ABHplus

Kapitel 7. Datenübernahme der Anlagenbuchhaltung ANL/36, ANL/38 oder iSeries/400

Wenn Sie bis heute eines der Anwendungspakete

· Anlagenbuchhaltung ANL/36

· Anlagenbuchhaltung ANL/38

· Anlagenbuchhaltung iSeries/400

im Einsatz haben, können Sie mit dieser Funktion bestimmte Stammdaten automatisch übernehmen.

Diese sind für S/36:

Datei alt

Bezeichnung

A.xxx.S1

Stammdatei

A.xxx.H1

Historydatei

A.xxx.R1

Rechnungsdatei

(xxx = Firmenname)

für S/38 und iSeries/400:

Datei alt

Bezeichnung

STAMM

Stammdatei

HISTORY

Historydatei

RECHNUNG

Rechnungsdatei

Änderungen zum Vorgängersystem

Das Konto ist nicht mehr im Schlüssel enthalten: Möglichkeit doppelter Anlagegüter.

Die Kontogruppe ist ident mit dem Hauptbuchkonto.

Groschen in den Beträgen werden nicht mehr verarbeitet.

7.1 Vorbereitungen

1. Alle Gebiete der alten Anlagenbuchhaltung müssen mit dem gleichen Wirtschaftsjahr abgeschlossen sein.
(Jahresabschluss muss durchgeführt sein.)

2. Installation der zu übernehmenden Firma in der ABHplus

o Zuordnung Paket zu Firma in ADS

o Die 3-stellige Kurzbezeichnung der Firma muss in der alten Anlagenbuchhaltung und in der ABHplus gleichlautend sein (siehe dazu 2.3, "Installation des Anwendungspaketes ABHplus").

3. Anlegen der Firmenstammdaten dieser Firma

o Übernahmekennzeichen im Firmenstamm muss auf 'J' gestellt sein.

4. Anlegen der Firmenstamm-Steuerdaten dieser Firma

5. Wirtschaftsjahrstammdaten erstellen

o Anlegen letztes Wirtschaftsjahr, Code 'L' im Wirtschaftsjahr-Statuskennzeichen.

o Anlegen aktuelles Wirtschaftsjahr, Code 'A' im Wirtschaftsjahr-Statuskennzeichen.

o Für Anlagegüter, bei denen der IFB noch nicht aufgelöst wurde, müssen die Wirtschaftsjahre ab dem Anschaffungsdatum erstellt werden (abgeschlossene Wirtschaftsjahre, Code 'G'. Diese Wirtschaftsjahre müssen bei DKS-Verbindung in DKS nicht vorhanden sein.).

6. Anlegen der Kontostammdaten für

o Abschreibungskonten

o Anlagekonten

o Bereichskonten (wenn Verbindung zu DKS)

o IFB-Konten

o Jahreskonten für den Bestand IFB

Anmerkung:

Werden in der alten Anlagenbuchhaltung andere Anlagekonten als in der ABHplus verwendet, können diese mit Hilfe der Funktion 'Massenänderungen', auf die neuen Anlagekonten der ABHplus geändert werden.

7. Anlegen der Kontogruppenstammdaten

8. Anlegen der terminabhängigen Firmenstamm-Steuerdaten

9. Anlegen der Sondergutarten

10. Anlegen der Lieferantenstammdaten

11. Anlegen der Indexgruppenstammdaten

o Ist der Bereich Kalkulation und/oder Versicherung installiert, müssen Indexgruppeneinträge erstellt werden.

Anmerkung:

Ist der Index-Prozentsatz der alten Anlagenbuchhaltung größer Null, muss 100 (einhundert) addiert werden.
Ist der Index-Prozentsatz aber kleiner Null, muss dieser Prozentsatz von 100 (einhundert) subtrahiert werden.

7.2 Übernehmen der Stammdaten (Anlagenbuchhaltung 'alt')

Sind alle Vorarbeiten abgeschlossen, können nun die gesicherten Stammdaten der alten Anlagenbuchhaltung übernommen werden.

Durchführung

1. Legen Sie das Sicherungsmedium, auf das die ANL/36, ANL/38 oder iSeries/400 gesichert wurde, in die entsprechende Station und vergewissern Sie sich, dass die Station aktiv ist.

