ABHplus

Kapitel 4. Stammdatenpflege

4.1 Beschreibung des Bildschirmdialoges

Aufruf der Wartungsfunktionen über:

Menü / Menüpunkte

Die Wartungsfunktion für

den Anlagenstamm
die Umwandlungen
die Abgänge
die Leistungen und
die Belege (Rechnungen)

werden über das Hauptmenü ANL aufgerufen.

Die Wartungsfunktionen für

den Firmenstamm
die Abgangsarten
die Sondergutarten
die Wirtschaftsjahre
die Indexgruppen
Afa-Staffeln
Fremdwährungen

finden Sie im Menü Parameterverwaltung, ANLPARAM.

Alle anderen Wartungsfunktionen wie:

Wartung Konten
Wartung Kontogruppen
Wartung Bereichskonten
Wartung Lieferanten und
Wartung Kostenstellen

finden Sie im Menü Kontenverwaltung, ANLPARAK.

Verzweigen

Das Feld 'Verzweigen' zur Eingabe des Expertcodes ist vor allem für das schnelle Wechseln der Bildschirmformate wichtig. Durch die Eingabe eines Expertcodes im Feld 'Verzweigen' wählen Sie das Bildschirmformat, das Sie für Ihre nächste Tätigkeit benötigen.

Eine Übersicht über alle Expertcodes erhalten Sie, indem Sie den Positionszeiger (Cursor) in das Feld 'Verzweigen' stellen und anschließend die Funktionstaste F4 drücken (siehe auch 2.5, "Expertcodes zum Aufruf von Funktionen").

4.2 Funktionen der Stammdatenpflege

4.2.1 Erstellen Stammdaten

Wenn Stammdaten - z. B. ein bestimmtes Anlagenkonto - noch nicht gespeichert sind, werden sie über das jeweilige Bildschirmformat erstellt. Sie erstellen Stammdaten, indem Sie das Bildschirmformat zur Eingabe der Daten über Menüpunkt oder Expertcode anwählen und danach die Funktionstaste F6 drücken. Das Eingabebildschirmformat Ihrer ausgewählten Tätigkeit wird angezeigt.

Durchführung

Für das Erstellen von Stammdaten wählen Sie den gewünschten Menüpunkt im entsprechenden Menü, z. B.:

1. Wählen Sie Menüpunkt 1, Anlagenstamm, im Hauptmenü ANL.

Das Bildschirmformat Wartung Anlagegüter wird mit einer Auflistung der ersten 10 Anlagegüter, sortiert nach Anlagegutnummern, angezeigt.

o Durch Drücken der Funktionstaste F8 können Sie die nächsten 10 Anlagegüter anzeigen.

o Durch Drücken der Funktionstaste F7 können Sie die vorangegangenen 10 Anlagegüter anzeigen (siehe auch 2.8, "Blätterfunktion"),

oder:

o Mit Hilfe des Listanfangsfeldes (siehe 2.7.1, "Listanfang") können Sie die Bildschirmanzeige auf ein bestimmtes Anlagegut einstellen.

2. Drücken Sie die Funktionstaste F6 für Erstellen.

Das Bildschirmformat Erstellen Anlagegut wird angezeigt.

3. Geben Sie alle Daten zu dem Anlagegut ein.

4. Haben Sie alle Daten eingegeben, drücken Sie die Taste EINGABE.

Alle eingegebenen Datenfelder der Bildschirmanzeige werden vor der Verarbeitung geprüft.

Zur Verringerung des Erfassungsaufwands sind einige Datenfelder mit Werten vorbesetzt. Diese Werte sind in den Musterdaten (siehe 4.3, "Wie Sie Musterdaten benutzen") festgelegt. Die vorgeschlagenen Werte können unverändert übernommen oder mit neuen gültigen Werten überschrieben werden. Nach Betätigen der Taste EINGABE wird der neue Datensatz - z. B. ein Anlagegut - in den Datenbestand aufgenommen, sofern alle Eingaben fehlerfrei waren.

