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ABHplus
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Kapitel 1. Überblick und Grundfunktionen
1.1 Aufbau dieses Handbuchs
Dieses Bedienerhandbuch vermittelt einen umfassenden Einblick in die Arbeiten im Rahmen der Anlagenbuchhaltung plus.
Es wird beschrieben,
· welche Schritte für die Durchführung bestimmter Arbeiten notwendig sind
· welche Bildschirmformate für die Eingabe der Daten zur Verfügung stehen und wie die Eingabe von Daten erfolgen soll
· wie Sie Aufgaben der Anlagenbuchhaltung mit dem Anwendungspaket lösen können und welche Besonderheiten Sie dabei beachten müssen
· welche Listen und Formulare vom System erstellt werden
· wie Sie eigene Auswertungen (Listen) erstellen können
· wie Sie Daten aus anderen Arbeitsgebieten übernehmen können
· was für Datenschutz und Datensicherheit wichtig ist.
Die Besonderheiten bei der Bedienung des Anwendungspaketes werden in diesem Kapital beschrieben. Hier finden Sie auch, wie Sie sich zu Beginn der Arbeiten bei der Anlagenbuchhaltung plus anmelden. Darüber hinausgehende Kenntnisse, die speziell für den Fragenkreis 'Technische Arbeiten' erforderlich sind, werden im Teil 7, Technische Funktionen, beschrieben.
Im Teil 2, Stammdaten, werden zunächst allgemeine Aspekte für die Wartung der Stammdaten behandelt, danach erfolgt die genaue Beschreibung der einzelnen Stammdatengruppen.
Teil 3, Bewegungsdaten der Anlagenbuchhaltung, enthält alle Funktionen, die bei der Arbeit mit der Anlagenbuchhaltung plus benötigt werden. Es wird geraten, sich zunächst durch die Lektüre der Kapitel 1 bis 4 einen Überblick über die zu beachtenden Grundprinzipien zu verschaffen. Danach kann durch das Durcharbeiten der Kapitel 5 bis 7 und Kapitel 9 mit den eigentlichen Arbeiten begonnen werden.
Teil 4, Listen der Anlagenbuchhaltung, beschreibt, wie Sie eigene Auswertungen aus den Anlagenstammdaten selbst definieren und erstellen können.
Teil 5, Abschreibung, enthält die Beschreibung der Abschreibungsmethoden, der Abschreibungsberechnung, die Abschreibungsabschlüsse und das Verbuchen der Abschlussdaten.
Der Teil 6, Simulation, behandelt die integrierten Funktionsbereiche des Zusatzpaketes Simulation.
Teil 7, Technische Funktionen, soll dem Anwender sämtliche Arbeiten der Reorganisation, des Wiederanlaufs nach einem Maschinenausfall und der Installation von Programmkorrekturen zugängig machen. Die Durchführung dieser Arbeiten erfordert darüber hinaus Grundkenntnisse im Umgang mit dem System.
Teil 8, Dateiübersicht, enthält eine Übersicht über sämtliche in der ABHplus verwendeten Dateien. Zusätzlich werden die Schnittstellendateien für die Datenübernahme bzw. der Datenübergabe im Detail beschrieben.
Im Teil 9, Anhang, finden Sie eine Übersicht aller Expertcodes und aller Bildschirmformate. Ein Glossar erklärt Begriffe, die nicht unmittelbar einsichtig sind oder in diesem Handbuch in einer anderen als gewohnt erscheinenden Bedeutung verwendet werden.
Für die Durchführung der Installation steht ein eigenes Handbuch zur Verfügung, in dem jeder Einzelschritt für das Laden des Programmpaketes sowie die allgemeinen Überlegungen vor und nach der Installation beschrieben werden.
1.2 Begriffsbestimmungen
Folgende Begriffe sind für das Verständnis des weiteren Textes notwendig.
Codes sind Kurzbezeichnungen zur eindeutigen Identifizierung von Daten. So werden z. B. in den Anlagenstammdaten die Anlageart und die Anlagetype durch Eingabe der Codes 'I' = IBBA, 'G' = GWG, 'D' = Denkmalschutz usw. gesteuert. Die Codes werden beim Erstellen der Datensätze vom Benutzer eingegeben und dienen dem System als Identifikationsbegriff.
Der Matchcode dient dem schnellen Auffinden bestimmter Stammdaten durch den Benutzer, wenn der Identifikationsbegriff, z. B. die Anlagenummer, nicht bekannt ist. Achten Sie daher bei der Vergabe des Matchcodes darauf, dass Sie gebräuchliche Begriffe verwenden, die Ihren Mitarbeitern geläufig sind und das Auffinden erleichtern.
