DKS-Finanzauswertungen Benutzerhandbuch

Kapitel 4. Auswertungen erstellen

4.1 Beschreibung der Arbeitschritte

Um eine Auswertung zu erstellen, sind folgende Arbeitsschritte notwendig:

· Abruf der Auswertungsleitdaten und Eingabe der Zeitbegrenzung

· wahlweise Eingabe der Konsolidierungsauswahl

· wahlweise Anpassung der Spaltenbestimmungen

Die Auswertungen, die Sie erstellen lassen, müssen bereits vorher definiert worden sein. Beim Abruf können Sie für die aktuelle Auswertung folgende Angaben machen:

Auswertungsleitdaten

Sie können die Auswertungsleitdaten ändern. Die Leitdaten der gespeicherten Auswertungsdefinition werden dabei nicht verändert

Umrechnungsfaktor

Bei großen Summen kann es günstig sein, die Zahlen für den Ausdruck umzurechnen (z. B. Ausgabe 'in Millionen' d. h. 1,35 statt 1,346.001). Zu diesem Zweck können Sie einen Umrechnungsfaktor und eine Bezeichnung festlegen. Das System dividiert alle Werte durch den Faktor und gibt die Bezeichnung in der Auswertungsüberschrift aus.

Zeitbegrenzung

Sie geben den Zeitraum an, für den die Auswertung erstellt werden soll.

Name erstellte Auswertung

Sie geben den Namen für den Datenbestand der erstellten Auswertungen an. Es wird nur eine Datei erstellt, die alle in einem Arbeitsgang abgerufenen Auswertungen enthält. Maßgeblich ist der Auswertungsname vor Rückkehr in das Menü.

Auf diese Weise können Sie erstellte Auswertungen über längere Zeit speichern und wiederholt ausdrucken, bis der gleiche Datenbestand für eine andere Auswertung verwendet wird.

Beachten Sie

Wenn Sie einen Namen angeben, der einen Datenbestand einer zuvor erstellten Auswertung bezeichnet, so gehen die Daten der alten Auswertung verloren.

Wo sie die Zeitbegrenzung eingeben, hängt davon ab, ob Sie eine freie Auswertung oder eine der anderen möglichen Auswertungsvarianten benutzen. Bei freien Auswertungen werden beim Abruf nach den Leitdaten die Spaltendefinitionen angezeigt, wo sie die Zeitraumangaben verändern können. Am Bildschirmformat für die Leitdaten darf bei freien Auswertungen keine Zeitbegrenzung eingegeben werden.

Bei der Konsolidierungsauswahl können Sie die Buchhaltungen bzw. Firmen angeben, für die eine Auswertung erstellt werden soll. Zum Abruf müssen Sie für alle diese Firmen eine entsprechende Berechtigung für das Erstellen von Auswertungen haben.

Wenn alle erforderlichen Daten für eine Auswertung eingegeben sind, können Sie die nächste Auswertung abrufen. Wenn Sie alle Auswertungen abgerufen haben und durch Drücken der Taste F3 Ihre Arbeit beenden, führt das System die notwendigen Arbeiten durch.

Wie viele Kopien erstellt werden entscheidet der Inhalt des entsprechenden Feldes zum Zeitpunkt, zu dem Sie Ihre Arbeiten beenden.

Zum Erstellen der Betragswerte verwendet das System bei Finanzauswertungen die Umsätze der angesprochenen Konten, bei Auswahlauswertungen die Buchungen. Besonders bei Auswahlauswertungen kann es vorkommen, dass das Erstellen durch das System einen längeren Zeitraum benötigt, je nachdem wie viele Buchungen abgearbeitet werden müssen.

Ob Auswertungen sinnvoll erstellt werden können, hängt daher davon ab, ob alle benötigten Daten über den Auswertungszeitraum zur Verfügung stehen und ob alle eingegebenen Buchungen vom System verbucht wurden.

4.2 Auswertungen erstellen

Voraussetzungen

· Für das Erstellen konsolidierter Auswertungen (über mehrere Firmen und Buchhaltungen) benötigen Sie entsprechende Berechtigungen je Firma.

Durchführung

1. Auswahl Menüpunkt 4 (Expertcode AWE), Auswertungen erstellen, im Menü MENFIS, Finanzinformationssystem, oder Menüpunkt 5 (Expertcode AWGE), Geschützte Auswertungen erstellen

2. Das Bildschirmformat YA wird angezeigt

Auswertungsabruf: Geben Sie im Feld NÄCHSTE AUSWERTUNGSNUMMER die Auswertungsnummer der gewünschten Auswertungsdefinition ein.

Auswertungsübersicht: Geben Sie im Feld NÄCHSTE ARBEIT 'AN' (Anzeige) ein. Sie verzweigen zum Bildschirmformat RG, wo alle gespeicherten Auswertungsdefinitionen angezeigt werden. Geben Sie im Feld NÄCHSTE AUSWERTUNGSNUMMER die gewünschte Auswertungsnummer ein.

3. Das Bildschirmformat YA wird erneut angezeigt mit den Auswertungsleitdaten. Geben Sie die gewünschten Änderungen - wenn nötig (nicht bei freien Auswertungen) die Zeitbegrenzung und den Namen der Auswertung - ein.

