DKS-Finanzauswertungen Benutzerhandbuch

Kapitel 11. Erweiterte Funktionen

In diesem Abschnitt werden die Kenntnisse über die Definitionsmöglichkeiten von Auswertungen systematisch erweitert und vertieft.

Es wird vorausgesetzt, dass der Leser den ersten Abschnitt durchgearbeitet hat und die entsprechenden Kenntnisse besitzt.

Ziel des Abschnittes ist es, auch die speziellen Funktionen kennenzulernen und damit die Anwendungsmöglichkeiten des Finanzinformationssystems soweit auszudehnen, dass der Leser auch Auswertungen zur Kennzahlenberechnung (Bilanzanalyse) oder für eine Kostenstellen-Kostenartenrechnung definieren kann.

Übungsauswertung

Zur Vorbereitung erstellen Sie bitte zunächst eine Auswertung LEIBU2 gemäß den nachfolgenden Angaben der Zeilenbestimmungen.

Abbildung 11-1. Auswertungsentwurf Leistungsbudget

Listennummer LEIBU2 - Leistungsbudget

-------------------------------------------------------------------------

Lauf- Bezeichnung Kommentar

nummer

-------------------------------------------------------------------------

0010 LEISTUNGSBUDGET Titelzeile

0020 --------------- Unterstreichung Titel

0030 02 2 Leerzeilen

0040 Erträge Kontogruppe

0050 Sonstige Erträge Kontogruppe

0060 ------------------------------------------------------

0070 01 Gesamterträge Summe 1 Zeilen 40-50

0080 01 1 Leerzeile

0090 Provisionen Kontogruppe

0100 Skontoaufwand u. Nachl. Kontogruppe

0110 Sonst. Vertriebskosten Kontogruppe

0120 ------------------------------------------------------

0130 01 V e r t r i e b s k o s t e n Summe 1 Zeilen 90-110

0140 01 1 Leerzeile

0150 02 N e t t o e r t r ä g e Summe 2 Zeilen 70+130

0160 Wareneinsatz Kontogruppe

0170 Materialaufwand Kontogruppe

0180 Personalaufwand Kontogruppe

0190 Sonst. var. Kosten Kontogruppe

0200 ------------------------------------------------------

0210 01 Variable Kosten Summe 1 Zeilen 160-190

0220 03 DECKUNGSBEITRAG I Summe 3 Zeilen 150+210

0230 01 1 Leerzeile

Abbildung 11-2. Auswertungsentwurf Leistungsbudget (Fortsetzung)

-------------------------------------------------------------------------

Lauf- Bezeichnung Kommentar

nummer

-------------------------------------------------------------------------

0240 Fixkosten Kommentar

0250 ========= Kommentar (!)

0260 01 1 Leerzeile

0270 Büromaterial Kontogruppe

0280 Hilfslöhne Kontogruppe

0290 Energieaufwand Kontogruppe

0300 Post, Telefon Kontogruppe

0310 Rechts-, u. Beratungskosten Kontogruppe

0320 Werbung Kontogruppe

0330 Versicherungsaufwand Kontogruppe

0340 Zinsaufwand Kontogruppe

0342 Sozialaufwand Kontogruppe

0350 ------------------------------------------------------

0360 01 Summe FIXKOSTEN Summe 1 Zeilen 270-350

0370 01 1 Leerzeile

0380 Abschreibungen Kontogruppe

0390 Dot. v. RL / RS Kontogruppe

0400 Unternehmerlohn Kontogruppe

0410 ------------------------------------------------------

0420 04 BETRIEBSERGEBNIS Summe 220+360+380-400

0430 Bestandsveränderungen Kontogruppe

0440 Schadensfälle Kontogruppe

0450 01 Gewinn vor Steuern Summe 420+430+440

0460 Ertragssteuern Kontogruppe

0470 05 Gewinn nach Steuern Summe 5 420+450+460

Wenn Sie die Auswertung mit Daten Ihrer Buchhaltung beschicken wollen, müssen Sie auch die Auflösung der Kontogruppenzeilen eingeben!

11.1 Rechenbestimmungen

11.1.1 Rechenbestimmungen allgemein

Mit Hilfe von Rechenbestimmungen kann mit beliebigen Saldozeilen gerechnet werden.

Rechenbestimmungen bestehen aus:

· Rechenergebniszeilen.
Sie nehmen das Resultat der Rechnung auf und sind in den Zeilenbestimmungen mit Zeilentyp 'R' und dem notwendigen Ergebnistyp anzulegen.

· Rechenbestimmungen, die auf einem eigenen Bildschirmformat eingegeben werden.

Der Aufbau von Rechenbestimmungen besitzt die grundlegende Form

Ergebniszeilennummer = Zeilennummer ZeileX verknüpft mit Zeilennummer ZeileY.

Hinsichtlich des Vorzeichens muss sowohl bei den Zeilen, mit denen gerechnet wird, als auch bei den Ergebniszeilen das Feld ERG.TYP (Ergebnistyp) beachtet werden.

Der Ergebnistyp gibt an, welcher Saldo bei der jeweiligen Kontogruppe im Normalfall erwartet wird, d. h. er sollte z. B. bei Erlösen 'H' und bei Aufwandskonten 'S' sein.