Sollten Sie sich jedoch z. B. vertippt haben, können Sie mit der Funktionstaste F5 alle bisher gemachten Bildschirmeingaben löschen und mit der Eingabe zu diesen Stammdaten erneut beginnen.

Beachten Sie

Diese Vorgehensweise funktioniert allerdings nur vor Drücken der Taste EINGABE.

Prüfung der eingegebenen Daten

Jede Eingabe in ein Bildschirmformat wird auf formelle und logische Richtigkeit überprüft, d. h. es werden Abhängigkeiten einzelner Daten zueinander genauso geprüft wie die formale Schreibweise.

In der letzten Bildschirmzeile wird eine entsprechende Fehlermeldung bzw. ein Hinweis auf den Fehler angezeigt und das fehlerhafte Eingabefeld durch Intensivanzeige am Bildschirm hervorgehoben. Der Positionszeiger ist auf das fehlerhafte Feld eingestellt. Sie können nun Ihre Eingabe durch Überschreiben oder Löschen korrigieren.

4.2.2 Ändern Stammdaten

Normalerweise bleiben Stammdaten über einen längeren Zeitraum unverändert. Von Zeit zu Zeit sind jedoch Änderungen oder Ergänzungen notwendig, z. B. wenn sich die Adresse, die Kontonummer oder die Inventarnummer eines Anlagegutes geändert hat.

Sie ändern Stammdaten, indem Sie über das Hauptmenü die gewünschte Stammdatenwartung, z. B. Anlagenstammwartung, auswählen und den gewünschten Datensatz über die Auswahl 2, Ändern, aufrufen. Der Datensatz wird danach am Bildschirm angezeigt, und Sie können die notwendigen Änderungen durchführen. Nach Betätigen der Taste EINGABE werden die geänderten Daten in den Stammdaten gespeichert.

Es können alle Daten bis auf den Identifikationsbegriff (im Beispiel die Anlagegutnummer) geändert werden. Wenn Sie einem Anlagegut eine neue Nummer geben wollen, müssen Sie das Anlagegut zunächst unter der alten Nummer löschen und danach mit einer neuen Nummer wieder erfassen oder das Anlagegut umwandeln (siehe 11.1, "Umwandlungsdaten").

Durchführung

Für das Ändern von Stammdaten wählen Sie den gewünschten Menüpunkt im entsprechenden Menü, z. B.

1. Wählen Sie Menüpunkt 1, Anlagenstamm, im Hauptmenü ANL.

Das Bildschirmformat Wartung Anlagegüter wird mit einer Auflistung der ersten 10 Anlagegüter, sortiert nach Anlagegutnummern, angezeigt.

o Durch Drücken der Funktionstaste F8 können Sie die nächsten 10 Anlagegüter anzeigen.

o Durch Drücken der Funktionstaste F7 können Sie die vorangegangenen 10 Anlagegüter anzeigen (siehe auch 2.8, "Blätterfunktion"),

oder

o Mit Hilfe des Listanfangsfeldes (siehe 2.7.1, "Listanfang") können Sie die Bildschirmanzeige auf ein bestimmtes Anlagegut einstellen.

2. Stellen Sie den Cursor (Positionszeiger) auf das ausgewählte Anlagegut (Zeile) ein.

3. Geben Sie in das Feld Auswahl eine '2' für Ändern ein.

Das Bildschirmformat Ändern Anlagegut wird angezeigt.

4. Geben Sie alle Änderungen ein.

5. Haben Sie alle Änderungen eingegeben, drücken Sie die Taste EINGABE.

Das ausgewählte Anlagegut ist verändert.

Wie beim Erfassen werden auch beim Ändern alle Datenfelder am Bildschirm geprüft, bevor sie verarbeitet werden.