Abbildung 4-1. Format YA: 'Leitdaten Auswertungen erstellen'

SAG-Comarch Doku AG Auswertungen erstellen ÄNDERN DKSKAA YA

27.10.03 13:24 DOKUUSER EUR

AWE

L E I T D A T E N für AUSW01 - Testauswertung

Auswertungsvariante (S/P/A/F): F Auswertungsart (SA/PA/PV/BV/FA): FA

Saldendrehung ( /K/G): K Konsolidierung (J/N): N

Umrechnungsfaktor/Bezeichnung :

Auswertungsstammliste (J/N): N Budget aus Konten ( /J/N):

Auswertungsschutz (J/N): N Komprimierte Auswertung (J/N): N

Konten drucken (J/N/B): B 2.Kontobezeichnung (J/N): N

Gruppen drucken (J/N/B): J Summen drucken (J/N/B): J

Rechenergebnisse drucken (J/N/B): J Nachkomma drucken (J/N/P): J

Freie Auswert. einzeilig (J/N): Heimatwährung : EUR

Z E I T B E G R E N Z U N G (Geschäftsjahr/Pernr):

Auswertungszeit von / bis /

Vergleichszeit von / bis /

Auswertungsbeginn seit /

Kopien: 1 Name erstellte Auswertung

Nächste Auswertungsnummer : RLGBIL Nächste Arbeit:

verzweigen in

F2=Löschen F3=Verlassen F7=Bild-ab F8=Bild-auf F4=Liste F24=Weitere Tast.

4. Erstellen Auswertung: Drücken Sie die Taste EINGABE. Nach dem Abruf einer Auswertung werden die Leitdaten am Bildschirmformat gelöscht. Im Feld NÄCHSTE AUSWERTUNGSNUMMER bleibt die Auswertungsnummer, wie sie vor Drücken der Taste EINGABE eingetragen war, bestehen; auch die Zeitbegrenzungsdaten bleiben erhalten, damit Sie diese nicht erneut eingeben müssen, wenn Sie mehrere Auswertungen hintereinander abrufen. Mit dem Löschen der Leitdaten soll der Benutzer eindeutig darauf hingewiesen werden, dass er eine Auswertung zum Erstellen abgerufen hat. Damit wird verhindert, dass eine Auswertung unbeabsichtigt zweimal abgerufen wird.

Anmerkung:

Wenn Sie eine Auswertung unbeabsichtigt am Bildschirmformat angezeigt haben, können Sie durch Blättern Ihre Arbeit fortsetzen, ohne die Auswertung abzurufen. Drücken Sie aber nicht die Taste EINGABE, wenn Sie eine Auswertung angezeigt haben und diese nicht erstellen lassen wollen.

Erstellen weitere Auswertung
Geben Sie im Feld NÄCHSTE AUSWERTUNGSNUMMER die neue Auswertungsnummer ein (weiter bei Punkt 3).
Andere Auswahl
Wenn eine andere als die angezeigte Auswertung erstellt werden soll, geben Sie die gewünschte Auswertungsnummer im Feld NÄCHSTE AUSWERTUNGSNUMMER ein (weiter bei Punkt 3). Die angezeigte Auswertung wird dann nicht erstellt.
Konsolidierung
Wenn Sie im Feld KONSOLIDIERUNG J/N den Wert 'J' eintragen, die Taste EINGABE drücken und alle Daten am Bildschirm korrekt eingegeben wurden, wird in die Funktion 'Konsolidierungsauswahl' verzweigt. Zum endgültigen Abruf der Auswertung können Sie dort die gewünschten Konsolidierungsdaten eingeben, danach kehren Sie mit F12 wieder zum Bildschirmformat YA zurück. Damit erstellen Sie die Auswertung.
Abruf freie Auswertung
Wenn Sie eine freie Auswertung abrufen, wird in das Bildschirmformat 'Spaltenbestimmungen' verzweigt. Zum endgültigen Abruf der Auswertung können sie dort die Spaltendefinitionen verändern. Nach dem Drücken der Taste EINGABE werden erneut die Leitdaten angezeigt und die zuvor eingegebenen Daten zum Erstellen der Auswertung vorgemerkt.
Abbruch der Auswahl
Drücken Sie F2. Es wird keine der abgerufenen Auswertungen erstellt.

Wenn das System alle abgerufenen Auswertungen erstellt hat, werden diese automatisch auf Drucker ausgegeben. Danach kann erneut ein Ausdruck erfolgen oder Sie können sich die erstellten Daten auf Bildschirm anzeigen lassen.

Beachten Sie

Die Daten sind für einen Wiederholungsdruck oder die Anzeige solange verfügbar, bis die Auswertungsdatei durch Erstellen einer neuen Auswertung überschrieben wird. Dies geschieht dann, wenn Sie im Feld NAME ERSTELLTE AUSWERTUNG einen Namen eingeben, der bereits einmal verwendet wurde.

Wenn Sie allerdings mehrere erstellte Auswertungen zum Abruf evident halten, sollten Sie in regelmäßigen Zeitabständen überprüfen, ob Sie die entsprechenden Dateien noch benötigen und diese gegebenenfalls löschen.