Generell kann gesagt werden, dass immer wenn der tatsächliche Saldo dem Ergebnistyp entspricht, der Saldo als positiver Wert in einer Rechnung teilnimmt und im umgekehrten Fall als negativer Wert.

In der Praxis hat dies die einfache Auswirkung, dass Sie die Salden bei Rechnungen so verwenden können, wie Sie es aus der manuellen Buchhaltung gewohnt sind. Sie geben zum Beispiel die Formel für den Gewinn (Gewinn = AKTIVA minus PASSIVA) genauso ein, wie sie lautet und brauchen sich um das Vorzeichen keine zusätzlichen Gedanken machen.

TIP 11

Geben Sie bitte in allen verwendeten Auswertungen bei den Haben-Kontogruppen, bzw. den zugehörigen Zwischensummen den Wert 'H' ein.

Folgende Ergebnistypen sind möglich:

'S'

Sollsaldo wird erwartet

'H'

Habensaldo wird erwartet

'K'

konstanter Wert lt. Rechenergebnis

'P'

Prozentwert

Gerechnet wird mit Zeilen aus der Auswertungsdefinition. Daher bestehen die Rechenanweisungen aus Zeilennummern der Auswertung. Es können Kontogruppenzeilen, Summenzeilen oder andere Rechenergebniszeilen in einer Rechnung verwendet werden.

Welche Rechnungsart verwendet wird, bestimmt der Rechenoperator. Es können folgende Rechnungen durchgeführt werden:

· Addition

· Subtraktion

· Multiplikation

· Division

· Zuweisung

Dementsprechend stehen als Zeichen für den Rechenoperator die Zeichen '+','-','*','/' und '=' zur Verfügung.

Sie können auch fortlaufende Rechnungen definieren, bei denen das Ergebnis über mehrere Schritte berechnet wird. Wenn für die Ermittlung von Zwischenergebnissen Ergebniszeilen benötigt werden, können diese mit Drucken 'N' vom Ausdruck auf der Auswertung ausgeschlossen werden.

Bedingte Durchführung

Mit Hilfe von Bedingungen bei den Rechenbestimmungen, können Sie für jede Zeile angeben, ob die Durchführung von anderen Werten abhängig gemacht werden soll (Beispiel: bestimmte Kennzahlen sind nur sinnvoll bei Gewinn).

11.1.2 Rechenbestimmungen eingeben

Sie werden nun mit der Auswertung LEIBU2 einige Kennzahlen ermitteln.

Der Entwurf hat folgendes Aussehen:

Abbildung 11-3. Auswertungsentwurf Leistungsbudget (Kennzahlen)

Listennummer LEIBU2 - Leistungsbudget

-------------------------------------------------------------------------

Lauf- Bezeichnung Kommentar

nummer

-------------------------------------------------------------------------

0600 Kennzahlen Titelzeile

0610 ---------- Unterstreichung Titel

0620 02 2 Leerzeilen

0630 Ordentl. Ertrag / Kennzahl

0640 Gesamtertrag Kommentar

0650 Betriebsergebnis / Kennziffer Rentabilität

0660 Gesamtkapital Kommentar

0670 Summe unbar/Betriebsergebnis Rechensumme 380+390+400

danach Anteil

-------------------------------------------------------------------------

Überlegungen

· Zur besseren Beschreibung der ersten Rechnung wird Zeile 640 als Kommentarzeile zusätzlich eingefügt.

· Die Kennzahl Ertrag kann unmittelbar mit Hilfe einer Division ermittelt werden.

· Die Kennzahl für das Betriebsergebnis benötigt als Divisor einen Wert, der bisher nicht in der Auswertung ist. Daher muss eine neue Zeile für 'Gesamtkapital' vor der Kennzahl eingefügt werden. Da die Zeile nur als Rechenwert benötigt wird, erhält sie das Druckkennzeichen 'N' für 'nicht drucken'

· Der Anteil der unbaren Positionen im Betriebsergebnis kann nur durch eine zusammengesetzte, fortlaufende Rechnung ermittelt werden. Dennoch wird keine Zeile für ein Zwischenergebnis benötigt, da die Rechnung einfach als Staffel eingegeben wird.

Schritt 1: Ändern der Zeilenbestimmungen

Zunächst werden die Zeilenbestimmungen um die Rechenergebnisfelder ergänzt. Weiters sollten die richtigen Ergebnistypen bei den Habenpositionen eingegeben werden:

Verzweigen Sie bei der Auswertung LEIBU2 in die Zeilenbestimmungen und ergänzen Sie diese um die neuen Zeilen. Nach Ihrer Eingabe müsste der neue Teil wie folgt aussehen:

Abbildung 11-4. Format RE: 'Zeilenbestimmungen - Einfügen Rechenergebniszeilen'

SAG-Comarch Doku AG Auswertungsdef. warten ÄNDERN DKSADW RE

28.10.03 14:19 DOKUUSER EUR

ADW

ZEILENBESTIMMUNGEN für LEIBU2 - Leistungsbudget

Zeilen- Erg. Umkehr-

Lfnr Gruppennr Bezeichnung Typ Stufe Druck Typ Lfnr Lökz

0500 Gesamtkapital G N H A

0550 03 Z A

0600 Kennzahlen K A

0610 ---------- K A

0620 02 Z A

0630 Ordentl. Ertrag / R P A

0640 Gesamtertrag K A

0650 Betriebsergebnis / R P A

0660 Gesamtkapital K A

0670 Summe unbar / Betr.ergeb. R P A

Nächste Lfnr: 0500

F12=Vorh. Anzeige F7=Bild-ab F8=Bild-auf F11=Neunummerg. F24=Weitere Tast.