Automatischer Matchcode:
Wenn Sie bei der Erstellung von Stammdaten keinen Matchcode vergeben, werden automatisch die ersten 15 Stellen der Bezeichnung als Matchcode vom System vergeben.
Ändern von Matchcodes:
Der Matchcode kann jederzeit verändert werden.
Der Identifikationsbegriff (Schlüsselbegriff) dient dem System zur eindeutigen Bezeichnung und damit zum Auffinden der Daten eines bestimmten Datensatzes.
In ein Datenfeld
werden Daten wie Steuercode, Buchungsbetrag oder Anlagenbezeichnung eingegeben.
Die Eingaben in ein Datenfeld können durch Codes vorbestimmt sein, oder es
ist eine freie Eingabe möglich.
Die Eingaben in ein Datenfeld können entweder nur aus Ziffern bestehen (numerische
Eingabe) oder es sind sowohl Ziffern als auch beliebige Zeichen und
Buchstaben erlaubt (alphanumerische Eingabe).
Ein Datensatz umfasst eine zusammengehörende Gruppe von Datenfeldern für eine logische Gliederungseinheit wie z. B. Anlagekonto oder Belegdaten. Der Inhalt der Datensätze ist für den Anwender nicht unmittelbar von Bedeutung.
In einer Datei sind gleichartige Datensätze gespeichert. Die Dateigröße wird bei der Installation festgelegt und bei Bedarf fortlaufend vom System um einen bestimmten Prozentsatz erweitert. Besteht keine Erweiterungsmöglichkeit, muss der Anwender sein Speichermedium von überflüssigen sonstigen Beständen bereinigen (Datenreorganisation).
Stammdaten sind Daten von allgemeiner Bedeutung, die für alle Geschäftsvorgänge gelten. Sie bestimmen einerseits die erlaubten Eingaben und andererseits die internen Verarbeitungsvorgänge im Anwendungspaket.
Der Datenbestand umfasst alle Dateien. Er ist auf Platte gespeichert und sollte in periodischen Abständen auf Sicherungsmedien übertragen werden. Innerhalb des Datenbestandes erfolgt eine Unterteilung in:
· anwendungsbezogene Daten (firmenunabhängig)
· firmenbezogene Daten, wobei bei Mehrbuchhaltung alle Daten in jeweils einer Datei gespeichert sind
· Arbeitsdateien, die zur zwischenzeitlichen Ablage von Daten dienen und vom System automatisch verwaltet (gelöscht) werden.
Ein Menü ist ein Bildschirmformat zur Auswahl von möglichen Arbeiten im Rahmen des Anwendungspaketes. Sie können über die jeweils angezeigte Nummer die gewünschte Tätigkeit auswählen. Eine einzelne Auswahlmöglichkeit bezeichnet man als Menüpunkt.
Im Anwendungspaket wird beginnend mit dem Hauptmenü zu den einzelnen Untermenüs verzweigt. In den Untermenüs sind sachlich zusammengehörende Arbeiten (z. B. alle Arbeiten mit dem Anlagenstamm) zusammengefasst.
Die Anlagenbuchhaltung plus ermöglicht die Definition von eigenen Menüs, die von den Standardmenüs abweichen. Beachten Sie, dass die Beschreibungen in diesem Handbuch bei der Erwähnung der Menüpunkte vom Standard ausgehen und individuelle Anpassungen nicht berücksichtigt werden können.
Eine Funktion ist eine Auswahlmöglichkeit in einem Auswahlbildschirm oder ein Menü, sofern dadurch nicht zu einem Untermenü verzweigt wird. So ist z. B. das Drucken des Anlagenspiegels eine Funktion im Menü Listen.
Ein Bildschirmformat dient zur Eingabe oder Anzeige von Daten innerhalb einer Funktion, wobei eventuell auch mehrere Bildschirmformate in einem vorgeschriebenen Ablauf zu durchlaufen sind. Ist der Ablauf zwingend vorgeschrieben, so wird das jeweils nächste Bildschirmformat automatisch angezeigt.
Die Bildschirmformate sind die elementare Verarbeitungseinheit für das System. Erst wenn der Inhalt aller Felder am Bildschirm überprüft und als richtig befunden wird, erfolgt eine Übergabe der Bildschirmdaten in die Dateien.
Eine Auflistung aller Formate - sowohl nach Funktionsname als auch nach Formatname - finden Sie im Anhang unter Kapitel 32, Übersicht der Bildschirmformate.