Tabelle 4-1. Eingabefelder im Bildschirmformat YA

Feld	Eingabe	Werte	Auswirkung
Auswertungsvariante	zwingend	S	Stichtagsauswertung: Auswertung bis zu einer Periode
		P	Periodenauswertung: Auswertung für Zeitraum Periode-von - Periode-bis
		A	Auswahlauswertung: Mit Hilfe der Auswahlgruppen werden Teillisten erstellt.
		F	Freie Auswertung: Auswertungszeitraum je Spalte frei definierbar
Auswertungsart	zwingend	SA	Saldenauswertung
		PA	Periodenauswertung
		PV	Periodenvergleich
		BV	Budgetvergleich
		FA	Freie Auswertung
Saldendrehung ( /K/G)	wahlweise	K	Saldendrehung auf Kontoebene
		G	Saldendrehung auf Gruppenebene
		leer	keine Saldendrehung
Konsolidierung	zwingend	J	Verzweigung zur Eingabe Konsolidierungsauswahl
		N	keine Konsolidierungsauswahl
Umrechnungsfaktor	wahlweise	Betrag, 4 Nachkomma	Faktor, durch den die Auswertung vor der Ausgabe dividiert wird
(Umrechnungs) Bezeichnung	zwingend, wenn Umrechnungsfaktor eingegeben	beliebig	Bezeichnung zum Umrechnungsfaktor
Auswertungsstammliste (J/N)	zwingend	J	Mit Auswertung(en) wird Stammliste ausgegeben.
		N	Keine Stammliste
Budget aus Kontenstamm (J/N)	zwingend	J	Budgetermittlung aus Umsatzstammdaten der Konten
		N	Budgetermittlung aus Budgetwerten Finanzinformationssystem
Auswertungsschutz	zwingend	J	Auswertung ist geschützt (Aufruf über eigenen Menüpunkt).
		N	Auswertung ist nicht geschützt.
Komprimierte Auswertung (J/N)	zwingend	J	nur bei Auswahlauswertungen: Gesamtliste als Summe der Teillisten
		N	keine Gesamtliste
Konten drucken (J/N/B)	zwingend	J	Einzelkonten auf Auswertung
		N	nur Kontogruppen auf Auswertung
		B (bedingt)	Einzelkonten nur dann auf Auswertung, wenn der ermittelte Saldo ungleich null ist.
2. Kontobezeichnung (J/N)	zwingend	J	zweite Bezeichnung der Konten und Kontogruppen in Folgezeilen
		N	nur Einzelzeilen mit einer Bezeichnung
Gruppen drucken (J/N/B)	zwingend	J	Gruppen werden immer gedruckt.
		N	Gruppen werden nicht gedruckt.
		B	Gruppen werden nur gedruckt, wenn der Saldo ungleich null ist.
Summen drucken (J/N/B)	zwingend	J	Summen werden immer gedruckt.
		N	Summen werden nicht gedruckt.
		B	Summen werden nur gedruckt, wenn das Ergebnis ungleich null ist.
nur Rechenerg. drucken (J/N/B)	zwingend	J	Rechenergebnisse werden gedruckt.
		N	Rechenergebnisse werden nicht gedruckt.
		B	Rechenergebnisse werden nur gedruckt, wenn sie ungleich null sind.
Nachkomma drucken (J/N/P)	zwingend	J	Ergebnisse werden mit Nachkomma gedruckt.
		N	Ergebnisse werden ohne Nachkomma gedruckt (für große Beträge).
		P	Prozentwerte werden mit Nachkomma, sonstige Beträge ohne Nachkomma gedruckt.
Freie Auswert. einzeilig (J/N)	zwingend bei Auswertungsart Eingabe 'FA'	J	Die Auswertung erfolgt einzeilig (Betragsfelder 9-stellig).
		N	Die Auswertung erfolgt zweizeilig (Betragsfelder 13-stellig).
Heimatwährung	zwingend	Heimatwährungscode	In dieser Heimatwährung erfolgt die Auswertung.
Zeitbegrenzung
Auswertungszeit von	wahlweise	Jahr, Periode	Beginn des Auswertungszeitraums abhängig von Auswertungsvariante!
Auswertungszeit bis	wahlweise	Jahr, Periode	Ende des Auswertungszeitraums abhängig von Auswertungsvariante!
Vergleichszeit von	wahlweise	Jahr, Periode	Beginn des Vergleichzeitraums bei Periodenvergleich
Vergleichszeit bis	wahlweise	Jahr, Periode	Ende des Vergleichzeitraums bei Periodenvergleich
Auswertungsbeginn seit	wahlweise	Jahr, Periode	bestimmt Ermittlung des Anfangssaldos bei Periodenvergleich
Kopien	zwingend	Zahl 1 - 9	Anzahl der Kopien
Name erstellte Auswertung	zwingend	beliebig	Bezeichnet den Namen der Datei, in der die Auswertung(en) abgespeichert (werden).
Nächste Auswertungsnummer	zwingend	gültige Auswertungsnummer	Auswertung mit dieser Nummer wird als nächste für den Abruf bearbeitet.
Nächste Arbeit	wahlweise	keine Eingabe	gleiches Bildschirmformat
		AN	Auswertungsübersicht anzeigen

4.3 Auswertungen für mehrere Firmen/Buchhaltungen erstellen

Konsolidierung heißt, dass Sie eine Auswertung für mehrere Buchhaltungen und/oder Firmen erstellen.

Die Eingabe der Konsolidierungsauswahl erfolgt am Bildschirmformat RI. Das Bildschirmformat wird immer dann angezeigt, wenn Sie beim Auswertungsabruf im Feld KONSOLIDIERUNG J/N ein 'J' eingegeben haben.

In der ersten Zeile des Bildschirmformats wird immer die beim Anmelden im Anwendungspaket erfolgte Firmen- und Buchhaltungszuordnung angezeigt. Diese Zeile kann nicht verändert werden, da eine Auswertung immer mindestens für die aktuelle Zuordnung erfolgt.

Anmerkung:

Wenn in Ihrer Auswertung die aktuelle Firma/Buchhaltung nicht berücksichtigt werden soll, müssen Sie einen Firmenwechsel durchführen.

Zur Eingabe der Konsolidierungsauswahl gibt es zwei Möglichkeiten:

· Sie geben in einer Zeile nur den Firmenkurznamen an. In diesem Fall wird die Auswertung für alle Buchhaltungen dieser Firma erstellt

· Sie geben eine Kombination Firma / Buchhaltungsnummer ein.