2. Geben Sie ein:

o Für S/36: RSTS36F TOFILE(A.xxx.S1) TOLIB(QS36F) DEV(Einheit) FROMLABEL(A.xxx.S1)
RSTS36F TOFILE(A.xxx.H1) TOLIB(QS36F) DEV(Einheit) FROMLABEL(A.xxx.H1)
RSTS36F TOFILE(A.xxx.R1) TOLIB(QS36F) DEV(Einheit) FROMLABEL(A.xxx.R1)

o Für S/38: RSTLIB SAVLIB/ANLAGDTxxx) DEV(Einheit) VOL(*MOUNTED)

o Für AS/400: Wenn die Bibliothek ANLAGDTxxx nicht auf Platte vorhanden ist, erfolgt die Einspielung der Bibliothek wie bei S/38.

Die Stammdaten der alten Anlagenbuchhaltung werden auf das System überspielt.

7.3 Starten der Übernahme

Vergewissern Sie sich, dass der Restore-Lauf ordnungsgemäß beendet wurde.

Durchführung

Rufen Sie diese Funktion direkt über Expertcode ANLUEB, Übernahme Anlagenbuchhaltung Vorgänger, auf, oder:

1. Wählen Sie Menüpunkt 9, Menü Technische Funktionen, im Hauptmenü ANL.

2. Wählen Sie Menüpunkt 7, Übernahme Anlagenbuchhaltung Vorgänger, im Untermenü Technische Funktionen ANLTECH.

Das Bildschirmformat Übernahme Anlagenbuchhaltung Vorgänger ANLUED01 wird angezeigt.

Abbildung 7-1. Bildschirmformat: Übernahme Anlagenbuchhaltung Vorgänger

WJ: Übernahme Anlagenbuchhaltung Vorgänger ANLUED01

SAG – Comarch Doku AG ANLUEB DOKUUSER

Auswahl eingeben und Eingabetaste drücken.

Anlagenstamm löschen..............: N

Kontonr. in Inventarnr. übernehmen: J

Verzweigen:

F3=Verlassen F4=Liste F5=Aktualisieren F12=Vorherige Anzeige

ANL-8866 Anlagegüter werden aus der offenen Schnittstelle übernommen

3. Geben Sie ein:

im Feld 'Anlagenstamm löschen'

o J = Alle bereits vorhandenen Stammdaten (Wiederholung der Durchführung) werden gelöscht.

o N = Vorhandene Stammdaten werden nicht gelöscht. Es erfolgt ein Update der bereits vorhandenen Stammdaten.

Im Feld 'Kontonr. in Inventarnr. übernehmen'

o J = Die Kontonummer der 'alten' Anlagenbuchhaltung wird in die Inventarnummer übernommen (= Teil der Anlagegutnummer).

o N = Die Kontonummer wird nicht übernommen.

4. Drücken Sie die Taste EINGABE

Die Durchführung der Übernahme wird an die Jobwarteschlange übergeben.

o Die Meldung 'ANL-9910 Datenübernahme an die Jobwarteschlange übergeben' informiert Sie, dass die Übernahme gestartet wurde.

o Die Meldung 'ANL-9911 Die Datenübernahme wurde beendet' zeigt an, dass die Übernahme abgeschlossen ist.

Das Fehlerprotokoll Übernahme wird ausgegeben.

Die Liste Groschendifferenz wird ausgegeben.

Die Übernahme der alten Anlagenbuchhaltung auf die ABHplus ist durchgeführt.

Außer GWGs (Geringwertige Wirtschaftsgüter) in der Versicherung werden alle Anlagegüter - auch ausgeschiedene - übernommen.

Codes und Kennzeichen, die nur in der ABHplus verwendet werden und in der alten Anlagenbuchhaltung nicht vorhanden sind, werden aus den Musterdaten der ABHplus konvertiert, z. B. Betrieb, Mengeneinheit usw.

Besonderheiten der Übernahme

· Direkte / Indirekte Abschreibung

Wird von direkter auf indirekte Abschreibung - oder umgekehrt - gewechselt, werden die daraus entstehenden Umbuchungen bei Durchführung der ersten Abschreibung (Periodenabschreibung) automatisch erstellt.