1.3 Grundlagen des Anwendungspaketes
Bestimmte Buchungen erfolgen automatisch durch das System, ohne dass sie gesondert einzugeben sind.
Bei allen Eingaben durch den Anwender werden die Eingabewerte überprüft, und bei eventuell auftretenden Fehlern erfolgt eine sofortige Fehlermeldung. Die Prüfung erfolgt in der Reihenfolge der Bildschirmzeilen (von links nach rechts, von oben nach unten), wobei folgende Kriterien geprüft werden:
· Prüfung auf formale Richtigkeit, z. B. ob ein Wert numerisch ist oder einen gültigen Code aufweist
· Prüfung auf Querverbindungen zu den Stammdaten, z. B. muss ein beim Erstellen von Anlagen angegebenes Konto bereits angelegt sein.
Werden Daten aus einer anderen Anwendung übernommen oder werden Daten an eine andere Anwendung übergeben, werden diese protokolliert und bei Bedarf gedruckt.
Stammdaten können nicht direkt gelöscht, sondern nur zum Löschen vorgemerkt werden und können somit jederzeit aktiviert und damit wieder zugänglich gemacht werden. Das eigentliche Löschen der Daten erfolgt erst bei Durchführung der Datenreorganisation.
1.4 Besondere Funktionen
Das Anwendungspaket kann auf einem System für mehrere Firmen gleichzeitig eingesetzt werden. Die Buchhaltungen der verschiedenen Firmen sind hinsichtlich Kontoführung und Abschlussarbeiten vollständig unabhängig voneinander.
Bestimmte allgemeine Daten werden von allen installierten Firmen gemeinsam verwendet:
· Text für Fehlermeldungen und Hinweise
· Konstanten für den Listendruck (Überschriften und Spalten)
· Definitionen zum Erstellen von Auswertungen.
Die Anzahl der Firmen, die verwendet werden können, hängt nur vom verfügbaren Speicherplatz Ihres Systems ab.
Während der Arbeit kann jederzeit von einer Firma in eine andere gewechselt werden, sofern die entsprechenden Berechtigungen vergeben sind.
Das Anwendungspaket unterstützt Maßnahmen zur Verhinderung eines unerwünschten Datenabrufes durch Einzelpersonen. Zu diesem Zweck gibt es ein mehrstufiges Berechtigungssystem, das folgende Bereiche umfasst:
Für die Arbeiten in der Anlagenbuchhaltung plus erhält jeder Benutzer ein Kennwort (Benutzerberechtigung).
Berechtigung auf Menüpunktebene:
Je Benutzerberechtigung kann der Systemverantwortliche angeben, ob ein Sachbearbeiter für die Arbeiten innerhalb eines Menüpunktes berechtigt ist oder nicht.
Die Berechtigungen können immer nur von solchen Benutzern verändert werden, die innerhalb des Berechtigungssystems als Systemverantwortliche definiert sind. Der Systemverantwortliche ist außerdem automatisch zur Durchführung aller Arbeiten berechtigt. Die Berechtigungen werden je Firma getrennt vergeben und verwaltet.
Bei Arbeiten mit Stammdaten dienen Musterdaten als Vorschlagswerte zur raschen Erfassung. Die so verfügbaren fixen Musterdaten haben den jeweils höchstmöglichen Identifikationsbegriff innerhalb einer Gruppe (Ziffer 99...) und können jederzeit an neue Bedürfnisse angepasst werden.
Werden kurzfristig eigene Musterdaten benötigt, so können Sie beliebige bereits gespeicherte Daten mittels der Funktionstaste F10 zu Musterdaten erklären. Diese Musterdaten werden solange vorgeschlagen, bis die Funktionstaste erneut gedrückt oder die Arbeit beendet wird.
Welche Musterdaten bei der Erfassung jeweils gültig sind, wird rechts oben am Bildschirm im Kopfteil angezeigt (siehe Kapitel 4.3, "Wie Sie Musterdaten benutzen").
Das ABHplus
Anwendungspaket ist mit einer Bedienerhilfefunktion ausgestattet.
Egal wo Sie sich im Anwendungspaket befinden (Menü, Wartung oder Auswahl
...) wird durch Drücken der Taste BED.HILFE der Hilfetext
angezeigt. Der Hilfetext gibt Auskunft über die ausgewählte Funktion
(globale Beschreibung der Tätigkeit), was zu beachten ist sowie was in die
Felder eingegeben werden soll.
Die Hilfefunktion kann mit der Taste BED.HILFE an jeder beliebigen Stelle eines Bildschirmformates aufgerufen werden (siehe Kapitel 2.9, "Bedienerhilfe").
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