Es wird geprüft, ob eine eingegebene Auswahl bereits in anderen Auswahleingaben enthalten ist, d. h. Sie können nicht in einer Zeile 'TRN' als Firmenkurzname eingeben und in einer anderen Zeile 'TRN' mit Buchhaltungsnummer '001' (Ausnahme: aktuelle Firmen- und Buchhaltungszuordnung).

Die eingegebenen Konsolidierungsdaten gelten jeweils für die Auswertung, bei der die Verzweigung von der Funktion 'Auswertungsabruf' erfolgt ist. Solange Sie Ihre Arbeit jedoch nicht beendet haben, merkt sich das System eine einmal eingegebene Konsolidierungsauswahl und zeigt diese bei jedem neuen Aufruf des Bildschirmformats wieder an. Sie brauchen dann durch Drücken der Taste EINGABE die (alte) Konsolidierungsauswahl nur mehr bestätigen.

Beachten Sie

Wenn die bei der Konsolidierungsauswahl eingegebenen Daten mehr Zeilen benötigen als auf einem Bildschirmformat angezeigt werden, müssen Sie alle Daten am Bildschirm anzeigen lassen (Blättern) und vorher Eingabe drücken, denn unabhängig davon, dass sich das System alte Konsolidierungsauswahlen merkt, werden Daten nur mit der Taste EINGABE zur Verarbeitung übergeben.

4.4 Konsolidierungsauswahl eingeben

Durchführung

1. Geben Sie am Bildschirmformat YA bei den Leitdaten zu einer Auswertung, die Sie erstellen lassen wollen, im Feld KONSOLIDIERUNG J/N 'J' ein und drücken Sie die Taste EINGABE.

2. Beim Abruf von freien Auswertungen wird das Bildschirmformat SJ, Spaltenbestimmungen angezeigt. Bei den übrigen Auswertungen entfällt diese Anzeige.

3. Das Bildschirmformat YB wird angezeigt. Wenn Sie schon vorher eine Konsolidierungsauswahl für eine andere Auswertung eingegeben haben, werden die ersten 10 Zeilen der alten Auswahl angezeigt; ansonsten wird nur in der ersten Zeile die zugeordnete Firma/Buchhaltung angezeigt.

Geben Sie die Daten der Konsolidierung ein.

Abbildung 4-2. Format YB: 'Konsolidierung'

SAG-Comarch Doku AG Auswertungen erstellen EINGABE DKSKAA YB

27.05.06 13:29 DOKUUSER EUR

AWE

K O N S O L I D I E R U N G Firmen / Buchhaltungen:

Zufügen Firmengruppe:

Firma Buchhnr Firmenname Buchhaltungstext

SAG 000 Comarch Doku AG

Nächste Firma/Buchhaltung: SAG / 000

F12=Vorh. Anzeige F7=Bild-ab F8=Bild-auf F15=Warnung-OK F24=Weitere Tast.

Mit der Taste F11 kann die Ansicht der Daten umgeschalten werden.

SAG-Comarch Doku AG Auswertungen erstellen EINGABE DKSKAA YB

04.05.06 11:13 DOKUUSER EUR

AWE

K O N S O L I D I E R U N G Firmen / Buchhaltungen:

Zufügen Firmengruppe:

Firma Buchhnr Auswertungszeit Vergleichszeit Auswertungsb.

von bis von bis seit

SAG 000 2005 / 01 2005 / 12 2006 / 01 2006 / 12 /

Nächste Firma/Buchhaltung: SAG / 000

F12=Vorh. Anzeige F7=Bild-ab F8=Bild-auf F15=Warnung-OK F24=Weitere Tast.

(C) Copyright Comarch AG 2001, 2010

Bei freien Auswertungen können bei Bedarf die Periodengrenzen der einzelnen Spaltenbestimmungen geändert werden. Je Bildschirmseite werden die Periodendaten von 2 Spaltenbestimmungen angezeigt, mit den Befehlstasten F20 (rechts) und F19 (links) können die Periodendaten der beiden nächsten bzw. vorigen Spaltenbestimmungen angezeigt werden.

SAG-Comarch Doku AG Auswertungen erstellen EINGABE DKSKAA YB

27.05.10 13:32 PW EUR

000-Hauptbuchhaltung AWE

K O N S O L I D I E R U N G Firmen / Buchhaltungen:

Zufügen Firmengruppe:

Firma Buchhnr Spalte 1 Spalte 2

von bis von bis

SAG 000 2009 / 01 2009 / 06 2009 / 07 2009 / 12

Nächste Firma/Buchhaltung: FG2 / 000

F12=Vorh. Anzeige F19=Links F20=Rechts F7=Bild-ab F24=Weitere Tast.

(C) Copyright Comarch AG 2001, 2010

Für jede konsolidierte Firma werden passende Perioden ermittelt (gleiches Beginn- bzw. Enddatum).

Die ermittelten Perioden werden auf dieser Ansicht angezeigt und können verändert werden. Jedoch muss eine geänderte Periode das gleiche Beginn- bzw. Enddatum (von/bis Auswahl) haben wie die vorgeschlagene Periode.

Wenn keine Periode vorgeschlagen wird, darf auch keine Periode eingegeben werden. Wird eine Periode vorgeschlagen, darf dieses Feld nicht gelöscht werden.

4. Ende der Konsolidierungsauswahl: Drücken Sie die Taste F12. Damit kehren Sie in das Bildschirmformat YA (Auswertungsabruf) zurück, wo Sie eine neue Auswertung abrufen oder Ihre Arbeit beenden können.