Schritt 2: Eingabe der Rechenbestimmungen

Von den Zeilenbestimmungen verzweigen Sie bitte zurück in die Leitdaten:

F12

und geben ins Feld NÄCHSTE ARBEIT den Verzweigungscode für die Rechenbestimmungen ein:

Nächste Arbeit: 'RB' EINGABE

Das Bildschirmformat zur Eingabe der Rechenbestimmungen wird angezeigt:

Abbildung 11-5. Format RF: 'Rechenbestimmungen- leerer Bildschirm'

SAG-Comarch Doku AG Auswertungsdef. warten EINGABE DKSADW RF

28.10.03 14:32 DOKUUSER EUR

ADW

R E C H E N B E S T I M M U N G E N LEIBU2 - Leistungsbudget

Lfn Ergebnis Operand 1 O Operand 2 oder Konstante Operand 3 Bd Operand 4 L

Nächste Lfn:

F12=Vorh. Anzeige F7=Bild-ab F8=Bild-auf F11=Neunummerg. F24=Weitere Tast.

Die Eingabefelder haben folgende Bedeutung:

Lfn

Laufnummer

Laufende Nummer der Rechenbestimmung

Ergebnis

Zeilennummer aus den Zeilenbestimmungen; damit wird die Zeile bezeichnet, die das Ergebnis der Rechnung aufnehmen soll. Die Zeile muss Zeilentyp 'R' haben

Operand 1

Zeilennummer aus den Zeilenbestimmungen; der Saldo dieser Zeile geht als erster Operand in die Rechnung ein

Operator

Gibt die Art der durchzuführenden Rechnung an. Siehe oben.

Operand 2

Zeilennummer aus den Zeilenbestimmungen; der Saldo dieser Zeile geht als zweiter Operand in die Rechnung ein

Konstante

An Stelle von Operand 2 kann auch ein Zahlenwert in die Rechnung eingehen.

Die übrigen Felder werden nur benötigt, wenn eine Bedingung eingegeben wird:

'Führe die Rechnung durch, wenn Operand 3 Vergleich Operand 4 zutrifft'

Operand 3

Zeilennummer aus den Zeilenbestimmungen; der Saldo dieser Zeile geht als erster Wert in den Vergleich ein.

Bedingung

Gültige Eingaben sind '>' (größer), '<' (kleiner) und '=' (gleich), '>=' (größer, gleich), '<=' (kleiner, gleich)

Operand 4

Zeilennummer aus den Zeilenbestimmungen; der Saldo dieser Zeile geht als zweiter Wert in den Vergleich ein.

Geben Sie nun die Rechenbestimmungen lt. Vorgabe ein:

Abbildung 11-6. Format RF: 'Rechenbestimmungen - Division, Addition, Zuweisung'

SAG-Comarch Doku AG Auswertungsdef. warten EINGABE DKSADW RF

28.10.03 14:35 DOKUUSER EUR

ADW

R E C H E N B E S T I M M U N G E N LEIBU2 - Leistungsbudget

Lfn Ergebnis Operand 1 O Operand 2 oder Konstante Operand 3 Bd Operand 4 L

010 0630 0040 / 0070 A

020 0650 0070 / 0500 A

030 0670 = 0380 A

040 0670 0670 + 0390 A

050 0670 0670 + 0400 A

060 0670 0670 / 0420 A

Nächste Lfn:

F12=Vorh. Anzeige F7=Bild-ab F8=Bild-auf F11=Neunummerg. F24=Weitere Tast.

Beachten Sie bitte die fortlaufende Ermittlung der dritten Kennzahl !

Beachten Sie

Derzeit werden folgende Prüfungen durchgeführt und bei Fehlern auch im Fehlerprotokoll (eigene Liste) gedruckt.

* Prüfen der Ergebnistypen auf Übereinstimmung nach folgenden

* Regeln

* Default

* Op Rechenfaktor-1 Rechenfaktor-2 Recherg wenn leer

* --------------------------------------------------------

* +,- S/H S/H S/H S

* S/H K verboten

* K S/H verboten

* K K K K

* --------------------------------------------------------

* * S/H S/H verboten

* S/H K S/H S

* K S/H S/H S

* K K K K

* --------------------------------------------------------

* / S/H S/H K K

* S/H K S/H S

* K S/H verboten

* K K K K

* --------------------------------------------------------

* U S/H S/H S

* K K K

* --------------------------------------------------------

* = S/H S/H S

* K K K

* ========================================================.

11.2 Auswahlauswertungen

11.2.1 Allgemeines

Auswahlauswertungen sind Auswertungen, die an Stelle des Gesamtsaldos der Kontogruppen nur jenen Teil des Saldos zeigen, der auf bestimmte Gegenkonten gebucht wurde.

