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DKS-Finanzauswertungen Benutzerhandbuch
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Kapitel 9. Leitfaden Finanzinformationssystem
9.1 Vorwort
Dieser Teil ist
· ein Leitfaden für das Arbeiten mit Funktionen des Finanzinformationssystems der DKS Finanzdatenbank
· ein Skriptum zum Erlernen der wesentlichen Funktionen des genannten Programmes.
Dieser Leitfaden enthält die Beschreibung aller Tätigkeiten, die ein Anwender im Rahmen des Finanzinformationssystems durchführen kann.
Die einzelnen Kapitel bauen aufeinander auf, und sollten daher nur hintereinander durchgearbeitet werden. Es werden schrittweise Auswertungen über Umsatzdaten der DKS Finanzdatenbank selbst definiert und erweitert.
Der Benutzer der DKS Finanzdatenbank und Leser dieses Leitfadens sollte Grundkenntnisse in der Bedienung und Funktionsweise der DKS Finanzdatenbank besitzen.
Die grundlegenden Dialogabläufe wie Datenabruf, Datenanzeige, Bedeutung der Befehlstasten sowie die Bedienerhilfe sollten soweit bekannt sein, dass ein selbständiges Arbeiten möglich ist.
In den Kapiteln werden betriebswirtschaftliche Auswertungen beschrieben. Es ist daher für das Verständnis der Abschnitte ein über die grundlegenden Buchhaltungskenntnisse hinausgehendes Wissen vorteilhaft.
9.2 Hinweise für den Benutzer
Im ersten Abschnitt werden vom Entwurf einer einfachen Auswertung ausgehend, alle Arbeiten besprochen, die für das Erstellen einer Auswertung des Finanzinformationssystems notwendig sind. Mit der abschließenden Behandlung der Reorganisationsarbeiten erhält der Leser das Grundwissen für die wichtigsten Arbeiten.
Im zweiten Abschnitt erfolgt der Ausbau der Kenntnisse in Hinblick auf Rechenbestimmungen und Auswahlauswertungen. Nach Durcharbeiten dieses Abschnittes ist es möglich, den Funktionsbereich um wichtige Anwendungsgebiete auszudehnen. Die Auswertungen über Kontosalden werden zur Basis für die Ermittlung von Kennzahlen zur Analyse der betrieblichen Finanzströme, und mit Hilfe von 'Auswahlauswertungen' können die wesentlichen Funktionen einer Kostenrechnung realisiert werden.
Der dritte Abschnitt beschreibt die Anwendungsbereiche der 'Freien Auswertungen', bei denen der Anwender zusätzlich zur Definition des Auswertungsformulares, auch den vertikalen Aufbau (Spalten) der Auswertung selbst bestimmt.
Beachten Sie weiters, dass die Auswertungsdefinitionen firmen- und buchhaltungsunabhängig gespeichert sind, und somit allen Anwendern zur Verfügung stehen. Erst die Auswertung selbst, bzw. die darauf gezeigten Kontosalden, werden aus einer bestimmten Firma und Buchhaltung ermittelt. Damit die gezeigten Übungsbeispiele sinnvolle Ergebnisse liefern, sind daher vor Beginn der Übungen entsprechende Kontosalden in der Übungsbuchhaltung herzustellen, bzw. die Auswertung über bereits erfasste Echtdaten laufen zu lassen.
9.3 Das Menü Finanzinformationssystem
Alle in diesem Leitfaden beschriebenen Arbeiten werden über ein eigenes Menü bzw. die über dieses Menü definierten Expertcodes aufgerufen. Die Verzweigung in das Menü 'Finanzinformationssystem' erfolgt vom Hauptmenü der DKS Finanzdatenbank durch Auswahl des Menüpunktes 8, Finanzinformationssystem:
Abbildung 9-1. Format MENFIS: Aufruf Auswertungsgruppen warten'
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MENFIS DKS Finanzinformationssystem
Firma: SAG Comarch Doku AG Nach Auswahl Eingabe nächster Satz.
1. Auswertungsgruppen warten AGW 2. Auswertungsdef. warten ADW 3. Auditgruppen warten AUGW 4. Auswertungen erstellen AWE 5. Gesch. Auswertungen erstellen AWEG 6. Auditliste AUL 7. Auswertungsgruppenplan AGL 8. Budgetstammliste ABL 9. Auswertungsstammliste AWSL 10. Auditgruppenliste AUGL
70. Finanzinformationssystem 2 MENFI2 80. Hauptmenü DKS
Nummer der Auswahl oder Expertcode oder Befehl ===>
F1=Testmodus F3=Verlassen F5=Aktualisieren F24=Weitere Tast. (C) Copyright Comarch AG 2001, 2010
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Auswertungsgruppen warten (AGW)
Dieser Menüpunkt gibt Ihnen die Möglichkeit, Kontogruppen zur späteren Verwendung in Auswertungen vorzudefinieren. Sie können eine beliebige Anzahl von Einzelkonten bzw. Kontobereiche (von-bis Konto) zu einer Kontogruppe verdichten, und Budgetwerte für die so angelegten 'Stammdaten' des Finanzinformationssystems eingeben. Zur Unterstützung der Erfassung bestehen Kopiermöglichkeiten.
