DKS-Finanzauswertungen Benutzerhandbuch

Kapitel 12. Freie Auswertungen

Die bisher besprochenen Möglichkeiten des Finanzinformationssystems erlauben es, das Listbild von Auswertungen Zeile für Zeile zu definieren. Weiters können Rechenbestimmungen eingegeben werden und der Ausdruck von Auswertungszeilen kann nur unter bestimmten Bedingungen erfolgen.

Der Spalteninhalt wird zunächst durch die vier grundlegenden Auswertungsarten, Saldenauswertung, Periodenauswertung, Periodenvergleich und Budgetvergleich bestimmt.

Eine weitere Auswertungsart sind 'Freie Auswertungen'. Solche Auswertungen erlauben zusätzlich ein freies Festlegen des Spalteninhaltes der Auswertungen. Die Einsatzmöglichkeiten werden daher auch hinsichtlich des Spalteninhaltes erweitert, wobei eine Einschränkung lediglich in der maximalen Anzahl von sechs verfügbaren Spalten gegeben ist (Listenbreite!).

Die höchste Komplexität wird dann erreicht, wenn mit den Spalten gerechnet wird, und wenn aus den Teillisten von Auswahlauswertungen wieder zusammengeführte Auswertungslisten entstehen, bei denen z. B. die Werte von Kostenstellen nebeneinander in den Spalten gezeigt werden.

12.1 Allgemeines

Bei freien Auswertungen können Sie den Spaltenaufbau der Auswertung selbst bestimmen.

Folgende Auswertungen sind z. B. möglich:

· Saldenauswertungen mit Quartalsumsätzen je Spalte und Spaltensumme

· Kostenstellenvergleich nebeneinander

· Jahresvorschau mit hochgerechneten Saldowerten

Die prinzipielle Kennzeichnung der Freien Auswertungen erfolgt durch das Feld AUSWERTUNGSART in den Leitdaten. Die Auswertungen werden durch den Code 'FA' als 'frei' bezeichnet.

TIP 12

Beachten Sie bitte, dass die Kennzeichnung in den Leitdaten beim Abruf jederzeit verändert werden kann. Die gleiche Auswertungsdefinition kann daher einmal für das Erstellen einer freien Auswertung und einmal für das Erstellen einer Periodenauswertung etc. herangezogen werden.

Für die mit 'FA' gekennzeichneten Auswertungen kann der Spalteninhalt auf einem eigenen Bildschirmformat festgelegt werden.

Sie legen fest,

· welche Überschrift über die Spalten gedruckt wird

· für welchen Zeitraum eine Saldoermittlung erfolgen soll

· ob die Werte aus den Umsätzen, aus den Budgetwerten oder über eine Rechenformel ermittelt werden

· ob die Spaltenwerte Brutto- oder Nettoumsätze, Soll- oder Habenumsätze sind

· ob der Saldowert einer Spalte Gesamt oder nur in Hinblick auf Buchungen mit bestimmten Gegenkonten ermittelt wird.

Weiters können für den Spalteninhalt gesondert Rechenbestimmungen eingegeben werden. Auch diese Eingabe erfolgt auf einem eigenen Bildschirmformat.

Anmerkung:

Bei den Spaltenrechenbestimmungen ist zu beachten, dass beim Zusammentreffen von Rechenbestimmungen für Spalten und Zeilen, die Auswertungen so erstellt werden, dass jede Spalte von oben nach unten gelesen richtig ist. Daraus ergibt sich, dass die Zeilensummen von oben nach unten richtig sind, nicht unbedingt aber von links nach rechts.

12.2 Übungsauswertung Freie Auswertungen

Als Übungsbeispiel verwenden Sie die Auswertung GV (Gewinn- und Verlustrechnung) gemäß nachfolgend angeführter Auswertungsstammliste.

Die Auswertung wird um frei definierte Spalten erweitert. Die ersten vier Spalten sollen die Quartalsumsätze zeigen, die fünfte Spalte das Jahresbudget. Die sechste Spalte soll die Abweichung vom Jahresbudgetwert aufweisen.

Am Listbild der Zeilenbestimmungen müssen bei freien Auswertungen keine Korrekturen erfolgen. Die Auswertung verwendet allgemeine Kontogruppen, die zwar ermittelt, aber nicht unmittelbar ausgedruckt werden. Die Kontogruppenwerte werden über Rechenbestimmungen den eigentlichen Auswertungszeilen zugewiesen.