Zur Selektion der Buchungen benötigen Auswahlauswertungen Kontogruppen, die als sogenannte 'Auswahlgruppen' jene Konten definieren, für die eine Auswahl getroffen werden soll.

Die Definition der Auswahlgruppen erfolgt über ein eigenes Bildschirmformat, zu dem man durch Eingabe von 'AB' ins Feld NÄCHSTE ARBEIT aus den Leitdaten verzweigt.

Für jede definierte Auswahlgruppe wird eine eigene Auswertung erzeugt, wobei jede Auswertung das gleiche Listbild aufweist, wie die 'normale ' Auswertung, bei Auftreten der jeweiligen Zahlenwerte.

Voraussetzung für das Definieren von Auswahlauswertungen ist, dass in den Leitdaten das Feld AUSWERTUNGSVARIANTE auf 'A' (Auswahlauswertung) gesetzt wird.

'WIE' das Listbild aussieht, wird wie bei den übrigen Auswertungen in den Zeilenbestimmungen festgelegt.

'WAS' bei der Ermittlung der Saldenwerte berücksichtigt werden soll, bestimmen die Auswahlgruppen der Auswertung.

Am Ende der einzelnen Listen kann wahlweise eine komprimierte Auswertung gedruckt werden. Es wird dabei eine Liste erzeugt, die die Summenwerte über alle Auswahlgruppen zusammenfasst. Zum Ausdrucken der komprimierten Auswertung muss das entsprechende Feld in den Leitdaten auf 'J' gesetzt werden.

11.2.2 Definieren von Auswahlgruppen

Als Beispiel erweitern wir unsere Auswertung LEIBU2 um Auswahlgruppen. Diese bestehen aus Bereichskonten, die als Kostenstellen dienen. Der Deckungsbeitrag wird nicht mehr Gesamt für alle Bereiche der Firma sondern je Kostenstelle ermittelt.

Rufen Sie die Leitdaten der Auswertung LEIBU2 auf und verändern Sie zunächst die Auswertungsart:

A EINGABE

Danach verzweigen Sie zur Definition der Auswahlgruppen:

Nächste Arbeit 'AB' EINGABE

Abbildung 11-7. Format RD: 'Leitdaten Auswertungsdef. warten - Auswahlauswertung'

SAG-Comarch Doku AG Auswertungsdef. warten ÄNDERN DKSADW RD

28.10.03 14:42 DOKUUSER EUR

ADW

L E I T D A T E N für LEIBU2 - Leistungsbudget

Auswertungsvariante (S/P/A/F): A Auswertungsart (SA/PA/PV/BV/FA): SA

Saldendrehung ( /K/G): K Konsolidierung (J/N): N

Umrechnungsfaktor/Bezeichnung : /

Auswertungsstammliste (J/N): N Budget aus Konten ( /J/N):

Auswertungsschutz (J/N): N Komprimierte Auswertung (J/N): N

Konten drucken (J/N/B): N 2.Kontobezeichnung (J/N): N

Gruppen drucken (J/N/B): J Summen drucken (J/N/B): J

Rechenergebnisse drucken (J/N/B): J Nachkomma drucken (J/N/P): N

Freie Auswert. einzeilig (J/N): N Heimatwährung : EUR

Kopieren von Auswertung : Lösch-Kz (A/L) : A

Nächste Auswertungsnummer : LEIBU2 Nächste Arbeit :

verzweigen in

F3=Verlassen F7=Bild-ab F8=Bild-auf F4=Liste F24=Weitere Tast.

Das Bildschirmformat zur Definition der Auswahlbestimmungen wird angezeigt.

Wir wollen zwei Auswahlgruppen eintragen, und verzweigen danach zur Auflösung der Auswahlgruppen (=Zuordnung der Bereichskonten).

Die Definition erfolgt analog der Verwendung von Kontogruppen bei Zeilenbestimmungen. Es können sowohl allgemeine Kontogruppen verwendet werden, als auch auswertungsspezifische. Die auswertungsspezifischen Auswahlgruppen müssen im zweiten Schritt aufgelöst werden.

Geben Sie nun die beiden Auswahlgruppen ein:

Abbildung 11-8. Format RE: 'Auswahlbestimmungen - Auswahlgruppen'

SAG-Comarch Doku AG Auswertungsdef. warten EINGABE DKSADW RE

28.10.03 14:45 DOKUUSER EUR

ADW

AUSWAHLBESTIMMUNGEN für LEIBU2 - Leistungsbudget

Lfnr Gruppennr Bezeichnung Lökz

A010 Kostenstelle 1 A

A020 Kostenstelle 2 A

Nächste Lfnr: A010

F12=Vorh. Anzeige F7=Bild-ab F8=Bild-auf F11=Neunummerg. F24=Weitere Tast.

Als Besonderheit müssen Sie beachten, dass die Laufnummer bei den Auswahlbestimmungen mit einem Buchstaben beginnen muss. Die Laufnummer selbst ist vierstellig wie bei den Zeilenbestimmung.

