DKS-Finanzdatenbank Benutzerhandbuch

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Appendix B. Glossar

ADS

(Application Driver System) ADS übernimmt die Menüsteuerung, die Wiederanlaufverwaltung, die Verzweigungen zu anderen Funktionen sowie die Überprüfung von Ausschlussbedingungen und Berechtigungen und hält die Aktivitäten in Form von Protokolleinträgen fest. ADS ist integrierter Bestandteil der DKS-Finanzdatenbank

Abbruch

Durch einen Abbruch wird die Ausführung der Programme unterbunden. Ein Abbruch kann manuell herbeigeführt werden, oder z. B. durch einen Stromausfall verursacht sein. Unterscheiden Sie zwischen Programmabbruch und einem Stillstand des Systems. Nach einem Programmabbruch kann die Arbeit unmittelbar durch den Wiederanlauf fortgesetzt werden. Bei einem Systemabbruch muss zuvor ein neuer Systemstart erfolgen, erst danach kann der Wiederanlauf durchgeführt werden.

Abschlüsse

Abschlüsse in der DKS-Finanzdatenbank sind regelmäßig durchzuführende Arbeiten zur Bereinigung von Arbeitsdateien und zur Sicherstellung der Ordnungsmäßigkeit der Buchhaltung. Das Anwendungspaket DKS-Finanzdatenbank kennt: Tagesabschluss, Periodenabschluss und Jahresabschluss.

Abschlusskennzeichen

Das Abschlusskennzeichen definiert, ob eine Buchungsperiode als abgeschlossen gekennzeichnet wurde und somit nicht mehr bebucht werden kann. Das Kennzeichen wird automatisch beim Periodenabschluss vom System gesetzt: die abgeschlossene Periode erhält ein Kennzeichen 'A' (abgeschlossen), während die Periode davor das Kennzeichen 'G' (gesperrt) erhält. In Perioden mit Kennzeichen 'G' kann nicht mehr gebucht werden. Die Erfassung von Buchungen in Perioden mit Kennzeichen 'A' muss gesondert bestätigt werden.

Akontozahlung

Akontozahlungen entstehen bei Zahlungsbelegen, auf denen einzelne Betragsteile keiner offenen Rechnung zugeordnet sind. Akontozahlungen werden in der DKS-Finanzdatenbank als Zahlungsbuchungen erfasst, bei denen keine OP-Zuordnung erfolgt, sondern im Feld 'Akonto' am Bildschirmformat zur Zahlungserfassung ein 'J' eingegeben wird. Die Verrechnung im Hauptbuch erfolgt am Sammelkonto Forderungen oder Verbindlichkeiten.

Aktivierung

Zurücksetzen des Löschkennzeichens von Daten, die für die Reorganisation vorgemerkt sind, auf den ursprünglichen Wert 'A'.

Anwendungspaket

Gesamtumfang der Programme eines unter gemeinsamer Lizenznummer erworbenen Anwendungsbereiches.

Anzahlung

Anzahlungen werden im Unterschied zu Akontozahlungen im Hauptbuch über eigene Sammelkonten 'Erhaltene oder 'Gegebenen Anzahlungen' verwaltet. Die Verwaltung erfolgt automatisch, sofern in der DKS-Finanzdatenbank bei der Erfassung der Zahlungsbuchung eine Belegart mit Buchungstyp 'AZ' verwendet wird.

Anzeigefeld

Anzeigefelder dienen auf den verschiedenen Bildschirmformaten zur reinen Darstellung von Informationen, ohne dass der Anwender die Möglichkeit hat, die Information von sich aus zu verändern, bzw. Daten in das jeweilige Feld einzugeben. Unterscheiden Sie zwischen Anzeigefeldern und jenen Eingabefeldern, die bei einer bestimmten Arbeit für Eingaben gesperrt sind. Die Sperre von Eingabefeldern kann über die Belegartdaten gesteuert werden.

Anzeigen

Anzeigen sind Funktionen des Anwendungspaketes, bei denen keine Daten verändert werden können. Die wichtigsten Anzeigen sind Kontoanzeige, Journalanzeige und Offene Posten Anzeige. Weiters stehen Funktionen zur Anzeige der Stammdaten der Konten zur Verfügung, die von den Funktionen zum Anlegen/Ändern der Kontodaten getrennt sind (Berechtigung). Zusätzlich steht Ihnen ein Anzeigeinformationssystem, das DKS Informationssystem (DIS), zu Verfügung mit dessen Hilfe man mittels Eingabe von Codes oder das einfache Drücken der Eingabetaste von einer Information zur nächsten weiter verzweigen kann.

Arbeitsablauf

Bei bestimmten Teilbereichen (z. B. Mahnwesen, Zahlwesen) ist für den Sachbearbeiter eine bestimmte Reihenfolge vorgeschrieben, in der die einzelnen Funktionen durchzuführen sind. Beispiel: zuerst Mahnvorschlag erstellen, danach ev. ändern, danach Mahnungen durchführen. Die Arbeitsabläufe werden durch graphische Darstellungen im Handbuch erklärt.

ASTP

Die Abkürzung ASTP steht für 'Anwendungs-Steuerungs-Programm'. Dieses Programmpaket zur Steuerung des Ablaufes von verschiedenen Anwendungen kann auch ADS und die unter ADS laufenden Anwendungen steuern. Bei der gleichzeitigen Installation von ASTP und ADS sind besonderen Vorkehrungen zu treffen, die im Installationshandbuch beschrieben sind.

Aufteilung

Der Begriff 'Aufteilung' ist im Zusammenhang mit der Bereichsbuchhaltung der DKS-Finanzdatenbank wichtig. Bei der Aufteilung wird der Buchungsbetrag in mehreren Teilbeträgen auf verschiedene Konten aufgeteilt (z. B. 50% auf Kostenstelle 1 und 50% auf Kostenstelle 2). In Summe ist auch eine Aufteilung von mehr als 100% möglich. Unterscheiden Sie zwischen 'Aufteilung' und 'Verteilung' Bei der Verteilung wird der Buchungsbetrag jeweils zu 100% auf mehrere Bereichskonten verbucht (Gliederung nach verschiedenen Gesichtspunkten wie z. B. Kostenart und Kostenstelle).

Aufteilungsprozentsatz

Prozentsatz zur automatischen Ermittlung eines Aufteilungsbetrages und dessen Verbuchung auf das zugehörige Bereichskonto.

Ausgleichsbetrag

Bei Zahlungsbuchungen eingegebener Betrag zum Ausgleich der offenen Summe einer Forderung oder Verbindlichkeit. Der Ausgleichsbetrag wird gegen das Gegenkonto der Zahlungsbuchung verrechnet, und ist daher in der Regel mit dem Zahlungsbetrag zum Ausgleich einer Rechnung gleichzusetzen. Eventuell anfallende Skonto- oder Restausbuchungsbeträge sind daher nicht im Ausgleichesbetrag enthalten, sondern werden zusätzlich gebucht bzw. eingegeben.

Auslandsüberweisungen (AUU)

Kostenplichtiges Zusatzprogramm zur automatischen Abwicklung des Auslandszahlungsverkehrs für Offene Posten von ausländischen Lieferanten im Rahmen der DKS-Finanzdatenbank Voraussetzung für den Einsatz der DKS Auslandsüberweisungen ist das Zusatzprogramm DKS Maschineller Zahlungsverkehr. Mit den Auslandsüberweisungen können sowohl die Formulare bedruckt werden als auch Bankdatenträger erstellt werden.

Auswahl

Eine Auswahl ist eine Abgrenzung, die der Sachbearbeiter treffen kann, um nur bestimmte Daten anzeigen, drucken oder verarbeiten zu lassen (z. B. Journal für einen bestimmten Monat). Unterscheiden Sie zwischen Bildschirmformaten auf denen mehrere Auswahleingaben hintereinander möglich sind, und Bildschirmformaten mit nur einer Auswahleingabe. Bei mehreren Auswahleingaben wird je Auswahl eine Liste erstellt.

Auswahlauswertung

Auswahlauswertungen sind Auswertungen des Finanzinformationssystems, bei denen nicht der Gesamtsaldo von Konten dargestellt wird, sondern nur jener Teil des Kontosaldos, der auf bestimmte Gegenkonten gebucht wurde. Die Gegenkonten sind meist Bereichskonten. Damit können die Auswertungen zur Darstellung von Werten wie 'Aufwand in einer Kostenstelle' benutzt werden.

Auswertung

Auswertungen bieten in Form von Listen eine Übersicht über bestimmte Daten der DKS-Finanzdatenbank Im engeren Sinn wird der Begriff für die Ergebnislisten des Finanzinformationssystems verwendet.

Auswertungsart

Im Finanzinformationssystem bestimmt die Auswertungsart, wie der Spaltenaufbau einer Auswertung aussieht:

· Saldenauswertung: Saldo zu einem Stichtag oder für einen Periodenbereich

· Periodenauswertung: Anfangsbestand, Soll, Haben, Saldo aus Soll und Haben, Endbestand

· Periodenvergleich: Saldo Periodenbereich 1, Saldo Periodenbereich 2, Differenz absolut, Differenz in Prozent

· Budgetvergleich: wie Periodenvergleich, Periodenbereich 1 mit Budgetwerten

· Freie Auswertung: bis zu sechs Spalten sind vom Benutzer frei definierbar.

Auswertungsgruppe

Auswertungsgruppen sind Kontogruppen zur Verwendung in Auswertungen des Finanzinformationssystems. Ihr Inhalt sind somit Einzelkonten bzw. Kontenbereiche, deren Saldo beim Erstellen von Auswertungen zusammengezählt und gemeinsam dargestellt wird. Die Auswertungsgruppen können vorweg als 'Stammdaten' angelegt werden, oder direkt bei der Auswertungsdefinition (nur für die jeweilige Auswertung gültig).

Auswertungsnummer

Die Auswertungsnummer ist die Identifikation einer Auswertungsdefinition. Damit kann die Auswertungsdefinition gewartet und zum Erstellen abgerufen werden. Der Identifikationsbegriff ist alphanumerisch.

Auswertungsvariante

Die Auswertungsvariante legt für eine Auswertung des Finanzinformationssystems fest, ob die Auswertung für einen Stichtag oder einen Zeitraum erstellt wird, oder ob eine Auswahlauswertung durchgeführt werden soll.

· S: Stichtagsauswertung, mit Saldodarstellung bis zu einem bestimmten Datum

· P: Periodenauswertung, mit Saldodarstellung für einen Periodenbereich

· A: Auswahlauswertung, mit Saldodarstellung in Hinblick auf bestimmte Gegenkonten der Buchungen, wahlweise für Stichtag oder Periodenbereich

· F: Freie Auswertung, mit frei definierbarem Saldo je Spalte, wahlweise für jede Variante (Stichtag, Periode und/oder Auswahl).

Auswertungszeit

Die Auswertungszeit bestimmt im Finanzinformationssystem den Zeitraum, für den die Salden der Auswertung ermittelt werden. Bei Stichtagsauswertungen wird der Saldo kumuliert bis zu einem Periodenende- oder Periodenanfangsdatum ermittelt, bei periodischen Auswertungen wird der Saldo für eine bestimmte Anzahl von Buchungsperioden ermittelt.

Ausziffern

Ausziffern ist eine Funktion bei der Erfassung von Zahlungsbuchungen, bei der der Sachbearbeiter in einer Übersicht über alle unausgeglichenen Offenen Posten, die gewünschten Posten kennzeichnet, die durch die Zahlungsbuchung ausgeglichen werden sollen. Neben der reinen Kennzeichnung stehen eine Reihe vom zusätzlichen Möglichkeiten zur Verfügung: Ändern der Skonto- und Ausgleichsbeträge, Reste Ausbuchen, Eingabe von Fremdwährungsbeträgen, Aufrechnung von Gutschriften etc.

Bankeinzug (BEZ)

Kostenplichtiges Zusatzprogramm zur automatischen Abwicklung des Einzugsverfahrens für Offene Posten von Kunden im Rahmen der DKS-Finanzdatenbank (Bankeinzug mit Lastschriftverfahren).

Befehlstaste (Funktionstaste)

Sondertasten zur Unterstützung des Dialoges am Bildschirm (Blättern, Datenentschlüsselung etc.). Wichtig ist, dass Befehlstasten keine Verarbeitung von Daten des jeweiligen Bildschirmformates bewirken. Zur Verarbeitung (Abspeichern) der Daten muss vor dem Drücken der Befehlstaste die Taste EINGABE gedrückt werden.

Begleitzettel

Begleitzettel dienen im automatischen Zahlwesen zur Kurzinformation über den Inhalt von maschinell lesbaren Zahlungsträgern wie Magnetband und Diskette.

Beleg

Belege sind für die DKS-Finanzdatenbank ein Gliederungskriterium für zusammengehörende Buchungen (Führungs- und Teilbuchungen). Alle Buchungen eines Beleges müssen die gleiche Belegnummer und das gleiche Belegdatum aufweisen (wichtig bei der Stapelübernahme von Buchungen). Über die Einzelbuchungen wird bei der Buchungserfassung eine 'Offene Belegsumme' geführt. Erst wenn diese durch fortlaufende Soll und Habenbuchungen null wird, kann ein Beleg vom System verbucht werden.