Eingabe weiterer Firmen/Buchhaltungen: Drücken Sie die Taste EINGABE und danach die Taste BILD.AUF. Sie erhalten dann einen leeres Bildschirmformat (außer der Eintragung in der ersten Zeile) und können weitere Daten eingeben.

Tabelle 4-2. Eingabefelder im Bildschirmformat YB

Feld	Eingabe	Werte	Auswirkung
Firmengruppe	wahlweise	gültige Firmengruppe	Geben Sie eine vorhandene Firmengruppe an, um alle Firmen dieser Gruppe zur Konsolidierungsauswahl hinzuzufügen. Firmengruppen können mit dem Expertcode FIRGRP angelegt und geändert werden.
(Verarbeitungscode)	wahlweise	E	Neue Zeilen können zwischen vorhandene eingefügt werden.
		A	Lösch-kz wird von 'L' auf 'A' geändert.
		L	Lösch-kz wird von 'A' auf 'L' geändert; Daten werden nicht berücksichtigt.
Firma	wahlweise	gültiger Firmenkurzname	Auswertung wird mit Umsätzen der Firma erstellt.
Buchhnr	wahlweise	gültige Buchhaltungsnr. zur Firma	Auswertung wird mit Umsätzen der Buchhaltung erstellt.
		keine Eingabe:	nur wenn Firma eingetragen; Auswertung wird für alle Buchhaltungen der Firma durchgeführt.

4.5 Anpassen der Spaltenbestimmungen bei freien Auswertungen

Beim Abruf von freien Auswertungen darf am Bildschirmformat für die Leitdaten keine Eingabe des Auswertungszeitraumes erfolgen. Wenn Sie am Bildschirmformat YA die Taste EINGABE drücken, wird automatisch das Bildschirmformat für die Spaltenbestimmungen angezeigt. Erst dort erfolgt das endgültige Festlegen des Auswertungszeitraumes. Sie können für jede Spalte angeben, für welchen Zeitraum die Betragswerte der Spalte zu ermitteln sind. Die angezeigten Vorschlagswerte stammen aus der Auswertungsdefinition.

4.6 Ergebnisse des Auswertungsabrufes

Nach dem Erstellen der abgerufenen Auswertungen werden alle Teile der Liste auf Drucker ausgegeben. Die Daten sind zusätzlich in der Auswertungsdatei zum nochmaligen Abruf oder zur Anzeige abgespeichert.

Das Ergebnis der durchgeführten Arbeiten ist nicht nur die eigentliche Auswertung, sondern es werden auch eine Reihe von Zusatzinformationen - teilweise wahlweise - ausgegeben, die es erleichtern sollen, die Auswertung zu überprüfen und nachzuvollziehen.

Es sind dies:

· die Auswertungsstammliste (wahlweise)

· Deckblatt

· Auswertungsliste

· bei Auswahlauswertungen wahlweise eine komprimierte Auswertungsliste

· ein Fehlerprotokoll.

4.6.1 Auswertungsstammliste

Mit der Auswertungsstammliste kann protokolliert werden, welche Konten welcher Firma und Buchhaltung bei einer Auswertung berücksichtigt wurden. Für die erstellten Auswertungen wird jeweils eine Auswertungsstammliste gedruckt, die alle verwendeten Konten enthält (siehe 8.4.1, „Auswertungsstammliste drucken“).

Deckblatt

Das Deckblatt enthält Informationen über

· alle beim Abruf ausgewählten Leitdaten

· den Auswertungszeitraum

· die herangezogenen Firmen und Buchhaltungen (Konsolidierung)

· nur bei Auswahlauswertungen: eine Übersicht über die einzelnen Konten der Auswahlgruppen.

Listmuster: Gewinn- / Verlustrechnung

Abbildung 4-3. Druckbeispiel Deckblatt Gewinn- und Verlustrechnung (Auszug)

SAG-Comarch Doku AG GEWINN UND VERLUSTR. Seite 1

Firma: SAG DVR 1015650

Auswahl Buchhaltung: 001-TESTBUCHHALTUNG 1

Die Kontenauswertung: GV - Gewinn- u. Verlustr.

wird mit folgenden Leitdaten ausgewertet:

Auswertungsvariante (A/S/P): S Auswertungsart (SA/PA/PV/BV/FA): SA

Saldendrehung ( /K/G): G Konsolidierung (J/N): N

Umrechnungsfaktor :

Umrechnungsbezeichnung : Budget aus Konten ( /J/N):

Konten drucken (J/B/N): N Nur Rechenerg.drucken (J/N): N

Auswertungsstammliste (J/N): N Komprimierte Auswert. (J/N): N

Auswertungsschutz (J/B/N): N 2.Kontobezeichnung (J/N): N

Freie Auswert. einzeilig (J/N): Heimatwährung : EUR

Z E I T B E G R E N Z U N G (Geschäftsjahr/Pernr):

Auswertungszeit vom / bis 2002 /12

Vergleichszeit vom / bis /

Auswertungsbeginn seit / bis /

Kopien: 1 Name erstellte Auswertung :TEST

Listen-Nr. I80 DKSADD-1 15.03.97 Zeit 09:48 V4M1P03300 (Letzte) Seite 1

BAO-Datei: I800001 DOKUUSER

4.6.2 Auswertungslisten

Die Auswertungsliste wird je ausgewählter Auswertungsdefinition und bei Auswahlauswertungen je Auswahlgruppe ausgegeben.

Im folgenden werden Beispiele für alle Listentypen abgedruckt.