4.2.3 Anzeigen Stammdaten

Alle Stammdaten können am Bildschirm angezeigt werden. So können Sie sich schnell informieren, ohne dass Sie eine Liste ausdrucken müssen. Bei der Anzeige ist es jedoch nicht möglich, eines der angezeigten Datenfelder zu ändern.

Benutzen Sie die Anzeigen, wenn Sie rasch etwas anschauen wollen. Die Antwortzeiten beim Aufruf bestimmter Daten und beim Blättern sind kürzer als bei den Wartungsfunktionen.

Durchführung

Für die Anzeige bestimmter Stammdaten wählen Sie den gewünschten Menüpunkt im entsprechenden Menü, z. B.

1. Wählen Sie Menüpunkt 1, Anlagenstamm, im Hauptmenü ANL.

Das Bildschirmformat Wartung Anlagegüter wird mit einer Auflistung der ersten 10 Anlagegüter, sortiert nach Anlagegutnummer, angezeigt.

o Durch Drücken der Funktionstaste F8 können Sie die nächsten 10 Anlagegüter anzeigen.

o Durch Drücken der Funktionstaste F7 können Sie die vorangegangenen 10 Anlagegüter anzeigen (siehe auch 2.8, "Blätterfunktion"),

oder

o Mit Hilfe des Listanfangsfeldes (siehe 2.7.1, "Listanfang") können Sie die Bildschirmanzeige auf ein bestimmtes Anlagegut einstellen.

2. Stellen Sie den Cursor (Positionszeiger) auf das ausgewählte Anlagegut (Zeile) ein.

3. Geben Sie in das Feld Auswahl eine '5' für Anzeigen ein.

Das Bildschirmformat Anzeigen Anlagegut wird mit allen gespeicherten Daten angezeigt.

4.2.4 Löschen Stammdaten

Nicht benötigte Stammdaten können jederzeit gelöscht werden.

So können z. B. Anlagen, die nicht mehr benötigt werden, gelöscht werden, wenn sämtliche Verarbeitungen in Zusammenhang mit diesen Daten abgeschlossen sind. Eine Anlage kann nur dann gelöscht werden, wenn sie aus dem laufenden Wirtschaftsjahr stammt.

Beachten Sie

Nach einem Jahresabschluss können Anlagegüter, für die ein Jahresabschluss durchgeführt wurde, nicht mehr gelöscht werden!

Beim Löschen von Daten, die logisch zugehörige Daten auf einem nachgelagerten Bildschirmformat aufweisen (Beispiel: Anlagegut SR/HR/KA/VS), bewirkt dies, dass alle weiteren Bereiche automatisch gelöscht werden.

Durchführung

Für das Löschen von Stammdaten wählen Sie den gewünschten Menüpunkt im entsprechenden Menü, z. B.

1. Wählen Sie Menüpunkt 1, Anlagenstamm, im Hauptmenü ANL.

Das Bildschirmformat Wartung Anlagegüter wird mit einer Auflistung der ersten 10 Anlagegüter, sortiert nach Anlagegutnummer, angezeigt.

o Durch Drücken der Funktionstaste F8 können Sie die nächsten 10 Anlagegüter anzeigen.

o Durch Drücken der Funktionstaste F7 können Sie die vorangegangenen 10 Anlagegüter anzeigen (siehe auch 2.8, "Blätterfunktion"),

oder

o Mit Hilfe des Listanfangsfeldes (siehe 2.7.1, "Listanfang") können Sie die Bildschirmanzeige auf ein bestimmtes Anlagegut einstellen.

2. Stellen Sie den Cursor (Positionszeiger) auf das ausgewählte Anlagegut (Zeile) ein.

3. Geben Sie in das Feld Auswahl eine '4' für Löschen ein.

Das Bildschirmformat Löschen Anlagegut wird mit den gespeicherten Daten des ausgewählten Anlagegutes angezeigt.

4. Drücken Sie die Taste EINGABE.

Das ausgewählte Anlagegut ist gelöscht.