Belegart

Die Belegart ist ein beim Buchen verwendeter Code, der dem System mitteilt, welche Buchungen ein Sachbearbeiter erfassen will. Je nach verwendeter Belegart wird das entsprechende Bildschirmformat für die Erfassung von Sachbuchungen, Rechnungen, Zahlungen oder Bereichsbuchungen angezeigt. Die Belegartdaten im Firmenstamm steuern den gesamten Erfassungsvorgang einer Buchung und sind für Vorschlagswerte, Feldsperren und Duplizieren von eingegebenen Daten verantwortlich.

Belegartwechsel

Belegartwechsel bedeutet, dass ein Sachbearbeiter während der Erfassung von Buchungen den jeweils verwendeten Code der Belegart ändert und damit dem System mitteilt, dass ab nun eine andere Art von Buchungen erfasst werden soll. Der Belegartwechsel kann mit Ausnahme von Zahlungsbuchungen nur bei gleichzeitigem Wechsel des erfassten Beleges erfolgen. Bei Zahlungsbuchungen kann ein Belegartwechsel zu Sachbuchungen innerhalb eines Beleges durchgeführt werden (Bankspesen), sofern die neue Belegart das gleiche Belegsymbol ausweist.

Belegblock

Ein Belegblock ist ein Abgrenzungskriterium für eine Reihe gemeinsam erfasster Buchungsbelege, die in der selben Buchungsperiode gebucht werden. Wie viele Buchungen ein Belegblock enthält, wird vom Sachbearbeiter bestimmt. Für das System bilden alle Buchungen eines Belegblockes eine Einheit, die jeweils gemeinsam verbucht wird, sobald die Erfassung (Überleitung) ordnungsgemäß beendet wurde. Innerhalb der Belegblöcke besteht keine Einschränkung hinsichtlich der Art der erfassten Buchungen ('chaotische'Eingabe der Belege). Bei der Stapelübernahme werden Belegblöcke mit mehr als 300 Buchungen automatisch so zerteilt, dass diese Buchungszahl nicht überschritten wird.

Belegblock gehaltener

Zur späteren Bearbeitung zurückgestellter Belegblock, der noch nicht für das Verbuchen am Konto verfügbar ist. Das 'Halten' erfolgt bei der Buchungserfassung manuell, durch Eingeben des Codes 'H' in 'Nächste Arbeit' Bei der Übernahme von Buchungen werden Belegblöcke bei Auftäten von Fehlerbedingungen automatisch angehalten.

Belegblock offener

Noch nicht für das Verbuchen am Konto freigegebener Belegblock. Ein Belegblock gilt erst dann als 'abgeschlossen', wenn dies vom Benutzer ausdrücklich durch Eingabe des Codes 'E' oder 'EK' im Feld 'Nächste Arbeit' herbeigeführt wird. Alle übrigen Belegblöcke, gelten als 'offen'.

Belegblocknummer

Die Belegblocknummer identifiziert einen Belegblock innerhalb der Buchhaltung, der sich aus einer oder mehreren Buchungen zusammensetzen kann. Die Belegblocknummer wird bei der Eröffnung eines Belegblocks automatisch vergeben. Die Belegblocknummern werden je Geschäftsjahr mit neuem Startpunkt hochgezählt.

Belegdatum

Das Belegdatum wird bei jeder Buchung angegeben und sollte dem auf einem Buchungsbeleg aufscheinenden Datum entsprechen. Das Belegdatum muss ein gültiges Datum sein. Je nach Belegart kann das Belegdatum ein Rechnungs-, Zahlungs-, Ausstellungs-, oder sonstiges Datum sein. Das Belegdatum ist die Basis für die Ermittlung von Fälligkeiten.

Belegidentifikation

Die Beleg-Identifikation besteht aus Belegsymbol, Belegnummer und Beleglaufnummer. Die Beleglaufnummer braucht nur angegeben werden, wenn Sie von null abweicht. Das Belegsymbol besteht aus den ersten beiden Stellen der bei der Buchungserfassung verwendeten Belegart. Mit Hilfe der Beleg-Identifikation ist eine eindeutige Bezeichnung aller Buchungen eines Beleges bzw. des dabei gebildeten Offenen Posten möglich.

Belegnummer

Die Belegnummer wird bei jeder Buchung angegeben und sollte der auf einem Buchungsbeleg aufscheinenden Nummer entsprechen. (Ordnungsmäßigkeit der Buchhaltung, d. h. zu jeder Buchung muss das Auffinden des Urbelegs gesichert sein). Der Begriff ist alphanumerisch. Eine besondere Funktion erlaubt die automatische Vergabe der Belegnummer bei der Buchungserfassung, wobei auch hier die ersten Zeichen aus Buchstaben bestehen können, und der nachfolgende numerische Teil automatisch hochgezählt wird.

Belegsumme

Gesamtsumme des am Buchungsbeleg ausgewiesenen Betrages inklusive Steuer. Bei der Eingabe von Splitbuchungen gilt der Betrag der Führungsbuchung als Belegsumme, bei Zahlungen der Buchungsbetrag. Die Belegsumme wird über alle eingegebenen Buchungen eines Beleges aufgerechnet. Für den Abschluss der Eingabe eines Buchungsbeleges muß die so geführte 'offene Belegsumme' durch fortlaufende Gegenbuchungen null werden.

Belegsymbol

Das Belegsymbol bezeichnet eine Belegart durch ein Kurzzeichen (z. B. RE für Rechnung). Die ersten beiden Zeichen einer Belegart müssen einem gültigen Belegsymbol entsprechen.

Beliebige Eingabe

Der Ausdruck 'beliebig' wird im Handbuch bei der Beschreibung der Eingabefelder von Bildschirmformaten verwendet und bedeutet, dass der Sachbearbeiter beliebige Zeichen in das Eingabefeld schreiben kann (z. B. Kontobezeichnung). Zum Unterschied zu beliebiger Eingabe, kann die Eingabe auf bestimmte Codes (z. B. gültige Fremdwährung) oder bestimmte Zeichen ('J' oder 'N') eingeschränkt sein.

Berechtigung

Die mit der Benutzeridentifikation verbundene Erlaubnis für die Durchführung bestimmter Tätigkeiten am EDV-System. Im Rahmen der DKS-Finanzdatenbank wird zwischen Anwenderberechtigung und Entwicklerberechtigung unterschieden. Für 'Entwickler' besteht die Möglichkeit weitere Menüs und Expertcodes anzulegen.

Bereichsaufteilungscode

Bei Sachkonten festzulegender Code, der angibt, dass Buchungen für dieses Konto jeweils auf bestimmte im Firmenstamm pro Bereichsaufteilungscode definierte Bereichskonten übertragen oder aufgeteilt werden.

Bereichskonto

Besondere Konten außerhalb der Finanz- und Personenkontenbuchhaltung, die zur zusätzlichen Abgrenzung des Rechnungswesens herangezogen werden. Sie unterscheiden sich von den übrigen Konten durch die Kontoart, die ein beliebiger Buchstabe sein kann.

Betrag offen

Der 'Offene Betrag' eines OP ist der Betrag der Restschuld bzw. Restforderung unter Anrechnung von bisher geleisteten Teilzahlungen oder Nachbuchungen. Der offene Betrag ist Grundlage für alle Ermittlungsfunktionen zum Ausgleich der OPs und wird beim Ausziffern automatisch am Bildschirm vorgeschlagen. Ergebnis eines automatischen Ermittlungsverfahrens bzw. der Auszifferung ist hingegen der sogenannte 'Ausgleichsbetrag'.

Betrag skontofähig

Der skontofähige Betrag ist ein Teilbetrag eines Rechnungsbeleges, der für die Skontoermittlung herangezogen werden soll. Die Eingabe des Teilbetrages erfolgt am Bildschirmformat zur Eingabe von Rechnungszusätzen. Erfolgt eine Eingabe in das entsprechende Feld, so wird die Skontoermittlung nicht mehr vom Gesamtbetrag einer Rechnung, sondern eben vom skontofähigen Betrag durchgeführt. Der skontofähige Betrag kann im Falle einer Führungsbuchung den Wert zwischen 0 und dem Bruttobetrag der Buchung ausmachen. Im Falle einer Teilbuchung null oder exakt den Bruttobetrag der Teilbuchung.

Bewegungsdatei

Bewegungsdateien enthalten Datenbestände, die fortlaufend ergänzt oder verändert werden. Die Bewegungsdateien der DKS-Finanzdatenbank enthalten die Informationen über den Buchungsstoff, die Offenen Posten und die Umsätze.

Bewertungskursart

In den Firmenstammdaten können bis zu sechs verschiedene Fremdwährungskurse je Währung hinterlegt werden. Bei der automatischen Bewertung der Offenen Posten (Funktion 'OP-Bewertung') wird neben der Fremdwährung als zusätzliche Information die Bezeichnung des Kurses (Tageskurs, Rechnungskurs, Bilanzkurs jeweils Einkauf und Verkauf) benötigt.

Bibliothek

Im System reservierter Bereich, in dem Programme und Daten einer Anwendung gespeichert und verwaltet werden.

Bilanzkonto

In den Firmenstammdaten gesondert hinterlegtes Sachkonto mit Kontotyp 'EB', das als Gegenkonto für die automatisch bei Geschäftsjahreswechsel erstellten Eröffnungsbilanzbuchungen dient. Es werden insgesamt zwei Bilanzkonten verwendet: eines für die vorläufigen Eröffnungsbilanzbuchungen und eines für die endgültigen. Beachten Sie, dass in der DKS-Finanzdatenbank keine Schlussbilanzkonten existieren.

Bildschirmformat

Ein auf der Datensichtstation angezeigtes Bild zur Eingabe einer Gruppe zusammengehöriger Daten (zum Unterschied von Menüs, die zum Aufruf von Funktionen verwendet werden). Die Eingabe der Daten erfolgt in den angezeigten Eingabefeldern. Wichtig ist, dass alle Daten eines Bildschirmformates gemeinsam verarbeitet werden. Unterscheiden Sie zwischen Bildschirmformaten zum anlegen/ändern von Daten, und Bildschirmformaten zur Angabe von Auswahlkriterien für den Listendruck oder zum Anzeigen von Informationen (unterschiedlicher Dialogablauf).

Blättern

Besondere Funktion bei der Bearbeitung von Daten am Bildschirm, durch die die jeweils nachfolgenden oder vorhergehenden Daten zur Bearbeitung aufgerufen bzw. angezeigt werden können. 'Geblättert' wird mit den Tasten F7 und F8 bzw. BILD&.AUF und BILD&.AB. Beim Blättern erfolgt keine Verarbeitung von Daten am Bildschirm (kein Zurückschreiben in die Datenbestände).

Bruttoumsatz

Summe der Buchungsbeträge, die auf ein Personenkonto gebucht wurden. Die Umsätze werden je Periode nach Soll /Haben getrennt aufgezeichnet. Eine Unterscheidung zwischen Brutto- und Nettoumsätzen ist nur im Zusammenhang der Verwendung von Steuercodes relevant. Wenn mit Steuer gebucht wird, enthalten die Bruttoumsätze den Betrag inklusive Steuer (d. h. den vollen Buchungsbetrag eines Beleges) und die Nettoumsätze exklusive Steuer.

Brutto-Netto-Kennzeichen

Wichtige Kennzeichen der Belegartdaten. Das 'Brutto-Netto-Kennzeichen für die Belegeingabe' bestimmt, ob der Buchungsbetrag bei Verwendung eines Steuercodes Brutto oder Netto eingegeben wird, bzw. ob der Steuerbetrag aus dem Buchungsbetrag herausgerechnet oder zum Buchungsbetrag addiert wird. Das 'Brutto-Netto-Kennzeichen für Bereichsbuchungen' bestimmt, ob Bereichsbuchungen, die zusammen mit einer anderen Buchung (z. B. Rechnung) erfasst wurden, parallel zur Buchung auf das Konto ('Brutto') oder parallel zur Buchung auf das Gegenkonto ('Netto') erstellt werden. Parallel bedeutet hier, dass das Bereichskonto mit dem gleiche S/H Kennzeichen bebucht wird, und entweder Konto oder Gegenkonto im Feld 'Gegenkonto' des Buchungssatzes eingetragen werden.

Buchhaltungsnummer

Die Buchhaltungsnummer dient dazu, einen Teilbereich der Firmenbuchhaltung entsprechend gesondert bearbeiten zu können. Damit sind innerhalb der Buchhaltung für eine Firma gewisse Auswertungen (z. B. G u.V, Bilanz) auch wahlweise je Buchhaltungsnummer möglich. Eine sinnvolle Unterteilung in Buchhaltungsnummer wäre z. B. nach Profit-Centern, Werken, Filialen etc.

Innerhalb einer Buchhaltungsnummer ist Soll-/Haben-Gleichheit gewährleistet.

Buchungsbeleg

Für die DKS-Finanzdatenbank ein besonderer Ausdruck zum Nachweis von beliebigen Buchungen. Der Druck von Buchungsbelegen wird durch ein Kennzeichen der Belegartdaten gesteuert. Die Buchungsbelege werden automatisch bei Tagesabschluss gedruckt.