Saldenauswertung

Abbildung 4-4. Druckbeispiel Saldenauswertungsliste (Auszug)

SAG-Comarch Doku AG LIQUIDITÄTSANALYSE Seite 1

Firma SAG DVR 8719745 Alle Beträge in: EUR

KLLI - Saldenauswertung per 30.06.03

FI# BH# KONTO BEZEICHNUNG

Liquide Mittel

--------------

Wechselforderungen 380.000,00 S

Kassa 1.585.221,17 S

PSK,Bankguthaben 925.000,00 S

*01 Liquide Mittel 2.890.221,17 S

--------------

Forderungen aus L.u.L. 23.411.354,68 S

*02 monetäres Umlaufvermögen 26.301.575,85 S

------------------------

========================================================================================================

kurzfr. Fremdkapital

--------------------

Anzahlungen von Kunden 875.000,00 H

Verbindlichkeiten L./L. 16.180.315,50 H

kurzfrist. Bankverbindl. 7.292.711,02 H

Verbindlichkeiten FA 2.140.024,70 H

*02 kurzfr. Fremdkapital 26.488.051,22 H

--------------------

========================================================================================================

Liquidität 1. Grades

--------------------

Liquide Mittel/

kurzfr. Fremdkapital 11,00 %

Liquidität 2. Grades

--------------------

monetäres Umlaufvermögen

kurzfr. Fremdkapital 99,00 %

========================================================================================================

Listen-Nr. I80 DKSAWD-1 09.07.98 Zeit 09:48 V4M1P03300 (Letzte) Seite 1

BAO-Datei: I800001 DOKUUSER

Periodenauswertung

Abbildung 4-5. Druckbeispiel Periodenauswertung (Auszug)

SAG-Comarch Doku AG LIQUIDITÄTSANALYSE Seite 1

Firma: SAG DVR 0719745 Alle Beträge in: EUR

KLLI - Periodenauswertung vom 01.01.028 bis 31.12.02

FI# BH# KONTO BEZEICHNUNG ANFANGSSALDO SOLL HABEN SALDO ENDSALDO

Liquide Mittel

--------------

Wechselforderungen 0,00 380.000,00 0,00 380.000,00 S 380.000,00 S

Kassa 150.000,00 S 3.827.800,00 2.392.578,83 1.435.221,17 S 1.585.221,17 S

PSK, Bankguthaben 50.000,00 S 875.000,00 0,00 875.000,00 S 925.000,00 S

*01 Liquide Mittel 200.000,00 S 5.082.800,00 2.392.578,83 2.690.221,17 S 2.890.221,17 S

--------------

Forderungen aus L.u.L. 8.500.000,00 S 25.177.431,64 10.256.272,00 14.921.159,64 S 23.421.159,64 S

*02 monetäres Umlaufvermögen 8.700.000,00 S 30.260.231,64 12.648.850,83 17.611.380,81 S 26.311.380,81 S

------------------------

===============================================================================================================================

kurzfr. Fremdkapital

--------------------

Anzahlungen von Kunden 0,00 0,00 875.000,00 875.000,00 H 875.000,00 H

Verbindlichkeiten L./L. 2.000.000,00 H 5.526.583,53 19.706.899,03 14.180.315,50 H 16.180.315,50 H

kurzfrist. Bankverbindl. 9.750.000,00 H 8.821.971,91 6.364.682,93 2.457.288,98 S 7.292.711,02 H

Verbindlichkeiten FA 743.151,52 H 3.090.619,74 4.489.127,08 1.398.507,34 H 2.141.658,86 H

*02 kurzfr. Fremdkapital 12.493.151,52 H 17.439.175,18 31.435.709,04 13.996.533,86 H 26.489.685,38 H

===============================================================================================================================

Liquidität 1. Grades

--------------------

Liquide Mittel/

kurzfr. Fremdkapital 2,00 % 11,00 %

Liquidität 2. Grades

--------------------

monetäres Umlaufvermögen/

kurzfr. Fremdkapital 70,00 % 99,00 %

===============================================================================================================================

Listen-Nr. I81 DKSAWD-1 09.07.03 Zeit 18:09 V4M1P03300 (Letzte) Seite 1

BAO-Datei: I810001 DOKUUSER

Periodenvergleich

Abbildung 4-6. Druckbeispiel Periodenvergleich (Auszug)

SAG-Comarch Doku AG Liquiditätsanalyse Seite 1

Firma: SAG DVR 8719745 Alle Beträge in: EUR

KLLI - Periodenvergleich Periode 2 per 31.12.02

Periode 1 per 30.06.03

FI# BH# KONTO BEZEICHNUNG PERIODE 1 PERIODE 2 ABWEICHUNG IN %

Liquide Mittel

--------------

Wechselforderungen -380.000,00 S -380.000,00 S 0,00

Kassa -1.435.221,17 S -1.585.221,17 S -150.000,00 10,45

PSK, Bankguthaben -875.000,00 S -925.000,00 S -50.000,00 5,71

*01 Liquide Mittel -2.690.221,17 S -2.890.221,17 S -200.000,00 7,43

--------------

Forderungen aus L.u.L. -14.921.159,64 S -23.421.159,64 S -8.500.000,00 + 56,97 +

*02 monetäres Umlaufvermögen -17.611.380,81 S -26.311.380,81 S -8.700.000,00 + 49,40 +

==================================================================================================================

kurzfr. Fremdkapital

--------------------

Anzahlungen von Kunden 875.000,00 H 875.000,00 H 0,00 0,00

Verbindlichkeiten L./L. 14.180.315,50 H 16.180.315,50 H 2.000.000,00 14,10

kurzfrist. Bankverbindl. -2.457.288,98 H 7.292.711,02 H 9.750.000,00 -396,78

Verbindlichkeiten FA 1.398.507,34 H 2.141.658,86 H 743.151,52 + 53,14 +

*02 kurzfr. Fremdkapital 13.996.533,36 H 26.489.685,38 H 12.493.151,52 + 89,26 +

==================================================================================================================