Der nächste Schritt ist das Verzweigen zum Auflösen der Auswahlgruppe mit der Laufnummer A010:

Abbildung 11-9. Format RE: 'Auswahlbestimmungen - Verzweigen Auflösen Auswahlgruppe'

SAG-Comarch Doku AG Auswertungsdef. warten EINGABE DKSADW RE

28.10.03 14:45 DOKUUSER EUR

ADW

AUSWAHLBESTIMMUNGEN für LEIBU2 - Leistungsbudget

Lfnr Gruppennr Bezeichnung Lökz

G A010 Kostenstelle 1 A

A020 Kostenstelle 2 A

Nächste Lfnr: A010

F12=Vorh. Anzeige F7=Bild-ab F8=Bild-auf F11=Neunummerg. F24=Weitere Tast.

Beim Auflösen braucht nur das Bereichskonto angegeben werden. Achten Sie dabei auf die richtige Kontoart:

Abbildung 11-10. Format YD: 'Auswertungsgruppen auflösen - Auflösen Auswahlgruppe'

SAG-Comarch Doku AG Auswertungsdef. warten EINGABE DKSADW YD

28.10.03 14:48 DOKUUSER EUR

ADW

AUFLÖSEN der Auswertungsgruppe LEIBU2A010 - Kostenstelle 1

KA Konto Bezeichnung Konto(bis) Lökz

K K0200

Nächstes KA/Konto:

Wechsel Auswertungsgruppe: LEIBU2A010

F12=Vorh. Anzeige F7=Bild-ab F8=Bild-auf F4=Liste F24=Weitere Tast.

11.2.3 Zeilen- und Rechenbestimmungen bei Auswahlgruppen

Zeilenbestimmungen Typ 'W'

Eine Besonderheit bei Auswahlauswertungen tritt dann ein, wenn in einer Liste eine Vermischung der Saldenwerte insofern erwünscht ist, als ein Teil der Salden über Auswahlbestimmungen ermittelt werden soll, und die anderen Salden mangels entsprechender Buchungen nur als Gesamtsaldo dargestellt werden können.

Im Beispiel tritt dieser Fall bei den Fixkosten auf. Während die variablen Kosten (Erträge und Aufwendungen bis zum Deckungsbeitrag) je Kostenstelle selektiert werden, können die Fixkosten definitionsgemäß nur als Gesamtsaldowert ausgewertet werden.

Das Finanzinformationssystem bietet daher die Möglichkeit, an Stelle des Zeilentyps 'G' in den Zeilenbestimmungen den Zeilentyp 'W' (Gesamtwert) zu definieren.

Zeilen mit diesem Kennzeichen werden bei Auswahlauswertungen nicht je Auswahlgruppe ermittelt, sondern als Gesamtsaldo wie bei 'normalen' Auswertungen.

Wenn die Auswertung nicht als Auswahlauswertung erstellt wird, hat das Kennzeichen 'W' keine Auswirkung und der Saldo wird wie bei den anderen Kontogruppenzeilen ermittelt. Andererseits, wenn die Fixkosten in der Auswahlauswertung weiterhin mit 'G' gekennzeichnet bleiben, ergibt sich als Saldo immer der Wert null, da ja keine Buchungen auf die zu berücksichtigenden Kostenstellen gefunden werden können.

Wir kennzeichnen daher die Kontogruppenzeilen im Bereich der Fixkosten mit 'W':

Abbildung 11-11. Format RE: 'Zeilenbestimmungen - Gesamtwertzeilen Bild 1'

SAG-Comarch Doku AG Auswertungsdef. warten ÄNDERN DKSADW RE

28.10.03 14:57 DOKUUSER EUR

ADW

ZEILENBESTIMMUNGEN für LEIBU2 - Leistungsbudget

Zeilen- Erg. Umkehr-

Lfnr Gruppennr Bezeichnung Typ Stufe Druck Typ Lfnr Lökz

0240 Fixkosten K A

0250 ========= K A

0260 01 Z A

0270 Büromaterial W S A

0280 Hilfslöhne W S A

0290 Energieaufwand W S A

0300 Post, Telefon W S A

0310 Rechts- u. Beratungsk. W S A

0320 Werbung W S A

0330 Versicherungsaufwand W S A

Nächste Lfnr: 0240

F12=Vorh. Anzeige F7=Bild-ab F8=Bild-auf F11=Neunummerg. F24=Weitere Tast.

Abbildung 11-12. Format RE: 'Zeilenbestimmungen - Gesamtwertzeilen Bild 2'

SAG-Comarch Doku AG Auswertungsdef. warten ÄNDERN DKSADW RE

28.10.03 15:01 DOKUUSER EUR

ADW

ZEILENBESTIMMUNGEN für LEIBU2 - Leistungsbudget

Zeilen- Erg. Umkehr-

Lfnr Gruppennr Bezeichnung Typ Stufe Druck Typ Lfnr Lökz

0340 Zinsaufwand W S A

0342 Sozialaufwand W S A

0350 - U A

0360 Summe FIXKOSTEN S 01 S A

0370 01 Z A

0380 Abschreibungen W S A

0390 Dot. v. RL / RS W S A

0400 Unternehmerlohn G S A

0410 - U A

0420 BETRIEBSERGEBNIS S 04 H A

Nächste Lfnr: 0340

F12=Vorh. Anzeige F7=Bild-ab F8=Bild-auf F11=Neunummerg. F24=Weitere Tast.