Wenn Sie Stammdaten löschen, werden diese mit einem Löschkennzeichen versehen. Dadurch ist der Datensatz noch nicht effektiv gelöscht, sondern zum Löschen vorgemerkt. Das tatsächliche Löschen erfolgt durch die Reorganisation der Daten. Die Reorganisation muss gesondert über Menüaufruf oder mittels Expertcode gestartet werden.

Beachten Sie

Bis zur nächsten Reorganisation ist es möglich, die zum Löschen vorgemerkten Datensätze wieder zu aktivieren (siehe 4.2.5, Reaktivieren Stammdaten).

4.2.5 Reaktivieren Stammdaten

Sollen zum Löschen vorgemerkte Anlagenstammdaten (Löschkennzeichen ' L') wieder aktiviert werden, verwenden Sie diese Funktion.

Beim Reaktivieren von Daten, die logisch zugehörige Daten auf einem nachgelagerten Bildschirmformat aufweisen (Beispiel: Anlagegut SR/HR/KA/VS), bewirkt das Drücken der Taste EINGABE, dass alle Bereiche zu diesen Daten reaktiviert werden.

Durchführung

Für das Reaktivieren von Stammdaten wählen Sie den gewünschten Menüpunkt im entsprechenden Menü, z. B.

1. Wählen Sie Menüpunkt 1, Anlagenstamm, im Hauptmenü ANL.

Das Bildschirmformat Wartung Anlagegüter wird mit einer Auflistung der ersten 10 Anlagegüter, sortiert nach Anlagegutnummer, angezeigt.

o Durch Drücken der Funktionstaste F8 können Sie die nächsten 10 Anlagegüter anzeigen.

o Durch Drücken der Funktionstaste F7 können Sie die vorangegangenen 10 Anlagegüter anzeigen (siehe auch 2.8, "Blätterfunktion"),

oder

o Mit Hilfe des Listanfangsfeldes (siehe 2.7.1, "Listanfang") können Sie die Bildschirmanzeige auf ein bestimmtes Anlagegut einstellen.

2. Stellen Sie den Cursor (Positionszeiger) auf das ausgewählte Anlagegut (Zeile) ein.

3. Geben Sie in das Feld Auswahl eine '9' für Reaktivieren ein.

Das Bildschirmformat Reaktivieren Anlagegut wird mit den gespeicherten Daten des ausgewählten Anlagegutes angezeigt.

o Sie können nun die angezeigten Daten dieses Anlagegutes - wenn notwendig - verändern (siehe 4.2.2, Ändern Stammdaten).

4. Drücken Sie die Taste EINGABE.

Das ausgewählte Anlagegut ist wieder aktiv bzw. aktiv und geändert.

4.3 Wie Sie Musterdaten benutzen

Musterdaten dienen als Vorschlagswerte beim Erfassen.

Für alle Daten (Dateien) sind Musterdaten vorhanden.

So werden z. B. beim Erfassen von Stammdaten am Bildschirmformat Vorschlagswerte aus den Musterdaten angezeigt. Die Musterdaten dienen zur Erleichterung und Beschleunigung der Eingabe.

'Echte' und 'unechte' Musterdaten

Echte Musterdaten sind die bei der Installation festgelegten Vorschlagswerte. Diese Musterdaten sind jeweils unter dem höchstmöglichen Identifikationsbegriff gespeichert (999...) und werden bei Auswertungen und Listen nicht berücksichtigt.

Wenn Sie bei der Eingabe mit echten Musterdaten arbeiten, wird im Kopfteil des Bildschirmformats (rechts in der dritten Zeile) ein Wert 999... angezeigt.

Beachten Sie

Alle Daten, die als Identifikationsbegriff 9.... haben, gelten als Musterdaten.

Unechte Musterdaten sind von einem Benutzer zwischenzeitlich als Musterdaten ausgewählte Daten (Kopierfunktion) seiner ABHplus.