Liquidität 1.Grades

-------------------

Liquide Mittel

kurzfr. Fremdkapital -19,00 % -11,00%

Liquidität 2.Grades

-------------------

monetäres Umlaufvermögen/

kurzfr. Fremdkapital -126,00 % -99,00 %

==================================================================================================================

Listen-Nr. I82 DKSAWD-1 09.07.03 Zeit 17:40 V4M0P03300 (Letzte) Seite 1

BAO-Datei: I820001 DOKUUSER

Budgetvergleich

Abbildung 4-7. Druckbeispiel Budgetvergleich (Auszug)

SAG-Comarch Doku AG Liquiditätsanalyse Seite 1

Firma: SAG DVR 8719745 Alle Beträge in: EUR

KLLI - BUDGETVERGLEICH per 31.12.02

FI# BH# KONTO BEZEICHNUNG BUDGET SALDO ABWEICHUNG IN %

Liquide Mittel

--------------

Wechselforderungen 0,00 380.000,00 S 380.000,00 + *******

Kassa 150.000,00 S 1.585.221,17 S 1.435.221,17 + 956,81 +

PSK, Bankguthaben 50.000,00 S 925.000,00 S 875.000,00 + 1.750,00 +

Liquide Mittel 200.000,00 S 2.890.221,17 S 2.690.221,17 + 1.345,11 +

--------------

Forderungen aus L.u.L. 8.500.000,00 S 23.421.159,64 S 14.921.159,64 + 175,54 +

*02 monetäres Umlaufvermögen

------------------------ 8.700.000,00 S 26.311.380,81 S 17.611.380,81 + 202,43 +

======================================================================================================================

kurzfr. Fremdkapital

--------------------

Anzahlungen von Kunden 0,00 875.000,00 H 875.000,00 + *******

Verbindlichkeiten L./L. 2.000.000,00 H 16.180.315,50 H 14.180.315,50 + 709,02 +

kurzfrist. Bankverbindl. 9.750.000,00 H 7.292.711,02 H 2.457.288,98 - 25,20 -

Verbindlichkeiten FA 743.151,52 H 2.141.658,86 H 1.390.507,34 + 180,19 +

*02 kurzfr. Fremdkapital 12.493.151,52 H 26.489.685,38 H 13.996.533,86 + 112,03 +

======================================================================================================================

Liquidität 1. Grades

--------------------

Liquide Mittel/

kurzfr. Fremdkapital 2,00 % 11,00 %

Liquidität 2. Grades

--------------------

monetares Umlaufvermögen/

kurzfr. Fremdkapital 70,00 % 99,00 %

======================================================================================================================

Listen-Nr. I83 DKSAWD-1 09.07.03 Zeit 17:47 V4M1P03300 (Letzte) Seite 1

BAO-Datei: I830001 DOKUUSER

Freie Auswertung

Abbildung 4-8. Druckbeispiel Freie Auswertung (Auszug)

SAG-Comarch Doku AG LIQUIDITÄTSANALYSE Seite 1

Firma: SAG DVR 8719745 Alle Beträge in: EUR

KLLI - FREIE AUSWERTUNG per 21.07.03

FI# BH# KONTO UMSATZ UMSATZ UMSATZ BUDGET ABWEICHUNG IN

BEZEICHNUNG 1.QUARTAL 2.QUARTAL GESAMT GESAMT %

Liquide Mittel

--------------

Wechselforderungen 380.000,00 S 380.000,00 S 760.000,00 S 790.000,00 S 30.000,00+ 4,00+

Kassa 150.000,00 S 1.585.200,00 S 1.735.200,00 S 2.000.000,00 S 265.000,00+ 15,20+

PSK, Bankguthaben 925.000,00 S 925.000,00 S 1.850.000,00 S 1.983.000,00 S 133.000,00+ 9,80+

Liquide Mittel 2.890.221,17 S 2.890.221,17 S 5.780.442,24 S 5.000.000,00 S 780.442,24- 136,90-

--------------

Forderungen aus L.u.L. 8.500.000,00 S 23.421.159,64 S 31.921.159,64 S 33.000.000,00 S 1.079.159,64+ 153,30+

*02 monetäres Umlaufverm. 6.301.575,85 S 6.311.380,81 S 12.612.955,66 S 15.000.000,00 S 2.387.045,66+ 189,25+

---------------------

===================================================================================================================================

kurzfr. Fremdkapital

--------------------

Anzahlungen v.Kunden 875.000,00 S 875.000,00 S 1.750.000,00 S 1.750.000,00 S

Verbindlichkeiten L./L. 8.760.000,00 S 4.390.998,00 S 13.150.998,00 S 15.000.000,00 S 1.850.000,00+ 163.98+

kurzfr. Bankverbindl. 8.500.000,00 S 23.421.000,00 S 31.922.100,00 S 33.000.000,00 S 1.079.200,00+ 154,00+

Verbindlichkeiten FA 925.550,00 S 925.550,00 S 1.855.110,00 S 1.984.000,00 S 133.100,00+ 9,82+

*02 kurzfr. Fremdkapital 9.300.073,00 S 3.567.982,00 S 13.469.294,00 S 18.900.000,00 S 4.398.039,00+ 322,69+

--------------------

===================================================================================================================================

Liquidität 1. Grades

--------------------

Liquide Mittel /

kurzfr. Fremdkapital 2,00 % 11,00 %

Liquidität 2. Grades

--------------------

monetäres Umlaufvermögen/

kurzfr. Fremdkapital 70,00 % 99,00 %

===================================================================================================================================

Listen-Nr. I85 DKSLFAW 20.07.03 Zeit 16:30 V4M1P03300 Seite 1

BAO-Datei: I850001 DOKUUSER

4.6.3 Fehlerprotokoll

Das Fehlerprotokoll enthält je ausgewählter Auswertungsdefinition die Auswertungszeilen und einen Kurztext für alle aufgetretenen Fehler.