Kennzeichnen Sie bitte auch die restlichen Kontogruppenzeilen der Auswertung mit 'W' (Bestandsveränderungen usw.).

Rechenbestimmungen bei Auswahlauswertungen

Die Rechenbestimmungen müssen in unserem Beispiel nicht verändert werden. Zur Vollständigkeit muss erwähnt werden, dass Rechenbestimmungen auch je Auswahlauswertung möglich sind.

Die Eingabefelder am Bildschirmformat zur Definition von Rechenbestimmungen sind nur auf den ersten Blick länger als die verwendeten Zeilennummern, da alle Felder eigentlich zwei Werte aufnehmen können, die durch eine Leerstelle voneinander getrennt sind.

Um die Rechenbestimmungen nur für eine Teilauswertung durchzuführen, kann die Auswertungsgruppe jeweils vor der Zeilennummer angegeben werden,

z. B. Operand 1 = A010 0040

Diese Eingabe bezeichnet die Zeile mit der Laufnummer 40 in der Teilauswertung für die Auswahlgruppe mit der Laufnummer A010. Rechenbestimmungen dieser Art werden im Kapitel über Umlagen gezeigt.

11.3 Exkurs: Auswahlauswertungen und Buchungsstoff

11.3.1 Buchungen zwischen den Buchungskreisen

Auswahlauswertungen benötigen Informationen aus dem Buchungsstoff. Das Ergebnis von Auswahlauswertungen hängt daher davon ab, wie viele Monate Buchungsstoff gespeichert sind und in welcher Form die Buchungen vorhanden sind.

Betrachten Sie zunächst eine einfache Sachbuchung:

Konto Energieaufwand, Gegenkonto Kassa, SH-Kz S

Wenn bei der Buchung ein Bereichskonto angegeben wird oder eine Bereichsaufteilung für das Konto Energieaufwand, entsteht eine Bereichsbuchung der Form:

Konto Kostenstelle 1, Gegenkonto Energieaufwand, SH-Kz S

Bei Buchungen dieser Art, bei denen direkt aus der Sachbuchhaltung in Bereichsbuchhaltung gebucht wird, entstehen innerhalb der Bereichsbuchhaltung einseitige Buchungen ohne Gegenkonto. Stattdessen wird das Konto Energieaufwand als jenes Konto, das die Bereichsbuchhaltung ausgelöst hat, in den Buchungssatz eingetragen. Die damit vorliegende Kombination Konto/Gegenkonto wird bei Auswahlauswertungen zur Ermittlung des Saldos herangezogen:

Bei Auswahlauswertungen werden aus dem Buchungsstoff Buchungen berücksichtigt, die im Feld Konto ein Konto der Auswahlgruppe und im Feld Gegenkonto ein Konto der Zeilenbestimmungskontogruppe eingetragen haben.

11.3.2 Buchungen innerhalb eines Buchungskreises

Um die Analogie zu Buchungen zwischen verschiedenen Buchungskreisen herzustellen, wurde bei Buchungen innerhalb eines Buchungskreises - z. B. Umbuchungen innerhalb der Bereichsbuchhaltung oder auch reine Sachbuchungen - eine Vorgehensweise gewählt, die ein sinnvolles Ergebnis sicherstellen soll: es wird das gleiche Suchkriterium herangezogen wie bei Buchungen zwischen den Buchungskreisen, allerdings wird das S/H-Kennzeichen der Buchung umgedreht.

Beispiel

Bei einer Eingangsrechnung wurde irrtümlich eine falsche Kostenstelle angegeben. Der Fehler wird nachträglich durch eine Umbuchung korrigiert.

Eine Buchung wie

Kostenstelle1 an Kostenstelle2

hätte in Hinblick auf die Auswahlauswertung keinen Sinn, da durch die Suchbedingung (siehe vorheriger Punkt) für die Kombination Konto Auswahlgruppe / Konto Kontogruppe kein Buchungssatz gefunden werden kann. Daher muss die ursprünglich falsche Buchung storniert werden und mit dem richtigen Bereich wieder eingebucht werden.

11.4 Umlagebestimmungen

Umlagen sind Rechenverfahren, mit deren Hilfe ein Wert in einer Auswertungszeile in einem bestimmten Verhältnis auf eine andere Auswertungszeile umgelegt wird.

Entsprechend dieser Definition benötigen Umlagebestimmungen daher Informationen darüber

WOHIN

WAS

WIE

umzulegen ist.

WOHIN wird durch eine Rechenergebniszeile ausgedrückt.

WAS kann jeden Wert einer Auswertung betreffen, d. h. Saldozeilen, Rechenergebniszeilen oder Zwischensummenzeilen.

WIE umgelegt wird, kann sich aus Saldowerten anderer Kontogruppen oder durch ein fixen Kosten ausweist. Aus dem Deckungsbeitrag 1 entsteht nach Belastung mit anteiligen Fixkosten ein Deckungsbeitrag 2.

Umlagen können Sie daher nach einem bestimmten Verhältnis oder nach dem Verhältnis anderer Auswertungszeilen ermitteln und durchführen lassen.

Umlagen können weiters bei einfachen Auswertungen oder auch bei Auswahlauswertungen verwendet werden. Bei Auswahlauswertungen ist auch eine Umlage zwischen den verschiedenen Teillisten möglich.