Buchungsbetrag

Der Buchungsbetrag legt den Wert einer Buchung in Landeswährung fest. Er kann bei Eingabe einer Buchung null sein, wenn ein Fremdwährungsbetrag eingegeben wurde. Der Buchungsbetrag kann inklusive oder exklusive Steuer, positiv oder negativ eingegeben werden. Bei Einzelbuchungen wird das 'Konto' mit dem eingegebenen Betrag bebucht, das Gegenkonto mit dem Nettobetrag. Bei Rechnungs- oder Sachbuchungen mit Führungs- und Teilbuchungen muss der Buchungsbetrag der Führungsbuchung die Summe der Teilbuchungen + Steuerbuchungen ergeben. Bei Zahlungsbuchungen muss die Summe der Ausgleichsbeträge für Offene Posten den Buchungsbetrag eines Beleges ergeben.

Buchungsdatum

Datum, das pro Buchung (bzw. pro Belegblock) angibt, wann diese erstellt bzw. erfasst wurde. Dieses Datum muss wegen der Chronologie aller Buchungen immer aufsteigend, d. h. >= dem jeweils letzten Buchungsdatum sein und innerhalb einer gültigen Periode liegen.

Buchungsperiode

Über die Firmenstammdaten abgegrenzter Zeitraum mit Beginn- und Endedatum, zur Zuordnung der Bruttoumsätze, Fremdwährungsumsätze und Kontobudgetwerte der DKS-Finanzdatenbank Maßgeblich für die Zuordnung des Buchungsbeleges, ist das beim Eröffnen eines Belegblockes eingegebene Periodendatum.

Buchungssatz

Ein Buchungssatz enthält alle Einzelinformationen einer Buchung auf ein Konto und entspricht einem Datensatz in der Buchungsdatei. Durch eine Einzelbuchung mit Konto und Gegenkonto entstehen im System jeweils zwei Buchungssätze. Bei Splitbuchungen wird je eingegebener Buchung ein Buchungssatz gebildet. Buchungssätze werden weiters durch Steuercodes sowie durch Bereichsaufteilungen und die Eingabe von Zusatztexten erzeugt.

Buchungssperre

Die Buchungssperre verhindert, dass bestimmte Buchungen erfasst werden können. Sie kann manuell für bestimmte Konten vergeben werden, und kann somit verhindern, dass bestimmte Konten während des laufenden Geschäftsjahres bebucht werden. Die Buchungssperre wird weiters für Geschäftsjahre bzw. Buchungsperioden nach der Durchführung von Abschlussarbeiten vergeben.

Buchungstext

Der Buchungstext dient zur näheren Beschreibung einer Buchung. Bei Buchungen auf Konten, die 'buchungstextpflichtig' sind, ist der Buchungstext eingabepflichtig. Falls eine Buchung keinen Buchungstext enthält, kann ein der Belegart zugeordneter Standardtext eingesetzt werden (Feldsteuerungskennzeichen 'F' im Feld 'Text' der Belegartdaten).

Buchungstyp

Bei den Belegartdaten gespeicherte Information, ob die Buchungen der Belegart Rechnungen, Sachbuchungen, Zahlungen oder Bereichsbuchungen sind. Wegen der unterschiedlichen Buchungsmöglichkeiten bei Zahlungen wird eine zusätzliche Unterscheidung in 'Anzahlungen', 'OP-Ausgleich' und sonstige Zahlungen getroffen. Der Buchungstyp der Belegart bestimmt das jeweils angezeigte Bildschirmformat für die Buchungserfassung.

Budget

Geplanter Umsatzwert für ein Konto oder eine Kontogruppe. Budgetwerte können einerseits in den Kontostammdaten, andererseits bei den Kontogruppen des Finanzinformationssystems eingegeben oder geändert werden. Bei den Auswertungen des Finanzinformationssystems besteht eine Wahlmöglichkeit, welche Budgetwerte auszuwerten sind. Die Kontobudgetwerte gibt es aus historischen Gründen: da das Finanzinformationssystem erst zwei Jahre nach dem Basispaket entwickelt wurde, wollte man später auf die zuvor verwendeten Werte nicht verzichten.

Budgetvergleich

Besondere Auswertungsart im Finanzinformationssystem zur Darstellung der Abweichung zwischen geplanten Umsätzen (Budget) und tatsächlichen Saldowerten. Die Zeiträume der verglichenen Perioden können beliebig gewählt werden. Eine Einschränkung ist insofern gegeben, als die Zeitraumgrenzen mit Periodengrenzen zusammenfallen müssen.

Chronologie

Prinzip im Rahmen der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung, wonach aus den Aufzeichnungen jederzeit der zeitliche Zusammenhang der Geschäftsvorgänge nachvollziehbar sein muss. Die Chronologie ist in der DKS-Finanzdatenbank nicht durch ein Datum, sondern durch die automatische Vergabe der Belegblocknummern jederzeit sichergestellt. Es ist somit unmöglich, einen Belegblock zu erfassen, der außerhalb der numerischen Reihenfolge der bisher vergebenen Belegblocknummern liegt. Das Tagesjournal ist nach Belegblocknummern aufsteigend sortiert. Auch gelöschte Belegblöcke sind im Tagesjournal angeführt und gesondert gekennzeichnet.

Code

Ein Code verweist auf eine zusammengehörende Gruppe von Informationen, die zumeist im Bereich der Firmenstammdaten abgespeichert sind, bzw. gibt ihnen einen eindeutigen Namen (z. B. Fremdwährungscode 'DM' als Verweis auf die Kursangaben für die Umrechnung von DEM-Beträgen). Eine weitere Möglichkeit betrifft das Bestehen einer Reihe von Wahlmöglichkeiten für die Durchführung einer bestimmten Funktion, bei denen eine bestimmte Zeichenfolge eine bestimmte Arbeit auslöst, z. B. Expertcodes zum Verzweigen von Funktionen, oder zum Ausziffern von Offenen Posten.

Daten

Die Daten der DKS-Finanzdatenbank sind alle unter einem gemeinsamen Gruppennamen gespeicherten Informationen des Anwendungspaketes. Zu unterscheiden sind 'Allgemeine Daten' für alle Firmen der Anwendung, und 'Firmenbezogene Daten'. Hinsichtlich verschiedener Buchhaltungen erfolgt keine Unterscheidung der Daten. Weiters können die Daten der DKS-Finanzdatenbank in Stammdaten (Kontodaten), Firmenstammdaten (Geschäftsjahre, Belegarten etc.) und Bewegungsdaten (Buchungsstoff, Offenen Posten) eingeteilt werden.

Datenbereinigung (Reorganisation)

Funktion zum physischen Entfernen der Datensätze aus der DKS-Finanzdatenbank. Die Datenbereinigung erfolgt zumeist durch gesonderten Aufruf eines Menüpunktes zur Reorganisation für alle Daten mit Löschkennzeichen 'L'. Daten, die für spätere Arbeiten benötigt werden, verbleiben auch nach der Datenbereinigung 'unsichtbar' im System (Beispiel: Umsatzsteuervoranmeldung).

Datenentschlüsselung

Funktion zum Anzeigen zusätzlicher Informationen zur Erklärung von Abkürzungen und Codes. Bei der Erfassung von Buchungen kann z. B. eine Kontonummer eingegeben werden, und danach durch Drücken einer Funktionstaste die Kontobezeichnung angezeigt werden. Beim Ausziffern von Offenen Posten kann die Datenentschlüsselung für die Anzeige der verschiedenen Fälligkeiten (Skonto- und Nettofälligkeit) verwendet werden.

Datenstation

Systemeinheit zur Anzeige oder Eingabe von Daten bestehend aus Bildschirm und Tastatur. Die jeweilige Ausrüstung der Datenstation bestimmt die Darstellungsmöglichkeiten der Eingabemasken für den Benutzer.

Datenwartung

Sammelbegriff für Ändern, Einfügen oder Löschen von gespeicherten Datenbeständen.

Datenzeile

Bei den Anzeigefunktionen für Journal, Kontoblatt und Offene Posten, werden mehrere gleichartige Informationen untereinander auf nachfolgenden Bildschirmzeilen dargestellt. Die Datenzeilen sind jene Zeilen, die zur Darstellung der eigentlich anzuzeigenden Daten (z. B. Offene Posten) verwendet werden. Kopfzeilen hingegen bieten allgemeine Informationen z. B. die Kontobezeichnung und Adressdaten eines Debitorenkontos.

Datumsformat

Die jeweils festgelegte Form, wie die Datumsangaben in der DKS-Finanzdatenbank dargestellt werden. Beim Datumsformat können sowohl die Reihenfolge der Information als auch das Trennzeichen nach Wunsch festgelegt werden.

Datumstrennung

Bei der Darstellung von Datumsangaben wird zwischen den Werten für Jahr, Monat und Tag ein Trennzeichen verwendet, das in den Adressdaten der Firma festgelegt werden kann. Das angezeigte Trennzeichen ist somit nicht fix vorgegeben, sondern kann den jeweiligen Anwenderwünschen angepasst werden.

Dauerbuchungen

Buchungen, die einmalig erfasst sind, und zum späteren Abruf, bei dem Sie zu 'echten' Buchungen werden, bereitstehen. Die Überleitung der Dauerbuchungen geschieht manuell oder automatisch im Rahmen des Tagesabschlusses.

Deckblatt

Erste Druckseite bei der Ausgabe einer Liste. Die Seite dient zur Darstellung der vom Sachbearbeiter eingegebenen Auswahl- und Gestaltungskriterien zum Erstellen der jeweiligen Liste.

DKSAUU

Paketname für DKS Auslandsüberweisungen im ADS.

DKSBAO

Paketname für DKS BAO und Druckdateien im ADS.

DKSBEZ

Paketname für DKS Bankeinzug Debitoren im ADS.

DKSERB

Paketname für DKS Eingangsrechnungsbuch im ADS.

DKSGUI

Kurzname für DKS Graphische Oberfläche am PC.

DKSKIS

Paketname für DKS Kosteninformationssystem im ADS.

DKSMZA

Paketname für DKS Maschineller Zahlungsausgang Kreditoren im ADS.

DKSMWS

Kurzname für DKS Mahnung am PC.

DKSSAB

Paketname für DKS Saldenbestätigung im ADS.

Druckdatei

Besondere Dateien zur Ausgabe der Daten für Zahlungsformulare im automatischen Zahlwesen (Bankeinzug, Zahlungsausgang). Die Dateien stehen dem Anwender für die Erstellung individueller Programme zur Ausgabe von Zahlungsformularen zur Verfügung.

Durchführungsvariante

Begriff aus dem Mahnwesen (nicht verwechseln mit 'Auswertungsvariante' im Finanzinformationssystem). Damit ist eine Wahlmöglichkeit hinsichtlich der Erstellung von Mahnungen und/oder Kontoauszügen bei der Auswahl der zu mahnenden Posten gegeben.

EUST (Einfuhrumsatzsteuer)

Sonderform der Umsatzsteuer für die Einfuhr von Waren. Probleme ergeben sich durch den von den übrigen Steuern abweichenden Voranmeldungszeitraum sowie die unterschiedliche Berechnungsbasis (Zollwertkurs, und nicht Umrechnungskurs). Beide Informationen werden bei der Erfassung der Rechnungsbelege in den Rechnungszusatzdaten gesondert eingegeben: für den Voranmeldungszeitraum steht das 'Entrichtungsdatum' zur Verfügung, die Eingabe der Steuerbasis erfolgt in einem besonderen Feld (abhängig von der Steuerdefinition der Stammdaten). Bei der Eingabe von Sachbuchungen kann das Steuerbasisfeld über die Feldsteuerungsdaten der Belegart eingeblendet werden.

Eingabefeld

Felder am Bildschirmformat, die zum Eingeben neuer oder zum Ändern bestehender Information dienen. Die Eingabefelder sind je nach Datensichtgerät besonders gekennzeichnet, damit sie von reinen Anzeigefeldern unterschieden werden können. Die Eingabe kann zwingend vorgeschrieben sein, oder nur wahlweise erfolgen. Auf jeden Fall müssen die Daten in allen Eingabefeldern eines Bildschirmformates vom System nach entsprechender Prüfung als 'richtig' erkannt worden sein, wenn eine Verarbeitung der Daten erfolgen soll.

Eingabepflicht

Regel für bestimmte Eingabefelder am Bildschirmformat, die bestimmt, dass der Wert des Feldes nicht leer gelassen werden darf. Eingabepflicht bedeutet damit nicht, dass unbedingt Daten einzugeben sind. Bei Vorhandensein von gültigen Feldinhalten, die z. B. aufgrund eines Vorschlagswertes des Systems entstanden sind, braucht eine Eingabe nur dann erfolgen, wenn der Vorschlagswert in einen anderen Wert abgeändert werden soll.

Einmalkunde

Gesondert gekennzeichnetes Debitorenkonto zur Aufnahme der Buchungen bzw. Offenen Posten für Kunden, mit denen keine regelmäßige Geschäftsverbindung besteht ('Gemeinschaftskonto', anstelle eine r Vielzahl von Einzelkonten, auf denen kaum Bewegungen stattfinden). Im Mahnwesen wird jeder Offenen Posten gesondert gemahnt. Im Bankeinzug werden Einmalkundenkonten nicht berücksichtigt.

Einzelbewegung

Jede Buchung, die den offenen Betrag eines OPs verändert. Der Überblick über die Einzelbewegungen wird 'Geschichte eines Offenen Posten' genannt. Die Anzeige dieser Informationen erfolgt über die Funktion 'Offene Posten-Anzeige'.