Beachten Sie

Für die Berechnung der Umbuchung ist der Betrag Wertberichtigung unbedingt erforderlich. Ist dieser nicht vorhanden, wird dieser aus den Anschaffungskosten (AKO) minus Buchwert (BW) errechnet und muss eventuell mit der Funktion 'Manuelle Korrektur' nachbearbeitet werden.

· Kumulierte Abschreibung

Die kumulierten Abschreibungen werden aus den Anschaffungskosten (AKO) minus Buchwert (BW) errechnet.

· Vorzeitige Abschreibung

Bei Vorzeitiger Abschreibung (VZA) werden - wenn in den Firmenstamm- Steuerdaten der Code 'Bewertungsres. buchen' auf 'J' gesetzt ist - die Dotierung und der Bestand im Steuerrecht (SR) berechnet. Der Buchwert und die Wertberichtigung werden entsprechend korrigiert. Im Handelsrecht werden die Werte nur dann berechnet, wenn in der alten Anlagenbuchhaltung keine Berechnung der Bewertungsreserve (BWR) erfolgt ist.

· Stille Rücklagen

Wird bei Stiller Rücklage die Bewertungsreserve (BWR) verbucht, werden die Anschaffungskosten (AKO), der Buchwert (BW) und die Wertberichtigung entsprechend korrigiert.

· Begünstigungen

Vorzeitige Abschreibung (VZA), Investitionsfreibetrag (IFB) und Investitionsprämie (IPR) konnten in der alten Anlagenbuchhaltung in Kombination verwendet werden. In der ABHplus ist nur mehr eine Begünstigung möglich. Die Übernahme der Begünstigung - wenn mehrere vorhanden - erfolgt in der Reihenfolge: Vorzeitige Abschreibung (VZA), Investitionsfreibetrag (IFB) und Investitionsprämie (IPR).

· IFB/IPR

Die Dotierungen für IFB/IPR werden übernommen. Die entsprechenden IFB-Konten müssen bereits erstellt sein.

· Kostenstellen

Wird die Kostenstellenrechnung in der Kalkulation (Zusatz) verwendet, werden alle Kostenstellenaufteilungen mit Aufteilungsprozent = 100 übernommen.
Die Bereichsbuchungen in der alten Anlagenbuchhaltung werden in die Bereichsaufteilung der ABHplus übernommen. Die Bereichsart wird aus dem Firmenstamm übernommen.

· Kalkulatorischer Buchwert

Da der Buchwert in der Kalkulation neu hinzugekommen ist, wird dieser bei der Datenübernahme nach folgendem Muster berechnet:

o Die jährliche AfA wird entsprechend der Nutzungsdauer und den Anschaffungskosten (AKO) berechnet.

o Im Inbetriebnahmejahr wird die AfA nur für die Anzahl Monate gerechnet, die das Gut in Betrieb befindlich war. Sonst wird die Jahresabschreibung entsprechend der Anzahl der Abschreibungen lt. Steuerrecht multipliziert.

o Die so errechnete kumulierte AfA wird von den Anschaffungskosten abgezogen und ergibt den Buchwert.

Der errechnete Buchwert sollte auf jeden Fall kontrolliert werden. Besonders dann, wenn die Abschreibungsbasis der Wiederbeschaffungswert ist, da in diesem Fall die Jahresabschreibung nicht mehr rekonstruiert werden kann.

· Inventarnummer

Die Inventarnummer der alten Anlagenbuchhaltung wird entsprechend der Eintragung 'Format-Inventarnr.' in die Firmenstammdaten übernommen. Sie wird bei der Übernahme rechts- oder linksbündig konvertiert oder ohne Konvertierung übernommen.

In der alten Anlagenbuchhaltung wurde der Identifikationsbegriff aus der Kontonummer und Inventarnummer zusammengesetzt. In der ABHplus aber besteht der Identifikationsbegriff (Key) nur mehr aus der Inventarnummer. Dadurch besteht die Möglichkeit, bei der Übernahme doppelte Anlagegüter zu erhalten.
Diese Anlagegüter (gleiche Inventarnummer in der alten Anlagenbuchhaltung) werden als Fehler am Fehlerprotokoll Übernahme S/36 vermerkt:

o ANL-8872 Gut bereits vorhanden - Update wurde durchgeführt.

