführen?

Diesem Punkt kommt hinsichtlich der Einhaltung von Terminen (insbesondere Steuerterminen) große Bedeutung zu.

Sie sollten folgendes festlegen:

wann müssen die letzten Buchungen der Periode erfasst werden
wann sind die entsprechenden Listen und Auswertungen zu drucken (z.B. Buchungsjournale, Mahnungen usw.)
wann können Perioden definitiv abgeschlossen werden
wann erfolgt der Jahresabschluss.

Arbeitsplan

Durch Aufstellen eines Arbeitsplanes erhalten Sie eine Hilfe für Ihre Planung.

Ablagesystem

Neben der Klärung, wer entsprechende Arbeiten mit dem Anwendungspaket wann durchführt, muss auch noch das Ablagesystem organisiert werden. Im Rahmen des Anwendungspaketes werden verschiedene Listen, Auswertungen und Belege gedruckt. Vor der Arbeit mit dem Anwendungspaket sollten Sie die Ablage der wichtigsten Listen und Belege organisieren. Bei einer Buchhaltung sind auch noch die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für Journale, Konten, Belege usw. zu berücksichtigen.

1.4.1 Datensicherung

Von zentraler Bedeutung für ein reibungsloses Arbeiten mit dem Anwendungspaket ist die Organisation der Datensicherung in Ihrer Firma. Bei einer gut organisierten Datensicherung können Sie sich unter Umständen viele Stunden Arbeit ersparen.

Legen Sie fest:

· WER das Sichern durchzuführen hat

· WIE OFT Sie Ihre Daten sichern

· WO die Sicherungskopien aufbewahrt werden

· WIE OFT Sie Sicherungskopien für einen anderen Aufbewahrungsort (z. B. anderes Gebäude) anfertigen.

Wie Sie die Datensicherung durchführen, entnehmen Sie bitte dem Kapitel 1.2, "Datensicherung Firmendaten durchführen" im Technischen Handbuch

Beachten Sie

Die Datensicherung der DKS-Finanzdatenbank bezieht sich nur auf die Datenbestände und nicht auf die Anwendungsprogramme. Diese sollten zumindest vor und nach PTF-Installationen gesichert werden.

1.4.2 Berechtigungsvergabe

Die Berechtigungen zur Durchführung einzelner Aktivitäten werden vom Systemverantwortlichen festgelegt. Das Festlegen der Berechtigungen erfolgt nicht im Rahmen der DKS-Finanzdatenbank, sondern im Rahmen von ADS.

Mit Festlegung der Berechtigung können Sie nun jedem Mitarbeiter die erforderlichen Arbeitsmöglichkeiten zuteilen.