Entrichtungsdatum

Datum der Entrichtung der Einfuhrumsatzsteuer; das Datum ist im Zusammenhang mit der Umsatzsteuervoranmeldung relevant, und muss daher gesondert eingegeben werden (Rechnungszusatzdaten).

Entsteuerung

Ermittlung des anteiligen Steuerbetrages von Entgeltminderungen (Skonto, Schadensfälle etc.) beim Ausgleich von Offenen Posten. Der (Brutto)minderungsbetrag wird dabei in einen Nettobetrag und einen Steuerbetrag zerteilt. Die Steuerrückbuchungen erfolgen automatisch.

Ergebnistyp

Kennzeichen zum Festlegen des erwarteten Saldos von Kontogruppen im Rahmen des Finanzinformationssystems. Der Ergebnistyp ist bei Verwendung von Rechenbestimmungen bei der Definition von Auswertungen eine wichtige Größe. Das Kennzeichen bestimmt das Vorzeichen, mit dem ein Saldowert in die Rechnung eingeht. Alle Werte, die dem erwarteten Saldo entsprechen, werden als 'positiv' behandelt.

Eventualverbindlichkeit

Verbindlichkeiten, die durch Regressansprüche bei der Abtretung von Forderungen entstehen. Ein Beispiel ist die Weitergabe eines Wechsels gegen Barzahlung ('Wechseldiskontierung').

Expertcode

Codewort zum Aufruf einer gewünschten Funktion der DKS-Finanzdatenbank Die Codewörter können auf jedem Menü und auf jedem Bildschirmformat, auf dem das Feld 'Verzweigen in' verfügbar ist, eingegeben werden.

Fehlermeldung

Ein in der letzten Bildschirmzeile angeführter Hinweis, der den Sachbearbeiter bei seiner Erfassungstätigkeit über die Ursache und den Grund eines erkannten Eingabefehlers informiert. Solange eine Fehlermeldung nicht durch Richtigstellung der Daten beantwortet wird, sind die Daten des jeweiligen Bildschirmformates nicht abgespeichert (auch die richtigen Daten werden nicht übernommen, da die DKS-Finanzdatenbank nur gesamte Bildschirminhalte verarbeitet). Durch Positionieren auf die Fehlermeldung und anschließendem Drücken der Hilfetaste, kann man noch weitere Informationen die für die Behebung des aufgetretenen Fehlers behilflich sind abrufen.

Feld

Kleinste, mit einem eindeutigen Namen ansprechbare Einheit zur Abspeicherung von Informationen. Die Felder eines Datenbestandes werden über Eingabefelder auf Bildschirmformaten angesprochen (sofern sie nicht automatisch ermittelt werden). Die Bezeichnung der Eingabefelder am Bildschirm entspricht nicht unbedingt dem Namen des Datenfeldes.

Felddefinition

Die für ein Eingabefeld festgelegten Eigenschaften zur Eingabe von Daten (zwingend, wahlweise, gültige Werte).

Feldsprung

Bewegung des Positionsanzeigers von einem Feld zur ersten Eingabeposition des nächsten Feldes. Für den Feldsprung steht eine besondere Taste auf der Tastatur zur Verfügung. Für die rasche Bewegung des Positionsanzeigers zum nächsten Feld genügt somit ein einzelner Tastendruck.

Feldsteuerung

Die Felddefinition legt fest, welche Eingabefelder dem Sachbearbeiter bei der Erfassung von Buchungen zur Verfügung stehen, in welche Felder eine Eingabe zwingend vorgeschrieben ist und welche Vorschlagswerte angezeigt werden. Die Felddefinition wird über ein eigenes Bildschirmformat beim Anlegen/Ändern von Firmenstammdaten je Belegart festgelegt.

Feldüberlauf

Feldüberläufe entstehen bei großen Zahlenwerten (Saldowerten), wenn der Zahlenwert die festgelegte Maximalgröße eines Feldes (Feld in Datei, Ausgabefeld auf Anzeigen und Listen) übersteigt.

Finanzauswertung

Auswertungen, die Daten aus dem Bereich der Finanzbuchhaltung darstellen. Bei Einbeziehung von Bereichskonten in eine Auswertung kann nicht mehr von Finanzauswertungen gesprochen werden, sondern eher von Betriebsauswertungen oder kostenrechnerischen Auswertungen.

Finanzinformationssystem

Funktionen der DKS-Finanzdatenbank für das Erstellen von Kontoauswertungen für beliebige Konten und Zeiträume. Der Aufbau und Inhalt der Kontenauswertungen wird vom Anwender selbst durch entsprechende Auswertungsdefinitionen festgelegt. Die Umsatz- oder Budgetwerte werden aufgrund der vorhandenen Umsatz- Budget- oder Buchungsstoffdaten ermittelt.

Firma

Firma in Sinne der DKS-Finanzdatenbank ist ein Sammelbegriff für alle Datenbestände, die unter dem gleichen Namen bearbeitet werden können.

Firmenkurzname

Kurzbezeichnung für eine Firma; die Kurzbezeichnung wird bei der Installation festgelegt und kann nachträglich nicht mehr verändert werden. Die DKS-Finanzdatenbank erlaubt für den Firmenkurznamen maximal drei Stellen.

Firmenstammdaten

Gesamtheit aller Steuerungsdaten und Codedefinitionen für die DKS-Finanzdatenbank, sofern es sich nicht um Kontodaten handelt.

Folgebildschirm

Ein Bildschirmformat zur Eingabe von zusätzlichen Daten. Folgebildschirme werden benötigt, wenn ein Bildschirmformat nicht ausreicht, um alle eventuell notwendigen Informationen zu erfassen oder anzuzeigen. Wenn erforderlich, wird der jeweilige Folgebildschirm automatisch angezeigt (Beispiel: Eingabe der Belegnummer für Sachkonto-OP) oder kann mittels Funktionstaste (meist F11) manuell aufgerufen werden.

Formatwechsel

Wechsel des angezeigten Bildschirmformates zur Eingabe von Daten

Freie Auswertung

Auswertung des Finanzinformationssystems, bei der der Spaltenaufbau für bis zu sechs Spalten vom Benutzer gesondert festgelegt wird. Je Spalte wird der Zeitraum für die Ermittlung der Saldowerte und wahlweise auch eine Auswahlgruppe (siehe 'Auswahlauswertung') festgelegt.

Fremdwährungscode

Der Fremdwährungscode identifiziert eine von der Landeswährung verschiedene Währungseinheit.

Fremdwährungskursart

Code zur eindeutigen Definition des zu verwendenden Umrechnungsfaktors bei der Umrechnung von Fremdwährungsbuchungen oder bei der Bewertung von Offenen Posten. Die Fremdwährungskursart ist für die Buchungserfassung in den Belegartdaten festgelegt. Zu unterscheiden sind Rechnungskurs, Tageskurs und Bilanzkurs, jeweils für Einkauf und Verkauf.

Führungsbuchung

Erste Buchung bei der Eingabe eines Buchungsbeleges, der sich aus mehreren Teilpositionen zusammensetzt. Die Führungsbuchung wird ohne Gegenkonto eingegeben. Sie bestimmt die Belegnummer, das Belegdatum und die Gesamtsumme der nachfolgenden Teilpositionen (Belegsumme).

Funktion

Bereitgestellte Verfahrensweise zur Durchführung einer bestimmten Arbeit. Der Begriff wird im Handbuch zumeist als Synonym für die Tätigkeiten hinter einem Menüpunkt verwendet.

GKR

Gemeinschaftskontenrahmen; Richtlinienkontenrahmen für die BRD zum Aufbau eines Nummerierungs- und Klassifikationsschemas zur Vergabe von Kontonummern. Der GKR Kontenrahmen wird in der Auslieferungsversion BRD als funktionsfähiger Datenbestand (Sachkonten) mitgeliefert.

Gegenverrechnung

Aufrechnung von Forderungen und Verbindlichkeiten bei Zahlungsvorgängen. Bei den Funktionen des automatischen Zahlungsverkehrs ist eine automatische Gegenverrechnung enthalten. Die manuelle Gegenverrechnung erfolgt bei der Eingabe von Zahlungsbuchungen einfach am Bildschirmformat zum Ausziffern von Offenen Posten.

Gesamtwert

Sonderbegriff im Finanzinformationssystem beim Erstellen von Auswahlauswertungen. Der Gesamtwert ist dabei der Gesamtsaldo einer Kontogruppe ohne Berücksichtigung von Auswahlbestimmungen.

Geschäftsjahr

Das Geschäftsjahr umfasst alle durch Definition im Firmenstamm zugeordneten Buchungsperioden und grenzt so den Buchungsstoff und die Kontenumsätze nach Zeiträumen ab. Geschäftsjahre können über einen beliebigen Zeitbereich definiert werden. Sie müssen mindestens eine, können aber bis maximal 99 Perioden aufweisen.

Geschäftsjahr aktuelles

Das aktuelle Geschäftsjahr ist jenes Geschäftsjahr, das auf das zuletzt durch einen Jahresabschluss abgeschlossene Geschäftsjahr folgt.

Gesperrte Periode

Eine Buchungsperiode für die keine Buchungen mehr erfasst werden dürfen. Gesperrte Perioden entstehen beim Periodenabschluss durch ein automatisch vergebenes Kennzeichen in den Periodendaten. Die vor der jeweils abgeschlossenen Periode liegende Buchungsperiode wird dabei gesperrt, und es dürfen keine Buchungen mit einem Periodendatum erfasst werden, das in die so gekennzeichnete Periode fällt. Wenn notwendig kann ein manuelles Rücksetzen der Sperre erfolgen.

Hauptbildschirmformat

Bezeichnung für die Bildschirmformate zur Eingabe von Rechnungen, Zahlungen, Sach- und Bereichsbuchungen. Auf diesen Bildschirmformaten erfolgt die Erfassung der wichtigsten Informationen für eine Buchung. Gegebenenfalls notwendige Ergänzungen werden in Folgebildschirmformaten eingegeben.

Heimatwährung

Bei der Installation festgelegtes Kurz-Kennzeichen für die Bezeichnung der Währung der Buchhaltung. Jedes verwendete Währungskennzeichen, das davon abweicht, bewirkt, dass die Eingabe einer Fremdwährungsbuchung erwartet wird.

Hilfetexte

Kurzinformationen zur Erklärung der Eingabefelder und der Funktionsweise der Bildschirmformate. Die Hilfetexte werden durch Drücken der Taste Bedienerhilfe angezeigt. Der angezeigte Text ist von der momentanen Position des Positionsanzeigers (Cursors) abhängig. Der Hilfetext enthält kurze Erklärungen über die Bedeutung des Feldes sowie eine Aufstellung der erlaubten Codes.

Hintergrundarbeiten

Funktionen bzw. Programme, die ohne unmittelbare Steuerung durch den Benutzer vom System ausgeführt werden. Der Sachbearbeiter kann somit am Bildschirm weiterarbeiten und ist in seiner Arbeitsausführung nicht durch Tätigkeiten des Systems behindert.

Historienbereich

Anzeigebereich im oberen Bildschirmteil von Bildschirmformaten zur Eingabe von Buchungen. In dem Bereich werden die jeweils letzten drei bearbeiteten Buchungen zur Kontrolle angezeigt. Die Anzeige bedeutet nicht, dass die Buchungen verbucht wurden, da das Verbuchen auf den Konten von einer nachgelagert ablaufenden Funktion ohne Eingriffsmöglichkeit durch den Sachbearbeiter durchgeführt wird.

IKR

Industriekontenrahmen; Richtlinienkontenrahmen für die BRD zum Aufbau eines Nummerierungs- und Klassifikationsschemas zur Vergabe von Kontonummern. Der IKR Kontenrahmen wird in der Auslieferungsversion BRD als funktionsfähiger Datenbestand (Sachkonten) mitgeliefert.

Identifikationsbegriff

Kurzbegriff zum Abruf bestimmter Daten (auch 'Schlüssel'). Der Identifikationsbegriff bezeichnet jeweils eindeutig bestimmte, zusammengehörige und gemeinsam gespeicherte Informationen.

Jahresbezeichnung

Die Jahresbezeichnung definiert den Namen eines Geschäftsjahres. Die Jahresbezeichnung wird intern in Geschäftsjahren umgesetzt.

Jobsteueranweisung

Vom Systementwickler/Programmierer in besonderen Dateien erstellte Befehlsfolgen zur Durchführung bestimmter Funktionen. Mit Hilfe der Anweisungen wird die Systemumgebung für ein auszuführendes Programm definiert (z. B. welche Dateien benutzt werden).

KIS

Abkürzung für 'Kosteninformationssystem'. Das Kosteninformationssystem ist ein kostenpflichtiges Zusatzprogramm der DKS-Finanzdatenbank für die Führung einer Kostenstellenrechnung. Es beinhaltet Musterauswertungen für das Finanzinformationssystem und bietet die Möglichkeit, Umlagebuchungen für Bereichskonten durchzuführen.

Komprimieren

Zusammenfassung mehrerer gleichartiger Buchungen zu einer einzigen 'verdichteten' Buchung. In der DKS-Finanzdatenbank können Sach- und Bereichsbuchungen zusammengefasst werden. Nach dem Komprimieren werden die Einzelbuchungen gelöscht, sodass Speicherplatz frei wird.