Wenn Sie mit unechten Musterdaten arbeiten, wird der jeweilige Identifikationsbegriff im Kopfteil des Bildschirmformats angezeigt.

Das Ändern von Musterdaten kann dementsprechend auf zweifache Weise geschehen:

· Kurzfristige Änderung der Musterdaten für die Dauer einer Arbeitssitzung bzw. einer Programmdurchführung

· Dauernde Änderung der Musterdaten, siehe 'Musterdaten für die Anwendung ändern'.

Kurzfristige Änderung der Musterdaten

Jeder Benutzer kann die Vorschlagsdaten für seine Erfassungsarbeit festlegen, indem er vor Übergabe eines Datenbereiches an das System (EINGABE-Taste) die Funktionstaste F10 drückt. Die Aufgabe dieser Funktion ist es, die Erfassung einer Reihe von gleichartigen Daten zu erleichtern. Nachdem die ersten Daten eingegeben wurden, brauchen in weiterer Folge nur noch jeweils wenige Felder verändert werden.

Außerdem können Daten immer dann mit F10 zu Musterdaten erklärt werden, wenn bereits gespeicherte Daten am Bildschirm angezeigt werden.

Durchführung

1. Wählen Sie Menüpunkt 1, Anlagenstamm, im Hauptmenü ANL.

Neue Daten als Musterdaten

o Drücken Sie die Funktionstaste F6 (Funktion Erstellen).

o Geben Sie Anlagenstammdaten ein und drücken Sie die Funktionstaste F10.

o Die Anlagenstammdaten sind als Musterdaten gespeichert.

2. Wählen Sie die Funktion Ändern, wenn Sie bestehende Daten zu Musterdaten verändern wollen.

Gespeicherte Daten als Musterdaten

o Wählen Sie den gewünschten Datensatz aus (Funktion Ändern).

o Geben Sie in das Feld Auswahl eine '2' für Ändern ein.

Die ausgewählten Daten werden angezeigt.

o Drücken Sie nun die Funktionstaste F10

Im Kopfteil des Bildschirmformates wird der Identifikationsbegriff der neuen Musterdaten angezeigt.

o Setzen Sie Ihre Erfassungsarbeit fort. Als Eingabewerte werden nun diese neuen Daten vorgeschlagen.

3. Nachdem ein Programm mit F3 beendet wurde, sind die Musterdaten für die Bildschirmformate des Programmes wieder die bei der Installation festgelegten.

Musterdaten für die Anwendung ändern

Eine Änderung der echten Musterdaten kann wie jede Änderung von Daten durchgeführt werden. Musterdaten sind unter dem höchstmöglichen Identifikationsbegriff einer Gruppe zusammen mit den übrigen Daten abgespeichert und brauchen daher nur durch Eingabe des Ordnungsbegriffes zur Änderung aufgerufen werden.

Z. B. Musterdaten für Anlagegüter ändern

Durchführung

1. Wählen Sie Menüpunkt 1, Anlagenstamm, im Hauptmenü ANL.

Das Bildschirmformat Wartung Anlagegüter wird angezeigt.

2. Wählen Sie den Mustersatz aus (siehe Durchführung: 4.2.2, Ändern Stammdaten).

Anmerkung:

Die Identifikation des Mustersatzes besteht nur aus Neunern (99......). Die Anzahl der Neuner richtet sich nach der maximalen Länge des Eingabefeldes für den Ordnungsbegriff.

3. Stellen Sie den Cursor (Positionszeiger) auf die Musterdaten (Zeile) ein.

4. Geben Sie in das Feld Auswahl eine '2' für Ändern ein.

Das Bildschirmformat Ändern Anlagegut wird mit den gespeicherten Musterdaten angezeigt.

Sie können die Musterdaten beliebig verändern.

5. Drücken Sie die Taste EINGABE.

Die Musterdaten sind verändert und im System gespeichert.

Ab sofort arbeiten alle Mitarbeiter mit diesen veränderten Musterdaten.