ABHplus

Teil 1. Installationshandbuch Anlagenbuchhaltung plus

Kapitel 1. Vorbereitung der Installation

1.1 Planung der Installation

Um das Anwendungspaket Anlagenbuchhaltung plus in Ihrer Firma zu installieren, sind gewisse Vorarbeiten zu erledigen.

1.1.1 Zeitplan

Legen Sie einen Ablaufplan fest und kümmern Sie sich darum, dass die notwendigen Vorarbeiten rechtzeitig und genau nach diesem Plan ausgeführt werden.

Teilen Sie die Installation in drei Planungsperioden:

· Arbeiten, die vor der Installation durchgeführt werden müssen:

Systemkonfiguration

Zubehör

Speicherbelegung

Schulungen

Installationsmaterial

Berechtigungen

· Arbeiten, die während der Installation zu erledigen sind:

Installation ADS

Installation ABHplus-Basispaket

Installation Programmzusätze

Firmen vorbereiten

· Arbeiten, die nach der eigentlichen Installation der ABHplus noch zu erfolgen haben:

Datensicherung

Testläufe

Vergewissern Sie sich, dass dieser Zeitplan von allen betrauten Mitarbeitern und Abteilungen eingehalten wird und die festgelegten Zeiträume nicht überschritten werden.

1.1.2 Systemkonfiguration

Die Anwendungsprogramme der ABHplus sind für das System iSeries/400 konzipiert.

Als Systemkomponenten empfehlen wir

· die Verwendung von Bildschirmstationen mit Farbdarstellung - wobei grundsätzlich auch Monochrombildschirme verwendbar sind

· den Einsatz eines Druckers mit der Möglichkeit zu einem verdichteten Druckbild

· eine Sicherungsstation - Magnetband, Streamertape oder Diskette - zur Sicherung Ihrer Datenbestände und Programme.

Um die ABHplus ordnungsgemäß zu installieren und in Folge bei der Arbeit mit der ABHplus, benötigen Sie verschiedenes Zubehör.
Schon bei der Installation sollten Sie berücksichtigen, was und wieviel Sie benötigen.

Die folgende Tabelle soll eine Entscheidungshilfe für Ihre Bestellungen sein. Beachten Sie bitte, dass alle Bestellungen rechtzeitig getätigt werden (die meisten Artikel können Sie auch über SAG beziehen).

Zubehör	erforderlich	empfohlen	Beschreibung
Endlospapier	X		für alle Drucker 12 Zoll x 375 mm 8 Zoll x 375 mm Karton à 2000 Blatt
Farbbänder	X
Disketten	X		Datenstationsabhängig
Magnetbänder	X		Datenstationsabhängig
Streamertape	X		Datenstationsabhängig
EDV-Mappen		X	für die sichere Ablage von Listen

Zubehör nach der Installation

Damit Sie auch während der laufenden Arbeit mit der ABHplus keine Störungen wegen fehlenden Zubehörs haben, sollten Sie periodisch den Bestand überprüfen und etwaige Nachbestellungen rechtzeitig tätigen.

1.1.4 Plattenkapazität

Um spätere Speicherungsprobleme hinsichtlich verfügbarer Plattenkapazität zu vermeiden, sollte eine genaue Planung des voraussichtlich benötigten Platzbedarfes erfolgen. Bei der Planung sind zwei Bereiche zu berücksichtigen:

· der Platzbedarf für die installierten Anwendungsprogramme der ABHplus

· der Platzbedarf Ihrer Datenbestände.

Platzbedarf der ABHplus

Der Anteil am Plattenspeicherbedarf für die Programme der ABHplus ist wie folgt gegeben:

         ADS (wenn noch nicht installiert)        20 MB

         ABHplus-Grundpaket                       50 MB

                                                 -------

                        Gesamtkapazität           70 MB

Platzbedarf der Datenbestände

Unabhängig vom Datenumfang benötigen Sie für Verwaltungsdaten pro installierter Firma eine Kapazität von mindestens

· 2 MB.

Um den Speicherbedarf der übrigen Datenbestände zu planen, führen Sie eine Schätzung des zukünftigen Datenumfanges jeder zu installierenden Firma durch.
Eine genaue Berechnung des Plattenbedarfes kann auf Anfrage durch Ihren Verkaufsrepräsentanten von SAG erfolgen.

Der Datenumfang einer Firma ist abhängig von der

· Anzahl der Anlagegüter

· Anzahl der Wirtschaftsjahre/Perioden

· Anzahl der Belege

· Verweildauer, wie lange bereits ausgeschiedene Anlagen im System erhalten bleiben sollen.

Bei Annahme von 2 Belegen pro Anlagegut berechnet sich der Datenumfang pro Firma wie folgt:

· 2 + Anzahl Anlagegüter/1000 * ((3 + Anzahl installierter Bereiche) + Verweildauer * (0,4 + 0,3 * Anzahl installierter Bereiche))

Anzahl installierter Bereiche: Die Anzahl der installierten Bereiche ist der Wert, der für jedes bei Ihnen installierte Zusatzprogramm angegeben wird. Zusatzprogramme sind ANLHR-Handelsrecht, ANLKA-Kalkulation und ANLVS-Versicherung.

Verweildauer: Durch die Angabe der Verweildauer legen Sie fest, wie lange Sie ausgeschiedene Anlagegüter noch im direkten Zugriff haben.