Komprimierte Auswertung

Begriff im Rahmen des Finanzinformationssystems bei der Erstellung von Auswahlauswertungen. Die komprimierte Auswertung enthält eine Auswertung mit den Gesamtsummen über alle Teilauswertungen (Beispiel: Teilauswertungen mit Umsätzen je Kostenstelle, komprimierte Auswertung als Auswertung über alle Kostenstellen). Die Ausgabe der komprimierten Auswertung wird über ein Kennzeichen bei den Auswertungsleitdaten gesteuert.

Konsolidierung

Erstellen von Auswertungen des Finanzinformationssystems über mehrere Firmen und/oder Buchhaltungen. Eine Konsolidierung ist nur bei entsprechender Installation mehrerer Firmen oder Buchhaltungen möglich. Die Angabe der zusammenzurechnenden Firmen erfolgt beim Abruf der Auswertungen auf einem eigenen Bildschirmformat, wenn zuvor in den Leitdaten das Kennzeichen zur Konsolidierung eingegeben wird.

Kontoart

Kennzeichen zur Klassifizierung der Konten der DKS-Finanzdatenbank Zu unterscheiden sind Debitoren-, Kreditoren-, Sach- und Bereichskonten und ihre zugehörigen Kontoarten (siehe 'Kontoidentifikation').

Kontobewegungen

Kontobewegungen sind Buchungssätze auf Konten. Die eigentlichen Kontobewegungen werden durch die Verbuchungsfunktion nach der Belegerfassung erzeugt und können daher erst nach einer bestimmten Zeit nach der Erfassung abgerufen werden.

Kontogruppe

Zusammenfassung von Konten unter einem gemeinsamen Gliederungsbegriff im Rahmen der Funktionen des Finanzinformationssystems. Kontogruppen bestehen aus beliebigen Einzelkonten oder Kontobereichen (von-Konto, bis-Konto). Sie können zur späteren Verwendung in beliebigen Auswertungen vorweg definiert, oder direkt je Auswertungszeile angelegt werden.

Kontoidentifikation

Die Kontoidentifikation identifiziert ein Konto mit einem eindeutigen (nicht unbedingt numerischen) Begriff und besteht aus:

1. Kontoart: Art eines Kontos innerhalb der Klassifizierungsmöglichkeiten des Anwendungspaketes

1

Debitorenkonto

2

Kreditorenkonto

3

Sachkonto

A-Z

Bereichskonto

2. Kontonummer: identifiziert ein Konto (Debitor, Kreditor, Bereichs- oder Sachkonto) als Identifikationsbegriff. Bei der Erfassung bzw. Prüfung muss eine eingegebene Kontonummer gültig, d. h. das entsprechende Konto muss angelegt und darf nicht gesperrt sein.

Kontrollsumme

Die Kontrollsumme wird bei der Eröffnung eines Belegblocks erfasst und ermöglicht die Vollständigkeit bzw. die Richtigkeit der erfassten Beträge aller Buchungen eines Belegblocks zu kontrollieren. Die Eingabe einer Kontrollsumme pro Belegblock ist nicht pflichtig, d. h. es können auch Belegblöcke ohne Kontrollsumme verarbeitet werden.

Kopie

Anzahl der jeweils ausgegebenen Exemplare einer Listauswertung. Die Kopien werden je Listabruf bei der Auswahl der Abrufkriterien festgelegt. 

Korrekturbuchung

Buchung zum Rückgängigmachen falsch erfasster Buchungen. Da das nachträgliche Löschen bereits erfasster Buchungen im Sinne der Ordnungsmäßigkeit der Buchhaltung nicht zulässig ist, kann eine nachträgliche Saldokorrektur nur durch die Eingabe entsprechender Buchungen erfolgen. Wegen der umfangreichen Möglichkeiten für die Erzeugung automatischer Buchungen wird empfohlen, die falsche Buchung mit negativem Vorzeichen zu wiederholen, und danach die richtige Buchung einzugeben.

Kosteninformationssystem

siehe 'KIS'

Kursdifferenz

Betragsmäßige Differenz bei der Umrechnung von Fremdwährungsposten in Heimatwährung, die zwischen den Zeitpunkten des Einbuchens und dem Ausgleich einer Rechnung entsteht. Die Kursdifferenz wird beim Ausgleich von Fremdwährungsposten automatisch ermittelt und verbucht.

Leitdaten

Die Leitdaten enthalten bei Auswertungen des Finanzinformationssystems grundlegende Angaben über die Form und den Inhalt der zu erstellenden Auswertungen. Die wichtigsten Angaben sind Auswertungsvariante und Auswertungsart; sie legen die zeitliche Abgrenzung und den Spaltenaufbau einer Auswertung fest. Weiters besteht eine Reihe von Wahlmöglichkeiten zur Ausgabe bestimmter Informationen (z. B. Ausgabe von Einzelkonten, Ausgabe von Summenzeilen, Erstellen der Auswertung über mehrere Firmen etc.) in einer Auswertung. Die Leitdaten können beim Auswertungsabruf den jeweiligen Wünschen angepasst werden.

Listbild

Allgemeines Aussehen und Form einer Liste; das Listbild der Auswertungen des Finanzinformationssystems kann nach vorbestimmten Regeln individuell gestaltet werden. Bei allen sonstigen Listen ist keine Änderungsmöglichkeit gegeben.

Listen

Auswertungen, die auf Drucker ausgegeben werden.

Listenbestimmungen

Firmenstammdaten zur Definition des Formates von Listausgaben am Drucker. Es wird u.a. die Druckdichte, das Papierformat und die Formularart festgelegt. Wenn erwünscht, kann auch der Listentitel abgeändert werden.

Listennummer

Fortlaufende Nummer zur technischen Kennzeichnung von Listen. Die Listennummer wird am Listenfuß (letzte Zeile einer Seite) ausgedruckt. Sie wird für die Wartung der Listbestimmungen benötigt (Identifikationsbegriff).

Löschkennzeichen

Das Löschkennzeichen gibt bei einem Datensatz an, ob der betreffende Satz bei der nächsten Datenreorganisation gelöscht werden soll. Der Datensatz wird durch Setzen des Löschkennzeichens nicht unmittelbar aus dem System entfernt und kann vor Durchführen der Reorganisation wie jeder andere Datensatz gewartet werden.

Mahnsperre

Eine Mahnsperre kann bei Ausgangsrechnungen angegeben werden, um diese Rechnung vom Mahnwesen auszuschließen, oder bei Kunden angegeben werden um diese überhaupt nicht zu mahnen oder für Sie nur Kontoauszüge zu erstellen.

Mahnstufe

Kennzeichen für Offene Posten, das angibt, wie oft der OP auf einer Mahnung ausgegeben wurde. Mahnstufe '0' bedeutet, dass noch nicht gemahnt wurde, Mahnstufe 'M' bedeutet, dass der OP auf einer 'Meldung an den Rechtsanwalt' (nach Überschreiten der in den Firmenstammdaten festgelegten 'höchsten Mahnstufe') ausgegeben wurde.

Matchcode

In den Kontodaten eingetragener Suchbegriff zur Auswahl von Konten. Bei der Matchcodesuche wird auf Übereinstimmung des eingegebenen Suchbegriffes mit den Anfangsbuchstaben der in den Kontodaten stehenden Matchcode-Begriffe geprüft (Beispiel: alle Konten, deren Matchcode mit 'A' beginnt).

Menü

Auswahlbildschirm für den Aufruf der einzelnen Funktionen einer Anwendung. Die Menüauswahl erfolgt durch Eingabe des Zahlencodes für die angezeigten Menüpunkte. Der Funktionsaufruf kann entweder über Menüauswahl oder über Expertcode erfolgen.

Menüpunkt

Eine auf einem Menü angezeigte Auswahlmöglichkeit für die Durchführung einer bestimmten Arbeit. Über die Berechtigungsvergabe kann der Aufruf von bestimmten Menüpunkten für einen Benutzer gesperrt werden.

Mischkonto

Personenkonten für zweiseitige Geschäftsbeziehungen, bei denen der Kunde gleichzeitig Lieferant ist oder umgekehrt. Zunächst müssen Kreditorenkonto und Debitorenkonto angelegt werden. Danach erfolgt in den Kontodaten die Eintragung des jeweils verknüpften Kontos. Mischkontoverbindungen können beim Ausziffern Offener Posten und im automatischen Zahlwesen berücksichtigt werden.

Musterdaten

Musterdaten sind Vorschlagswerte von Firmenstammdaten oder Kontodaten. Sie werden bei der Neuerfassung von Stammdaten angezeigt und vermindern damit den Erfassungsaufwand für den Sachbearbeiter. Im weiteren Sinne wird der Begriff auch für den mitgelieferten Datenbestand der DKS-Finanzdatenbank verwendet, der dazu dient, dass unmittelbar nach der Installation mit dem Buchen begonnen werden kann (Sachkonten lt. vorgegebenem Kontenrahmen sowie Firmenstammdaten für das Buchen).

MZA (Maschineller Zahlungsausgang)

Kostenplichtiges Zusatzprogramm zur automatischen Abwicklung von Ausgangszahlungen für Offene Posten von Lieferanten im Rahmen der DKS-Finanzdatenbank

Nachziehen

Funktion bei der Erfassung von Buchungen, die es ermöglicht, dass einmal eingegebene Daten bei fortlaufender Eingabe mehrerer Belege am Bildschirm erhalten bleiben. Das Nachziehen wird über die Daten zur Feldsteuerung im Firmenstamm für jedes Eingabefeld gesondert festgelegt.

Nettofälligkeit

Ablauf der Zahlungsfrist für offene Rechnungen. Die Nettofälligkeit ist mit der endgültigen Fälligkeit gleichzusetzen. Sie wird vom System mit Hilfe der Zahlungskonditionen ab Beleg- oder Valutadatum ermittelt. Für die Nettofälligkeit ist das Feld 'Nettotage' relevant.

Nettoperiode

Die Nettoperiode definiert innerhalb der Buchhaltung einen Zeitraum (von Datum bis Datum), der es ermöglicht, die Nettoumsätze bestimmten Zeitabschnitten zuzuordnen. Die Zeitabschnitte werden im Firmenstamm gesondert neben den Buchungsperioden definiert, d. h. der jeweilige Zeitabschnitt kann beliebig von den Buchungsperioden abweichen.

Nettoumsatz

Summe der Nettobeträge der für ein Personenkonto innerhalb des Zeitraums einer Nettoperiode erfassten Rechnungsbelege.

Neubewertung

Ermittlung des aktuellen Buchwertes von Fremdwährungsposten unter Berücksichtigung der jeweils gültigen Fremdwährungskurse. Die Differenz zwischen dem Wert bei Einbuchen der Rechnung, und dem Tageswert unter Berücksichtigung von Kursschwankungen, kann in der DKS-Finanzdatenbank automatisch verbucht werden.

Nummernkreis

Ziffernbereich zur Vergabe von Sachkontonummern. Im Anwendungspaket gibt es grundsätzlich keine fixen Nummernkreise und Kontoklassen. Für bestimmte Buchungsarten (Belegarten) kann eine Ziffernfolge vorgegeben werden, die die ersten Stellen der verwendeten Kontonummern festlegen. Im Finanzinformationssystem kann für die Erstellung von Kontoauswertungen eine beliebige Zuordnung von Konten zu Kontogruppen erfolgen; damit ist auch hier keinerlei fixe Vorgabe gegeben.

Objektberechtigung

Als Objekte werden alle auf Platte stehenden Eintragungen einer Anwendung bezeichnet. Hinsichtlich des Inhaltes können die Objekte in Programme, Programmsteueranweisungen (OCL) und Datenbestände gegliedert werden. Die Objekte, mit denen in der DKS-Finanzdatenbank gearbeitet wird, müssen als Eigentümer 'ADS' aufweisen. Die Eintragung dieses Namens wird einerseits durch das Installationsprogramm und andererseits durch die Voraussetzungen für die Benutzerprofile sichergestellt. Objekte, die von anderen Anwendungen übergeben werden, müssen ebenfalls diesen Umstand berücksichtigen. Dies betrifft besonders die Schnittstellendateien S7 und K9.

OP-Ausgleich

Besondere Funktion beim Erfassen von Buchungen; es werden dabei Zahlungsbuchungen erfasst, ohne dass tatsächlich reale Zahlungsvorgänge als Grundlage der Buchung dienen. Die Funktion wird zum Ausgleich bzw. zur Gegenverrechnung von Gutschriften und Forderungen auf einem Konto verwendet, wenn der Gesamtsaldo aller Einzelbuchungen den Wert null ergibt.

Offene Periode

Eine Buchungsperiode, für die Buchungen erfasst werden dürfen. Als 'offen' werden alle Buchungsperioden geführt, die nicht ausdrücklich durch das Abschlusskennzeichen 'G' gesperrt sind. Bei regelmäßiger Durchführung der Periodenabschlüsse sind somit alle Buchungsperioden beginnend mit jener Buchungsperiode, die vor der aktuellen Periode liegt, als 'gesperrt' zu betrachten.

Offene Posten

Die durch Rechnungsbuchungen entstandenen Außenstände auf Personenkonten und OP-führenden Sachkonten. Beim Erfassen von Buchungen wird je Buchungsbeleg ein (und nur ein) Offener Posten gebildet. Sie bleiben bis zu ihrem Ausgleich durch Zahlungsbuchungen im System und sind die Basisdaten für das Mahnwesen und den automatischen Zahlungsverkehr. Die Daten der Offenen Posten werden in einer eigenen Datei geführt. Im Text des Handbuches erfolgt zumeist eine Abkürzung des Begriffes durch 'OP'.