Abbildung 4-9. Druckbeispiel Fehlerprotokoll(Auszug)

SAG-Comarch Doku AG

Firma: SAG DVR 1015650 FEHLERPROTOKOLL Seite 1

Auswahl Buchhaltung: 001-TESTBUCHHALTUNG 1

011 0005 0005 + 1009

DKS-3469 Operand 2 nicht in den Auswertungsbestimmungen angelegt

0035 Rohverlust G S 0053

DKS-3452 Auswertungsgruppe nicht in den Auswertungsgruppendaten

TRN 001 3 75000 75999 KONTENBEREICH

DKS-3449 Zu dieser Kontozuordnung existiert kein Konto

TRN 001 3 49000 49999 KONTENBEREICH

DKS-3449 Zu dieser Kontozuordnung existiert kein Konto

AUSW.ORP. 49 Fremdbearbeitungsaufwand

DKS-3447 Dieser Auswertungsgruppe sind keine Konten zugeordnet

TRN 001 3 75000 73999 KONTENBEREICH

DKS-3449 Zu dieser Kontozuordnung existiert kein Konto

AUSW. ORP. 75 Abgaben

DKS-3447 Dieser Auswertungsgruppe sind keine Konten zugeordnet

TRN 001 3 83000 83999 KONTENBEREICH

DKS-3449 Zu dieser Kontozuordnung existiert kein Konto

AUSW. GRP. 83 Nebenerlöse

DKS-3447 Dieser Auswertungsgruppe sind keine Konten zugeordnet

Listen-Nr. I80 DKSAWD-2 30.04.03 Zeit 09:48 V4M1P03300 (Letzte) Seite 1

BAO-Datei: I800001 DOKUUSER

4.7 Auswertungen nachdrucken

Für den nochmaligen Ausdruck der erstellten Auswertungen steht ein eigener Menüpunkt zur Verfügung.

Der Druck wird vollständig in der gleichen Form wie beim Abruf wiederholt und die erstellten Daten werden dabei nicht verändert.

Durchführung

1. Auswahl Menüpunkt 1 (Expertcode AWL), Auswertungen drucken im Menü MENFI2, Finanzinformationssystem 2.

Es wird ein Fenster geöffnet, in dem Sie den Namen der gewünschten Auswertung angeben können.

2. Die bereits erstellte Auswertung wird mit sämtlichen Zusatzinformationen erneut gedruckt.

Beachten Sie

Der Name der erstellten Auswertung(en) am Bildschirmformat YA ist der Dateiname für das Ergebnis des Auswertungsabrufs. Sie können den Druck solange wiederholen, bis die Daten gelöscht werden.

4.8 Erstellte Auswertungen anzeigen

Zur Anzeige des Auswertungsergebnisses steht ein eigener Menüpunkt zur Verfügung. Die Anzeige funktioniert ähnlich wie die Druckwiederholung, d. h. die Daten werden aus der erstellten Auswertungsdatei entnommen und werden nicht auf dem Drucker, sondern am Bildschirm ausgegeben.

Die Anzeige selbst erfolgt nicht im Rahmen des Anwendungspakets, sondern mit Hilfe einer Funktion des Systems.

Durchführung

1. Auswahl Menüpunkt 2 (Expertcode AWA), Auswertungen anzeigen im Menü MENFI2, Finanzinformationssystem 2.

Es wird ein Fenster geöffnet, in dem Sie den Namen der gewünschten Auswertung angeben können.

2. Danach wird ein Bildschirmformat angezeigt, das die der Auswertung entsprechende Eintragung in der Druckerwarteschlange zur Auswahl anzeigt. Wählen Sie die angezeigte Nummer durch Drücken der Taste EINGABE.

4.9 Erstellte Auswertungen löschen

Nicht mehr benötigte erstellte Auswertungen können Sie in einem Auswahlfenster zur Löschung auswählen.

Durchführung

1. Auswahl Menüpunkt 3 (Expertcode AWLOE), Erstellte Auswertungen löschen im Menü MENFI2, Finanzinformationssystem 2.

2. In einem Bildschirmfenster erhalten Sie alle in Ihrer Firma erstellten Auswertungen aufgelistet. Mit den Blättertasten bzw. den Tasten F7 und F8 können Sie in der Liste blättern. Außerdem können Sie im Feld 'beginnen bei' einen Startpunkt für die Liste angeben.

3. Markieren Sie die zu löschenden Auswertungen im zugehörigen Auswahlfeld mit einer '4' und betätigen Sie EINGABE.

4. Quittieren Sie die angezeigte Löschbetätigung mit EINGABE.

5. Die ausgewählten Auswertungen werden gelöscht und die verbleibenden Auswertungen werden weiterhin in dem Bildschirmfenster angezeigt.

6. Wenn Sie keine weiteren Löschungen vornehmen wollen, verlassen Sie das Bildschirmfenster mit der Funktionstaste F12.

Beachten Sie

Mit dieser Funktion löschen Sie nur jene Daten, die beim Abruf von Auswertungen erstellt werden, d. h. Stammdaten bzw. Formulare werden nicht gelöscht. Die Auswertungen können jederzeit wieder erstellt werden, falls die benötigten Daten noch im System vorhanden sind, d. h. keine Reorganisation durchgeführt worden ist.