Die allgemeinen Gruppen der Zeilen 1010 bis 1051 müssen daher unter Menüpunkt 1 des Menüs Finanzinformationssystem angelegt und aufgelöst werden.

Die Auswertungsstammliste zeigt folgenden Aufbau (Auszug):

Listmuster: Auswertungsstammliste

Abbildung 12-1. Druckbeispiel Auswertungsstammliste Gewinn- u. Verlustrechnung

SAG-Comarch Doku AG AUSWERTUNGSSTAMMLISTE

Firma: SAG DVR 1015650

ZEILENBESTIMMUNGEN für GV - Gewinn- u. Verlustrechnung

---------------------------------------------------------------

STUFE LFNR GRUPPENNR BEZEICHNUNG ZEILENTYP DRUCK ERG.TYP UMKEHRLFNR LÖKZ

0001 AUFWAND T A

0003 ====================================================================================

0005 1. Löhne u. Gehälter K A

0010 a) Löhne G A

0020 b) Gehälter G A

0030 2. Soziale Abgaben K A

0040 Sozialaufwand G A

0050 3. Abschreibungen K A

0060 a) auf Aufwandszinsen G A

0070 b) sonst. Abschreibungen G A

0080 4. Aufwandszinsen G A

0090 5. Steuern vom Einkommen G A

0100 v. Ertrag u. v. Verm. K A

0110 6. Beiträge an G A

0120 Berufsvertretungen K A

0130 7. A.o. Aufwendungen G

0140 8. Zuweisung an G A

0150 Rücklagen K A

0160 ------------------------------------------------------------------------------------

*01 0170 Summe Aufwand S A

0180 02 Z A

0190 ERLÖSE T A

0200 ====================================================================================

0210 1. Rohüberschuß G

0220 2. Erträge aus Beteilig. G A

Der Entwurf der Auswertung muss im ersten Schritt um den Spaltenaufbau erweitert werden:

Spalten 1 - 4: Umsätze je Quartal (Periodensaldo)

Spalte 5:, Jahresbudgetwert (Stichtagssaldo Budget)

Spalte 6: Abweichung Budget zu Summe der Quartalsumsätze

12.3 Spaltenbestimmungen eingeben

Zur Vorbereitung der Eingabe von Spaltenbestimmungen muss in einem ersten Schritt die Kennzeichnung erfolgen, dass die Auswertung als 'Freie Auswertung' zu betrachten ist.

Rufen Sie daher aus dem Menü Finanzinformationssystem den Menüpunkt 4 (oder 5) auf, und lassen Sie die Leitdaten der zuvor definierten Auswertung 'GV' am Bildschirm anzeigen:

Nächste Auswertungsnummer: GV EINGABE

Zum Kennzeichnen müssen die Felder AUSWERTUNGSVARIANTE und AUSWERTUNGSART verändert werden.

Über das Feld NÄCHSTE ARBEIT kann zu den Spaltenbestimmungen verzweigt werden:

Auswertungsvariante: 'F'

Auswertungsart: 'FA'

Budget aus Konten: 'N'

Nächste Arbeit: 'SB'

EINGABE

Abbildung 12-2. Format RD: 'Leitdaten Auswertungsdef. warten - Freie Auswertung'

SAG-Comarch Doku AG Auswertungsdef. warten ÄNDERN DKSADW RD

28.10.03 15:29 DOKUUSER EUR

ADW

L E I T D A T E N für GV - Gewinn und Verlustrechng

Auswertungsvariante (S/P/A/F): F Auswertungsart (SA/PA/PV/BV/FA): FA

Saldendrehung ( /K/G): G Konsolidierung (J/N): N

Umrechnungsfaktor/Bezeichnung : /

Auswertungsstammliste (J/N): N Budget aus Konten ( /J/N):

Auswertungsschutz (J/N): N Komprimierte Auswertung (J/N): N

Konten drucken (J/N/B): N 2.Kontobezeichnung (J/N): N

Gruppen drucken (J/N/B): J Summen drucken (J/N/B): J

Rechenergebnisse drucken (J/N/B): J Nachkomma drucken (J/N/P): N

Freie Auswert. einzeilig (J/N): N Heimatwährung : EUR

Kopieren von Auswertung : Lösch-Kz (A/L) : A

Nächste Auswertungsnummer : GV Nächste Arbeit : SB

verzweigen in

F3=Verlassen F7=Bild-ab F8=Bild-auf F4=Liste F24=Weitere Tast.