Offene Posten Geschichte

Besondere Anzeigeform im Rahmen der OP-Abfrage zur Darstellung aller Buchungen, die den momentanen Stand eines Offenen Postens herbeigeführt haben.

Offene Posten-Laufnummer

Dreistellige, zusätzlich zur Belegnummer geführte, fortlaufende Nummer der Belegidentifikation. Die Laufnummer wird automatisch vom System vergeben, wenn mehrere Rechnungen mit der gleichen Belegnummer erfasst werden. Im Normalfall, d. h. wenn jeder erfasste Beleg eine eigene Belegnummer hat, bleibt die Laufnummer 0 und wird bei den verschiedenen Anzeigefunktionen für Offene Posten nicht berücksichtigt. Die Laufnummer ist aber immer ein Bestandteil der Identifikation (Schlüssel) eines OP.

Offene Posten-Zuordnung

Bei Buchungen, die den offenen Betrag von Offenen Posten verändern, gibt die OP-Zuordnung an, welcher OP durch die jeweilige Buchung angesprochen wird. Innerhalb eines Buchungsbeleges können auch mehrere OP-Zuordnungen getroffen werden (Sammelzahlungen).

OP-führendes Sachkonto

Sachkonto zur Verwaltung von Offenen Posten. Offene Posten werden nur dann für ein Sachkonto verwaltet, wenn dies durch ein Kennzeichen in den Kontodaten gesondert festgesetzt wurde. Dabei kann angegeben werden, ob das Konto gleichsam als 'Debitorenkonto' oder als 'Kreditorenkonto' zu führen ist.

Ordnungsbegriff

Bei den Kontodaten geführtes Datenfeld, dessen Inhalt eine gezielte Listauswertung nach dem jeweiligen Begriff ermöglicht. Der Ordnungsbegriff kann alternativ zur Auswahl nach Kontonummer verwendet werden.

Ordnungsmäßigkeit

Die durch die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung sowie durch steuerrechtliche Vorschriften festgelegten Regeln zur Einhaltung der Aufzeichnungspflichten im Rahmen der Buchhaltung. Im Rahmen einer EDV-unterstützten Buchhaltung liegt der Ansatzpunkt für die Gewährleistung der Ordnungsmäßigkeit auf dem Prinzip der Datenintegrität, d. h. es muss jederzeit gewährleistet sein, dass keine Daten 'unsichtbar' im System geführt werden und dass ein Löschen von Daten nur dann erfolgt, wenn die entsprechenden Aufzeichnungen darüber geführt werden.

Periodenabschluss

Funktionsbereich für die automatische Durchführung aller beim Übergang von einer Buchungsperiode zur nächsten notwendigen Arbeitsschritte. Der Periodenabschluss während des laufenden Geschäftsjahres bewirkt eine Buchungssperre für jene Periode, die vor der jeweils abgeschlossenen Periode liegt.

Periodenauswertung

Auswertungsvariante für Auswertungen des Finanzinformationssystems, bei der die Umsätze in Form von 'Anfangsbestand', 'Soll', 'Haben', Saldo Soll-Haben und Endbestand für einen bestimmten Periodenbereich dargestellt werden. Der Periodenbereich ist beliebig im Rahmen der in den Firmenstammdaten geführten Periodendaten festlegbar.

Periodendatum

Ein beim Eröffnen eines Belegblockes für alle im Belegblock erfassten Buchungen anzugebendes Datum, das die Zuordnung der durch die Buchungsbelege entstandenen Umsätze zu den Buchungs- und Nettoperioden bestimmt. Zu beachten ist, dass ausschließlich das Periodendatum für die Abgrenzung der Umsätze entscheidend ist. Weder das Buchungsdatum noch das Belegdatum sind in diesem Zusammenhang von Bedeutung. Das Periodendatum ist somit auch das Kriterium zur Überprüfung in Hinblick darauf, ob Buchungen für eine gesperrte Periode erfasst werden oder nicht.

Periodenumsatz

Summe der Bruttoumsätze innerhalb einer bestimmten Periode. Die Umsätze werden im Anwendungspaket nach Brutto- und Nettoumsätzen und Landes- oder Fremdwährungsumsätzen sowie nach Soll und Haben getrennt geführt. Die Periodenbereiche sind über die Firmenstammdaten beliebig festgelegt und entsprechen daher nicht automatisch den Monatsumsätzen.

Periodenvergleich

Auswertungsvarianten für Auswertungen des Finanzinformationssystems, bei der die Umsätze für jeweils zwei beliebig festgelegte Zeiträume miteinander verglichen werden und die absoluten und prozentmäßigen Abweichungen ermittelt und ausgedruckt werden.

Periodische Auswertung

Auswertungen des Finanzinformationssystems, die für einen definierten Zeitraum mit Anfangs- und Enddatum die Umsatzwerte ermitteln. Die Datumsgrenzen stimmen mit dem im Firmenstamm festgelegten Anfangs- oder Endterminen für die Perioden überein.

Personenkonto

Kontodaten zur Verwaltung von Forderungen- und Verbindlichkeiten für Kunden und Lieferanten. In der DKS-Finanzdatenbank ist den Personenkonten eine jeweils fixe Kontoart, '1'für Debitoren und '2' für Kreditoren zugeordnet.

Programmversion

Entwicklungsstand der jeweils ausgelieferten Funktionen der DKS-Finanzdatenbank Da von Zeit zu Zeit bestimmten Anpassungen in den ausgelieferten Programmen notwendig werden, muss der Anwender darauf achten, die jeweils aktuellste Programmversion in seiner Anwenderbibliothek zu führen. Die Programmversion ist im Menü INSTALLATION über einen gesonderten Menüpunkt abzufragen. Das Einspielen der bei Wartungsverträgen automatisch übersendeten Programmänderungen liegt im Bereich des Systemverantwortlichen.

Rechnungszusatz

Besonderes Eingabeformat bei der Erfassung von Buchungsbelegen für Rechnungen. Die Rechnungszusätze enthalten Daten, die bei der Erfassung der meisten Rechnungen nicht eingegeben werden müssen, bzw. automatisch aus den Kontodaten übernommen werden (z. B. Zahlungskonditionen). Wenn notwendig, kann bei der Erfassung der Rechnungsdaten durch einen besonderen Code zur Erfassung der Rechnungszusätze verzweigt werden.

Reorganisation

Löschen bestimmter Datensätze aus den Datenbeständen.

Restausbuchen

Buchungsvorgang im Rahmen der Erfassung von Zahlungsbuchungen, bei dem der Offene Restbetrag eines Posten nicht durch einen Zahlungsvorgang oder durch Anrechnung einer Gutschrift, sondern durch eine eigene Sachbuchung (Schadensfall etc.) ausgeglichen wird.

Rücksicherung

Rückspielen gesicherter Daten vom Sicherungsmedium auf das System. Eine Rücksicherung ist erforderlich, wenn Daten unvorhergesehen gelöscht oder zerstört werden. Bei der Rücksicherung erfolgt ausschließlich ein Kopieren der Daten vom Sicherungsmedium auf Platte. Die nach Erstellen der Sicherungsdaten in die Plattendateien erfassten Daten gehen dabei verloren und müssen gegebenenfalls nacherfasst werden.

Rückverzweigen

Wenn zum Ausführen einer Funktion mehrere Bildschirmformate verwendet werden, bedeutet 'Rückverzweigen' die Anzeige des jeweils vor der Durchführung der momentanen Arbeit angezeigten Bildschirmformates (z. B. Rückverzweigen zur Selektion der am Bildschirm anzuzeigenden Daten bei den Funktionen 'Kontoanzeige', 'OP-Anzeige' und 'Journalanzeige').

Sachbearbeiterkennzeichen

Das im Rahmen der Installation festgelegte Kennzeichen für einen Anwender zur Durchführung von Arbeiten im Anwendungspaket. Über das Sachbearbeiterkennzeichen werden die Informationen zur Berechtigung für die Durchführung bestimmter Arbeiten gespeichert. Das Sachbearbeiterkennzeichen wird innerhalb der Buchhaltung in allen Datenbeständen verwaltet und gibt jeweils an, welcher Sachbearbeiter die entsprechende Erfassung (Kontoneuanlage, Buchungen, usw.) durchgeführt hat.

Saldendrehung

Saldendrehung bedeutet, dass der aufgrund der Kontoumsätze ermittelte Saldo eines Kontos nicht dem in der Buchhaltung erwarteten Saldo entspricht. Die Saldendrehung wird im Finanzinformationssystem beim Erstellen von Auswertungen als Sonderfunktion berücksichtigt. Wenn der tatsächliche Saldo eines Kontos oder einer Kontogruppe nicht dem erwarteten Saldo entspricht, kann der Saldowert einer anderen Position zugeordnet werden (z. B. Ausweis der Bankkonten unter 'Bankforderungen' oder 'Bankverbindlichkeiten' je nach Saldowert).

Saldo

Fortlaufender, unter Berücksichtigung von Soll- und Habenumsätzen ermittelter Umsatzwert für ein Konto. Der Gesamtsaldo errechnet sich über die je Periode und Soll/Haben getrennt geführten Kontoumsatzdaten.

Sammelbeleg

Buchungsbeleg für Zahlungsbuchungen, durch den mehrere Offene Posten gleichzeitig zum Ausgleich gelangen.

Sammelkonto

Durch ein besonderes Kennzeichen (Feld Kontotyp) gekennzeichnetes Sachkonto, das im Hauptbuch zur Verbuchung der Umsätze von Personenkonten herangezogen wird (Konto 'Forderungen' oder 'Verbindlichkeiten').Zu unterscheiden sind Sammelkonten für 'normale' Rechnungen, und Sammelkonten für Anzahlungen.

Satzbeschreibung

Beschreibung des Aufbaues und der Struktur der verwendeten Datenbestände. Die Satzbeschreibungen umfassen die Aufzählung der in den Dateien verwendeten Datenfelder, ihre Bedeutung und die jeweils erlaubten Wertebereiche. Im Handbuch sind bewusst nicht alle Satzbeschreibungen enthalten, sondern nur jene, die den Dateninhalt von Dateien erklären, die dem Anwender als Schnittstelle für eigene Programme oder für die Überleitung von Daten zugängig sind.

Selektion

Auswahl von Daten. In der DKS-Finanzdatenbank kann der Anwender die anzuzeigenden oder auf Liste auszudruckenden Daten jeweils auf einem eigenen Bildschirmformat auswählen. Für die Bildschirmanzeige sind die Selektionskriterien ein Startpunkt, ab dem geblättert werden kann. Für die Listauswahl von Daten wird die Selektion auf einem eigenen Deckblatt jeder Liste dokumentiert. Für die Beurteilung der Vollständigkeit der auf Liste ausgedruckten Daten ist daher immer das Deckblatt zu beachten.

Sicherheitsklasse

Klassenkriterium zur Unterteilung der Konten nach dem Gesichtspunkt der Zugriffsberechtigung. Für jedes Konto und jeden Sachbearbeiter kann eine Sicherheitsklasse von 1 bis 9 festgelegt werden. Sachbearbeiter mit einer 'niedrigeren' Sicherheitsklasse dürfen keine Arbeiten mit einem Konto höherer Sicherheitsklasse durchführen. '1' ist die jeweils höchste Sicherheitsklasse und '9' die niedrigste.

Sicherungskopien

Bezeichnung für die mit Anwendungsdaten beschriebenen Sicherungsmedien. Beim Sichern von Daten werden diese vom Plattenbereich auf das Sicherungsmedium kopiert.

Skontofälligkeit

Die aufgrund der Zahlungskonditionen ermittelten Termine für die Inanspruchnahme von Skontoabzügen beim Ausgleich von Offenen Posten. Im Anwendungspaket können für einen Posten jeweils zwei verschiedene Skontotermine mit unterschiedlichen Skontoprozentsätzen geführt werden.

Skontotoleranz

In Form eines Prozentsatzes oder Absolutwertes angegebene Toleranz zur Überprüfung der maximal zulässigen Abweichung der eingegebenen Skontobeträge zu den mit Hilfe der gespeicherten Zahlungskonditionen als 'richtig' ermittelten Skontobeträgen.

Soll-/Haben-Kennzeichen

Beim Buchen verwendetes Kennzeichen zur Angabe, auf welche Kontoseite der eingegebene Buchungsbetrag verbucht werden soll. Die 'Kontoseite' entspricht der Zuordnung eines Buchungsbetrages zu den getrennt geführten Umsatzwerten. Das Soll-Haben Kennzeichen wird beim Buchen automatisch aus den Belegartdaten vorgeschlagen, und bei der Eingabe von Splitbuchungen bei Teilbuchungen automatisch umgekehrt zum Soll-/Haben-Kennzeichen der Führungsbuchung angezeigt. Das angezeigte Kennzeichen ist ein Vorschlagswert, der jederzeit abgeändert werden kann, z. B. wenn innerhalb eines Beleges hintereinander mehrere Buchungen mit gleichem Soll-/Haben-Kennzeichen eingegeben werden sollen.