Die Erfassung von Umlagen erfolgt bei den Rechenbestimmungen. Zum Zweck der Kennzeichnung von zusammengehörigen Umlagezeilen wurde festgelegt, dass die erste Zeile von Umlagebestimmungen im Feld O (Operator) ein 'U', und die Folgezeilen ein 'F.' aufweisen müssen. Alle in dieser Weise gekennzeichneten Zeilen gelten für die Umlagebestimmung als jeweils zusammengehörend.

Als Beispiel ändern wir unsere Auswertung 'Leistungsbudget' zu einer Deckungsbeitragsrechnung ab, die je Kostenstelle zusätzlich einen anteiligen Wert der

Der zugehörende Auswertungsentwurf hat folgendes Aussehen:

Listmuster: Deckungsbeitrag

Abbildung 11-13. Auswertungsentwurf Deckungsbeitragsrechnung

Listennummer DBR - Deckungsbeitragsrechnung

-------------------------------------------------------------------------

Lauf- Bezeichnung Kommentar

nummer

-------------------------------------------------------------------------

0010 DECKUNGSBEITRAG Kommentarzeile

0020 --------------- Unterstr. Kommentar

0030 02 2 Leerzeilen

0040 Erträge Kontogruppe

0050 Sonstige Erträge Kontogruppe

0060 ------------------------------------------------------

0070 01 G e s a m t e r t r ä g e Summe 1 Zeilen 40-50

0080 01 1 Leerzeile

0090 Provisionen Kontogruppe

0100 Skontoaufwand u. Nachl. Kontogruppe

0110 Sonst. Vertriebskosten Kontogruppe

0120 ------------------------------------------------------

0130 01 V e r t r i e b s k o s t e n Summe 1 Zeilen 90-110

0140 01 1 Leerzeile

0150 02 N e t t o e r t r ä g e Summe 2 Zeilen 70+130

0160 Wareneinsatz Kontogruppe

0170 Materialaufwand Kontogruppe

0180 Personalaufwand Kontogruppe

0190 Sonst. var. Kosten Kontogruppe

0200 ------------------------------------------------------

0210 01 Variable Kosten Summe 1 Zeilen 160-190

0220 03 DECKUNGSBEITRAG I Summe 3 Zeilen 150+210

0221 + anteilige Fixkosten Umlage WOHIN

0224 ------------------------------------------------------

0226 04 DECKUNGSBEITRAG II Summe 3 Zeilen 220+221

0230 01 1 Leerzeile

0240 Fixkosten Gesamt Kommentar

0250 ================ Kommentar (!)

0260 01 1 Leerzeile

0270 Büromaterial Kontogruppe

0280 Hilfslöhne Kontogruppe

0290 Energieaufwand Kontogruppe

0300 Post, Telefon Kontogruppe

0310 Rechts-, u. Beratungskosten Kontogruppe

0320 Werbung Kontogruppe

0330 Versicherungsaufwand Kontogruppe

0340 Zinsaufwand Kontogruppe

0342 Sozialaufwand Kontogruppe

0350 ------------------------------------------------------

0360 01 Summe FIXKOSTEN Summe 1 Zeilen 270-350

Zum Erstellen der neuen Auswertung:

· Kopieren Sie die Auswertung LEIBU2,

· Löschen Sie die nicht benötigten Zeilen

· Ergänzen Sie die Auswertung um die neuen Zeilen

· Reorganisieren Sie die neue Auswertung, damit die nicht benötigten Zeilen tatsächlich nicht mehr aufscheinen.

Nach der Durchführung der verlangten Aufgaben sehen die Zeilenbestimmungen wie folgt aus:

Abbildung 11-14. Format RE: 'Zeilenbestimmungen - Deckungsbeitragsrechnung Bild 1'

SAG-Comarch Doku AG Auswertungsdef. warten ÄNDERN DKSADW RE

28.10.03 15:06 DOKUUSER EUR

ADW

ZEILENBESTIMMUNGEN für DBR - Deckungsbeitragsrechnung

Zeilen- Erg. Umkehr-

Lfnr Gruppennr Bezeichnung Typ Stufe Druck Typ Lfnr Lökz

0010 DECKUNGSBEITRAG K A

0020 --------------- K A

0030 02 Z A

0040 Erträge G H A

0050 Sonstige Erträge G H A

0060 - U A

0070 G e s a m t e r t r ä g e S 01 H A

0080 01 Z A

0090 Provisionen G S A

0100 Zins-, u. Skontoaufwand G S A

Nächste Lfnr: 0010

F12=Vorh. Anzeige F7=Bild-ab F8=Bild-auf F11=Neunummerg. F24=Weitere Tast.