Das Bildschirmformat zur Eingabe der Spaltenbestimmungen wird angezeigt.

Abbildung 12-3. Format SJ: 'Spaltenbestimmungen - leerer Bildschirm'

SAG-Comarch Doku AG Auswertungsdef. warten EINGABE DKSADW SJ

28.10.03 15:32 DOKUUSER EUR

ADW

SPALTENBESTIMMUNGEN für GV - Gewinn und Verlustrechng

Sp Bezeichnung Zeitraum Auswahlgrp Hk Er Dr L

1 / - /

2 / - /

3 / - /

4 / - /

5 / - /

6 / - /

F4=Liste F5=Aktualisieren F12=Vorh. Anzeige

Die Eingabefelder haben folgende Bedeutung:

Bezeichnung

(Spaltenbezeichnung)

Damit können Sie die jeweilige Spaltenüberschrift festlegen. Es stehen zwei Zeilen je Spalte zur Verfügung. Durch Freilassen der ersten Spaltenbezeichnung bei nachfolgenden Spalten kann eine stufenartig gegliederte Spaltenüberschrift eingegeben werden.

Zeitraum

Für den Zeitraum kann jeweils eine Untergrenze und / oder Obergrenze in der Form Geschäftsjahr / Periodennummer eingegeben werden. Wird nur die Beginnperiode eingegeben, so erfolgt eine Auswertung mit kumulierten Umsätzen bis zum Stichtag Ende Vorperiode, ansonsten kann entweder ein Periodenbereich oder eine Obergrenze eingegeben werden.

Auswahlgrp

Auswahlgruppe

Das Feld Auswahlgruppe dient zur Eintragung von Auswahl-Kontogruppen beim Erstellen von Auswahlauswertungen, bei denen die Werte nicht über 'Teillisten', sondern nebeneinander in den Spalten stehen sollen.

Herkunftskennzeichen

Mit diesem Kennzeichen können Sie bestimmen, ob Bruttoumsätze, Nettoumsätze oder Budgetwerte ermittelt werden sollen, bzw. ob die Spalte errechnet wird.

Erm

Ermittlungskennzeichen

Mit diesem Kennzeichen können Sie bestimmen, welche Umsätze ermittelt werden (Soll, Haben, Gesamt).

Druckkennzeichen

Bei 'N' wird die Spalte nicht gedruckt (sinnvoll, wenn für Rechnungen eine Zwischenspalte benötigt wird).

Löschkennzeichen

Die gültigen Werte sind 'A' und 'L'; zur Vormerkung für die Reorganisation

Sie können nun die benötigten Daten eingeben:

Abbildung 12-4. Format SJ: 'Spaltenbestimmungen - Freie Auswertung'

SAG-Comarch Doku AG Auswertungsdef. warten ÄNDERN DKSADW SJ

28.10.03 15:38 DOKUUSER EUR

ADW

SPALTENBESTIMMUNGEN für GV - Gewinn und Verlustrechng

Sp Bezeichnung Zeitraum Auswahlgrp Hk Er Dr L

1 UMSATZ 1. Quartal 2002 / 01 - 2002 / 03 U G J A

2 2. Quartal 2002 / 04 - 2002 / 06 U G J A

3 3. Quartal 2002 / 07 - 2002 / 09 U G J A

4 4. Quartal 2002 / 10 - 2002 / 12 U G J A

5 BUDGET Gesamt 2002 / 01 - 2002 / 12 B G J A

6 Abweichung Budget / - / R J A

F4=Liste F5=Aktualisieren F12=Vorh. Anzeige

Hinweise

· die Kennzeichen Drucken 'J' und Löschkennzeichen 'A' werden automatisch besetzt

· da maximal sechs Spalten auf die Auswertung passen, kann auf diesem Bildschirmformat nicht geblättert werden

· die angegebenen Zeiträume dienen als Vorschlagswert für den Auswertungsabruf und können dort direkt für den jeweiligen Abruf angepasst werden

· bei der Konsolidierung von Auswertungen über mehrere Firmen (Feld KONSOLIDIERUNG in den Leitdaten auf 'J') werden die Zeiträume entsprechend der Periodendefinition in den zusammengeführten Firmen / Buchhaltungen auf einen gemeinsamen Kalenderzeitraum umgerechnet. Maßgeblich sind dabei die Periodengrenzen aus der beim Abruf zugeordneten Firma

· eventuell verwendete Auswahlgruppen müssen zuvor bei den Auswahlbestimmungen angelegt worden sein.