Sortierfeld

Datenfeld innerhalb eines Datenbereiches, das für die Sortierung der auszugebenden Werte herangezogen wird. In bestimmten Fällen kann das Sortierfeld bei der Eingabe von Auswahlkriterien gesondert angegeben werden (z. B. Sortierung nach 'Kontonummer' oder nach 'Matchcode').

Sortierung

Reihenfolge, in der die abgespeicherten Daten auf Liste ausgegeben oder am Bildschirm angezeigt werden. Bei der Listausgabe wird die vom Entwickler vorgegebene Sortierfolge im Fußteil einer Liste ausgedruckt (nur bei Listen mit fixer Sortierfolge, nicht bei Listen mit Sortierauswahl).

Spaltenbestimmungen

Regeln zur Angabe über den Spaltenaufbau von 'Freien Auswertungen' des Finanzinformationssystems. Je Spalte werden dabei die zeitliche Abgrenzung und die Ermittlungsart der Umsätze festgelegt.

Splitbuchungen

Teilbuchungen zur gesonderten Erfassung von Teilpositionen eines Buchungsbeleges. Die Summe aller Splitbuchungen muss zusammen mit den automatisch ermittelten Steuerbuchungsbeträgen gleich groß sein, wie die durch die erste Buchung eines Buchungsbeleges vorgegebene Belegsumme.

Stammdaten

In der DKS-Finanzdatenbank gelten die Firmenstammdaten, die Kontodaten und die Bankstammdaten als 'Stammdaten'. Die genannten Datenbereiche bilden die Informationsbasis für die Durchführung aller Funktionen des Anwendungspaketes. Sie steuern den jeweiligen Ablauf der Durchführung (Erfassung von Buchungen, Ermittlung von Mahnungen, Ermittlung von Fälligkeiten etc.) und bestimmen das Ergebnis.

Stammlisten

Listen zum Ausdruck der gespeicherten Stammdaten. Die Stammlisten geben einen jeweils umfassenden Einblick in alle Datenfelder der ausgedruckten Stammdatei, und sind damit ein wirksames Instrument zur Dokumentation der Ordnungsmäßigkeit der Abläufe im Rahmen der DKS-Finanzdatenbank.

Standardbereichskonto

Ein bei den Kontodaten von Sachkonten festgelegtes Bereichskonto, das zum Erstellen von automatischen Bereichsbuchungen für alle Buchungsbewegungen auf das Konto herangezogen wird. Der Buchungsbetrag auf das Konto wird automatisch in voller Höhe auf das Bereichskonto gebucht. Eine mögliche Anwendung ist die Zuordnung von Kostenarten (Bereichskonto) zu bestimmten Aufwandskonten der Finanzbuchhaltung.

Standardkonto

Ein Standardkonto kann wahlweise bei den Feldsteuerungen der Belegartdaten für Konto und Gegenkonto festgelegt werden, um für die Buchungserfassung Vorgabewerte zu definieren. Wird das Standardkonto vollständig vorgegeben, so kann der Anwender nur dieses Konto bei der Eingabe der Buchung verwenden. Anderseits kann durch Angabe der ersten Stellen nur die einzuhaltende Kontenklasse vorgegeben werden.

Standardtext

Standardmäßig in einen Buchungssatz eingetragener Buchungstext.

Stapelübernahme

Übernahme von Buchungen aus einem vorgelagerten Arbeitsgebiet in das Buchungssystem der DKS-Finanzdatenbank. Die Übernahme erfolgt aus einer vordefinierten Schnittstellendatei (Dateiname 'S7') nach den gleichen Regeln wie bei der manuellen Erfassung von Buchungen. Besonders sind alle durch die Belegartdaten definierten Regeln auch bei der Stapelübernahme zu beachten.

Steuer kumuliert

Spezialausdruck im Rahmen der Definition zur Ermittlung der Steuerbeträge und Steuerbuchungen. Von kumulierten Steuern wird dann gesprochen, wenn durch die Angabe eines Steuercodes mehrere Steuern gleichzeitig errechnet und verbucht werden, und die Steuerbasis einer Steuer nicht nur vom Nettobuchungsbetrag, sondern auch von zuvor ermittelten Steuern abhängig ist.

Steuer zugeordnete

Bei den Steuerdaten eingetragener Steuercode zum Verweis auf die Steuerdaten einer anderen Steuer für die Ermittlung von kumulierten Steuern.

Steuerabzug

Funktion bei der automatischen Ermittlung von Steuerbeträgen, durch die bei der Berechnung, abhängig von der Höhe der Steuerbasis, ein bestimmter Abzugsbetrag automatisch berücksichtigt werden kann.

Steuerbasis

Betragswert zur Anwendung des Steueransatzes bei der automatischen Berechnung von Steuerbeträgen. Die Steuerbasis kann in der DKS-Finanzdatenbank nicht nur der Buchungsbetrag sein, sondern sie kann gesondert bei der Erfassung von Buchungen eingegeben werden. Damit kann die Steuer eventuell auch auf Mengenangaben oder auf einen beliebigen anderen Wert bezogen werden. Als in der Praxis häufig eintretender Fall wird auf die in Österreich geltende Vorschrift zur Ermittlung der Einfuhrumsatzsteuer auf Basis der Zollwertkurse verwiesen.

Steuerberechnung

Automatische Ermittlung des Steuerbetrages aufgrund der Angabe des Steuercodes bei der Erfassung von Buchungen. Die Angaben zur Berechnung der Steuerbeträge sind in den Firmenstammdaten abgespeichert. Die wichtigsten Informationen sind Steuerbasis, Steuerberechnungsart und Steueransatz. Für den Sachbearbeiter erfolgt die Berechnung der Steuer 'unsichtbar' im Hintergrund. Wenn Zweifel darüber bestehen, ob der auf einer Rechnung ausgewiesene Steuerbetrag mit dem 'richtig' ermittelten Steuerbetrag übereinstimmt, kann beim Erfassen einer Buchung durch Drücken der Taste F11 unmittelbar der 'richtige' Steuerbetrag in das entsprechende Eingabefeld gestellt werden. Zu beachten ist allerdings, dass der am Beleg ausgewiesene Steuerbetrag unbedingt zu verbuchen ist. Aus diesem Grund kann neben der automatischen Errechnung eine manuelle Eingabe des Steuerbetrages erfolgen.

Steuerberechnungsart

Die Steuerberechnungsart bestimmt bei der automatischen Ermittlung von Steuern, wie der Steuerbetrag aus der Steuerbasis errechnet wird. Als grundsätzliche Möglichkeit kann angegeben werden, ob der Basiswert zur Steuerermittlung inklusive oder exklusive der Steuer aufzufassen ist ('auf hundert' oder 'in hundert'). Weitere Möglichkeiten sind Steuerermittlung ohne Steuerbasis oder Steuerermittlung 'minus von Hundert'.

Steuerbuchung

Automatisch aufgrund des Steuercodes erstellte Buchungen zur Verbuchung des Steuerbetrages. Die Konten, auf die gebucht wird, sind in den Steuerdaten festgelegt. Ebenso ist festgelegt, ob die Steuer auf ein Steuerwartekonto oder auf das richtige Steuerkonto gebucht wird (vereinnahmte oder vereinbarte Steuer). Die Steuerbuchungen werden sowohl bei der Rechnungserfassung, als auch beim Ausgleich von Offenen Posten bei Skonto- oder Preisnachlässen, automatisch erstellt.

Steuercode

Der Steuercode bestimmt in einer Buchung die Steuerart und den Steueransatzcode und definiert somit Steuerabrechnungsart und Steueransatz. Ein Steuercode muss immer gültig, d. h. im Firmenstamm angelegt sein.

Je nach Belegart ist der Steuercode pflichtig bzw. nicht pflichtig oder es muss ein bestimmter Steuercode erfasst werden. Bei Fremdwährungsbuchungen gilt als Default-Wert Umsatzsteuer mit 0 %.

Steuerkette

Definition von mehreren gleichzeitig für einen Buchungsbeleg zu ermittelnden Steuern. Die Steuerdaten der ersten Steuer werden durch den beim Erfassen der Buchung angegebenen Steuercode definiert. Der Verweis zur jeweils nächsten Steuerdefinition erfolgt über ein besonderes Feld, 'Steuercode.zug.' bei den Steuerdaten. Die einzelnen Steuern einer Steuerkette werden beim Verbuchen auf den Konten nacheinander berechnet und entsprechend den Angaben bei den Steuerdaten verbucht.

Steuerkonto

Über die Kontostammdaten durch einen besonderen Kontotyp 'ST' gekennzeichnete Sachkonten, die zur automatischen Verbuchung von Steuerbeträgen herangezogen werden. In den Steuerdaten ist für jeden Steuercode eine Eintragung des heranzuziehenden Steuerkontos gegeben. Bei vereinnahmten Steuern werden zwei Steuerkonten benötigt: ein Steuerwartekonto sowie das tatsächliche Steuerkonto. Das Steuerwartekonto dient zur zwischenzeitlichen Aufnahme der Steuerbeträge zwischen den Zeitpunkten der Rechnungsbuchung und der Zahlungsbuchung.

Steuerrückbuchung

Automatisch erstellte Steuerkorrekturbuchung, die bei Zahlungen infolge der Verringerung der Entgeltbasis, z. B. durch Inanspruchnahme von Skontobeträgen entstehen. Die Steuerrückbuchungen erfolgen anteilig aufgrund der bei der Rechnung ermittelten bzw. verbuchten Steuerbeträge.

Steuertoleranz

Der Steuertoleranzbetrag kann im Firmenstamm angegeben werden, um bei Steuerbuchungen mit vorgegebenem Steuerbetrag, einen betragsmäßigen Toleranzwert (maximale Abweichung) zu dem anhand des Steuercodes ermittelten Steuerbetrag festzulegen. Der Steuertoleranz-Prozentsatz kann im Firmenstamm angegeben werden, um bei Steuerbuchungen mit vorgegebenem Steuerbetrag einen prozentmäßigen Toleranzwert (maximale Abweichung) zu dem anhand des Steuercodes ermittelten Steuerbetrag festzulegen.

Steuerwartekonto

Zwischenkonto zur Aufnahme von Steuern, die nach dem vereinnahmten Steuerprinzip ermittelt und verbucht werden. Das Zwischenkonto wird beim Verbuchen der Rechnung belastet. Beim Verbuchen der Zahlung erfolgt ein automatisches Umbuchen vom Zwischenkonto auf das 'echte' Steuerkonto. Beide Konten müssen in den Steuerdaten eingetragen werden und den Kontotyp 'ST' aufweisen.

Steuer vereinbart/vereinnahmt

Vereinbarte Steuern sind solche, bei denen die Verpflichtung zum Abführen der Steuerbeträge bereits beim Ausstellen der Rechnung entsteht. Im Falle der vereinnahmten Steuern entsteht die Steuerschuld erst bei Zahlung der Rechnung.

Stichtagsauswertungen

Auswertungen des Finanzinformationssystems, bei denen die gezeigten Saldowerte kumuliert bis zu einem bestimmten Stichtag ermittelt werden. Für das Erstellen solcher Auswertungen wird lediglich eine zeitliche Obergrenze (Nummer einer definierten Buchungsperiode) für die Saldoermittlung angegeben.

Summenblatt

Bei bestimmten Listauswertungen am Ende der Liste ausgegebenen Gesamtübersicht bzw. Kurzzusammenfassung für einzelne Betrags- bzw. Umsatzwerte.

System

Kurzbezeichnung für die Gesamtheit aller bei der Verwendung eines Anwendungspaketes verfügbaren Funktionen. Die Bestandteile des Systems sind somit die erforderliche Hardware, die Systemsteuerprogramme und das jeweils verwendete Anwendungspaket.

Systemverantwortlicher

Besonders gekennzeichnete Klasse von Benutzern, die zur Durchführung aller Arbeiten der DKS-Finanzdatenbank berechtigt sind. Beachten Sie bitte, dass der Begriff eine besondere Gültigkeit innerhalb des Anwendungspaketes besitzt und nicht automatisch auf das gesamte Computersystem bezogen werden darf.

Tagesabschluss

Funktion der DKS-Finanzdatenbank zur Bereinigung von intern nicht mehr benötigten Arbeitsdateien aus der Buchungserfassung sowie zum Ausdruck aller erforderlichen Aufzeichnungen der Buchhaltung. Die wichtigste Listauswertung ist das Tagesjournal, das in fortlaufender Reihenfolge alle Buchungen des Anwendungspaketes dokumentiert.

Teilausgleich

Zahlungsvorgang, bei dem nur ein Teil des für einen Offenen Posten offenen Betrags ausgeglichen wird, während der verbleibende Teil als Rest weiterhin offen ist. Beim Ausziffern von Offenen Posten erfolgt ein Teilausgleich durch Überschreiben des vorgeschlagenen (Gesamt-)Ausgleichsbetrages.

Teilbuchung

Einzelposition eines Buchungsbeleges, die bei der Erfassung von Buchungen gesondert eingegeben wird. Bei Rechnungen, Sach- und Bereichsbuchungen wird die Eingabe von Teilbuchungen immer dann erwartet, wenn bei der ersten Buchung eines Beleges kein Gegenkonto eingetragen wird. Bei Zahlungen entstehen Teilbuchungen dann, wenn die Betragssumme, mit der ein Offener Posten ausgeglichen wird, nicht mit dem Buchungsbetrag übereinstimmt.

Teilzahlung

Zahlungsbuchung, bei der nicht der gesamte offene Betrag eines OPs ausgeglichen wird.