Abbildung 11-15. Format RE: 'Zeilenbestimmungen Deckungsbeitragsrechnung Bild 2'

SAG-Comarch Doku AG Auswertungsdef. warten ÄNDERN DKSADW RE

28.10.03 15:10 DOKUUSER EUR

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ZEILENBESTIMMUNGEN für DBR - Deckungsbeitragsrechnung

Zeilen- Erg. Umkehr-

Lfnr Gruppennr Bezeichnung Typ Stufe Druck Typ Lfnr Lökz

0110 Sonst. Vertriebskosten G S A

0120 - U A

0130 V e r t r i e b s k o s . S 01 S A

0140 01 Z A

0150 N e t t o e r t r ä g e S 02 H A

0155 01 Z A

0160 Wareneinsatz G S A

0170 Materialaufwand G S A

0180 Personalaufwand G S A

0190 Sonst. variable Kosten G S A

Nächste Lfnr: 0110

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Abbildung 11-16. Format RE: 'Zeilenbestimmungen - Deckungsbeitragsrechnung Bild 3'

SAG-Comarch Doku AG Auswertungsdef. warten ÄNDERN DKSADW RE

28.10.03 15:15 DOKUUSER EUR

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ZEILENBESTIMMUNGEN für DBR - Deckungsbeitragsrechnung

Zeilen- Erg. Umkehr-

Lfnr Gruppennr Bezeichnung Typ Stufe Druck Typ Lfnr Lökz

0210 Variable Kosten S 01 S A

0220 DECKUNGSBEITRAG I S 03 H A

0221 anteilige Fixkosten R A

0224 - U A

0226 DECKUNGSBEITRAG II S 04 H A

0230 01 Z A

0240 Fixkosten Gesamt K A

0250 = U A

0260 01 Z A

0270 Büromaterial W S A

Nächste Lfnr: 0210

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Abbildung 11-17. Format RE: 'Zeilenbestimmungen - Deckungsbeitragsrechnung Bild 4'

SAG-Comarch Doku AG Auswertungsdef. warten ÄNDERN DKSADW RE

28.10.03 15:21 DOKUUSER EUR

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ZEILENBESTIMMUNGEN für DBR - Deckungsbeitragsrechnung

Zeilen- Erg. Umkehr-

Lfnr Gruppennr Bezeichnung Typ Stufe Druck Typ Lfnr Lökz

0270 Büromaterial W S A

0280 Hilfslöhne W S A

0290 Energieaufwand W S A

0300 Post, Telefon W S A

0310 Rechts- u. Beratungsk. W S A

0320 Werbung W S A

0330 Versicherungsaufwand G S A

0340 Zinsaufwand W S A

0342 Sozialaufwand W S A

0350 - U A

Nächste Lfnr: 0270

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Zur Eingabe der Umlagen wird auf die Rechenbestimmungen verzweigt. Das Verzweigen erfolgt aus den Leitdaten:

Nächste Arbeit: RB EINGABE

Die einzugebende Umlage lautet:

A010 0221 A10 0360 U A010 0210

A020 0221 F A020 0210

Damit wird definiert, dass die Fixkostensumme in Zeile 360 im Verhältnis der jeweiligen variablen Kosten je Kostenstelle (Zeilen 210) als anteilige Fixkosten in die Zeilen 221 umgelegt werden.

Anmerkung:

Bei Umlagen innerhalb von einfachen Auswertungen, die keine Auswahlauswertungen sind, würde die Eingabe der Auswahlgruppennummer entfallen.

Abbildung 11-18. Format RF: 'Rechenbestimmungen - Deckungsbeitragsrechnung'

SAG-Comarch Doku AG Auswertungsdef. warten EINGABE DKSADW RF

28.10.03 15:23 DOKUUSER EUR

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R E C H E N B E S T I M M U N G E N DBR - Deckungsbeitragsrechnung

Lfn Ergebnis Operand 1 O Operand 2 oder Konstante Operand 3 Bd Operand 4 L

010 0630 0040 / 0070 A

020 0650 0070 / 0500 A

030 0670 = 0380 A

040 0670 0670 + 0390 A

050 0670 0670 + 0400 A

060 0670 0670 / 0420 A

101 A010 0221 A010 0360 U A010 0210 A

103 A020 0221 F A020 0210 A

Nächste Lfn:

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Ergebnis

definiert, wohin umgelegt wird. Sie geben hier die Zeilenbestimmungsnummer der Rechenergebniszeile an, die den umgelegten Wert aufnehmen soll. Wenn zusätzlich auf eine Teilliste umgelegt werden soll, muss diese ebenfalls angegeben werden.

Operand 1

definiert, was umgelegt wird. Es kann die Laufnummer einer Kontogruppe, einer Zwischensumme oder einer Rechenergebniszeile angegeben werden. Da bei Umlagen nur jeweils ein Wert umgelegt wird, erfolgt die Eintragung des umzulegenden Wertes nur in der 'U'-Bestimmung, d. h. in der ersten Bestimmung der Umlagedefinition. Bei Auswahlauswertungen muss wieder zusätzlich die Auswahlgruppe angegeben werden.

Operand 2 oder Konstante

Hier wird das Verhältnis festgelegt, mit dem umgelegt werden soll. Wenn in einem Verhältnis von Saldowerten umgelegt wird, müssen die Zeilennummern angegeben werden, die die Saldowerte enthalten. Wenn in einem konstanten Verhältnis umgelegt wird (z. B. 50 : 50), kann das Verhältnis in die Konstantenfelder am Bildschirm eingegeben werden.

Bedingung

Bei der 'U-Bestimmung' kann auch eine Bedingung eingegeben werden. Eine Bedingung bewirkt, dass die Umlage nur dann durchgeführt wird, wenn eine bestimmte Bedingung eintritt.