· bei Divisionen (oder Multiplikationen) zweier Spalten stimmen die Werte nur innerhalb einer Spalte, nicht aber von links nach rechts.

12.4 Rechenbestimmungen über Spalten

12.4.1 Allgemeines

Die Eingabe von Rechenbestimmungen über Spalten erfolgt für den Benutzer ähnlich wie die Eingabe der 'normalen' Rechenbestimmungen. Ein Unterschied besteht darin, dass zunächst aus den Leitdaten mit 'SR' in NÄCHSTE ARBEIT zur Eingabe der Spaltenrechenbestimmungen verzweigen, und dass Sie nur die Werte 1 bis 6 als Operanden verwenden können (maximale 6 Spalten).

Mit Hilfe der Spaltenrechenbestimmungen können die Werte einer Spalte aufgrund der Werte von anderen Spalten ermittelt werden.

z. B. Spalte 3 = Spalte 2 + Spalte 1

Der Ergebnistyp der Einzelzeilen bestimmt das Ergebnis der Rechenspalte, d. h. ist bei einer Zeile z. B. 'P'(Prozentwert) als Ergebnistyp festgelegt, so wird der Spaltenwert als Prozentwert errechnet und gedruckt (Ergebnis mal 100).

12.4.2 Spaltenrechenbestimmungen eingeben

Für die Eingabe der Spaltenrechenbestimmungen müssen Sie zunächst auf das entsprechende Bildschirmformat verzweigen. Rufen Sie dazu aus dem Menü Finanzinformationssystem den Menüpunkt 2 auf, und holen Sie die Auswertung 'GV' auf den Bildschirm:

Nächste Auswertungsnummer: 'GV' EINGABE

danach

NÄCHSTE ARBEIT: 'SR' EINGABE

Das Bildschirmformat zur Eingabe der Rechenbestimmungen wird angezeigt.

Im Beispiel ergeben sich folgende Spaltenrechnungen:

1. Ermittlung des kumulierten Saldos

Spalte 6 (Abweichung) = Spalte 1 (1.Quartal)

Spalte 6 = Spalte 6 + Spalte 2 (1.Quartal + 2.Quartal)

Spalte 6 = Spalte 6 + Spalte 3 (Summe + 3.Quartal)

Spalte 6 = Spalte 6 + Spalte 4 (Summe + 4.Quartal)

2. Ermittlung Abweichung Gesamt zu Budget

Spalte 6 = Spalte 6 - Spalte 5

Daraus ergeben sich folgende Eingaben:

Abbildung 12-5. Format RF: 'Spaltenrechenbestimmungen - Freie Auswertung'

SAG-Comarch Doku AG Auswertungsdef. warten EINGABE DKSADW RF

28.10.03 15:42 DOKUUSER EUR

ADW

SPALTENRECHENBESTIMMUNGEN GV - Gewinn und Verlustrechng

Lfn Ergebnis Operand 1 O Operand 2 oder Konstante Operand 3 Bd Operand 4 L

010 0006 = 0001 A

020 0006 0006 + 0002 A

030 0006 0006 + 0003 A

040 0006 0006 + 0004 A

050 0006 0006 - 0005 A

Nächste Lfn: 010

F12=Vorh. Anzeige F7=Bild-ab F8=Bild-auf F11=Neunummerg. F24=Weitere Tast.

Beachten Sie bitte die fortlaufende Ermittlung des Wertes

12.5 Freie Auswertungen abrufen

Der Abruf von freien Auswertungen erfolgt wie bei den übrigen Auswertungen.

Als Besonderheit ist zu beachten, dass der Zeitraum für freie Auswertungen bei den Spaltenbestimmungen definiert wird und nicht zusammen mit den Leitdaten.

Wenn Sie daher freie Auswertungen abrufen, dürfen Sie zunächst keinen Zeitraum eingeben. Mit Hilfe der Auswertungsart erkennt das System, dass es sich um eine freie Auswertung handelt und verzweigt danach automatisch zu den Spaltenbestimmungen.

Die beim Definieren der Auswertung eingetragenen Spaltenbestimmungen sind nur Vorschlagswerte, die jederzeit nachträglich verändert werden können.