Übergabedatei

Datei zur Bereitstellung von Daten in andere Anwendungspakete. Die DKS-Finanzdatenbank übergibt Daten für das Programmpaket COSTING (Dateien 'C4' und 'C5')

Übernahmedatei

Datei zur Bereitstellung von Daten für Funktionen außerhalb der DKS-Finanzdatenbank. Es können Buchungen oder Konten übernommen werden (Dateien 'S7' oder 'K9').

Umbuchung

Übertragen eines auf einem falschen Konto verbuchten Beleges auf ein anderes Konto. Umbuchungen von Sachbuchungen können direkt zwischen den beteiligten Konten erfolgen. Umbuchungen von Personenkonten müssen über ein Zwischenkonto erfolgen, wobei der irrtümlich auf ein falsches Konto gebuchte Offene Posten im ersten Schritt auszugleichen ist.

Umlage

Aufteilung eines Kontosaldos (allgem.: eines Buchungsbetrages) auf andere Konten. Der Saldo wird nach einem fixen Verhältnis oder nach dem Verhältnis der Salden der empfangenden Konten aufgeteilt.

Umrechnungskurs

Umrechnungstoleranz

Maximal zulässige Abweichung zwischen dem bei Fremdwährungsbuchungen rechnerisch richtigen Landeswährungsbetrag und einem manuell eingegebenen Landeswährungsbetrag. Die Umrechnungstoleranz wird in den Firmenstammdaten je Fremdwährung als Prozentsatz oder in einer festen Betragshöhe festgelegt.

Umsatzsteuerformular

Listenformular zur Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung bzw. Umsatzsteuererklärung. Die Funktionen der DKS-Finanzdatenbank zum Erstellen von Steuererklärungen für die Umsatzsteuer ordnen die Steuerbeträge jeweils einer bestimmten Zeile im Formular zu. Die Zeilennummer wird bei den Steuerdaten festgelegt.

Unterbrechen

Kurzfristiges Verlassen der Arbeit und Aufruf einer anderen Funktion auf dem System. Nach dem Unterbrechen kann neben der ursprünglichen Arbeit eine zweite Arbeitssitzung eröffnet werden und zwischen den beiden Arbeiten 'umgeschaltet' werden. Ein Unterbrechen bewirkt somit im Unterschied zu einem Programmabbruch keinen Wiederanlauf.

Valutadatum

Das Valutadatum kann bei Rechnungen oder Gutschriften angegeben werden und bestimmt, ab wann die Zahlungskonditionen laufen sollen. Ein eingegebenes Valutadatum muss ein gültiges Datum sein.

Verarbeitungscode

Vom Benutzer einzugebender Code, der dem System mitteilt, welche Arbeitsvariante durchzuführen ist. Verarbeitungscodes werden z. B. beim Ausziffern von Offenen Posten ('Auszifferungscode') verwendet. Der Code bestimmt dabei die Art, wie ein Offener Posten ausgeglichen wird (mit Skonto, mit Restausbuchung etc.).

Verband

Besonders gekennzeichnetes Debitorenkonto, dem andere Personenkonten als 'Verbandsmitglieder' zugeordnet werden können. Wahlweise können die Mahnungen an den Verband ausgestellt werden. Weiters besteht die Möglichkeit, die Offenen Posten der Verbandsmitglieder wahlweise direkt beim Verband auszugleichen (auszuziffern).

Verbandsmitglied

Besonders gekennzeichnete Personenkonten, die über eine Kontonummer einem Verbandskonto zugeordnet sind. Zusätzlich kann über ein besonderes Kennzeichen die Art der Verbandsbeziehung definiert werden.

Verbuchung

Die Verbuchung erzeugt aus den erfassten Buchungsbelegen den endgültigen Buchungsstoff, schreibt die Kontoumsätze fort und verwaltet verschiedene statistische Daten im Firmenstamm. Die Verbuchung erfolgt automatisch durch das System ohne dass der Anwender in den Ablauf eingreifen kann; ein eigener Buchungslauf ist nicht erforderlich.

Verdichtung

Zusammenfassen mehrerer Buchungen zu einem gemeinsamen Buchungssatz. Die zusammengefassten Buchungen werden nach der Verdichtung aus der DKS-Finanzdatenbank entfernt. Beim Verdichten von Sachbuchungen erfolgt eine Zusammenfassung aller Buchungen einer Periode mit gleicher Kontonummer, gleichem Soll-/Haben-Kennzeichen und eventuell gleichem Fremdwährungscode. Beim Verdichten von Bereichsbuchungen wird als zusätzliches Kriterium nur dann verdichtet, wenn Konto und Gegenkonto gleich sind. Durch das Verdichten wird Speicherplatz gewonnen.

Verhältniszahl

Zahl, die ein einzelnes Aufteilungsverhältnis für einen Aufteilungsbetrag definiert.

Verprobung

Kontrollrechnung zur Überprüfung der Vollständigkeit und Richtigkeit der auf der Umsatzsteuer(vor)anmeldung ausgewiesenen Steuerbeträge. Es werden die im einzelnen gebuchten Steuerbeträge mit dem aufgrund der Steuerbasis und des Steuercodes ermittelten rechnerisch 'richtigen' Steuerbetrag verglichen.

Verrechnungskonto

Sachkonto, das als Gegenkonto bei Umbuchungen z. B. von irrtümlich auf ein falsches Konto verbuchten Belegen herangezogen wird. Allgemein dienen Verrechnungskonten zur zwischenzeitlichen Aufnahme von Buchungsbeträgen, die nicht direkt und sofort auf ein bestimmtes 'Zielkonto' gebucht werden können. Definitionsgemäß sollten Verrechnungskonten nach der Abwicklung der Umbuchungsvorgänge bzw. zu Jahresende keinen Saldo aufweisen.

Verrechnungsschreiben

Im Rahmen der Funktionen des automatischen Zahlungsverkehrs erstelltes Listformular für den Ausweis von gegeneinander aufgerechneten Offenen Posten (Rechnungen und Gutschriften).

Verwaltungsdaten (Konto)

Die Kontoverwaltungsdaten beinhalten vom System automatisch gesetzte Informationen über die Abwicklung bestimmter Funktionen, wie 'Datum letzte Bewegung', 'Datum letzte Mahnung' etc. sowie die Anzahl der Buchungszeilen im laufenden Jahr und im Vorjahr.

Verzweigung

Wechsel der jeweils durchgeführten Arbeit und Aufruf einer anderen Funktion. Eine Verzweigung beendet die zuvor durchgeführte Arbeit ordnungsgemäß. Die Verzweigung wird zumeist über die Eingabe eines Expertcodes in das Feld 'Verzweigen in' durchgeführt. Gegebenenfalls führen die Funktionen der DKS-Finanzdatenbank automatisch eine Verzweigung durch; bei der Erfassung von Buchungen werden automatische Verzweigungen dann durchgeführt, wenn die Eingabe bestimmter Daten erforderlich ist, die auf einem Folgebildschirmformat einzugeben sind.

Vortrag

Kumulierter Saldowert für Vorperioden zu einem angezeigten Periodenbereich. Die Saldovorträge zu Beginn eines neuen Geschäftsjahres werden für Personenkonten automatisch bei Abschluss der letzten Periode des alten Geschäftsjahres gebildet. Bei Sachkonten ist die Durchführung eines vorläufigen Jahresabschlusses Voraussetzung für den Ausweis von Saldovorträgen zu Beginn des nächsten Geschäftsjahres.

Wahlfunktion

Wahlfunktionen sind grundsätzliche Auswahlmöglichkeiten über die Art und Weise, wie bestimmte Funktionen der DKS-Finanzdatenbank durchgeführt werden sollen. Die Wahlfunktionen der Buchhaltung werden auf einem eigenen Bildschirmformat festgelegt. Für nebengelagerte Funktionsbereiche (Mahnwesen, Masch. Zahlungsausgang etc.) gibt es eigene Auswahlmöglichkeiten auf besonderen Bildschirmformaten.

Warnung

Warnungen sind Fehlernachrichten für den Benutzer, die durch besondere Bestätigung übergangen werden können, ohne dass die Ursache der Fehlermeldung beseitigt werden müsste. Die Bestätigung erfolgt durch Eingabe von 'OK' in das Feld 'Nächste Arbeit', oder durch Drücken der Taste F15.

Wechselobligo

Gesamtsumme der bei einem Kundenkonto aushaftenden Betragssumme für akzeptierte Wechsel. Das Wechselobligo wird bei den Daten 'Debitoren-Diverses' verwaltet. Bei Ausgleich von Offenen Posten mit Gegenkonto 'Besitzwechsel' wird das Wechselobligo erhöht. Die Verminderung erfolgt nach Ablauf der Wechselnachlauftage automatisch im Rahmen des Tagesabschlusses.

Wechselzahlung

Ausgleich von Offenen Posten eines Personenkontos, wobei bei der Zahlungsbuchung kein Zahlungsmittelkonto (Bank etc.) verwendet wird, sondern ein OP-führendes Sachkonto, das in den Kontostammdaten den Kontotyp 'BW' oder 'SW' eingetragen hat.

Wertberichtigungskonto

Sachkonto zur Aufnahme der Buchungen für Abschreibungen. Die Verbuchung des Abschreibungsaufwandes erfolgt bei indirekter Abschreibungsmethode nicht direkt gegen das Bestandskonto sondern auf ein Wertberichtigungskonto. Beim bilanziellen Ausweis (Finanzinformationssystem!) sollten die Wertberichtigungskonten bei allen aktiven Vermögenswerten berücksichtigt werden.

Wiederanlauf

Wiederaufnahme der Arbeit nach unvorhergesehenem Funktionsabbruch. In der DKS-Finanzdatenbank ist ein automatischer Wiederanlauf für alle Funktionen gegeben. Bei jedem neuen Einstieg in das System wird überprüft, ob eine zuvor unterbrochene Funktion vorliegt. Wenn ja, wird automatisch das Auflösen des Wiederanlaufes angeboten.

Zahlart

Die Zahlart bestimmt beim maschinellen Zahlungsverkehr den Typ des Zahlungsträgers (Überweisungen, Datenträger, Wechsel, Schecks).

Zahlstelle

Die Zahlstelle bezeichnet im automatischen Zahlwesen ein Kreditinstitut zur Abwicklung des Zahlungsvorganges. Die Zahlstellendaten enthalten Angaben über die Bankkontonummer, die erlaubten Zahlarten usw.

Zahlungsausgang

siehe 'MZA'

Zahlungsbedingung

Die Zahlungsbedingungen (oder Zahlungskonditionen) bestimmen die Inanspruchnahme von bis zu zwei Skontoabzügen und die endgültige Fälligkeit eines Offenen Postens. Zahlungsbedingungen können bei den Kontodaten für alle erfassten Rechnungen eines Personenkontos vorgegeben werden. Darüber hinaus kann je Rechnung eine individuelle Eingabe über die Rechnungszusatzdaten erfolgen.

Zahlungsmittelkonto

Sachkonto, das bei der Erfassung von Zahlungsein- oder ausgängen, als Gegenkonto zur Verbuchung der eigentlichen Zahlungsbewegung herangezogen wird.

Zahlweg

Kurzbegriff für eine konkrete Kombination Zahlstelle und Zahlart (Kreditinstitut und Zahlungsweise) bei der Abwicklung des automatischen Zahlungsverkehrs.

Zeilenbestimmungen

Beschreibung des horizontalen Formularaufbaues von Auswertungen des Finanzinformationssystems. Die Eingabe erfolgt auf einem eigenen Bildschirmformat beim Definieren der Auswertungen.

Zeilenvorschub

Anzahl von Leerzeilen zwischen zwei Datenzeilen bei der Ausgabe von Listen.

Zeitbegrenzung

Im Finanzinformationssystem beim Erstellen von Auswertungen einzugebende Informationen, die bestimmen, für welchen Zeitraum die Umsatzwerte der abgerufenen Auswertungen erstellt werden. Die Zeitbegrenzungsangaben erfolgen in der Form Geschäftsjahr und Buchungsperiode. Je nach Auswertungsvariante kann entweder ein Zeitraum oder nur Ober- oder Untergrenze angegeben werden.

Zession

Forderungsabtretung; in der DKS-Finanzdatenbank können Offene Posten gesondert als 'zediert' gekennzeichnet werden. Zum Ausdruck der so gekennzeichneten Posten steht eine eigene Liste zur Verfügung.

ZM, Zusammenfassende Meldung

Die Liste von innergemeinschaftlichen Warenbewegungen muss in EU-Ländern seit Inkrafttreten des Binnenmarktes vierteljährlich dem Finanzamt abgegeben werden.

Zusatzprogramm

Kostenpflichtige Funktionserweiterung zum Basispaket der DKS-Finanzdatenbank

Zusatztext

Der Zusatztext enthält eine beliebige Zusatzinformation pro Buchung in einem variablen Format. Die Eingabe von Zusatztexten erfolgt auf einem eigenen Bildschirmformat bei der Buchungserfassung.

Zwischendatei

Ein kurzfristig bei der Durchführung bestimmter Funktionen gebildeter Datenbereich. Zwischendateien werden nach der Durchführung der Arbeit automatisch gelöscht.

Exemplare einer Listauswertung. Die Kopien werden je Listabruf bei der Auswahl der Abrufkriterien festgelegt.

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