Anmerkung:

Diese Fehler korrigieren Sie am einfachsten, indem Sie diese Anlagegüter in der alten Anlagenbuchhaltung mit der Funktion 'Umbuchung', auf eine neue Inventarnummer umbuchen und die Übernahme wiederholen.

· Geringwertige Wirtschaftsgüter

Das Sammelgut bei Geringwertigen Wirtschaftsgütern und der Versicherungsteil werden nicht übernommen.

7.4 Protokolle

7.4.1 Übernahmeprotokoll ABH - alt

Alle bei der Übernahme festgestellten Fehler werden ausgegeben. Ungeachtet dieser Fehler werden alle Anlagegüter übernommen. Die Fehler müssen aber bis zur ersten Abschreibung (Periodenabschreibung) korrigiert werden.

Übernahmeprotokoll ABH-alt

Abbildung 7-2. Druckbeispiel Übernahmeprotokoll ABH - alt

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SAG - Comarch Doku AG Übernahmeprotokoll ABH - alt Seite: 1

Finanzamt.: Dokutal Benutzer: DOKUUSER

Steuernr..: 430/7747 01 WJ 1992 : 1992/01/01 - 1992/12/31

DVR-Nummer: 123332

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Es wurden folgende Unstimmigkeiten bei der Übernahme aus dem Vorgängersystem der Anlagenbuchhaltung gefunden:

Konto Anlagegutnummer Bezeichnung Be. F e h l e r u r s a c h e

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BR-0001/00000 Backstube 1 AL ANL-8439 Anlagegut existiert bereits

G2-9001/00000 Zubau Gebäude HR ANL-8470 Bereich nicht in Schnittstelle gefunden

G1-0001/00000 Grundstück Brunn/Geb. SR ANL-8513 AfA% oder Nutzungsdauer definieren

BR-1000/00000 Backofen Torrero AL ANL-8458 Anschaffungsdatum größer Endedatum aktuelles Wirtschaftsjahr

BR-1000/00002 Backofen Aktivator AL ANL-8439 Anlagegut existiert bereits

BR-1000/00003 Backofen STAK HR ANL-8500 Wertberichtigung ungleich (Afa+Sonderafa - Zuschr.+TWA+VZA)

BR-1000/00005 Schuber SR ANL-8481 Bereichskonto: 1 DOKUUSER nicht im Kontenstamm gefunden

BR-1000/00007 Backbleche SR ANL-8500 Wertberichtigung ungleich (Afa+Sonderafa - Zuschr.+TWA+VZA)

BR-1008/00000 Eismaschine KA ANL-8573 Indexgruppe: BAU nicht gefunden

BR-1008/00001 Ersatzteile Eismaschine KA ANL-8574 Entweder Indexgruppe oder Auf/Abwertung definieren

BR-1011/00000 Tiefkühltruhe AL ANL-8439 Anlagegut existiert bereits

BR-9206/00000 Gaskocher SR ANL-8464 Wijahr 1992 für IFB bzw. IPR nicht im Status 'L' bzw. 'G'

BR-0002/00001 Mehllager I SR ANL-8465 Wijahr 1987 für IFB bzw. IPR liegt nicht im Anschaffungsjahr

BR-1001/00001 Semmelstraße I SR ANL-8481 Bereichskonto: L BRUNN nicht im Kontenstamm gefunden

BR-9107/00000 Mehllager II SR ANL-8482 Bereichskonto: FRANZL ergibt mehr als 100% Aufteilung

BR-1012/00000 Geschirrspüler KA ANL-8490 Kostenstelle: BERTL3 ergibt mehr als 100% Aufteilung

BR-9205/00000 Backbleche KA ANL-8573 Indexgruppe: BAU nicht gefunden

BR-1007/00000 Geschäftseinrichtung KA ANL-8574 Entweder Indexgruppe oder Auf/Abwertung definieren

BR-9005/00000 Schreibtischlampe KA ANL-8597 AfA-Kum ungleich Fixe + Variabler Abschreibung