Beachten Sie bitte, dass die Spaltenrechenbestimmungen beim Abruf nicht mehr verändert werden können. Bei zeitraumabhängigen Rechnungen, wie z. B. der Prognose eines Jahresendwertes, müsste daher vor dem Abruf eine Anpassung der Spaltenrechenbestimmungen erfolgen.

Sie rufen daher aus dem Menü Finanzinformationssystem Menüpunkt 4 oder 5 auf und holen danach die Auswertung über das Feld NÄCHSTE AUSWERTUNGSNUMMER auf den Bildschirm:

Abbildung 12-6. Format SJ: 'Spaltenbestimmungen - Freie Auswertung abrufen'

SAG-Comarch Doku AG Auswertungen erstellen ÄNDERN DKSKAA SJ

28.10.03 15:46 DOKUUSER EUR

AWE

SPALTENBESTIMMUNGEN für GV - Gewinn und Verlustrechng

Sp Bezeichnung Zeitraum Auswahlgrp Hk Er Dr L

1 UMSATZ 1. Quartal 2002 / 01 - 2002 / 03 U G J A

2 2. Quartal 2002 / 04 - 2002 / 06 U G J A

3 3. Quartal 2002 / 07 - 2002 / 09 U G J A

4 4. Quartal 2002 / 10 - 2002 / 12 U G J A

5 BUDGET Gesamt 2002 / 01 - 2002 / 12 U G J A

6 Abweichung Budget / - / R J A

F4=Liste

Beim Abruf der Auswertung kann jeder Wert in den Leitdaten wahlweise angepasst werden, der Bildschirmteil zur Eingabe der Leitdaten bleibt leer.

Wenn die Leitdaten stimmen, brauchen Sie nur

EINGABE

drücken, und das Bildschirmformat mit den Spaltenbestimmungen wird angezeigt:

Wenn Sie ein weiteres Mal die Taste EINGABE drücken, erfolgt eine Rückkehr zu den Leitdaten, wo Sie die nächste Auswertung abrufen können.

Durch Drücken der Taste F3 veranlassen Sie das Erstellen der Auswertung.

Listmuster: Gewinn- und Verlustrechnung

Abbildung 12-7. Druckbeispiel Gewinn- und Verlustrechnung (Auszug)

SAG-Comarch Doku AG Gewinn- u. Verlustr. Seite 1

Firma SAG DVR 8719745 Alle Beträge in: EUR

GV - freie Auswertung

FI# BH# KONTO Umsatz Umsatz Umsatz Umsatz Budget Abweichung

BEZEICHNUNG 1.Quartal 2.Quartal 3.Quartal 4.Quartal Gesamt Budget

AUFWAND

=========================================================================================================================

1. Löhne u. Gehälter

a) Löhne 364.863 S 360.420 S 360.100 S 358.888 S 1.234.000 S 210.271 +

b) Gehälter 4.364.860 S 4.840.676 S 4.202.195 S 4.100.231 S 18.000.000 S 492.038 -

2. Soziale Abgaben

3. Abschreibungen

a) auf Anlagevermögen 1.585.221 S 1.585.221 S 1.530.670 S 1.451.000 S 6.000.000 S 152.112 -

b) sonst. Abschreibungen 25.000 S 25.000 S 25.000 S 25.000 S 100.000 S 0

4. Aufwandszinsen 5.300 S 800 S 5.211 S 422 S 1.300.000 S 2.947 +

5. Steuern vom Einkommen 345.340 S 380.211 S 315.278 S 302.118 S 1.000.000 S 0

v. Ertrag u. v. Verm.

6. Beiträge an 45.823 S 46.151 S 46.550 S 42.663 S 500.000 S 318.813 -

Berufsvertretungen

7. A.o. Aufwendungen 0 S 6.895 S 5.111 S 6.895 S 20.000 S 1.099 -

8. Zuweisungen an 32.789 S 35.129 S 35.031 S 33.334 S 150.000 S 13.717 -

Rücklagen

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

*01 Summe Aufwand 6.769.196 S 7.280.503 S 6.525.146 S 6.320.551 S 27.316.000 S 420.604 -

ERLÖSE

=========================================================================================================================

1. Rohüberschuß 6.412.489 H 6.135.929 H 6.925.000 H 7.105.421 H 25.000.000 H 1.578.839+

2. Erträge aus Beteilig. 21.002 H 30.009 H 25.010 H 30.100 H 100.000 H 6.121 +