Berechnungsbeispiel:

Annahmen:    2000 Anlagegüter,

                7 Jahre Verweildauer und

                2 Zusatzprogramme (ANLHR-Handelsrecht, ANLKA-Kalkulation)

    2 + 2000 / 1000 * (( 3 + 2 ) + 7 * ( 0,4 + 0,3 * 2 )) =

    2 + 2000 / 1000 * ((   5   ) + 7 * (       1,0     )) =

    2 + 2000 / 1000 * (    5     + 1 *          7       ) =

    2 +      2      * (    5     +              7       ) =   26    MB

Wird auch das Zusatzprogramm ANLSI-Simulation installiert, muss für diesen Zusatz die Berechnung des Datenumfanges wie für eine Firma erfolgen.

1.2 Schulung der Mitarbeiter

Allen Mitarbeitern, die mit dem Anwendungspaket ABHplus arbeiten, empfehlen wir zwei Arten von Schulungen:

· Bedienung einer Datenstation

· Arbeiten mit der ABHplus

SAG bietet in seinen Schulungszentren Kurse zum Erlernen der Datenstationsbedienung an.

Für die anwendungsbezogene Schulung Ihrer Sachbearbeiter wurden ebenfalls Kurse entwickelt.

Das aktuelle Kursangebot mit detaillierten Angaben über Kurse, Termine, Veranstaltungsorte und Kosten erhalten Sie von Ihrem SAG Verkaufsrepräsentanten bzw. entnehmen Sie dem Schulungsprogramm der SAG.

Darüber hinaus sollten sich die Sachbearbeiter mit der neuen Arbeit vertraut machen. Lesen Sie dazu das Benutzerhandbuch.

1.3 Vorbereitung der Ablauforganisation

Ein sehr wesentlicher Punkt beim Einsatz der ABHplus ist die Überlegung zur Organisation des Ablaufes der täglichen Arbeit innerhalb Ihrer Firma.

Für den Installationsverantwortlichen müssen folgende Fragen geklärt werden:

· WER darf und soll welche Arbeit im Rahmen der ABHplus durchführen?

o Wer ist für welche Aufgaben und Bereiche verantwortlich?

o Wer bereitet die Eingaben für den Computer vor?

o Wer erstellt die Daten am Bildschirm?

o Wer erhält welche Auswertungen?

· WANN sind die jeweils periodischen Arbeiten durchzuführen?

o Wann müssen die letzten Buchungen der Periode erfasst werden?

o Wann sind die entsprechenden Listen und Auswertungen zu drucken?

o Wann können Perioden definitiv abgeschlossen werden?

o Wann erfolgt der Jahresabschluss?

Arbeitsplan: Durch Aufstellen eines Arbeitsplanes erhalten Sie einen Überblick über Ihre Planung.

Ablagesystem: Neben der Klärung, wer entsprechende Arbeiten mit dem Anwendungspaket wann durchführt, muss auch noch das Ablagesystem organisiert werden. Im Rahmen des Anwendungspaketes werden verschiedene Listen und Auswertungen gedruckt. Vor der Arbeit mit dem Anwendungspaket sollten Sie die Ablage der wichtigsten Listen und Belege organisieren. Bei der Buchhaltung sind auch noch die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen zu berücksichtigen.

1.3.1 Datensicherung

Eine entscheidende Bedeutung muss der Datensicherung in Ihrer Firma zukommen.

Um einen reibungslosen Ablauf der ABHplus zu gewährleisten, ist die Organisation der Datensicherung von großer Bedeutung. Bei einer gutdurchdachten Datensicherung können Sie unter Umständen (bei Zerstörung der Daten) viele Stunden Arbeit einsparen.

Legen Sie fest,

· WER für die Datensicherung zuständig ist

· WANN eine Datensicherung durchgeführt wird (Uhrzeit)

· WIE OFT die Daten gesichert werden sollen (Zeitintervall)

· WO die Sicherungskopien aufbewahrt werden

· WIE OFT Sie Sicherungskopien für einen anderen Aufbewahrungsort (anderes Gebäude) anfertigen.

Wie Sie die Datensicherung durchführen und Überlegungen dazu, entnehmen Sie bitte dem entsprechenden Kapitel im ADS-Benutzerhandbuch.

Beachten Sie

Die Datensicherung der ABHplus bezieht sich nur auf die Datenbestände und nicht auf die Anwendungsprogramme. Die Datensicherung der Bibliothek mit den Anwendungsprogrammen muss mit den zum Sichern einer Bibliothek verfügbaren Systemanweisungen erfolgen. Da die Anwendungsprogramme auf dem Datenträger des Auslieferungspaketes gespeichert sind, muss das Sichern der Anwendungsbibliothek nur in Ausnahmefällen durchgeführt werden.

1.3.2 Berechtigungsvergabe

Die Berechtigungen zur Durchführung einzelner Aktivitäten in der ABHplus werden vom Systemverantwortlichen festgelegt. Das Festlegen der Berechtigungen erfolgt einerseits in der allgemeinen Systemumgebung im Rahmen von ADS und andererseits im Rahmen der ABHplus (siehe Benutzerhandbuch, Kapitel 24, "Vergabe von Benutzerberechtigungen").

Im Rahmen von ADS können die Berechtigungen von Aktivitäten festgelegt werden.

Durch Festlegung der Berechtigung können Sie jedem Mitarbeiter die erforderlichen Arbeitsmöglichkeiten zuteilen.