BR-9191/00000 Büromöbel AL ANL-8439 Anlagegut existiert bereits

BR-2011/00000 Kassa KA ANL-8573 Indexgruppe: BAU nicht gefunden

BR-9103/00000 Faxgerät KA ANL-8574 Entweder Indexgruppe oder Auf/Abwertung definieren

BR-9207/00000 Lieferwagen Kombi KA ANL-8597 AfA-Kum ungleich Fixe + Variabler Abschreibung

Anzahl der aufgetretenen Fehler : 23

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Listnummer: L62 Datum: 1992/08/03 Zeit: 13:05 Sortierkriterium:

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7.4.2 Liste Groschendifferenz

Liste Groschendifferenz

Abbildung 7-3. Druckbeispiel Groschendifferenz aus Übernahme S/36

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SAG - Comarch Doku AG Groschendifferenz aus Übernahme S/36 Seite: 1

Finanzamt.: Dokutal Steuerrecht Benutzer: DOKUUSER

Steuernr..: 430/7747 01 WJ 1992 : 1992/01/01 - 1992/12/31

DVR-Nummer: 123332

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Konto-alt Anlagegut Betrag

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00010 GRUNDSTÜCK/00000 0,54

00020 BÜROGEBÄUDE/00000 0,50

00020 BÜROGEBÄUDE/00006 0,50

00020 BÜROGEBÄUDE/00007 0,50

00020 BÜROGEBÄUDE/00012 0,50

00030 LAGERGEB/00000 0,50

00040 LABGEB/00000 0,50

00050 PRODGEB/00000 0,50

00050 PRODGEB/00003 0,50

00080 GRSTEINR001/00000 0,50

00360 ZG44E20/00000 0,50

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Gesamtsumme: 262,10

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Listnummer: L64 Datum: 1992/08/28 Zeit: 11:33 Sortierkriterium: Bereich / Kontonummer-alt / Anlagegut

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7.5 Übernahme wiederholen

Wurden bei der Übernahme Fehler gefunden, müssen diese entsprechend korrigiert und die Übernahme neu gestartet werden.

Beispiel:
Es fehlt ein Wirtschaftsjahr für den IFB und die Zuordnung IFB konnte nicht durchgeführt werden.

Fehlerkorrektur:

· Erstellen Sie das fehlende Wirtschaftsjahr in den Wirtschaftsjahr-Stammdaten. Starten Sie die Übernahme noch einmal.

Die fehlende IFB-Zuordnung wird nachgetragen.

7.6 Nachbearbeitung der Übernahme

7.6.1 Anlagenstamm

Der übernommene Anlagenstamm muss mit Hilfe der 'Manuellen Korrektur' (siehe Benutzerhandbuch, Kapitel 9, "Anlagenstammdaten, manuelle Korrekturen") unbedingt überarbeitet werden.

Folgende Werte müssen nachträglich eingegeben bzw. ergänzt werden:

· Bewertungsreserve

· Wertberichtigungen

· IFB/IPR-Zuordnungen

· Buchwert Kalkulation (wenn Zusatz Kalkulation installiert)

· Kumulierte Werte

7.6.2 Kontenstamm

Müssen auch die Kontonummern geändert werden, rufen Sie die Funktion ANLMAS (siehe Benutzerhandbuch, Kapitel 11.4, "Massenänderungen") auf und ändern die entsprechenden Kontonummern pro Bereich.

7.7 Starten der ABHplus mit neuem Wirtschaftsjahr

Sind alle Arbeiten zur alten Anlagenbuchhaltung

Übernahme und
Nachbearbeitung

abgeschlossen, muss das Übernahmekennzeichen im Firmenstamm auf 'N' (Übernahmestatus Normal) gesetzt werden und mit der Erstellung aller im aktuellen Wirtschaftsjahr angeschafften Anlagegüter begonnen werden.

Anlagegüter, die im aktuellen Wirtschaftsjahr angeschafft werden, werden mit Hilfe der Funktion Wartung Anlagegüter in die ABHplus eingegeben (siehe Benutzerhandbuch, Kapitel 8, "Anlagenstammdaten").