Über diesen Menüpunkt legen Sie den Formularaufbau Ihrer Auswertungen und die Standardwerte für den späteren Abruf fest. Sie finden hier alle Funktionen zur Definition des Inhaltes und Aufbaues der später verwendeten Auswertungen: Eingabe der Zeilenbestimmungen (Formularaufbau), Zuordnung von Kontogruppen zu Einzelzeilen, Budgetierung, Definition von Rechnungen, Auswahlbestimmungen und Festlegen des Spaltenaufbaues.
Dieser Menüpunkt gibt die Möglichkeit Auditgruppen zu definieren, die beim Abruf der Auditliste verwendet werden. Sie können beliebige Konten zu einer Gruppe zusammenfassen und damit gegen Auswertungen prüfen.
Mit diesem Menüpunkt werden Auswertungen erstellt, sofern Sie nicht bei der Definition als 'geschützt' gekennzeichnet wurden. Es können beliebig viele Auswertungen in einem Abruf erstellt werden. Sie können die angezeigten Standardwerte individuell je abzurufender Auswertung abändern und geben jeweils den Auswertungszeitraum ein, für den die Kontosalden ermittelt werden. Für den Abruf Freier Auswertungen muss der Spalteninhalt endgültig festgelegt werden. Beim Abruf von Auswertungen, die über mehrere Firmen und/oder Buchhaltungen erstellt werden, ist die Eingabe einer Konsolidierungsauswahl erforderlich. Zur Auswahl der vordefinierten Auswertungen steht eine Übersicht zur Verfügung.
Gesch. Auswertungen erstellen (AWEG)
Der Menüpunkt ist vom Funktionsumfang gesehen, identisch mit dem Menüpunkt 3, es können aber auch jene Auswertungen abgerufen werden, die als 'geschützt' gekennzeichnet wurden.
Über diesen Menüpunkt können alle gespeicherten Auswertungsgruppen, d. h. jene, die über Menüpunkt 1 angelegt wurden, genauso wie jene, die durch Kontozuordnung zu Auswertungszeilen entstanden sind, zusammen mit ihren Kontozuordnungen ausgedruckt werden. Sie können die erwünschten Auswertungen und die zugehörige Firma / Buchhaltung auswählen und erhalten damit ein genaues Bild der Kontozuordnung für eine bestimmte Buchhaltung.
Über diesen Menüpunkt können die Budgetwerte der Kontogruppen des Finanzinformationssystems nach Soll und Habenwerten getrennt ausgedruckt werden.
Über diesen Menüpunkt können Sie den Aufbau Ihrer definierten Auswertung ausdrucken lassen. In einer besonderen Variante kann auch der Ausdruck der Kontozuordnungen erfolgen. Die Liste enthält alle Informationen aus der Auswertungsdefinition: Leitdaten, Zeilenbestimmungen, Rechenbestimmungen und Spaltenbestimmungen.
Über diesen Menüpunkt können alle gespeicherten Auditgruppen ausgedruckt werden und somit kann die Kontenzuordnung für die einzelnen Auditgruppen gedruckt werden.
Abbildung 9-2. Format MENFIS: Aufruf Auswertungsgruppen warten'
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MENFI2 DKS Finanzinformationssystem 2
Firma: SAG Comarch Doku AG Nach Auswahl Eingabe nächster Satz.
1. Auswertungen drucken AWL 2. Auswertungen anzeigen AWA 3. Erstellte Auswertungen löschen AWLOE
5. Reorg.Auswertungsdef./gruppen AWX 6. Reorg.Budgetwerte ABX
8. Budgetwerte kopieren ABK
70. Finanzinformationssystem MENFIS 80. Hauptmenü DKS
Nummer der Auswahl oder Expertcode oder Befehl ===>
F1=Testmodus F3=Verlassen F5=Aktualisieren F24=Weitere Tast. (C) Copyright Comarch AG 2001, 2010
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Über diesen Menüpunkt können Sie die zuvor erstellten Auswertungen nochmals ausdrucken lassen. Erstellte Auswertungen werden in einer Auswertungsdatei gespeichert, deren Name beim Abruf anzugeben ist. Bei dieser Funktion wird der Inhalt einer Auswertungsdatei auf Drucker ausgegeben.
Über diesen Menüpunkt kann der Inhalt einer Auswertungsdatei, in der sich bereits erstellte Auswertungen befinden, angezeigt werden. Die Anzeige erfolgt mit Hilfe der Systemfunktion zur Anzeige von Druckausgaben.
Erstellte Auswertungen löschen (AWLOE)
Über diesen Menüpunkt können erstellte und nicht mehr benötigte Auswertungen gelöscht werden. Es werden dabei keine "Formulare" gelöscht, sondern nur erstellte Auswertungen.
Reorg.Auswertungsdef./gruppen (AWX)
Mit diesem Menüpunkt werden die als 'zu löschen' gekennzeichneten Auswertungsgruppen und Auswertungsdefinitionen aus dem System entfernt. Die Kennzeichnung erfolgt jeweils durch das Feld 'Lösch-Kz.'. Es werden alle zu dem jeweiligen Datenbereich gehörenden Informationen gelöscht, z. B. Budgetwerte der Kontogruppen.
Mit diesem Menüpunkt können Sie die Budgetwerte des Finanzinformationssystems (nicht jedoch Budgetwerte der Kontodaten) bis zu einem bestimmten Geschäftsjahr bzw. einer bestimmten Periode löschen.
Mit diesem Menüpunkt können Sie die im Rahmen des Finanzinformationssystems erfassten Budgetwerte von einem Geschäftsjahr ins nächste übernehmen und dabei zusätzlich einen Abweichungsfaktor (Aufschlag) in Prozent angeben.
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